BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang dan kegiatan pengadaan
pada instansi pemerintah atau perusahaan selain manufacture memegang peranan
yang sangat penting, karena dari sinilah proses operasional perusahaan dimulai.
Kegiatan pembelian dapat terus berlangsung baik apabila prosedur pencatatan dan
pembayaran hutang juga terselenggara dengan baik. Untuk itu perlu adanya
pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi,
efektifitas, dan keekonomisan perusahaan.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apa pengertian audit fungsi pembelian ?

2. Bagaimana lingkup audit fungsi pembelian ?

3. Apa sasaran audit fungsi pemeblian ?

4. Bagaimana pentingnya audit fungsi pembelian ?

5. Apa saja tahap-tahap audit fungsi pembelian ?

1.3 TUJUAN MASALAH

1. Menjelaskan pengertian audit fungsi pembelian.

2. Untuk mengetahui lingkup audit fungsi pembelian.

3. Menjelaskan sasaran audit fungsi pembelian.

4. Untuk mengetahui pentingya audit fungsi pembelian.

5. Menjelaskan tahap-tahap audit fungsi pembelian.

 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk

menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber
daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama
dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol
persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi
permintaan pelanggan langsung dari pemasok. Sebuah audit manajemen
dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan.
Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya
peningkatan biaya dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor
mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya
tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan mengalami
“ketidakefisienan biaya” dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari. Proses audit
manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh
perusahaan yang benar-benar memiliki fungsi pembelian (departemen pembelian).
Asumsinya, bahwa semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya
memiliki departemen pembelian (atau seseorang) yang terpusat dan independen
untuk mengontrol pengeluaran perusahaan.

2.2 LINGKUP AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena
sangat menunjang operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian
harus dilakukan dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional
perusahaan tidak sampai terhenti yang akan berakibat negatif bagi perusahaan
secara keseluruhan. Sasaran strategik fungsi pembelian merupakan ukuran atau
patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada
perusahaan. Tujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang harus dipahami
meliputi hal-hal berikut.

1. Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan

bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.
2. Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang
agar berada pada tingkat yang aman
3. Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang
diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai
4. Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan
aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang
serendah mungkin
5. Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa
nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan
pengurangan biaya pembelian.
6. Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk
informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang
dibutuhkan perusahaan.
7. Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam
perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik.

Siklus normal fungsi pembelian meliputi berikut ini

1. Penentuan kebutuhan, melalui Skedul Produksi Manufaktur, Penentuan

Penggantian Persediaan (Inventory Replenishment Requirement),
Penentuan Pembelian secara Khusus (Specialized Purchase
Requirements), dan Kebutuhan Operasional Sehari-hari
2. Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan penerbitan Permintaan Barang
(Purchase Requisition) atau Perintah Kerja (Work Order) sampai
penerbitan Pesanan Pembelian (Purchase Order).
3. Prosedur tindak lanjut pemesanan.
4. Penyelesaian proses pengiriman.
 5. Penyelesaian keuangan.

2.3 SASARAN AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini.

1) Sasaran strategik fungsi pembelian.

2) Perencanaan operasional/induk

3) Tipe dan struktur organisasi pembelian.

4) Mekanisme pengendalian pembelian

2.4 PENTINGNYA AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan

berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak
perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan
tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-
barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau
memproduksi produk-produk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan
barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utama
dan tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana
terdapat sistem pembelian yang efektif, pembelian material dapat menghemat
biaya bagi perusahaan.

2.5 TAHAP-TAHAP AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

A. Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya

Langkah – langkah kegiatan pembelian meliputi :

1. Penentuan kebutuhan.
 Aspek – aspek pengendalian ini pada dasranya diperlukan untuk menjawab
pertanyaan apakah penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang layak dan
dikomuniksikan secara tepat kepad abegian pembelian. Penentuan itu dapat
didasarkan pada :

a) Jadwal Produksi
b) Sistem Persediaan minimum/maksimum
c) Sistem Just In Time
d) Proyek – proek perusahaan
e) Rencana Kebutuhan Operasional lainnya
f) Tanggung Jawab Penentuan Kebutuhan
g) Prosedur penentuan Kebutuhan

2. Otorisasi Pembelian

Dalam Otorisasi Pembelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan

menjadi tanggung jawab dari pihak yang menentukan kebutuan, melainkan
tanggung jawab dari bagian pembelian. Pertimbangan – pertimbangan yang
dimaksud antara lain didasrakan factor – factor sebagai berikut :

a) Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan?

b) Apakah barang – barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau
harus dibeli?
c) Apakah pembelian bisa dilakukan?
d) Apakah anggaranya mengizinkan?
e) Apakah konsekuensi – konskuensi keuangan?

Yang terpenting adalah ada persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang
berwenang dan bagian pembelian telah menginformasikan semua persoalan yang
terkait dalam peleksanaan pembelian kepada pejabat tersebut.
3. Pelaksanaan Pembelian

Mendapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembeian

yang akan dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam memilih
ekanan harus mempertimbangkan :

a) Luasnya Usaha pencarian rekanan

b) Luasnya kontak langganan dengan rekanan
c) Kendala masing – masing rekanan
d) Penawaran yang diajukan rekanan
e) Kesesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah.

4. Tindak Lanjut

Prosedur Tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis

pembeliannya dan panjangnya periode dari jadwal pengiriman atau
penyerahannya.

5. Penyelesaian Pengiriman

Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian

dengan perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan.

6. Penyelesaian Keuangan

Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama

dengan begian keuangan. Yang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian
dokumen – dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran
kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan
pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan tepat waktu untuk dapat
memanfaatkan potongan – potongan pembelian.

B. Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian

1. Pemeriksaan Pengelolaan Resiko

2. Pemeriksaan Pengendalian

 Penentuan Kebutuhan

1) Tujuan Pemeriksaan, meliputi :

a) Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan barang/

jasa.
b) Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan tujuan
menunjang kegiatan- kegiatan perusahaan secara menyeluruh.
c) Untuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan oleh
pejabat yang berwenag.

2) Langkah – langkah kerja

a) Peroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa.

b) Mintakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli.
c) Meneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak.
d) Mintakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari
perusahaan.
e) Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode dan
prosedur yang berlaku.

 Otorisasi Pembelian

1) Tujuan Pemeriksaan

a) Untuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian.

b) Menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.

2) Langkah – langkah kerja

a) Review prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada :

1. Siapa yang mengajukan permintaan pembelian.
2. Persetujuan.
3. Formulir apa yang akan digunakan.
 b) Periksa dan lakukan penilaian mengenai :
1. Tingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan.
2. Apakah prosedur yang berlaku cukup memadai.

 Pelaksanaan Pembelian

1) Tujuan Pemeriksaan

a) Untuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan

pembelian yang dutetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada
umumnya.
b) Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.
c) Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi
kegiatan pembelian.

2) Langakah – langkan kerja

Lakukan secra sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk

memastikan ketaatan terhada kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian
yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan umum, pelelangan terbatas,
penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung.

a) Meneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah Kerja atau
Surat perjanjian kontrak.
b) Meneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan mampu.
c) Teliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian.
d) Pastikan bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi
dengan persyaratan dan kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang
beraku.

 Tindak Lanjut Proses Pembelian

1) Tujuan Pemeriksaan
 Untuk mengetahui apakah tedapat langkah – langkah untuk memastikan
agar produk – produk yang dipesan benar – benar dikerjakan sesuai dangan
persetujuan pesanan pembelian.

2) Langkah – langkah kerja

a) Meminta dokumen – dokumen yang berhubungan dengan tanggal

penerimaan serta spesifikasi barang – barang yang dipesan.
b) Melakukan penilaian terhadap cara- cara petugas pembelian memantau
pesanan pembelian.
c) Meneliti apakah dilakukanlangkah – langkah untuk memastikan
dipenuhinya pesanan seperti mengunjungi dan mengamati pengerjaan
barang – barang yang dipesan serta mengadakan kontak regular dengan
para penjual.

 Penerimaan Barang

1) Tujuan Pemeriksaan

a) Untuk memastikan apakahpetugas atau bagian yang menerima barang

secara organisatoris bebas dari petugas atau bagian pembelian.
b) Untuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah
melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang- barang yang
diterima sesuai prosedur yang ditentukan.

2) Langkah – langkah kerja

Meneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian

yang menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan pembelin.

a) Meneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang

mendukung terlaksananya pemeriksaan yang memedaiterhadap
penerimaan barang
b) Melakukan pengujian terhadap sebagian barang – barang tersebut telah
diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak.
 c) Memperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana
klaim itu ditetakan.

 Penyelesaian Keuangan

1) Tujuan Pemeriksaan

a) Untuk mengetahui apakh telah dilakukan langkah – langkah pengendalian

yang perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan.
b) Untuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian
pembelian dangan keuangan.

2) Langkah – langkah kerja

a) Meneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan pembelian

yang asli dengan data peneimaan barang.
b) Meneliti mengenai potongan – potongan yang diberikan apakah telah
memenuhi prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak.
c) Melakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian
keuangan di ikut sertakan apa tidak.

C. Pemeriksaan Substansi

Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas

kegiatan pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam
periode pemeriksaan dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari
pengujian pengendalian diatas.

Pemeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi

dan membantu manajemen mencapai tujuannya.

Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian

dapat diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu
setidaknya meliputi 2 hal sebagai berikut.
1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan
benar. Berbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses
pembelian yang pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun
proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan dengan baik.
2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti
melalui pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih
dari satu penawaran yang diterima oleh perusahaan, analisis seluruh
penawaran yang masuk sampai dengan proses penerbitan PO, penerimaan
barang, dan penyelesaian pembayaran faktur.
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
1. Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk
menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan
sumber daya keuangan mereka.
2. Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena
sangat menunjang operasional perusahaan.
3. Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut
ini.
a. Sasaran strategik fungsi pembelian.
b. Perencanaan operasional/induk
c. Tipe dan struktur organisasi pembelian.
d. Mekanisme pengendalian pembelian
4. Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan
berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak
perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis.
5. Tahap-tahap audit fungsi pembelian :
a. Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya
b. Program Pemeriksaan Keiatan Pembelian
c. Pemeriksaan Substansi
 DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2010. Manajemen Audit Prosedur dan Implementasi. Jakarta :

Salemba Empat.

http://referensiakuntansi.blogspot.com/2012/07/audit-fungsi-pembelian_12.html

https://lib.atmajaya.ac.id/default.aspx?tabID=61&src=k&id=131427

http://yuliakurnia.blogspot.com/2011/12/audit-pembelian.html

http://hery-susilo.blogspot.com/2013/06/makalah-audit-pembelian.html
 ‘’AUDIT FUNGSI PEMBELIAN”

Di Ajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah

‘’AUDIT MANAJAMEN”

DISUSUN OLEH : KELOMPOK 6

1. M. AGUS MULYADI – C1C013011

2. ARI ANGGARA – C1C013092
3. RIO DIPASADENA – C1C013083
4. FAHLEVY – C1C013029

AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS JAMBI

TAHUN 2015