MODUL KOMUNIKASI ORGANISASI

(Tugas Mata Kuliah Komunikasi Organisasi)

Oleh :
KELOMPOK 1

Rahmanita Sakwati 175130037P

Dwi Aulia Ramadhani 175130008P
Joana Afrini 175130049P
Desti Arni 175130054P
Devita Damayanti 175130031P

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS MITRA INDONESIA
TAHUN 2018/2019
 KOMUNIKASI ORGANISASI

1. Pengantar
2. Proses Komunikasi [Organisasi]
- Komunikasi Internal dan Eksternal
- Komunikasi Non Verbal [Kial/Gestur/Isyarat badaniah/Bergambar/Ekspresi wajah, dll]
3. Peran Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis
4. Hambatan-hambatan Komunikasi
5. Tahapan Komunikasi Organisasi
6. Menjadi Pendengar Yang Efektif
7. Saluran Komunikasi Formal dan Informal

1. PENGANTAR
Organisasi atau Organization atau bersumber dari kata kerja bahasa Latin
Organizare to form as or into a whole consisting of interdependent or
coordinated parts [membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari
bagian- bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi] Evert M. Rogers
dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communications in Organization
"a stable system of individuals who work togather to achieve, through a
hierarchy of ranks and division of labour, common goals"
[Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan
pembagian tugas]
Robert Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr. dalam bukunya
Modern Business : A Systems Approach
Organization is the means by which management coordinates material and
human resources through the design of a formal structure of tasks and
authority [Organisasi adalah sarana dimana manajemen
mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia
melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang]

Ditinjau dari aspek Business, organisasi adalah sarana manajemen [ditinjau

dari aspek kegiatannya, bukan struktur].
 Tujuan organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai tanpa manajemen.
 Manajemen TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemen ada,
jika ada tujuan yang akan dicapai atau diselesaikan.

Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak pada

peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi.
 Bentuk komunikasi apa yang terjadi
 Metode dan teknik apa yang dipakai
 Media apa yang dipakai
 Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya
Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran

pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi
tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan
hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam
suatu lingkungan.

Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi.

Garis yang putus- putus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan
ditentukan secara alami; hubungan- hubungan itu juga menunjukkan bahwa
struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons
terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.

Gambar 1.1 Sistem Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang

menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu
pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota
suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas
banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

Unit Komunikasi
Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan
yang mampu berada dalam dua keadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem
komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang. Dalam suatu
sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang
dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi organisasi
adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,
menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada
saat yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur
atau gambar yang sesuai dengan keadaan orang tsb.

Bila kita melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi,
kita menemukan bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :

1. Penciptaan pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to

display menurut Random House Dictionary of The English Language 1987 :
anda membawa sesuatu untuk diperhatikan seseorang atau orang lain;
menyebarkan seseuatu sehingga sesuatu tsb dapat terlihat secara lengkap
dan menyenangkan] .

2. Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan [to intepret : menguraikan

atau memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu]
Gambar 1.2 melukiskan kedua proses ini dengan membagi orang yang
berperilaku tsb dengan garis bergerigi.

Gambar 1.2 Suatu Unit Komunikasi

Contoh : Ketika anda berpakaian warna merah di pagi hari, anda menciptakan
pertunjukkan bagi diri anda sendiri. Anda menempatkan diri anda sendiri, atau
setidaknya apa yang anda rasa anda pikirkan mengenai diri anda sendiri,
sehingga terpandang jelas. Anda menempatkan diri anda sendiri dalam suatru
posisi yang menyenangkan bagi pengamatan tertentu. Pakaian anda,
perhiasan, dan hiasan wajah merepresentasikan diri anda sendiri kepada orang
lain.
Ada aksioma komunikasi yang berbunyi “seseorang tidak dapat tidak
berkomunikasi [A person cannot not communicate]” [Smith and
Williamson,1977, hlm.61].

Secara teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan.

Apa yang anda tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang
merepresentasikan anda. Anda adalah “suatu pertunjukkan pesan yang
berjalan”. Hal yang sama dapat diterapkan kepada kantor atau hotel anda.
Kantor atau hotel adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka yang
mengunjunginya

2. PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI

KOMUNIKASI INTERNAL
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan
secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan
berjalan

Dua dimensi komunikasi internal :

A. KOMUNIKASI VERTIKAL
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara
timbal balik [two way traffic communication].
Downward Communication komunikasi atas ke bawah. Contoh
pimpinan memberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah,
pengumuman, rapat, majalah intern [lihat contoh skema]
Upward communication dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan
laporan, saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada
pimpinan [lihat contoh skema]

Hambatannya adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak

berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh
terhadap operasional organisasi [perusahaan].

Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling

bergantung; kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi
mensyaratkan komunikasi.

Interkasi antara pimpinan organisasi [top manajer dengan middle

manager]
dengan audience di luar organisasi
Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau pemerintah]
peranannya dapat berpengaruh terhadap internal public [karyawan] dan
external public [di luar organisasi, tetapi ada pengaruhnya]

1. Peranan Antarpersona [Interpersonal Role]

Peranan Tokoh [figurhead role]
Peranan Pemimpin [leader role]
Peranan Penghubung [liaison role]

2. Peranan Informasional [Informational Role]

Peranan Monitor [monitor role]
Peranan Penyebar [disseminator role]
Peranan Jurubicara [spokesman role]

3. Peranan Memutuskan [Decisional Role]

Peranan Wiraswasta [enterpreneur role]
Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance handler role]
Peranan Penentu Sumber [resource allocator role]
Peranan Perunding [negotiator role]
 MODEL PROSES KOMUNIKASI ANTAR-PRIBADI JOHARI'S WINDOW
Diketahui orang lain Tidak diketahui orang lain

I II
OPEN AREA Known by BLIND AREA
ourselves and known by [blindspot]
others Known by others, not known
by ourselves
III IV
HIDDEN AREA UNKNOW AREA
[tedeng aling-aling/ facade] Known [tidak diketahui]
by ourselves but not known Not known by ourselves and
by others not know by others

Diketahui diri sendiri Tidak diketahui diri sendiri

Prof . Harry Ingham and Joseph Luft ., Of Human Interaction, National Press Books, Palo Alto
California, 1969.

B. KOMUNIKASI HORISONTAL
komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf.
Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.
Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja employee relation
dan sering timbul rumours, grapevine, gossip

C. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]

Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.

KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak
audience di luar organisasi. [lihat skema ekternal audience]

Komunikasi dari organisasi kepada khalayak bersifat informatif

Majalah, Press release/ media release, Artikel surat kabar
atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll
 Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis To meet the
challenge in the workplace today requires. Setiap staf pada bagian
manapun seharusnya :
Relationship Oriented Networking sinergi Service Focused
berpikir pada pelayanan Customer Commited mempunyai
komitmen pd pelanggan Facilitative [media saluran/pendukung]
Forward Thinking berpikir kedepan Value Added [nilai tambah
selalu berusaha mengupdate kemampuan komunikasi] Team Driven
[serba tim] and leaders [mampu tampil sebagai pemimpin]

3. Peran Komunikasi Kolaboratif dalam Organisasi Bisnis

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh
kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi.
Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara
penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu)
komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara
berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya
peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah
diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya
diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu
yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus
dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta
bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai
faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi
atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain,
kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri
mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi
dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
 Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya
efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti
halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :
1. Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat
diterima komunikan.
2. Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi
informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut
ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor
antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang
dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur
mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan
sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula.
Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di
lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang
di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi).
Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu
dapat dilakukan. Keempat,Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang
perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

4. HAMBATAN KOMUNIKASI
Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin
berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi
komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan
dan efesien sebagai media komunikasi.
Menurut Cruden dan Sherman dalam bukunya Personel Management, 1976,
jenis hambatan teknis dari komunikasi :
Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
Kurangnya informasi atau penjelasan
Kurangnya ketrampilan membaca
 Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.

Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian
atau idea secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian,
yang diungkapkan lewat bahasa.

Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian

[komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.
TIDAK ADANYA hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan [arti
atau penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat
berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.

Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator HARUS

memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan
melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.

Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.

Menurut Cruden dan Sherman :

Hambatan yang berasal dari perbedaan individual
manusia.
Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi,
ketrampilan mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi,
penyaringan informasi.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam
organisasi.
Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan
efektifitas komunikasi organisasi.
5. TAHAPAN-TAHAPAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Ada beberapa tahapan tahapan mengenai model proses komunikasi dalam

organisasi yaitu:

1. Tahap penciptaan gagasan atau tahap ideasi, yaitu dapat dilakukan oleh
pihak pengiriman informasi (komunikator=communicator)
2. Tahap penyusunan gagasan dalam bentuk simbol atau tanda tanda sandi
(tahap enconding) yaitu simbol atau tanda-tanda sandi yang berupa gambar
gambar yang menunjukan mengandung arti.
3. Tahap pengiriman, yaitu gagasaan yang sudah di susun dalam wujud simbol
simbol atau tanda tanda sandi yang di sampaikan melewati saluran atau
media komunikasi yang sudah di sediakan oleh organisasi yang ber tanggung
jawab.
4. Tahap penerimaan, yaitu informasi yang telah dikirim oleh komunikator lewat
media komunikasi di terima oleh pihak penerima informasi.
5. Tahap menginterprediksikan gagasan atau pesan yang di terima, yaitu tahap
yang di sebut juga tahap decoding. Dalam tahap ini gagasan gagasan atau
pesan pesan yang telah di terima di interprediksikan atau di artikan.
 6. Tahap tanggapan, yang merupakan tahapan terakhir, sesudah pihak
penerima berita melakukan interpretasi terhadap informasi yang telah di
terima. Kemudian ada respon respon yang telah di tanggapi, respond umpan
balik.

6. Menjadi Pendengar yang baik

Keterampilan mendengarkan yang efektif tidak hanya dalam mengembangkan
hubungan, tetapi juga efektif dalam menghindari konflik. Oleh sebab itu, penting
untuk mengembangkan kemampuan mendengarkan untuk menghasilkan
komunikasi yang efektif. Tanpa menggunakan teknik pendengaran yang efektif,
seorang pembicara tidak akan mungkin menjawab dengan jelas atau
menjawabnya menyimpang dari pertanyaa yang dilontarkan, atau bahkan
pembicara meminta pendengar untuk mengulang kembali pertanyaan pertanyaan
yang dilemparkan. Untuk itu, perlu dipahami bagaimana cara sesorang
mendengarkan pembicara dengan efektif. Agar dapat mendengarkan secara
efektif, anda perlu melakukan lima langkah yang berbeda dengan baik:
1) Menerima anda
memulai mendengarkan pesan secara fisik dan mengajui bahwa anda
memang mendengarkan. Penerimaan secara fisik dapat terganggu oleh suara
bising, pendengaran yang kurang baik, atau kurang menaruh perhatian.
Beberapa ahli juga menyertakan pesan non verbal sebagai bagian dari tahap
ini, karena faktor-faktor tersebut juga memengaruhi proses mendengarkan.
2) Menafsirkan decoding
Langkah anda berikutnya adalah memberikan arti terhadap suara, yang dapat
anda lakukan menurut nilai-nilai, kepercayaan, ide, harapan, kebutuhan, dan
sejarah pribadi anda.
3) Mengingat
sebelum anda dapat bertindak berdasarkan informasi tersebut, anda perlu
menyimpannya lebih dulu untuk diproses di waktu yang akan datang. Anda
perlu menangkap informasi tersebut dalam memori jangka pendek, kemudian
menstrafernya ke memori jangka panjang untuk disimpan dengan aman.
 4) Mengevaluasi
dengan diterimanya pesan dari pembicara, langkah anda berikutnya adalah
mengevaluasi pesan tersebut dengan menerapkan keterampilan berfikir kritis.
Pisahkanlah fakta dan opini dan evaluasilah kualitas bukti tersebut.
5) Merespon
Setelah anda melakukan evaluasi terhadap pesan pembicara, anda sekarang
bereaksi. Bila anda berkomunikasi dari satu orang ke satu orang lainnya atau
dalam kelompok kecil, respons awal biasanya berupa umpan balik lisan. Bila
anda salah satu dari banyak audiens, respons awal anda mungkin berupa tepuk
tangan, tertawa, atau diam. Baru kemudian anda mungkin bertindak
berdasarkan apa yang anda dengar. Kegiatan mendengarkan orang lain
merupakan kegiatan yang sudah sering dilakukan, baik yang dilakukan melalui
bertatap muka (face to face)maupun dalam suatu kelompok. Setiap individu
memiliki berbagai macam tujuan ketika mendengarkan sesuatu, antara lain
berinteraksi dengan orang lain, menerima informasi, mengatasi masalah, dan
saling berbagi perasaan dengan orang lain.
Kegiatan mendengarkan (menyimak) suatu percakapan dengan orang lain
merupakan bagian penting dalam memahami suatu pesan yang disampaikan
oleh orang lain. Dalam hal ini, istilah mendengarkan (listening) bukanlah
kegiatan yang statis tetapi dinamis, yaitu kegiatan mendengar secara aktif
percakapan dengan orang lain yang dituntut adanya konsentrasi secara penuh
dan tidak terpengaruh oleh factor-faktor pengganggu dalam suatu percakapan
tersebut.

7. Saluran Komunikasi Formal dan Informal

A. Komunikasi Formal
Saluran formal memiliki tujuan atau fokus pada kepentingan dalam organsiasi
dan untuk mencapai tujuan organisasi, serta biasanya dilakukan dnegan cukup
resmi. Misalnya saja dengan proses komunikasi tertulis melalui memo, surat,
 atau pernyataan melalui jumpa pers yang mana prosesnya sudah diatur dalam
prosedur tertentu
Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan
biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalaui garis perintah atau
sifatnya instruktif.
Komunikasi formal sangat struktural, berjalan melalui hirarki perusahaan, dan
menunjukkan posisi seseorang dalam perusahaan atau posisi dalam struktur
manajemen project, dalam hal event management. Komunikasi ini dijalankan
dalam situasi formal atau resmi seperti pertemuan resmi, meeting pembahasan
project, menggunakan bahasa yang baik dan benar. Komunikasi email pun
seringkali bersifat formal dan menggunakan bahasa formal, terutama dalam
konteks profesi.

B. Komunikasi Informal
Komunikasi informal adalah proses komunikasi yang berada di antara yang
formal atau resmi dengan yang tidak resmiatau informal. Komunikasi jenis ini
biasanya berupa komunikasi yang berhubungan dengan hubungan pribadi.
Komunikasi informal tidak mempedulikan struktur, hirari atau bahkan posisi
dalam perusahaan atau project management. Komunikasi ini dijalankan dalam
situasi tidak resmi, menggunakan bahasa sehari-hari.
Referensi :
1) Pace R. Wayne and Faules, Don F, Komunikasi Organisasi, ROSDA,
Bandung 2000
2) Uchjana Effendi, Onong., Ilmu Komunikasi, Teori dan Praktek, Remaja
Rosdakarya, Bandung 1992
3) Jiwanto, Gunawan., Komunikasi dalam Organisasi, Pusat Pengembangan
Manajemen & Andi Offset, Yogyakrta