Anda di halaman 1dari 48

KONSEP PERANCANGAN

PTPN VII
INTEGRATED management system
Integrated Management System
Berbagai Standar Sistem Manajemen ISO a.l:
• ISO 9001:2008 Manajemen Mutu,
• ISO 14001:2004 Manajemen Lingkungan,
• OHSAS 18001:2007 Manajemen K3,
• ISO 22000 Keselamatan Makanan,
• ISO 28000 Keamanan Rantai Pasokan,
• ISO/IEC 27001 Keamanan Informasi

• Petunjuk tentang bagaimana organisasi dapat


menerapkan standar yang berbeda dengan cara
dikombinasikan, diintegrasikan dengan proses
bisnisnya.
• Berbasis pada pengalaman praktis organisasi yang
telah berhasil membuat integrasi penggunaan
SSM, buku ini mengidentifikasikan variasi
metodologi, alat (tools), dan praktik.
Integrated Management System
PAS 99 (Publicly Available Specification 99)
• Persyaratan umum untuk sistem
manajemen yang dapat digunakan sebagai
kerangka kerja suatu sistem manajemen
terintegrasi.
• Dimaksudkan untuk mendorong organisasi
yang menggunakan lebih dari satu sistem
manajemen dengan memandang PAS 99
sebagai peluang untuk memiliki sistem
manajemen tunggal holistik.
• Memungkinkan organisasi menjalankan
operasi secara lebih efektif.
Integrated Management System
Integrated Management System

Manfaatnya termasuk:
a) Memperbaiki fokus bisnis;
b) Pendekatan yang lebih
holistik dalam mengelola
risiko bisnis;
c) Mengurangi konflik antar
sistem;
d) Mengurangi duplikasi dan
birokrasi;
e) Audit yang lebih efektif
dan efisien baik internal
maupun eksternal.
LEMBAYUNG Center

INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM


• Upaya mewujudkan Budaya, Tujuan, Visi, Tata Nilai, dan Misi
Perusahaan
• Mengadopsi beberapa standar internasional: ISO 9001, ISO
14001, OHSAS 18001, Pas 55, Baldrige, dll
• Mengintegrasikan berbagai standar/sistem/metode tsb menjadi
IMS
• IMS sebagai salah satu indikator kinerja perusahaan
• Implementasi IMS di seluruh Direktorat, Bidang, Unit, dan Sub
Unit Pelaksana

• IMS dapat disertifikasi.


© HIS 2013 Rev. Status: 01
LEMBAYUNG Center

CONTOH

Three in one

© HIS 2013 Rev. Status: 01


Integrated Management System
• Buku yang terbit di awal Tahun 2012 ini membahas
pertimbangan untuk merancang, mengimplementasikan,
dan memperbaiki sistem manajemen terpadu yang
selanjutnya disebut Integrated Management System.
• Tujuan ditulisnya buku ini adalah untuk membantu mereka
yang ditugasi sebagai tim penyusun Integrated
Management System di organisasinya, dengan
menyajikan informasi-informasi penting tentang
persyaratan Sistem Manajemen dan persyaratan Kriteria
untuk Keunggulan Kinerja serta bagaimana
menginterpretasikannya.
• Dengan demikian diharapkan para anggota Tim dapat
memahami dengan tepat apa yang diminta oleh
persyaratan Sistem Manajemen dan persyaratan Baldrige
sehingga dapat melaksanakan tugas dan tanggung
jawabnya dengan “pas”.
Integrated Management System
Any Questions or Comments?
LEMBAYUNG Center

INTEGRATED PTPN VII


MANAGEMENT
SYSTEM Lampung

• Tahap Perancangan
2013
• Tahap Implementasi 2014
2015
• Tahap Sertifikasi

© HIS 2013 Rev. Status: 01


BSC
MBA

IMS
TQM

INDUSTRIAL
SPEC.
PAS 55 M SDM BK
STRUKTUR IMS
VISI
BUDAYA & TATA NILAI
Standar –Standar ISO lain Sistem, Metode, Approach lain

1 2 3 4 5 6 7

KRITERIA untuk KEUNGGULAN KINERJA 2013

ISO 9001:2008
INTEGRATED
MANAGEMENT
SYSTEM

KRITERIA BALDRIGE 2013


FUNGSI ORGANISASI
1. Kepemimpinan
2. Perencanaan Strategis
ISO 14001 3. Fokus kepada Pelanggan
OHSAS 18001/SMK3 Requirement
4. Pengukuran, Analisis, dan
SMP Manajemen Pengetahuan
5. Fokus kepada Tenaga Kerja
STANDAR-STANDAR LAIN 6. Fokus kepada Operasi
YANG RELEVAN 7. Hasil

KLAUSUL ISO 9001:2008


4. Sistem Manajemen Mutu - 5. Tanggung Jawab Manajemen –
6. Manajemen Sumber Daya - 7. Realisasi Produk - 8. Pengukuran, Analisis, dan
Perbaikan
LEMBAYUNG Center

Dokumentasi PTPN VII IMS

Pedoman Sistem Terintegrasi

Pedoman Mutu Terintegrasi

Daftar Induk Dokumen Referensi

Internal Eksternal
Daftar Induk Dokumen Catatan

Fungsi Kerja Organisasi

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

CONTOH

© HIS 2013 Rev. Status: 01


Any Questions or Comments?
SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI
BERBASIS ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001
4.1 Persyaratan Umum

ORGANISASI Menetapkan

Mendokumentasikan

Mengimplementasikan IMS

Memelihara

Memperbaiki
LEMBAYUNG Center

PERSYARATAN PENTING DALAM


PERANCANGAN PTPN VII IMS

4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya


Organisasi harus menetapkan isu internal dan
eksternal yang relevan dengan tujuan dan
mempengaruhi kemampuan untuk mencapai hasil
yang dituju dalam Integrated Management System
(IMS).

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

PERSYARATAN PENTING DALAM


PERANCANGAN PTPN VII IMS

4.2 Memahami kebutuhan dan ekspektasi para


pihak yang berkepentingan
Organisasi harus menetapkan:
a) Pihak yang berkepentingan yang relevan terhadap
integrated management system;
b) Persyaratan para Pihak yang berkepentingan.

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

PERSYARATAN PENTING DALAM


PERANCANGAN PTPN VII IMS

4.3 Menetapkan ruang lingkup integrated


management system
Organisasi harus menetapkan batas-batas dan penerapan
IMS untuk menentukan ruang lingkupnya. Ketika
menentukan ruang lingkup, organisasi harus
mempertimbangkan:
a) Isu internal dan eksternal dengan mengacu ke 4.1;
b) Persyaratan dengan mengacu ke 4.2.
Ruang lingkup ini harus disajikan dalam informasi yang
terdokumentasi.
© HIS 2013 Rev. Status: 01
LEMBAYUNG Center

PERSYARATAN PENTING DALAM


PERANCANGAN PTPN VII IMS

4.4 Integrated management system (IMS)


Organisasi harus menetapkan, mengimplementasikan,
memelihara dan memperbaiki secara terus menerus
sistem manajemennya, termasuk proses-proses yang
dibutuhkan serta interaksinya sesuai persyaratan PAS
dan standar sistem manajemen yang diterapkan sesuai
yang ditetapkan dalam ruang lingkup IMS di 4.3

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

SEBAIKNYA DITETAPKAN SEJAK AWAL


5.1 Kepemimpinan dan komitmen
a) Memastikan bahwa policies and objectives ditetapkan dalam IMS yang
kompatibel dengan arah strategis organisasi;

5.2 Kebijakan
Manajemen puncak harus menetapkan IMS policy yang:
a) Sesuai dengan tujuan organisasi;
b) Menjadi kerangka kerja untuk menentukan IMS objectives;
c) Termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan (sistem) yang diterapkan;
d) Termasuk komitmen untuk memperbaiki IMS secata terus menerus.

IMS policy harus:


1) Disajikan dalam informasi yang terdokumentasi;
2) Dikomunikasikan di organisasi;
3) Diinformasikan juga kepada para pihak yang berkepentingan.

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

SEBAIKNYA DITETAPKAN SEJAK AWAL


Management Representatives
Pejabat ini harus terbebas dari tanggung
jawab lain, memiliki peran yang
ditetapkan, bertanggung jawab dan
berkewenangan untuk:
a) Memastikan bahwa sistem manajemen
ditetapkan, diimplementasikan dan
dipelihara sesuai persyaratan PAS ini dan
SSM yang diterapkan;
b) Melaporkan kepada manajemen puncak
tentang kinerja sistem manajemen untuk
di-review, termasuk rekomendasi
perbaikan.

© HIS 2013 Rev. Status: 01


Any Questions or Comments?
APPROACH SATUAN SISTEM
LEVEL CORPORATE OFFICE
LEVEL STRUKTUR PROSES KEBIJAKAN SASARAN
1 Direksi Proses Bisnis (1) Kebijakan Sistem • KPI PRIMA
2 SM/VP/KS/GM/ Diagram Konteks Kebijakan DK • Sasaran DK
setingkat (...)
3 Manajer/setingkat Prosedur (……) Kebijakan Prosedur • Kinerja Proses
• Kinerja Produk
4 Staf/Pelaksana DR/DC (…….) - • SIMKP/SMUK

LEVEL UNIT/DISTRIK
LEVEL STRUKTUR PROSES KEBIJAKAN SASARAN
1 GM Proses Bisnis (1) Kebijakan Sistem • KPI - KONKIN
2 Manajer/ setingkat Diagram Konteks Kebijakan DK • Sasaran DK
(...)
3 Supervisor/ Prosedur (.....) Kebijakan Prosedur • Kinerja Proses
setingkat • Kinerja Produk
4 Staf/Pelaksana DR/DC (........) - • SIMKP/SMUK
IDENTIFIKASI DAN INTERAKSI PROSES

Untuk memenuhi persyaratan, organisasi harus:


a) Menetapkan proses-proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemennya
dan aplikasinya di seluruh organisasi,
b) Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut serta penerapan
integrasi proses-prosesnya,
c) Menentukan kriteria dan metoda yang dibutuhkan untuk memastikan operasi
dan pengendalian proses-proses tersebut efektif,
d) Memastikan tersedianya sumberdaya dan informasi yang diperlukan untuk
mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut,
e) Memantau, mengukur dan menganalisis proses-proses tersebut, dan
mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang
direncanakan dan perbaikan yang berkesinambungan kinerja organisasi
secara keseluruhan.
Model of a Process-Based QMS

ISO 9001 CONTINUAL IMPROVEMENT OF THE


QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

4
C C
Management S
U Responsibility A U
T

S 5 I
S S
F
A
T Measurement, C
T
R Resource
E 6 8 Analysis, T
O Management I O
Q Improvement O
U
N
I
M R
M
E
E M
E
7 E
N Input Product Output
R T Product R
S Realization
LEMBAYUNG Center

FONDASI DAN STRUKTUR


PTPN VII IMS

 Proses Bisnis dijadikan fondasi struktur yang


praktis untuk PTPN VII IMS dengan pendekatan
Proses.
 Salah satu prinsip dasar pengembangan suatu
SISTEM MANAJEMEN yang efektif ialah
adanya gambaran PROSES yang terstruktur.

© HIS 2013 Rev. Status: 01


IDENTIFIKASI DAN INTERAKSI PROSES

Perancangan Berbasis SMM ISO 9001:2008 dengan


pendekatan PROSES BISNIS

Leveling Gambaran Proses


 Level 1 Proses Bisnis (Business Process)
 Level 2 Diagram Konteks (Context Diagram)
 Level 3 Prosedur (Procedure)
LEMBAYUNG Center

IDENTIFIKASI PROSES-PROSES
1
Uraikan & Jabarkan
Proses Bisnis 3
Diagram
Konteks 5
2
Prosedur
4
Review & Sesuaikan DR-DC
6

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

CONTOH

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

Pemetaan Standar
ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001;
Baldrige; dll ke dalam
Proses Bisnis

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

CONTOH

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

Pemetaan Standar
ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001;
Baldrige; dll ke dalam
Diagram Konteks

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

CONTOH

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

Pemetaan Standar
ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001;
Baldrige; dll ke dalam
Prosedur

© HIS 2013 Rev. Status: 01


CONTOH
CONTOH
LEMBAYUNG Center

Pemetaan Kategori Baldrige ke dalam Proses Bisnis


1 Leadership
1.1 Senior Leadership
1.2 Governance and Societal Responsibility
SASARAN: 2 Strategic Planning
2.1 Strategy Development
2.2 Strategy Implementation
Mengidentikasikan 3 Customer Focus
persyaratan Item 3.1 Voice of the Customer
3.2 Customer Engagement
tertentu dari Criteria for 4 Measurement, Analysis, and Knowledge Management
Performance 4.1 Measurement, Analysis, and Improvement of Organizational
Performance
Excellence 2013 yang 4.2 Knowledge Management, Information, and Information Technology
5 Workforce Focus
menjadi “dambaan” 5.1 Workforce Environment
menuju Perusahaan 5.2 Workforce Engagement
6 Operations Focus
dengan Kinerja Kelas 6.1 Work Process
Dunia 6.2 Process Effectiveness
7 Results
7.1 Product and Process Results
7.2 Customer-Focused Results
7.3 Workforce-Focused Results
7.4 Leadership and Governance Results
7.5 Financial and Market Results

© HIS 2013 Rev. Status: 01


Any Questions or Comments?
LEMBAYUNG Center

JADWAL PERANCANGAN LENGKAP


NO TOPIK SUBTOPIK DURASI
TAHAP KE 1
1 Executive Briefing on PTPN  Pembukaan ; Konsep PTPN VII IMS ; Review Tim 1 hr
VII IMS Perancang; Jadwal Perancangan
2 Pengenalan ISO 9000  ISO dan Standar ISO; Family ISO 9000; ISO
9001:2008
3 Pengenalan ISO 14000  Family ISO 14000; ISO 14001:2004
4 Pengenalan OHSAS 18000  ISO, BSI, dan Standar OHSAS; Family OHSAS;
OHSAS 18001:2007
5 Pengenalan SM Perkebunan  Peraturan Menteri Pertanian No. 19/Permentan / 4 hr
Ot.140/3/2011 Tentang Pedoman Perkebunan
Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia ( Indonesian
Sustainable Palm Oil/ISPO)
6 Pengenalan Malcolm  Malcolm Baldrige, Kriteria Baldrige, MBNQA;
Baldrige Adopsi Baldrige di Indonesia; Kriteria Baldrige
2013

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center
JADWAL PERANCANGAN LENGKAP
NO TOPIK SUBTOPIK DURASI
TAHAP KE 2
7 Proses Bisnis  Teori Proses Bisnis; Workshop Pembuatan Proses Bisnis;
Review Proses Bisnis; Review Susunan Tim sesuai Blok
Bisnis/DK 4 hr
8 Diagram Konteks  Teori Diagram Konteks; Workshop Pembuatan Diagram
Konteks
9 Pembuatan Diagram Konteks  Pembuatan Diagram Konteks *)
TAHAP KE 3
10 Review Diagram Konteks  Review Diagram Konteks; Review Susunan Tim sesuai Blok
7 hr
Prosedur
TAHAP KE 4
11 Prosedur  Teori Prosedur ; Workshop Pembuatan Prosedur 2 hr
12 Pembuatan Prosedur  Pembuatan Prosedur *)

TAHAP KE 5
13 Review Prosedur  Review Prosedur 15 hr
14 Integrated Procedure Manual  Teori Integrated Procedure Manua ; Pembuatan Integrated
3 hr
Procedure Manual
TAHAP KE 6
15 Dokumen Referensi &  Teori DR & DC; Workshop Pembuatan DR & DC 2 hr
Dokumen Catatan
16 Pembuatan Daftar Induk DR  Pengumpulan DR & DC; Pembuatan DIDR & DICC *)
& DC

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center
JADWAL PERANCANGAN LENGKAP
NO TOPIK SUBTOPIK DURASI
TAHAP KE 7
17 Review DIDR & DICC • Review DIDR & DICC; 15 hr
18 Procedure Testing • Uji coba pelaksanaan Prosedur *)
TAHAP KE 8
19 Dokumentasi Sistem PTPN VII IMS  Teori Sistem Dokumentasi; Dokumentasi PTPN VII
IMS 2 hr
20 Integrated System Manual (ISM)  Teori ISM ; Workshop Pembuatan ISM 2 hr
21 Pembuatan ISM  Pembuatan ISM *)
22 Review ISM  Review ISM 2 hr
23 Super Executive Briefing on PTPN VII  Progress Perancangan PTPN VII IMS; Issue
IMS Kebijakan 2 hr

TAHAP KE 9
24 Kick-Off Implementasi  Pernyataan dimulainya Implementasi Sistem 1
25 Pelatihan Audit Internal IMS  Pelatihan Audit Internal IMS 5 **)
26 Pelaksanaan Audit Internal  Pelaksanaan Audit Internal *)
27 Management Review  Management Review *)
28 Tindakan Perbaikan  Tindakan Perbaikan *)
29 Pre Assessment  Pre Assesment *)
32 Sertifikasi IMS  Sertifikasi IMS **)

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

CONTOH
“PERANCANGAN”

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center
CONTOH “KICK-OFF”

© HIS 2013 Rev. Status: 01


LEMBAYUNG Center

CONTOH “SERTIFIKASI”

© HIS 2013 Rev. Status: 01


FASILITATOR

Laskar Lembayung