2016

LOGISTIC MANAGEMENT SYSTEM

Solusi terintegrasi aplikasi sistem logistik pabrik

aplikasi227@gmail.com
1. General

1.1 Latar Belakang

Proses pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan merupakan suatu proses yang
kompleks dimana melibatkan beberapa informasi yang menjadi bahan pertimbangan dalam
pengambilan keputusan. Informasi yang diperlukan itu harus cepat dan akurat. Ketersediaan
informasi yang cepat dan akurat hanya dapat diperoleh bila proses pengumpulan dan
pengolahan serta penyimpanan suatu data dilakukan dalam suatu sistem informasi yang
terintegrasi.

Pemrosesan data yang masih dilakukan secara parsial dalam hal ini belum adanya sistem
yang terintegrasi antar sistem informasi yang satu dengan yang lainnya mengakibatkan proses
pengolahan data menjadi informasi menjadi lebih lambat dan tidak efisien. Oleh karena itu
diperlukan usaha pengintegrasian sistem-sistem informasi parsial seperti yang dimaksud ke
dalam sistem informasi yang terintegrasi.

Dengan adanya tuntutan penyajian informasi laporan yang semakin meningkat

mengakibatkan diperlukannya suatu sistem aplikasi yang dapat membantu dan dapat
mempercepat penyusunan laporan yang dibutuhkan serta dapat memudahkan para pengambil
keputusan dalam melakukan monitoring, evaluasi dan penyajian informasi yang dibutuhkan guna
peningkatan efisiensi perusahaan.

Namun ada beberapa hal yang masih menjadi kendala dalam sistem yang terintegrasi
tersebut. Kendala tersebut adalah bagaimana sinkronisasi atas sistem-sistem informasi parsial
tersebut agar informasi yang dihasilkannya benar-benar akurat, kalaupun terdapat
ketidakakuratan maka pihak pengambil keputusan dapat melakukan evaluasi dengan
membandingkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah terintegrasi dengan informasi
real di lapangan.

1.2 Tujuan

Tujuan dari sistem ini adalah untuk mengembangkan dan menerapkan suatu sistem
informasi pengolahan data berbasis komputer secara terpadu dalam rangka meningkatkan
efisiensi kerja, pengawasan, mempermudah pembuatan laporan serta sebagai alat bantu analisa

1
 dan pengambilan keputusan perusahaan. Sehingga dengan adanya sistem ini diharapkan dapat
membantu pihak manajemen dalam menganalisis informasi yang diterima dalam hal ini informasi
mengenai laporan yang berkaitan dengan manajemen logistik yang ada di perusahaan untuk
melihat sejauh mana efisiensi persediaan bahan baku dan produk dapat dicapai.

2. Ruang Lingkup Aplikasi

2.1 Proses Global Aplikasi

Berikut adalah proses global aplikasi manajemen logistik untuk multi gudang :

Gambar 2.1.1 : Proses Global Aplikasi Multi Gudang

Struktur Multi Gudang yang akan diterapkan di dalam aplikasi manajemen logistik :
2
 Gambar 2.1.2 : Struktur Multi Gudang

Adapun contoh penerapannya adalah sebagai berikut:

Gambar 2.1.3 : Contoh Penerapan Struktur Multi Gudang

2.2 Modul Program

1. Receiving and Putaway
Proses Receiving and Putaway dimulai ketika barang datang ke gudang. Secara
fisik barang yang datang harus dimasukkan ke dalam sistem Logistic Management
System (LMS), sehingga database barang di gudang akan terupdate. Opsi
melakukan input barang adalah dengan menggunakan Input data PO (Purchase
Order) secara otomatis yang dilakukan Departemen Purchasing / Pembelian, atau
dengan input data manual. Prinsip utamanya adalah kesesuaian fisik yang datang
dengan kebutuhan di gudang, sehingga menghindari terjadinya selisih stock pada
saat melakukan cycle count atau stock opname.
3
 Setelah fisik barang diterima, selanjutnya fisik barang tersebut harus diletakkan
pada lokasi tertentu di gudang (Putaway). Proses Putaway ini sangat penting untuk
mengetahui informasi dimana barang yang diterima diletakkan serta bisa
mensupport sistem FIFO/FEFO (First In First Out / First Expired First Out).

Gambar 2.2.1 : Receipt and Putaway List

Gambar di atas menunjukkan jumlah produk yang diterima dan lokasi yang
peletakkan nya. Untuk gudang yang memiliki fasilitas barcoding serta kompleksitas
dan nilai yang sangat tinggi maka disarankan melakukan pencetakan dokumen
receipt pada sticker barcode yang akan ditempelkan pada barang, hal ini berguna
untuk mempercepat aktifitas operasional karena proses perpindahan fisik barang
akan disupport oleh adanya sistem scan barcoding menggunakan handheld dan
operator yang melakukan putaway tidak perlu melakukan updating pada komputer.
Informasi receipt label yang ditempelkan pada pallet ini (Gambar 2.2) juga
sangat membantu operator gudang melakukan cycle count / stock opname, tidak
perlu melakukan penghitungan manual dan cukup melihat informasi pada sticker,
maka waktu penghitungan akan sangat cepat dan akurat. Setelah barang di atas
pallet ditempel lebel dan diletakkan sesuai lokasi yang tertera, maka proses
receiving dan putaway bisa dikatakan selesai.

4
 Gambar 2.2.2 : Receipt Label
2. Dispacthing
Proses dispatching ini berfungsi sebagi pendukung operasional pengeluaran
barang dari gudang (picking dan delivery barang) atas barang-barang yang akan
dikirimkan ke outlet-outlet atau kepada customer. Pencarian lokasi atas barang-
barang yang akan di picking akan dipermudah melalui adanya informasi pada LMS.

Gambar
2.2.3:
Picking
List

Bagi para pekerja gudang, tentunya fitur ini mempercepat pencarian. Cukup
melihat informasi, atau bahkan informasi ini sudah terupload kedalam device
handheld, melakukan picking dan melakukan scanning barcode terhadap sticker di
pallet sehingga secara data barang tersebut sudah dinyatakan diambil dan stock
pada lokasi sudah kosong serta bisa ditempati barang lain yang akan diterima.
Setelah melakukan picking pada lokasi maka operator pada gudang perlu
dipandu dengan informasi barang-barang yang akan didelivery / diberangkatkan ke
satu tujuan. LMS akan memberikan informasi order dari customer berupa sticker
barcode yang ditempelkan pada setiap karton yang akan diberangkatkan. Sticker ini
akan sesuai jumlahnya dengan fisik barang yang sudah diambil dari lokasi.
Setelah melakukan aktifitas picking, maka perlu dilakukan validasi antara item-
item yang telah di picking dengan order dari outlet atau customer. LMS
5
mengakomodasi validasi ini dengan fitur dokumen yang dinamakan dengan Delivery
Note. Fungsi utama fitur ini adalah memudahkan operasional gudang
membandingkan antara item-item yang dipicking dengan item-item yang akan
dimuat ke dalam truck, petugas gudang yang melakukan biasanya dinamakan
“checker” yang melakukan fungsi double check antara hasil picking versus barang
yang akan di loading. Sedemikian penting tugas checker ini sehingga untuk
mempercepat pekerjaannya, LMS mensupport dengan pencetakan dokumen
Delivery Note.

Selain fitur Delivery Note, dibutuhkan fitur double check berikutnya untuk
memastikan seluruh barang keluar merupakan order dari customer, salah satu
fungsi double check ini bisa dibantu dengan sticker dispatch label.

Gambar 2.2.4 Dispatch Label

Sticker dispatch label ini akan memandu operator untuk melakukan loading ke
dalam truck yang akan membawa barang ke satu tujuan tertentu. Dispatch label ini
memiliki fungsi ganda sebagai proses double check pada tempat / destinasi yang
nantinya akan menerima barang tersebut. Informasi sticker dan jumlah karton
cukup menjadi dasar pengecekan, menghemat waktu pengecekan pada saat
melakukan unloading di tempat tujuan. Pada saat dipatch ini LMS akan memotong
sejumlah stock yang telah didelivery ke tujuan, proses informasi ini dibaca sebagai
pengurangangan tingkat persediaan dan secara otomatis bisa diproses menjadi
pemesanan kepada supplier.

6
3. Stock Take
Stock take dilakukan untuk melakukan penyesuaian stock fisik dan stock
komputer sehingga tingkat persediaan yang berhubungan dengan biaya persediaan
pada sebuah gudang sesuai dengan keadaan fisik. Stock take sendiri merupakan
satu aktifitas yang menyedot kapasitas dan sangat menguras waktu dari operator
gudang. Tidak jarang proses stock take dilakukan dengan melibatkan banyak
personil gudang, dilakukan penghitungan 1, penghitungan 2 dan seterusnya untuk
memastikan barang secara fisik ada di dalam gudang. LMS sudah memudahkan
dengan informasi detail setiap barang dan lokasi, sehingga operator cukup mudah
untuk melakukan stock take. Dalam flow LMS maka operasional gudang tentunya
tidak memunculkan selisih antara fisik barang dengan stock komputer.

Gambar 2.2.5 : Stock Take

4. Approval and Paperless System

Fitur ini akan membantu pihak manajemen dalam pengurangan penggunaan
kertas yang beredar di lingkungan perusahaan, hal ini karena semua proses yang
membutuhkan tanda tangan dari bagian yang terkait akan tergantikan oleh sistem.

7
 Hal ini tentu memudahkan manajemen untuk melakukan kontrol terdapat segala
proses yang berkaitan dengan persediaan logistik yang ada di perusahaan.

Gambar 2.2.6 : Approval System

Gambar 2.2.7 : Paperless System

5. Reporting
Fitur reporting adalah fitur pendukung yang cukup vital. Laporan yang tersedia
pada LMS harus mampu menjelaskan banyak hal kepada pemilik barang, laporan ini
juga harus valid dan bisa tersedia sewaktu-waktu dimana sebuah keputusan harus
ditunjang oleh adanya data historis masa lalu. Selain itu aplikasi LMS ini akan
menyediakan fitur yang berkenaan dengan pelaporan yang dibutuhkan oleh Bea
Cukai. Fitur reporting ini menjadi titik vital pentingnya ada sebuah sistem yang
terkomputerisasi dan terintegrasi.

8
 Gambar 2.2.8 : Reporting

2.3 Bahasa Program

1. Programming
VB.NET digunakan sebagai bahasa pemprograman dengan basis client-server. Metode
Object Oriented Programming dapat diaplikasikan untuk membuat aplikasi yang
modular, fleksibel, dapat dibaca dan dapat digunakan kembali.
2. Database
Aplikasi ini akan memanfaatkan dan mengoptimalkan MySQL Database Engine. Desain,
model dan pengembangan database dilakukan dengan mengkonsentrasikan pada data
integrity dan referential integrity. Dababase Engine akan di install pada Server yang
telah disediakan oleh Customer, Vendor akan melakukan setting dan konfigurasi yang
diperlukan agar Database Engine berjalan Optimal.

2.4 Sistem Keamanan

Security merupakan sesuatu hal yang sangat penting dalam implementasi suatu aplikasi
berbasiskan komputer. Dalam hal ini sistem aplikasi telah dilengkapi dengan :
1. Multi layered security yang meliputi :
9
 o Operating System Security
o Database Security
o Security dari aplikasi (User level, Application level, Functional level dan Transaction
level)

2. Security dari aplikasi dan fungsi organisasi pengguna, yaitu :

o Membatasi akses user sesuai dengan hak dan kewenangan user

o Audit trail untuk semua jenis aktivitas, baik aktivitas user maupun sistem
o Password expiration warning message

3 Implementasi

3.1 Tahapan Pengerjaan Proyek

Kami akan melakukan pengembangan dan implementasi untuk modul yang eksisting lalu
mengerjakan urutan pengembangan yang baru secara berurutan. Kesemua modul ini akan
saling terintegrasi, sedangkan untuk pengembangan proses bisnisnya tergantung dari
kebutuhan perusahaan (custom development).
3.2 Estimasi Waktu Implementasi
1. Gambaran Umum Implementasi
Strategi Implementasi memegang peran vital pada saat solusi teknologi informasi
diterapkan. Tanpa Strategi Implementasi yang baik, solusi teknologi informasi terbaik
pun akan menjadi kehilangan makna. Dalam banyak kasus, Implementasi bahkan
dapat menjadi kunci bagi keberhasilan sebuah proyek teknologi informasi. Beberapa
point yang harus menjadi perhatian dalam pemilihan strategi implementasi antara lain:

 Kondisi Awal Pra Implementasi

10
  Kondisi User Aplikasi
 Keinginan dan target yang ingin dicapai User
 Metode Migrasi dan Konversi Data.
Dengan mempertimbangkan hal-hal di atas, maka diharapkan proses pekerjaan
pengembangan dan implementasi aplikasi dapat berjalan lancar melalui pemilihan
strategi implementasi yang tepat.

2. Uraian Implementasi

Implementasi kami mengadopsi standar Kerangka Kerja dan Strategi Implementasi

sebagai acuan untuk seluruh aktivitas yang terkait. Metodologi ini meliputi pendekatan
tahap demi tahap yang memberikan kualitas dan menyediakan titik-titik pengendalian
untuk mengatur dan melakukan koordinasi aktivitas proyek dalam mencapai tujuan
bersama.

Berikut kerangka kerja Implementasi:

- Perencanaan

Tujuan dari tahap Inisialisasi adalah untuk melakukan kesepakatan tentang peran
antara kedua pihak dan menentukan pendekatan untuk mempersiapkan rencana
implementasi. Ekspektasi dari Implementasi ditentukan dalam rangka menghasilkan
langkah-langkah mengenai bagaimana tim Implementasi kami dapat bekerja sama
dengan tim klien agar berhasil menerapkan sistem sesuai dengan seluruh kerangka
acuan.
- Validasi

11
 Tahapan ini bertujuan untuk melakukan identifikasi perbedaan antara bisnis proses
yang ada di perusahaan klien dengan bisnis proses yang terdapat dalam sistem
kami. Analisis dilakukan untuk mengetahui dampak perubahan operasional bisnis
demikian pula dampak perubahan fungsional terhadap aplikasi kami. Hasil dari
tahapan ini digunakan untuk melakukan instalasi dan konfigurasi pada tahap
berikutnya. Aktivitas kunci pada fase ini adalah:
 Analisa bisnis proses
 Analisa database
 Mapping bisnis proses ke aplikasi
 Mapping database ke sistem
- Instalasi dan Konfigurasi

Tahap Customisation adalah tahapan yang bertujuan untuk mempersiapkan HRTMS

agar dapat diimplementasi sesuai dengan kebutuhan dan bisnis proses yang ada di
perusahaan klien.
Aktivitas kunci pada fase ini adalah:
 Instalasi
 Migrasi data
 Testing
 Finishing sistem
- Pelatihan

Beberapa pengguna aplikasi dari perusahaan klien yang ditunjuk sebagai tim
Implementasi akan diberikan pelatihan penggunaan aplikasi H setelah bersama-
sama antara Tim perusahaan klien dan tim kami melakukan User Acceptance Test
(UAT).
Tahapan pelatihan yang akan dilakukan adalah :
 Transfer knowledge sejak pengembangan system sampai dengan implementasi
 Pelatihan pengembangan aplikasi
 Pelatihan pengoperasian aplikasi

3. Jadwal Rencana Kerja

Rencana pengembangan aplikasi Logistic Management System (LMS) ini adalah 2 (dua)
bulan terhitung dari tanggal penandatangan kontrak.

4. Pelayanan Purna Jual

 Masa Garansi

12
 Masa garansi pemeliharaan adalah masa ketika pelaksana pekerjaan masih
berkewajiban untuk melakukan perubahan program/aplikasi baik berupa
perbaikan atau penyempurnaan maupun yang berupa penambahan program
atau modul selama hal ini tercantum dalam dokumen pemetaan user dan tidak
mengubah konsep dasar aplikasi. Masa garansi pemeliharaan adalah selama 12
(dua belas) bulan terhitung sejak selesainya instalasi aplikasi dan penyerahan
keseluruhan pekerjaan yang dituangkan dalam Berita Acara Penyelesaian
Pekerjaan. Untuk support selama masa garansi ini tidak dikenakan biaya kecuali
untuk transport accommodation dan out of pocket expense masing-masing
personil yang dikerahkan.

 Dukungan setelah masa garansi

Setelah masa garansi berakhir maka kami masih memberikan support baik dari
sumber daya dan teknologi apabila adanya pengembangan sistem selanjutnya
atau adanya perubahan Service Paket Sistem.

4 Lingkup Penawaran dan Harga

Adapun lingkup penawaran aplikasi LMS meliputi :

a. Fitur yang dikembangkan tergantung dari kebutuhan user
b. Respon terhadap perubahan isi modul dilakukan dengan cepat
c. Perubahan isi modul tidak dikenakan biaya
d. Jumlah lisensi pengguna tidak terbatas
e. Bantuan migrasi data awal
f. Pelatihan pengoperasian

5 Penutup

Sekian uraian dari kami apabila diperlukan informasi lebih lanjut silahkan hubungi kami.
Terima kasih.

Informasi : 081214762500

13