Anda di halaman 1dari 41

ANALISIS RETENSI BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF RAWAT INAP

GUNA MENUNJANG EFISIENSI RAK PENYIMPANAN


DI RSUP Dr. HASAN SADIKIN BANDUNG

THE ANALYSIS OF INPATIENT INACTIVE MEDICAL RECORD


RETENTION TO SUPPORT THE SHELF EFFICIENCY
AT RSUP Dr. HASAN SADIKIN BANDUNG

PROPOSAL
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Program
Diploma III Gelar Ahli Madya Program Studi Rekam Medis
dan Informasi Kesehatan Politeknik TEDC Bandung

Oleh :

RESNI HIDAYAH
E71151032

PROGRAM STUDI REKAM MEDIS DAN INFORMASI


KESEHATAN POLITEKNIK TEDC
BANDUNG
2018
LEMBAR PENGESAHAN

ANALISIS RETENSI BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF


RAWAT INAP GUNA MENUNJANG EFISIENSI RAK
PENYIMPANAN DI RSUP Dr. HASAN
SADIKIN BANDUNG

proposal telah disahkan dan diajukan untuk memenuhi salah satu syarat dalam
menyelesaikan Tugas Akhir Pendidikan Program Diploma III Program Studi
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik TEDC Bandung

Bandung, Maret 2018

E71151032 RESNI HIDAYAH

Menyetujui,

Pembimbing, Penguji I,

Teguh Redy Senjaya, S.ST. RMIK., Dedi suryadi, SKM., M.M.Kes


M.M.Kes NIDN. 04-0809-6503

Mengetahui,

Ketua Program Studi


Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Yeti Suryati, S.pd., S.Kep., Ners., M.MPd


NIDN.0415125202

i
KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat, karunia dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat
menyelesaikan tugas akhir ini. Shalawat serta salam semoga dilimpahkan kepada
Nabi Muhammad SAW, serta para sahabat, keluarga serta umatnya.

Maksud dan tujuan penyusunan proposal ini adalah untuk memenuhi salah satu
syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan di Politeknik TEDC Bandung yang berjudul “Analisis Retensi Berkas
Rekam Medis Inaktif Rawat Inap Guna Menunjang Efisiensi Rak
Penyimpanan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung” ini dapat diselesaikan tepat
pada waktunya. Dalam penyusunan laporan proposal ini tidak lepas dari bantuan
dan dukungan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini penulis ingin
mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Drs. R. Ginting M.Ed., selaku pembina Yayasan Daya Juang Bangsa di


Politeknik TEDC Bandung yang telah memberikan fasilitas sarana dan
prasarana.
2. Drs. Sueb, M.MPd.,M.Si., selaku Direktur Politeknik TEDC Bandung yang
telah memberikan kebijakan-kebijakan dalam proses pembelajaran.
3. Dr. R. Nina Susana Dewi, SP.PK(K).,MMRS selaku Direktur Utama RSUP
Dr. Hasan Sadikin Bandung yang telah memberikan izin untuk bisa melakukan
penelitian dalam tugas akhir ini.
4. Castaka Agus S., M.Kom., MCS selaku Wakil Direktur I Bidang akademik
Politeknik TEDC Bandung yang membantu kelancaran perkuliahan.
5. Yeti Suryati, S.Pd., S.Kep., Ners M.MPd selaku ketua Program Studi Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik TEDC Bandung yang selalu
memberikan dorongan dan motivasi kepada penulis.

ii
6. Teguh Redy Senjaya., M.M.Kes sebagai dosen pembimbing yang selalu sabar
membimbing, meluangkan waktu, tenaga, pikiran dan arahan kepada penulis
selama proses bimbingan.
7. Dosen-dosen dan staff pengajar Diploma III Politeknik TEDC Bandung.
Seluruh staff dan karyawan/karyawati sekertariat dan tata usaha politeknik
TEDC Bandung.
8. Seluruh staff dan Karyawan/karyawati Instalasi Rekam Medis RSUP Dr.
Hasan Sadikin Bandung.
9. Kedua Orang Tua Saya yang selalu bekerja keras memberikan Do’a terbaik
dan dukungan moril maupun materil, serta adik tersayang yang selalu
membanggakan dan memberi semangat kepada saya.
10. Seluruh keluarga besar yang selalu memberikan Do’a dari jauh serta dukungan
baik moril maupun materil.
11. Sahaba-Sahabatku Rahma wnp, Tila, Khoerunisa, Windi, Nadia, Suci,
Olvyanti, Aji, Aghil, Didin, Asep, Naufal, Irfan, Aris yang selalu sabar
membatu saya dari awal hingga akhir dan tidak hentinya memberikan
semangat. Serta Rahma S, Rosita, Mar’ah, Herna sahabat dari cianjur yang
selalu memberikan do’a dan semangat dari jauh.
12. Teman-teman rekam medis 2015 yang tidak bisa disebutkan satu persatu, yang
saling memberikan semangat satu sama lain dan berjuang bersama sampai saat
ini. Serta kaka tingkat yang telah membagikan ilmunya kepada saya.
Penulis berharap proposal ini dapat bermanfaat dikemudian hari, serta
penulis juga mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak demi
kesempurnaan proposal ini.

Bandung, Maret 2018

DAFTAR ISI Resni Hidayah

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................... i

iii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL ................................................................................................ vi
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
A. Latar Belakang ........................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah...................................................................................... 4
C. Batasan Masalah ........................................................................................ 4
D. Tujuan Penelitian ....................................................................................... 5
1. Tujuan Umum........................................................................................... 5
2. Tujuan Khusus .......................................................................................... 5
E. Manfaat Penulisan ..................................................................................... 5
1. Bagi Rumah Sakit ..................................................................................... 5
2. Bagi Akademik ......................................................................................... 5
3. Bagi Penulis .............................................................................................. 5
F. Sistematika Penulisan ................................................................................ 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA........................................................................... 7
A. Konsep Retensi Berkas Rekam Medis ..................................................... 7
1. Pengertian Retensi .................................................................................... 7
2. Tujuan Retensi .......................................................................................... 7
3. Cara Retensi Berkas Rekam Medis .......................................................... 8
4. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Inaktif ....... 8
5. Cara Penilaian nilai guna Berkas Rekam Medis ...................................... 8
6. Lembar Rekam Medis Yang di Pilah ....................................................... 9
7. Dasar Hukum Penyelenggaraan Retensi .................................................. 9
B. Konsep Jadwal Retensi .............................................................................. 9
1. Pengertian Jadwal Retensi ........................................................................ 9
2. Tujuan Jadwal Retensi.............................................................................. 9
3. Jadwal Retensi ........................................................................................ 10
4. Mikrofilmisasi Berkas Rekam Medis ..................................................... 10
C. Sistem Penyimpanan Rekam Medis ....................................................... 11

iv
1. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan lokasi
penyimpanan .................................................................................................. 11
2. Sistem penyimpanan Berkas Rekam Medis Menurut Nomor ................ 13
D. Efisiensi ..................................................................................................... 16
E. Konsep Rak Penyimpanan ...................................................................... 16
1. Tipe peralatan Penyimpanan .................................................................. 17
2. Bahan Rak Penyimpanan ........................................................................ 17
F. Konsep Rekam Medis .............................................................................. 18
1. Pengertian Rekam Medis ........................................................................ 18
2. Tujuan Rekam Medis ............................................................................. 18
3. Kegunaan Rekam Medis ........................................................................ 18
4. Nilai Guna Rekam Medis ....................................................................... 19
5. Rekam Medis Rawat Inap ...................................................................... 20
6. Kepemilikan Rekam Medis .................................................................... 20
7. Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam Medis ...................................... 21
G. Konsep Rumah Sakit............................................................................ 21
1. Pengertian Rumah Sakit ......................................................................... 21
2. Tujuan Rumah Sakit ............................................................................... 21
3. Tugas Dan Fungsi Rumah Sakit ............................................................. 22
H. Konsep Analisis..................................................................................... 22
1. Pengertian Analisis ................................................................................. 22
2. Jenis-Jenis Analisis................................................................................. 23
I. Kerangka Berfikir .................................................................................... 25
J. Definisi Operasional Variabel ................................................................. 26
BAB III METODELOGI PENELITIAN ......................................................... 28
A. Metode Penelitian ..................................................................................... 28
B. Populasi dan Sampel ................................................................................ 28
1. Populasi .................................................................................................. 28
2. Sampel .................................................................................................... 28
C. Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 29
D. Instrumen Penelitian ................................................................................ 29

v
E. Tempat dan Waktu Penelitian ................................................................ 30
1. Tempat Penelitian ................................................................................... 30
2. Waktu Penelitian .................................................................................... 30
F. Jadwal Pelaksanaan ................................................................................. 31
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 32

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Jadwal Retensi Berkas Rekam Medis ................................................... 10

vi
Tabel 2.2 Definisi Operasional ............................................................................. 26

Tabel 3.1 Jadwal Pelaksanaan Tugas Akhir .......................................................... 31

vii
BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Proses pemindahan berkas rekam medis dari rak penyimpanan aktif ke
rak penyimpanan inaktif serta penyusutan formulir dengan cara memilah nilai
guna dari tiap formulir yang ada di dalam berkas rekam medis dinamakan
retensi. Retensi rekam medis dilaksanakan karena berkas rekam medis akan
terus bertambah sampai rak penyimpanan terisi penuh dan tidak cukup lagi,
sehingga berkas rekam medis tidak akan selamanya di simpan di ruang
penyimpanan.
Ruang penyimpanan berkas rekam medis adalah ruangan untuk
menyimpan berkas rekam medis pasien yang telah selesai berobat. Ruangan
penyimpanan rekam medis berdasarkan lama penyimpanan ada dua jenis yaitu
ruang aktif dan ruang inaktif. Ruang aktif digunakan untuk menyimpan berkas
rekam medis yang masih aktif selama lima tahun sejak pasien terakhir berobat
ke rumah sakit atau meninggal. Sedangkan ruang penyimpanan inaktif
merupakan tempat penyimpanan berkas yang sudah habis masa aktifnya.
Dengan waktu penyimpanan selama 2 tahun untuk disimpan.
Sistem penyimpanan berkas rekam medis di setiap sarana pelayanan
kesehatan berdasarkan tempat diantaranya terdiri dari dua yaitu secara
sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi merupakan sistem penyimpanan
berkas pasien dimana semua berkas rekam medis pasien disimpan dalam satu
berkas dan satu tempat, baik rawat jalan maupun rawat inap. Sedangkan
desentralisasi merupakan sistem penyimpanan berkas yang dibuat terpisah
antara data yang satu dengan yang lain. Sistem penyimpanan tersebut ada di
dalam ruang lingkup rekam medis.
Rekam medis menurut permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008
pada pasal 1 adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

1
2

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang


telah di berikan kepada pasien. Proses kegiatan penyelenggaraan rekam medis
di mulai pada saat diterimanya pasien di suatu sarana kesehatan dilanjutkan
dengan kegiatan pencatatan data medis oleh dokter dan tenaga kesehatan lain
yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien, selama pasien
itu mendapatkan pelayanan medis, kemudian dilanjutkan dengan pengolahan
berkas rekam medis sampai ke penyimpanan. Kegiatan tersebut di lakukan di
sarana pelayanan kesehatan seperti klinik, puskesmas maupun rumah sakit.
Berdasarkan Undang Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit
menyebutkan bahwa rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna (meliputi promotif, preventif, kuratif, dan
rehabilitatif) dengan menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat
darurat.
RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung merupakan salah satu rumah sakit
vertikal di indonesia yang terletak di Jawa Barat yang melaksanakan proses
pelayanan terhadap pasien baik rawat inap, rawat jalan maupun gawat darurat,
juga mempunyai banyak pelayanan penunjang. Salah satunya instalasi rekam
medis. Instalasi rekam medis melakukan pengolahan rekam medis seperti
assembling coding, indeksing, dan penyimpanan berkas rekam medis.
Ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr. Hasan
Sadikin Bandung menggunakan sistem penyimpanan desentralisasi. Terdapat
tiga ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat inap yaitu satu ruang
penyimpanan berkas rekam medis aktif dan dua ruang penyimpanan berkas
rekam medis inaktif. Ruangan rekam medis juga harus memadai seperti
ruangan yang dilengkapi dengan alat penyimpanan yang baik, penerangan dan
pengaturan suhu ruangan yang baik, rak penyimpanan yang sesuai dengan
volume berkas, serta pemeliharaan dan keamanan berkas dalam ruang
penyimpanan yang sesuai dengan peraturan, agar petugas penyimpanan dan
berkas rekam medis tersebut terlindung dari hal-hal yang tidak diinginkan.
3

Berdasarkan hasil studi pendahuluan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung


pada tanggal 18 Januari 2018 penulis menemukan beberapa permasalahan
terkait berkas rekam medis diantaranya yaitu :
1. Masih ditemukan berkas medis yang belum di retensi sebanyak 204.125
berkas yang terdiri dari:
a. Berkas rekam medis tahun 2009 sebanyak 25.305 berkas rekam medis
yang seharusnya sudah selesai di retensi pada tahun 2016.
b. Berkas rekam medis tahun 2010 sebanyak 42.379 berkas rekam medis
yang seharusnya sudah selesai di retensi pada tahun 2017.
c. Berkas rekam medis tahun 2011 sebanyak 43.311 berkas rekam medis
yang seharusnya sudah masuk ke ruangan inaktif tahun 2016 dan sudah
selesai di retensi pada tahun 2018.
d. Berkas rekam medis tahun 2012 sebanyak 47.912 berkas rekam medis
yang belum masuk rak inaktif.
e. Berkas rekam medis tahun 2013 sebanyak 45.218 berkas rekam medis
yang belum masuk rak inaktif.
2. Penuhnya rak penyimpanan berkas rekam medis aktif sehingga petugas
kesulitan untuk mencari berkas dan memasukan berkas rekam medis ke
dalam rak aktif.
3. Tidak ergonomisnya ruang aktif dikarenakan berkas inaktif tahun 2012
yang sudah dikeluarkan dari rak aktif masih menumpuk di ruangan aktif.
4. Berkas tahun 2011 masih tersimpan di tangga menuju lantai dua, sehingga
dapat menyebabkan:
a. Petugas kesulitan dalam pencarian berkas jika sewaktu-waktu
dibutuhkan.
b. Waktu pencarian berkas rekam medis akan semakin lama karena berkas
tidak tersusun di rak penyimpanan inaktif.
c. Kerahasiaan dan keamanan tidak terjaga karena berkas tersimpan di
tangga.
d. Dapat menimbulkan kecelakaan pada saat bekerja.
e. Akses jalur evakuasi terhambat jika sewaktu-waktu terjadi bencana.
4

Dari permasalahan yang ada di atas penulis tertarik untuk


mengangkat judul “Analisis Retensi Berkas Rekam Medis Inaktif Rawat
Inap Guna Menunjang Efisiensi Rak Penyimpanan di RSUP Dr. Hasan
Sadikin Bandung”.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis merumuskan beberapa
masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana prosedur retensi berkas rekam medis inaktif rawat inap di
RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung?
2. Bagaimana pelaksanaan retensi berkas rekam medis inaktif rawat inap di
RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung?
3. Faktor-faktor apa saja yang menjadi penyebab keterlambatan retensi
berkas rekam medis inaktif rawat inap guna menunjang efisiensi rak
penyimpanan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung?
4. Dampak apa saja yang ditimbulkan akibat dari keterlambatan retensi
berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
5. Upaya apa saja yang telah dilakukan untuk mengatasi keterlambatan
retensi berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung.

C. Batasan Masalah
Karena keterbatasan waktu dan tenaga maka penulis hanya membatasi
penelitian pada Retensi Berkas Rekam Medis Inaktif Rawat Inap Guna
Menunjang Efisiensi Rak Penyimpanan baik aktif maupun inaktif di RSUP Dr.
Hasan Sadikin Bandung.
5

D. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan retensi
berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui prosedur retensi berkas rekam medis di RSUP Dr. Hasan
Sadikin Bandung.
b. Mengetahui pelaksanaan retensi berkas rekam medis di RSUP Dr.
Hasan Sadikin Bandung.
c. Mengetahui faktor-faktor apa saja penyebab keterlambatan retensi
berkas rekam medis di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
d. Mengetahui dampak apa saja yang ditimbulkan akibat dari
keterlambatan retensi berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr.
Hasan Sadikin Bandung.
e. Mengetahui upaya apa saja yang telah dilakukan untuk mengatasi
keterlambatan retensi berkas rekam medis rawat inap di RSUP Dr.
Hasan Sadikin Bandung.

E. Manfaat Penulisan
1. Bagi Rumah Sakit
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi suatu masukan untuk
mengatasi permasalahan dibagian retensi rekam medis rawat inap di RSUP
Dr. Hasan Sadikin Bandung.
2. Bagi Akademik
Diharapkan bisa bermanfaat bagi mahasiswa/i di Politeknik TEDC
Bandung khususnya jurusan Rekam Medis dan informasi kesehatan, serta
dapat menambah referensi bagi perpustakaan Politeknik TEDC Bandung.

3. Bagi Penulis
6

Diharapkan akan menambah wawasan, pengetahuan, dan pengalaman


bagi penulis terutama mengetahui tentang Retensi berkas rekam medis di
RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.

F. Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini menguraikan latar belakang yang membahas tentang retensi
rekam medis inaktif rawat inap di RSUP Dr.Hasan Sadikin Bandung, rumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Dalam bab ini menjelaskan mengenai teori-teori terkait retensi dan
efisiensi rak penyimpanan yang akan menjadi dasar dari topik pembahasan.
BAB III METODELOGI PENELITIAN
Pada bab ini berisikan tentang metode penelitian, ruang lingkup penelitian,
teknik pengumpulan data, instrumen penelitian serta tempat dan jadwal
pelaksanaan penelitian retensi berkas rekam medis inaktif guna menunjang
efisiensi rak penyimpanan di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisikan tentang penelitian dan pembahasan mengenai analisis
retensi berkas rekam medis inaktif rawat inap guna menunjang efisiensi rak
penyimpanan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisikan tentang kesimpulan dari hasil penelitian dan hasil
analisis dari bab-bab yang sebelumnya dan saran-saran guna membangun dan
memberikan pengembangan di bagian retensi rawat inap di RSUP Dr. Hasan
Sadikin Bandung.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Konsep Retensi Berkas Rekam Medis


1. Pengertian Retensi
Menurut Dirjen Yanmed (2006;99) mengemukakan bahwa :
“retensi berkas rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan berkas
rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara memilah nilai guna dari
tiap-tiap formulir”.
Menurut Dirjen Yanmed (2006;99) retensi yaitu suatu kegiatan
pengurangan atau memisahkan arsip dari rak penyimpanan dari dokumen
aktif menjadi inaktif.
Pada Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No.HK.00.06.5.1.01160
tanggal 21 maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam
Medis dasar dan pemusnahan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit yang
disebutkan bahwa arsip rakam medis inaktif adalah naskah atau berkas yang
telah disimpan minimal selama lima tahun di unit kerja rekam medis
dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana
pelayanan kesehatan atau lima tahun setelah meninggal dunia.
2. Tujuan Retensi
a. Mengurangi jumlah berkas rekam medis yang semakin bertambah.
b. Menjaga kerapihan penyusutan berkas rekam medis aktif.
c. Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang baru.
d. Memudahkan dalam mengambil kembali berkas rekam medis aktif.
e. Menyelamatkan rekam medis yang bernilai guna tinggi.

7
8

f. Mengurangi berkass rekam medis yang tidak bernilai guna/ nilai guna
rendah atau nilai gunanya telah menurun. Mengurangi beban kerja
patugas dalam penanganan berkas rekam medis aktif dan inaktif.
3. Cara Retensi Berkas Rekam Medis
a. Membuat jadwal retensi.
b. Mencari data rekam medis yang sudah melebihi masa aktif lima tahun
dari buku register.
c. Merekap data rekam medis atau nomor rekam medis tersebut untuk
mencari pada rak penyimpanan aktif.
d. Mengelompokan berkas rekam medis berdasarkan penggolongan atau
tahun kunjungan.
e. Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke inaktif.
f. Melaksanankan mikrofilminasi atau penyekenan berkas rekam medis
inaktif sesuai dengan ketentuanyang berlaku.
g. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di mikrofilmisasi atau di
scanner dengan cara yang telah ditentukan.
4. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Inaktif
a. Dilihat hari tanggal kunjungan terakhir.
b. Setelah lima tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan
diruang lain atau terpisah dari berkas rekam medis aktif.
c. Berkas rekam medis dikelompokan sesuai dengan tahun terakhir
kunjungan.
5. Cara Penilaian nilai guna Berkas Rekam Medis
a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah
dua tahun inaktif
b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif
1) Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan
penelitian
2) Nilai guna
a) Primer : administrasi, hukum, keuangan, iptek
b) Skunder, pembuktian, sejarah.
9

6. Lembar Rekam Medis Yang di Pilah


Formulir rekam medis yang di lestarikan diantaranya:
a. Ringkasan masuk dan keluar
b. Resume medis
c. Lembar obserpasi
d. Identifikasi bayi
e. Lembar persetujuan
f. Lembar kematian
7. Dasar Hukum Penyelenggaraan Retensi
a. Undang-undang No.29 Tahun 2004 tentang peraktik kedokteran
(paragraf 3 pasal 46-47).
b. PERMENKES No.269/MenKes/Per/III/2008: tentang rekam medis.
c. SK Dirjen Yan Medik No.78/ YanMed/ RS/ Umdik/ YMU/ 1/ 91
tentang penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E).
d. Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995:
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan pemusnahan arsip
RM di rumah sakit.
e. Manual Rekam Medis (konsil Kedokteran Indonesia, BAB V. Item
C,2006).

B. Konsep Jadwal Retensi


1. Pengertian Jadwal Retensi
Jadwal retensi adalah suatu daftar yang membuat kebijaksanaan
seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan
2. Tujuan Jadwal Retensi
Jadwal retensi arsip mempunyai tujuan sebagai berikut :
a. Menyisihkan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak
memiliki jangka waktu simpan lama.
b. Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi
kepentingan administrasi.
c. Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai guna.
10

3. Jadwal Retensi
Jadwal retensi arsip (JRA) berdasarkan surat edaran YanMed
No.HK.00.06.1.501160 Tahun 1995 yaitu : “ Merupakan daftar yang
berisikan sekurang-kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanan
sesuai kegunaan. Jadwal Retensi Arsip (JRA) disusun oleh komite medis
dan unit rekam medis dengan persetujuan direktur rumah sakit”
a. Nomor Rekam Medis
b. Tahun Jangka
c. Waktu penyimpanan
d. Keterangan

Tabel 2.1 Jadwal Retensi Berkas Rekam Medis

No Kelompok RM Aktif RM Inaktif


Penyakit RJ RI RJ RI
1 Umum 5 th 5 th 2 th 2 th
2 Mata 5 th 10 th 2 th 2 th
3 Jiwa 10 th 5 th 5 th 5 th
4 Orthopedi 10 th 10 th 2 th 2 th
5 Kusta 15 th 15 th 2 th 2 th
6 Ketergantungan 15 th 15 th 2 th 2 th
Obat
7 Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th
8 Paru 5 th 10 th 2 th 2 th
sumber : Dirjen Pelayanan Medik No.HK.00.06.1.5.01160 (1995)

4. Mikrofilmisasi Berkas Rekam Medis


mikrofilmisasi Berkas Rekam Medis yaitu Suatu proses merubah
bentuk lembaran-lembaran rekam medis menjadi bentuk mikrofilmisasi.
Tujuannya melestarikan dokumen dalam bentuk mikro sebelum dilakukan
pemusnahan.
11

Prosedur mikrofilmisasi :
a. Penyusutan berkas rekam medis inaktif
b. Penilaian atas rekam medis yang telah disusutkan
c. Proses pencucian file
d. Proses penjaketan (memasukan mikrofile ke dalam jaket file)
e. Pemberian identitas pasien pada jaket mikrofile
f. Penjajaran bentuk microfile dengan terminal digit filling
Adapun berkas rekam medis yang disimpan secara permanen
antara lain :
a. Lembar rekam medis 1.
b. Lembar resume medis.
c. Lembar laporan oprasi.
d. Lembar persetujuan/ penolakan tindakan medis.
e. Formulir indeks dokter, penyakit, sebab kematian, operasi.
f. Formulir dengan kasus paksaan.
g. Formulir ketergantungan obat
h. Lembar keterangan kematian yang akan mendapat sertifikat kematian
i. Visum et repertum
j. Lembar yang sesuai kasus, diantaranya:
1) Bayi tabung
2) Adopsi
3) Penganiayaan
4) Buku register

C. Sistem Penyimpanan Rekam Medis


1. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Berdasarkan lokasi
penyimpanan
Menurut Dirjen Yanmed (2006:76) ada dua cara penyimpanan
rekam medis berdasarkan lokasi penyimpanan yaitu:

a. Sentralisasi
12

Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis dalam satu


kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik (rawat jalan) maupun
catatan selama pasien dirawat disimpan dalam satu tempat yaitu
bagian rekam medis.
Kelebihan :
1) Dapat memgurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis.
2) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis
lebih mudah di standarisasikan.
3) Memungkinkan kegiatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
4) Megurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan
ruangan.
5) Mudah menerapkan sistem unit data.
Kekurangan:
1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani berkas
rekam medis rawat jalan rawat inap.
2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam.
b. Desentralisasi
Adalah penyimpanan berkas rekam medis yang di simpan secara
terpisah, antara rekam medis rawat jalan dan rawat inap.
Kelebihan :
1) Efisiensi waktu kerja sehingga pasien mendapatkan pelayanan
lebih cepat.
2) Beban kerja yang dihasilkan petugas menjadi lebih ringan.
3) Pengawasan terhadap berkas rekam medis menjadi lebih mudah.
Kekurangan:
1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan berkas rekam medis,
sehingga informassi tentang riwayat penyakit pasien menjadi
terpisah
2) Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis, peralatan
dan ruangan menjadi lebih banyak.
13

3) Bentuk/isi rekam medis menjadi berbeda.


4) Menghambat pelayanan jika rekam medis dibutuhkan oleh unit
lain.
2. Sistem penyimpanan Berkas Rekam Medis Menurut Nomor
a. Sistem Nomor Langsung (straight numerical filing system)
Adalah penyimpanan berkas rekam medis dalam rak
penyimpanan secara berurutan sesuai dengan urutan nomornya.
Keuntungan :
1) Mudah dalam mengambil berkas rekam medis secara berurutan
dari rak untuk keperluan pelayanan, pendidikan, maupun
pengambilan berkas rekam medis.
2) Mudah melatih petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan
Kekurangan :
1) Pada saat penyimpanan rekam medis petugas harus
memperhatikan seluruh angka nomor sehingga sangat mudah
terjadi kekeliruan dalam penyimpanan.
2) Makin besar angka yang di perhatikan, makin besar
kemungkinan membuat kesalahan. Hal yang dapat menyebabkan
kesalahan adalah tertukarnya urutan nomor, misalnya rekam
medis nomor 62980 tersimpan pada penyimpanan nomor 62880.
3) Pekerjaan yang paling baik terkonsentrasi pada rak penyimpanan
nomor besar yaitu rekam medis dengan nomor baru.

b. Sistem angka terakhir (terminal digit filling system )


Penyimpanan dengan sistem angka akhir di sebut terminal digit
filling system. Di sisi di gunakan nomor-nomor dengan 6 angka,
yang dikelompokan menjadi 3 kelompok, masing-masing terdiri dari
2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak di
paling kanan, angka ke dua adalah kelompok 2 angka yang terlrtak
14

di tengah dan angka ke tiga adalah kelompok 2 angka yang terletak


paling kiri.

28 28 28
Angka ke tiga angka ke dua angka pertama
(tertiary digit) (secondary digit) (primary digit)

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 angka


kelompok, angka kelompok pertama adalah 00 sampai 99. Pada
waktu penyimpanan, petugas harus melihat angka-angka pertama
dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan
untuk kelompok angka-angka pertama yang bersangkutan. Pada
kelompok angka pertama ini di sesuaika urutan letaknya menurut
angka ke duakemudian rekam medis di simpan di dalam urutan
sesuai dengan kelompok angka ketiga. Sehingga dalam setiap
kelompok penyimpanan nomor-nomor pada kelompok angka ketiga
yang selalu berlainan.
Sistem penyimpanan angka lebih mengajukan untuk di pilih
karena umum di pakai dan lebih murah, efisien dan efektif.
Banyak keuntungan dari sistem penyimpanan angka akhir ini
seperti :
1) Pertambahan berkas rekam medis selalu tersebar secara merata
ke 100 kelompok (bagian/wilayah) di dalam rak penyimpanan.
Petugas penyimpanan tidak akan berdesak desakan di suatu
tempat di mana rekam medis tersebut akan di simpan di rak
penyimpanan.
2) Petugas-petugas dapat di serahi tanggung jawab untuk sejumlah
bagian tertentu misalnya ada petugas yang masing-masing
diserahi tugas : bagian 00-24, bagian 25-49, bagian 50-74 dan
bagian 75-99.
15

3) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata


mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap
harinya untuk setiap bagian.
4) Jumlah rekam medis untuk setiap bagiannya dapat terkontrol
dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
5) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, dapat membantu
memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).
6) Kekeliruan penyimpanan dapat di cegah, karena petugas
penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam
memasukan rekam medis ke dalam rak penyimpanan, sehingga
jarang terjadi kekeliruan membaca angka.
Kekurangan:
1) Memerlukan pelatihan khusus, karena harus membaca dari
kanan ke kiri.
c. Cara Angka Tengah (midle filling digit system)
Sistem penyimpanan angka tengah adalah penyimpanan rekam
medis di urut dengan pasangan angka-angka sama halnya dengan
sistem angka akhir namun angka pertama, angka kedua dan angka
ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal ini,
angka yang letaknya ditengah-tengah menjadi angka pertama.
Pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua dan
pasangan angka yang terlrtak paling kanan akan menjadi angka ke
tiga.
23 23 23
Angka ke dua angka pertama angka ke tiga
(secondary digits) (primary digits) (tertiary digits)

Keuntungan:
1) Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang
nomornya berurutan.
16

2) Pergantian dari sistem penomoran langsung ke sistem angka


terakhir.
3) Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih
merata pada rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem
nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistema angka
akhir.
4) Petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada bagian
penyimpanan tertentu dengan demikian kekeliruan
penyimpanan dapat di cegah.
Kekurangan:
1) Memerlukan pelatihan khusus, karena harus membaca dari
kanan ke kiri.

D. Efisiensi
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia efisiensi merupakan ketepatan
(usaha, kerja) dalam menjalankan sesuatu (dengan tidak membuang waktu,
tenaga, biaya).
Sedangkan pengertian efisiensi menurut Mahmudi (2010) proses yang
dilakukan untuk mengukur dan membandingkan keluaran dan masukan. Atau
mengukur perbandingan antara output yang dihasilkan terhadap input yang
digunakan.
Efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna
pencapaian hasil yang optimum. Efisiensi menganggap bahwa tujuan- tujuan
yang benar telah ditentukan dan berusaha mencari cara-cara yang paling baik
untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Efisiensi hanya dapat dievaluasi
dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkana antara masukan dan
keluaran yang diterima.

E. Konsep Rak Penyimpanan


Rak penyimpanan adalah rakitan dari beberapa sub rak yang terbuat dari
papan kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas yang
17

disusun secara vertical maupun horizontal. Berkas akan ditempatkan pada rak
penyimpanan dari ujung kiri dari rak penyipanan paling atas dilanjutkan ke sub
rak berikutnya. ( Rustianto 2011:22)
1. Tipe peralatan Penyimpanan
Tipe peralatan penyimpanan terbagi menjadi empat:
a. Lateral Filing
Peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip diletakan secara
vertical, akan tetapi peralatan ini disebut sebagai file lateral. Hal ini
dikarenakan letak map atau arsip menyamping sehingga dapat
menghemat, selain itu kegunaan yang lain yaitu mempercepat dalam
penemuan arsip atau dokumen.
b. Vertikal filing
Adalah jenis alat penyimpanan yang umum dipergunakan dalam
kegiatan pengurusan arsip dan alat ini sering disebut filing cabinet.
c. Power Filing
Adalah alat penyimpanan yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip atau dokumen dengan cara kerja secara elektronik atau otomatis.
d. Roll O’pack
Adalah lemari arsip dengan penggerak mekanik dan indeks sistem
sehingga memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghemat
ruangan, sangat efisien dan efektif jika dipakai perusahaan yang
mempunyai dokumen yang jumlahnya sangat banyak.

2. Bahan Rak Penyimpanan


Rak penyimpanan dapat terbuat dari bahan kayu, ada pula yang
terbuat dari besi atau baja. Adapun alemari yang terbuat dari bahan khusus
maka dilihat dari segi keamanan mempunyai keuntungan yaitu:

a. Bor atau mampu menembus alemari


b. Las tidak mampu melumerkan almari
c. Tahan dari goresan palu besi
18

d. Rata-rata bahan rak file atau penyimpanan yang ada di rumah sakit
terbuat dari besi, dengan alasan dapat dibongkar pasang sewaktu-
waktu sesuai kebutuhan sehingga mudah dilakukan pembongkaran
dan bila terbuat daribahan kayu tidak tahan lama, tidak praktis dan
mudah rapuh.

F. Konsep Rekam Medis


1. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis menurut peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 269/MENKES?PER/III/2008 adalah “ berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.
2. Tujuan Rekam Medis
Menurut Dirjen Yanmed (2006:13) “ tujuan rekam medis adalah untuk
menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya meningkatkan mutu
pelayanan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam
medis yang baik dan benar, tidak akan tertib administrasi merupakan salah
satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan di rumah
sakit.
3. Kegunaan Rekam Medis
Dirjen yanmed (2006:13) mengemukakan kegunaan rekam medis dapat
dilihat dari beberapa aspek, antara lain :
a. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena
isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung
jawab sebagai tenaga rekam medis dan para medis dalam mencapai
tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai aspek medik, karena catatan
tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan
19

atau perawatan yang harus diberikan kepada seseorang pasien dan


dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan
melalui kegiatan audit medis, manajemen resiko klinik serta
keamanan/keselamatan pasien dan kendali biaya.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai aspek hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas keadilan,
dalam ramgka usaha menegakan hukum serta penyediaan bahan tanda
bukti untuk menegakan keadilan, rekam medis adalah milik dokter dan
rumah sakit sedangkan isinya yang terdiri dari identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien adalah sebagai informasi dapat dimiliki oleh
pasien sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
(UU Praktik Kedokteran RI No. 29 Tahun 2004 pasal 26 ayat 1).
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya
menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek keuangan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai penelitian, karena isinya
menyangkut data atau informasi perkembangan kronologis dan
kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien, informasi
tersebut dapat digunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran
dibidang profesi pendidikan kesehatan.
f. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai yang harus di
dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan
laporan rumah sakit.
4. Nilai Guna Rekam Medis
Menurut Ery Rustiyanto (2012:7) mengemukakan nilai guna rekam
medis, antara lain:
20

a. Bagi Pasien
1) Menyediakan bukti asuhan keperawatan atau tindakan medis yang
diterima oleh pasien
2) Menyediakan data bagi pasien jika jika pasien datang untuk yang
kedua kalinya dan seterusnya.
3) Menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum
pasien dalam kasus-kasus konpensasi pekerja kecelakaan pribadi
atau mal praktek.
b. Bagi Fasilitas Layanan Kesehatan
1) Memiliki data yang dipakai untuk pekerja profesional kesehatan.
2) Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien.
3) Mengevaluasi penggunaan sumber daya.
c. Bagi Pemberi Pelayanan
1) Menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga profesional
dalam merawat pasien.
2) Membantu dokter dalam menyediakan data perawatan yang bersifat
berkesinambungan pada berbagai tingkat pelayanan kesehatan.
3) Menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan.
5. Rekam Medis Rawat Inap
Rawat inap adalah salah satu bentuk proses pengobatan atau rehabilitasi
oleh tenaga pelayanan kesehatan profesional pada pasien yang menderita
suatu penyakit tertentu, dengan cara diinapkan di ruang rawat inap tertentu
sesuai dengan jenis penyakit yang dialaminya. (huffman,1994)
Dalam PERMENKES No 76 tahun 2016 tentang Pedoman INA-CBG
dalam pelaksanaan JKN pada BAB 1 pendahuluan bahwa pelayanan rawat
inap adalah pelayanan kepada pasien untuk observasi, perawatan, diagnosis,
pengobatan, rehabilitasi, dan/atau pelayanan kesehatan lainnya.
6. Kepemilikan Rekam Medis
Kepemilikan rekam medis dalam pasal 47 ayat 1 (Hatta, 2010:201)
menyatakan bahwa “ rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan
sedangkan isinya milik pasien”. Pasal 52 UU praktik kedokteran (Hatta,
21

2010:201) menyatakan bahwa “ memperoleh isi rekam medis adalah suatu


hak pasien”.
7. Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam Medis
Dasar hukum tentang penyelenggaraan rekam medis yaitu anatara lain:
a. UU No. 36 tahun 2014 tentang tenaga kesehatan
b. UU No. 29 tahun 2009 tentang peraktek kedokteran
c. UU No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit
d. PP No. 10 tahun 1960 tentang wajib simpan rahasia kedokteran
e. Peraturan Mentri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang
rekam medis
f. Peraturan Pemerintah No.034/Birhub/1992 tentang perencanaan dan
pemeliharaan rumah sakit dimana diantara lain disebutkan bahwa guna
menunjang terselenggaranya rencana induk yang baik, maka setiap
rumah sakit di wajibkan:
a) Mempunyai dan merawat statistik yang Up to date.
b) Membina medical record yang berdasarkan ketentuan-ketentuan yang
telah ditetapkan.
g. Peraturan Mentri Kesehatan No.134/1978 tentang struktur organisasi dan
tata kerja rumah sakit umum dimana anatara lain disebutkan bahwa salah
satu sub bagian adalah pencatatan medik.

G. Konsep Rumah Sakit


1. Pengertian Rumah Sakit
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
340/MENKES/PER/III/2010 pasal 1, Rumah Sakit merupakan Institusi
Pelayanan Kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan rawat inap,
rawat jalan dan gawat darurat.
2. Tujuan Rumah Sakit
Tujuan Rumah Sakit menurut Undang-undang nomor 44 Tahun 2009
pasal 3 :
22

a. Mempermudah akses masyarakat untuk mendapat pelayanan


kesehatan.
b. Memberikan perlindungan terhadap kesehatan pasien, masyarakat,
lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di rumah sakit.
c. Meningkatkan muru dan mempertahankan standar pelayanan rumah
sakit.
d. Memberikan kepastian hukum kepada pasien, masyarakat, sumber daya
manusia rumah sakit, dan rumah sakit.
3. Tugas Dan Fungsi Rumah Sakit
a. Tugas Rumah Sakit
Menurut UU RI No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
disebutkan bahwa rumah sakit mempunyai tugas memberikan
pelayanan perorangan secara paripurna.
b. Fungsi Rumah Sakit
Menurut UU RI No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah sakit,
mempunyai fungsi sebagai berikut:
1) Menyelenggarakan pelayanan pengobatan dan pemulihan
kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.
2) Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui
pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga
sesuai kebutuhan medis.
3) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia
dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian
pelayanan kesehatan
4) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapsiran
teknologi bidang kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu
pengetahuan bidang kesehatan.

H. Konsep Analisis
1. Pengertian Analisis
23

Menurut KBBI analisis adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa


(karangan, perbuatan, dan sebagainya) untuk mengetahui keadaan yang
sebenarnya (sebab musabab, duduk perkaranya, dan sebagainya)
Analisis data adalah penelaahan dan penguraian data hingga
menghasilkansimpulan.
2. Jenis-Jenis Analisis
a. Analisis Kuantitatif
Menurut Huffman (1994:10) analisis kuantitatif adalah telaah
review bagian tertentu dari isi rekam medis dengan maksud
menemukan kekurangan khusus yang berkaitan dengan pencatatanr
rekam medis.
Kegiatan analisis kuantitatif dimaksudkan untuk menilai
kelengkapan dan keakuratan rekam medis kesehatan rawat inap dan
jalan yang dimiliki oleh sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2017:
350).
1) Tujuan Analisis Kuantitatif menurut Huffman (1994:23)
Adalah untuk mengidentifikasi informasi yang jelas dan selalu
terjadi, yang bisa diperbaiki dengan mudah pada prosedur norma
rumah sakit . prosedur ini membuat catatan medis lengkap untuk
dirujuk pada asuhan yang berkesinambungan, untuk melindungi
kepentingan hukum, pasien, dokter, rumah sakit dan untuk
memenuhi persyaratan lisensi, akreditasi, dan sertifikasi.
2) Komponen Analisis Kuantitatif menurut Huffman (1994:25)
adalah :
a) Mengoreksi identifikasi pasien pada setiap formulir.
b) Review semua laporan yang perlu.
c) Review Autentifikasi
d) Riview cara pencatatan
3) Waktu Pelaksanaan Analisis Kuantitatif
a) Concurrent Analisis
24

yaitu analisis yang dilakukan bersamaan dengan saat


pelayanan pasien terkait sedang berjalan. Cara ini
memudahkan koreksi dan akan mengurangi salah tafsir
dikemudian hari. Keuntungan lain yaitu terjaganya kualitas
kelengkapan data atau informasi klinis dan pengesahannya (
adanya nama lengkap, tanda tangan petugas/pasien/wali,
waktu pemberian pelayanan dan lainnya) dalam rekam medis.
b) Retrospective analisis
Yaitu analisis dilakukan pada saat perawatan selesai
dilaksanakan yang memungkinkan yang memungkinkan
mentelaah secara menyeluruh walaupun hal ini memperlambat
proses melengkapi yang kurang.
b. Analisis Kualitatif
Menurut Dirjrn Yanmed (2006:24) analisis kualitatif adalah
suatun review pengisisan rekam medis yang berkaitan tentang
kekonsistenan isi rekam medis.
1) Tujuan Analisis Kualitatif menurut Hatta (2017: 354)
Adalah demi terciptanya isi rekam medis yang terhindar
dari masukan yang tidak ajeg/taat asa (konsisten) maupun
pelanggaran terhadap rekaman yang berdampak pada hasil yang
tidak akurat dan tidak lengkap.

2) Komponen analisis Kualitatif menurut Huffman (1994: 27)


a) Review kelengkapan dan kekonsistenan pencatatan diagnosa
b) Review kekonsistenan pencatatan diagnosa
c) Review pencatatan hal-hal yang dilakukan saat perawatan
dan pengobatan.
d) Review informed consent yang seharusnya ada
e) Review cara atau praktek
f) Review hal-hal berpotensi menyebabkan tuntutan ganti rugi.
25

c. Analisis Statistik
Analisis statistik mencakup pengabstrakan (peringkasan) data
dari catatan medis untuk pengambilan keputusan admisitrasi dari
klinis. Data diagnostik dan prosedur diberi kode dan dapat
digunakan untuk mendapatkan caatatan medis yang spesifik untuk
tujuan riset dan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi berbagai
kasus di fasilitas. Suatu set data yang seragam juga diringkaskan dari
catatan medis dan dikirimkan ke kantor bisnis untuk tujuan
penagihan, Analisis statistik menggunakan sistem-sistem
nomenkaltur dan klasifikasi, indeks dan register, serta metodelogi
statistik asuhan kesehatan.

I. Kerangka Berfikir
Kerangka berfikir merupakan model konseptual tentang bagaimana teori
berhubungan dengan berbagai faktor yang telah diidentifikasi sebagai masalah
penting (sugiyono 2017:60). Kerangka berfikir yang akan dijabarkan oleh
penulis adalah sebagai berikut:

Pelaksanaan Retensi Efisiensi Rak

1. SOP 1. Jumlah rak dan sub rak


2. Alur Retensi 2. Luas Ruang Inaktif
3. SDM 3. Jumlah Berkas yang ada
4. Jumlah Berkas Retensi di Rak Inaktif

Sumber : oleh penulis (2018)


26

Gambar 2.1 Kerangka Berfikir

Berdasarkan kerangka berfikir diatas, dapat dikatakan variabel independen


yaitu pelaksanaan retensi yang terdiri dari empat sub variabel yang diteliti yaitu
SOP, Alur, proses, jumlah berkas retensi. Sedangkan variabel dependen yaitu
efisiensi Rak yang terdiri dari empat sub variabel yaitu jumlah rak, jumlah sub
rak, luas ruangan inaktif, Jumlah berkas yang ada di rak Inaktif.

Dapat disimpulkan bahwa efisiensi rak penyimpanan sangat tergantung


terhadap proses pelaksanaan retensi, rak penyimpanan akan dikatakan efisien
apabila retensi di laksanakan sesuai dengan SOP atau kebijakan yang ada .

J. Definisi Operasional Variabel


Menurut Azwar (2010:45) Definisi operasional adalah rumusan pengertian
variabel yang dipakai sebagai pegangan dalam pengumpulan data. Agar
variabel dapat diukur menggunakan instrumen atau alat ukur, maka variabel
harus diberi batasan definisi operasional atau “definisi operasional variabel” .
Definisi operasional ini penting dan diperlukan agar dalam pengukuran
variabel atau pengumpulan data variabel itu konsisten antara sumber data
responden yang satu dengan responden yang lainnya. (Notoatmojo 2010:11).
Penjelasan definisi operasional variabel dapat dilihat pada tabel di bawah ini

Tabel 2.2 Definisi Operasional


No Variabel Definisi Cara Ukur Alat Ukur Hasil
Proses
pemindahan
berkas rekam
medis dari rak
Mengetahui
aktif ke rak inaktif
pelaksanaan
serta penyusutan Lembar
retensi berkas
1. Pelaksanaan Retensi formulir dengan Observasi pemgumpul
rekam medis
cara memilah data
inaktif rawat
nilai guna dari
inap
tiap formulir yang
ada di dalam
berkas rekam
medis
27

Rangkaian atau
langkah – langkah
Mengetahui
standar dalam Telaah Studi
a. SOP Retensi prosedur
proses SOP dokumentasi
retensi
pelaksanaan
retensi.
Studi
Suatu urutan -Telaah Mengetahui
dokumentasi
dalam Alur alur
b. Alur Retensi dan lembar
melaksanakan Retensi pelaksanaan
pengumpul
proses retensi -Observasi retensi
data
Petugas yang
Mengetahui
melaksanakan Lembar
jumlah SDM
c. SDM persiapan retensi Observasi pengumpul
dibagian
berkas rekam data
retensi
medis
-Telaah Studi
Total berkas
jumlah dokumentasi Mengetahui
Jumlah Berkas rekam medis yang
d. berkas dan lembar jumlah berkas
Retensi seharusnya sudah
retensi pengumpul yang diretensi
di retensi
-Observasi data
Penggunaan rak
Mengetahui
yang sesuai Lembar
ketersediaan
2 Efisiensi Rak dengan jumlah Observasi pengumpul
rak dengan
jumlah rekam data
berkas inaktif
medis inaktif

Mengetahui
-Telaah
Banyaknya jumlah rak dan
jumlah rak Lembar
Jumlah rak dan sub tempat sub rak yang
a. dan sub pengumpul
rak penyimpanan ada di ruangan
rak data
rekam medis inaktif
-Observasi

Besarnya tempat Rol meter


Telaah luas
penyimpanan dan lembar Diketahui luas
b. Luas Ruang Inaktif ruang
inaktif yang pengumpul ruang inaktif
inaktif
tersedia data
-Telaah Mengetahui
jumlah Studi jumlah berkas
Total berkas
berkas dokumentasi rekam medis
Jumlah berkas yang retensi rekam
c. yang dan lembar inaktif rawat
ada di rak inaktif medis yang ada di
belum di pengumpul inap yang
dalam rak
retensi data belum
-Observasi diretensi

Sumber : Penulis 2018


BAB III
METODELOGI PENELITIAN

A. Metode Penelitian
Menurut Sugiono (2017:2) metode penelitian pada dasarnya merupakan
cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu.
Berdasarkan hal tersebut terdapat empat kata kunci yang perlu diperhatikan
yaitu cara ilmiah, data, tujuan dan kegunaan.
Jenis penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah
metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kuantitatif. Dalam penelitian
ini bermaksud memberikan deskripsi atau menggambarkan mengenai
pelaksanaan retensi berkas rekam medis inaktif rawat inap. Dengan
mengguanakan pendekatan kuantitatif yaitu dalam mengambil data serta
menggunakan angka-angka yang berhubungan dengan retensi berkas rekam
medis.
Menurut Sugiono (2017:21) menyatakan bahwa metode deskriptif adalah
suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu
hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan yang lebih
luas.
B. Populasi dan Sampel
1. Populasi
Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek atau
subyek yang mempunyai kualitas atau karakteristik tertentu yang ditetapkan
oleh peneliti untuk dipelajari dan ditarik kesimpulannya (Sugiono,
2017:80).
2. Sampel
Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh
populasi tersebut (Sugiono, 2017:81).

28
29

Sampel adalah sub kelompok dari elemen dari populasi yang dipilih
untuk berpartisipasi dalam suatu penelitian (Malhotra, 2010)

C. Teknik Pengumpulan Data


Teknik pengumpulan data pada penelitian ini antara lain :
1. Observasi
Penulis melakukan observasi langsung, mengamati pelaksanaan
retensi, ruangan aktif dan inaktif, serta menghitung berkas yang belum di
retensi di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
2. Wawancara
Peneliti melakukan wawancara secara langsung kepada petugas retensi
rekam medis di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
3. Studi Kepustakaan
Untuk mendapatkan data dan informasi, maka penulis mencari dan
membaca atau mengambil literatur-literatur yang berhubungan proposal ini.
Penulis mengambil studi kepustakaan yang berhubungan dengan judul yaitu
analisis retensi berkas rekam medis inaktif di RSUP Dr. Hasan Sadikin.

D. Instrumen Penelitian
1. Alat Tulis
Alat tulis digunakan penulis sebagai alat bantu dalam mencatat, menulis
dan mengumpulkan data yang berhubungan dengan retensi berkas rekam
medis di RSUP Dr Hasan Sadikin Bandung.
2. Pedoman wawancara
Penulis menggunakan pedoman wawancara agar dalam memberikan
tanya jawab lebih terstuktur dan cepat. Pedoman tersebut penulis
membuatnya sendiri secara manual untuk mendapatkan informasi-
30

informasi yang lebih banyak mengenai proses retensi berkas rekam medis
di RSUP Dr Hasan Sadikin Bandung.
3. Kamera
Penulis menggunakan kamera sebagai alat bantu untuk mengambil
gambar berkas rekam medis yang berhubungan dengan proses retensi berkas
rekam medis di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
4. Alat ukur
Penulis menggunakan meteran untuk mengukur ruangan inaktif beserta
rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif di RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung.
5. Alat perekam
Alat perekam digunakan penulis sebagai alat bantu dalam penelitian
untuk merekam proses wawancara yang berhubungan dengan proses retensi
berkas rekam medis inaktif di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.

E. Tempat dan Waktu Penelitian


1. Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan di ruangan penyimpanan berkas rekam medis
aktif dan inaktif di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung.
2. Waktu Penelitian
Waktu pelaksanaan penelitian Tugas akhir yang dilakukan mulai dari
tanggal 5 Februari sampai dengan 24 Februari 2018.
31

F. Jadwal Pelaksanaan

Tabel 3.1 Jadwal Pelaksanaan Tugas Akhir


Tahun
No. Kegiatan
Jan Feb Mar April Mei Juni Juli Agust

1. Studi
Pendahuluan dan
Pendidikan
2. Penyusunan
Proposal
3. Bimbingan
4. Seminar Proposal
5. Penyusunan
Tugas Akhir
6. Sidang Tugas
Akhir
Sumber : penulis 2018
DAFTAR PUSTAKA

Buku-buku

Azwar, Azrul, DR.Dr.MPH.2010. pengantar Administrasi Kesehatan . Jakarta:


Binapura Aksara.

Dirjen Yanmed. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis di Rumah sakit


Indonesia. Jakarta: Depkes RI

Hatta, Gemala R. 2017 Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana


Kesehatan: Jakarta:Universitas Indonesia (UI-PRESS)

Huffman, Edan K. 1994 Health Information Manajemen – The Edition,


Physicians’ Record Company, Berwin Ilinois

Notoatmodjo, Soekidjo. 2010. Metodelogi Penelitian Kesehatan. Jakarta : Rineka


Cipta

Rustiyanto, Ery dan Rahayu, Warih Ambar. (2010). Manajemen Filling Dokumen
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Indonesia. Poltekes Permata.

Sinambela, Lijan Poltak. 2014. Metodelogi Penelitian Kuantitatif. Yogyakarta:


Graha Ilmu

Sugiyono. (2017). Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Bandung:


Alfabeta.

Undang-Undang dan PERMENKES

Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit

Undang-Undang Praktik Kedokteran RI No 29 Tahun 2004 pasal 26 ayat 1

PERMENKES No 76 tahun 2016 tentang INA-CBG dalam Pelaksanaan JKN

32
PERMENKES RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis

PERMENKES RI No 340/MENKES/ PER/III/2010 tentang Pengertian Rumah


Sakit

SK Dirjen Yan Medik No.78/ YanMed/ RS/ Umdik/ YMU/ 1/ 91 tentang


penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E).

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No.HK.00.06.5.1.01160 tahun 1995 tentang


Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dasar dan pemusnahan
Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit

WEB

https://www.kbbi.web.id/efisiensi diambil pada hari senin tanggal 5 maret 2018


Jam : 10:45 WIB

http://reithatp.blogspot.co.id/2011/10/efisiensi-dan-efektivitas.html diambil pada


hari selasa tanggal 13 maret 2018 Jam 08:30 WIB

33

Anda mungkin juga menyukai