Anda di halaman 1dari 28

Bab 9 Fungsi Bisnis yang Efektif dan Efisien

Bab Snapshot
Kasus 9.1 Kasus Pembukaan: Ducati Mendesain Ulang Operasinya
9.1 Menyelesaikan Tantangan Bisnis di Semua Tingkat Manajemen
9.2 Sistem Manufaktur, Produksi, dan Manajemen Transportasi
9.3 Sistem Penjualan dan Pemasaran
9.4 Akuntansi, Keuangan, dan Sistem Regulasi
9.5 Sistem Sumber Daya Manusia, Kepatuhan, dan Etika

Istilah Penting
Memastikan Pembelajaran Anda
• Bahas: Pertanyaan Berpikir Kritis
• Jelajahi: Latihan Online dan Interaktif
• Analisis & Putuskan: Terapkan Konsep TI untuk Keputusan Bisnis
Kasus 9.2 Kasus Bisnis: HSBC Combats Fraud in
Keputusan Berpisah-Kedua
Case 9.3 Video Case: United Rentals Mengoptimalkan Tenaga Kerja dengan Manajemen Human Capital
Referensi

Hasil pembelajaran
1. Jelaskan berbagai jenis sistem fungsional dan bagaimana mereka mendukung manajer dan pekerja di tingkat
operasional.
2. Tentukan bagaimana sistem informasi manufaktur, produksi, dan transportasi memungkinkan proses organisasi dan
mendukung operasi rantai suplai dan logistik.
3. Menjelaskan bagaimana sistem informasi penjualan dan pemasaran mendukung iklan, riset pasar, pengumpulan
intelijen, mendapatkan produk dan layanan kepada pelanggan, dan menanggapi kebutuhan pelanggan dengan cepat
dan efisien.
4. Jelaskan bagaimana sistem aplikasi akuntansi, audit, dan keuangan memenuhi mandat kepatuhan, membantu
mencegah penipuan, dan memfasilitasi penganggaran dan peramalan modal.
5. Menganalisis bagaimana sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) meningkatkan komunikasi business-to-
employee (B2E), produktivitas tenaga kerja, dan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan federal; dan
mendiskusikan masalah etika terkait dengan penggunaan data HRIS.

Bab Snapshot

Setiap bisnis dikelola melalui banyak bisnis fungsi, masing-masing bertanggung jawab untuk mengelola
aspek-aspek tertentu dari bisnis. Pertimbangkan perusahaan elektronik. Itu fungsi keuangan bertanggung jawab untuk
memperoleh modal diperlukan untuk penelitian dan pengembangan (R & D) dan lainnya proses investasi. Fungsi
pemasaran bertanggung jawab untuk promosi dan harga produk, mengidentifikasi target pelanggan, dan meningkatkan
pengalaman pelanggan (CX). Fungsi operasi merencanakan dan koordinat semua sumber daya yang dibutuhkan untuk
mendesain, memproduksi, dan produk transportasi. Fungsi TI bertanggung jawab untuk infrastruktur teknologi,
manajemen data, dan layanan sosial, seluler, dan cloud. Akuntansi mengelola aset dan memenuhi mandat kepatuhan.
Sumber daya manusia (SDM) merekrut, melatih, dan mengembangkan tenaga kerja berbakat. Fungsi-fungsi bisnis ini
melibatkan proses kompleks yang bergantung pada akses ke data, kolaborasi, komunikasi, dan analisis data untuk
menentukan apa yang harus dilakukan — dan alur kerja karyawan untuk mewujudkannya.

Meskipun sebagian besar perhatian ditujukan pada kepentingan eksternal — pelanggan, pesaing, dan mitra —
mereka hanya bagian dari solusi. Keberhasilan bisnis juga bergantung pada faktor internal — efisiensi dan efektivitas
manajer, karyawan, proses dan fungsi bisnis inti. Berbagai macam teknologi khusus, seperti Salesforce.com dan
Bahasa Pelaporan Bisnis yang Efisien (XBRL) untuk pelaporan keuangan, mendukung penyelesaian masalah,
pengambilan keputusan, dan kepatuhan (Gambar 9.1).

1
Gambar 9.1 Perbandingan kemampuan TI yang diberikan perusahaan kepada karyawan, konsumen, mitra bisnis, dan
regulator.

Bisnis itu berantakan, terkadang kacau. Menyelesaikan situasi-situasi itu membutuhkan kreativitas manusia,
pemikiran kritis, dan penilaian — semuanya berhubungan dengan budaya perusahaan, pelatihan, dan pemberdayaan
karyawan. Topik-topik ini dibahas di Bab 9.

Pada akhirnya, data dari sistem fungsional digunakan oleh aplikasi perusahaan, termasuk intelijen bisnis (BI),
e-commerce, manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan manajemen rantai pasokan (SCM), seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 9.2.

Gambar 9.2 Data dari area fungsional ISs mendukung aplikasi perusahaan.
2
KASUS 9.1 KASUS PEMBUKAAN

Ducati Mendesain Ulang Operasinya

Gambar 9.3 Rangkuman Motor Ducati.

IKHTISAR PERUSAHAAN

Ducati Motor Holding memproduksi sepeda motor yang dikenal di seluruh dunia untuk teknik presisi, kecepatan kilat,
dan desain yang ramping dan untuk pelanggan yang bersemangat dengan sepeda motor mereka. Enam model
membentuk lini produk, dengan harga mulai dari $ 15.000 hingga $ 90.000 Superleggera Superbike, yang
menghasilkan hingga 200 HP di crankshaft. Ducati dimiliki oleh Audi melalui anak perusahaannya, Lamborghini.
Penjualan bersihnya pada tahun 2013 adalah $ 518 juta.

Penghargaan

Pada Maret 2014, Ducati menerima lima penghargaan di acara tahunan tahunan Motorrad des Jahres (Motor of the
Year) di Stuttgart, Jerman. Ducati’s Multistrada dan Diavel dianugerahi Motor of the Year dalam kategori Allrounder
dan Cruiser, masing-masing (Gambar 9.4). Model Ducati adalah tolok ukur dalam desain dan teknologi inovatif.

Lini Produk

Selain enam merek sepeda motor, perusahaan menjual suku cadang, pakaian, aksesoris, dan barang-barang lainnya
untuk menciptakan pengalaman Ducati. Dealer harus akrab dengan ribuan produk dan opsi kustomisasi untuk
pelanggan mereka.

TANTANGAN BISNIS

Perusahaan-perusahaan di seluruh dunia dihadapkan dengan persaingan ketat dan kondisi ekonomi setelah krisis
keuangan pada tahun 2008. Dan sebagai produsen global, geografi adalah tantangan pemasaran. Secara internal, staf
3
penjualannya berjuang dengan data yang bertentangan atau ketinggalan zaman pada inventaris produk, ketersediaan,
dan jadwal waktu pemesanan. Sumber masalahnya adalah sistem komunikasi ganda dan silo data yang tidak
terkoordinasi.

Gambar 9.4 Ducati Multistrada dan Diavel dianugerahi Motor of the Year pada tahun 2014 di kelas mereka untuk
desain dan teknologi inovatif mereka.

Untuk mengatasi tantangan ini dan mengembangkan bisnis, Ducati fokus pada:
1. meningkatkan proses penjualan
2. melibatkan pelanggan dalam desain sepeda motornya, dan
3. menurunkan biaya operasi

Rencananya adalah untuk mendesain ulang operasi dealer, proses bisnis, dan alat komunikasi untuk menyelaraskannya
dengan praktik industri terkemuka.

Kemitraan dengan Accenture dan Apple

Ducati memilih Accenture untuk membantu mendesain ulang operasi dan proses; dan untuk meluncurkan
aplikasi komunikasi terintegrasi baru untuk dealernya di seluruh dunia. Ducati melengkapi jaringan penjualannya
dengan iPad dan mengembangkan aplikasi internal khusus yang disebut DCS, atau Sistem Komunikasi Ducati.
Aplikasi DCS memberi dealer satu titik akses ke sistem back-end Ducati. DCS adalah antarmuka berbasis SAP yang
digunakan oleh dealer untuk dengan mudah menemukan, mengirim, dan menerima data yang diperlukan untuk
menempatkan pesanan melalui perangkat point-of-sale (POS); dan kemudian melacak pesanan melalui proses
produksi dan pengiriman.

Dealer resmi menerima pembaruan langsung melalui Apple App Store. Mereka juga memiliki akses ke
aplikasi configurator di iPad mereka untuk mengkonfigurasi sepeda motor impian pelanggan. E-mail yang merinci
sepeda motor dan aksesoris yang disesuaikan kemudian dikirim ke pelanggan. Dealer berkomunikasi secara real time
dengan rekan kerja dan menyelesaikan penjualan tanpa penundaan.

Pengalaman Pengguna yang Intuitif

4
Pengalaman pengguna yang akrab dirancang agar sama untuk komputer desktop, iPad, dan iPhone.

Cristiano Silei, wakil presiden Penjualan Global di Ducati, mengatakan: “Sudah jelas sejak awal bahwa iPad
adalah perangkat yang tepat. Ini adalah kesederhanaan, kegunaan langsung. Semua orang mengerti cara kerjanya
hanya dalam beberapa menit. ”

Mengunjungi dealer adalah pengalaman yang sangat emosional bagi pelanggan. Dealer ingin membuat
pengalaman menjadi tak terlupakan. Menurut Silei, iPad membantu memberi pemilik Ducati masa depan pengalaman
yang lebih kaya.

Selain memberikan dukungan penjualan waktu nyata, aplikasi DCS di iPad bertindak sebagai antarmuka
pelatihan untuk menjaga dealer tetap diperbarui di lini produk Ducati yang terus berkembang. Program manajemen
perubahan membantu dealer bertransisi dengan lancar dari solusi lama ke DCS. DCS dengan cepat direngkuh oleh
dealer Ducati, yang umpan balik positifnya menyertakan komentar seperti "Ini adalah pengubah permainan" dan
"penghemat waktu yang hebat."

PENINGKATAN KINERJA

DCS global berkinerja tinggi Ducati dikerahkan ke 88 negara di empat benua. DCS melayani lebih dari 5.500
pengguna di seluruh dunia dalam tujuh bahasa. Dengan memanfaatkan komunikasi dealer, Ducati mampu menangkap
dan mengkonsolidasikan aktivitas penjualan lokal dan global, suku cadang, garansi, dan aktivitas servis. Hasil dari:

Ducati mampu menangkap dan mengkonsolidasikan aktivitas penjualan lokal dan global, suku cadang, garansi, dan
aktivitas layanan, meningkatkan kemampuan perusahaan untuk merespons setiap hari terhadap perubahan permintaan
konsumen.
• Dealer menjalankan semua bagian dari bisnis mereka dan memiliki alat yang kuat untuk melaksanakan tujuan
operasional, pertumbuhan, dan pelanggan mereka.
• Dealer merespons lebih cepat terhadap permintaan pelanggan dan kondisi pasar, membuat setiap dealer lebih mudah
bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan.
• Dealer dilengkapi dengan praktik terkemuka untuk proses mereka untuk membantu mereka melayani pelanggan
dengan lebih baik dengan cara yang sederhana dan efisien. Sistem dealer adalah salah satu pengalaman pengguna yang
paling inovatif dan efektif di industri. Ini mudah digunakan dan ramping, dan memperkuat merek Ducati.

Pertanyaan

1. Apa yang menekan atau memotivasi Ducati untuk menerapkan teknologi digital baru?
2. Berapa biaya yang bisa dipotong Ducati? Berapa biaya yang tidak bisa dipotong? Misalnya, bisakah Ducati
memotong anggaran penelitian dan pengembangannya (R & D)? Jelaskan jawaban Anda.
3. Mengapa Ducati perlu meningkatkan komunikasi dengan dealer?
4. Jelaskan kemampuan dan manfaat DCS.
5. Mengapa penting untuk menerapkan program manajemen perubahan?
6. Apa faktor lain yang berkontribusi pada keberhasilan DCS? Jelaskan kontribusi mereka.
7. Kunjungi toko Apple iPad di apple.com/ipad dan cari “ducati.”

Tinjau aplikasi Sistem Komunikasi Ducati. Jelaskan bagaimana aplikasi DCS memberi pemilik Ducati masa depan
pengalaman yang lebih kaya.

Memecahkan Tantangan Bisnis di Semua Tingkat Manajemen

Tiga tingkat organisasi utama dimodelkan sebagai piramida dalam Gambar 9.5. Mulai dari dasar piramida
tingkat operasional, manajerial atau administratif, dan strategis. Jangka waktu transisi dari saat ke waktu jangka
panjang, dan perspektif berubah dari setiap hari hingga beberapa tahun.

5
Tingkat organisasi sesuai dengan tiga jenis utama manajer: manajer operasional, taktis, dan strategis. Agar
tujuan dan rencana yang sepenuhnya efektif, operasional, taktis, dan strategis harus selaras. Artinya, mereka harus
konsisten, saling mendukung, dan fokus untuk mencapai misi perusahaan.

* Misi adalah serangkaian hasil yang ingin dicapai perusahaan.

TINGKAT MANAJEMEN

Perencanaan strategis adalah kegiatan manajemen puncak yang menetapkan prioritas, memfokuskan energi
dan sumber daya manusia dan teknologi, memperkuat operasi, dan memastikan bahwa karyawan dan mitra bisnis
bekerja menuju tujuan bersama. Rencana strategis bersifat visioner dan berorientasi masa depan. Data dari sumber
eksternal — ekonomi, pasar, pesaing, dan tren bisnis — sangat penting bagi analisis, perencanaan, dan keputusan
SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) mereka. Ketika lingkungan berubah, rencana strategis dikaji
ulang dan disesuaikan. Pada tingkat taktis, manajer tingkat menengah merancang proses bisnis, prosedur, dan
kebijakan untuk menerapkan rencana strategis.

Manajer dan penyelia tingkat operasional bekerja paling dekat dengan tenaga kerja dan pelanggan dan
memainkan peran yang lebih interpersonal daripada tingkat manajemen lainnya. Mereka bergantung pada data
mendetail dalam waktu nyata atau mendekati waktu nyata untuk melakukan pekerjaan mereka, menyelesaikan
pekerjaan, dan menutup transaksi. Mereka perlu melacak tingkat persediaan, aktivitas penjualan, kampanye
pemasaran, produksi; memenuhi atau mempercepat jadwal pengiriman; dan selesaikan gangguan. Dealer Ducati dan
aplikasi DCS dan iPad mereka adalah contoh pekerjaan dan persyaratan data. Pengambilan keputusan sebagian besar
bersifat segera atau jangka pendek karena keputusan dibuat untuk menutup kesepakatan atau mengendalikan aktivitas
dan operasi yang sedang berlangsung. Umpan balik dan kontrol sangat penting untuk mengidentifikasi penyimpangan
dari sasaran sesegera mungkin untuk mengambil tindakan korektif. Data yang diambil atau dibuat dalam perusahaan
adalah yang paling penting pada tingkat ini.

* Rencana strategis adalah dokumen yang digunakan untuk mengkomunikasikan tujuan perusahaan dan tindakan yang
diperlukan untuk mencapainya.

Gambar 9.5 Tiga level organisasi, kekhawatiran mereka, dan pertanyaan strategis dan taktis, perencanaan, dan kontrol.

6
FUNGSI BISNIS VS. PROSES BISNIS CROSSFUNCTIONAL

Awalnya, sistem informasi dirancang untuk mendukung fungsi akuntansi. Sistem untuk fungsi lain
diluncurkan nanti. Konsekuensi dari pendekatan roll-out yang terfragmentasi ini adalah data silo yang mendukung
berbagai fungsi bisnis, tetapi itu tidak dapat mendukung proses bisnis lintas fungsional. Misalnya, mengambil pesanan
pelanggan untuk lensa kontak adalah proses yang relatif mudah, tetapi proses pemenuhan pesanan untuk
memindahkan produk dari pesanan tersebut ke pelanggan termasuk memeriksa kredit dan mengumpulkan
pembayaran, memilih departemen pengiriman untuk mengemas produk, mencetak label surat, mempersiapkan
pengiriman, dan memberi tahu pelanggan bahwa pesanan mereka sedang dalam perjalanan. Aliran kerja dan arus data
antar departemen yang tidak terkoordinasi menghasilkan keterlambatan, kesalahan, layanan pelanggan yang buruk,
dan biaya yang lebih tinggi.

Departemen atau fungsi berinteraksi dengan melewatkan data dari satu ke yang lain. Dalam prosesnya, file
dibuat untuk mencatat detail aktivitas tersebut. Persyaratan data dari unit tingkat operasional luas dan relatif rutin
karena mereka memiliki sumber input dan tugas tetap mengikuti prosedur operasi standar (SOP). SOP mudah
diotomatisasi atau didukung oleh sistem informasi area fungsional.

SOP merupakan bagian integral dari sistem pengendalian kualitas karena mereka memberikan informasi
kepada individu untuk melakukan pekerjaan dengan benar. Manfaat utama dari SOP adalah bahwa mereka
meminimalkan variasi dan meningkatkan kualitas melalui penerapan proses atau prosedur yang konsisten di dalam
organisasi, bahkan jika ada perubahan personil sementara atau permanen. SOP ditulis, misalnya, untuk menangani
pesanan pembelian, pemenuhan pesanan, keluhan pelanggan, rekrutmen dan perekrutan, tanggap darurat, dan
pemulihan bencana. Data yang hilang atau terganggu memiliki implikasi keuangan. Dengan demikian, sangat penting
bahwa perusahaan memiliki SOP untuk memastikan bahwa data aman dan akurat, dan integritas mereka terjaga. Tech
Note 9.1 memberikan garis besar SOP untuk mengamankan data transaksi.

*Prosedur operasi standar (SOP) adalah seperangkat instruksi tertulis tentang cara melakukan fungsi atau aktivitas.
SOP menyediakan kerangka kerja untuk proses yang kompleks untuk dikelola secara lebih efektif.

TECH CATATAN 9.1 Prosedur Operasi Standar

Keamanan data: Data harus dilindungi dari korupsi jahat atau tidak disengaja, modifikasi yang tidak sah, pencurian,
atau penyebab alami seperti banjir.
Akurasi data: Validasi data digunakan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan entri data, seperti data alamat
dan nama pelanggan.
Integritas data: Integritas data dengan sistem waktu nyata melibatkan tes ACID, yang merupakan kependekan dari
atomicity, konsistensi, isolasi, dan daya tahan:

•Atomicity: Jika semua langkah dalam transaksi tidak selesai, maka seluruh transaksi dibatalkan.
•Konsistensi: Hanya operasi yang memenuhi standar validitas data yang diizinkan. Misalnya, sistem yang
mencatat rekening giro hanya mengizinkan nomor cek unik untuk setiap transaksi. Setiap operasi yang
mengulangi nomor cek akan gagal untuk memastikan bahwa data dalam database sudah benar dan akurat.
Kegagalan jaringan juga dapat menyebabkan masalah konsistensi data.
•Isolasi: Transaksi harus diisolasi satu sama lain. Sebagai contoh, deposito bank harus diisolasi dari transaksi
bersamaan yang melibatkan penarikan dari akun yang sama. Hanya ketika transaksi penarikan berhasil
diselesaikan, saldo akun baru akan dilaporkan.
•Ketahanan: Cadangan sendiri tidak memberikan daya tahan. Kerusakan sistem atau kegagalan lainnya tidak
boleh menyebabkan hilangnya data dalam database. Ketahanan dicapai melalui log transaksi terpisah yang dapat
digunakan untuk menciptakan kembali semua transaksi dari pos pemeriksaan yang dikenal. Cara lain termasuk
cermin basis data yang mereplikasi database di server lain.

SISTEM AREA FUNGSIONAL DASAR

Sistem informasi area fungsional dasar dan contoh aplikasi mereka adalah sebagai berikut.
7
• Manufaktur dan produksi: pembelian bahan, kontrol kualitas, penjadwalan, pengiriman, penerimaan. Misalnya,
untuk memproduksi peralatan kecil, pabrikan harus memesan bahan dan suku cadang, membayar tenaga kerja dan
listrik, membuat pesanan pengiriman, dan menagih pelanggan.
• Akuntansi: piutang, hutang, buku besar umum, penganggaran. Sistem akuntansi menjaga saldo akun tetap up to date,
mengucurkan dana, dan mengirim laporan.
• Keuangan: manajemen kas, manajemen aset, manajemen kredit, pelaporan laporan keuangan untuk mematuhi
peraturan federal dan industri-spesifik dan instansi pemerintah.
• TI: layanan komputasi awan, manajemen tingkat layanan (SLA), manajemen lisensi perangkat lunak, pengelolaan
akun pengguna, informasi, dan keamanan jaringan.

• Penjualan dan pemasaran: penetapan harga, promosi media sosial, riset pasar, ramalan permintaan, manajemen
kampanye penjualan, pelacakan pesanan, serta pemrosesan dan penjualan pesanan online dan seluler (Gambar 9.6).
• SDM: penggajian, rekrutmen dan perekrutan, perencanaan suksesi, tunjangan karyawan, pelatihan, kompensasi,
penilaian kinerja, kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan federal dan negara bagian.

Dalam pemrosesan transaksi online (OLTP), acara atau transaksi diproses segera setelah terjadi. Data diakses
langsung dari database, dan laporan bisa dihasilkan secara otomatis (Gambar 9.7). TI di Tempat Kerja 9.1
menggambarkan sistem penjualan dan pelaporan waktu nyata. Fungsi-fungsi ini didukung oleh TPS yang memantau,
mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan data untuk semua transaksi keuangan dan
nonfinansial, seperti mempekerjakan dan mengelola kontrak bisnis.

TI di Tempat Kerja 9. 1
Melacak Perilaku Pelanggan

First Choice Ski memegang pangsa pasar 14 persen dari industri liburan ski Inggris online. TUI Travel,
perusahaan induknya, adalah grup perjalanan rekreasi internasional, yang beroperasi di 180 negara dan melayani lebih
dari 30 juta pelanggan. Dalam industri operator tur yang sangat kompetitif, margin keuntungan sangat ketat. Menjadi
8
ramping dan responsif sangat penting untuk mempertahankan profitabilitas. Dengan menggunakan Yahoo! Analisis
Web dan pelaporan waktu nyata, First Choice Ski dapat memantau dan menanggapi dengan cepat perilaku pengunjung
di situs web perjalanannya. Gambar 9.8 adalah contoh antarmuka analitik Web. Jalur Ski Pilihan Pertama Perilaku
Pelanggan Di Ski First Choice, pelanggan menghabiskan banyak waktu untuk meneliti dan memilih liburan mereka.
Simon Rigglesworth, manajer e-commerce, menjelaskan: “Kami melihat pengguna kembali beberapa kali dari
berbagai sumber seperti penelusuran berbayar, email dan bahkan jejaring sosial ketika mereka mencoba menemukan
liburan yang paling sesuai bagi mereka. Menangkap informasi sebanyak mungkin memungkinkan kami
mengidentifikasi cara terbaik untuk menyelesaikan penjualan dan mengoptimalkannya.”

Setelah bereksperimen dengan paket analisis berbasis biaya, First Choice Ski memilih Yahoo! Web Analytics
(YWA), yang gratis. Peneliti Web Penelope Bellegarde menggunakan Laporan Pencarian Frase di YWA untuk
memanfaatkan faktor-faktor pendorong pengunjung ke First Choice Ski. Dia berkata: "Jika kami melihat tujuan
tertentu mendorong banyak kunjungan ke situs, maka sangat mungkin kami akan mempromosikan tujuan tersebut di
beranda." Laporan Kampanye Internal membantu monitor Ski First Choice dan mengelola banyak promosi
perjalanannya. Misalnya, Bellegarde memantau jumlah klik dan jumlah penjualan yang dihasilkan oleh setiap
kampanye, dan ketika rasio rendah terhadap penjualan diperhatikan, perusahaan menyesuaikan kampanye yang sesuai.

Peningkatan Kinerja

Dengan menggunakan dataset dan alat yang berbeda dari YWA, TUI mendesain ulang dan mengubah konten
dari situs Ski First Choice. Setelah itu, rasio pentalan (transfer keluar) dari beranda menurun 18 persen, dan tingkat
keluar menurun 13 persen. Yang paling penting, jumlah penjualan yang dihasilkan dari beranda meningkat 266
persen. “Kami sekarang menghasilkan proses yang dapat diukur, dapat ditindaklanjuti, berdasarkan data untuk
memprioritaskan dan meninjau perkembangan situs web,” kata Rigglesworth.

Sumber: Disusun dari firstchoice-ski.co.uk dan Yahoo.com.

Pertanyaan

1. Bagaimana tanggapan cepat situs perjalanan ski terhadap perilaku klikstream pengunjung terkait dengan margin
labanya?
2. Pertimbangkan prinsip pengukuran ini: Anda tidak dapat mengelola apa yang tidak dapat Anda ukur. Jelaskan
bagaimana kasus ini menggambarkan prinsip ini.
3. Apakah analisis Web berdampak pada hambatan masuk dan persaingan di antara para pemain lama di industri ini?

Pertanyaan

1. Jelaskan inti permasalahan dan waktu dari setiap level manajemen.


2. Definisikan prosedur operasi standar (SOP) dan berikan contoh.
3. Jelaskan setiap komponen tes ACID.
4. Jelaskan perbedaan antara proses batch dan online.
5. Jelaskan aliran informasi dalam proses transaksi.

9.2 Sistem Manufaktur, Produksi, dan Manajemen Transportasi

Pengoperasian sehari-hari dihubungkan oleh data dan proses yang mereka bagikan. Keputusan yang dibuat di
departemen penjualan, misalnya, menyebabkan efek riak di fungsional lainnya departemen — akuntansi, keuangan,
IT, manufaktur / produksi, dan SDM.

9
Gambar 9.9 Proses manajemen operasi produksi (POM) memproses dan mengubah input menjadi output.

Demikian juga, keputusan keuangan, seperti persyaratan kredit yang lebih ketat, berdampak pada penjualan dan
produksi. Idealnya, sistem fungsional memungkinkan:
• Transparansi: dapat mengakses data saat ini untuk mempelajari apa yang dibutuhkan untuk membuat keputusan
tanpa penundaan.
• Respon cepat: mampu merespons dengan tepat terhadap perubahan kondisi, permintaan, atau peluang baru.

SISTEM MANUFAKTUR DAN PRODUKSI

Fungsi manajemen produksi dan operasi (POM) bertanggung jawab untuk proses yang mengubah input
menjadi output bernilai tambah, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 9.9. Masukan ini termasuk sumber daya
manusia, seperti pekerja, staf, dan manajer; fasilitas dan proses, seperti bangunan dan peralatan; mereka juga
menyertakan materi, TI, dan informasi. Output adalah barang dan jasa yang diproduksi oleh perusahaan.

POM bertanggung jawab atas keputusan dan kegiatan, termasuk desain produk dan masalah pengiriman.
Desain dan manajemen operasi sangat mempengaruhi biaya material, ketersediaan persediaan, dan kontrol kualitas.
Untuk alasan ini, POM adalah resor manajemen fungsi untuk meningkatkan kinerja dan garis bawah.

SISTEM MANAJEMEN TRANSPORTASI

Sistem manajemen transportasi (TMSs) diandalkan untuk menangani perencanaan transportasi, yang meliputi
konsolidasi pengiriman, perencanaan beban dan perjalanan, perencanaan rute, perencanaan armada dan pengemudi,
dan pemilihan operator. TMSs juga mendukung manajemen kendaraan dan transaksi akuntansi. Empat faktor tren
yang berkontribusi pada pertumbuhan TMS meliputi:

1. Sistem transportasi yang ketinggalan jaman perlu ditingkatkan atau diganti. Banyak sistem dipasang lebih dari 10
tahun yang lalu sebelum komputer tablet dan teknologi seluler menjadi tersebar luas dalam bisnis. Mirip dengan
kebanyakan sistem lama (lama), mereka tidak fleksibel, sulit diintegrasikan dengan sistem baru lainnya, dan mahal
untuk dipelihara.

2. Pertumbuhan transportasi intermodal. Transportasi intermodal mengacu pada penggunaan dua atau lebih mode
transportasi, seperti kapal kontainer, udara, truk, dan kereta api, untuk memindahkan produk dari sumber ke tujuan.
Lihat Gambar 9.10 untuk contoh. Masih banyak lagi perusahaan pengiriman melalui intermodal dan TMS mereka

10
yang lebih tua tidak dapat mendukung atau berurusan dengan gerakan intermodal, menurut Dwight Klappich, seorang
wakil presiden penelitian untuk Gartner. Gambar 9.10 Contoh port transportasi intermodal. Kapal kontainer dari
seluruh dunia dibongkar di Brooklyn, New York (kiri), dan Bayonne, New Jersey (kanan), galangan kapal. Wadah
dilacak saat dimuat ke truk atau kereta api dan diangkut ke seluruh negeri. Ketika produsen bata dan mortir mulai
berjualan secara online, misalnya, mereka mengetahui bahwa TMS mereka yang ada tidak memadai untuk menangani
lini bisnis baru. Pengirim yang meluas secara global menghadapi tantangan serupa ketika mereka mencoba mengelola
banyak kereta api, truk, dan pengiriman laut. Dengan demikian, ada kebutuhan yang berkembang untuk TMS yang
lebih kuat untuk menangani pengaturan pengiriman multidimensional.

3. Vendor TMS menambah kemampuan. Fungsi dasar yang dilakukan oleh TMS termasuk mengumpulkan data pada
beban yang akan diangkut dan mencocokkan data tersebut dengan panduan routing historis. Kemudian TMS
digunakan untuk mengelola proses komunikasi dengan berbagai operator. TMS kaya fitur baru dapat mengakses
layanan informasi untuk membantu pengirim mengidentifikasi rute optimal yang diberikan pada semua kondisi saat
ini. Sebagai contoh, TMS terbaru dapat berinteraksi langsung dengan layanan benchmarking pasar-data. Fungsi
pemantauan pasar waktu nyata otomatis menghemat waktu dan kesalahan pengirim, dan memotong biaya secara
signifikan.

4. TMS menangani data besar. Transportasi cenderung menghasilkan volume data transaksional yang tinggi.
Mengelola data tidaklah mudah. Vendor TMS mengembangkan sistem yang memanfaatkan data besar yang
dikumpulkan dan disimpan. Dengan mengebor ke dalam wilayah tertentu atau berfokus pada tren pasar tertentu,
misalnya, pengirim dapat menggunakan data besar mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik. TI at Work 9.2
menguraikan TMS perangkat lunak berbasis cloud-as-a-service (SaaS).

TI di Tempat Kerja 9. 2
Visibilitas Total, Sistem Transportasi SaaS

Agistix memperkenalkan Total Visibility, sistem manajemen transportasi SaaS baru berbasis cloud (TMS).
Menggunakan cloud, pengirim memiliki akses dari setiap lokasi setiap saat. Yang disewakan sifat SaaS membuatnya
terjangkau bagi lebih banyak pengirim. Visibilitas Total menyediakan pengirim dengan visibilitas waktu nyata untuk
menghilangkan titik-titik buta. Visibilitas dicapai dengan menangkap perkiraan pengiriman, sehingga klien dapat
memperkirakan pengeluaran (biaya) dengan lebih baik dan memenuhi persyaratan pelaporan kepatuhan. Data real
time memungkinkan pelanggan untuk mengetahui apa yang terjadi dan menganalisis data besar untuk memastikan
rantai suplai mereka berfungsi sebagai dirancang.

Total agregat visibilitas dan menstandardisasi aktivitas pengiriman perusahaan dan menyediakan pengirim
dengan pandangan komprehensif ke setiap pengiriman yang telah mereka bayar di mana saja di dunia. Manfaat utama
dari Visibilitas Total untuk pengirim adalah visibilitas waktu nyata untuk semua pengiriman saat transit di semua
operator, semua tingkat layanan, semua mode, internasional dan domestik, masuk dan keluar.

MANAJEMEN LOGISTIK

Manajemen logistik berurusan dengan koordinasi beberapa proses kompleks, yaitu pemesanan, pembelian
atau pengadaan, logistik masuk, dan kegiatan logistik outbound. Sistem manajemen logistik:
• Mengoptimalkan operasi transportasi.
• Berkoordinasi dengan semua pemasok.
• Mengintegrasikan teknologi rantai pasok.
• Sinkronisasi arus masuk atau keluar dari bahan atau barang.
• Kelola jaringan distribusi atau transportasi.

Sistem ini memungkinkan pemantauan waktu nyata dan pelacakan pengiriman rantai pasokan, jadwal, dan
pesanan. Anda akan membaca tentang manajemen rantai pasokan secara lebih rinci di Bab 10.

11
*Inbound logistics mengacu pada penerimaan.
*Logistik outbound mengacu pada pengiriman.
*Sistem kontrol persediaan adalah kontrol stok atau persediaan

Sistem Menejemen.
SISTEM PENGENDALIAN INVENTARISASI

Sistem kontrol inventaris penting karena mereka meminimalkan total biaya persediaan sambil
mempertahankan tingkat persediaan yang optimal. Tingkat persediaan dipertahankan dengan mengatur kembali
kuantitas yang dibutuhkan pada saat yang tepat untuk memenuhi permintaan. Departemen POM menjaga keamanan
stok sebagai lindung nilai terhadap stockout. Keamanan stok diperlukan jika ada kejadian yang tidak terduga, seperti
lonjakan permintaan atau waktu pengiriman yang lebih lama. Mengelola persediaan penting untuk margin keuntungan
karena banyak biaya yang terkait dengan inventaris, selain biaya inventaris. Sistem kontrol inventaris meminimalkan
tiga kategori biaya berikut:

1. Biaya penyimpanan persediaan: biaya pergudangan (lihat Gambar 9.11), biaya keamanan, asuransi, kerugian karena
pencurian atau keusangan, dan biaya pendanaan persediaan berdasarkan tingkat bunga

2. Biaya pemesanan dan pengiriman: waktu yang dihabiskan karyawan untuk memesan, menerima, atau memproses
pengiriman; dan biaya pengiriman

3. Biaya kekurangan: penundaan produksi dan kehilangan pendapatan penjualan karena kehabisan stok

Untuk meminimalkan jumlah dari ketiga biaya ini, departemen POM harus memutuskan kapan harus
memesan dan berapa banyak yang harus dipesan. Salah satu model persediaan yang digunakan untuk menjawab kedua
pertanyaan adalah model kuantitas pesanan ekonomis (EOQ). Model EOQ mempertimbangkan semua biaya.

*Safety stock adalah persediaan ekstra yang digunakan sebagai buffer untuk mengurangi risiko kehabisan stok. Juga
disebut buffer stock.
*Stockout: kekurangan persediaan.

Sistem Manajemen Persediaan Just-in-Time

Just-in-time (JIT) dan lean manufacturing adalah dua metode atau model yang banyak digunakan untuk
meminimalkan pemborosan dan menghadapi kompleksitas manajemen persediaan. Meminimalkan biaya persediaan
tetap menjadi tujuan utama manajemen rantai pasok. Manajemen inventaris JIT berupaya meminimalkan biaya
penyimpanan dengan tidak mengambil kepemilikan inventori sampai dibutuhkan dalam proses produksi. Dengan JIT,
biaya yang terkait dengan membawa persediaan besar pada suatu titik waktu tertentu dieliminasi. Namun, trade-off
adalah biaya pemesanan yang lebih tinggi karena pesanan lebih sering. Karena risiko stockout yang lebih tinggi, JIT
memerlukan pemantauan penggunaan material yang akurat dan tepat waktu dalam produksi.

Segala sesuatu dalam rantai JIT saling bergantung, sehingga koordinasi dan hubungan baik dengan pemasok
sangat penting agar JIT bekerja dengan baik. Penundaan apa pun bisa sangat mahal bagi semua perusahaan yang
terhubung dalam rantai. Penundaan dapat disebabkan oleh pemogokan buruh, jalur pasokan terganggu, cuaca buruk,
fluktuasi permintaan pasar, kehabisan stok, kurangnya komunikasi di hulu dan hilir dalam rantai pasokan, dan
gangguan produksi yang tak terduga. Selain itu persediaan atau kualitas material sangat penting. Kualitas yang buruk
menyebabkan penundaan, misalnya, memperbaiki produk atau membuang apa yang tidak dapat diperbaiki dan
menunggu pengiriman pemesanan ulang.

JIT dikembangkan oleh Toyota karena tingginya biaya real estat di Tokyo, Jepang, yang membuat
pergudangan menjadi mahal. Ini digunakan secara luas dalam industri manufaktur mobil. Sebagai contoh, jika suku
cadang dan sub-rakitan tiba di workstation tepat ketika dibutuhkan, menahan persediaan tidak diperlukan. Tidak ada
penundaan dalam produksi, dan tidak ada fasilitas produksi yang menganggur atau pekerja yang kurang dimanfaatkan,
dengan ketentuan bahwa suku cadang dan sub-rakitan tiba sesuai jadwal dan dalam kondisi yang dapat digunakan.

12
Banyak sistem JIT perlu didukung oleh perangkat lunak. Vendor JIT mencakup HP, IBM, CA, dan Steven
Engineering. Meskipun manfaat penghematan biaya potensial, JIT kemungkinan gagal di perusahaan yang memiliki:

• Mitra rantai suplai yang tidak kooperatif, vendor, pekerja, atau manajemen.
• Produksi kustom atau non-permanen.

Sistem Manufaktur Lean

Dalam sistem manufaktur ramping, pemasok memberikan banyak kecil setiap hari atau sering, dan mesin
produksi tidak selalu berjalan pada kapasitas penuh. Salah satu tujuan dari lean manufacturing adalah untuk
menghilangkan pemborosan jenis apa pun; yaitu, untuk menghilangkan apa pun yang tidak menambah nilai pada
produk akhir. Menyimpan inventaris yang tidak diperlukan segera terlihat sebagai pemborosan, yang menambah biaya
tetapi bukan nilai. Tujuan kedua dari lean manufacturing adalah untuk memberdayakan pekerja sehingga keputusan
produksi dapat dibuat oleh mereka yang paling dekat dengan proses produksi.

Oracle, Siemens, dan vendor lain menawarkan sistem manufaktur lean yang digerakkan oleh permintaan.
Seperti halnya IS, JIT perlu dibenarkan dengan analisis biaya-manfaat. Dan semua faktor sukses JIT berlaku untuk
lean manufacturing. Misalnya, JIT mengharuskan inventaris tiba sesuai jadwal dan menjadi kualitas yang tepat. Untuk
perusahaan yang terkena cuaca buruk atau pemogokan kerja, lean manufacturing mungkin tidak cocok.

Sistem Pengendalian Mutu

Sistem kontrol kualitas pabrikan (QC) dapat menjadi sistem yang berdiri sendiri atau bagian dari upaya
manajemen kualitas total (TQM) enterprisewide. Sistem QC menyediakan data tentang kualitas bahan dan bagian
yang masuk, serta kualitas inprocess yang sudah jadi dan produk jadi. Sistem ini mencatat hasil semua inspeksi dan
membandingkan hasil aktual dengan hasil yang diharapkan. Data QC dapat dikumpulkan oleh sensor atau RFID
(identifikasi frekuensi radio) sistem dan ditafsirkan secara real time, atau mereka dapat disimpan dalam database
untuk analisis masa depan. Laporan tentang persentase cacat atau persentase pengerjaan ulang yang dibutuhkan dapat
membuat manajer tetap mengetahui kinerja antar departemen. KIA Motors memperkenalkan sistem QC cerdas untuk
menganalisis keluhan pelanggan, sehingga dapat lebih cepat menyelidiki dan melakukan koreksi.

POM Technologies lainnya

Banyak area lain dari POM ditingkatkan oleh sistem informasi dan alat. Alat optimasi perencanaan produksi,
routing produk dan sistem pelacakan, manajemen pesanan, perencanaan dan desain tata letak pabrik, dan tugas-tugas
lain dapat didukung oleh subsistem POM. Misalnya, sistem berbasis Web di Office Depot mencocokkan penjadwalan
karyawan dengan pola lalu lintas toko untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi biaya. Schurman
Fine Papers, produsen / pengecer kartu ucapan dan produk khusus, menggunakan perangkat lunak manajemen gudang
khusus untuk meningkatkan peramalan permintaan dan proses inventaris. Dua gudangnya mendistribusikan produk
secara efisien ke lebih dari 30.000 toko ritel.

KOMPUTERINTEGRATED MANUFACTURING DAN MANUFAKTUR SISTEM PELAKSANAAN

Sistem manufaktur terintegrasi komputer (CIM) mengontrol aktivitas lantai toko sehari-hari. Pada awal 1980-
an, banyak perusahaan berinvestasi dalam solusi CIM meskipun kompleks, sulit diterapkan, dan mahal untuk
dipertahankan. Mereka membutuhkan integrasi banyak produk dan vendor.

Sebelum CIM, manajer produksi diberi banyak informasi seperti waktu, kehadiran, menerima laporan, laporan
inspeksi, dan sebagainya untuk mencari tahu cara menyelesaikan tugas-tugas produksi. Informasinya sering terlambat,
jarang saat ini atau dapat diandalkan, tebal, dan sangat sulit diasimilasi. CIM membantu manajer produksi lebih baik
menggunakan informasi untuk melaksanakan rencana produksi.

Sistem eksekusi manufaktur (MES) mengelola operasi di lantai pabrik. Beberapa MES menjadwalkan
beberapa mesin penting, sementara yang lain mengelola semua operasi di lantai toko. Fungsi program MES meliputi:
menyusun tagihan materi, manajemen sumber daya dan penjadwalan, menyiapkan dan mengirim pesanan produksi,
13
menyiapkan laporan dalam proses (WIP), dan melacak banyak produksi. Misalnya, MES dapat menjadwalkan dan
melacak setiap langkah produksi fase pekerjaan tertentu, dan kemudian mencetak tagihan bahan untuk operator dan
langkah-langkah produksi untuk menyelesaikan pada setiap fase. Ini mengulangi proses ini untuk setiap operator dan
setiap langkah sampai pekerjaan tertentu selesai.

Konsep CIM dan MES sangat mirip, tetapi ada perbedaan. MES biasanya mengacu pada infrastruktur yang
lebih luas daripada CIM. MES lebih banyak didasarkan pada perangkat lunak aplikasi standar yang dapat digunakan
kembali, bukan program perangkat lunak yang dirancang khusus berdasarkan kontrak per kontrak. MES mencoba
untuk menghilangkan kesenjangan waktu dan informasi dari tahun-tahun awal di lantai toko dengan menyediakan
pabrik dengan informasi secara real time. Fungsi bisnis perusahaan diberikan informasi pabrik tepat waktu untuk
mendukung keputusan perencanaan bisnis. Untuk sebagian besar, istilah CIM lebih umum digunakan, dan akan
digunakan di sisa bagian ini.

Sistem CIM hari ini menyediakan pemantauan dan pelaporan produksi secara berkala dan tepat waktu.
Otomatisasi berbasis data CIM mempengaruhi semua sistem atau subsistem dalam lingkungan manufaktur: desain dan
pengembangan, produksi, pemasaran dan penjualan, dan dukungan lapangan dan layanan. Sistem CIM dapat
melakukan pemantauan produksi, penjadwalan dan perencanaan, pemantauan proses statistik, analisis kualitas,
pemantauan personil, pelaporan status pesanan, dan pelacakan banyak produksi. Pabrikan BAE telah menerapkan
CIM. MES umumnya dipasang di tempat, tetapi solusi berbasis cloud telah tersedia. MES adalah bagian dari sistem
perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), yang akan Anda baca di Bab 10.

BAE Systems menggunakan CIM di Fasilitas Pesawat Tempurnya

BAE Systems adalah perusahaan global yang berkantor pusat di London, Inggris, yang terlibat dalam
pengembangan, pengiriman, dan dukungan sistem pertahanan, keamanan, dan kedirgantaraan yang canggih. BAE
adalah salah satu kontraktor militer terbesar di dunia. Pada September 2010 BAE membuka fasilitas permesinan
titanium untuk memproduksi komponen untuk pesawat tempur F-35 Lightning II. Butuh waktu 10 bulan untuk
menyelesaikan fasilitas, selama waktu itu insinyur di BAE mempertimbangkan sejumlah cara untuk memastikan
bahwa itu akan mampu mengakomodasi throughput yang tinggi dari bagian pesawat militer titanium biaya-efektif.
Menurut Jon Warburton, manajer program F-35 BAE, setelah melakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap banyak
potensi solusi manufaktur, tim BAE akhirnya memutuskan untuk menerapkan sistem CIM yang sangat otomatis
(Wilson, 2011). Sistem CIM memastikan bahwa bagian titanium untuk pesawat dapat diproduksi dengan basis JIT.
Untuk melakukannya, ia mengoordinasikan pesanan yang diterima di pabrik, serta pergerakan bahan baku dan
peralatan, dan mengoptimalkan penggunaan peralatan mesin.

Elemen kunci dari strategi CIM adalah penyebaran dua sistem manufaktur fleksibel (FMSs) yang dapat
mengakomodasi pembuatan bagian-bagian yang berbeda pada volume yang berbeda. Ketika suatu pesanan untuk
bagian diterima, data yang berkaitan dengannya diteruskan ke FMS, yang menjadwalkan pembuatan bagian dengan
cara yang paling bijaksana dengan memeriksa beban kerja saat ini di masing-masing delapan alat mesin. Setiap FMS
dapat menyimpan hingga 1.000 alat pemotong dalam sistem racking yang siap dimuat ke dalam peralatan mesin.
Serangkaian sistem robot kembar mengantarkan alat pemotong yang tersimpan ke setiap mesin, serta mengisi kembali
semua alat yang sudah aus. Tantangan terbesar yang dihadapi oleh tim dalam pengembangan fasilitas adalah untuk
memastikan bahwa FMS dan alat mesin dikomunikasikan secara efektif satu sama lain dan dengan sistem CIM BAE.

Alasan Mengapa Perusahaan Berinvestasi dalam CIM


Manfaat CIM adalah sebagai berikut:

(1) Ini menyederhanakan teknologi dan teknik manufaktur,

(2) mengotomatisasi sebanyak mungkin proses manufaktur, dan

(3) mengintegrasikan dan mengkoordinasikan semua aspek desain, manufaktur, dan fungsi terkait. CIM bersifat
komprehensif dan fleksibel, yang sangat penting dalam mendesain ulang atau menghilangkan proses bisnis. Tanpa
CIM, mungkin diperlukan investasi besar untuk mengubah IS yang ada agar sesuai dengan proses baru.
14
Pertanyaan

1. Apa fungsi POM dalam suatu organisasi?


2. Tren apa yang berkontribusi pada pertumbuhan penggunaan TMS?
3. Definisikan manajemen logistik.
4. Apa tiga kategori biaya persediaan?
5. Apa tujuan dari JIT?
6. Jelaskan perbedaan antara model inventaris EOQ dan JIT.
7. Apa tujuan dari lean manufacturing?
8. Apa itu CIM?

9.3 Sistem Penjualan dan Pemasaran

Sistem informasi penjualan dan pemasaran dapat memperluas kapasitas untuk menciptakan produk, layanan,
saluran, dan peluang pasar baru yang mengarah pada aliran pendapatan baru. IT at Work 9.3 menjelaskan contoh
seperti itu. Secara umum, sistem penjualan dan pemasaran mendukung iklan, riset pasar, pengumpulan intelijen,
mendapatkan produk dan layanan kepada pelanggan, dan menanggapi kebutuhan pelanggan. Banyak dari sistem ini
digambarkan pada Gambar 9.12. Bab 7, 8, dan 10 membahas atau akan membahas sistem dan strategi penjualan dan
pemasaran, termasuk e-commerce dan manajemen hubungan pelanggan (CRM). Bab ini, khususnya bagian ini,
berfokus pada pemasaran berbasis data dan kemampuan penjualan dan ISS pemasaran.

Gambar 9.12 Sistem penjualan dan pemasaran dan subsistem.

TI di Tempat Kerja 9. 3 Survei Pelanggan Google

15
Google Customer Surveys adalah penerbit layanan dapat menggunakan untuk menghasilkan pendapatan dari
konten online mereka. Layanan ini merupakan alternatif untuk memiliki paywall untuk konten berita online. Misalnya,
ketika pengguna mengunjungi situs web mitra seperti New York Daily News dan Texas Tribune, mereka menemukan
beberapa artikel sebagian diblokir. Untuk terus membaca artikel lengkap, mereka harus menjawab pertanyaan atau
mikro yang diberikan oleh Google.

Adweek

Editor, reporter, dan desainer Adweek menghabiskan banyak waktu menganalisis bagaimana teknologi digital
mengubah bisnis dan orang-orang yang mereka cakup. Mereka perlu memonetisasi aset digital mereka untuk menjaga
merek agar tetap menguntungkan. Untuk itu, Adweek bermitra dengan Google pada pemutaran pendapatan berbasis
Web baru. Dengan menjawab satu pertanyaan pemasaran per hari, pembaca menerima akses penuh ke Adweek.com
dan pelaporan, analisis, dan video.

Riset Pasar

Satu atau dua pertanyaan pilihan ganda dalam riset pasar diminta, misalnya, 'Jenis permen apa yang biasanya
Anda beli untuk rumah tangga Anda? "Kemungkinan jawaban: tidak ada, cokelat permen keras, permen karet, toffees.
Pengiklan membayar Google untuk menjadi tuan rumah survei, dan situs menerima 5 sen per respons dari Google.
Untuk meminimalkan kemungkinan bahwa orang memilih jawaban yang tidak jujur yang mengarah ke data
berkualitas rendah, Google membuat pertanyaan-pertanyaan tersebut menjadi menarik. Dan jika pengguna mulai
hanya menjawab pertanyaan pertama di setiap halaman, atau menjawab terlalu cepat, program ini memerhatikan
perilaku itu dan memaksa pembaca untuk menjawab pertanyaan baru.

PEMASARAN DATA-DRIVEN

Pengambilan keputusan berdasarkan data dan berdasarkan fakta semakin bergantung pada data yang panas —
memengaruhi bisnis atau pelanggan potensial saat ini, atau dalam waktu nyata. Salah satu penggunaan data panas
didorong melalui pemasaran bayar per klik (PPC), yang mengacu pada iklan online yang "muncul" di layar perangkat
konsumen berdasarkan lokasi, perilaku, minat, atau informasi demografis mereka. Tidak seperti iklan pull-through
yang muncul berdasarkan pencarian kata kunci pengguna, iklan push-through menggunakan data tentang orang
tersebut untuk menentukan apakah iklan akan muncul. Kemampuan ini menciptakan peluang untuk program
periklanan yang sangat bertarget. Misalnya, anggota Facebook sendiri melaporkan data tentang lokasi, usia, minat, dan
sebagainya. Berdasarkan data ini, pengiklan dapat meminta agar iklan mereka didorong ke anggota Facebook yang
sesuai dengan profil tertentu berdasarkan demografi, geografis, atau faktor perilaku.

SALURAN DAN SALURAN DISTRIBUSI

Pemasar perlu menentukan cara optimal untuk mendistribusikan produk dan layanan mereka melalui
kombinasi saluran elektronik, seluler, dan fisik. Misalnya, mengintegrasikan kampanye iklan PPC dengan inisiatif
iklan online dan offline lainnya umumnya memberikan hasil keseluruhan terbaik. Berikut adalah topik perwakilan
yang berkaitan dengan saluran penjualan dan distribusi:

Di toko-toko Macy dan banyak pengecer lainnya, pelanggan dapat memeriksa harga jual saat ini di layar digital
dengan pembaca barcode.

• Pelanggan menggunakan Exxon Mobil Speedpass untuk mengisi tangki mereka dengan melambaikan token,
tertanam dengan perangkat RFID, pada sensor pompa gas. Kemudian RFID memulai proses otorisasi, dan pembelian
dibebankan ke kartu debit atau kartu kredit yang ditautkan ke akun.

• Home Depot dan banyak supermarket memasang mesin self-check-out. Kios swalayan memotong biaya tenaga kerja
untuk pengecer, dan dapat mengurangi waktu check-out pelanggan, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 9.13.

16
MANAJEMEN PEMASARAN

Berikut ini adalah beberapa contoh representatif tentang bagaimana manajemen pemasaran dicapai.

Harga Produk atau Layanan

Volume penjualan serta laba ditentukan oleh harga produk atau layanan. Penetapan harga adalah keputusan
yang sulit, terutama selama resesi ekonomi. Harga dapat diubah sering, saat Anda membaca di IT at Work 9.1.
Penjualan Flash melibatkan penggemar atau pelanggan dan memicu penjualan cepat. Penjualan kilat bekerja dengan
menawarkan pelanggan sebuah transaksi luar biasa untuk waktu yang sangat singkat. Metode penjualan ini sangat
sesuai dengan kedekatan media sosial.

Tenaga penjual Produktivitas

Kinerja tenaga penjual dikumpulkan dalam penjualan dan pemasaran TPS dan digunakan untuk
membandingkan kinerja sepanjang beberapa dimensi, seperti waktu, produk, wilayah, dan bahkan waktu dalam sehari.
Penjualan aktual saat ini dapat dibandingkan dengan data historis dan harapan. Perangkat lunak spreadsheet
multidimensi memfasilitasi jenis analisis ini.

Produktivitas penjualan dapat didorong oleh pusat panggilan berbasis Web. Ketika pelanggan memanggil
perwakilan penjualan, perwakilan dapat melihat riwayat pembelian pelanggan, demografi, layanan yang tersedia di
tempat pelanggan tinggal, dan banyak lagi. Informasi ini memungkinkan perwakilan untuk memberikan layanan
pelanggan yang lebih baik.

Perangkat lunak otomasi penjualan sangat membantu usaha kecil, memungkinkan mereka untuk
meningkatkan penjualan dan pertumbuhan secara cepat. Salah satu perangkat lunak terkemuka adalah Salesforce.com,
yang merupakan aplikasi CRM yang ditawarkan sebagai perangkat lunak sebagai layanan (SaaS). Anda akan
membaca tentang Salesforce.com secara detail di bagian CRM pada Bab 10.

Analisis Profitabilitas

Dalam memutuskan iklan dan upaya pemasaran lainnya, manajer perlu mengetahui kontribusi laba atau
margin keuntungan (harga jual margin keuntungan dikurangi biaya barang) dari produk dan layanan tertentu. Metrik
profitabilitas untuk produk dan layanan dapat berasal dari sistem akuntansi biaya. Misalnya, perangkat lunak analisis
kinerja laba tersedia dari IBM, Oracle, SAS, dan Microstrategy dirancang untuk membantu manajer menilai dan
meningkatkan kinerja laba dari lini bisnis, produk, saluran distribusi, wilayah penjualan, dan dimensi lain yang
penting untuk mengelola perusahaan . Beberapa maskapai penerbangan, misalnya, menggunakan sistem keputusan
otomatis untuk menetapkan harga berdasarkan profitabilitas. Kegiatan pemasaran menyimpulkan kegiatan utama dari
rantai nilai. Selanjutnya kita melihat sistem fungsional yang mendukung kegiatan, juga disebut kegiatan sekunder,
dalam rantai nilai: akuntansi, keuangan, dan manajemen sumber daya manusia.

Pertanyaan

1. Jelaskan pemasaran push-through dan pemasaran pull-through.


2. Sebutkan dua saluran penjualan dan distribusi.
3. Jelaskan analisis profitabilitas.

9.4 Akuntansi, Keuangan, dan Sistem Regulasi

Akuntansi dan departemen keuangan mengendalikan dan mengelola arus kas, aset, kewajiban, dan laba bersih
(laba). Akuntansi keuangan adalah cabang khusus akuntansi yang melacak transaksi keuangan perusahaan dan
menyiapkan laporan keuangan, seperti neraca dan laporan laba rugi. Investor, regulator, dan lainnya bergantung pada
integritas dan akurasi laporan keuangan eksternal. Akuntansi harus sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku
umum (GAAP) dan Dewan Standar Akuntansi Keuangan (FASB).

17
Korporasi yang sahamnya diperdagangkan secara publik juga harus mematuhi persyaratan pelaporan dari
Securities and Exchange Commission (SEC), badan pengatur pemerintah AS. Dengan menggunakan panduan standar,
transaksi dicatat, dirangkum, dan disajikan dalam laporan keuangan atau laporan keuangan seperti laporan laba rugi
atau neraca. Namun, tujuan akuntansi keuangan tidak hanya melaporkan nilai suatu perusahaan. Sebaliknya, tujuannya
adalah untuk menyediakan informasi yang cukup dan akurat bagi orang lain untuk menilai nilai suatu perusahaan
untuk investasi atau tujuan lain.

* Laporan laba rugi merangkum pendapatan dan pengeluaran perusahaan selama seperempat tahun fiskal atau seluruh
tahun fiskal. Juga dikenal sebagai P & L (untung dan rugi) atau laporan laba rugi.
* FASB mengembangkan standar dan prinsip akuntansi.

PENGUNGKAPAN KEUANGAN: PELAPORAN DAN KEPATUHAN

Sebagai bagian dari kewajiban kepatuhan organisasi, fungsi akuntansi harus membuktikan (memverifikasi)
bahwa tidak ada kelemahan material dalam kontrol internal. Kelemahan dalam pengendalian internal adalah penyebab
utama penipuan, yang juga diketahui sebagai kejahatan kerah putih. Pencegahan, deteksi, dan investigasi penipuan
keuangan diperlukan untuk mengurangi risiko pelaporan informasi yang tidak akurat secara publik.

Contoh-contoh profil tinggi dari kesalahan keuangan adalah Bernard L. Madoff Investment Securities (2008), Lehman
Brothers (2008), Enron (2001), dan banyak yang terkait dengan krisis subprime mortgage. Tabel 9.2 menjelaskan tiga
kasus penipuan akuntansi terburuk sepanjang masa. FBI menyelidiki kejahatan kerah putih dan laporan tentang
masalah ini di situs webnya FBI.gov.

* Keliru keuangan terjadi ketika perusahaan dengan sengaja menipu satu atau lebih pihak lain.

Paket Perangkat Lunak Akuntansi

Perangkat lunak akuntansi adalah teknologi dasar bagi banyak perusahaan, dan ketika sebuah bisnis tumbuh,
solusi akuntansi yang kuat dan efektif sangat penting. Kebanyakan paket perangkat lunak akuntansi menawarkan fitur
18
dasar yang sama yang diperlukan untuk mengelola keuangan: piutang dagang (A / R), hutang dagang (A / P), buku
besar, tagihan dan faktur, pembelian dan pesanan penjualan, dan pelaporan. Selain fungsi dasar, solusi akuntansi
teratas menawarkan fitur tambahan untuk memberi pengguna lebih banyak kekuatan, fleksibilitas, dan penyesuaian.
Seringkali solusi akuntansi terintegrasi erat dengan sistem perusahaan, seperti sistem ERP itu termasuk modul
akuntansi yang luas. Banyak penyedia menawarkan solusi berbasis cloud. Solusi perangkat lunak akuntansi SaaS
mencakup fitur sistem tradisional, dengan manfaat tambahan kapan saja, di mana saja aksesibilitas dan pembaruan.

Keterbukaan Informasi Keuangan

Sistem pengungkapan keuangan SEC merupakan pusat dari misi melindungi investor dan menjaga pasar yang
adil, teratur, dan efisien. Sejak tahun 1934, SEC telah mewajibkan pengungkapan keuangan dalam bentuk dan
dokumen. Pada tahun 1984, SEC mulai mengumpulkan dokumen elektronik untuk membantu investor mendapatkan
informasi, tetapi dokumen-dokumen tersebut menyulitkan pencarian dan menemukan data spesifik. Untuk
menghilangkan kesulitan itu dan meningkatkan bagaimana investor menemukan dan menggunakan informasi, SEC
mencari sistem pengungkapan baru yang membutuhkan pengungkapan data, di mana item data ditandai agar mudah
dicari. Sistem pelaporan (pengungkapan) didasarkan pada pemberian tag data elektronik, atau Bahasa Pelaporan
Bisnis elektronik (XBRL). Mulai tahun 2012, SEC memandatkan persyaratan pelaporan data interaktif baru seperti
yang dijelaskan dalam TI di Tempat Kerja 9.4.

Penandaan XBRL

XBRL adalah bahasa untuk komunikasi elektronik data bisnis. Setiap item, seperti uang tunai atau biaya
depresiasi, ditandai dengan informasi tentang berbagai atribut, seperti tahun kalender, status yang diaudit / tidak
diaudit, mata uang, dan sebagainya. Data XBRLtagged dapat dibaca oleh perangkat lunak apa pun yang mencakup
prosesor XBRL, yang membuatnya mudah ditransfer antar komputer. Membuat dokumen XBRL tidak memerlukan
pemrograman komputer XML. Perangkat lunak tersedia untuk menandai data, mengirimkan data yang diberi tag ke
berbagai penerima, dan menerima serta menganalisis data yang diberi tag dari sumber lain. Gambar 9.14 menunjukkan
bagaimana dokumen XBRL dibuat. XBRL membantu perusahaan:

Gambar 9.14 Tinjauan tentang pembuatan dokumen XBRL.

19
• Menghasilkan data bersih, termasuk penjelasan tertulis dan catatan pendukung.
• Menghasilkan data yang lebih akurat dengan lebih sedikit kesalahan yang memerlukan tindak lanjut oleh regulator.
• Mengirimkan data lebih cepat ke regulator dan memenuhi tenggat waktu.
• Tingkatkan jumlah kasus dan jumlah informasi yang dapat ditangani oleh staf.

TI di Tempat Kerja 9. 4
Kepatuhan Pelaporan XBRL

SEC membutuhkan pelaporan data menggunakan tag XBRL, dan laporan tersebut memerlukan perangkat
lunak XBRL. Pada Maret 2012, SEC mengadopsi GAAP Keuangan Pelaporan Taksonomi AS, yang didasarkan pada
XBRL. Perusahaan publik, yang disebut pelapor, yang terdaftar di SEC harus menyerahkan laporan keuangan mereka
sebagai file data interaktif yang diberi tag (FASB.org, 2012). Data interaktif memudahkan investor untuk menganalisis
dan membandingkan kinerja keuangan perusahaan publik. Sebelum XBRL, laporan tidak bersifat interaktif. Investor
yang menginginkan data spesifik harus secara manual mencari laporan tahunan perusahaan yang panjang atau
dokumen reksadana. Karena semakin banyak perusahaan menggunakan data interaktif, alat analisis canggih yang
digunakan oleh para profesional keuangan sekarang tersedia bagi investor rata-rata.

Data interaktif meningkatkan efisiensi proses pelaporan, termasuk kemampuan untuk mengkonsolidasikan
data keuangan dari berbagai sistem operasi. Bank juga menyerahkan laporan panggilan mereka ke Federal Deposit
Insurance Corporation (FDIC) dalam format XBRL.

PENCEGAHAN DAN DETEKSI PENIPUAN

Penipuan adalah kejahatan dengan konsekuensi keuangan yang berat, seperti yang Anda amati pada Tabel 9.2.
Memerangi kecurangan adalah kewajiban etis — dan penting bagi kepercayaan publik dan integritas merek
perusahaan. Insider fraud adalah istilah yang merujuk pada berbagai perilaku kriminal yang dilakukan oleh karyawan
atau kontraktor organisasi. Istilah lain untuk kejahatan ini adalah penipuan internal, pekerjaan, atau pekerjaan.

Mengapa Penipuan Terjadi

Penipuan terjadi karena kontrol internal untuk mencegah penipuan orang dalam — tidak peduli seberapa kuat
— kadang-kadang akan gagal. Penipuan manajemen risiko adalah sistem kebijakan dan prosedur untuk mencegah dan
mendeteksi tindakan ilegal yang dilakukan oleh manajer, karyawan, pelanggan, atau mitra bisnis terhadap kepentingan
perusahaan. Meskipun masing-masing perusahaan menetapkan prosedur spesifiknya sendiri, manajemen risiko
penipuan melibatkan penilaian eksposur perusahaan terhadap penipuan; menerapkan pertahanan untuk mencegah dan
mendeteksi penipuan; mendefinisikan prosedur untuk menyelidiki, mengadili, dan memulihkan kerugian dari
penipuan. Menganalisis mengapa dan bagaimana kecurangan bisa terjadi sama pentingnya dengan mendeteksi dan
menghentikannya. Analisis ini digunakan untuk mengidentifikasi kebijakan perusahaan yang diperlukan untuk
mencegah penipuan orang dalam dan sistem deteksi penipuan ketika pencegahan gagal.

Fraud Risk Factors

Faktor-faktor yang meningkatkan eksposur perusahaan terhadap penipuan diilustrasikan pada Gambar 9.15.
Sistem informasi dilaksanakan untuk mengeraskannya terhadap faktor-faktor ini. Perusahaan membuat target sendiri
karena interaksi keempat faktor ini:

1.Tingkat kepercayaan yang tinggi pada karyawan tanpa pengawasan yang memadai untuk memverifikasi bahwa
mereka tidak mencuri dari perusahaan
2. Mengandalkan proses kontrol informal
3. Pola pikir (keyakinan) bahwa pengendalian internal dan sistem pencegahan penipuan terlalu mahal untuk diterapkan
4. Menetapkan berbagai tugas untuk setiap karyawan, memberi mereka kesempatan untuk melakukan penipuan

20
Ketika produsen kecil adalah korban pencurian kekayaan intelektual, log jaringan komputer mengidentifikasi
komputer yang telah digunakan untuk melakukan dugaan kejahatan. Tetapi tidak ada cara untuk menghubungkan
komputer itu ke satu individu tertentu.

Keyakinan seorang manajer bahwa dia tahu siapa yang telah melakukan kejahatan bukanlah bukti yang cukup.
Pelajaran yang didapat adalah bahwa pengendalian internal — pemisahan tugas — tidak hanya penting untuk
pencegahan penipuan, tetapi juga untuk penuntutan penipuan dan pemulihan kerugian. Di perusahaan, karyawan telah
berbagi akun komputer, sehingga mereka tidak dapat menghubungkan penipuan kepada orang yang melakukan itu.
Merancang respons penipuan yang efektif dan strategi kesiapan litigasi (strategi paska insiden) sangat penting untuk
dapat:

• memulihkan kerugian finansial.


• menghukum pelaku melalui tuntutan hukum, tuntutan pidana, dan / atau kehilangan keuntungan.
• hentikan penipu agar tidak mengorbankan organisasi lain. Sejarah telah menunjukkan bahwa jika hukuman karena
melakukan penipuan tidak parah, majikan berikutnya pelaku penipuan akan menjadi korban berikutnya, seperti yang
dijelaskan dalam TI di Tempat Kerja 9.5. Mencoba menyembunyikan penipuan bisa berarti tidak melakukan apa-apa
atau hanya memecat karyawan. Pendekatan-pendekatan untuk menangani penipuan ini tidak berkelanjutan karena
mereka mengikis efektivitas langkah-langkah pencegahan penipuan dan menghasilkan bahaya moral — yaitu, mereka
mengambil risiko dari penipuan orang dalam. Salah satu teknik pencegahan penipuan yang paling efektif adalah
persepsi deteksi dan hukuman. Jika sebuah perusahaan menunjukkan kepada karyawannya bahwa ia dapat mengetahui
segala sesuatu yang dilakukan setiap karyawan dan akan mengadili siapa pun sampai tuntas yang melakukan
penipuan, maka perasaan bahwa "saya bisa lolos dengan itu" turun drastis (Johnson et al., 2011). The Catch-22 adalah
bahwa perusahaan mungkin memiliki sumber daya yang terbatas yang menghambat diagnosis penipuan yang tepat
atau investigasi akuntansi forensik, meskipun mereka tidak mampu membayar kerugian yang tidak dapat diperbaiki.

TI di Tempat Kerja 9. 5 Penipu Serial

Praktek dokter gigi dengan pendapatan tahunan sebesar $ 4 juta telah memecat pemegang bukunya setelah
audit pajak mengungkapkan kepada pemilik bahwa dia telah mencuri lebih dari $ 100.000 per tahun selama setidaknya
empat tahun. Pemegang buku bertanggung jawab untuk semua tugas akuntansi dan pelaporan keuangan untuk
keperluan pajak. Pekerjaannya tidak diperiksa secara seksama oleh auditor eksternal atau pemilik. Tidak ada sistem
kontrol internal, misalnya, kontrol yang akan mencegah cek yang ditulis ke vendor atau karyawan palsu, dilaksanakan.
Bendera merah klasik, atau indikator penipuan - liburan mewah, perhiasan, dan mobil yang dia tidak mampu -
terbukti, tetapi diabaikan oleh pemilik / manajer. Pemegang buku adalah "penipu serial," setelah menipu setidaknya
dua sebelumnya majikan: organisasi keagamaan dan organisasi nirlaba di mana dia telah bekerja sebagai sukarelawan.

Praktek medis yang ditipu memutuskan untuk mempertahankan insiden sepi, sehingga tidak mengambil
tindakan hukum terhadap pemegang buku. Itu ternyata menjadi kesalahan karena pemegang buku menggunakan
situasi itu untuk keuntungannya. Dia mengajukan gugatan penghentian salah. Karena beberapa alasan, termasuk tidak
dapat mengumpulkan bukti (kontrol internal longgar) memungkinkan pemegang buku untuk menghancurkan bukti),
latihan menyelesaikan gugatan dengan membayarnya lebih dari $ 5.000. Akibatnya, itu penipu telah berubah menjadi
pemerasan, mengetahui bahwa latihan itu tidak siap untuk melawan. Bisa dibilang, dia pasti menipu majikannya saat
ini.

Pertanyaan

1. Bagaimana cara mendeteksi kecurangan?


2. Sudah berapa lama ini terjadi?
3. Apa bendera merah yang menyarankan pemegang buku tinggal di luar kemampuannya?
4. Kesalahan apa yang dibuat dalam penanganan penipuan?
5. Menurut Anda, apakah praktik dokter gigi memiliki etika tanggung jawab untuk mengadili si penipu?

Pelemahan Keuangan Dipicu oleh Penipuan

21
Pada awal tahun 2000, ekonomi bisnis AS sangat dipengaruhi oleh skandal penipuan yang melibatkan
eksekutif senior di sejumlah perusahaan besar. Anggota parlemen percaya bahwa ruang lingkup kejahatan
menghancurkan kepercayaan publik terhadap sistem keuangan dan pasar negara. Sejumlah undang-undang disahkan
yang meningkatkan tanggung jawab hukum manajemen perusahaan untuk secara aktif mencegah penipuan oleh
karyawan, menetapkan manajemen ketat dan persyaratan pelaporan, dan memperkenalkan hukuman berat karena
gagal mematuhi. Akibatnya, manajemen penipuan menjadi proses fungsional yang diperlukan. Penipuan ini
memainkan peran dalam aturan SEC untuk pelaporan data XBRL.

Kontrol Internal

Dalam perusahaan dengan sistem akuntansi yang longgar, terlalu mudah bagi karyawan untuk salah
mengarahkan pesanan pembelian dan pembayaran, menyuap pemasok, atau memanipulasi data akuntansi. Ketika
manajer senior terlibat dalam penipuan, mencegah penipuan sangat sulit. Pertimbangkan Bernie Madoff, yang
melakukan skema penipuan pengaturan catatan selama bertahun-tahun bahkan setelah Sarbanes-Oxley disahkan pada
2002 untuk membantu mencegah penipuan keuangan. Dalam kasus penipuan yang jauh lebih kecil tapi masih serius
melibatkan nirlaba yang berbasis di New York, seorang sukarelawan bertanggung jawab untuk menghitung
penerimaan uang di penggalangan dana tahunan. Relawan telah melakukan tugas ini selama 30 tahun. Satu tahun,
seorang akuntan ditugaskan untuk membantu sukarelawan dengan hitungan. Relawan itu menawarkan kepada akuntan
“potongan” uang tunai sebagai ganti untuk diamnya tentang pencurian itu. Kontrol internal yang kuat, yang
bergantung pada TI untuk efektivitasnya, terdiri dari hal-hal berikut:

• Segregasi tugas berada di puncak daftar praktik terbaik dalam prosedur kontrol. Ketika menangani aset perusahaan,
pekerjaan manajer dan karyawan harus tunduk pada persetujuan atau otorisasi. Misalnya, setiap upaya untuk
mengeluarkan cek ke vendor yang tidak ada dalam database vendor yang disetujui akan dicegah oleh sistem informasi
akuntansi.

• Rotasi pekerjaan. Lebih dari satu orang harus akrab dengan setiap siklus transaksi dalam bisnis sedapat mungkin.
Rotasi pekerjaan membantu mencegah ketergantungan berlebihan pada satu individu — dan merupakan cara untuk
mengekspos kegiatan penipuan.

• Kelalaian. Manajemen — apakah pemilik tunggal atau tim individu — harus memantau apa yang sebenarnya terjadi
dalam bisnis. Sistem informasi audit adalah bagian dari fungsi pengawasan yang kuat. Perjalanan proses yang tidak
diumumkan secara berkala dari suatu proses atau tinjauan tentang bagaimana hal-hal yang sebenarnya dilakukan dapat
mengungkap area masalah yang ada atau potensial.

• Menjaga aset penting untuk program pencegahan penipuan. Akses ke jaringan, sistem keuangan, dan basis data harus
dikontrol dengan kata sandi yang kuat dan tindakan keamanan lainnya. Demikian pula, cek bank, dana kas kecil, dan
kartu kredit perusahaan perlu dikunci saat tidak digunakan.

• Kebijakan TI. Memahami sistem informasi Anda. Ketergantungan yang tinggi pada staf TI dapat membuka peluang
untuk penipuan. Menetapkan kebijakan penggunaan komputer dan mendidik karyawan tentang pentingnya
mengamankan informasi. Terapkan dengan tegas penggunaan proses masuk yang terpisah dan jaga kerahasiaan kata
sandi.

SISTEM INFORMASI AUDITASI

Penipuan bisa mudah dilakukan dan sulit dideteksi. Tanyakan saja pada auditor. Masalahnya lebih buruk di
pemerintah dan entitas nirlaba yang memiliki sistem akuntansi dan pengendalian intern yang tidak memadai.
Masalahnya sangat buruk di tingkat federal sehingga auditor tidak dapat mengungkapkan pendapat atas kewajaran
laporan keuangan konsolidasi Amerika Serikat. Misalnya, badan antariksa NASA tidak dapat menjelaskan $ 565
miliar pada penyesuaian akhir tahun untuk bukunya. Itu bisa menjadi pembukuan, penipuan, pemborosan, atau
penyalahgunaan yang buruk. Tanpa catatan yang memadai, tidak ada yang tahu. Jumlah ini sangat mencengangkan,
terutama ketika orang menganggap bahwa biaya gabungan penipuan di Enron dan WorldCom kurang dari $ 100 miliar
dalam ekuitas pemegang saham. Karena kepemilikan fisik properti yang dicuri tidak lagi diperlukan dan sama
22
mudahnya memprogram komputer untuk menyesatkan $ 100.000 karena $ 1.000, ukuran dan jumlah penipuan telah
meningkat secara luar biasa. Lihat IT at Work 9.6, yang menggambarkan kasus nyata, tetapi yang terjadi di semua
jenis organisasi.

TI di Tempat Kerja 9. 6 Kontrol Akuntansi Laks Mengundang Penipuan

Chris adalah penjudi kompulsif, dan dia menyembunyikannya dengan baik. Masalahnya mulai dengan polos
di tempat kerja ketika suatu hari situs web kasino muncul di komputernya ketika dia menjelajahi Internet saat makan
siang. Dia menempatkan beberapa taruhan menggunakan kredit gratis yang ditawarkan oleh situs untuk menarik
pemain pertama kali. Dia menang, dan itu memberinya perasaan yang mendebarkan, dia kemudian akan menjelaskan
kepada penyelidik penipuan. Dua tahun kemudian, sebagai manajer penggajian sebuah perusahaan manufaktur yang
berkecukupan, Chris telah menipu atasannya lebih dari $ 750.000. Kenapa dia melakukannya? Untuk membayar
kerugian judi yang menghabiskannya rata-rata $ 7.000 seminggu. Bagaimana dia melakukannya? Dia mengambil
keuntungan dari kurangnya kontrol dalam sistem pengontrolan dan sistem informasi akuntansi perusahaannya.
Riwayat Pekerjaan dan Penipuan Chris telah bekerja di perusahaan selama satu dekade. Ulasan kinerjanya
menggambarkannya sebagai pekerja keras, dapat diandalkan, dan setia, tetapi tidak menyebutkan dia merasa kurang
dibayar. Chris pahit, berpikir majikannya tidak memperlakukannya dengan adil. Ketika perjudiannya mulai lepas
kendali, dia beralih ke penipuan. "Sejauh yang saya ketahui, mereka berhutang pada saya," katanya kepada akuntan
forensik. Manajer SDM dan pengawas keuangan perusahaan seharusnya meninjau karya Chris. Namun, manajer SDM
berfokus untuk menyediakan data yang benar untuk upah dan tunjangan karyawan. Pengawas keuangan itu tampaknya
tidak melakukan kontrol atas proses penggajian, yang diketahui oleh Chris.

Chris menciptakan dua karyawan palsu di sistem penggajian per jam perusahaan sebagai pusat biaya baru dan
terpisah. Ketika dia memproses dan menerima catatan yang dikirim ke dan dari penyedia pembayaran eksternal (EPP)
tanpa pengawasan yang efektif, dia mampu mengendalikan skema tanpa deteksi. Pemeriksaan karyawan hantu dibuat
secara manual oleh EPP, dikirim ke Chris, dan disimpan ke dalam akun yang dia simpan di bank dekat rumahnya.
Menjelang akhir tahun, dia juga meminta EPP membuat penyesuaian pada daftar gaji untuk menghilangkan jumlah
yang dibayarkan kepada karyawan palsu. Ketika dia pergi berlibur, dia menonaktifkan dua nama palsu dari daftar gaji.

Skema Penipuan Berdasarkan Kurangnya Pengawasan Chris mulai membayar dirinya sendiri untuk lembur
yang tidak sah. Rencana ini terbukti sukses besar — ia membayar lembur selama lebih dari 1.500 jam selama dua
tahun dibandingkan dengan 50 yang sebenarnya ia bekerja. Chris memalsukan catatan dan meningkatkan ukuran
pencuriannya sampai manajer SDM akhirnya menyadarinya. Ketika dihadapkan dengan bukti, dia mengaku telah
mempertaruhkan uang dan tidak dapat membayarnya kembali.

Pertanyaan

1. Peran apa yang dimainkan kepercayaan dalam kemampuan Chris untuk melakukan penipuan untuk waktu yang
lama (yaitu, kepercayaan majikan terhadap Chris)?
2. Peran apa yang dimainkan oleh akuntansi yang lemah dalam kemampuannya untuk melakukan penipuan?
3. Menurut Anda, jika Chris tahu bahwa perusahaan akuntansi yang kuat ada di tempat yang akan menghalangi dia
untuk mencoba mencuri dari majikannya?

PERENCANAAN KEUANGAN DAN BUDGETING

Pengelolaan aset keuangan adalah tugas utama dalam perencanaan dan penganggaran keuangan. Perencanaan
keuangan, seperti perencanaan fungsional lainnya, terkait dengan perencanaan organisasi secara keseluruhan dan ke
area fungsional lainnya. Ini dibagi menjadi jangka pendek, menengah, dan jangka panjang, seperti perencanaan
kegiatan. Mengetahui ketersediaan dan biaya uang adalah unsur kunci untuk perencanaan keuangan yang sukses.
Yang terutama penting adalah memproyeksikan arus kas, yang memberi tahu organisasi dana apa yang mereka
perlukan dan kapan, dan bagaimana mereka akan mendapatkannya. Hari ini kondisi ekonomi sulit dengan kredit ketat
dan terbatasnya ketersediaan dana, fungsi ini telah menjadi sangat penting bagi kelangsungan hidup sebagian besar
perusahaan. Proyeksi arus kas tidak akurat adalah alasan nomor satu mengapa banyak usaha kecil bangkrut.

23
Ketidakmampuan untuk mengakses kredit menyebabkan kebangkrutan bank investasi Lehman Brothers pada bulan
September 2008.

Penganggaran

Bagian paling terkenal dari perencanaan keuangan adalah anggaran tahunan, yang mengalokasikan sumber
daya keuangan organisasi di antara peserta, kegiatan, dan proyek. Anggaran adalah ekspresi finansial dari rencana
perusahaan. Manajemen mengalokasikan sumber daya dengan cara yang paling mendukung misi. TI memungkinkan
pengenalan logika dan efisiensi keuangan ke dalam proses penganggaran. Beberapa paket perangkat lunak, yang
banyak di antaranya berbasis Web, tersedia untuk mendukung persiapan dan pengendalian anggaran.

Penganggaran modal adalah proses menganalisis dan memilih investasi dengan ROI tertinggi untuk
perusahaan. Prosesnya mungkin termasuk membandingkan investasi alternatif; misalnya, mengevaluasi private cloud
vs. public cloud computing options.

Manfaat utama menggunakan perangkat lunak penganggaran adalah dapat mengurangi waktu dan upaya yang
terlibat dalam proses anggaran, mengeksplorasi dan menganalisis implikasi perubahan organisasi dan lingkungan,
memfasilitasi integrasi tujuan strategis perusahaan dengan rencana operasional, membuat perencanaan proses
berkelanjutan yang berkelanjutan , dan secara otomatis memantau pengecualian untuk pola dan tren.

Peramalan

Ketika Anda membaca, alasan utama organisasi gagal adalah ketidakmampuan mereka untuk meramalkan dan
/ atau mengamankan arus kas yang cukup. Pengeluaran yang terlalu rendah, pengeluaran yang berlebihan, kesalahan
manajemen keuangan, dan penipuan dapat menyebabkan bencana. Perencanaan yang baik diperlukan, tetapi tidak
cukup, dan harus dilengkapi dengan kontrol yang terampil. Aktivitas kontrol dalam organisasi mengambil banyak
bentuk, termasuk kontrol dan audit sistem informasi itu sendiri. Sistem informasi memainkan peran yang sangat
penting dalam mendukung kontrol organisasi, seperti yang kami tunjukkan di seluruh teks. Bentuk-bentuk khusus
pengendalian keuangan dibahas di bagian berikutnya.

Analisis Rasio Keuangan

Tugas utama departemen akuntansi / keuangan adalah mengawasi kesehatan keuangan perusahaan dengan
memantau dan menilai serangkaian rasio keuangan. Rasio ini juga digunakan oleh pihak eksternal ketika mereka
memutuskan apakah akan berinvestasi dalam organisasi, memperpanjang kredit, atau membelinya. Pengumpulan data
untuk analisis rasio dilakukan oleh TPS, dan perhitungan rasio diselesaikan melalui model analisis keuangan.
Interpretasi rasio dan kemampuan untuk meramalkan perilaku masa depan mereka membutuhkan keahlian, yang
didukung oleh DSS (sistem pendukung keputusan). Analisis Profitabilitas dan Pengendalian Biaya Perusahaan peduli
dengan profitabilitas masing-masing produk atau layanan, lini produk, divisi, atau kesehatan keuangan seluruh
organisasi. Analisis profitabilitas Perangkat lunak DSS memungkinkan perhitungan profitabilitas dan alokasi biaya
overhead yang akurat. Salah satu cara untuk mengendalikan biaya adalah dengan memperkirakannya dengan tepat. Ini
dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak khusus. Misalnya, Oracle Hyperion Profitability dan perangkat lunak
Manajemen Biaya adalah aplikasi manajemen kinerja yang memberikan wawasan tentang biaya dan profitabilitas.
Aplikasi ini membantu manajer mengevaluasi kinerja bisnis dengan menemukan driver biaya dan profitabilitas dan
meningkatkan penyelarasan sumber daya. Aturan bisnis yang canggih disimpan di satu tempat, memungkinkan
analisis dan strategi untuk dibagikan dengan mudah di suatu perusahaan.

Pertanyaan

1. Apakah Bahasa Pelaporan Bisnis yang Efisien (XBRL)?


2. Mengapa SEC mengamanatkan pengungkapan data, di mana item data ditandai agar mudah dicari?
3. Apa itu penipuan orang dalam? Apa sajakah istilah lain untuk penipuan orang dalam?
4. Apa itu manajemen risiko penipuan?
5. Apa empat faktor yang meningkatkan risiko penipuan?
24
6. Jelaskan bagaimana ISs akuntansi dapat membantu mencegah penipuan?
7. Definsi capital budgeting?
8. Apa tujuan dari audit?

9.5 Sistem Sumber Daya Manusia, Kepatuhan, dan Etika

Perusahaan tidak bisa hanya mempekerjakan tenaga kerja yang hebat. Mereka harus menemukan, merekrut,
memotivasi, dan melatih karyawan untuk sukses di tempat kerja mereka. Mempertahankan karyawan berkinerja tinggi
memerlukan pemantauan bagaimana perasaan orang tentang tempat kerja, kompensasi mereka, nilai bagi perusahaan,
dan peluang untuk kemajuan — dan menjaga kesehatan dan keselamatan di tempat kerja. SDM adalah bidang yang
berhubungan dengan kebijakan ketenagakerjaan, prosedur, komunikasi, dan persyaratan kepatuhan. Program
kepatuhan SDM yang efektif adalah suatu keharusan bagi semua organisasi dalam lingkungan hukum saat ini. HR
perlu memonitor tempat kerja dan praktik ketenagakerjaan untuk memastikan kepatuhan terhadap Undang-undang
Standar Buruh yang Adil (FLSA), Kesehatan & Keselamatan Agen (OSHA), dan undang-undang pelecehan
antidiskriminasi dan seksual. Tujuh undang-undang ketenagakerjaan lainnya untuk melindungi terhadap diskriminasi
tercantum dalam Tabel 9.3.

TABEL 9.3 Pemantau SDM Mematuhi Hukum Ketenagakerjaan Antidiskriminasi

Judul VII Undang-Undang Hak Sipil Melarang diskriminasi berdasarkan ras, warna kulit, agama, asal
tahun 1964 kebangsaan, dan jenis kelamin. Ia juga melarang diskriminasi jenis kelamin
atas dasar kehamilan dan pelecehan seksual.
Undang-Undang Hak Sipil 1966 Melarang diskriminasi berdasarkan ras atau asal etnis.
Equal Pay Act of 1963 Melarang majikan untuk membayar upah yang berbeda untuk pria dan
wanita yang pada dasarnya melakukan pekerjaan yang sama di bawah
kondisi kerja yang serupa.
UU Kepailitan Melarang diskriminasi terhadap siapa pun yang telah menyatakan pailit.
Orang Amerika dengan Disabilities Act Melarang diskriminasi terhadap penyandang disabilitas.
UU Kesempatan Kerja yang Setara Melarang diskriminasi terhadap minoritas berdasarkan peringkat kredit
yang buruk.
Diskriminasi Usia dalam Undang- Melarang diskriminasi terhadap individu yang berusia 40 tahun ke atas.
Undang Ketenagakerjaan (ADEA)
WAWASAN KARIR 9. 1 Kepatuhan Adalah Bisnis yang Baik

Saat melakukan operasi sehari-hari atau mencoba mencapai target, para manajer mungkin kehilangan
gambaran besar. Fokus yang sempit dapat mengarah pada pelanggaran kepatuhan dan peraturan yang serius, yang
dapat merusak merek secara permanen dan mengekspos manajer untuk tuduhan kriminal. Menyeberang adalah
kejahatan. Menurut Departemen Kehakiman AS (DOJ) Penuntutan Federal Korporasi (1999): Korporasi adalah
"badan hukum," yang mampu menuntut dan digugat, dan mampu melakukan kejahatan. Di bawah doktrin respondeat
superior, sebuah perusahaan dapat dianggap bertanggung jawab atas tindakan ilegal karyawan, direktur, petugas, dan
agennya. Dalam semua kasus yang melibatkan kesalahan oleh agen perusahaan, jaksa harus mempertimbangkan
perusahaan, serta individu yang bertanggung jawab, sebagai target kriminal potensial.

SISTEM INFORMASI SDM

Sistem informasi sumber daya manusia yang efektif (HRIS) mengurangi beban kerja departemen SDM.
PeopleSoft Human Capital Management, yang merupakan salah satu HRIS terkemuka di pasar, memberikan landasan
global untuk data SDM dan proses bisnis yang lebih baik.

HRIS telah dipindahkan ke intranet dan awan — di mana aplikasi HR disewa dalam pengaturan SaaS.
Menggunakan intranet, aplikasi HR telah mengalihkan banyak tugas rutin ke karyawan yang masuk untuk mengelola
manfaat, potongan, setoran langsung, perawatan kesehatan, dan sejenisnya. Ketika karyawan mengelola layanan SDM
mereka sendiri, profesional SDM dapat fokus pada tanggung jawab hukum dan kepatuhan, pengembangan karyawan,
manajemen bakat, perekrutan, dan perencanaan suksesi.

25
Manfaat SaaS untuk SDM

Tiga contoh nyata menggambarkan manfaat dari mengikat SaaS ke upaya transformasi SDM global:

• Produsen peralatan medis global yang diperlukan untuk membuat sistem SDM independen saat divestasi dari
perusahaan induknya. Cloud computing merupakan inti dari model pengiriman SDM global baru, yang mengurangi
permintaan pada bisnis internal dan sumber daya TI. Perusahaan ini mampu membangun operasi SDM sepenuhnya
independen dalam 10 bulan.

• Yayasan nirlaba nasional dengan populasi karyawan yang tumbuh cepat ingin meningkatkan efektivitas operasi
SDM. Organisasi ini memilih solusi berbasis cloud, yang secara dramatis meningkatkan waktu ke nilai tanpa terlalu
memusatkan sumber daya TI internal. Karena sedikit investasi front-end diperlukan, yayasan mencapai target
anggarannya.

• Perusahaan hiburan global membutuhkan sistem manajemen pembelajaran yang dapat menghasilkan konten yang
bervariasi dari pelatihan berbasis instruktur hingga cuplikan video 30 detik. Ia memilih untuk menerapkan sistem
manajemen pembelajaran baru di awan. Dengan pendekatan ini, dengan cepat sistem baru berjalan dan berjalan.

Gambar 9.16 mengilustrasikan bagaimana TI memfasilitasi pekerjaan departemen SDM. Sosok ini
merangkum peran yang dimainkan SDM dalam memperoleh dan mengembangkan orang-orang berbakat dalam
organisasi.

Pengerahan

Rekrutmen adalah proses mencari karyawan potensial dengan keterampilan dan bakat yang dibutuhkan oleh
perusahaan, mengujinya, dan memutuskan mana yang akan dipekerjakan. Sebagian besar perusahaan dibanjiri
pelamar, tetapi mungkin masih kesulitan menemukan orang yang tepat. LinkedIn adalah situs media sosial utama
untuk rekrutmen dan headhunter.

Gambar 9.16 kegiatan manajemen SDM.

MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN

Setelah direkrut, karyawan menjadi bagian dari kumpulan SDM SDM perusahaan, yang perlu dipertahankan
dan dikembangkan. Beberapa kegiatan yang didukung oleh TI termasuk yang berikut ini.
26
Evaluasi kinerja

Karyawan dievaluasi secara berkala oleh atasan langsung mereka. Teman sebaya atau bawahan juga dapat
mengevaluasi orang lain. Evaluasi biasanya dicatat di atas kertas atau formulir elektronik. Menggunakan informasi
semacam itu secara manual adalah pekerjaan yang membosankan dan rawan kesalahan. Setelah didigitalkan, evaluasi
dapat digunakan untuk mendukung banyak keputusan, mulai dari hadiah hingga transfer ke PHK. Sebagai contoh,
Cisco Systems dikenal untuk mengembangkan strategi sumber daya manusia berbasis IT. Banyak universitas
mengevaluasi para profesor secara online. Formulir evaluasi muncul di layar, dan siswa mengisinya. Hasil dapat
ditabulasikan dalam hitungan menit. Manajer perusahaan dapat menganalisis kinerja karyawan dengan bantuan sistem
cerdas, yang memberikan interpretasi sistematis terhadap kinerja dari waktu ke waktu. Beberapa vendor menyediakan
perangkat lunak untuk evaluasi kinerja, seperti HalogenSoftware.com dan Capterra.com.

Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

Pelatihan dan pelatihan kembali karyawan adalah kegiatan penting dari departemen sumber daya manusia.
Masalah utama adalah perencanaan kelas dan menyesuaikan program pelatihan khusus untuk memenuhi kebutuhan
organisasi dan karyawan. Departemen SDM yang canggih membangun rencana pengembangan karir untuk setiap
karyawan. TI dapat mendukung perencanaan, pemantauan, dan pengendalian kegiatan ini dengan menggunakan
aplikasi alur kerja.

PERENCANAAN, PENGENDALIAN, DAN MANAJEMEN SDM

Di beberapa industri, negosiasi tenaga kerja merupakan aspek penting dari perencanaan SDM dan mungkin
difasilitasi oleh TI. Bagi sebagian besar perusahaan, mengelola tunjangan karyawan juga merupakan bagian penting
dari fungsi sumber daya manusia. Berikut beberapa contoh bagaimana TI dapat membantu.

Perencanaan Personalia dan Strategi SDM

Departemen HR meramalkan persyaratan untuk orang dan keterampilan. Di beberapa wilayah geografis dan
untuk penugasan di luar negeri, mungkin sulit untuk menemukan jenis karyawan tertentu. Dalam kasus seperti itu,
departemen SDM merencanakan bagaimana mencari sumber daya manusia yang cukup atau mengembangkannya dari
dalam.

Administrasi Manfaat

Kontribusi karyawan ke organisasi mereka dihargai dengan gaji / upah, bonus, dan manfaat lainnya. Manfaat
termasuk untuk perawatan kesehatan dan gigi serta kontribusi untuk pensiun. Mengelola sistem tunjangan dapat
menjadi tugas yang kompleks, karena banyak komponen dan kecenderungan organisasi untuk memungkinkan
karyawan memilih dan menukar manfaat. Di perusahaan besar, menggunakan komputer untuk pemilihan manfaat
sendiri dapat menghemat banyak tenaga kerja dan waktu untuk staf SDM. Memberikan fleksibilitas dalam memilih
manfaat dipandang sebagai keunggulan kompetitif dalam organisasi besar. Ini dapat berhasil diterapkan bila didukung
oleh komputer. Beberapa perusahaan memiliki pendaftaran manfaat otomatis. Karyawan dapat mendaftar sendiri
untuk manfaat tertentu menggunakan portal perusahaan atau teknologi suara. Karyawan memilih sendiri manfaat yang
diinginkan dari menu. Kartu pembayaran gaji sekarang digunakan di banyak perusahaan, seperti Payless Shoes, yang
memiliki 30.000 karyawan di 5.000 toko. Sistem menentukan nilai setiap manfaat dan saldo manfaat yang tersedia
dari setiap karyawan. Beberapa perusahaan menggunakan agen cerdas untuk membantu karyawan dan memantau
tindakan mereka.

Manajemen Hubungan Karyawan

27
Dalam upaya mereka untuk mengelola karyawan dengan lebih baik, perusahaan mengembangkan manajemen
sumber daya manusia, yang difasilitasi oleh Web, untuk merampingkan proses SDM. Aplikasi Web ini lebih sering
disebut sebagai manajemen hubungan karyawan. Misalnya, layanan mandiri seperti pelacakan informasi pribadi dan
pelatihan online sangat populer di ERM. Hubungan yang lebih baik dengan karyawan menghasilkan retensi yang lebih
baik dan produktivitas yang lebih tinggi.

Tantangan dan Pertimbangan Etis

Aplikasi HRIS memunculkan tantangan etika dan hukum. Misalnya, kegiatan pelatihan yang merupakan
bagian dari HRM dapat melibatkan masalah etika dalam merekrut dan memilih karyawan dan dalam mengevaluasi
kinerja. Demikian juga, pemrosesan dan pemrosesan data TPS dengan informasi pribadi tentang orang, kinerja
mereka, dan sebagainya. Perawatan harus diambil untuk melindungi informasi ini dan privasi karyawan dan
pelanggan. Undang-undang federal yang terkait dengan penyalahgunaan zat di tempat kerja, Undang-undang Tempat
Kerja Bebas Obat tahun 1990, mengharuskan majikan dengan kontrak atau hibah pemerintah federal untuk
memastikan tempat kerja bebas narkoba dengan mendokumentasikan dan menyatakan bahwa mereka telah mengambil
sejumlah langkah. Berurusan dengan alkoholisme dan obat-obatan di tempat kerja mengandung risiko hukum karena
karyawan telah menggugat untuk pelanggaran privasi, pemecatan yang salah, pencemaran nama baik, dan pencarian
ilegal. Undang-undang ketenagakerjaan membuat pengamanan informasi SDM yang diperlukan untuk perlindungan
karyawan dan organisasi.

Pertanyaan

1. Apa fungsi utama SDM?


2. Apa manfaat memindahkan HRIS ke intranet atau cloud?
3. Mengapa perusahaan menerapkan SaaS HR?
4. Kekhawatiran apa yang terjadi pada perusahaan yang keliru dari menerapkan SaaS HR?
5. Bagaimana perusahaan dapat mengurangi biaya merekrut karyawan yang memenuhi syarat?
6. Jelaskan dukungan TI untuk perencanaan dan pengendalian SDM.
7. Apa masalah etika terkait dengan aplikasi HRM?

28