Libertad y Orden

Libertad y Orden

Guía de causales de no
inscripción de los documentos
sometidos a registro
Superintendencia de Notariado y Registro

Calle 26 No. 13-49 Int. 201

Certificado Certificado
No. SC 7086-1
www.supernotariado.gov.co
No. GP 174-1
Bogotá, D.C., 2010
 Guía de causales
de no inscripción de los
documentos sometidos a registro
Superintendencia de Notariado y Registro

Calle 26 No. 13-45 Int. 201

www.supernotariado.gov.co
Año 2010
 Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia

Guía de causales de no inscripción

de los documentos sometidos a registro

Superintendencia de Notariado y Registro

Ministerio del Interior y de Justicia
Calle 26 No. 13-49 Int. 201
www.supernotariado.gov.co
Correo electrónico: divulgacion@supernotariado.gov.co
Bogotá, D. C., 2010
 Equipo Directivo
Zaida Barrero de Noguera
Superintendente de Notariado y Registro (e)
Hernando Colmenares Salamanca
Secretario General
Orlando Gallo Suárez
Superintendente Delegado para el Registro (e)
María Clemencia Rangel
Directora de Registro (e)

Equipo de Trabajo
Fadys Mabel Argüello Niebles
Astrid Sánchez de García
Dora Rodríguez Ladino

Con el aporte de registradores

de registro de instrumentos públicos del país
Diseño
Grupo de Divulgación
Impresión
Imprenta Nacional de Colombia
TABLA DE CONTENIDO

Presentación........................................................................... 9

Capítulo I
Aspectos generales.................................................................11

Capítulo II
Afectación a vivienda familiar................................................19

Capítulo III
Escrituras, otorgamientos, autorizaciones y aclaraciones......23

Capítulo IV
Predios, áreas y linderos.........................................................29

Capítulo V
Titular del derecho - Representación.....................................33

Capítulo VI
Embargos, valorización y prohibiciones.................................37

Capítulo VII
Hipoteca patrimonio de familiar............................................43

Capítulo VIII
Reglamento de Propiedad Horizontal.....................................47
Capítulo IX
Predios rurales y urbanos.......................................................51

Capítulo X
Otras disposiciones.................................................................55
 PRESENTACIÓN
Bogotá, D. C., agosto de 2010

Comoquiera que a las oficinas de registro de instrumentos

públicos no les es dable acceder a la inscripción de
determinados documentos, habida cuenta de que no cumplen
con los requisitos de ley, bajo el contexto del principio de
legalidad o per se, pues tales documentos no se enmarcan
dentro del ámbito de los actos registrables, ha previsto el
legislador la denegación de inscripción, la cual, a su vez,
motiva las instancias en la vía gubernativa para proceder
posteriormente, si fuese el caso, a avocar el contencioso
administrativo.

Dicha denegación ha sido denominada en el ambiente

jurídico - registral “NOTA DEVOLUTIVA”, para la cual la
Superintendencia de Notariado y Registro ha establecido un
formato especial dentro del que advierte la causa o causas
que ameritan la negativa de inscripción de un documento
por la Oficina de Registro.

Para presentar a Registradores de Instrumentos Públicos,

a los funcionarios que desarrollan esta disciplina y a los
usuarios del servicio registral en general, un listado, no
necesariamente exclusivo, de las causales más recurrentes
que originan la negativa de inscripción en el registro
inmobiliario, por cuanto pueden darse infinidad de ellas
como amplio es el universo jurídico, sin rayar con el escrúpulo
adverso a la propia interpretación de la norma, deseamos con
esta cartilla ofrecer algunas de las más recurrentes causales
de devolución de los documentos sometidos a registro,
producto de un trabajo adelantado y socializado en diferentes
talleres registrales, desarrollados por la Superintendencia
Delegada para el Registro y la Dirección de Registro.

Esperamos sea un documento útil para el conocimiento y

aplicación de la materia y principios registrales.

Zaida Barrero de Noguera

Superintendente de Notariado y Registro(e)
 CAPÍTULO I
Aspectos generales
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Aspectos generales
101 EL predio no corresponde a este círculo registral.
(Art. 3 Decreto Ley 1250/70)

Las oficinas de registro han sido organizadas en círculos territoriales

correspondientes a una determinada zona geográfica, donde habrá
de realizarse el registro de los documentos referidos a los predios
ubicados en dicha zona.

102 El documento contiene un acto no sujeto a registro.

(Art. 2 Decreto Ley 1250/70)

El artículo 2 del Decreto 1250 de 1970 establece qué actos o contratos

están sujetos a registro, entendiéndose que dichos actos se refieren
a bienes inmuebles.

103 Las protocolizaciones no son objeto de registro.

(Art. 2 Decreto Ley 1250/70)

En el evento que actos o contratos referidos a inmuebles deban pro-

tocolizarse, esta debe realizarse una vez se haya verificado el trámite
del registro.

104 El presente documento ya fue registrado.

(Art. 27 y 28 Decreto Ley 1250/70)

El registro de un documento que ya se encuentre inscrito no le aporta

mayor validez, por el contrario dicha inscripción es inocua.

105 Las declaraciones de mejoras en suelo ajeno no son objeto de re-

gistro.
(Art. 2 Decreto Ley 1250/70)

Instrucciones Administrativas 15 y 23 de 1994 de la Superintendencia

de Notariado y Registro.

106 El documento presentado para registro es una fotocopia o copia

simple y no cumple con los requisitos establecidos en el numeral
primero del Art. 254 del C.P.C.

107 El documento presentado para registro está incompleto.

(Arts. 20 y 23 del Decreto Ley 960/70 y 18 del Decreto Ley
1250/70)

El documento sometido a registro debe ser estudiado en su totalidad,

para determinar la viabilidad de inscripción de todos los actos o con-
tratos que lo contienen.

13
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Aspectos generales
108 A la presente providencia le falta la constancia de ejecutoria.
(Arts. 333 y 334 del C.P.C.)
109 Falta copia auténtica para el archivo de esta oficina.
(Art. 18 Decreto Ley 1250/70)
110 El documento sometido a registro no cita título de antecedente y/o
adquisitivo de dominio.
(Art. 52 Decreto Ley 1250/70)

Uno de los principios básicos del derecho registral es el principio de

tracto sucesivo, por el cual la tradición debe ser una cadena ininte-
rrumpida de propietarios; este principio se materializa con la cita del
título antecedente.
111 El título antecedente citado no corresponde al registrado en el folio
de matrícula inmobiliaria.
(Arts. 32 del Decreto Ley 960/70 y 52 del Decreto Ley 1250/70)

La cadena traditicia debe ser ininterrumpida, por tanto el título citado

como antecedente de dominio debe corresponder al inscrito en el
folio. Sin embargo, cuando no se cita el título antecedente, se podrá
demostrar ante el registrador, por otro medio probatorio, cuál es el
título antecedente que se pretende hacer valer.
112 No cita número de matrícula inmobiliaria u otros datos del sistema
registral antiguo que identifique el predio en nuestros archivos.
(Art. 5 Decreto Ley 1250/70)

La matrícula inmobiliaria es el número de identificación de los predios

en el sistema registral, si no se cita el número de matrícula no hay
manera de saber a cuál inmueble se refiere el documento. Es muy
común que se confunda esta causal de devolución con la falta de la
cita del título antecedente, sin embargo esta causal de devolución solo
puede ser subsanada mediante documento aclaratorio.
113 La(s) matrícula(s) citada(s) no es (son) correctas.
(Art. 5 Decreto Ley 1250/70)

Al igual que en la causal anterior, cuando se cita erróneamente el nú-

mero de matrícula inmobiliaria, debe mediar documento aclaratorio
para subsanar el error.
114 Falta pago del impuesto de registro.
(Ley 223/1995 y Decreto 650/96)

Requisito imprescindible para la inscripción de los documentos someti-

dos a registro, el cual no merece un mayor análisis; sin embargo, cabe
resaltar que el registrador de instrumentos públicos puede incurrir
en causal de mala conducta por la no comprobación de dicho pago.

14
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Aspectos generales
115 Falta pago de interés moratorio por extemporaneidad en el registro
(dos meses si el documento es otorgado o expedido en el país y tres
meses si es otorgado o expedido en el exterior.
(Ley 223/1995 y Decreto 650/96)
116 No se establece el valor de la constitución de servidumbre para
efectos del cobro de derechos de registro.
(Parágrafo 5º artículo 1º Decreto 2280 de 2008)
117 No se ha insertado paz y salvo del impuesto predial del inmueble.
(Art. 10 Ley 33/1986)

Los notarios no autorizarán ni los registradores inscribirán los docu-

mentos contentivos de transferencia de dominio, donde no se com-
pruebe haber realizado dicho recaudo.
118 No se cita el avalúo catastral para efectos del cobro de los derechos
de registro.
(Art. 1 Decreto 2280 de 2008)

En caso de encontrarse diferencia entre el avalúo catastral y el valor del

acto de enajenación estipulado en el documento, se recaudará según
el documento que tenga el mayor valor, es decir, el recaudo de los
impuestos de registro nunca podrá ser inferior al avalúo catastral.
119 Falta pago de derechos de registro.
(Art. 1 Decreto 2280 de 2008)
120 Debe determinarse el derecho de cuota que se enajena.
(Sentencia del 29-11-1967 de la Corte Suprema de Justicia)

Para el cobro de los derechos de registro debe determinarse el de-

recho de cuota transferido (Parágrafo 2º del Art. 1 del Decreto 2280
de 2008).
121 En la resciliación, rescisión o resolución del contrato se omitió indicar
el valor o precio del contrato por el cual fue constituido.
(Parágrafo del Art. 8 del Decreto 2280 de 2008)

Requisito indispensable para el recaudo de los derechos de registro.

122 No se cita la totalidad de las matrículas en las cuales debe inscribirse
el documento.
(Art. 5 Decreto Ley 1250/70)
123 En caso de desistimiento del registro o que este no sea procedente,
cuentan las partes con cinco (5) días hábiles para solicitar la devo-
lución de los dineros pagados por concepto de impuesto de registro.
(Decreto 650 de 1996)

15
Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Aspectos generales
124 Con los datos suministrados en el formulario, más la información
existente en la oficina de registro de instrumentos públicos y la apor-
tada por otras entidades o el no envío de la misma, no fue posible
ubicar el folio de matrícula inmobiliaria que identificara el predio.
(Arts. 5, 6 y 49 del Decreto Ley 1250 de 1970)

No obstante el no registro de la medida de protección en el folio de

matrícula inmobiliaria, su solicitud será ingresada al registro único
de predios abandonados, para que esa inscripción sirva como medio
probatorio ante las autoridades judiciales y administrativas.

125 El predio sobre el que se solicita la protección es un baldío que per-

tenece a la Nación, no cuenta con un folio de matrícula inmobiliaria
y la propiedad de los territorios baldíos se adjudica por título
traslaticio de dominio a través del Incoder.
(Arts. 63 CN; 5, 6, 49 Decreto 1250/70; 65 Ley 160/94)
No obstante, el no registro de la medida de protección en el folio de
matrícula inmobiliaria, su solicitud será ingresada al registro único
de predios abandonados , para que esa inscripción sirva como medio
probatorio ante las autoridades judiciales y administrativas.

126 El predio del cual es propietario se encuentra protegido por la

prohibición de enajenar, proferida por el comité departamental o
municipal de atención a la población desplazada.
(Numeral 2° Art. 1° Decreto 2007 de 2001)

No obstante, el no registro de la medida de protección en el folio de

matrícula inmobiliaria, su solicitud será ingresada al registro único
de predios abandonados, para que esa inscripción sirva como medio
probatorio ante las autoridades judiciales y administrativas.

127 El predio no es susceptible de apropiación privada pues se trata de

un bien fiscal___, parque nacional___, territorio de comunidad étnica
____; zona de riesgo___ y en relación con estos no es posible a los
particulares establecer derechos patrimoniales, por ser imprescrip-
tibles inenajenables e inembargables.
(Art. 63 C.N.)

No obstante el no registro de la medida de protección en el folio de

matrícula inmobiliaria, su solicitud será ingresada al registro único
de predios abandonados, para que esa inscripción sirva como medio
probatorio ante las autoridades judiciales y administrativas.

16
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Aspectos generales
128 En el folio de matrícula que identifica el predio que usted declara
haber abandonado por causa de la violencia, presenta inscrita con
anterioridad a su solicitud una transferencia de dominio.
(Arts. 669 y 756 del Código Civil)

No obstante el no registro de la prohibición de enajenar en el folio de

matrícula inmobiliaria, su solicitud será ingresada al registro único
de predios abandonados para que esa inscripción sirva como medio
probatorio ante las autoridades judiciales y administrativas.
129 La nomenclatura y determinación del inmueble no corresponde a
la registrada.
(Art. 6 Decreto Ley 1250/70)
130 Falta Paz y Salvo de Administración para la inscripción de los actos
traslaticios de dominio.
(Art. 29 Ley 675/2001)

En lo que se refiere a inmuebles que se encuentran dentro de una

copropiedad, debe la administración certificar que el inmueble que
pretende enajenarse se encuentra a paz y salvo con la administración,
para que el registrador pueda inscribir el documento contentivo del
acto traslaticio de dominio.
131 El poder otorgado en el exterior debe exhibir el apostille ante el
Ministerio de Relaciones Exteriores.
(Art. 259 del C. de P. C.)
132 En el folio de matrícula inmobiliaria se encuentra registrada liqui-
dación del efecto plusvalía vigente.
(Art. 81 Ley 388/97, Instrucción Administrativa 31 del 28-12-2004 de
la Superintendencia de Notariado y Registro)
133 Las providencias deben ser aclaradas por la misma autoridad que
las profirió.
(Art. 310 C. de P. C.)
134 En el texto de la escritura no debe haber espacios en blanco. La pre-
visión a esta causal de devolución se hace previniendo la posterior
utilización que pueda hacerse de dichos espacios en blanco.
(Art. 18 del Decreto Ley 960/70)
135 No procede el registro provisional del presente documento por
cuanto no se cumple con los requisitos establecidos en el Art. 33 del
Decreto Ley 1250/70.

Esta causal de devolución cobra mayor importancia, ahora que la Su-

perintendencia de Notariado y Registro está dando un mayor impulso
al registro provisional de los actos de compraventa; no sobra aclarar
que una vez efectuado el registro provisional, el usuario cuenta con
el plazo perentorio de un (1) mes para efectuar el registro definitivo.

17
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Aspectos generales
136 Para proceder al registro parcial del documento, este debe ser so-
licitado por todas las partes que intervienen en el acto o contrato.

El registro parcial no se encuentra reglamentado en ninguna norma,

sin embargo, en la práctica registral se utiliza con cierta frecuencia,
pero con la autorización de todas las partes que intervienen en el acto
a fin de evitar reclamaciones futuras.
137 El documento del cual se solicita reproducción de sellos no se
encuentra inscrito.
(Art. 38 Decreto Ley 1250/70)
138 Los centros de conciliación deben anexar certificado de vigencia y la
resolución que autoriza su funcionamiento.
(Art. 67 Ley 23 de 1991)
139 El folio de matrícula inmobiliaria es inexistente por encontrarse
jurídicamente cerrado.
(Art. 5 Decreto Ley 1250/70)

Básicamente los folios de matrícula inmobiliaria se cierran por orden

judicial o por agotamiento de área, si ocurre algunos de estos dos
eventos se dice que jurídicamente no existe. Así, en la práctica se
encuentran abiertos por encontrarse hipotecas sin cancelar en su
totalidad o cualquier otro acto que impida el cierre del mismo, no
obstante, de dichos folios se pueden expedir certificados de tradición.
140 Falta cédula catastral del bien inmueble.
(Arts. 18, 19 y 20 Decreto 2148 de 1983, Artículo 31 Decreto Ley
960/70 , Instrucción Administrativa 04 de 2007 de la Superintenden-
cia de Notariado y Registro)

Como quiera que debe existir plena identificación de los inmuebles para
la inscripción en el registro, la identificación catastral se convierte en
uno de los elementos esenciales para la identificación del mismo; y
así evitar confusiones. Esta identificación cobra vital importancia en
la pretendida interrelación Registro-Catastro.
141 Deben anexar el formulario de calificación notarial en la copia del
documento con destino a registro.
(Art. 94 Decreto Ley 2150/95)
142 El paz y salvo del impuesto predial protocolizado en el documento
no corresponde al inmueble objeto del negocio.
(Art. 5 Decreto Ley 1250/70)

18
 CAPÍTULO II
Afectación a
vivienda familiar
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Afectación a vivienda familiar

151 El inmueble se encuentra afectado a vivienda familiar.
(Art. 3 Ley 258/96)

El legislador pretende dar una categoría especial a la vivienda des-

tinada como habitación de la familia, la cual hace que esta solo sea
embargable por las entidades que financiaron su consecución.

152 No procede la afectación a vivienda familiar por cuanto no se ostenta

la calidad de pleno propietario.
(Ley 258 de 1996)

Como quiera que la afectación a vivienda familiar es una categoría

especial, la ley prevé que ésta sea propiedad de uno o ambos cónyuges.

153 El Notario omitió indagar sobre la afectación a vivienda familiar.

(Ley 258 de 1996 y Ley 854 de 2003)

La no indagación acerca de la afectación a vivienda familiar podría

generar nulidad del acto escriturario.

154 Para cancelar la afectación a vivienda familiar deben comparecer y

suscribir la escritura ambos cónyuges o compañeros permanentes.
(Ley 258/96 y Ley 854/2003)

El consentimiento para que el inmueble afectado a vivienda familiar

pase a las normas del derecho común, debe ser expresado por ambos
cónyuges así el propietario del mismo sea uno solo de ellos.

155 El adquirente omite la constitución de la afectación a vivienda fami-

liar en el acto escriturario de la compraventa.
(Arts. 1 y 2 Ley 258/96)

156 Quedan viciados de nulidad absoluta los actos jurídicos que desco-
nocen la afectación a vivienda familiar.
(Inciso 3º del Art. 6º de la Ley 258/96)

157 El inmueble sobre el cual se pretende constituir afectación a vivienda

familiar no cumple con los requisitos contemplados.
(Ley 258/96)

21
 CAPÍTULO III
Escrituras, otorgamientos
autorizaciones y aclaraciones
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Escrituras, otorgamientos, autorizaciones y aclaraciones

201 Falta fecha de otorgamiento de la escritura.
(Art. 9 Decreto 2148/83)

De acuerdo a lo previsto en el Art. 13 del Decreto 960 de 1970, el

proceso de perfeccionamiento de la escritura pública consta de varias
etapas, recepción, extensión, otorgamiento y autorización, además
de que todos los documentos deben tener fecha de su otorgamiento,
esta tiene especial incidencia para el registro por cuanto no solo va a
determinar el cobro por extemporaneidad del impuesto de registro sino
que también va a determinar si el documento contentivo de hipoteca
y patrimonio de familia no se encuentra vencido.
202 Falta firma del notario o su delegado en la copia de la escritura
objeto de registro.
(Art. 85 Decreto Ley 960/70)

Con la firma en el documento el notario autoriza el mismo, sin este

requisito la escritura aún no se ha perfeccionado.
203 Falta la autorización (firma) del notario en el original (matriz) de la
escritura pública.
(Art. 40 Decreto Ley 960/70)

204 La reproducción mecánica de las copias del documento que se

pretende registrar es ilegible en todo o en algunos de sus apartes.
(Art. 18 Decreto Ley 1250/70)

205 Falta otorgamiento, firma de uno o varios de los comparecientes en

el original de la escritura.
(Art. 35 Decreto Ley 960/70)

La escritura en tales condiciones no puede surtir efectos legales por

cuanto no se ha perfeccionado.

206 El documento objeto de aclaración debe radicarse primero que el

documento aclaratorio.
(Art. 27 y 82 del Decreto Ley 1250/70)

Causal de devolución, por demás lógica, ya que no se puede inscribir

una aclaración a un documento que no se encuentra inscrito.
207 El documento que se pretende aclarar no ha sido registrado.
(Art. 52 Decreto Ley 1250/70)

208 Las enmendaduras deben venir avaladas por el ente emisor.

(Art. 101 Decreto Ley 960/70, Instrucción Administrativa 034 de 1998
de la Superintendencia de Notariado y Registro)

25
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Escrituras, otorgamientos, autorizaciones y aclaraciones

209 Una vez autorizada la escritura, cualquier corrección que pretendan
hacer los otorgantes deberá consignarse en documento separado,
con todas las formalidades y por todas las personas que intervinieron
en el instrumento corregido.
(Art. 102 Decreto Ley 960/70)

210 El registro debe realizarse con la primera copia o, en su defecto,

justificación de la no presentación de la misma.
(Concepto de 27-03-1992 de la División Jurídica de la Superinten-
dencia de Notariado y Registro)

211 Falta citar documento de identificación de los otorgantes.

(Arts. 24 y 25 Decreto Ley 960/70)

Para recepcionar cualquier declaración, el notario deberá identificar

al declarante y la única manera de identificación es con el respectivo
documento de identidad, de lo cual deberá dejar constancia en el
documento.
212 No se puede, por escritura aclaratoria, variar los elementos esen-
ciales del contrato inicial.
(Art. 48 Decreto 2148 de 1983, Decreto 231 de 1985, Art. 92 Decreto
960 de1970)
213 La escritura que se pretende registrar no contiene licencia urbanís-
tica que autorice la construcción, ampliación, mejoras, subdivisión,
parcelación, loteo del inmueble.
(Arts. 7 de la Ley 810 de 2003 y 99 de la Ley 388 de 1997)

214 El término de vigencia de la licencia otorgada para la construcción,

ampliación, loteo o subdivisión del predio se encuentra vencida.
(Art. 41 Decreto 564 de 2006)

215 El documento sometido a registro no establece con claridad el acto

o contrato que se pretende inscribir.
(Art. 15 Decreto Ley 960/70)

El acto a registrar debe estar denominado y plenamente identificado

para que pueda ser inscrito en el registro.

216 La escritura sometida a registro no contiene el poder que acredita

la calidad en que se comparece.
(Arts. 25 y 28 del Decreto Ley 960/70)

Cuando se firma una escritura a nombre o en representación de otra

persona, debe anexarse poder debidamente constituido, requisito sin
el cual es inexistente la representación.

26
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Escrituras, otorgamientos, autorizaciones y aclaraciones

217 Todas las hojas del documento sometido a registro deben ser rubri-
cadas y selladas por el emisor.
(Art. 85 Decreto Ley 960/70)

218 La licencia de Planeación y Obras Públicas Municipales no cumple

con los requisitos en la citada ley.
(Ley 564 de 2006)

219 Toda acta de conciliación que conlleve transferencia de dominio

debe elevarse a escritura pública.
(Instrucción Administrativa 05 de febrero 5 de 2004 Superintendencia
de Notariado y Registro)

Cuando las actas de conciliación se refieran a la transferencia de do-

minio de bienes inmuebles, es necesario que los acuerdos plasmados
en las mismas se eleven a escritura pública, de lo contrario no pueden
inscribirse en la oficina de registro.

27
CAPÍTULO IV
Predios,
áreas y linderos
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Predios, áreas y linderos

301 Se cambia el inmueble objeto del negocio jurídico.
(Art. 48 Decreto 2148 de 1983, Art. 92 Decreto 960 de 1970)

Por medio de escritura aclaratoria no es viable el cambio del objeto del

negocio jurídico inicial. En el evento que suceda tal hecho, es necesario
resciliar el contrato inicial y hacer un nuevo contrato.

302 Existe incongruencia entre el área y/o los linderos del predio citados
en el presente documento y los inscritos en el folio de matrícula
inmobiliaria y/o antecedentes que se encuentran en esta oficina
de registro.
(Arts. 5, 52 y 82 Decreto Ley 1250/70, Instrucción Administrativa
conjunta - IGAC - 011 - 2010 de la Superintendencia de Notariado y
Registro - 01 del 2010 del IGAC)

Los datos consignados en el documento sometido a registro y la

denominación y determinación del área y linderos del inmueble con-
signados en el folio, deben corresponder perfectamente.
303 El inmueble no se determinó por su área y linderos.
(Art. 31 Decreto 960/70)

Este es uno de los requisitos indispensables para identificar el predio

en los archivos registrales, si no existe dicha determinación la ofici-
na de registro no sabrá con certeza que el documento se refiere al
mismo predio.
304 Las medidas deben expresarse en el sistema métrico decimal.
(Decreto Ley 960/70, Arts. 10 y 30 Resolución 1126 de 1967 del
Ministerio de Desarrollo Económico)
305 No se identifica el predio resultante del englobe y/o los predios
objeto de englobe.
(Art. 19 Decreto 2148 de 1983)

La determinación de los predios es un requisito indispensable para

que sea inscrito en el registro cualquier acto de disposición.

306 No se identifican los lotes segregados.

(Arts. 1 y 8 Decreto 2148 de 1983 y 8 del Decreto 2157 de 1995)
307 Solo se puede englobar teniendo pleno dominio sobre los predios.
(Art. 669 del C.C.)

Por ser el englobe un acto de disposición, se requiere que sobre el

mismo se tenga pleno dominio, porque de lo contrario se estaría
disponiendo de derechos que no le corresponden.

31
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Predios, Áreas y Linderos

308 El cambio de área y linderos que conlleve aumento respecto de los
inscritos, debe hacerse con base en certificación o resolución, de
catastro y/o Instituto Geográfico Agustín Codazzi-(IGAC), elevada
a escritura pública.
(Art. 5 Decreto 1711 de 1984, Instrucción Administrativa conjunta
Superintendencia de Notariado y Registro - IGAC - 011-2010)

309 Falta identificar y alinderar la parte restante del inmueble.

(Art. 8 Decreto 2157 de 1995)

Siempre que el documento sometido a registro conlleve la segre-

gación de uno o más predios, la oficina de registro debe exigir la
identificación y alinderación de la parte restante a fin de evitar
confusiones cuando sobre esta ejerce actos de disposición o de
transferencia de dominio.

32
 CAPÍTULO V
Titular del derecho
representación
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Titular del derecho - Representación

352 Para efectuar división material, loteo, segregación o cualquier otro
acto de disposición, debe ostentar pleno dominio y/o comparecer
todos los titulares del derecho real de dominio.
(Arts. 669 y 2340 del C.C.)

Se sugiere el mismo comentario que se dio a la causal 307.

353 Quien comparece como heredero no está habilitado para disponer
del inmueble.
(Decreto de la Posesión Efectiva de la Herencia - Art. 757 C.C.)

Hasta tanto no se encuentre inscrita la adjudicación del causante, el

heredero sólo podrá enajenar los derechos y acciones que le corres-
pondan en la misma.
354 Quien dispone de la totalidad del inmueble sólo es titular de dere-
chos de cuota.
(Art. 669 C.C.)

Nadie puede enajenar más derechos de los que posee, en el caso

de que un comunero disponga de la totalidad del inmueble estaría
vendiendo cosa ajena.
355 Quien dispone del inmueble solo es titular de derechos y acciones.
(Art. 669 C.C.)

Aplica los comentarios hechos a las causales 351 y 353.

356 Para efectuar la liquidación de la comunidad deben comparecer la
totalidad de los comuneros.
(Numeral 3º Art. 2340 C.C.)

Si no comparecen todos los comuneros a la liquidación de la comu-

nidad se están vulnerando los derechos de los comuneros que no
comparecen a la liquidación de la misma.
357 No se aporta autorización expresa del mandante, conforme lo or-
denado en el Art. 2170 del C.C.
(Art. 2170 del C.C.)

Aplica igual comentario que se hizo a la causal 216.

358 Falta autorización expresa de la junta de socios para que el repre-
sentante adquiera para sí mismo.
(Art. 839 del C. Co.)

Por mandato expreso del Art. 839 del Código de Comercio, el represen-
tante de la sociedad no puede adquirir para sí mismo los bienes que
esta pretenda enajenar, excepto que la junta de socios expresamente
lo haya autorizado.

35
 CAPÍTULO VI
Embargos,
valorización y prohibiciones
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Embargos, valorización y prohibiciones

401 En el folio de matrícula inmobiliaria se encuentra embargo vigente.
(Art. 43 Ley 57 de 1887)

En principio, cuando se encuentra vigente un embargo en un folio de

matrícula inmobiliaria no se pueden inscribir actos de enajenación
y de hipotecación, sin embargo, hay algunos actos que excepcional-
mente pueden ser inscritos, cancelaciones de hipotecas, demandas,
gravámenes de valorización.
402 La medida cautelar que ordena cancelar no figura registrada en el
folio de matrícula inmobiliaria.
(Arts. 40 y 43 Decreto Ley 1250/70)
403 El ejecutado no es titular inscrito.
(Arts. 839-1 Estatuto Tributario)
404 El embargado no es titular del derecho real de dominio.
(Art. 681 del C. de P.C.)
405 Sobre el bien inmueble objeto de embargo se encuentra vigente
patrimonio de familia.
(Arts. 21 y 23 de la Ley 70 de 1931)
Una de las características principales de la inscripción del patrimonio
de familia es que el inmueble se vuelve inembargable, excepto por
el acreedor hipotecario con cuyo crédito se financió la construcción,
compra o mejoramiento de la vivienda.
406 Sobre el bien inmueble objeto de embargo se encuentra vigente
afectación a vivienda familiar.
(Art. 7 Ley 258 de 1996)

Aplica igual comentario que el de la causal anterior.

407 En el folio de matrícula inmobiliaria citado se encuentra inscrito
otro embargo.
(Art. 558 del C. de P.C.)

En principio, en registro la concurrencia de embargos no existe.

408 No se aporta constancia del Juzgado que acredite inexistencia de
remanentes.
(Incisos 3 y 5 del Art. 543 del C. de P.C.)

Para ser inscrito en el registro cualquier acto de transferencia de domi-

nio del bien embargado, no solo debe mediar consentimiento expreso
del acreedor sino también la constancia del Juzgado que ordenó el
embargo que acredite la inexistencia de un embargo de remanentes.

39
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Embargos, valorización y prohibiciones

409 Falta autorización del Juez o acreedor para registrar el documento.
(Art. 1521 del C.C.)

Como en el caso anterior, se puede inscribir un documento en un

folio donde aparezca inscrito un embargo, siempre que el juez lo
autorice.
410 Falta certificación del juzgado que acredite que no se ha dictado
sentencia favorable al demandante, debidamente ejecutoriada.
(Numeral 2 Art. 691 C. de P.C.)
411 Los lugares destinados a cementerios son inembargables.
(Numeral 8 Art. 684 del C. de P.C.)
412 El embargo que se ordena cancelar fue levantado oficiosamente
de conformidad con lo dispuesto con el numeral 1º del Art. 558 del
C. de P.C.
413 Los derechos y acciones son inembargables.
(Inciso 1º Art. 681 del C. de P.C., Instrucción administrativa 21 de
2005 de la Superintendencia de Notariado y Registro)
414 El embargo de mejoras no es objeto de registro.
(Numeral 2º Art. 681 del C. de P.C.)

Lo anterior tiene fundamento en que solo se pueden embargar los

derechos reales.
415 Los bienes de uso público son inembargables.
(Numeral 1º Art. 684 del C. de P.C.)
416 Los derechos personalísimos e intransferibles de uso y habitación
son inembargables.
(Numeral 14 Art. 684 del C. de P.C.)
417 Falta citar los datos del oficio con el cual se comunicó la medida
cautelar que se cancela.
(Arts. 31, 38, 39 y 40 del Decreto Ley 1250/70)

Esta causal se fundamenta en la seguridad que debe existir en que el

documento a inscribir se refiera exactamente a la medida que se va
a cancelar y así evitar futuras confusiones.
418 En el folio de matrícula inmobiliaria no figura inscrita garantía real
a favor del demandante.
(Art. 558 del C. de P.C.)

Ella se refiere a la inscripción de un embargo hipotecario cuando no

se encuentra inscrita hipoteca a favor del acreedor.

40
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Embargos, valorización y prohibiciones

419 En el folio de matrícula inmobiliaria se encuentra vigente patrimonio
de familia y/o afectación a vivienda familiar, no siendo procedente
la inscripción del embargo de acción mixta por no existir garantía
real vigente inscrita.
(Ley 258 de 1996, Ley 70 de 1931)
Comoquiera que tanto en los predios con patrimonio de familia o
afectación a vivienda familiar vigentes, solo se pueden inscribir
aquellos embargos que se ordenen dentro de los procesos ejecutivos
hipotecarios instaurados por los acreedores hipotecarios inscritos y
no es posible la inscripción de un embargo de naturaleza mixta ade-
lantado por quien no tenga la calidad de acreedor hipotecario inscrito.
420 No son inscribibles los embargos decretados sobre un inmueble
afectado a vivienda familiar, salvo que la medida cautelar tenga su
origen en una obligación hipotecaria cuya constitución sea anterior
a la afectación a vivienda familiar o el inmueble se hubiera gravado
para garantizar préstamos de adquisición, construcción o mejora de
la vivienda familiar.
(Art. 7 Ley 258 de 1996 y 1º Ley 854 de 2003)

Aplica igual comentario que se dio a la causal anterior.

421 El predio se encuentra afectado con valorización.

(Art. 13 Decreto 1604 de 1966)

Esta es una medida cautelar real, lo cual quiere decir que persigue
directamente el bien que se encuentre gravado con dicha afectación.
422 El folio de matrícula inmobiliaria citado se encuentra en custodia por
orden de autoridad competente, razón por la cual no es viable inscri-
bir documento alguno o expedir certificado de libertad y tradición.

423 En el folio de matrícula inmobiliaria citado se encuentra inscrita

prohibición judicial de inscripción de documentos.

424 En el folio de matrícula inmobiliaria citado se encuentra inscrito

oficio de oferta de compra que deja el bien fuera del comercio.
(Art. 7 Decreto 2400 de 1989 Reforma Urbana)

425 Previa la inscripción de la escritura de compraventa debe cancelarse

la oferta de compra.
(Inciso 2º Art. 14 Ley 9 de 1989)

41
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Embargos, valorización y prohibiciones

426 No es procedente la cancelación de la medida cautelar hasta tanto
se subsane la causal que originó la devolución de la providencia
que ordena el remate.
(Sentencia del 13-06-1996 del Tribunal Superior del Distrito Judicial
de Bogotá)
La cancelación de la medida cautelar inscrita en el folio que identifica
un predio que ha sido rematado, deja el bien a merced de la buena
o mala fe de las personas y podría llegar a constituirse un fraude a
decisión judicial si dicho bien queda desprotegido jurídicamente.

427 No es procedente la inscripción del embargo sobre los inmuebles

afectados por resolución de la Dirección Nacional de Estupefacientes
que ordena la destinación provisional.
(Art. 55 del Decreto Ley 99 de 1991)
428 No es procedente la inscripción de las demandas que tengan como
fundamento un asiento registral anterior a la inscripción de la Sen-
tencia Declarativa de Pertenencia.
(Art. 70 Decreto Ley 1250/70)

429 De acuerdo con lo informado por el Grupo Operativo, no se encontró

matrícula inmobiliaria que identifique bien(es) inmueble(s) a nombre
de la(s) persona(s) citada(s) en su oficio. Se procedió a incluir el
nombre en la tabla de prohibiciones para enajenar.
(Art. 5 Decreto Ley 1250 de 1970)
430 No son inscribibles los títulos referidos a un inmueble afectado en
proceso de extinción de dominio.
(Art. 12 Ley 793 de 2002)

42
 CAPÍTULO VII
Hipoteca
patrimonio familiar
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Hipoteca patrimonio familiar

501 Quien hipoteca no es titular inscrito.
(Art. 2443 del C.C.)

Se requiere que quien hipoteca un inmueble sea titular de los dere-

chos que hipoteca, de tal suerte que quien sea titular de derechos de
cuota puede hipotecar solamente dichos derechos y no la totalidad
del inmueble.
502 La hipoteca debe ser cancelada por el acreedor.
(Art. 49 y 50 Decreto Ley 960 de 1970)
503 Quien cancela la hipoteca no cita la calidad de cesionario.
(Art. 49 y 50 Decreto Ley 960 de 1970)
504 Falta documento o carta donde conste el monto del crédito aprobado
para la hipoteca indeterminada.
(Art. 15 Decreto 1572 de 1994, párrafo 2º Art. 6 Decreto 2289 del
23-06-2008)
505 Se encuentra vencido el término de 90 días para la inscripción de la
hipoteca y/o patrimonio de familia, por lo tanto deberá constituirse
nuevamente por otro instrumento público.
(Art. 32 Decreto Ley 1250/70)

Aquí se toma como referencia la fecha en que fue otorgado el docu-

mento para contabilizar los noventa días hábiles.
506 Se omite protocolizar con la escritura el documento con el cual los
entes crediticios autorizan la inscripción de una segunda hipoteca
(VIS).
(Art. 38 Ley 3 de 1991)

Esta causal se refiere únicamente a los inmuebles catalogados como

vivienda de interés social y sobre los cuales se encuentra vigente
patrimonio de familia inembargable.
507 La hipoteca que se ordena cancelar no aparece registrada.
(Art. 39 y 40 del Decreto Ley 1250/70)
508 Falta consignar en la primera copia del instrumento que esta presta
mérito ejecutivo.
(Art.80 Decreto Ley 960 de 1970)

Ella se refiere únicamente a las escrituras contentivas de hipoteca,

ya que por mandato de la ley debe consignarse en la primera copia,
que esta presta mérito ejecutivo.
509 La cesión del crédito hipotecario no es objeto de registro.
(Art. 2 Decreto Ley 1250/70)
510 Para proceder a la cancelación del patrimonio de familia debe ad-
juntar la autorización del acreedor hipotecario inscrito.
(Art. 22 Ley 546 de 1999)
45
Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Hipoteca patrimonio familiar

511 Para proceder a la inscripción de una nueva hipoteca sobre un bien
afectado con patrimonio de familia, debe expresar que esta será
destinada para la mejora de la vivienda o pago de un gravamen
hipotecario anterior.
(Art. 38 Ley 3 de 1991)

512 Cuando el documento contiene venta e hipoteca y esta última se

encuentra vencida, debe adjuntar la carta del acreedor hipotecario
autorizando el registro parcial.
(Art. 32 Decreto 1250/70)
513 El documento no contiene los datos completos del inmueble sobre
el cual se solicita cancelar la hipoteca.
(Art. 40 Decreto Ley 1250/70 y 54 Decreto Ley 960 de 1970)

Los inmuebles deben individualizarse a fin de evitar cualquier con-

fusión.
514 La escritura de cancelación de hipoteca no contiene el valor por el
cual se constituyó el gravamen.
(Párrafo 5 Art. 6 Decreto 2280 de 2008)
515 Las hipotecas sobre derechos y acciones no son registrables.
(Art. 669 del C.C.)

Por cuanto la hipoteca debe efectuarse sobre pleno dominio.

516 Los adquirentes omiten constituir patrimonio de familia en el acto
escriturario de la compra de vivienda de interés social.
(Art. 60 Ley 9 de 1989)
517 Sobre el predio se encuentra vigente patrimonio de familia.
(Art. 22 Ley 70 de 1931)
518 Quien cancela el patrimonio de familia no es beneficiario de él ni
propietario del inmueble sobre el cual se constituyó.
(Art. 7 y 23 Ley 70 de 1931)

519 La orden judicial y/o exhorto que ordena la cancelación del grava-
men hipotecario debe elevarse a escritura pública.
(Art.52 Decreto Ley 960 de 1970)

46
 CAPÍTULO VIII
Reglamento de
Propiedad Horizontal
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Reglamento de Propiedad Horizontal

551 El reglamento de propiedad horizontal debe elevarse a escritura
pública.
(Art. 4º Ley 675 de 2001)

Todos los actos o contratos referidos a inmuebles deben hacerse por

escritura pública.
(Art. 12 Decreto 960 de 1970 y específicamente la Ley 675 de 2001
exige solemnidad)
552 Se omite protocolizar el acta de copropietarios que autoriza la mo-
dificación al reglamento.
(Art. 21 concordante con el Numeral 6 del Art. 38 de la Ley 675 de
2001)

Las modificaciones al reglamento de propiedad horizontal deben

estar avaladas o autorizadas por los copropietarios reunidos en
asamblea.
553 No se cumple con la totalidad de los requisitos para la constitución,
modificación y/o adición del reglamento de propiedad horizontal.
(Arts. 5º y 6º de la Ley 675 de 2001)

554 La sumatoria total de los coeficientes de copropiedad debe ser igual

al 100% .
(Arts. 4º y 5º de la Ley 675 de 2001)

Tal exigencia tiene fundamento lógico en todas las actividades y

decisiones de la asamblea donde se requieren algunos porcentajes
de participación para la toma de decisiones y también para el pago
de las expensas.
555 Comoquiera que el conjunto se desarrollará por etapas, el presente
documento debe contener los requisitos establecidos en el Art. 7º
de la Ley 675 de 2001.
556 Se omite protocolizar la licencia de construcción o el documento que
haga sus veces en el presente documento.
(Art. 6 Ley 675 de 2001)

557 Falta citar la totalidad de las matrículas inmobiliarias que conforman

la propiedad horizontal sobre la que se pretende registrar modifi-
cación, aclaración y/o adición del mismo.
(Art. 5 Decreto Ley 1250 de 1970)
558 No se insertó el paz y salvo por concepto de administración, ni se
dejó constancia de la solidaridad del nuevo propietario en relación
con las deudas que existan con la copropiedad.
(Art. 29 Ley 675 de 2001)

49
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Reglamento de Propiedad Horizontal

559 No se anexa la aprobación de los planos y alinderamiento, cuadro
de áreas aprobado por la curaduría urbana.
(Numeral 5º Art. 45 Decreto 564 de 2006)

560 Los lotes donde se constituye el presente reglamento de propiedad

horizontal deben ser previamente englobados.
(Art. 19 Decreto 2148 de 1983)

561 En el presente documento no se determinan las zonas objeto de

cesión obligatoria.
(Ley 388 de 1997)

Las zonas de cesión obligatoria deben señalarse y alinderarse en la es-

critura pública donde se constituye la respectiva urbanización o loteo.
A cada una de dichas zonas se le abrirá el respectivo folio de matrícula
inmobiliaria a favor del municipio o distrito, según el caso.

562 No comparece el acreedor hipotecario autorizando la extinción de

la propiedad horizontal.
(Art. 9 Ley 675 de 2001)

563 No cumple con los requisitos exigidos por el Art. 9 de la Ley 675 de
2001 para la extinción de la propiedad horizontal.

564 No se cumple con el quórum establecido por la Ley 675 de 2006 en

sus Arts. 45 y 46.

50
 CAPÍTULO IX
Predios
rurales y urbanos
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Predios rurales y urbanos

601 El documento que se presenta a registro no cuenta con la autoriza-
ción expresa del Incoder para enajenar, gravar o arrendar la UAF,
ni hay declaración juramentada del adjudicatario de no haberle
sido notificada la decisión de autorización del Incoder, teniendo en
cuenta que es un predio rural adjudicado por el Incoder y no han
transcurrido los quince años contados desde la primera adjudicación
que se hizo sobre la respectiva parcela.
(Art. 39 incisos 3 y 4 de la Ley 160 de 1994)

La inobservancia de esta exigencia puede constituir causal de mala

conducta para el notario que autoriza el documento y para el regis-
trador que lo inscribe.
602 El documento que se presenta para registro contiene la transmisión
de dominio de un predio rural adquirido con subsidio, sin que hayan
transcurrido los doce años siguientes a la adquisición y no se proto-
coliza autorización expresa y escrita del Incoder.
(Parágrafo del Art. 25 Ley 160 de 1994)

Esta causal constituye una de las prohibiciones establecidas en la Ley

160 de 1994 para la enajenación de predios adquiridos con subsidios
del Incoder.
603 El documento que se presenta para registro contiene una enajena-
604 ción o gravamen de una parcela adjudicada bajo el régimen de la
UAF y no se acredita la oferta previa al Incoder y la constancia o
prueba de su rechazo.
(Art. 39, Incisos 6 y 7 Ley 160 de 1994)

Aplican los comentarios de las causales 601 y 602.

605 El documento que se presenta a registro contiene una cesión de
derechos de cuota que se tienen sobre una UAF y no se cuenta con
la autorización del Incoder para efectuarla.
(Inciso 2 del numeral 4 del Art. 40 Ley 160 de 1994)
606 El documento que se presenta a registro contiene una división o
fraccionamiento de un inmueble rural, cuyos predios resultantes
tienen una cabida inferior a la determinada por el Incoder como
UAF para ese municipio, tampoco hay constancia que la escritura
fue autorizada por el Incoder por tratarse de una de las excepciones.
(Art. 45 de la Ley 160/94. Art. 44 Ley 160 de 1994)

En principio, por mandato legal, está prohibido el fraccionamiento de

inmuebles rurales por debajo de una UAF del respectivo municipio,
salvo que en el documento se deje expresa constancia que cambia la
vocación agropecuaria del mismo conforme a las excepciones previstas
en la misma norma.

53
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Predios rurales y urbanos

607 No se puede adquirir la propiedad sobre terrenos inicialmente
adjudicados como baldíos si la cabida del predio supera los límites
máximos de la unidad agrícola familiar (UAF).
(Inciso 9 Art. 72 Ley 160 de 1994)

Con la declaratoria de inexequibilidad de la Ley 1152 de 2007, vol-

vemos a la reglamentación de la Ley 160 de 1994, la cual trae como
expresa prohibición la adquisición de predios que exceda una UAF.
608 No se puede aportar a sociedades o comunidades la propiedad de
tierras que se hubieran adjudicado como baldíos, si con ese aporte
la sociedad consolida propiedad en superficie que excedan la unidad
agrícola familiar (UAF).
(Inciso 9 Art. 72 Ley 160 de 1994)

Aplica el mismo comentario para la devolución 607.

609 No es viable la inscripción del documento por cuanto no han trans-
currido cinco años después de la adjudicación y la hipoteca que
contiene no expresa que sea para garantizar las obligaciones deriva-
das de créditos agropecuarios otorgados por entidades financieras.
(Art. 73 Ley 160 de 1994)

54
CAPÍTULO X
Otras
disposiciones
 Guía de causales de no inscripción
de los documentos sometidos a registro

Otras disposiciones
701 Señor usuario tiene un plazo límite de dos meses contados a partir de
la fecha de radicación del documento para cancelar el mayor valor.
(Resolución 4907 del 30 de junio de 2009 y Decreto 2280 de 2008)

Cuando al analizar el documento, el funcionario calificador observe

que lo recaudado por derechos de registro no cubre totalmente los
actos a registrar, así lo informará al usuario del servicio registral, sin
devolver al público el documento; el usuario dispone de dos (2) meses,
desde la fecha de radicación del documento, para hacer efectivo el
pago de los mismos.

702 Se reitera el contenido de la causal que originó la negativa del regis-

tro de este documento consignada en la devolución anterior.

703 No se ha subsanado la totalidad de las causales que dieron origen

a la negativa del registro del presente documento, consignadas en
la devolución anterior.

704 El documento sometido a registro no contiene la licencia judicial

para ejercer actos de disposición de bienes inmuebles del menor
de edad.
(Arts. 649 y siguientes C. de P.C.)

Por tratarse de menores de edad, debe mediar licencia judicial para

ejercer actos de disposición y la venta de los mismos debe hacerse
en pública subasta.

Las causales de devolución de los documentos sometidos a registro se

encuentran dispersas a lo largo de nuestra legislación; las anteriores aquí
esbozadas constituyen las más utilizadas, ya que sería imposible tratar de
definirlas todas, toda vez que la legislación es cambiante de acuerdo con la
evolución de las relaciones de los seres humanos.

57
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