BUKU MANUAL

APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

(MANUAL BOOK)
APLIKASI e-PRESENSI
Aplikasi e-Presensi adalah aplikasi sistem informasi untuk mencatat data
kehadiran pegawai serta menyajikan laporan rekap pegawai pada masing-
masing OPD yang ada pada lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan. Proses
tersebut meliputi perekaman, pendaftaran pada mesin, sinkronasi pegawai
melalui API yang tersedia, penentuan template jadwal, penentuan hari libuar
dan hari cuti nasional, penentuan kategori dispensasi, serta penentuan hak
akses dari masing-masing OPD yang tersedia.

Aplikasi e-Presensi ini merupakan aplikasi berbasis web yang menggunakan

koneksi database MySQL dan Web Server serta API dari kitaserver. Hak akses
untuk Aplikasi e-Presensi dibagi menjadi 3 hak akses yaitu:

- Administrator (Admin BKD)

- Admin OPD (Admin yang ditentukan oleh masing-masing OPD)
- Pegawai (PNS yang terdaftar pada Mesin e-Presensi)

Geomoto Media & Technology Halaman : 1

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

Alur Sistem

Aplikasi e-Presensi

Perekaman serta pendaftaran Pegawai ke

Mesin Presensi

Daftarkan PIN Pegawai serta

penentuan Login Pegawai

Menentukan Template Jadwal untuk

PNS

Pencatatan Presensi, Kehadiran, Izin,

dll

Laporan / Rekap Laporan

Gambar 1.1

Alur Sistem e-Presensi bisa dilihat pada gambar 1.1. yang mana menjelaskan
terkait alur, dimana:

Geomoto Media & Technology Halaman : 2

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

- Proses pertama adalah proses perekaman, proses perekaman dilakukan

dengan mendaftarkan sidik jari dari masing-masing pegawai serta
mensinkronasikan PIN ke dalam aplikasi e-Presensi
- Menentukan template jadwal pada masing-masing pegawai, template
jadwal akan melekat sepenuhnya ke pegawai dan berlaku sampai waktu
yang ditentukan
- Proses bisnis e-Presensi akan berjalan sebagaimana biasanya
- Proses pembuatan laporan dapat dilakukan realtime

Hak Akses untuk administrator :

- Dashboard
Pada halaman dashboard, pegawai dapat melihat peta mesin yang
telah terdaftar pada aplikasi, presentasi kehadiran pada masing-
masing OPD pada hari tersebut, jadwal masuk – keluar, serta
perhitungan jam kerja
- Presensi
List presensi disajikan dalam 2 bentuk, yaitu tampilan list dan
kalender
- Ijin Pegawai
Ijin pegawai berfungsi untuk mengajukan ijin pegawai apabila
berhalangan hadir pada hari tertentu, serta untuk dilakukan proses
verifikasi oleh masing-masing admin OPD yang bertanggung
jawab untuk memverifikasi
- Jadwal Pegawai
o Template Jadwal
Template digunakan untuk menambah dan mengubah
template jadwal yang akan digunakan oleh pegawai
o Hari Libur Pegawai
Hari libur pegawai digunakan untuk mengatur hari libur
baik cuti bersama pada periode tersebut
- Referensi
o Pegawai

Geomoto Media & Technology Halaman : 3

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

Pegawai digunakan untuk melihat list pegawai yang

terdaftar sebagai PNS sah yang ada pada lingkungan
Pemerintah Kabupate Pacitan
o Kategori Dispensasi
Kategori dispensasi adalah referensi untuk menentukan
dispensasi apa saja yang terdapat pada sistem
- Manajemen Laporan
o Laporan Presensi
Laporan Presensi digunakan untuk mencetak data
presensi seluruh pegawai
o Laporan Ijin Pegawai
Laporan ijin pegawai digunakan untuk mencetak data ijin
pegawai
- Mesin Sidik Jari
Modul ini untuk melihat pegawai yang terdaftar pada tiap mesin

Hak Akses untuk Admin OPD :

- Dashboard
Pada halaman dashboard, admin OPD dapat melihat jadwal masuk
– keluar, serta perhitungan jam kerja
- Presensi
List presensi disajikan dalam 2 bentuk, yaitu tampilan list dan
kalender
- Ijin Pegawai
Ijin pegawai berfungsi untuk mengajukan ijin pegawai apabila
berhalangan hadir pada hari tertentu, serta untuk dilakukan proses
verifikasi oleh masing-masing admin OPD yang bertanggung
jawab untuk memverifikasi
- Daftar Pegawai
Daftar pegawai digunakan untuk melihat list pegawai yang
terdaftar pada OPD tersebut
- Verifikasi Ijin Pegawai
Geomoto Media & Technology Halaman : 4


 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

Digunakan untuk melakukan Verifikasi ijin pegawai yang

mengajukan izin
- Manajemen Laporan
o Laporan Presensi
Laporan Presensi digunakan untuk mencetak data
presensi seluruh pegawai yang terdaftar pada OPD
tersebut
o Laporan Ijin Pegawai
Laporan ijin pegawai digunakan untuk mencetak data ijin
pegawai yang terdaftar pada OPD tersebut

Hak Akses untuk Pegawai:

- Dashboard
Pada halaman dashboard, pegawai dapat melihat jadwal masuk –
keluar, serta perhitungan jam kerja
- Presensi
List presensi disajikan dalam 2 bentuk, yaitu tampilan list dan
kalender
- Ijin Pegawai
Ijin pegawai berfungsi untuk mengajukan ijin pegawai apabila
berhalangan hadir pada hari tertentu, serta untuk dilakukan proses
verifikasi oleh masing-masing admin OPD yang bertanggung
jawab untuk memverifikasi

Untuk membuka halaman Aplikasi e-Presensi ini pengguna dapat menjalankan

melalui jendela browser (web browser), Aplikasi ini compitable dengan
browser : Mozilla dan Google Chrome. Disarankan menggunakan web
browser dengan update terkini. Untuk masuk ke halaman, pengguna harus
masuk ke alamat dimana lokasi aplikasi terinstall, pengguna dapat mengakses
aplikasi di :

presensi.pacitankab.go.id

Geomoto Media & Technology Halaman : 5

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

Setelah dijalankan maka sistem akan meminta login dan password pengguna
untuk masuk ke menu administrator. Setelah username dan password terisi klik
tombol MASUK.

Masukkan NIP dan Password, apabila login berhasil maka pengguna akan
masuk ke halaman utama (dashboard) dari Aplikasi e-Presensi, apabila gagal,
sistem akan mengeluarkan pesan erros seperti di bawah ini :

Geomoto Media & Technology Halaman : 6

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

1. Administrator (Admin BKD)

- Dashboard

Geomoto Media & Technology Halaman : 7

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

• Button minimize, untuk mengecilkan tampilan menjadi terlihat lebih

luas
• Button logout, untuk keluar dari aplikasi
• Profile, untuk melihat profil dari pengguna
• List presensi berdasarkan OPD, untuk melihat presentasi kehadiran
pada hari tersebut
• Jadwal masuk, jadwal keluar, perhitungan jam kerja, dan jumlah
penerimaan TPP

Geomoto Media & Technology Halaman : 8

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

- Presensi Saya -> Presensi

Geomoto Media & Technology Halaman : 9

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

- Presensi Saya -> Ijin Pegawai

- Manajemen Pegawai -> Jadwal Pegawai-> Template Jadwal

Geomoto Media & Technology Halaman : 10

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

- Manajemen Pegawai -> Jadwal Pegawai -> Hari Libur

Pegawai

- Referensi -> Pegawai

Geomoto Media & Technology Halaman : 11

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

- Referensi -> Kategori Dispensasi

- Manajemen Laporan -> Presensi

Geomoto Media & Technology Halaman : 12

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

- Manajemen Laporan -> Ijin Pegawai

- Manajemen User -> User

Geomoto Media & Technology Halaman : 13

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

- Manajemen Mesin -> Mesin Sidik Jari

2. Admin OPD (Admin yang ditentukan oleh masing-masing OPD)

- Dashboard

Geomoto Media & Technology Halaman : 14

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

- Presensi Saya -> Presensi

- Presensi Saya -> Ijin Pegawai

Geomoto Media & Technology Halaman : 15

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

- Manajemen Laporan -> Presensi

- Manajemen Laporan -> Ijin Pegawai

Geomoto Media & Technology Halaman : 16

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

3. Pegawai (PNS yang terdaftar pada Mesin e-Presensi)

- Dashboard

- Presensi Saya -> Presensi

Geomoto Media & Technology Halaman : 17

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

- Presensi Saya -> Ijin Pegawai

Geomoto Media & Technology Halaman : 18

 BUKU MANUAL
APLIKASI e-PRESENSI
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PACITAN

Geomoto Media & Technology Halaman : 19