BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan
kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana
kesehatan. Sarana kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau
upaya kesehatan rujukan dan/atau upaya kesehatan penunjang. Selain itu, sarana
kesehatan dapat juga dipergunakan untuk kepentingan pendidikan dan pelatihan serta
penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kesehatan. Dari
uraian di atas, sarana kesehatan meliputi balai pengobatan, pusat kesehatan
masyarakat (Puskesmas), Rumah Sakit Umum, Rumah Sakit khusus, praktek dokter,
praktek dokter gigi, praktek dokter spesialis, praktek dokter gigi spesialis, praktek
bidan, toko obat, apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Pedagang Besar
Farmasi (PBF), pabrik obat dan bahan obat, laboratorium kesehatan, dan sarana
kesehatan lainnya. Dalam penyelenggaraan upaya kesehatan diperlukan perbekalan
kesehatan yang meliputi sediaan farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan
lainnya, sedangkan sediaan farmasi meliputi obat, bahan obat, obat tradisional, dan
kosmetik. Dalam beberapa sarana kesehatan itu, seperti Rumah Sakit, pabrik buatan,
pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan
distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan
informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional.
Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi
aspek seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian
dan penggunaan obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-
masing tahap pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan
demikian dimensi pengelolaan obat akan dimulai dari perencanaan pengadaan yang
merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di Rumah Sakit.
Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperoleh barang atau jasa yang
dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat
dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien,
menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.

1
 Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai
tujuan yaitu :
a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)
b. Pengadaan (Procurement)
c. Distribusi (Distribution)
d. Penggunaan (Use)
Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang
terdiri dari :
a. Organisasi (Organisation)
b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainnability)
c. Pengelolaan informasi (Information Management)
d. Pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia (Human Resorces
Management)
Hubungan antara fungsi-fungsi di atas dapat digambarkan sebagai berikut :

Seleksi & perumusan

kebutuhan

 Organisasi
Penggunaan  Pembiayaan Pengadaan
 Manajemen
 Informasi

Distribusi

2
 Keempat tahap pengelolaan obat tersebut dapat didefinisikan sebagai :

 Seleksi dan perumusan kebutuhan, yaitu kegiatan menyusun kebutuhan perbekalan

farmasi yang tepat dan sesuai kebutuhan, mencegah terjadinya kekosongan atau
kekurangan perbekalan farmasi serta meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi
yang efektif dan efisien.
 Pengadaan yaitu proses penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan
kesehatan.
 Distribusi yaitu suatu proses penyebaran obat secara merata yang teratur kepada yang
membutuhkan pada saat diperlukan.
 Penggunaan yaitu proses peresepan dan penyerahan obat dan informasi berdasarkan
resep kepada dokter.
Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas merencanakan,
mengadakan, mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara
keseluruhan. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang
telah ditetapkan oleh Tim Farmasi dan Terapi (Tim FT) dan Instalasi Farmasi Rumah
Sakit (IFRS). Obat yang akan dibeli atau diadakan harus direncanakan secara rasional
agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga merupakan produk atau bahan yang terbaik,
meningkatkan penggunaan yang rasional dengan harga yang terjangkau atau
ekonomis.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana tahap-tahap penting pada perencanaan obat di RS?
2. Bagaimana tahap-tahap penting pada pengadaan obat di RS?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Memahami tahap-tahap penting pada perencanaan obat di RS
2. Memahami tahap-tahap penting pada pengadaan obat di RS

1.4 Manfaat
Makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan tentang manajemen
pengelolaan sediaan farmasi dalam pelayanan kesehatan terutama dalam hal
pengadaan obat di RS.

3
 BAB II
RUANG LINGKUP

2.1 Definisi Perencanaan Obat

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun
daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan suatu pedoman atas dasar konsep
kegiatan yang sistematis dengan urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau
tujuan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan,
menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga
perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.

2.2 Tujuan Perenanaan Obat

Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun
kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya
kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan
persediaan farmasi secara efektif dan efisien.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan
obat, yaitu :

a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat

mencapai tujuan dan sasaran.
b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu
merk dan untuk jenis obat narkotika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.
d. Pertimbangan anggaran dan prioritas.

Prinsip Perencanaan Pengadaan Obat :

Ada 2 cara yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan yaitu berdasarkan :
a. Data statistik kebutuhan dan penggunaan obat, dari data statistik
berbagai kasus penderita dengan dasar formularium Rumah Sakit,
kebutuhan disusun menurut data tersebut.

4
 b. Data kebutuhan obat disusun berdasarkan data pengelolaan sistem
administrasi atau akuntansi Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Data
kebutuhan tersebut kemudian dituangkan dalam rencana operasional
yang digunakan dalam anggaran setelah berkonsultasi dengan Panitia
Farmasi dan Terapi.

Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat meliputi :

1. Tahap Persiapan

Perencanaan dan pengadaan obat merupakan suatu kegiatan dalam rangka

menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit serta
kebutuhan pelayanan kesehatan, hal ini dapat dilakukan dengan membentuk
tim perencanaan pengadaan obat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan
efektifitas penggunaan dana obat melalui kerjasama antar instansi yang terkait
dengan masalah obat.

2. Tahap Perencanaan
a. Tahap pemilihan obat

Tahap ini untuk menentukan obat-obat yang sangat diperlukan sesuai

dengan kebutuhan, dengan prinsip dasar menentukan jenis obat yang
akan digunakan atau dibeli.

b. Tahap perhitungan kebutuhan obat

Tahap ini untuk menghindari masalah kekosongan obat atau kelebihan

obat. Dengan koordinasi dari proses perencanaan dan pengadaan obat
diharapkan obat yang dapat tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu.

Metode yang digunakan dalam perhitungan kebutuhan obat, yaitu :

 Metode konsumsi

Secara umum metode konsumsi menggunakan konsumsi obat

individual dalam memproyeksikan kebutuhan yang akan datang
berdasarkan analisa data konsumsi obat tahun sebelumnya.

5
  Metode morbiditas

Memperkirakan kebutuhan obat berdasarkan jumlah kehadiran pasien,

kejadian penyakit yang umum, dan pola perawatan standar dari
penyakit yang ada.

 Metode penyesuaian konsumsi

Metode ini menggunakan data pada insiden penyakit, konsumsi

penggunaan obat. Sistem perencanaan pengadaan didapat dengan
mengekstrapolasi nilai konsumsi dan penggunaan untuk mencapai
target sistem suplai berdasarkan pada cakupan populasi atau tingkat
pelayanan yang disediakan.

 Metode proyeksi tingkat pelayanan dari keperluan anggaran

Metode ini digunakan untuk menaksir keuangan keperluan pengadaan

obat berdasarkan biaya per pasien yang diobati setiap macam-macam
level dalam sistem kesehatan yang sama.

2.3 Definisi Pengadaan Obat

Pengadaan merupakan proses penyediaan obat yang dibutuhkan di Rumah

Sakit dan untuk unit pelayanan kesehatan lainnya yang diperoleh dari pemasok
eksternal melalui pembelian dari manufaktur, distributor, atau pedagang besar farmasi
dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan
tepat waktu, proses berjalan lancar, dan tidak memerlukan tenaga serta waktu
berlebihan.

Pada siklus pengadaan tercakup pada keputusan-keputusan dan tindakan

dalam menentukan jumlah obat yang diperoleh, harga yang harus dibayar, dan
kualitas obat-obat yang diterima.

Siklus pengadaan obat mencakup pemilihan kebutuhan, penyesuaian

kebutuhan dan dana, pemilihan metode pengadaan, penetapan atau pemilihan
pemasok, penetapan masa kontrak, pemantauan status pemesanan, penerimaan dan
pemeriksaan obat, pembayaran, penyimpanan, pendistribusian dan pengumpulan
informasi penggunaan obat.

6
Gambar Siklus Pengadaan Obat

Menentukan jumlah
Tujuan seleksi obat yang dibutuhkan

Menyesuaikan
kebutuhan dan dana

Pengumpulan Memilih metode

informasi pengadaan
pemakaian

Mencari dan memilih

pemasok

Menentukan
persyaratan kontrak

Menerima dan
Monitor status
memeriksa
pemesanan
obat-obatan

7
 Ada dua pola dalam perencanaan dan pengadaan obat :
1. Pola Konsumtif
Pola konsumtif berarti perencanaan dan pengadaan obat didasarkan pada data
pemakaian obat di masa lampau. Data tersebut kemudian dipakai untuk menghitung
jumlah kebutuhan obat.
Rumus :
Jumlah kebutuhan obat = Konsumsi obat sesungguhnya dalam satu tahun + Jumlah
kebutuhan obat selama masa tenggang – Sisa stok
2. Pola Epidemiologi
Pola epidemiologi berarti perencanaan dan pengadaan obat didasarkan pada data
jumlah kasus. Data ini digunakan untuk menghitung kebutuhan jumlah obat.
Rumus :
Jumlah kebutuhan obat = Jumlah episode penyakit × Standar pengobatan + Jumlah
kebutuhan obat selama masa tenggang – Sisa stok

Keuntungan dan Kerugian

1. Pola Konsumtif
a. Keuntungan
 Tidak dibutuhkan data morbiditas
 Perhitungan kebutuhan obat lebih sederhana
 Bermanfaat untuk rumah sakit yang menghadapi masalah kesehatan yang
sangat banyak dan kompleks.
 Dapat diandalkan jika data konsumsi tercatat dengan baik, pola peresepan
tidak berubah, dan pasokan obat tidak jauh berbeda dari sebelumnya.
 Masalah dalam pengelolaan stok dapat diidentifikasikan sehingga perbaikan
pengelolaan dapat ditingkatkan.
b. Kerugian
 Data konsumsi, data obat, dan data jumlah kontak pasien yang dapat
diandalkan kemungkinan sulit diperoleh.
 Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan perbaikan
pola peresapan.
 Tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari tiga bulan,
ada obat yang berlebihan atau terjadi kehilangan obat.

8
  Pencatatan data morbiditas yang baik tidak dianjurkan.
2. Pola Epidemiologi
a. Keuntungan
 Tidak dibutuhkan data konsumsi obat.
 Didasarkan pada peresapan yang rasional sehingga dapat dijadikan dasar untuk
mengkaji pola penggunaan obat.
 Mendorong terlaksananya pencatatan data morbiditas yang dapat diandalkan.
b. Kerugian
 Memerlukan waktu lebih banyak dan tenaga yang terampil.
 Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat penyakit
yang tidak termasuk dalam daftar atau tidak terlapor
 Memerlukan sistem pencacatan dan pelaporan yang baik.
 Dapat terjadi kekurangan obat bila terjadi wadah, kebutuhan insidental yang
tidak terpenuhi, dan variasi obat yang terlalu luas.

9
 BAB III
TATA LAKSANA

3.1 Tata Laksana

Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan
jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat
diperlukan.
Jenis pengadaan obat di Rumah Sakit dibagi menjadi :
a. Berdasarkan dari pengadaan barang, yaitu :
 Pengadaan barang dan farmasi
 Pengadaan bahan dan makanan
 Pengadaan barang-barang dan logistik
b. Berdasarkan sifat penggunaannya :
 Bahan baku, misalnya : bahan antibiotika untuk pembuatan salep
 Bahan pembantu, misalnya : Saccharum lactis untuk pembuatan racikan
puyer
 Komponen jadi, misalnya : kapsul gelatin
 Bahan jadi, misalnya : bukan kapsul antibiotika, cairan infus
c. Berdasarkan waktu pengadaan, yaitu :
 Pembelian tahunan (Annual Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu satu tahun
 Pembelian terjadwal (Schedule Purchasing)
Merupakan pembelian dengan selang waktu tertentu, misalnya 1 bulan, 3
bulan ataupun 6 bulan
 Pembelian tiap bulan
Merupakan pembelian setiap saat di mana pada saat obat mengalami
kekurangan.
Sistem pengadaan perbekalan farmasi adalah penentu utama ketersediaan obat
dan biaya total kesehatan. Manajemen pembelian yang baik membutuhkan tenaga
medis. Proses pengadaan efektif seharusnya :
 Membeli obat-obatan yang tepat dengan jumlah yang tepat
 Memperoleh harga pembelian serendah mungkin
 Yakin bahwa seluruh obat yang dibeli standar kualitas diketahui

10
  Mengatur pengiriman obat dari penyalur secara berkala (dalam waktu
tertentu), menghindari kelebihan persediaan maupun kekurangan persediaan
 Yakin akan kehandalan penyalur dalam hal pemberian serius dan kualitas
 Mengatur jadwal pembelian obat dan tingkat penyimpanan yang aman untuk
mencapai total lebih rendah.
Terdapat banyak mekanisme metode pengadaan obat, baik dari pemerintah,
organisasi non pemerintahan dan organisasi pengadaan obat lainnya. Sesuai dengan
keputusan Presiden No. 18 Tahun 2000 tentang Pedoman Pelakasanaan Barang dan
Jasa Instansi Pemerintah, metode pengadaan perbekalan farmasi di setiap tingkatan
pada sistem kesehatan dibagi menjadi 5 kategori metode pengadaan barang dan jasa,
yaitu :

1. Pembelian
a. Pelelangan (tender)
b. Pemilihan langsung
c. Penunjukan langsung
d. Swakelola
2. Produksi
a. Kriterianya adalah obat lebih murah jika diproduksi sendiri
b. Obat tidak terdapat dipasaran atau formula khusus Rumah Sakit
c. Obat untuk penelitian
3. Kerjasama dengan pihak ketiga
4. Sumbangan
5. Lain-lain
Kriteria pemilihan pemasok sediaan farmasi untuk Rumah Sakit, adalah :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan
penjualan (telah terdaftar).
2. Telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO 9000.
3. Suplier dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat.
Beberapa Prinsip Praktek Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan yang
baik dan merupakan standar universal mencakup aspek :
a. Pengadaan Obat merujuk kepada obat generik
b. Pengadaan Obat terbatas kepada DOEN atau daftar formularium Rumah Sakit

11
c. Pengadaan obat secara terpusat dan dengan jenis terbatas akan menurunkan
harga
d. Pengadaan secara kompetitif
e. Pada tender terbatas, hanya suplier yang telah melewati prakualifikasi yang
diizinkan mengikuti
f. Adanya komitmen pengadaan
Suplier harus menjamin pasokan obat yang kontraknya telah ditandatangani
g. Jumlah obat yang diadakan harus sesuai dengan perkiraan kebutuhan nyata
 Gunakan penghitungan berdasarkan konsumsi kebutuhan masa kros
cek dengan pola penyakit dan jumlah kunjungan
 Lakukan penyesuaian terhadap stok over, stok out, obat expired
 Lakukan penyesuaian dan perhitungan terhadap kebutuhan program
dan perubahan pola penyakit (utamanya) lansia
 Lakukan Manajemen Keuangan yang baik dan Pembayaran Pasti
h. Kembangkan kepastian pembayaran
 Mekanisme pembayaran yang pasti akan dapat menurunkan harga
i. Prosedur tertulis dan transparan
 Kembangkan dan ikuti prosedur tertulis seperti pada Kepres nomor 18
tahun 2000
 Umumkan hasil pelelangan kepada publik
j. Pembagian Fungsi
 Pembagian fungsi membutuhkan keahlian tertentu
 Beberapa fungsi akan melibatkan beberapa tim, unit individu dalam
aspek perencanaan kebutuhan, pemilihan jenis obat, pemilihan suplier
dan pelelangan
k. Program Jaminan Mutu Produk
 Pastikan ada keharusan melakukan jaminan mutu produk dalam setiap
dokumen
 Jaminan Mutu Produk Termasuk : Sertifikasi, test lab, mekanisme
laporan terhadap obat yang diduga tidak memenuhi syarat
l. Lakukan Audit tahunan dan Publikasikan hasilnya
 Untuk menguji kepatuhan terhadap prosedur pengadaan, kepastian
pembayaran dan faktor lain yang berhubungan
 Sampaikan hasilnya kepada pengawas internal atau eksternal

12
m. Buat Laporan Periodik terhadap Kinerja Pengadaan
 Buat laporan untuk indikator kinerja dibandingkan dengan target
setidaknya setahun sekali
 Gunakan indikator kunci seperti : rasio harga terhadap harga di pasar
(market), rencana pengadaan dan realisasi.

13
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Adapun kesimpulan dari makalah pengadaan obat di Rumah Sakit yaitu :

 Perencanaan pengadaan obat dilakukan untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat
sesuai dengan kebutuhan dengan mutu yang baik, sehingga dapat meningkatkan
efektifitas dan efisiensi penggunaan dana. Kegiatan pengadaan obat di Rumah Sakit
merupakan salah satu faktor penunjang dan salah satu faktor penentu keberhasilan
pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Perencanaan pengadaan obat harus sesuai
formularium yang telah ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS).
 Proses pengadaan obat di Rumah Sakit didasarkan pada kebutuhan pemakaian barang
di tiap ruangan pada tahun sebelumnya, sisa persediaan di gudang farmasi, pola
penyakit dan dana yang tersedia yang dituangkan dalam rencana kebutuhan tahunan.
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat dengan jenis dan jumlah
yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada
saat diperlukan.
 Instalasi farmasi merupakan unit yang bertugas dalam perencanaan, pengadaan,
pengelolaan dan pendistribusian untuk Rumah Sakit secara keseluruhan. Metode
pengadaan obat di Rumah Sakit pada umumnya berbeda-beda tergantung dari tipe
Rumah Sakit dan kebijakan dari masing-masing Rumah Sakit.

14
 DAFTAR PUSTAKA

1. Departemen Kesehatan RI, Badan Pengawasan Obat dan Makanan, “Pengolahan Obat
Kabupaten/Kota”, Jakarta, 2001.
2. Qurck, J.D., “Managing Drug Suplly”, Jonathan. D., (Eds), Second Edition, Reursod
and Expanded, Kumarin Press, USA, 1997.
3. Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan,
“Pedoman Pengelolaan Obat Daerah Tingkat II”, Jakarta 1996.
4. Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian dan Alat
Kesehatan, “Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD)” , Jakarta, 2002.
5. Siregar Charles, J.P., Lia Amalia, “Teori & Penerapan Farmasi Rumah Sakit”,
Penerbit Buku Kedokteran, EGC.

15