Autocount XP - Premier 3.5 For Sales and Purchase Module

AUTOCOUNT XP /
PREMIER 3.5
SALES & PURCHASE
USER MANUAL
1
Copyright  2003 BCE Software Sdn Bhd. All rights reserved.
I n f o r m a t i o n i n t h i s d o c u m e n t i s s u b j e c t t o c h a n g e s w i t h o u t n o t i c e . T h e
c o m p a n i e s , n a m e s a n d d a t a u s e d i n e x a m p l e h e r e i n a r e f i c t i t i o u s u n l e s s
o t h e r w i s e n o t e d . N o p a r t o f t h i s d o c u m e n t m a y b e r e p r o d u c e d o r
t r a n s m i t t e d i n a n y f o r m o r b y a n y m e a n s , e l e c t r o n i c o r m e c h a n i c a l , f o r a n y
p u r p o s e , w i t h o u t t h e e x p r e s s w r i t t e n p e r m i s s i o n f r o m B C E S o f t w a r e S d n
B h d .
AutoCount AutoCount’s
T h e w o r d “ a n d p r o d u c t s a r e r e g i s t e r e d
t r a d e m a r k s o f B C E S o f t w a r e S d n B h d .
T h e f o l l o w i n g c o p y r i g h t n o t i c e a p p l i e s t o t h e s o f t w a r e t h a t a c c o m p a n i e s
t h i s d o c u m e n t a t i o n :
AutoCount XP
Copyright  2004 BCE Software Sdn. Bhd. All rights reserved.
BCE Software Sdn. Bhd. (533186-A)

1 6 A , J a l a n R e n g a s , T a m a n S e l a t a n , 4 1 2 0 0 K l a n g ,
S e l a n g o r D a r u l E h s a n , M a l a y s i a .
T e l : ( 6 0 3 ) 3 3 7 2 5 7 1 7 , F a x : ( 6 0 3 ) 3 3 7 2 5 7 1 9
E m a i l : s u p p o r t @ b c e . c o m . m y , W e b s i t e : h t t p : / / w w w . b c e . c o m . m y
2
INTRODUCTION
NOTATIONAL CONVENTIONS
T h i s s e c t i o n s h o w s t h e t y p o g r a p h i c a l c o n v e n t i o n s u s e d i n t h i s m a n u a l .
Keys
W h e n t h e r e i s a n e e d t o r e f e r t o t h e a c t u a l k e y s o n t h e k e y b o a r d , t h e n a m e o f t h e k e y w i l l b e
s h o w n i n s m a l l c a p i t a l s . I f t h e k e y i s n o t a n o r d i n a r y l e t t e r , i t w i l l b e s h o w n i n a n g l e b r a c k e t s a s
s h o w n b e l o w : -
Key What it means

E S C > T h e E s c a p e k e y
<
E N T E R > T h e E n t e r k e y
<
F 1 > T h e F 1 f u n c t i o n k e y
<
Text
T e x t s w h i c h a r e s u p p o s e d t o b e e n t e r a r e s h o w n a s u n d e r l i n e d . F o r e x a m p l e , t o t y p e t h e l e t t e r s
“ C : “ , t h i s w i l l b e s h o w n a s C : .
F o r i n f o r m a t i o n w h i c h y o u h a v e t o s u p p l y y o u r s e l f , f o r e x a m p l e , t o c h a n g e t o t h e d i r e c t o r y
cd\directory name
w h i c h t h e p r o g r a m i s t o b e i n s t a l l e d t o , i t w i l l b e s h o w n a s . T h e b o l d i t a l i c s
i n d i c a t e t h a t y o u m u s t u s e y o u r o w n d i r e c t o r y n a m e . I f t h e p r o g r a m i s t o b e i n s t a l l e d i n t h e X Y Z
cd\xyz
d i r e c t o r y , t y p e i n .
Important Notes
T h i s p i c t u r e i n d i c a t e s t h a t y o u s h o u l d t a k e s p e c i a l n o t e a n d s h o u l d a l w a y s r e a d t h e s e n o t e s . T h i s
n o t a t i o n i s u s e d f o r t i p s a n d n o t e s .
3
Menu Options
T o g e t i n t o a p a r t i c u l a r f u n c t i o n i n t h e A u t o C o u n t s y s t e m , t h e m e n u n a m e s w i l l b e s h o w n f o r
s e l e c t i o n , w h i c h s t a r t s f r o m o n e o f t h e m a i n m e n u s w h i c h a p p e a r a t t h e t o p l e f t h a n d s i d e o f t h e
s c r e e n . E a c h o p t i o n i s s e p a r a t e d b y “ | “ a n d b o l d . F o r e x a m p l e , t o v i e w a c c o u n t s o n s c r e e n , s e l e c t
View | Account Inquiry

.
Caution
T h i s p i c t u r e r e f e r s t o s p e c i a l w a r n i n g w h e n e v e r a s p e c i f i c i n s t r u c t i o n o r a g u i d e t h a t w a s e x p l a i n s
i n t h e u s e r m a n u a l .
4
HOW TO USE THE BOOK
CHAPTER 1 OVERVIEW
O v e r v i e w o f t h e S a l e s a n d P u r c h a s e m o d u l e .
CHAPTER 2 COMMON FEATURE IN TRANSACTION SCREEN

h i s s e c t i o n e x p l a i n s t h e c o m m o n f u n c t i o n s a v a i l a b l e i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n i n
T
S a l e s a n d P u r c h a s e M o d u l e .
CHAPTER 3 SALES MODULE

x p l a i n s t h e f u n c t i o n s a n d r e p o r t s a v a i l a b l e i n S a l e s m o d u l e .
E
CHAPTER 4 PURCHASE MODULE

x p l a i n s t h e f u n c t i o n s a n d r e p o r t s a v a i l a b l e i n P u r c h a s e m o d u l e .
E
SYSTEM REQUIREMENTS
•
M i c r o s o f t W i n d o w s 9 5 , W i n d o w s 9 8 , W i n d o w s M i l l e n n i u m , W i n d o w s X P W i n d o w s N T 4 . 0 o r
W i n d o w s 2 0 0 0 o p e r a t i n g s y s t e m
•
P e n t i u m b a s e d p r o c e s s o r . ( P e n t i u m 1 3 3 M H z o r a b o v e r e c o m m e n d e d )
•
3 2 M B o f R A M o r m o r e . ( 6 4 M B r e c o m m e n d e d )
•
3 0 M B o f a v a i l a b l e h a r d - d i s k s p a c e
•
M i c r o s o f t W i n d o w s c o m p a t i b l e p r i n t e r
5
CHAPTER 1: OVERVIEW
U p d a t e P a y m e n t P a i d t o
GENERAL C r
e d i t o
r
U p d a t e P a y m e n t R e c e i v e
LEDGER
r C u s r
F o m t o m e
S u s u
t o c k v a l e i p d a t e
u r r
m a n a l l y f o e v e y e n d
p e
r
i o d t o
S
t o c k V a l
u
e
ACCOUNT
ACCOUNT M a i n t e n a n c e
PAYABLE
RECEIVABLE (AP)
(AR)
r s r C r r s r C r
T a n f e e d i t T a n f e e d i t
S s u r s
a l e t o A R P c h a e t o A P
SALES STOCK PURCHASE
u r u r s r u
R e d c e i n v e n t o y i t e m q a n t i t y o n c e I n c e a e i n v e n t o y i t e m q a n t i t y o n c e
s s s s s u r s
o o d i o l d o o d i p c h a e
g g
6
CHAPTER 2: COMMON FEATURES IN TRANSACTION
SCREEN
T h i s s e c t i o n e x p l a i n s t h e c o m m o n f u n c t i o n t h a t i s a v a i l a b l e i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n i n t h e S a l e s
a n d P u r c h a s e M o d u l e .
r
H e a d e
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
COMMON FUNCTION – HEADER SECTION OF TRANSACTION SCREEN

Sales | Invoice Entry
F o r i l l u s t r a t i o n p u r p o s e , i s b e i n g u s e d a s a n e x a m p l e . T h e f u n c t i o n s a t t h e
More Function
h e a d e r s e c t i o n a r e l o c a t e d u n d e r i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n .
MORE HEADER
7
More Header
T h e s c r e e n a l l o w s y o u t o e n t e r o t h e r i n f o r m a t i o n a t t h e D o c u m e n t I n f o r m a t i o n
s e c t i o n , d i s p l a y t h e c u s t o m e r ’ s p a r t i c u l a r ’ s w h i c h i s m a i n t a i n i n t h e D e b t o r M a i n t e n a n c e a t t h e
C u s t o m e r I n f o r m a t i o n a s w e l l a s S a l e s T a x E x e m p t i o n i n f o r m a t i o n .
NOTE
Notes
T h e i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n a l l o w s y o u t o e n t e r a n o v e r a l l r e m a r k r e l a t e d t o a p a r t i c u l a r
t r a n s a c t i o n .
8
Notes
T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . F o r e x a m p l e , e n t e r t h e m e s s a g e “ T o b e d e l i v e r e d b y n e x t
e e k M o n d a y b e f o r e 1 2 p m . ”
C l i c k o n b u t t o n a n d t h e s y s t e m w i l l p r o m p t a m e s s a g e “ C h a n g e s h a v e b e e n m a d e ! . D o y o u i s h
Yes
t o s a v e y o u r c h a n g e s ? ” C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e c h a n g e s .
9
EXTERNAL LINK
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o l i n k a p a r t i c u l a r t r a n s a c t i o n w i t h o t h e r d o c u m e n t s f o r c r o s s
r e f e r e n c i n g p u r p o s e .
External Link Dialog Add

I n t h e s c r e e n , c l i c k o n b u t t o n t o a t t a c h e d t h e l i n k a g e .
DO NOT
s s r r s b u s s b u s
h e n t h e y t e m p e f o m a c k p , t h e y t e m a c k p t h e f i l e
s s r b
h i c h i t a t e d i n t h e E x t e n a l L i n k D i a l o o x .
w g
1 0
Open Look In
T h e s y s t e m w i l l p r o m p t t h e s c r e e n . A t t h e f i e l d , c l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n
a n d s e l e c t w h i c h f o l d e r y o u h a v e s a v e t h e f i l e s w h i c h i s t o b e a t t a c h e d t o t h i s i n v o i c e , f o r
e x a m p l e , c h a n g e t o M y D o c u m e n t s a n d s e l e c t t h e f i l e c a l l e d I N V I - 0 0 0 0 8 R O A D M A P . D O C .
T h e s y s t e m w i l l a d d i n t h e l i n k a g e a s s h o w n b e l o w : -
Ok Save
C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e e x t e r n a l l i n k . C l i c k o n b u t t o n a t t h e I n v o i c e E n t r y s c r e e n t o
s a v e t h e e n t r y .
APPLY ADDRESS
T h i s f e a t u r e a l l o w s y o u t o a p p l y t h e a d d r e s s w h i c h i s m a i n t a i n a t t h e H o u s e k e e p i n g | G e n e r a l
M a i n t e n a n c e | A d d r e s s M a i n t e n a n c e .
Apply Address Apply Address To

T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . A t t h e o p t i o n s . s e l e c t
B i l l i n g A d d r e s s t o i n d i c a t e t h e a d d r e s s i s t o b e r e p l a c e o n t h e e x i s t i n g i n v o i c e a d d r e s s .
1 1
OK
C l i c k o n b u t t o n a n d t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s e l e c t e d a d d r e s s a t t h e a d d r e s s f i e l d i n t h e
I n v o i c e E n t r y s c r e e n a s s h o w n b e l o w : -
Save
C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e e n t r y .
1
2
SELECT BRANCH ADDRESS
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o a p p l y t h e b r a n c h a d d r e s s w h i c h i s m a i n t a i n a t t h e A R | D e b t o r
M a i n t e n a n c e s c r e e n .
Invoice Entry More Function Select Branch

A t t h e s c r e e n , u n d e r , s e l e c t t h e f u n c t i o n c a l l e d
Address Select Branch Address

. T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . S e l e c t t h e b r a n c h n a m e a t
t h e l e f t h a n d s i d e o f t h e s c r e e n t o i n d i c a t e t o t h e s y s t e m w h i c h b r a n c h a d d r e s s t o a p p l y . C l i c k o n
OK
b u t t o n t o c o n f i r m y o u r s e l e c t i o n .
More Header
T h e s y s t e m w i l l a p p l y t h e b r a n c h a d d r e s s o n t o t h e d e l i v e r y a d d r e s s f i e l d u n d e r i n
OK
t h e I n v o i c e E n t r y S c r e e n . C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e e n t r y .
Save
C l i c k o n b u t t o n a t t h e I n v o i c e E n t r y s c r e e n t o s a v e t h e t r a n s a c t i o n .
1
3
ALLOW SYNCHRONIZE
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o s y n c h r o n i z e t h e t r a n s a c t i o n t o o u r P o c k e t A u t o C o u n t d a t a b a s e . B y
d e f a u l t t h i s o p t i o n i s t i c k .
SORT BY
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o s e t w h e t h e r t h e t r a n s a c t i o n r e c o r d s a r e t o b e s o r t e d b y e i t h e r o n e o f
t h e f o l l o w i n g s o r t i n g : -
•
C r e a t i o n O r d e r – T h e d a t e h i c h t h e t r a n s a c t i o n a s c r e a t e d
w w
•
D o c u m e n t N o – T h e t r a n s a c t i o n n u m b e r , e . g . , i n v o i c e n o .
•
D o c u m e n t D a t e – T h e t r a n s a c t i o n ’ s d a t e , e . g . , i n v o i c e d a t e .
1
4
POST TO G/L
T h i s f u n c t i o n i n d i c a t e s t h a t t h e t r a n s a c t i o n t h a t i s e n t e r e d w i l l b e p o s t e d t o G e n e r a l L e d g e r
m o d u l e .
VIEW POST TO G/L ACCOUNT

T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o v i e w t h e s a l e s a c c o u n t w h i c h t h e t r a n s a c t i o n w i l l b e p o s t e d t o .
1
5
View Post to G/L Account More Function Set G/L
S e l e c t t h e u n d e r . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e
Code
s c r e e n . C l i c k o n t o c l o s e t h i s s c r e e n .
Save
C l i c k o n b u t t o n a t t h e I n v o i c e E n t r y s c r e e n t o s a v e t h e e n t r y .
POST TO STOCK
T h i s f u n c t i o n i n d i c a t e s t h a t t h e t r a n s a c t i o n t h a t i s e n t e r e d w i l l b e p o s t e d t o S t o c k m o d u l e .
1
6
INSERT EMPTY LINE
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o i n s e r t a r e c o r d i n t h e d e t a i l s e c t i o n o f t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n . I t i s t h e
s a m e f u n c t i o n a s t h e p l u s s i g n b u t t o n a t t h e l e f t h a n d s i d e o f t h e s c r e e n .
ADD ITEM PACKAGE

Item
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o s e l e c t w h i c h d i f f e r e n t t y p e s o f p a c k a g e w h i c h i s m a i n t a i n a t t h e
Package
M a i n t e n a n c e .
1
7
Configure Item Package Item Package
T h e s y s t e m w i l l p r o m p t t h e s c r e e n . I n f i e l d , c l i c k o n
OK
a r r o w d o w n b u t t o n a n d s e l e c t w h i c h p a c k a g e t o a p p l y . C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e s e l e c t i o n .
Save
A t t h e I n v o i c e E n t r y s c r e e n , c l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e t r a n s a c t i o n .
ITEM PALETTE
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o d o a s e a r c h f o r a p a r t i c u l a r o r r a n g e o f i t e m c o d e b a s e d o n t h e
f o l l o w i n g f i l t e r : -
•
i l t e r B y I t e m C a t e g o r i e s
•
i l t e r B y T e x t
•
i l t e r B y I t e m C o d e
•
i l t e r B y I t e m G r o u p
1
8
T h e s y s t e m w i l l p r o m p t t h e I t e m P a l e t t e s c r e e n . F o r e x a m p l e , a t t h e C a t e g o r y 1 f i e l d , c l i c k o n t h e
a r r o w d o w n b u t t o n a n d s e l e c t H - H A R D I S K .
Search
T h e n p r o c e e d t o s e l e c t b u t t o n a n d t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y a l l t h e i t e m c o d e t h a t i s
c a t e g o r i z e d u n d e r H a r d i s k .
1
9
Item Palette
I n t h e s c r e e n , c l i c k t o s e l e c t w h i c h i t e m c o d e y o u w o u l d l i k e t o a d d o n t o t h e d e t a i l s
o f t h e i n v o i c e . F o r e x a m p l e , c l i c k o n i t e m c o d e : H D D – M - 5 0 G B ( H A R D I S K M A X T O R 5 0 G B )
a n d d r a g i t t o t h e d e t a i l s s e c t i o n o f t h e i n v o i c e a s s h o w n b e l o w : -
T h e s y s t e m w i l l i n s e r t t h e s e l e c t e d i t e m c o d e : H D D – M - 5 0 G B o n t o t h e d e t a i l s e c t i o n a t t h e
I n v o i c e E n t r y s c r e e n .
I t e m c o d e
H D D - N - 5 0 G B
s s r
a i n e t e d o n
t o t h e d e t a i l
s
e c t i o n o f t h e
r s
t a n a c t i o n
s r
c e e n .
C l i c k o n b u t t o n t o c l o s e t h e I t e m P a l e t t e s c r e e n a n d t o s e a r c h f o r o t h e r i t e m c o d e , c l i c k o n
New Search
b u t t o n .
Save
A t t h e I n v o i c e E n t r y s c r e e n , c l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e t r a n s a c t i o n .
0
2
ITEM DESCRIPTION
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o e n t e r a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n f o r a p a r t i c u l a r i t e m c o d e .
T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e I t e m F u r t h e r D e s c r i p t i o n s c r e e n . F o r e x a m p l e , e n t e r a n a d d i t i o n a l
d e s c r i p t i o n f o r i t e m c o d e : 1 5 ” M O N I T O R , M O D E L N O . : A C E R 0 0 1 / 0 9 / 2 0 0 4 .
C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e e n t r y . A t t h e I n v o i c e E n t r y s c r e e n , c l i c k o n S a v e b u t t o n t o s a v e t h e
1
2
MERGE SAME DETAIL RECORDS
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o m e r g e t h e s a m e i t e m c o d e s i n t h e d e t a i l s c r e e n o f t h e t r a n s a c t i o n i n t o
o n e r e c o r d .
C r s
1 . l i c k o n e i t h e o n e o f t h e a m e i t e m c o d e H D D - M - 5 0 G B .
S r S r s u r r u r s s r
2 . e l e c t t h e M e e a m e D e t a i l R e c o d n d e M o e F n c t i o n i n t h e t a n a c t i o n c e e n .
T h e s y s t e m w i l l m e r g e t h e r e c o r d s a s s h o w n b e l o w : -
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u n d e r M o r e F u n c t i o n , s e l e c t t h e P r e v i e w / P r i n t M o r e T h a n 1 D o c u m e n t f u n c t i o n .
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C r b u r r
l i c k o n t h e p e v i e t t o n t o v i e t h e e p o t .
w w
T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e S e l e c t R e p o r t s c r e e n . C l i c k o n P r e m i e r I n v o i c e t o s e l e c t t h e r e p o r t .
AutoCount XP Invoice
r r r s r r r
F o , t h e e p o t n a m e i f o n o m a l i n v o i c e e n t y
Invoice (Item Package)

r
a n d f o i t e m p a c k a e i n v o i c e .
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C l i c k o n b u t t o n t o v i e w t h e r e p o r t .
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New Invoice
.
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u s r r C s s r
T h e i l l t a t i o n f o o p y t o N e I n v o i c e i t h e a m e f o t h e f o l l o i n
w w g
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f n c t i o n -
•
C u
o p y t o N e o t a t i o n
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•
C S s O r r
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o p y t o N e D e l i v e y d e
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•
C u r s u s
o p y t o N e P c h a e R e q e t
•
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•
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•
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o p y t o N e G o o d R e c e i v e d N o t e
•
C C s u r s
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•
C u r s u r
o p y t o N e P c h a e R e t n
•
C o p y t o N e t o c k A d j u s t m e n t
w S
•
C o p y t o N e t o c k T r a n s f e r
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•
C o p y t o N e t o c k I s s u e
w S
•
C o p y t o N e t o c k R e c e i v e
w S
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TRANSFER FROM QUOTATION
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o t r a n s f e r o n e d o c u m e n t t y p e t o a n o t h e r d i f f e r e n t d o c u m e n t t y p e . F o r
e x a m p l e , t r a n s f e r a Q u o t a t i o n t o S a l e s O r d e r .
Sales Order Entry New More function |

I n t h e s c r e e n , c l i c k o n b u t t o n a n d p r o c e e d t o s e l e c t
Transfer From Quotation

.
Transfer Detail Items

T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . C l i c k o n t h e c h e c k b o x u n d e r t h e
Xfer
c o l u m n t o i n d i c a t e t o t h e s y s t e m w h i c h r e c o r d w i l l b e t r a n s f e r . O n c e y o u h a v e c o m p l e t e d
Transfer
y o u r s e l e c t i o n , c l i c k o n b u t t o n .
2 7
Save
T h e s y s t e m w i l l t r a n s f e r t h e r e c o r d o n t o t h e n e w S a l e s O r d e r . C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e
e n t r y .
u s r r s r r u s s r
T h e i l l t a t i o n o n T a n f e F o m o t a t i o n i t h e a m e l o i c f o t h e
Q g
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f o l l o i n f n c t i o n -
:
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•
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T a n f e F o m o t a t i o n
•
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T a n f e F o m a l e d e
•
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T a n f e F o m D e l i v e y d e
•
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T a n f e F o m P / e f e t o P c h a e R e q e t )
Q (
•
r s r r O r r s u r s O r r
T a n f e F o m P / e f e t o P c h a e d e )
•
r s r r s
T a n f e F o m G o o d R e c e i v e d N o t e
2 8
ADVANCE ITEM SEARCH
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u s e a r c h b y G e n e r a l S e a r c h o r b y C u s t o m e r I t e m C o d e . T h e f i l t e r o p t i o n s
a r e : -
•
i l t e r B y I t e m C a t e g o r i e s
•
i l t e r B y T e x t
•
i l t e r B y I t e m C o d e
•
i l t e r B y I t e m G r o u p
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PROFIT ESTIMATOR
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o e s t i m a t e p r o f i t g e n e r a t e d f o r g o o d s s o l d t o c u s t o m e r .
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C l i c k o n b u t t o n t o e x i t f r o m t h i s s c r e e n .
PRICE HISTORY ASSISTANCE

T h i s f u n c t i o n p r o v i d e s a n a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n o f t h e c u s t o m e r u n d e r N o t e a s w e l l a s h i s t o r i c a l
i n f o r m a t i o n o f t h e s e l e c t e d i t e m c o d e w h i c h h a s b e e n s o l d p r e v i o u s l y t o t h e c u s t o m e r .
View | Price History Assistance

S e l e c t t o a c t i v a t e t h i s f e a t u r e .
0
3
B a s e d o n t h e s e l e c t e d D e b t o r C o d e a n d i t e m c o d e a t t h e t r a n s a c t i o n e n t r y s c r e e n , t h e s y s t e m w i l l
Price History
d i s p l a y a l l t h e p a s t h i s t o r y s e l l i n g p r i c e s a t t h e p a g e .
Notes
A t t h e p a g e , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e i n f o r m a t i o n t h a t i s m a i n t a i n e d u n d e r A R | D e b t o r
M a i n t e n a n c e ’ s N o t e s b a s e d o n t h e s e l e c t e d D e b t o r C o d e .
1
3
AVAILABLE STOCK BALANCE ASSISTANCE
T h i s f u n c t i o n p r o v i d e s t h e c u r r e n t s t a t u s f o r t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n : -
•
u a n t i t y i s s u e d i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n
•
u a n t i t y o n H a n d f o r i t e m c o d e s e l e c t e d i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n
•
u a n t i t y p u r c h a s e i n t h e P u r c h a s e O r d e r f o r i t e m c o d e s e l e c t e d i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n
•
A v a i l a b l e q u a n t i t y f o r i t e m c o d e s e l e c t e d i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n
•
M i n i m u m q u a n t i t y f o r i t e m c o d e s e l e c t e d i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n
•
M a x i m u m q u a n t i t y f o r i t e m c o d e s e l e c t e d i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n
•
R e - o r d e r l e v e l f o r i t e m c o d e s e l e c t e d i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n
•
R e - o r d e r q u a n t i t y f o r t h e s e l e c t e d i t e m c o d e i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n .
View | Available Stock Balance Assistance

S e l e c t t o a c t i v a t e t h i s f e a t u r e .
Stock Balance
I n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n , t h e s c r e e n w i l l a p p e a r . T h e s y s t e m w i l l r e f l e c t t h e s t a t u s
o f t h e q u a n t i t y i s s u e d , q u a n t i t y o n h a n d , q u a n t i t y p u r c h a s e i n P u r c h a s e O r d e r , A v a i l a b l e
Q u a n t i t y , m i n i m u m q u a n t i t y , m a x i m u m q u a n t i t y , r e - o r d e r l e v e l a n d r e - o r d e r q u a n t i t y s t a t u s
b a s e d o n t h e i t e m c o d e b e i n g s e l e c t e d d u r i n g t r a n s a c t i o n e n t r y .
3 2
INSERT CALCULATED ITEM
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o i n s e r t a s u b t o t a l f o r a g r o u p o f i t e m s i n t h e d e t a i l s e c t i o n o f t h e
t r a n s a c t i o n e n t r y s c r e e n .
F o r e x a m p l e , e n t e r t h e f o l l o w i n g i t e m c o d e : -
ITEM CODE DESCRIPTION UNIT PRICE SUB-TOTAL

0 O K I A 0 0 0 . 0 0 0 0 . 0 0
N - 8 8 5 N 8 8 5 2 5 2 5
0 O K I A 0 . 0 0 0 . 0 0
N - 8 2 5 N 8 9 8 9
O A L 0 . 0 0
T T 3 3 9
C P R 1 0 0 C L C O M P R P A I D R M 1 0 0 1 0 0 . 0 0 1 0 0 . 0 0
- E - E E -
C P R 0 C L C O M P R P A I D – R M 0 0 . 0 0 0 . 0 0
- E - 5 E E 5 5 5
O A L 1 0 . 0 0
T T 5
3 r d
L i n e
4 t h L i n e
More Function | Insert

C l i c k o n t o i n s e r t i t e m c o d e . T o g e n e r a t e t h e t o t a l f o r 3 r d l i n e , s e l e c t
Calculated Item Insert Calculated Item Dialog Update

. T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e b o x . I n t h e
Subtotal by percentage Automatic generate description

f i e l d , e n t e r 1 0 0 . T i c k s o n t h e o p t i o n
Reset SubTotal
w h i c h i s ‘ T O T A L ’ . T i c k o n t h e o p t i o n : .
R e p e a t t h i s s t e p s f o r t h e 4 t h l i n e t o t a l a s w e l l .
3 3
APPLY DISCOUNT OF THIS RECORD TO ALL OTHER RECORDS
T h i s f u n c t i o n a l l o w s t h e s a m e p e r c e n t a g e o f d i s c o u n t t o a p p l y t h r o u g h o u t t h e r e s t o f t h e i t e m
e n t e r e d u n d e r t h e D e t a i l s s e c t i o n a t t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n .
AutoCount Premier 3.5

s u s b
T h i f n c t i o n i o n l y a v a i l a l e i n
F o r e x a m p l e , e n t e r a d i s c o u n t o f 1 0 % g i v e n f o r i t e m c o d e : 1 5 ” M o n i t o r u n d e r t h e D i s c o u n t
c o l u m n .
r u r s u u r r
E n t e 1 0 % n d e D i c o n t c o l m n f o i t e m c o d e 1 5 ” M o n i t o
3 4
T o a p p l y t h e s a m e d i s c o u n t o f 1 0 % g i v e n t o i t e m c o d e : 1 5 ” M o n i t o r t o t h e r e s t o f t h e i t e m c o d e i n
More Function | Apply Discount of this record to all other records.

t h e i n v o i c e , s e l e c t
T h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y a p p l y t h e 1 0 % d i s c o u n t t o i t e m c o d e : A 4 T E C H M O U S E a n d
K E Y B O A R D .
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C l i c k o n b u t t o n t o e x i t .
3 5
COMMON FUNCTION – DETAIL SECTION IN TRANSACTION SCREEN
T h e f e a t u r e s a v a i l a b l e i n t h e d e t a i l s e c t i o n a r e : -
•
C u s t o m i z e C o l u m n
•
e t C o l u m n H e a d e r C a p t i o n
•
a v e L a y o u t
•
L o a d L a y o u t
•
L o a d D e f a u l t L a y o u t
•
L a y o u t M a n a g e r
•
E x p o r t
CUSTOMIZE COLUMN
T h i s f u n c t i o n a l l o w s t h e f i e l d s i n t h e c u s t o m i z e c o l u m n t o b e i n c l u d e d i n t h e d e t a i l s e c t i o n o f t h e
t r a n s a c t i o n s c r e e n .
s s b u s u r
T h e d i p l a y o f f i e l d a v a i l a l e i n t h e c t o m i z e c o l m n i l l v a y d e p e n d i n
w g
u s b s
o n h i c h f n c t i o n i e i n e l e c t e d .
w g
U s i n g I n v o i c e E n t r y s c r e e n a s a n e x a m p l e , t o i n c l u d e t h e 2 n d d e s c r i p t i o n f i e l d i n t h e C u s t o m i z e
right click Customize

C o l u m n , a t t h e d e t a i l s e c t i o n o f t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n , d o a a n d s e l e c t
Column
.
C s C u s C u
R i h t l i c k a n d e l e c t t o m i z e o l m n
3 6
Customize
T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . P o i n t t h e m o u s e o n t o t h e 2 n d e s c r i p t i o n f i e l d ,
d
drag drop
h o l d a n d t h e f i e l d o n t o t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n .
Drag Drop
s r b
a n d t h e 2 n d d e c i p t i o n i n e t e e n
s r u r r s r
t h e D e c i p t i o n a n d F t h e D e c i p t i o n
r s
H e a d e o f t h e D e t a i l e c t i o n .
r
h e a d e .
T h e f i e l d w i l l a p p e a r a s s h o w n b e l o w : -
2 n d
s r
D e c i p t i o n
3 7
SET COLUMN HEADER CAPTION
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o c h a n g e t h e d e f a u l t f i e l d n a m e a t t h e D e t a i l s e c t i o n t o y o u r o w n
p r e f e r e n c e n a m e i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n .
right click Set Column Header Caption

I n t h e I n v o i c e E n t r y s c r e e n , f o r e x a m p l e , d o a a n d s e l e c t .
right click Set Column Header Caption

s
D o a a n d e l e c t .
Grid Caption Editor

3 8
Desc2
C l i c k o n a n d c h a n g e t h e d e f a u l t d e s c r i p t i o n “ 2 n d D e s c r i p t i o n ” t o “ A l t e r n a t i v e D e s c r i p t i o n ” .
Apply
C l i c k o n b u t t o n t o a p p l y t h e c h a n g e s .
T h e h e a d i n g o f t h e 2 n D e s c r i p t i o n w i l l b e s h o w n a s A l t e r n a t i v e D e s c r i p t i o n a s s h o w n b e l o w : -
d
right click Save Layout Layout Name

D o a a n d s e l e c t . I n d i c a t e a n a m e f o r t h e f i e l d a n d c l i c k o n
Save
b u t t o n .
3 9
SAVE LAYOUT
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o s a v e d i f f e r e n t c u s t o m i z e d l a y o u t a t a s p e c i f i c t r a n s a c t i o n s c r e e n t o b e
s a v e d a n d r e u s e d a s a n d w h e n n e e d e d .
F o r e x a m p l e , d r a g g i n g o u t t h e 2 n d e s c r i p t i o n f i e l d f r o m t h e C u s t o m i z e C o l u m n a n d c h a n g i n g
d
t h e 2 n d e s c r i p t i o n d e f a u l t f i e l d n a m e t o A l t e r n a t i v e d e s c r i p t i o n a t t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n . T h u s , t o
d
right click Save Layout

s a v e t h i s l a y o u t , a t t h e d e t a i l s e c t i o n o f t h e s c r e e n , a n d s e l e c t .
right click Save Layout.

s
D o a a n d e l e c t
Layout Name
T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e S a v e G r i d L a y o u t s c r e e n . I n t h e , i n d i c a t e a l a y o u t
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n a m e , f o r e x a m p l e , S A L E S D E P T . C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e l a y o u t .
0
4
LOAD LAYOUT
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o l o a d t h e d i f f e r e n t l a y o u t o f t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n w h i c h i s s a v e d
p r e v i o u s l y .
F o r e x a m p l e , l o a d t h e t r a n s a c t i o n l a y o u t s c r e e n w h i c h i s c u s t o m i z e d f o r A c c o u n t s D e p a r t m e n t .
Right click Load Layout

a t t h e d e t a i l s s e c t i o n s c r e e n a n d s e l e c t .
Open Grid Layout ACCOUNT DEPT

T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . C l i c k o n l a y o u t n a m e
Open
a n d s e l e c t b u t t o n . T h e s y s t e m w i l l l o a d t h e l a y o u t w h i c h i s c u s t o m i z e d f o r A c c o u n t
D e p a r t m e n t .
1
4
LOAD DEFAULT LAYOUT
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o r e l o a d i n t h e s y s t e m d e f a u l t t r a n s a c t i o n s c r e e n l a y o u t .
Right click Load Default Layout

a t t h e d e t a i l s e c t i o n o f t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n a n d s e l e c t .
T h e s y s t e m w i l l l o a d t h e s y s t e m ’ s d e f a u l t t r a n s a c t i o n s c r e e n l a y o u t .
4 2
LAYOUT MANAGER
T h i s f u n c t i o n a l l o w s c o n t r o l s t o b e s e t t o s p e c i f y w h i c h s c r e e n l a y o u t c a n b e a c c e s s e d b y w h i c h
u s e r i d .
Right click Layout Manager

a t t h e d e t a i l s s e c t i o n o f t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n a n d s e l e c t .
Layout Manager
4 3
Copy Layout To Another User Id.
F o r e x a m p l e , c o p y t h e A c c o u n t D e p t l a y o u t u n d e r u s e r i d : A D M I N t o u s e r i d : M A Y .
Layout Manager
I n t h e , s e l e c t t h e A D M I N u n d e r U s e r I d c o l u m n a t t h e U s e r I d s e c t i o n . C l i c k o n
Layout Section
A C C O U N T D E P T i n t h e t o i n d i c a t e t o t h e s y s t e m t h a t y o u w o u l d l i k e t o c o p y t h i s
l a y o u t t o a n o t h e r u s e r i d .
S S u s
e l e c t e l e c t l a y o t
s r
U e I d C C O
A U N T D E P T
A D M I N
Layout | Copy Layout

S e l e c t a s s h o w n b e l o w : -
4 4
Copy To
T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . T i c k o n t h e u s e r i d , e . g . , M a y t o i n d i c a t e t o t h e
s y s t e m t h a t y o u w o u l d l i k e t o c o p y t h e A C C O U N T D E P T l a y o u t t o t h i s u s e r i d . C l i c k O K b u t t o n
t o s a v e t h e s e l e c t i o n .
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T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o r e m o v e a s p e c i f i c l a y o u t f r o m a u s e r i d . S e l e c t t h e u s e r i d a n d c h o o s e
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t h e l a y o u t w h i c h y o u w o u l d l i k e t o d e l e t e . P r o c e e d t o s e l e c t .
4 5
Yes
T h e s y s t e m w i l l p r o m p t a m e s s a g e “ D o y o u r e a l l y a n t t o r e m o v e t h i s l a y o u t ? ” . C l i c k t o
c o n f i r m .
Remove All Layout of This User

T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o r e m o v e t h e e n t i r e c u s t o m i z e d s c r e e n l a y o u t w h i c h i s t a g t o a
Layout | Remove All Layout of This

p a r t i c u l a r u s e r i d . S e l e c t t h e U s e r i d a n d p r o c e e d t o s e l e c t
User
.
4 6
T h e s y s t e m w i l l p r o m p t a m e s s a g e “ D o y o u r e a l l y a n t t o r e m o v e a l l l a y o u t s o f t h i s u s e r A D M I N ? ” .
Yes
C l i c k o n t o c o n f i r m .
Remove All Layout Of All User

Select
T h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o r e m o v e t h e e n t i r e c u s t o m i z e d l a y o u t i n a l l t h e l i s t o f u s e r i d .
Layout | Remove All Layout Of All User

.
4 7
Yes
T h e s y s t e m w i l l p r o m p t a m e s s a g e “ D o y o u r e a l l y a n t t o r e m o v e a l l l a y o u t s o f a l l u s e r s ? ” C l i c k
t o c o n f i r m .
EXPORT
T h i s f u n c t i o n a l l o w s o n l y t h e i n f o r m a t i o n a t t h e d e t a i l s e c t i o n i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n t o b e
e x p o r t e d o u t t o 3 f o r m a t s w h i c h i s e i t h e r i n E x c e l , T e x t F i l e o r H T M L f i l e .
Right click Export

a t t h e d e t a i l s e c t i o n o f t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n a n d s e l e c t .
FORMAT PROGRAM FUNCTION
x c e l M i c r o s o f t x c e l x p o r t o x c e l
E E E T E
e x t F i l e o t e p a d x p o r t o e x t F i l e
T N E T T
M L I n t e r n e t x p l o r e r x p o r t o M L
H T E E T H T
4 8
Export to Excel
F o r e x a m p l e , t o e x p o r t o u t t o M i c r o s o f t E x c e l f o r m a t , s e l e c t .
Save As Save in
T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . I n t h e f i e l d , c l i c k o n t h e a r r o w d o w n
b u t t o n t o s e l e c t w h i c h d i r e c t o r y y o u w o u l d l i k e t o s a v e t h e e x p o r t e d f i l e . E x a m p l e , s e l e c t M y
Save
D o c u m e n t s . I n t h e F i l e N a m e f i e l d , i n d i c a t e a f i l e n a m e , e . g . I N V O I C E I - 0 0 0 3 . C l i c k o n
b u t t o n t o s a v e t h e f i l e n a m e .
4 9
T o v i e w t h e c o n t e n t s o f t h e e x c e l f i l e , u s e M i c r o s o f t E x c e l t o o p e n t h e f i l e .
0
5
CHAPTER 3: SALES MODULE
T h e S a l e s M o d u l e a l l o w s y o u t o m a i n t a i n , c o n t r o l a n d p r i n t o u t b u s i n e s s d o c u m e n t s s u c h a s
Q u o t a t i o n , S a l e s O r d e r , D e l i v e r y O r d e r , I n v o i c e , C a s h S a l e , C r e d i t N o t e a n d D e b i t N o t e . A d e b i t
n o t e o r c r e d i t n o t e i s u s e d t o s o l v e a n y d i s c r e p a n c y i n t h e i n v o i c e . T h e s y s t e m a l l o w s y o u t o
m a i n t a i n a s w e l l a s p r i n t o u t t h e b u s i n e s s d o c u m e n t s . T h e d i a g r a m b e l o w s h o w s t h e d o c u m e n t
f l o w o f a b u s i n e s s .
Q u o t a t i o n
S a l e s O r d e r
D e l i v e r y O r d e r
I n v o i c e
I n t h e S a l e s M o d u l e , t h e s y s t e m a l l o w s y o u t o t r a n s f e r t h e d o c u m e n t f r o m t h e f i r s t s o u r c e
d o c u m e n t , e . g . , Q u o t a t i o n t o a n o t h e r t y p e o f d o c u m e n t s u c h a s D e l i v e r y O r d e r . T h e r e a r e 4 t y p e s
o f c o p y r e l a t i o n s h i p : -
Invoice Cash Sale

1 . I s s u e a n o r , w h i c h t h e i t e m d e t a i l a n d o t h e r i n f o r m a t i o n d i r e c t l y f r o m
Quotation
c a n b e c o p i e d i f t h e r e i s a n y Q u o t a t i o n d o c u m e n t .
Invoice Cash Sale

2 . I s s u e a n o r , w h i c h t h e i t e m d e t a i l a n d o t h e r i n f o r m a t i o n c a n b e c o p i e d
Delivery Order
f r o m t h e . T h e n , t h e i t e m d e t a i l a n d o t h e r i n f o r m a t i o n s h o w n i n t h e D e l i v e r y
O r d e r c a n b e c o p i e d f r o m Q u o t a t i o n d o c u m e n t .
Invoice Cash Sale

Sales Order
f r o m t h e . T h e i t e m d e t a i l a n d o t h e r i n f o r m a t i o n s h o w n i n t h e S a l e s O r d e r c a n b e
c o p i e d f r o m t h e Q u o t a t i o n d o c u m e n t .
1
5
Invoice Cash Sale
Delivery Order
f r o m t h e . T h e i t e m d e t a i l a n d o t h e r i n f o r m a t i o n s h o w n i n t h e D e l i v e r y
O r d e r c a n e i t h e r b e c o p i e d f r o m Q u o t a t i o n o r S a l e s O r d e r .
Q u o t a t i o n
S a l e s O r d e r
D e l i v e r y
O r d e r
I n v o i c e o r C a s h S a l e
ONLY AUTOCOUNT PREMIER 3.5

c a n p e r f o r m p a r t i a l t r a n s f e r
f r o m s o u r c e d o c u m e n t t o a n o t h e r d o c u m e n t , e . g . , t r a n s f e r f r o m
Q u o t a t i o n t o S a l e s O r d e r .
5 2
QUOTATION
T h e Q u o t a t i o n d o c u m e n t i s u s e t o l i s t o u t a l l t h e s a l e s i t e m s , t h e c u r r e n t p r i c e o f c o m m o d i t i e s , t h e
v a l i d i t y o f t h e q u o t a t i o n , d e l i v e r y d a t e o f t h e a f o r e s a i d i t e m a n d t h e t e r m s t h a t t h e p o t e n t i a l
c u s t o m e r n e e d t o a d h e r e i f h e o r s h e w a n t s t o p u r c h a s e t h e i t e m s s t a t e d i n t h e Q u o t a t i o n .
Sales | Quotation Entry

1 . S e l e c t .
Quotation Entry New

2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e a n e w
5 3
3 . E n t e r t h e f o l l o w i n g d e t a i l s : -
H e a d i n
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
A t t h e s e c t i o n :
Debtor :
C l i c k o n t h e a r r o w d o w n b u t t o n t o s e l e c t t h e
d e b t o r c o d e e . . 0 0 C 0 1 0 M R . A S .
-
, g , (
3 H )
To
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y d i s p l a y t h e n a m e o f
T
t h e c o m p a n y w h i c h i s m a i n t a i n a t A R | D e b t o r
M a i n t e n a n c e b a s e d o n t h e d e b t o r c o d e w h i c h w a s
s e l e c t e d i n t h e D e b t o r f i e l d .
Note
s s s u r r r
T h e y t e m a l l o y o t o o v e i t e o c h a n e t h e
:
w w g
u
d e f a l t c o m p a n y n a m e .
Address
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y d i s p l a y t h e a d d r e s s o f
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
d e f a l t c o m p a n y a d d e .
Cancel
y d e f a u l t , t h i s o p t i o n i s n o t t i c k .
: B
i c k o n t h i s o p t i o n t o i n d i c a t e t h a t t h e s e l e c t e d
T
u o t a t i o n i s t o b e c a n c e l .
5 4
More Function | More Header
A t t h e , y o u c a n e n t e r t h e f o l l o w i n g d e t a i l s : -
Document Information
I n t h e s e c t i o n : -
Description
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y d i s p l a y t h e d o c u m e n t
T
d e s c r i p t i o n a s “ Q U O A I O .
T T N ”
Ref
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r a n y r e f e r e n c e s r e l a t e d
T
t o t h i s u o t a t i o n , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Validity
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o s p e c i f y t h e v a l i d i t y o f t h e
T
u o t a t i o n , e . g . , t h e o f f e r p r i c e i n t h e Q u o t a t i o n f o r
i t e m s u o t e d i s v a l i d d a y s f r o m t h e u o t a t i o n d a t e .
7
q q
( O p t i o n a l
)
Delivery Term
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r b y w h e n t h e g o o d s
T
s h o u l d b e d e l i v e r e d o n c e t h e c u s t o m e r c o n f i r m e d t h e
u o t a t i o n .
( O p t i o n a l
)
Your Ref.
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r a n y r e f e r e n c e r e l a t e d t o
T
t h i s u o t a t i o n f r o m t h e c u s t o m e r ’ s s i d e .
( O p t i o n a l
)
C.C.
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o s t a t e t o w h o m t h i s u o t a t i o n
T
i s u o t e d t o a s w e l l .
( O p t i o n a l
)
5 5
Payment Term
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r t h e p a y m e n t t e r m s , e . g .
T
, C . O . D f o r c a s h o n d e l i v e r y .
Ref. Doc.
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r t h e r e f e r e n c e d o c u m e n t
T
r e l a t e d t o t h e u o t a t i o n e . . A S P O 0 0 0 1 .
-
, g , / /
H 8
Remark 1 :
Remark 2
I f a p p l i c a b l e , e n t e r a d d i t i o n a l r e m a r k .
Remark 3 :
Remark 4 :
Customer Information
Attention
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o i n d i c a t e t h e u o t a t i o n i s f o r
T
w h o m , e . g . , M R . A S .
H
Phone
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o i n d i c a t e t h e c o n t a c t n u m b e r ,
T
e . . 0 1 .
-
g ,
3 6 5 8 9 9
Fax
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o i n d i c a t e t h e f a x n u m b e r , e . g . ,
0 .
3 - 6 5 8 9 9 2
Delivery Information
I n t h e a t t h e C u s t o m e r I n f o r m a t i o n s e c t i o n : -
Address
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r t h e d e l i v e r y a d d r e s s .
T
Phone
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r t h e c o n t a c t n u m b e r a t
T
t h e d e l i v e r y a d d r e s s .
Fax
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r t h e f a x n u m b e r a t t h e
T
d e l i v e r y a d d r e s s .
Sales Tax Exemption

Sales Tax
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r t h e s a l e s t a x n u m b e r , i f
T
a p p l i c a b l e .
Expiry Date
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r t h e e x p i r y d a t e o f t h e
T
s a l e s t a x , i f a p p l i c a b l e .
OK
C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e i n f o r m a t i o n e n t e r e d i n t h e M o r e H e a d e r .
5 6
Quotation No.
A t t h e Q u o t a t i o n o . l e a v e i t a s < < e w > > .
N N
,
y d e f a u l t t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y a s < < e w > >

N
,
w h i c h i n d i c a t e t h a t t h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y
a s s i g n a n u m b e r t o t h e t r a n s a c t i o n o n c e t h e
t r a n s a c t i o n i s s a v e .
o s e t a s p e c i f i c n u m b e r i n g f o r m a t , g o t o
T
o u s e e e p i n O p t i o n s a n d s e l e c t u m b e r i n &
N
k g | g
H
C o m p a t i b i l i t y p a g e .
o a s s i g n y o u r o w n n u m b e r i n g , h i g h l i g h t t h e w o r d
T
“ < < e w > > a n d e n t e r t h e n u m b e r .

N
,
”
Next Possible No.

h i s f i e l d s h o w s t h e n e x t p o s s i b l e n u m b e r w h i c h
T
w o u l d b e a s s i g n e d t o t h e t r a n s a c t i o n o n c e i t i s s a v e .
Date
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e c u r r e n t d a t e b a s e d o n t h e
T
c o m p u t e r s y s t e m ’ s d a t e .
Terms
y d e f a u l t t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e c r e d i t t e r m s
: B
w h i c h i s m a i n t a i n i n t h e D e b t o r M a i n t e n a n c e f o r t h e
s e l e c t e d d e b t o r c o d e .
C l i c k o n t h e a r r o w d o w n b u t t o n t o c h a n g e t h e
d e f a u l t c r e d i t t e r m .
Agent
y d e f a u l t t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e d e f a u l t a g e n t
: B
c o d e w h i c h i s m a i n t a i n i n t h e D e b t o r M a i n t e n a n c e
f o r t h e s e l e c t e d d e b t o r c o d e .
Detail
I n t h e s e c t i o n :
C l i c k o n ‘ + ‘ b u t t o n t o i n s e r t a r e c o r d .
C l i c k o n ‘ ‘ b u t t o n t o d e l e t e a r e c o r d .
Item Code :
C l i c k o n a r r o w d o w n , t o s e l e c t a n i t e m c o d e , e . g . ,
P 1 0 .
- N - 3 2
Description
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e i t e m d e s c r i p t i o n b a s e d
T
o n t h e c o d e t h a t w a s s e l e c t e d i n I t e m C o d e f i e l d , e . g . ,
O K I A 1 0 P A C K A G .
N 3 2 E
5 7
UOM
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e u n i t o f m e a s u r e m e n t
T
b a s e d o n t h e s e t t i n g t h a t i s s e t a t t h e I t e m
M a i n t e n a n c e f o r t h e s e l e c t e d I t e m C o d e , e . g . , P K G .
Qty
n t e r t h e n u m b e r o f u a n t i t y , e . g . , 1 f o r u a n t i t y
E
q q
b e i n g u o t e .
Unit Price
n t e r t h e p r i c e o f t h e i t e m , e . g . , 0 0 . 0 0 .
E 8
Discount
n t e r t h e d i s c o u n t i v e n i n p e r c e n t a e e . . .
%
g g , g ,
E 5
Tax Type
C l i c k o n t h e a r r o w d o w n b u t t o n t o s e l e c t t h e s a l e s
t a x , i f a p p l i c a b l e .
Tax Amount
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y c a l c u l a t e t h e s a l e s t a x
T
a m o u n t b a s e d o n t h e s a l e s t a x t y p e c o d e w h i c h i s
b e i n g s e l e c t e d i n t h e a x y p e f i e l d .
T T
Sub-Total
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y c a l c u l a t e t h e s u b t o t a l
T
a m o u n t .
Footer
Net Total
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y s u m a l l t h e S u b o t a l
T - T
o f t h e i t e m s s t a t e d i n t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n .
Currency
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y d i s p l a y t h e c u r r e n c y
T
t y p e o f t h e s e l e c t e d d e b t o r c o d e . F o r l o c a l c u r r e n c y ,
t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y a s “ “ .
- - - - -
Rate
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y d i s p l a y t h e d e f a u l t
T
c u r r e n c y r a t e b a s e d o n t h e c u r r e n c y t y p e o f t h e
d e b t o r c o d e w h i c h i s b e i n g s e l e c t e d . F o r l o c a l
c u r r e n c y , t h e d e f a u l t r a t e i s 1 . 0 0 0 0 0 0 .
Note
r r u r r s s s u
F o f o e i n c e n c y , t h e y t e m a l l o y o t o
g w
u r
c h a n e t h e d e f a l t e x c h a n e a t e .
g g
Local Net Total

h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y c o n v e r t t h e n e t t o t a l
T
a m o u n t t o l o c a l c u r r e n c y b a s e d o n t h e e x c h a n g e r a t e
Rate
w h i c h i s s t a t e d i n f i e l d .
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r r r s r r u
F o , t h e e p o t n a m e i f o n o m a l q o t a t i o n
Quotation (Item Package)

r r u
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0
6
SALES ORDER ENTRY
T h e S a l e s O r d e r i s u s e a s a d o c u m e n t t o r e c o r d a s a l e s t r a n s a c t i o n . I t i s n o r m a l l y f o r i n t e r n a l u s e
o n l y . T h i s d o c u m e n t i s u s e a s a s a l e s c o n f i r m a t i o n o r d e r r e c o r d e d b y t h e c o m p a n y a n d i s w a i t i n g
f o r f u r t h e r p r o c e s s i n g .
Sales | Sales Order Entry

1 . S e l e c t .
Sales Order Entry New

t r a n s a c t i o n . I n t h e D e b t o r f i e l d , c l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n a n d s e l e c t d e b t o r c o d e : 3 0 0 -
A 0 0 1 ( A B U & S O N S ( M ) S D N B H D ) .
1
6
Right click Transfer From
3 . a t t h e h e a d e r s e c t i o n o f t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n a n d s e l e c t
Quotation
.
r
H e a d e
S
e c t i o n
right click
r s r s s r s
A t t h e h e a d e e c t i o n o f t h e t a n a c t i o n c e e n , a n d e l e c t
Transfer From Quotation

.
Transfer Detail Items Xfer

4 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . A t t h e c o l u m n , t i c k f o r
Transfer
Q u o t a t i o n N u m b e r : Q T - 0 0 0 0 2 f o r i t e m c o d e : A 4 T E C H M O U S E . C l i c k o n b u t t o n t o
i n d i c a t e t o t h e s y s t e m t o t r a n s f e r Q u o t a t i o n N u m b e r : Q T - 0 0 0 0 2 i n t o a S a l e s O r d e r d o c u m e n t .
6 2
5 . T h e s y s t e m w i l l t r a n s f e r t h e q u o t a t i o n i n f o r m a t i o n ( Q T - 0 0 0 0 2 ) t o t h i s s a l e s o r d e r d o c u m e n t
a s s h o w n b e l o w : -
r
H e a d e
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
Debtor
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e d e b t o r c o d e e . . 0 0
-
, g ,
T 3
A 0 0 1 A U & S O S M S D D
N N
( (
) H )
B B
To
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u
Address
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
Cancel
: B
i c k o n t h i s o p t i o n t o i n d i c a t e t h a t t h e s e l e c t e d s a l e s
T
o r d e r i s t o b e c a n c e l .
6 3
Description
T
d e s c r i p t i o n a s “ S A L S O R D R .
E E ”
Ref
T
t o t h i s s a l e s o r d e r , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Ref. Doc.
T
r e l a t e d t o t h e s a l e s o r d e r e . . A S P O 0 0 0 1 .
-
, g , / /
H 8
Remark 1 :
Remark 2
Remark 3 :
Remark 4 :
Attention
T
w h o m e . . M R . R I Z A .
N
, g ,
Phone
e . . 0 .
-
g ,
4 3 5 6 5 6 5 6
Fax
0 .
4 - 3 5 6 5 6 5 7
6 4
Address
T
Phone
T
Fax
T
Sales Tax Exemption

Sales Tax
T
Expiry Date
T
OK
Sales Order No.

A t t h e S a l e s O r d e r o . l e a v e i t a s < < e w > > .
N N
,

N
,
T
N
k g | g
T

N
,
”
Next Possible No.

T
w o u l d b e a s s i g n e d t o t h e t r a n s a c t i o n o n c e i t i s s a v e d .
Date
T
Terms
: B
6 5
Agent
: B
Detail
Item Code
A s t h e d o c u m e n t i s t r a n s f e r r e d f r o m a Q u o t a t i o n , t h e
s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e d e t a i l s i n f o r m a t i o n a s s t a t e d
i n t h e s e l e c t e d u o t a t i o n t r a n s a c t i o n .
C l i c k o n a r r o w d o w n , t o s e l e c t a n i t e m c o d e t o
a d d o r c h a n g e t h e e x i s t i n g i t e m c o d e .
Description
T
o n t h e c o d e t h a t w a s s e l e c t e d i n I t e m C o d e f i e l d .
UOM
T
M a i n t e n a n c e f o r t h e s e l e c t e d I t e m C o d e .
Qty
n t e r t h e n u m b e r o f u a n t i t y , e . g . , 1 0 .
E
Unit Price
n t e r t h e p r i c e o f t h e i t e m , e . g . , 0 . 0 0 .
E 3
Discount
n t e r t h e d i s c o u n t g i v e n i n p e r c e n t a g e , i f a p p l i c a b l e .
E
Tax Type
Tax Amount
T
T T
Sub-Total
T
a m o u n t .
Footer
Net Total
T - T
Currency
T
- - - - -
6 6
Rate
T
Note
r r u r r s s s u
g w
u r
g g
Local Net Total

T
Rate
Save
Preview Print
9 . S e l e c t e i t h e r o r b u t t o n t o p r e v i e w / p r i n t t h e S a l e s O r d e r . T h e s y s t e m w i l l
Select Report OK
d i s p l a y t h e s c r e e n . S e l e c t t h e r e p o r t , e . g . , P r e m i e r S a l e s O r d e r a n d c l i c k o n
AutoCount XP Sales Order

r r r s r r s s
F o , t h e e p o t n a m e i f o n o m a l a l e
Sales Order (Item Package)

r r r r s s r r
o d e e n t y a n d f o i t e m p a c k a e a l e o d e .
6 7
Close
1 0 . C l i c k o n p r i n t b u t t o n t o p r i n t t h e d o c u m e n t o r b u t t o n t o e x i t b a c k t o t h e
Close
1 1 . C l i c k o n b u t t o n t o e x i t .
s s s s u r r S s O r r r s
T h e y t e m a l o a l l o y o t o d i e c t l y c e a t e a n e a l e d e t a n a c t i o n
w w
s r s r r r r u s
i n t e a d o f t a n f e i n t h e i n f o m a t i o n f o m t h e o t a t i o n i d e .
g Q
S b u r b r b r
e l e c t o n t h e N e t t o n a n d t h e e l e v a n t d e t o c o d e i n t h e D e t o f i e l d
r s r s
a n d e n t e t h e d e t a i l o f t h e t a n a c t i o n .
6 8
DELIVERY ORDER ENTRY
D e l i v e r y O r d e r i s a d o c u m e n t u s e w h e n t h e g o o d s a r e t o b e d e l i v e r e d t o t h e c u s t o m e r . T h e
d o c u m e n t a c t s a s a p r o o f o f t h e g o o d s w a s d e l i v e r e d t o t h e c u s t o m e r
Sales | Delivery Order Entry

1 . S e l e c t .
Delivery Order Entry New

2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . C l i c k o n b u t t o n t o c r e a t e a
n e w t r a n s a c t i o n . I n t h e D e b t o r f i e l d , c l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n a n d s e l e c t d e b t o r c o d e :
3 0 0 - A 0 0 1 ( A B U & S O N S ( M ) S D N B H D ) .
6 9
Right click Transfer From Sales
3 . a t t h e h e a d e r s e c t i o n o f t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n a n d s e l e c t
Order
.
r
H e a d e
S
e c t i o n
right click
r s r s s r s
Transfer From S/O

.

4 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . A t t h e c o l u m n , t i c k f o r S a l e s
Transfer
O r d e r N u m b e r : S O - 0 0 0 0 2 f o r i t e m c o d e : A 4 T E C H M O U S E . C l i c k o n b u t t o n t o
i n d i c a t e t o t h e s y s t e m t o t r a n s f e r S a l e s O r d e r N u m b e r : S O - 0 0 0 0 2 i n t o a D e l i v e r y O r d e r
d o c u m e n t .
0
7
5 . T h e s y s t e m w i l l t r a n s f e r t h e s a l e s o r d e r i n f o r m a t i o n ( S O - 0 0 0 0 2 ) t o t h i s d e l i v e r y o r d e r
d o c u m e n t a s s h o w n b e l o w : -
r
H e a d e
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
Debtor :
d e b t o r c o d e e . . 0 0 A 0 0 1 A U & S O S M S D
- N N
, g , ( (
3 )
D
H )
To
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u
Address
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
1
7
Cancel
: B
T
d e l i v e r y o r d e r i s t o b e c a n c e l .

Description
T
d e s c r i p t i o n a s “ D L I V R Y O R D R .
E E E ”
Ref
T
t o t h i s d e l i v e r y o r d e r , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Ref. Doc.
T
r e l a t e d t o t h e d e l i v e r y o r d e r , i f a p p l i c a b l e .
Remark 1 :
Remark 2
Remark 3 :
Remark 4 :
7 2
Attention
T
w h o m e . . M R . R I Z A .
N
, g ,
Phone
e . . 0 .
-
g ,
4 3 5 6 5 6 5 6
Fax
0 .
4 - 3 5 6 5 6 5 7
Address
T
Phone
T
Fax
T
Sales Tax Exemption

Sales Tax
T
Expiry Date
T
OK
Delivery Order No.

A t t h e D e l i v e r y O r d e r o . l e a v e i t a s < < e w > > .
N N
,

N
,
T
N
k g | g
T

N
,
”
7 3
Next Possible No.
T
Date
T
Terms
: B
Agent
: B
Detail
Item Code
A s t h e d o c u m e n t i s t r a n s f e r r e d f r o m a S a l e s O r d e r ,
t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e d e t a i l s i n f o r m a t i o n a s
s t a t e d i n t h e s e l e c t e d u o t a t i o n t r a n s a c t i o n .
Description
T
UOM
T
Qty
E
Tax Type
Footer
Net Total
T - T
Currency
T
- - - - -
7 4
Rate
T
Note
r r u r r s s s u
g w
u r
g g
Local Net Total

T
Rate
Save
1 2 . C l i c k o n b u t t o n t o s a v e t h e e n t r y .
Preview Print
1 3 . S e l e c t e i t h e r o r b u t t o n t o p r e v i e w / p r i n t t h e D e l i v e r y O r d e r . T h e s y s t e m w i l l
Select Report
d i s p l a y t h e s c r e e n . S e l e c t t h e r e p o r t , e . g . , P r e m i e r D e l i v e r y O r d e r a n d c l i c k o n
OK
AutoCount XP Delivery Order

r r r s r r
F o , t h e e p o t n a m e i f o n o m a l
Delivery Order (Item Package)

r r r r r
d e l i v e y o d e e n t y a n d f o i t e m
r r r
p a c k a e d e l i v e y o d e .
7 5
Close
Close
s s s s u r r r O r r
T h e y t e m a l o a l l o y o t o d i e c t l y c e a t e a n e D e l i v e y d e
w w
r s s r s r r r r S s O r r
t a n a c t i o n i n t e a d o f t a n f e i n t h e i n f o m a t i o n f o m t h e a l e d e
s
i d e .
S b u r b r b r
e l e c t o n t h e N e t t o n a n d t h e e l e v a n t d e t o c o d e i n t h e D e t o f i e l d
r s r s
7 6
INVOICE ENTRY
I n v o i c e i s a l i s t o f g o o d s s o l d o r s e r v i c e s p r o v i d e d w i t h t h e p r i c e c h a r g e s . N o r m a l l y , t h e i n v o i c e
i s s u e d i s a s s o c i a t e d w i t h a D e l i v e r y O r d e r d o c u m e n t .
Sales | Invoice Entry

1 . S e l e c t .
Invoice Entry New

7 7
Right click Transfer From D/O
3 . a t t h e h e a d e r s e c t i o n o f t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n a n d s e l e c t .
r
H e a d e
S
e c t i o n
right click
r s r s s r s
Transfer From D/O

.

Transfer
D e l i v e r y O r d e r N u m b e r : D O - 0 0 0 0 1 f o r i t e m c o d e : A 4 T E C H M O U S E . C l i c k o n
b u t t o n t o i n d i c a t e t o t h e s y s t e m t o t r a n s f e r D e l i v e r y N u m b e r : D O - 0 0 0 0 1 i n t o a n I n v o i c e
d o c u m e n t .
7 8
5 . T h e s y s t e m w i l l t r a n s f e r t h e d e l i v e r y o r d e r i n f o r m a t i o n ( D O - 0 0 0 0 1 ) t o t h i s i n v o i c e d o c u m e n t
a s s h o w n b e l o w : -
r
H e a d e
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
Debtor
-
, g ,
T 3
A 0 0 1 A U & S O S M S D D
N N
( (
) H )
B B
To
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u
Address
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
Cancel
: B
T
i n v o i c e i s t o b e c a n c e l .
7 9
Description
T
d e s c r i p t i o n a s “ S A L S .
E ”
Ref
T
t o t h i s i n v o i c e , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Ref. Doc.
T
r e l a t e d t o t h e i n v o i c e , i f a p p l i c a b l e .
Remark 1 :
Remark 2
Remark 3 :
Remark 4 :
Attention
T
w h o m e . . M R . R I Z A .
N
, g ,
Phone
e . . 0 .
-
g ,
4 3 5 6 5 6 5 6
Fax
0 .
4 - 3 5 6 5 6 5 7
0
8
Address
T
Phone
T
Fax
T
Sales Tax Exemption

Sales Tax
T
Expiry Date
T
OK
Invoice No.
A t t h e I n v o i c e o . l e a v e i t a s < < e w > > .
N N
,

N
,
T
N
k g | g
T

N
,
”
Next Possible No.

T
Date
T
Terms
: B
1
8
Agent
: B
Detail
Item Code
A s t h e d o c u m e n t i s t r a n s f e r r e d f r o m a D e l i v e r y
O r d e r , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e d e t a i l s
i n f o r m a t i o n a s s t a t e d i n t h e s e l e c t e d d e l i v e r y o r d e r
Description
T
UOM
T
Qty
E
Unit Price
E 3
Discount
n t e r t h e d i s c o u n t i v e n i n p e r c e n t a e e . . . .
%
g g , g ,
E 5
Tax Type
Tax Amount
T
T T
Sub-Total
T
a m o u n t .
Footer
Net Total
T - T
Currency
T
- - - - -
8 2
Rate
T
Note
r r u r r s s s u
g w
u r
g g
Local Net Total

T
Rate
Paymen Footer
I n t h e t s e c t i o n a t t h e s e c t i o n : -
T h i s s e c t i o n a l l o w s y o u t o e n t e r t h e p a y m e n t d e t a i l s i f t h e r e i s a n y p a y m e n t m a d e f o r t h e
i s s u e d i n v o i c e .
Received In
p a y m e n t m o d e w h i c h i s m a d e b y t h e c u s t o m e r .
Cheque No.
I f t h e p a y m e n t i s b y C h e u e o r c r e d i t c a r d , e n t e r t h e
r e l e v a n t C h e u e o r C r e d i t C a r d n u m b e r .
Amount
n t e r t h e a m o u n t t h a t i s p a i d .
E
Bank Charges
n t e r t h e b a n k c h a r g e s a m o u n t i f a p p l i c a b l e .
E
Save
Preview Print
7 . S e l e c t e i t h e r o r b u t t o n t o p r e v i e w / p r i n t t h e I n v o i c e . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y
Select Report OK
t h e s c r e e n . S e l e c t t h e r e p o r t , e . g . , P r e m i e r I n v o i c e a n d c l i c k o n b u t t o n t o
p r e v i e w t h e r e p o r t .
8 3
Close
Close
AutoCount XP Invoice
r r r s r r r
F o , t h e e p o t n a m e i f o n o m a l i n v o i c e e n t y
Invoice (Item Package)

r
a n d f o i t e m p a c k a e i n v o i c e .
s s s s u r r r s
T h e y t e m a l o a l l o y o t o d i e c t l y c e a t e a n e I n v o i c e t a n a c t i o n
w w
s r s r r r r r O r r s
i n t e a d o f t a n f e i n t h e i n f o m a t i o n f o m t h e D e l i v e y d e i d e .
New
S b u r b r b r
e l e c t o n t h e t t o n a n d t h e e l e v a n t d e t o c o d e i n t h e D e t o f i e l d
r s r s
8 4
s r s r r r r O r r s s
1 . I f t h e i n v o i c e d a t a i t a n f e e d f o m a D e l i v e y d e , t h e y t e m
r u s r O r r
i l l o n l y e d c e t o t h e t o c k a t t h e p o i n t h i c h t h e D e l i v e y d e
w w
s s s u u r r O r r r s r
a i e d . I f y o h a v e e n t e e d a D e l i v e y d e a n d d i d n o t t a n f e
b u r r s r s s
i t t o a n I n v o i c e t h a v e e - e n t e t h e a m e i n f o m a t i o n a t a t e d i n t h e
r O r r s s u r s s r
D e l i v e y d e , t h e y t e m i l l d e d c t t i c e f o t h e i t e m t a t e d f o m
w w
S s
t h e t o c k i d e .
s s r S s u u
2 . T h e y t e m i l l c e d i t t h e a l e A c c o n t i t h t h e a m o n t o f i t e m
w w
b r u b
d e t a i l t h a t h a v e e e n e n t e e d i n t h e I n v o i c e d o c m e n t a n d d e i t t h e
s b r u S u u s
e l e c t e d D e t o c o d e i t h t h e a m o n t o f i t e m d e t a i l . i m l t a n e o l y
r r S s | r r u r
e v e y i n v o i c e e n t e e d i n a l e I n v o i c e E n t y i l l a p p e a n d e A / R
| r
A R I n v o i c e E n t y .
8 5
CASH SALES ENTRY
C a s h S a l e s i s a d o c u m e n t t h a t i s i s s u e d t o t h e c u s t o m e r a n d c a s h p a y m e n t n e e d t o b e c o l l e c t e d
i m m e d i a t e l y . T h i s d o c u m e n t i s s i m i l a r t o I n v o i c e . T h e d i f f e r e n c e i s o n l y p a y m e n t m u s t b e
r e c e i v e d o n c e t h e C a s h S a l e s s t a t e m e n t i s i s s u e d o u t a n d t h e r e i s n o c r e d i t t e r m s g i v e n .
Sales | Cash Sales Entry

1 . S e l e c t .
Cash Sales Entry New

P 0 0 1 ( P R A G M E T I C E N G I N E E R I N G & M A R K E T I N G S D N B H D ) .
8 6
3 . I n t h e C a s h E n t r y s c r e e n e n t e r t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n : -
r
H e a d e
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
Debtor :
3 0 0 - P 0 0 1 ( P R A G M E T I C
d e b t o r c o d e , e . g . ,
E N G I N E E R I N G & M A R K E T I N G S D N B H D ) .
To
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u
Address
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
Cancel
: B
i c k o n t h i s o p t i o n t o i n d i c a t e t h a t t h e s e l e c t e d c a s h
T
s a l e s i s t o b e c a n c e l .
8 7
Description
T
d e s c r i p t i o n a s “ C A S S A L S .
H E ”
Ref
T
t o t h i s c a s h s a l e , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Ref. Doc.
T
r e l a t e d t o t h e c a s e s a l e , i f a p p l i c a b l e .
Our D/O
h i s f i e l d a l l o w s y o u t o e n t e r t h e d e l i v e r y o r d e r
T
n u m b e r w h i c h i s r e l a t e d t o t h i s c a s h b i l l .
Remark 1 :
Remark 2
Remark 3 :
Remark 4 :
Attention
T
w h o m e . . M R . G .
N
, g ,
T H E
Phone
e . . 0 1 .
-
g ,
3 5 6 3 3 2 8 7
8 8
Fax
T
0 .
3 - 5 6 3 4 5 7 8 6
Address
T
Phone
T
Fax
T
Sales Tax Exemption

Sales Tax
T
Expiry Date
T
OK
Cash Sales No.

A t t h e C a s h S a l e s o . l e a v e i t a s < < e w > > .
N N
,

N
,
T
N
k g | g
T

N
,
”
Next Possible No.

T
Date
T
Terms
: B
8 9
Agent
: B
Detail
Item Code :
K P _ R A I K Y P A D – R A I O W .
N N
(
E )
Description
T
UOM
T
Qty
E 2
Unit Price
n t e r t h e p r i c e o f t h e i t e m , e . g . , 1 . 0 .
E 5
Discount
%
g g , g ,
E 2
Tax Type
Tax Amount
T
T T
Sub-Total
T
a m o u n t .
Footer
Net Total
T - T
Currency
T
- - - - -
0
9
Rate
T
Note
r r u r r s s s u
g w
u r
g g
Local Net Total

T
Rate
Paymen Footer
I n t h e t s e c t i o n a t t h e s e c t i o n : -
T h i s s e c t i o n a l l o w s y o u t o e n t e r t h e p a y m e n t d e t a i l s i f t h e r e i s a n y p a y m e n t m a d e f o r t h e
i s s u e d i n v o i c e .
Received In
p a y m e n t m o d e w h i c h i s m a d e b y t h e c u s t o m e r .
Cheque No.
I f t h e p a y m e n t i s b y C h e u e o r c r e d i t c a r d , e n t e r t h e
r e l e v a n t C h e u e o r C r e d i t C a r d n u m b e r .
Amount
n t e r t h e a m o u n t t h a t i s p a i d .
E
Bank Charges
n t e r t h e b a n k c h a r g e s a m o u n t i f a p p l i c a b l e .
E
Save
Preview Print
Select Report OK
t h e s c r e e n . S e l e c t t h e r e p o r t , e . g . , P r e m i e r C a s h S a l e s a n d c l i c k o n b u t t o n t o
p r e v i e w t h e r e p o r t .
1
9
AutoCount XP Cash Sale
r r r s r r s s
F o , t h e e p o t n a m e i f o n o m a l c a h a l e
Cash Sale (Item Package)

r r s s
e n t y a n d f o i t e m p a c k a e c a h a l e .
Close
Close
s s r s s s u u s
T h e y t e m i l l c e d i t t h e c a h a l e a c c o n t i t h t h e a m o n t o f i t e m ’
w w
r s s C s S s u s s b s
p i c e a t a t e d i n t h e a h a l e d o c m e n t a e l l a d e i t t h e c a h
u s b u b s u r r
a c c o n t . I n a d d i t i o n , t h e t o c k i l l e d e d c t e d a e d o n t h e q a n t i t y o d e
s s C s S s u
a t a t e d i n t h e a h a l e d o c m e n t .
9 2
CREDIT NOTE ENTRY
T h e C r e d i t N o t e d o c u m e n t i s u s e t o r e c o r d a n a d j u s t m e n t f o r a p a r t i c u l a r i n v o i c e . F o r e x a m p l e ,
s a l e s r e t u r n o r d i s c o u n t a l l o w e d . I t i s a d o c u m e n t t h a t i s s e n t t o t h e c u s t o m e r w h i c h s h o w s t h e
a m o u n t o f a l l o w a n c e s g i v e n b y t h e c o m p a n y f o r t h e r e t u r n o f f a u l t y g o o d s o r a d j u s t m e n t m a d e t o
t h e s a l e s p r i c e . T h e d e b t o r ’ s a c c o u n t a s s t a t e d i n t h e c r e d i t n o t e w i l l b e c r e d i t e d w i t h t h e a m o u n t
o f t h e s a l e s r e t u r n . T h u s , t h e t o t a l o u t s t a n d i n g a m o u n t d u e w i l l b e r e d u c e .
Sales | Credit Note Entry

1 . S e l e c t .
Credit Note Entry New

9 3
Right click Transfer From Invoice
3 . a t t h e h e a d e r s e c t i o n o f t h e t r a n s a c t i o n s c r e e n a n d s e l e c t .
r
H e a d e
S
e c t i o n
right click
r s r s s r s
Transfer From Invoice

.

Transfer
I n v o i c e N u m b e r : I - 0 0 0 0 4 f o r i t e m c o d e : A 4 T E C H M O U S E . C l i c k o n b u t t o n t o
i n d i c a t e t o t h e s y s t e m t o t r a n s f e r I n v o i c e N u m b e r : I - 0 0 0 0 4 i n t o a C r e d i t N o t e d o c u m e n t .
9 4
5 . T h e s y s t e m w i l l t r a n s f e r t h e i n v o i c e i n f o r m a t i o n ( I - 0 0 0 0 4 ) t o t h i s c r e d i t n o t e d o c u m e n t a s
s h o w n b e l o w : -
r
H e a d e
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
Debtor
-
, g ,
T 3
A 0 0 1 A U & S O S M S D D
N N
( (
) H )
B B
To
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u
Address
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
Cancel
: B
i c k o n t h i s o p t i o n t o i n d i c a t e t h a t t h e s e l e c t e d c r e d i t
T
n o t e i s t o b e c a n c e l .
9 5
Description
T
d e s c r i p t i o n a s “ S A L S R U R .
E E T N ”
Ref
T
t o t h i s c r e d i t n o t e , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Ref. Doc.
T
r e l a t e d t o t h e c r e d i t n o t e , i f a p p l i c a b l e .
Remark :
Remark 1 :
Remark 2
Remark 3 :
Remark 4 :
Attention
T
w h o m e . . M R . R I Z A .
N
, g ,
Phone
e . . 0 .
-
g ,
4 3 5 6 5 6 5 6
9 6
Fax
T
0 .
4 - 3 5 6 5 6 5 7
Address
T
Phone
T
Fax
T
Sales Tax Exemption

Sales Tax
T
Expiry Date
T
OK
Credit Note No.

A t t h e C r e d i t o t e o . l e a v e i t a s < < e w > > .
N N N
,

N
,
T
N
k g | g
T

N
,
”
Next Possible No.

T
Date
T
Terms
: B
9 7
Agent
: B
Detail
Item Code
A s t h e d o c u m e n t i s t r a n s f e r r e d f r o m a I n v o i c e , t h e
s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e d e t a i l s i n f o r m a t i o n a s s t a t e d
i n t h e s e l e c t e d d e l i v e r y o r d e r t r a n s a c t i o n .
Description
T
UOM
T
Qty
C h a n g e t h e n u m b e r o f u a n t i t y , e . g . , f r o m 1 0 . t o t o
2
i n d i c a t e t h e c u s t o m e r r e t u r n f a u l t y A e c h m o u s e
2 4 T
o u t o f 1 0 b o u g h t f r o m y o u .
Unit Price
E 3
Discount
%
g g , g ,
E 5
Tax Type
Tax Amount
T
T T
Sub-Total
T
a m o u n t .
Footer
Net Total
T - T
Currency
T
- - - - -
9 8
Rate
T
Note
r r u r r s s s u
g w
u r
g g
Local Net Total

T
Rate
Save
Preview Print
Select Report OK
t h e s c r e e n . S e l e c t t h e r e p o r t , e . g . , P r e m i e r C r e d i t N o t e a n d c l i c k o n b u t t o n
t o p r e v i e w t h e r e p o r t .
AutoCount XP Credit Not

r r r s r r r
F o , t h e e p o t n a m e i e f o n o m a l c e d i t
Credit note (Item Package)

r r r
n o t e e n t y a n d f o i t e m p a c k a e c e d i t n o t e .
9 9
Close
Close
s s b S s u r u u
T h e y t e m i l l d e i t t h e a l e R e t n A c c o n t i t h t h e a m o n t o f i t e m
w w
b r C r u r
d e t a i l t h a t h a v e e e n e n t e e d i n t h e e d i t N o t e d o c m e n t a n d c e d i t t h e
s b r u s
e l e c t e d D e t o c o d e i t h t h e a m o n t o f i t e m d e t a i l . A t t h e a m e t i m e , t h e
s b r s r s C r S u u s r
t o c k i l l e i n c e a e f o m t h i e d i t N o t e . i m l t a n e o l y e v e y i n v o i c e
r S s | r r u r | C r
e n t e e d i n a l e I n v o i c e E n t y i l l a p p e a n d e A R A / R e d i t N o t e
r
E n t y .
1 0 0
DEBIT NOTE ENTRY
T h e D e b i t N o t e i s u s e t o r e c o r d a n a d j u s t m e n t t o a p a r t i c u l a r i n v o i c e . I f a n y m i s t a k e s a r e m a d e i n
u n d e r s t a t i n g t h e s a l e s p r i c e o f a n i n v o i c e , a D e b i t N o t e c a n b e i s s u e d t o t h e c u s t o m e r s h o w i n g t h e
a m o u n t o f t h e d i f f e r e n c e s t o b e c h a r g e d b y t h e c o m p a n y . T h u s , i n c r e a s e t h e o u t s t a n d i n g a m o u n t
o f t h e c u s t o m e r .
Sales | Debit Note Entry

1 . S e l e c t .
Debit Note Entry New

t r a n s a c t i o n :
1 0 1
H e a d i n
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
Debtor :
d e b t o r c o d e e . . 0 0 A 0 0 1 A U & S O S M S D
- N N
, g , ( (
3 )
D .
H )
To
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u
Address
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
Cancel
: B
i c k o n t h i s o p t i o n t o i n d i c a t e t h a t t h e s e l e c t e d D e b i t
T
o t e i s t o b e c a n c e l .
N
1 0
2
Description
T
d e s c r i p t i o n a s “ D I O .
E T N T E ”
Ref
T
t o t h i s d e b i t n o t e , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Ref. Doc.
T
r e l a t e d t o t h e d e b i t n o t e e . . A S P O 0 0 0 1 .
-
, g , / /
H 8
Remark :
Remark 1 :
Remark 2
Remark 3 :
Remark 4 :
1 0
3
Attention
T
w h o m e . . M R . R I Z A .
N
, g ,
Phone
e . . 0 .
-
g ,
4 3 5 6 5 6 5 6
Fax
0 .
4 - 3 5 6 5 6 5 7
Address
T
Phone
T
Fax
T
Sales Tax Exemption

Sales Tax
T
Expiry Date
T
OK
Debit Note No.

A t t h e D e b i t o t e o . l e a v e i t a s < < e w > > .
N N N
,

N
,
T
N
k g | g
T

N
,
”
1 0
4
Next Possible No.
T
Date
T
Terms
: B
Agent
: B
Detail
Item Code :
1 M o n i t o r .
5 "
Description
T
1 D i g i t a l M o n i t o r .
5 "
UOM
T
M a i n t e n a n c e f o r t h e s e l e c t e d I t e m C o d e e . . U I .
N
, g ,
Qty
n t e r t h e n u m b e r o f u a n t i t y , e . g . , 1 f o r u a n t i t y
E
q q
b e i n g u o t e .
Unit Price
E 3 5
Discount
%
g g , g ,
E 5
Tax Type
Tax Amount
T
T T
1 0
5
Sub-Total
T
a m o u n t .
Footer
Net Total
T - T
Currency
T
- - - - -
Rate
T
Note
r r u r r s s s u
g w
u r
g g
Local Net Total

T
Rate
Save
Preview Print
5 . S e l e c t e i t h e r o r b u t t o n t o p r e v i e w / p r i n t t h e D e b i t N o t e . T h e s y s t e m w i l l
Select Report OK
d i s p l a y t h e s c r e e n . S e l e c t t h e r e p o r t , e . g . , P r e m i e r D e b i t N o t e a n d c l i c k o n
1 0
6
AutoCount XP Debit Note
r r r s r r b
F o , t h e e p o t n a m e i f o n o m a l d e i t n o t e
Debit Note (Item Package)

r r b
e n t y a n d f o i t e m p a c k a e d e i t n o t e .
Close
Close
AutoCount XP Debit Note

r r r s r r b r
F o , t h e e p o t n a m e i f o n o m a d e i t n o t e
Debit Note (Item Package)

r r b
e n t y a n d f o i t e m p a c k a e d e i t n o t e .
1 0
7
REPORTS
T h i s s e c t i o n e x p l a i n s t h e r e p o r t s t h a t c a n b e p r e v i e w o r p r i n t e d f r o m t h e S a l e s M o d u l e .
Sales Document Listing

h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o p r i n t o u t i n s u m m a r y
T
l i s t i n f o r t h e f o l l o w i n d o c u m e n t t y p e
-
g g
•
u
o t a t i o n
•
S s O r r
a l e d e
•
r O r r
D e l i v e y d e
•
I n v o i c e
•
C s S s
a h a l e
•
C r
e d i t N o t e
•
b
D e i t N o t e
Sales Document Detail

h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o p r i n t o u t i n d e t a i l l i s t i n g
Listing
f o r t h e f o l l o w i n d o c u m e n t t y p e
-
g
•
u
o t a t i o n
•
S s O r r
a l e d e
•
r O r r
D e l i v e y d e
•
I n v o i c e
•
C s S s
a h a l e
•
C r
e d i t N o t e
•
b
D e i t N o t e
Outstanding Sales
h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o p r i n t o u t i n e i t h e r
T
Document Listing
s u m m a r y o r d e t a i l l i s t i n g f o r t h e f o l l o w i n g
o u t s t a n d i n d o c u m e n t t y p e
-
g
•
S s O r r
a l e d e
•
r O r r
D e l i v e y d e
Profit & Loss of Billing

h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o p r e v i e w o r p r i n t a r e p o r t
T
f o r p r o f i t o r l o s s i n c u r r e d f r o m g o o d s s o l d t o
c u s t o m e r b a s e d o n I n v o i c e C a s h S a l e D e b i t o t e
N
, ,
a n d C r e d i t o t e d o c u m e n t .
N
Sales Analysis by Document

h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o p r e v i e w o r p r i n t a r e p o r t
T
b a s e d o n d o c u m e n t t y p e a n a l y s i s s u c h a s t o t a l v a l u e
b a s e d o n i n v o i c e i s b e i n g i s s u e d f o r a r a n g e o f p e r i o d
o r f o r a s p e c i f i c d a t e .
Yearly Sales Analysis

h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o p r e v i e w o r p r i n t a t h e
T
y e a r l y s a l e s w h e r e b y t h e s a l e s v a l u e i s b r e a k d o w n
i n t o i n d i v i d u a l p e r i o d / m o n t h s .
Customer Price History

h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o p r e v i e w o r p r i n t t h e
T
:
Report
h i s t o r i c a l s e l l i n g p r i c e f o r a p a r t i c u l a r c u s t o m e r .
1 0
8
C u s r r r S s u r O r r s
t o m e B a t c h T a c k i n R e p o t a n d a l e T n v e R e p o t i o n l y
AutoCount Premier 3.5

b
a v a i l a l e i n
Customer Batch Tracking

h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o p r e v i e w o r p r i n t t h e
T
:
Report
t r a n s a c t i o n w h i c h i s k e e p t r a c k t h r o u g h b a t c h
n u m b e r .
Sales Turn Over Report

h i s f u n c t i o n a l l o w s y o u t o p r e v i e w o r p r i n t t h e s a l e s
T
t u r n o v e r r e p o r t .
1 0
9
CHAPTER 4: PURCAHASE MODULE
T h e P u r c h a s e M o d u l e a l l o w s y o u t o m a i n t a i n , c o n t r o l a n d p r i n t o u t b u s i n e s s d o c u m e n t s s u c h a s
P u r c h a s e R e q u e s t , P u r c h a s e O r d e r , G o o d s R e c e i v e d N o t e , P u r c h a s e I n v o i c e , C a s h P u r c h a s e a n d
P u r c h a s e R e t u r n . P u r c h a s e R e t u r n i s u s e d t o s o l v e a n y d i s c r e p a n c y s t a t e d i n t h e s u p p l i e r ’ s
P u r c h a s e I n v o i c e . T h e s y s t e m a l l o w s y o u t o m a i n t a i n a s w e l l a s p r i n t o u t t h e b u s i n e s s
d o c u m e n t s . T h e d i a g r a m b e l o w s h o w s t h e d o c u m e n t f l o w o f a b u s i n e s s .
P u r c h a s e R e u e s t
P u r c h a s e O r d e r
G o o d s R e c e i v e d
o t e
N
P u r c h a s e I n v o i c e
I n t h e P u r c h a s e M o d u l e , t h e s y s t e m a l l o w s y o u t o t r a n s f e r t h e d o c u m e n t f r o m t h e f i r s t s o u r c e
d o c u m e n t , e . g . , P u r c h a s e R e q u e s t ( o n c e i t i s a p p r o v e d ) t o a n o t h e r t y p e o f d o c u m e n t s u c h a s
P u r c h a s e O r d e r . T h e r e a r e 4 t y p e s o f c o p y r e l a t i o n s h i p : -
Purchase Invoice Cash

1 . R e c e i v e d I n v o i c e f r o m s u p p l i e r w h i c h i s e n t e r e d e i t h e r t h r o u g h o r
Purchase Purchase Request

, w h i c h t h e i t e m d e t a i l a n d o t h e r i n f o r m a t i o n d i r e c t l y f r o m c a n
b e c o p i e d i f t h e r e i s a n y P u r c h a s e R e q u e s t d o c u m e n t .

Purchase Goods
, w h i c h t h e i t e m d e t a i l a n d o t h e r i n f o r m a t i o n c a n b e c o p i e d f r o m t h e
Received Note
. T h e n , t h e i t e m d e t a i l a n d o t h e r i n f o r m a t i o n s h o w n i n t h e G o o d s R e c e i v e d
N o t e c a n b e c o p i e d f r o m P u r c h a s e R e q u e s t d o c u m e n t .
1 1 0
Purchase Purchase
Order
. T h e i t e m d e t a i l a n d o t h e r i n f o r m a t i o n s h o w n i n t h e P u r c h a s e O r d e r c a n b e c o p i e d
f r o m t h e P u r c h a s e R e q u e s t d o c u m e n t .

Purchase Goods
Received Note
. T h e i t e m d e t a i l a n d o t h e r i n f o r m a t i o n s h o w n i n t h e G o o d s R e c e i v e d N o t e
c a n e i t h e r b e c o p i e d f r o m P u r c h a s e R e q u e s t o r P u r c h a s e O r d e r .
P u r c h a s e R e q u e s t
P u r c h a s e O r d e r
G o o d s
R e c e i v e d N o t e
P u r c h a s e I n v o i c e o r C a s h P u r c h a s e
ONLY AUTOCOUNT PREMIER 3.5

c a n p e r f o r m p a r t i a l t r a n s f e r
f r o m s o u r c e d o c u m e n t t o a n o t h e r d o c u m e n t , e . g . , t r a n s f e r f r o m
P u r c h a s e R e u e s t t o P u r c h a s e O r d e r .
1 1 1
PURCHASE REQUEST ENTRY
P u r c h a s e R e q u e s t a l l o w s y o u t o u s e t h i s d o c u m e n t a s a w a y t o r e q u e s t f o r p r i c e q u o t e o f c e r t a i n
g o o d s o r s e r v i c e f r o m y o u r s u p p l i e r .
Purchase | Purchase Request Entry

1 . S e l e c t .
Purchase Request Entry New

n e w t r a n s a c t i o n .
1 1
2
r
H e a d e
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
Debtor :
c r e d i t o r c o d e e . . 0 0 P 0 0 P L A
- N
, g , (
4 2 E T
C O L O G Y M S D D .
N N
(
T E H ) H )
To
T
t h e c o m p a n y w h i c h i s m a i n t a i n a t A P | C r e d i t o r
s e l e c t e d i n t h e C r e d i t o r f i e l d .
Note
s s s u r r r
:
w w g
u
Address
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
Cancel
: B
T
P u r c h a s e R e u e s t i s t o b e c a n c e l .
1 1
3
Description
T
d e s c r i p t i o n a s “ P U R C A S R Q U S .
H E E E T ”
Ref
T
t o t h i s p u r c h a s e r e u e s t , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Ref. Doc.
T
r e l a t e d t o t h e p u r c h a s e r e u e s t , i f a p p l i c a b l e
Remark :
Remark 1 :
Remark 2
Remark 3 :
Remark 4 :
1 1
4
Supplier Information
Attention
T
w h o m e . . M R . A G .
N
, g ,
Phone
e . . 0 1 .
-
g ,
3 2 5 6 6 8 5 6
Fax
0 1 .
3 - 2 5 6 6 8 5 5
I n t h e a t t h e S u p p l i e r I n f o r m a t i o n s e c t i o n : -
Address
T
Phone
T
Fax
T
OK
Purchase Request No.

A t t h e P u r c h a s e R e u e s t o . l e a v e i t a s < < e w > > .
N N
,

N
,
T
N
k g | g
H
T

N
,
Next Possible No.

T
Date
T
1 1
5
Terms
: B
w h i c h i s m a i n t a i n i n t h e C r e d i t o r M a i n t e n a n c e f o r
t h e s e l e c t e d c r e d i t o r c o d e .
Agent
: B
c o d e w h i c h i s m a i n t a i n i n t h e C r e d i t o r M a i n t e n a n c e
f o r t h e s e l e c t e d c r e d i t o r c o d e .
Detail
Item Code :
D D M 0 G .
H - - 3
Description
T
A R D D I S K M A X O R 0 G .
H T 3
UOM
T
M a i n t e n a n c e f o r t h e s e l e c t e d I t e m C o d e , e . g . , P C .
Qty
n t e r t h e n u m b e r o f u a n t i t y , e . g . , 0 f o r u a n t i t y t o
E 2
q q
b e u o t e d .
Unit Price
E 8
Tax Type
Tax Amount
T
T T
Sub-Total
T
a m o u n t .
1 1
6
Footer
Net Total
T - T
Currency
T
t y p e o f t h e s e l e c t e d c r e d i t o r c o d e . F o r l o c a l c u r r e n c y ,
- - - - -
Rate
T
Note
r r u r r s s s u
g w
u r
g g
Local Net Total

T
Rate
Save
Preview Print
9 . S e l e c t e i t h e r o r b u t t o n t o p r e v i e w / p r i n t t h e P u r c h a s e R e q u e s t . T h e s y s t e m
Select Report
w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . S e l e c t t h e r e p o r t , e . g . , P r e m i e r P u r c h a s e R e q u e s t F o r
OK
Q u o t a t i o n a n d c l i c k o n b u t t o n t o p r e v i e w t h e r e p o r t .
internal use
r r u s r r u r r r r
F o t o e q e t a p p o v a l f o m y o M a n a e t o p l a c e a n o d e
Premier Purchase Request

s u r s r r
i t h t h e p p l i e , e l e c t e p o t .
external use
o r , t o r e q u e s t f o r p r i c e q u o t e f r o m y o u r u p p l i e r ,
Premier Purchase Request Quotation

s e l e c t .
1 1
7
AutoCount XP
I n -
internal use
r r u s r r u r r r r
F o t o e q e t a p p o v a l f o m y o M a n a e t o p l a c e a n o d e
Purchase Request Purchase

s u r s r r S
i t h t h e p p l i e , e l e c t e p o t . e l e c t
Request(Item Package)
r u r s r u s r
f o i t e m p a c k a e p c h a e e q e t e n t y .
external use
o r , t o r e q u e s t f o r p r i c e q u o t e f r o m y o u r u p p l i e r ,
Purchase Request Quotation. Purchase Request

s e l e c t e l e c t
Quotation (Item Package)

f o r i t e m p a c k a g e p u r c h a s e r e q u e s t
q u o t a t i o n .
Close
Close
1 1
8
PURCHASE ORDER ENTRY
P u r c h a s e O r d e r d o c u m e n t i s u s e t o p l a c e a n o r d e r f o r a l i s t o f g o o d s o r s e r v i c e s f r o m y o u r
s u p p l i e r .
Purchase | Purchase Order Entry

1 . S e l e c t .
Purchase Order Entry New

n e w t r a n s a c t i o n . I n t h e C r e d i t o r f i e l d , c l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n a n d s e l e c t 4 0 0 - P 0 0 2
( P L A N E T T E C H N O L O G Y ( M ) S D N B H D )
1 1
9
Right click Transfer From P/Q
3 . a t t h e H e a d e r S e c t i o n a n d s e l e c t .
r
H e a d e
S
e c t i o n

Transfer
P u r c h a s e R e q u e s t N u m b e r : P Q - 0 0 0 0 1 f o r i t e m c o d e : H D D - M - 3 0 G B . C l i c k o n
b u t t o n t o i n d i c a t e t o t h e s y s t e m t o t r a n s f e r P u r c h a s e R e q u e s t N u m b e r : P Q - 0 0 0 0 1 i n t o a
P u r c h a s e O r d e r d o c u m e n t .
1 0
2
5 . T h e s y s t e m w i l l t r a n s f e r t h e i n f o r m a t i o n f r o m t h e P u r c h a s e R e q u e s t i n t o t h e P u r c h a s e O r d e r .
r
H e a d e
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
Debtor :
- N
, g , (
4 2 E T
N N
(
T E H ) H )
To
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u
Address
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
Cancel
: B
T
P u r c h a s e O r d e r i s t o b e c a n c e l .
1 1
2
Description
T
d e s c r i p t i o n a s “ P U R C A S O R D R .
H E E ”
Ref
T
t o t h i s p u r c h a s e o r d e r , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Ref. Doc.
T
r e l a t e d t o t h e p u r c h a s e o r d e r , i f a p p l i c a b l e .
Remark :
Remark 1 :
Remark 2
Remark 3 :
Remark 4 :
1
2 2
Attention
T
w h o m e . . M R . A G .
N
, g ,
Phone
e . . 0 1 .
-
g ,
3 2 5 6 6 8 5 6
Fax
0 1 .
3 - 2 5 6 6 8 5 5
I n t h e a t t h e S u p p l i e r I n f o r m a t i o n s e c t i o n : -
Address
T
Phone
T
Fax
T
OK
Purchase Order No.

A t t h e P u r c h a s e O r d e r o . l e a v e i t a s < < e w > > .
N N
,

N
,
T
N
k g | g
H
T

N
,
Next Possible No.

T
Date
T
1
2 3
Terms
: B
Agent
: B
Detail
Item Code
A s t h e i n f o r m a t i o n i s t r a n s f e r r e d f r o m P u r c h a s e
R e u e s t , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e i n f o r m a t i o n a s
s t a t e d i n t h e P u r c h a s e R e u e s t d o c u m e n t .
Description
T
o n t h e c o d e t h a t w a s s e l e c t e d i n I t e m C o d e w h i c h i s
m a i n t a i n i n t h e S t o c k | I t e m M a i n t e n a n c e .
UOM
T
Qty
A s t h i s d o c u m e n t i s b e i n g t r a n s f e r r e d f r o m P u r c h a s e
R e u e s t , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e u a n t i t y a s
q q
s t a t e d i n t h e p u r c h a s e r e u e s t d o c u m e n t .
Unit Price
R e u e s t , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e u n i t p r i c e a s
s t a t e d i n t h e p u r c h a s e r e u e s t d o c u m e n t .
Tax Type
Tax Amount
T
T T
Sub-Total
T
a m o u n t .
1
2 4
Footer
Net Total
T - T
Currency
T
- - - - -
Rate
T
Note
r r u r r s s s u
g w
u r
g g
Local Net Total

T
Rate
Save
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7 . S e l e c t e i t h e r o r b u t t o n t o p r e v i e w / p r i n t t h e P u r c h a s e O r d e r . T h e s y s t e m w i l l
Select Report
d i s p l a y t h e s c r e e n . S e l e c t t h e r e p o r t , e . g . , P r e m i e r P u r c h a s e O r d e r a n d c l i c k o n
OK
AutoCount XP Purchase Order

r r r s r r
Purchase Order (Item Package)

u r s r r r r
p c h a e o d e e n t y a n d f o i t e m
u r s r r
p a c k a e p c h a e o d e .
1
2 5
Close
Close
1
2 6
GOODS RECEIVED NOTE
T h i s d o c u m e n t i s f o r y o u t o e n t e r t h e g o o d s o n c e t h e S u p p l i e r d e l i v e r e d t h e g o o d s t o y o u .
Purchase | Goods Received Note Entry

1 . S e l e c t .
Goods Received Note Entry New

2 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . C l i c k o n b u t t o n t o
c r e a t e a n e w t r a n s a c t i o n . I n t h e C r e d i t o r f i e l d , c l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n a n d s e l e c t 4 0 0 -
P 0 0 2 ( P L A N E T T E C H N O L O G Y ( M ) S D N B H D )
1
2 7
Right click Transfer From P/O
3 . a t t h e H e a d e r S e c t i o n a n d s e l e c t .
r
H e a d e
S
e c t i o n

Transfer
P u r c h a s e O r d e r N u m b e r : P O - 0 0 0 0 1 f o r i t e m c o d e : H D D - M - 3 0 G B . C l i c k o n b u t t o n
t o i n d i c a t e t o t h e s y s t e m t o t r a n s f e r P u r c h a s e O r d e r N u m b e r : P O - 0 0 0 0 1 i n t o a G o o d s
R e c e i v e d N o t e d o c u m e n t .
1
2 8
5 . T h e s y s t e m w i l l t r a n s f e r t h e i n f o r m a t i o n f r o m t h e P u r c h a s e O r d e r i n t o a G o o d s R e c e i v e d
N o t e d o c u m e n t .
r
H e a d e
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
Debtor
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e c r e d i t o r c o d e e . . 0 0
-
, g ,
T 4
P 0 0 P L A C O L O G Y M S D D .
N N N
( (
2 E T T E H ) H )
To
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u
Address
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
Cancel
: B
T
G o o d s R e c e i v e d o t e i s t o b e c a n c e l .
N
1
2 9
Description
T
d e s c r i p t i o n a s “ G O O D S R C I V D O .
E E E N T E ”
Ref
T
t o t h i s g o o d s r e c e i v e d n o t e , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Ref. Doc.
T
r e l a t e d t o t h e g o o d s r e c e i v e d n o t e , i f a p p l i c a b l e .
Remark :
Remark 1 :
Remark 2
Remark 3 :
Remark 4 :
1 0
3
Attention
T
w h o m e . . M R . A G .
N
, g ,
Phone
e . . 0 1 .
-
g ,
3 2 5 6 6 8 5 6
Fax
0 1 .
3 - 2 5 6 6 8 5 5
OK
GRN No.
A t t h e G o o d s R e c e i v e d o t e o . l e a v e i t a s < <
N N
,
e w > > .
N

N
,
T
N
k g | g
T

N
,
Next Possible No.

T
Supplier D/O No.

n t e r t h e s u p p l i e r ’ s d e l i v e r y o r d e r n u m b e r , e . g . ,
S D O / 0 0 1 .
Date
T
Terms
: B
Agent
: B
1 1
3
Detail
Item Code
A s t h e i n f o r m a t i o n i s t r a n s f e r r e d f r o m P u r c h a s e
O r d e r , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e i n f o r m a t i o n a s
s t a t e d i n t h e P u r c h a s e O r d e r d o c u m e n t .
Description
T
UOM
T
Qty
O r d e r , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e u a n t i t y a s s t a t e d
i n t h e p u r c h a s e o r d e r d o c u m e n t .
Unit Price
O r d e r , t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e u n i t p r i c e a s s t a t e d
i n t h e p u r c h a s e o r d e r d o c u m e n t .
Tax Type
Tax Amount
T
T T
Sub-Total
T
a m o u n t .
1
3 2
Footer
Net Total
T - T
Currency
T
- - - - -
Rate
T
Note
r r u r r s s s u
g w
u r
g g
Local Net Total

T
Rate
Save
Preview Print
7 . S e l e c t e i t h e r o r b u t t o n t o p r e v i e w / p r i n t t h e G o o d s R e c e i v e d N o t e . T h e s y s t e m
Select Report
w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . S e l e c t t h e r e p o r t , e . g . , P r e m i e r G o o d s R e c e i v e d N o t e
OK
a n d c l i c k o n b u t t o n t o p r e v i e w t h e r e p o r t .
AutoCount XP Goods Received Note

r r r s r r
Goods Received Note (Item Package)

s r r r
o o d e c e i v e d n o t e e n t y a n d f o
s r
i t e m p a c k a e o o d e c e i v e d n o t e .
g g
1
3 3
Close
Close
1
3 4
PURCHASE INVOICE ENTRY
T h i s d o c u m e n t i s f o r y o u t o e n t e r t h e g o o d s o r s e r v i c e s w h i c h y o u r S u p p l i e r h a s b i l l e d y o u r f o r
g o o d s o r s e r v i c e s d e l i v e r e d .
Purchase | Purchase Invoice Entry

1 . S e l e c t .
Purchase Invoice Entry New

n e w t r a n s a c t i o n . I n t h e C r e d i t o r f i e l d , c l i c k o n a r r o w d o w n b u t t o n a n d s e l e c t 4 0 0 - P 0 0 2
( P L A N E T T E C H N O L O G Y ( M ) S D N B H D )
1
3 5
Right click Transfer From Goods Received Note.
3 . a t t h e H e a d e r S e c t i o n a n d s e l e c t
r
H e a d e
S
e c t i o n

4 . T h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e s c r e e n . A t t h e c o l u m n , t i c k f o r G o o d s
Transfer
R e c e i v e d N o t e N u m b e r : G R - 0 0 0 0 1 f o r i t e m c o d e : H D D - M - 3 0 G B . C l i c k o n b u t t o n
t o i n d i c a t e t o t h e s y s t e m t o t r a n s f e r G o o d s R e c e i v e d N o t e N u m b e r : G R - 0 0 0 0 1 i n t o a P u r c h a s e
I n v o i c e d o c u m e n t .
1
3 6
5 . T h e s y s t e m w i l l t r a n s f e r t h e i n f o r m a t i o n f r o m t h e G o o d s R e c e i v e d N o t e i n t o t h e P u r c h a s e
I n v o i c e .
r
H e a d e
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
Debtor
h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e c r e d i t o r c o d e e . . 0 0
-
, g ,
T 4
P 0 0 P L A C O L O G Y M S D D .
N N N
( (
2 E T T E H ) H )
To
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u
Address
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
Cancel
: B
T
P u r c h a s e I n v o i c e i s t o b e c a n c e l .
1
3 7
Description
T
d e s c r i p t i o n a s “ P U R C A S I V O I C .
H E N E ”
Ref
T
t o t h i s p u r c h a s e i n v o i c e , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Ref. Doc.
T
r e l a t e d t o t h e p u r c h a s e i n v o i c e , i f a p p l i c a b l e .
Remark :
Remark 1 :
Remark 2
Remark 3 :
Remark 4 :
1
3 8
Attention
T
w h o m e . . M R . A G .
N
, g ,
Phone
e . . 0 1 .
-
g ,
3 2 5 6 6 8 5 6
Fax
0 1 .
3 - 2 5 6 6 8 5 5
OK
Purchase Invoice No.

A t t h e P u r c h a s e I n v o i c e o . l e a v e i t a s < < e w > > .
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Next Possible No.

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Supplier D/O No.

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S D O / 0 0 1 .
Supplier Invoice No.

n t e r S u p p l i e r ’ s i n v o i c e n u m b e r e . . I 0 0 1 0 0 .
N
, g , / / /
E 8 4
Date
T
Terms
: B
Agent
: B
1
3 9
Detail
Item Code
A s t h e i n f o r m a t i o n i s t r a n s f e r r e d f r o m G o o d s
R e c e i v e d o t e t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e
N
,
i n f o r m a t i o n a s s t a t e d i n t h e G o o d s R e c e i v e d o t e
N
d o c u m e n t .
Description
T
UOM
T
Qty
A s t h i s d o c u m e n t i s b e i n g t r a n s f e r r e d f r o m G o o d s
R e c e i v e d o t e t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e u a n t i t y
N
,
a s s t a t e d i n t h e g o o d s r e c e i v e d n o t e d o c u m e n t .
Unit Price
A s t h i s d o c u m e n t i s b e i n g t r a n s f e r r e d f r o m G o o d s
R e c e i v e d o t e t h e s y s t e m w i l l d i s p l a y t h e u n i t p r i c e
N
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a s s t a t e d i n t h e g o o d s r e c e i v e d n o t e d o c u m e n t .
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Footer
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7 . S e l e c t e i t h e r o r b u t t o n t o p r e v i e w / p r i n t t h e P u r c h a s e I n v o i c e . T h e s y s t e m w i l l
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d i s p l a y t h e s c r e e n . S e l e c t t h e r e p o r t , e . g . , P r e m i e r P u r c h a s e I n v o i c e a n d c l i c k o n
OK
AutoCount XP Purchase Invoice

r r r s r r
Purchase Invoice (Item Package)

u r s r r
p c h a e i n v o i c e e n t y a n d f o i t e m
u r s
p a c k a e p c h a e i n v o i c e .
1 1
4
Close
Close
1
4 2
CASH PURCHASE ENTRY
T h i s d o c u m e n t a l l o w s y o u t o e n t e r p u r c h a s e s w h i c h y o u h a v e m a d e i n c a s h f o r g o o d s o r s e r v i c e s
f r o m y o u r S u p p l i e r .
Purchase | Cash Purchase Entry

1 . S e l e c t .
Cash Purchase Entry New

n e w t r a n s a c t i o n .
1
4 3
r
H e a d e
S
e c t i o n
D e t a i l
S
e c t i o n
r
F o o t e
S
e c t i o n
Heading
Debtor :
- N
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4 2 E T
N N
(
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To
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u
Address
T
Note
s s s u r r r
:
w w g
u r s s
Cancel
: B
i c k o n t h i s o p t i o n t o i n d i c a t e t h a t t h e s e l e c t e d C a s h
T
P u r c h a s e i s t o b e c a n c e l .
1
4 4
Description
T
d e s c r i p t i o n a s “ C A S P U R C A S .
H H E ”
Ref
T
t o t h i s c a s h p u r c h a s e , i f a p p l i c a b l e .
( O p t i o n a l
)
Ref. Doc.
T
r e l a t e d t o t h e c a s h p u r c h a s e , i f a p p l i c a b l e
Remark :
Remark 1 :
Remark 2
Remark 3 :
Remark 4 :
1
4 5
Attention
T
w h o m e . . M R . A G .
N
, g ,
Phone
e . . 0 1 .
-
g ,
3 2 5 6 6 8 5 6
Fax
0 1 .
3 - 2 5 6 6 8 5 5
OK
C/P No.
A t t h e C a s h P u r c h a s e o . l e a v e i t a s < < e w > > .
N N
,

N
,
T
N
k g | g
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Next Possible No.

T
Supplier DO No.
n t e r t h e s u p p l i e r d e l i v e r y o r d e r n u m b e r e . . D O
-
, g ,
X 0 0 1 .
Supplier Invoice No.

n t e r t h e s u p p l i e r i n v o i c e n u m b e r e . . I 0 0 0 0 .
N -
, g , / /
E 2 8 4
Date
T
1
4 6
Terms
: B
Agent
: B
Detail
Item Code :
1 M o n i t o r .
5 "
Description
T
1 D i g i t a l M o n i t o r .
5 "
UOM
T
M a i n t e n a n c e f o r t h e s e l e c t e d I t e m C o d e e . . U I .
N
, g ,
Qty
n t e r t h e n u m b e r o f u a n t i t y , e . g . , 1 f o r u a n t i t y t o
E
q q
b e u o t e d .
Unit Price
E 3
Tax Type
Tax Amount
T
T T
Sub-Total
T
a m o u n t .
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4 7
Footer
Net Total
T - T
Currency
T
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Rate
h e s y s t e m w i l l a u t o m a t i c a l l y d

Autocount XP - Premier 3.5 For Sales and Purchase Module

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Judul Asli

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AUTOCOUNT XP /

BCE Software Sdn. Bhd. (533186-A)

Key What it means

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CHAPTER 2 COMMON FEATURE IN TRANSACTION SCREEN

CHAPTER 3 SALES MODULE

CHAPTER 4 PURCHASE MODULE

SALES STOCK PURCHASE

COMMON FUNCTION – HEADER SECTION OF TRANSACTION SCREEN

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Invoice Entry More Function Select Branch

Address Select Branch Address

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ADD ITEM PACKAGE

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More Function | Copy to

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Transfer From Quotation

Transfer Detail Items

PRICE HISTORY ASSISTANCE

View | Price History Assistance

View | Available Stock Balance Assistance

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Calculated Item Insert Calculated Item Dialog Update

Subtotal by percentage Automatic generate description

AutoCount Premier 3.5

More Function | Apply Discount of this record to all other records.

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right click Set Column Header Caption

Grid Caption Editor

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Right click Load Layout

Open Grid Layout ACCOUNT DEPT

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Invoice Cash Sale

Invoice Cash Sale

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Sales | Quotation Entry

Quotation Entry New

Sales Tax Exemption

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“ < < e w > > a n d e n t e r t h e n u m b e r .

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