BAB 16

Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Sistem buku besar dan pelaporan memainkan sebuah peran penting dalam sistem
informasi akuntansi sebuah perusahaan. Fungsi utamanya adalah untuk mengumpulkan dan
mengatur data dari sumber-sumber sebagai berikut :
 Setiap subsistem siklus akuntansi menyediakan informasi mengenai transaksi reguler.
(Hanya arus data utama dari setiap subsistem yang digambarkan, untuk menjaga agar
figur menjadi rapi.)
 Bendahara menyediakan informasi mengenai aktivitas pendanaan dan investasi, seperti
penerbitan atau penyelesaian instrumen utang dan ekuitas dan pembelian serta
penjualan sekuritas investasi.
 Departemen anggaran menyediakan nomor anggaran.
 Kontrolir menyediakan jurnal penyesuaian.

Tujuan sistem buku besar :

a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat
b. Untuk memposting pada rekening yang tepat
c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit
d. Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian
e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat

Untuk lebih jelasnya dapat ditunjukkan dalam Figur 16.1 dibawah ini :

Figur 16.1

Diagram Konteks
Sistem Buku Besar dan
Pelaporan

1
 Aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam sistem buku besar dan pelaporan ada
empat aktivitas, yaitu : (1) Memperbarui buku besar, (2) Memasukkan jurnal penyesuaian, (3)
Menyiapkan laoran keuangan, (4) Menghasilakan laporan manajerial. Tiga aktivitas pertama
menunjukkan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang berpuncak pada aktivitas
yang menghasilkan serangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas keempat
mengindikasikan bahwa, sebagai tambahan dalam laporan keuangan bagi para pengguna
eksternal, sistem akuntansi suatu organisasi menghasilkan berbagai laporan bagi manajemen
internal. Dijelaskan dalam Figur 16.2 dibawah ini.

Figur 16.2 Diagram arus data level 0 Siklus buku besar dan pelaporan (terhubung dengan menyertakan
ancaman)

Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Proses

Database terpusat harus diatur menggunakan cara yang memungkinkan tercapainya

berbagai kebutuhan informasi, baik pengguna internal maupun eksternal. Untuk memenuhi

2
berbagai kebutuhan ini, sistem buku besar dan pelaporan tidak hanya menghasilkan laporan
periodik, tetapi juga mendukung pertanyaan secara online. Ditunjukkan pada Figur 16.3.

Figur 16.3 Desain khas sistem buku besar dan pelaporan online

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman umun pertama yang dapat terjadi adalah data buku besar yang tidak akurat
dapat menghasilkan laporan yang menyesatkan yang menyebabkan para manajer membuat
keputusan yang keliru. Kesalahan dalam pernyataan dan laporan keuangan yang disediakan
kepada pemegang kepentingan eksternal juga dapat menimbulkan denda dan reaksi negatif
dari pasar modal. Satu cara untuk menanggulangi ancaman atas data buku besar yang tidak
tepat atau tidak valid adalah menggunakan berbagai pengendalian integrasi pemrosesan.
Meminimalkan risiko kesalahan input data ketika bendahara dan kontolir membuat entry
jurnal langsung. Penting pula untuk mempersempit akses terhadap buku besar dan membuat
konfigurasi sistem, sehingga hanya para pegawai yang diotorisasi saja yang dapat membuat
perubahan terhadap data induk.
Ancaman umum kedua dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah pengungkapan
informasi keuangan yang tidak diotorisasi. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi

3
risiko pengungkapan laporan keuangan yang tidak diotorisasi bisa dilakukan dengan
menerapkan autentifikasi multifaktor dan pengendalian keamanan fisik guna mempersempit
akses terhadap buku besar. Selain itu prosedur pengendalian yang dapat dilakukan adalah
dengan melakukan enkripsi database yang merupakan suatu metode yang digunakan untuk
mengkodekan data sedemikian rupa sehingga keamanan informasinya terjaga dan tidak dapat
dibaca tanpa di dekripsi terlebih dahulu.
Ancaman umum ketiga berkaitan dengan hilangnya atau penghancuran data induk. Cara
terbaik untuk menanggulangi resiko atas ancaman ini adalah menggunakan backup dan
prosedur pemulihan bencana.

Membuat laporan
manajerial

4
A. Memperbarui Buku Besar

Proses
Aktivitas memperbarui buku besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari
dua sumber berikut ini:
1. Subsistem akuntansi
2. Bendahara
Entri jurnal per transaksi yang digunakan untuk memperbarui buku besar disimpan
dalam file voucher jurnal yang berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal umum
dalam sebuah sistem akuntansi manual.

Ancaman dan Pengendalian

Dua ancaman dalam tahap ini adalah entri jurnal yang tidak akurat dan tidak
diotorisasi untuk memperbarui buku besar. Untuk memastikan bahwa entri tersebut
akurat dan lengkap, maka diperlukan edit input dan pengendalian pemrosesan sebagai
berikut:
1. Pengecekan validitas untuk memastikan bahwa kaun-akun buku besar ada untuk
setiap nomor akun yang dijadikan referensi dalam entri jurnal.
2. Pengecekan field (format) untuk memastikan bahwa jumlah field dalam entri jurnal
hanya berisi data numerik.
3. Pengecekan saldo nol untuk memverifikasi bahwa dalam sebuah entri jurnal, total
debit sama dengan total kredit.
4. Pengecekan kelengkapan untuk memastikan bahwa seluruh data yang terkait telah
dimasukkan, terutama sumber entri jurnal.

5
 5. Verifikasi closed-loop untuk mencocokkan nomor akun dengan deskripsi akun,
untuk memastikan bahwa akun buku besar yang benar sedang diakses.
6. Pengecekan tanda saldo akun buku besar untuk memverifikasi bahwa saldo berada
pada sisi yang tepat (debit atau kredit) setelah pembaruan telah selesai dilakukan.
7. Menghitung total yang terjadi untuk memverifikasi keakuratan pemrosesan
sejumlah voucher jurnal.

Pengendalian akses yang kuat, meliputi autentikasi multifaktor dan pengujian

kompatibilitas berdasarkan matriks pengendalian akses, mengurangi risiko atas entri
jurnal yang tidak diotorisasi. Pengendalian detektif yang harus digunakan untuk
mengidentifikasi entri jurnal yang tidak akurat dan tidak diotorisasi yaitu rekonsiliasi dan
laporan pengendalian serta pemeliharaan sebuah jejak audit yang memadai.
Rekonsiliasi dan laporan pengendalian dapat mendeteksi apakah suatu kesalahan
dibuat selama proses memperbarui buku besar. Sala satu bentuk rekonsiliasi adalah
mempersiapkan neraca saldo. Neraca saldo adalah sebuah laporan yang mencantumkan
saldo untuk seluruh akun buku besar. Jika seluruh aktivitas telah dicatat dengan tepat,
total dari seluruh saldo debit di berbagai akun harus sama dengan total dari seluruh saldo
kredit, jika tidak, itu berarti telah terjadi suatu kesalahan saat mem-posting. Rekonsiliasi
lain yang penting adalah membandingkan saldo akun pengendalian buku besar terhadap
total saldo dalam buku besar pembantu yang terkait.
Jejak audit adalah jalur yang dapat ditelusuri yang menunjukkan arus sebuah
transaksi yang mengalir melalui sistem informasi untuk memengaruhi saldo akun buku
besar. Sebuah jejak audit didesain dengan tepat menyediakan kemampuan untuk
menjalankan tugas-tugas berikut :
1. Melacak berbagai transaksi dari dokumen sumber aslinya (kertas atau elektronik
sampai entri jurnal yang diperbarui ke buku besar dan sampai pada berbagai
laporan atau dokumen lain yang menggunakan data tersebut. Hal tersdebut
menyediakan sarana untuk memverivikasi bahwa seluruh transaksi yang diotorisasi
telah dicatat.
2. Menelusuri ke belakang berbagai hal yang muncul dalam sebuah laporan
menggunakan buku besar ke dokumen sumber aslinya (kertas atau elektronik). Hal
ini memberi sarana untuk memverifikasi bahwa seluruh transaksi yang dicatat,
diotorisasi dan dicatat dengan benar.

6
B. Posting Jurnal Penyesuaian

Proses
Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah posting berbagai jurnal
penyesuaian. Jurnal penyesuaian asli berasal dari kantor kontrolir, setelah neraca saldo
awal disiapkan. Jurnal penyesuaian dibagi lima kategori dasar sebagai berikut.
1. Akrualadalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan
transaksi-transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau
dikeluarkan. Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang masuk harus
diterima dan upah yang belum dibayar.
2. Penangguhan adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang
menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi yang
dilaksanakan. Contohnya meliputi pengakuan pendapatan diterima dimuka sebagai
kewajiban dan mencatat pembayaran tertentu (misalnya sewa, bunga, dan asuransi)
sebagai aset yang dibayar di muka.
3. Estimasiadalah entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi
selama sejumlah periode akuntansi. Contohnya meliputi depresiasi dan beban utang
tak tertagih.
4. Revaluasiadalah entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai aktual
dan nilai tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi.Contohnya
meliputi perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan,
mengurangi nilai persediaan yang menggambarkan tingkat keusangan, atau catatan
penyesuaian persediaan yang menunjukkan hasil tercatat pada saat dilakukan
perhitungan fisik persediaan.
5. Koreksiadalah entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang
ditemukan dalam buku besar.

7
 Informasi mengenai jurnal penyesuaian ini juga disimpan dalam file voucher jurnal.
Setelah seluruh jurnal penyesuaian di posting, kemudian dibuat neraca saldo
penyesuaian. Neraca saldo penyesuaian digunakan sebagai input terhadap langkah
selanjutnya dalam siklus buku besar dan pelaporan keuangan, persiapan penyusunan
laporan keuangan.

Ancaman dan Pengendalian

1. Kesalahan dalam Memperbarui General Ledger dan General report.
Kesalahan yang terjadi dalam pemutakhiran buku besar dapat mengakibatkan
buruknya proses pengambilan keputusan yang menggunakan informasi salah dalam
pelaporan keuangan. Prosedur pengendalian yang berhubungan dengan pengolahan data
dibagi menjadi 3 kategori, yaitu (1) pengawasan edit input dan pemrosesan, (2) laporan
pengawasan dan rekonsiliasi, dan (3) pemeliharaan jejak audit yang memadai.
2. Rugi, Perubahan, atau Pengungkapan tidak sah Data Keuangan .
Akses ke buku besar oleh karyawan yang tidak berhak dapat berakibat data yang
bersifat rahasia bocor ketangan pesaing/merusak validitas dalam buku besar. Akses
semacam ini juga dapat menciptakan peluang untuk melakukan pencurian aktiva, oleh
karena itu, perusahaan perlu memiliki sistem pengawasan yang memadai untuk
mencegah akses ke buku besar secara tidak sah.
Identitas dan pemakai harus digunakan untuk mengawasi akses ke buku besar dan
untuk memaksa adanya pemisahan tugas dengan pembatasan fungsi yang akan
dilaksanakan oleh setiap karyawan yang legitimate.

C. Menyiapkan Laporan Keuangan

Proses
Sebagian besar perusahaan melakukan “tutup buku” untuk membuat laporan
keuangan, baik secara bulanan maupun tahunan. Entri jurnal penutup membuat nol
seluruh akun pendapatan dan biaya dalam neraca saldo disesuaikan dan memindahkan
pendapatan (atau rugi) bersih pada laba ditahan.

Transisi dari GAAP Ke IFRS

IFRS berbeda dari GAAP dalam beberapa cara yang mempengaruhi desain sistem
buku besar dan pelaporan sebuah perusahaan. Satu perbedaaan besar terkait akuntansi
untuk aktiva tetap. Dalam GAAP, sebagian besar aktiva tetap utama dicatat dan di

8
depresiasikan dalam basis gabungan. Perbedaan yang lain yaitu IFRS tidak mengizinkan
penggunaan metode last-in first-out (LIFO) untuk perhitungan persediaan. Akibatnya,
perusahaan yang menggunakan LIFO harus memodifikasi sistem akuntansi biayanya
dan perhitungan yang digunakan untuk menilai persediaan.

XBRL : MEREVOLUSI PROSES PELAPORAN XBRL .

XBRL adalah singkatan dari Extensible Business Reporting Language, yaitu suatu
bahasa pemrograman yang didesain secara khusus untuk memfasilitasi komunikasi
informasi bisinis. File XBRL yang mengandung data yang ditandai dan diantarkan ke
para pengguna disebut sebagai dokumen contoh (instance document). Dokumen contoh
berisi fakta-fakta mengenai akun-akun dalam laporan keuangan tertentu, termasuk nilai
dan informasi kontekstual seperti unit pengukuran (dollar, euro, yuan dsb). Setiap
komponen data tertentu dalam sebuah dokumen XBRL disebut sebagai elemen
(element).

9
 Sebuah taksonomi(taxonomy) adalah serangkaian file yang menjelaskan berbagai
elemen dan hubungan diantaranya. Satu bagian taksonomi disebut skema(schem), yang
merupakan sebuah file yang berisi definisi setiap elemen yang terdapat dalam sebuah
dokumen contoh. Berikut ini adalah beberapa atribut dasar yang digunakan untuk
menjelaskan setiap elemen.
 Perangkat lunak menggunakan indentifikasi nama yang unik
 Sebuah deskripsi yang dapat digunakan untuk menginterprestasikan elemen dengan
benar
 Jenis data elemen (unit moneter, teks, tanggal, dsb)
 Jenis saldo normal elemen (debit atau kredit)
 Jenis periode elemen (satu waktu tertentu, disebut instan, atau satu periode waktu
tertentu, disebut durasi)

10
 Taksonomi tersebut juga menyertakan serangkaian file yang disebut linkbases,
yang menjelaskan hubungan antar-elemen dalam sebuah dokumen contoh tertentu.
Linkbases penting menyertakan hal-hal sebagai berikut.

 Linkbases Reference mengidentifikasi keputusan otoritatif yang relevan (misalnya

US, GAAP, IFRS) bagi elemen itu.
 Linkbases Calculation dikhususkan untuk menjelaskan cara mengombinasikan
elemen-elemen tersebut
 Linkbases Definition menunjukkan hubungan hierarkis antar-elemen
 Linkbases Presentation menjelaskan cara mengelompokkan elemen (misalnya aset,
kewajiban dan ekuitas)
 Linkbases Label mengasosiasikan label-label yang termasuk kelompok human-
readable dengan elemen.

PROSES XBRL dan TERMINOLOGI

Taxonomy
 Schema
 Linkbasse
s


Data

Instance

Document
Display

XBRL
Style Sheet Report

11
 Peran Akuntan
Para akuntan dapat dan harusnya memainkan peran besar dalam semua tahap
pembuatan laporan XBRL, dimulai dari pemilihan taksonomi yang sesuai. Peran akuntan
menggunakan pengetahuan mereka atas praktik bisnis organisasi tersebut ditambah
prinsip- prinsip akuntansi umum untuk memilih taksonomi standar yang paling
menyesuaikan organisasi tersebut. Mereka kemudian memetakan tiap hal data dalam
system akuntansi organisasi terhadap elemen-elemen yang berkaitan dalam taksonomi.

Ancaman dan Pengendalian

No. Ancaman Pengendalian

Pengendalian integritas pengolahan data untuk
entri jurnal yang dibahas sebelumnya
Pembuatan Laporan keuangan Dikombinasikan dengan penggunaan serangkaian
1.
yang tidak akurat perangkat lunak
Latihan
Audit eksternal independen
Pelaporan keuangan yang
2. Review (audit)
curang

D. Menghasilkan Laporan Manajerial

Proses
Sistem ERP dapat membuat sejumlah anggaran untuk membantu para manajer
merencanakan dan mengevaluasi kinerja. Sebuah anggaran aktivitas operasi
menggambarkan pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan oleh tiap-tiap unit
organisasi. Sebuah anggaran pengeluaran modal menunjukkan arus masuk dan keluar kas
yang direncanakan untuk setiap proyek model. Anggaran arus kas membandingkan arus
masuk kas dari operasi dengan pengeluaran yang direncanakan dan digunakan untuk
menentukan kebutuhan peminjaman. Para akuntan harus memahami cara menggunakan
kemampuan pelaporan fleksibel dan grafik atas sistem ERP, sehingga mereka dapat
menambahkan nilai dengan menyarankan cara-cara alternatif untuk mengatur dan
menganalisis data mengenai proses bisnis.

12
Ancaman dan Pengendalian
Laporan dan grafik yang didesain dengan buruk dapat menyebabkan manajemen
membuat keputusan yang bias atau keliru. Pengendalian yang penting antara lain:
1. Akuntansi pertanggungjawaban dan penganggaran fleksibel
Untuk mengevaluasi kinerja dengan layak, laporan harus menekankan hasil yang
dapat dikendalikan secara langsung oleh orang atau unit yang dievaluasi. Akuntansi
perytanggungjawaban melakukan ini dengan menghasilkan serangkaian laporan
berkolerasi yang membagi kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan subunit
spesifik yang sebagian besar dapat mengendalikan aktivitas-aktivitas tersebut secara
langsung. Sebuah anggaran fleksibel merupakan jumlah yang dianggarkan bervariasi
dalam hubungan terhadap beberapa ukuran aktivitas organisasi menanggulangi
masalah ini.
2. Balanced Scorecard
Balanced Scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari
kinerja organisasi dengan berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif
organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan inovasi serta pembelian.
Untuk setiap dimensi, balanced scorecard menunjukkan tujuan organisasi dan
ukuran spesifik yang mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan tersebut.
Keempat dimensi balanced scorecard memberikan gambaran umumyang lebih
komprehensif atas kinerja organisasi daripada yang disediakan oleh ukuran
keuangan sendiri. Bahkan, balanced scorecard yang didesain dengan baik akan
mengukur berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan mencerminkan
hubungan sebab akibat yang penting diantara keempat dimensi tersebut.
3. Prinsip-prinsip desain grafik yang tepat
Grafik yang didesain dengan baik mempermudah proses identifikasi serta
pemahaman trend dan hubungan. Sementara, grafik yang didesain dengan buruk
dapat mengganggu pembuatan keputusan dengan perhatian yang menyesatkan,
menyembunyikan perubahan-perubahan penting dalam data, atau menyebabkan
kesan awal yang keliru. Jenis desain grafik yang paling umum digunakan adalah
diagram batang. Prinsip dasar yang memungkinkan diagram batang mudah dibaca
yaitu :
a. Gunakan judul yang meringkas pesan dasar.
b. Sertakan nilai data dengan elemen masing-masing untuk memfasilitasi
perhitungan dan analisis mental.

13
 c. Gunakan batang 2-D, bukan 3-D karena batang 2-D mempermudah untuk
menilai besarnya perubahan dan trend dengan akurat.
Grafik tidak hanya harus mudah dibaca, namun juga harus dapat diinterpretasikan
dengan akurat. Prinsip esensial untuk mendesain grafik agar dapat diinterpretasikan
dengan akurat ada dua, yaitu:
1. Mulai sumbu vertikal pada angka nol
2. Grafik yang menggambarkan data time-series, atur sumbu x dari kiri ke
kanan secara berurutan.

14
Daftarpustaka

Hall, James. 2009. SistemInformasiAkuntansi. Jakarta :SalembaEmpat

https://www.academia.edu/10239580/SISTEM_BUKU_BESAR_DAN_PELAPORAN
https://www.slideshare.net/rohmadadis/sistem-pelaporan-dan-buku-besar
Marshall B. Romney, Paul JohnSteinbart. 2006. SistemInformasiAkuntansi.
Sistem Informasi Akuntansi: Accounting Information System (Edisi13) Marshall B. Romney,
Paul John Steinbart (2014)

15