7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Elektronic Data Processing (EDP)

Didalam perusahaan modern yang dilayani Sistem Informasi Akuntansi

merupakan suatu badan usaha yang sangat kompleks. Perusahaan seperti ini

mempekerjakan banyak pegawai dengan tugas yang bervariasi untuk melakukan

pengumpulan data dan pengolahan data yang akan menjadi suatu informasi. Informasi

tersebut merupakan hal yang berguna bagi pihak intern dan ekstern perusahaan.

Suatu langkah cepat yang lebih tinggi dalam sistem pengolahan data adalah

tingkat pengolahan data elektronik (Electronik Data Processing). Ada beberapa

pengertian Electronik Data Processing (EDP), antara lain menurut Jogiyanto Hartono

(2004 : 3) EDP diartikan sebagai “manipulasi dari data ke dalam bentuk yang

lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik

yaitu komputer”. Sedangkan menurut Sondang P.Siagian (2002 : 8) : “ EDP adalah

pengolahan data secara elektronik yang merupakan serangkaian kegiatan yang

dimaksud untuk penyediaan informasi dengan menggunakan komputer yang

mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan dan pengawasan hasil

olahan tersebut”.

Kedua defenisi diatas menunjukkan hubungan sangat erat antara komputer

dengan EDP. Komputer merupakan alat utama yang digunakan dalam EDP karena

alat elekronik ini memiliki kecepatan tinggi dan mampu melaksanakan serangkaian

Universitas Sumatera Utara

 8

intruksi yang memungkinkan untuk melaksanakan serangkaian operasi tanpa campur

tangan manusia.

B. Pengertian Akuntansi Sebagai Suatu Sistem Informasi

Untuk memperoleh pengertian yang lebih jelas mengenai mengapa pengolahan

data akuntansi merupakan salah satu aktivitas pokok dalam Sistem Informasi

Akuntansi, maka akan dibahas mengenai pengertian data, informasi, sistem dan

akuntansi.

1. Pengertian Data

Menurut Wahana K (2003 : 54), “Data adalah bahan dasar (transaksi) yang

akan diolah untuk mendapatkan informasi”. Menurut defenisi ini dapat

disimpulkan bahwa data belum menunjukkan sesuatu yang bisa dipahami. Data

merupakan kenyataan yang menggambarkan sebagian kejadian yang terjadi pada saat

tertentu. Dalam perusahaan kejadian-kejadian tersebut identik dengan perubahan

suatu nilai yang sering disebut dengan istilah “transaksi”. Data atau transaksi dalam

sebuah perusahaan belum memiliki arti bila tidak diolah terlebih dahulu menjadi

sebuah informasi. Jadi data merupakan sumber informasi yang dengan sendirinya

data erat hubungannya dengan informasi.

2. Pengertian Informasi

Menurut Wahana K ( 2003 : 54 ) : “Informasi adalah hasil dari pengolahan

data dalam bentuk yang lebih berarti dan lebih berguna bagi penerimanya,

Universitas Sumatera Utara

 9

yang menggambarkan suatu kejadian nyata sehingga dapat digunakan sebagai

alat bantu dalam mengambil keputusan”.

Adapun pengolahan data menjadi informasi terdapat dalam gambar sebagai

berikut:

Data Mentah Proses Informasi

Gambar 2.1. Pengolahan Data Menjadi Informasi

Sumber : Wahana K, 2003. Panduan Aplikatif Sistem Komputer Akuntansi Online
Berbasis Komputer, Edisi I, Andi, Yogyakarta, hal 54.

Untuk menghasilkan informasi yang memenuhi kualitas yaitu tepat waktu,

cermat, lengkap dan relevan maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan

mengelola data akuntansi menjadi informasi akuntansi.

3. Pengertian Sistem

Menurut James A. Hall ( alih bahasa, Dewi Fitriasari dan Denny Kuari Arnos,

2004 : 5) : “Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang

saling berkaitan atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan

yang sama”. Sedangkan menurut Mulyadi (2001 : 2) : “Sistem adalah sekelompok

unsur yang erat hubungannya antara yang satu dengan yang lainnya yang

berfungsi untuk mencapai tujuan yang sama”.

Universitas Sumatera Utara

 10

4. Pengertian Akuntansi

Menurut Henry Simamora (2000 : 3) : “Akuntansi adalah proses

pengidentifikasian, pencatatan dan pengkomunikasian kejadian - kejadian

ekonomi suatu organisasi (perusahaan ataupun bukan perusahaan) kepada para

pemakai informasi yang berkepentingan” .

Wahana K (2003 : 4) berpendapat : Akuntansi adalah suatu seni mencatat,

mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan yang memberikan
informasi penting yang dibutuhkan suatu organisasi agar dapat beroperasi
secara efesien, mengetahui hasil kerja selama ini dan merencanakan
kegiatan ke depan agar lebih baik.

5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut George H. Bonnar dan William S. Hopwood ( alih bahasa, Amir

Abadi Jusuf dan Rudi M Tambunan, 2004 : 1) : “Sistem informasi akuntansi

adalah kumpulan dari sumber-sumber, seperti orang dan peralatan yang

dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi.

Informasi ini dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan”.

Menurut Romney dan Steinbart (alih bahasa, Dewi Fitriasari dan Denny Kuari

Arnos 2004 : 1) ada 5 (lima) aktivitas pokok yang saling terkait di dalam Sistem

Informasi Akuntansi yaitu :

a. Pengumpulan Data yaitu terdiri dari bebrapa aktivitas pengumpulan yang

meliputi penjaringan data, pencatatan data ke dalam formulir, pemeriksaan

dan validasi data sehingga data yang akan di input sudah benar dan lengkap.

b. Pengolahan Data yaitu langkah-langkah pengklasifikasian data, perekaman

data pada formulir ataupun pada media lainnya,sortasi elemen data,

Universitas Sumatera Utara

 11

pengumpulan data menurut jenisnya, penggabungan dari dua atau lebih

kelompok file data, perhitungan, pengikhtisaran, perbandingan dan

pemeriksaan hal-hal dari kelompok-kelompok data yang berbeda untuk

mendapatkan data yang cocok ataupun yang berbeda.

c. Pengelolahan Data yaitu langkah-langkah yang terdiri dari penyimpanan,

pemutakhiran, dan pencarian. Penyimpanan meliputi data ke file atau

database. Pemutakhiran merupakan penyesuaian dari data yang disimpan

menurut kejadian-kejadian yang diinput. Pencarian terdiri dari akses dan

pengambilan data untuk keperluan pengolahan dan pelaporan.

d. Pengendalian Data, mempunyai dua fungsi yaitu : 1. mengamankan dan

menjamin aktiva perusahan termasuk datanya; 2. memastikan bahwa data

yang diolah dengan cepat, lengkap dan dengan sempurna.

e. Pembuatan Informasi, yaitu fungsi yang meliputi interprestasi, pelaporan

dan pengkomunikasian informasi. Pembuatan ataupun pengolahan informasi

merupakan out put dari pengolahan transaksi dan pengolahan informasi.

6. Pengertian Efisien dan Efektif

Ricky W Griffin (alih bahasa, Gania, 2004 : 8) berpendapat pengertian dari

efisien adalah “menggunakan berbagai sumber daya secara bijaksana dan

dengan cara yang hemat biaya” dan efektif adalah “membuat keputusan yang

tepat dan mengimplementasikannya dengan sukses “.

Universitas Sumatera Utara

 12

C. Komponen-komponen Electronik Data Processing

Suatu sistem pengolahan data dapat bekerja dengan baik bila didukung oleh

beberapa beberapa komponen-komponen. Penerapan EDP membutuhkan perangkat

keras (hardware), perangkat lunak (software), perangkat pelaksana (brainware) dan

procedure.

1. Perangkat Keras (Hardware)

Hardware adalah seluruh komponen yang membentuk suatu sistem komputer

dan peralatan yang memungkinkan komputer dapat melaksanakanya tugasnya. Dalam

hal ini termasuk mesin-mesin pembantu penyiapan data dan alat-alat telekomunikasi.

Hardware dapat dikelompokkan dalam 4 (empat) komponen yaitu :

a. Central Processing Unit (CPU)

b. Secondary Storage Device

c. Input and Output Device

d. Data Channels

Masing-masing komponen hardware ini dapat dijelaskan secara ringkas sebagai

berikut :

a. Central Processing Unit (CPU)

Tugas utamanya adalah mengontrol dan membimbing keseluruhan sistem

komputer selama pengolahan data , termasuk melakukan kegiatan aritmatika

dan logical operation terhadap data. Untuk melaksanakan tugasnya di dalam

CPU terdapat dua jenis memori yaitu :

Universitas Sumatera Utara

 13

1) ROM (Read Only Memory), yaitu memori pada komputer yang bersifat

hanya dapat dibaca dan data yang terdapat dalam memori ini akan tetap

tinggal walaupun CPU dimatikan.

2) RAM (Read Acces Memory), yaitu memori komputer yang dapat dibaca

dan diprogram. Data yang tersimpan dalam memori ini akan hilang bila

CPU dimatikan.

b. Secondary Storage Device

Secondary Storage Device merupakan media penyimpanan data input

maupun data output yang berada di luar CPU. Media ini berfungsi untuk

menampung data baik yang telah diolah maupun yang akan diolah. Media

penyimpanan ini antara lain seperti magnetic tape, magnetic disk (floppy

disk dan hard disk).

c. Input and Output Device

Input Device berfungsi untuk membaca data input dari media input.

Peralatan input mengubah data asal ke bentuk yang dapat dipahami oleh

komputer (bentuk binair) untuk di proses lebih lanjut, seperti card reader

machine, keyboard. Output Device berfungsi untuk mengeluarkan hasil

olahan CPU melalui main stroage seperti printer, monitor, disk drive,

plotter.

d. Data Channels

Data Channels berfungsi untuk menghubungkan antara pemakai dengan

CPU atau dengan pemakai lainnya. Falsafahnya adalah berbagi informasi

Universitas Sumatera Utara

 14

dan sumber (misalnya berupa printer atau piranti penyimpanan disks) yang

ada di seluruh workgroup atau departemen setempat atau menggunakan

sistem jaringan terbatas yang dikenal dengan Local Area Network (LAN).

Local Area Network adalah suatu network yang terbatas dalam jarak/area

setempat (local).

Para pengguna bersifat multi user, maka untuk hardware dikenal istilah host

atau komputer utama dan terminal yang merupakan perangkat yang memberikan

fasilitas input dan output terhadap host. Terminal minimal terdiri dari keyboard dan

monitor. Terkadang dilengkapi printer atau mouse. Sebuah terminal dapat berupa PC.

Jika PC diinstal dengan software yang memfungsikan sebagai terminal maka PC

tersebut akan disebut sebagai emulator teminal . Ada tiga jenis terminal yang dikenal

saat ini, yaitu :

a. Dumb terminal, yaitu terminal yang hanya terdiri dari keyboard dan monitor.

b. Intelligent terminal, yaitu merupakan terminal yang sudah dilengkapi dengan

memori dan kemampuan pemprosesan sendiri.

c. Grafic terminal, yaitu intelligent terminal yang mempunyai kemampuan

menampilkan grafik atau gambar.

2. Software ( Perangkat Lunak)

Software merupakan alat komunikasi antara manusia dengan komputer berupa

rangkaian instruksi yang disusun untuk menjalankan tugas tertentu. Fasilitas software

meliputi seluruh tahapan dari sistem pengolahan data diluar fasilitas hardware.

Fungsi software antara lain mengidentifikasi program, menyiapkan aplikasi program

Universitas Sumatera Utara

 15

sehingga tata kerja seluruh peralatan komputer terkontrol dan mengatur serta

membuat pekerjaan lebih efisien.

Pada umumnya software dapat dibedakan atas dua jenis yaitu :

a. Software System

Software sistem adalah software yang dipakai untuk menunjang kerja

application software. Yang termasuk sistem software ialah :

1) Operating system, adalah bagian software yang sangat penting dan

merupakan kumpulan program yang mengontrol dan mengatur seluruh

kegiatan. Umumnya operating sistem dirancang pada satu jenis

komputer.

2) Utility program, merupakan program yang dirancang untuk dapat

membantu tugas-tugas tertentu misalnya mempersiapkan media disk,

membuat duplikat disk dan file, serta membuat proteksi suatu sistem

software.

b. Application Software

Application Software merupakan software yang dirancang khusus

untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Application Software dapat dibedakan

atas tiga jenis yaitu :

1) User software , yaitu aplikasi yang dibuat oleh pemakai sendiri.

2) Taylor made, yaitu aplikasi yang dibuat berdasarkan pesanan.

3) Package software,yaitu aplikasi yang tersedia di pasaran.

3. Brainware (pengguna)

Universitas Sumatera Utara

 16

Peranan manusia dalam pengolahan data dengan komputer dapat digolongkan

berdasarkan tugas yang dilakukan sebagai berikut :

a. Operator, berfungsi untuk mengoperasikan komputer dan mematikan

sistem komputer.

b. Programmer, adalah orang yang berfungsi untuk merencanakan suatu

program, berdasarkan spesifikasi program dari sistem analisis.

c. System Analyst, bertugas untuk mempelajari, menganalisa dan mendesain

proyek aplikasi dari pengguna beserta tata cara prosedur yang dilakukan.

4. Prosedure

Untuk mengkoordinasikan kegiatan pengolahan data, maka harus disusun

suatu prosedur yang menjelaskan tentang langkah-langkah yang harus dilalui. Dengan

adanya prosedur ini maka semua bagian akan dapat menjalankan fungsinya secara

terarah dan yang sangat penting adalah dalam rangka menjamin tercapainya informasi

yang tepat dan akurat.

D. Metode dan Teknik Pengolahan Data Akuntansi dengan EDP Sistem

Pengolahan data dengan menggunakan EDP Sistem memiliki tujuan untuk

peningkatan efesiensi dan efektivitas dalam menyelenggarakan sebuah Sistem

Informasi. Peningkatan efesiensi dan efektivitas tersebut dapat didukung dengan

tersedianya metode dan teknik pengolahan data yang terbaik.

1. Metode Pengolahan Data

Universitas Sumatera Utara

 17

Secara umum tipe pengolahan data dapat dilakukan dengan tiga cara, seperti

yang dikemukakan oleh Wahana K (2003 : 127) , yaitu Real Time System, Batch

Processing System dan Data Base Management System.

a. Real Time System

Dalam metode ini transaksi dimasukkan secara sendiri-sendiri ke terminal, dan

master file langsung berubah pada saat transaksi itu dimasukkan. Magnetic disk

adalah media yang digunakan sebagai secondary storage.

b. Batch Processing System

Dalam metode ini dokumen dasar dibuat secara manual, dikumpulkan untuk

periode tertentu apakah harian, mingguan atau bulanan. Setiap transaksi langsung

dimasukkan ke terminal. Transaksi disimpan secara on line dan diproses dalam

master file pada periode interval yang sudah ditentukan.

c. Data Base Management System

Data Base Management System (DBMS) adalah suatu set perangkat lunak yang

memiliki tujuan keseluruhan untuk mengelola data dalam suatu database. Sebetulnya

DBMS ini mengimplementasikan ketiga fungsi penciptaan data, pemeliharaan data

dan pemanggilan data. Data Base Management System (DBMS) ini rumit dan ampuh,

karena ia dapat melaksanakan ketiga fungsi ini secara bersamaan.

Selain itu, kebersamaan ini dapat menggarap banyak struktur data yang rumit

termasuk variasi-variasi file, baik akses kunci utama (contohnya nomor faktur

penjualan) maupun akses kunci sekunder (contohnya tanggal penjualan), baik data isi

maupun data penunjuk. Misalnya pada suatu titik waktu, DBMS ini bisa

Universitas Sumatera Utara

 18

diperintahkan untuk memutakhirkan file seseorang pelanggan dengan suatu tumpukan

transaksi pembayaran, untuk mengubah penunjuk dalam suatu daftar tersambung dari

catatan-catatan karyawan dan memanggil data penjualan untuk pembuatan laporan

penjualan.

1.) Ciri-ciri Sistem Informasi Berdasarkan Database

Sebagai kebalikan pendekatan berorentasi file, pendekatan database

mengambil sudut pandang luas organisasi yang berorentasi data. Pendekatan

ini menganggap data merupakan sumber daya yang vital. Jadi daripada

diterapkan pada aplikasi-aplikasi, data lebih tepat digunakan dan dikelola

untuk keseluruhan organisasi.

Perkembangan teknologi komputer, khususnya sejak awal tahun 1970-an telah

memungkinkan makin banyaknya perusahaan menerapkan database. Beberapa

ciri dari suatu sistem informasi yang didalamnya telah diterapkan secara

efektif yaitu :

a.) Independensi data

Pokok dari pendekatan database ialah independensi database dari

berbagai program aplikasi. Independensi data dicapai dengan memasukkan

perangkat lunak yang dikenal sebagai sistem manajemen database (DBMS).

Diantara database dan program apklikasi. DBMS mengakses data dan

mengelolah aspek fisik peyimpanan serta memanggil data kembali untuk

program-program aplikasi. Oleh karena itu, program aplikasi tidak merinci

Universitas Sumatera Utara

 19

struktur data atau mengetahui rincian penyimpanan fisik, tetapi sebagai

gantinya meminta item data dari DBMS menurut nama.

b.) Standarisasi data

Item-item didalam database memiliki definisi standart. Misalnya, item

data yang mencerminkan jumlah penjualan hanya memilki satu nama, arti dan

format. Jadi data harus kompatibel dengan setiap program yang mengakses

database.

c.) Memasukkan data satu kali

Item-item data individual hanya sekali saja dimasukkan kedalam

database, jadi data yang berkenaan dengan transaksi atau kesatuan tertentu

diterima hanya dari satu sumber. Akibatnya, tidak akan terjadi inkonsistensi

dalam masukan item data.

d.) Asosiasi dan paduan data

Jalinan data, baik fisik maupun logis, dibutuhkan didalam database.

Jalinan data ini mengaitkan dan memadukan set-set data (kelompok item data)

yang memiliki hubungan logis; Harus ditekankan bahwa jalinan-jalinan ini

terjadi diantara item dan set-set data, bukan diantara file-file. Jadi Hubungan

logis yang terbentuk diantara item data membantu pemakai mengkaji dan

mendapatkan data yang dibutuhkan.

e.) Keamanan Data

Data dilindungi dari kemungkinan dilihat, dirubah atau dipanggil oleh

orang yang tidak berwenang.

Universitas Sumatera Utara

 20

f.) Pemilikan data bersama

Data dibagi oleh semua pemakai, tidak ada fungsi organisasi tersendiri

yang mempunyai hak dan kendali ekslusif atas setiap data didalam database.

Jadi, fungsi produksi tidak memiliki data yang berkaitan dengan operasi

produksi. Sebaliknya data seperti itu tersedia bebas bagi mereka yang

membutuhkannya. Akibatnya, informasi yang menarik data yang terkumpul

dalam beberapa fungsi dapat digabung untuk pengambilan keputusan.

g.) Pengelolaan data

Data dikoordinasi dan dikendalikan oleh administrator database (DBA).

DBA bertanggung jawab untuk mengelola data sebagai suatu sumber daya

bagi perusahaan secara keseluruhan. Tanggung jawab jabatan ini antara lain

mendefinisikan persyaratan data. Standarisasi item data dan menetapkan

model-model database.

2.) Lingkungan Database Management System

Para pemakai dari keseluruhan organisasi perusahaan saling berhadapan

dengan database bersama. Pemakai tertentu (misalnya bagian gaji),

memasukkan dokumen transaksi untuk memproses tumpukan (batch

processing), program-program yang melaksanakan pemrosesan tumpukan

membutuhkan record-record induk (master record) yang disusun berurutan

dari database, agar mereka bisa memutakhirkan, program-program yang sama

atau serupa ini secara berkala membutuhkan data dari record-record itu untuk

menghasilkan dokumen dan laporan.

Universitas Sumatera Utara

 21

Pemakai lain-lain memasukkan transaksi melaului terminal-terminal on-

line bersama-sama dengan kode transaksi atau kata-kata kunci yang merinci

program pemerosesan, kemudian program-program on-line yang ditetapkan

meminta record-record induk yang memerlukan pemutakhiran. Penggunaan

untuk yang lain memasukkan data pertanyaan melalui terminal-terminal on-

line, perangkat lunak pertanyaan khusus meminta data yang dibutuhan untuk

menjawab pertanyaan-pertanyaan dan memperagakan jawaban pada monitor.

Berbagai tindakan ini menimbulkan interaksi dan konflik. Dua atau lebih

pemakai memungkinkan berupaya untuk mengakses data yang sama pada

waktu yang sama, atau menggunakan program aplikasi yang sama. Konflik

semacam ini dapat mengakibatkan kesalahan di dalam data. Jadi, harus

digunakan suatu pengaman khusus dilingkungan database untuk mencegah

timbulnya akibat konflik kebutuhan di antara para pemakai.

DBMS menerima permintaan dari program aplikasi dan perangkat lunak

pertanyaan untuk mendapatkan data tertentu, menyortir data, menambah

record baru dan seterusnya. DBMS ini mengacu pada subskema program

permintaan guna memastikan ciri khas data yang diperlukan. Kemudian

DBMS meneruskan permintaan itu ke sistem operasi, yang melangsungkan

pengalihan data dari penyimpanan disk ke penyangga (buffer) dan unit

penyimpanan primer. Pada titik itu DBMS menjalankan pengendalian atas

data yang diminta, yang mengalihkannya ke area pekerjaan penyimpanan

primer untuk program aplikasi yang diminta. Apabila datanya telah

Universitas Sumatera Utara

 22

diperbaharui atau sebaliknya diubah, pengalihan dilakukan kembali ke DBMS

lalu ke sistem operasi.

DBMS mengelola aspek-aspek fisik data secara rinci di dalam database.

Inilah satu-satunya komponen perangkat lunak sisten informasi berdasar

komputer yang “mengetahui” baik susunan penyiapan fisik maupun data logis

keseluruhan. Sambil menarik bantuan dari sistem operasi dalam data yang

bergerak secara fisik dari dan ke penyimpanan disk, DBMS memberi rincian

mengenai struktur dari ciri khas data.

3.). Komponen Fungsional

Set komponen tertentu yang membantu DBMS bervariasi pada setiap

pemakai. Namun ada tiga komponen dalam kebanyakan paket, yaitu :

a) Bahasa Deskripsi Data (DDL)

DDL (Data Defenition Language) menggambarkan struktur logis dari

data base. Deskripsi ini dimulai dengan skema keseluruhan untuk database itu,

bersama-sama dengan berbagai subskema. Setiap subskema harus merinci

record yang rusak, termasuk hubungan serta struktur data dan program-

program tempat penerapan skema tersebut.

Selanjutnya, DDL mendefinisikan setiap item data. Defenisi penuh akan

mencakup nama dan kode, jenis karakter, panjang field, record dimana

terdapat item tersebut, posisi dan status kunci didalam setiap record, jalinan

pada record lain dan kendala-kendala keamanan. Penting dicatat bahwa

hadirnya defenisi-defenisi ini dalam DDL meniadakan kebutuhan akan

Universitas Sumatera Utara

 23

defenisi data dari berbagai program akuntansi. DDL adalah kamus data, yaitu

suatu gudang item data. Kamus dapat diselenggarakan dengan sarana prangkat

lunak yang disambung dengan DBMS. Ini bisa berisi sebagian besar fakta

sebelumnya mengenai setiap item data. Disamping itu, ia bisa mencakup

keluaran dimana item data yang biasa digunakan, banyaknya peristiwa dalam

database, program yang digunakan didalamnya, nama pemakai yang

berwenang dan seterusnya. Kamus data dapat memberikan jumlah laporan

yang sangat berguna bagi pengelola database. Program aplikasi dan para

pemakai seperti akuntan. Laporan semacam ini dapat memuat semua program

atau file dimana digunakan item data tertentu, semua item data yang tampak

dalam file tertentu dan semua pemakai yang memerlukan item data tertentu.

b) Bahasa Manipulasi Data (DML)

DML (Data Manapulation Language) memberikan sarana penyusunan

permintaan dan pertanyaan sehingga data dengan mudah dapat disimpan,

dimanipulasi atau dipanggil database oleh para pemakai. Kebanyakan DML

menyediakan sarana ini melalui penggunaan kata kerja dan operannya yang

ampuh. Contohnya kata kerja tersebut adalah READ, DISPLAY, DELETE,

ADD, SORT. Operannya bisa berupa nama record dan /atau field atau nilai

kunci.

Universitas Sumatera Utara

 24

c) Bahasa Pertanyaan (QL)

Bahasa pertanyaan (Query Language) memberikan berbagai perintah

khusus, yang dengannya seorang pemakai dapat secara interaktif mencari

database. Bahasa ini dikendalikan oleh suatu paket atau modul perangkat

lunak yang tersambung pada DBMS. Dalam aspek yang lebih sederhana,

perintah pertanyaan sama dengan kata kerja DML.

2. Konfigurasi Komputer

Pengembangan teknologi yang cepat dari sistem komunikasi turut membantu

pengembangan yang cepat dari sistem informasi. Karena dengan bantuan peralatan

komunikasi yang tersedia, data dapat dimasukkan dari berbagai tempat dan informasi

dapat didistribusikan dengan cepat kepada penggunanya. Alat Bantu itu adalah : file

Server atau Server yaitu satu unit IBM PC (kompatibel) yang menggunakan salah

satu microprocessor Intel 80386,80486m atau Pentium. Hard disk pada Server

merupakan media kerja utama bagi PC-PC lain (disebut workstation atau terminal).

Terdapat tiga metode komunikasi di dalam sistem komputer,yaitu Computer to

computer, Computer to terminal, Telephone to telephone. Untuk metode komunikasi

yang pertama dan yang kedua tidak masalah, karena komputer yang satu dengan

komputer yang lain ataupun dengan terminal menggunakan tipe komunikasi digital.

Pada metode komunikasi yang ketiga terdapat masalah karena telepon menggunakan

tipe komunikasi yang berbeda yaitu analog (untuk suara). Sehingga di dalam

penggunaannya diperlukan alat tambahan (modum/modem) yang dapat mengubah

sinyal digital menjadi analog, begitu pula sebaliknya.

Universitas Sumatera Utara

 25

Organisasi komputer yang digunakan di dalam suatu perusahaan disebut dengan

Network. Bentuk network yang dipakai untuk penggunaan local disebut LAN (Local

Area Network) dan untuk penggunaan yang lebih luas disebut dengan WAN (Wide

Area Network).

Media transmisi yang dapat digunakan adalah directline (hardware) dan

telephone line. Direct line biasanya digunakan pada suatu lokasi organisasi dan

apabila sistem komputer terletak pada lokasi yang berbeda dan berjauhan, maka

media transmisi yang digunakan harus telephone line (pada lokasi yang jauh

hubungan telephone menggunakan satelit). Untuk lokasi yang berjauhan penggunaan

telepon juga lebih murah dari pada penggunaan direct line.

Network dapat diklasifikasikan menurut bentuk atau topologi yang umumnya

terdiri dari tiga bentuk, yaitu :

a. BUS

b. RING

c. STAR

Konfigurasi dari ketiga bentuk network diatas dapat dilihat pada gambar 2.2 berikut :

Universitas Sumatera Utara

 26

(BUS)

( RING)

(STAR)

Gambar 2.2 Konfigurasi Komputer

Sumber : Wahana K, 2003. Panduan Aplikatif Sistem Komputer Akuntansi Online

Berbasis Komputer, Edisi I, Andi, Yogyakarta, hal 137-139.

Universitas Sumatera Utara

 27

3. Sistem Pengkodean Data

a. Pengkodean Data

Pengkodean diperlukan sebagai fasilitas dalam pengunaan, dan sebagai

penjelasan atas data dan informasi yang ada. Pengkodean adalah penetapan nomor-

nomor, huruf atau simbol lain yang sesuai dengan rencana yang sistematis untuk

membedakan klasifikasi kepada yang mana suatu pos dapat digolongkan, dan untuk

membedakan pos satu sama lain didalam klasifikasi yang diberikan.

Dalam EDP sistem, semuanya harus diberi kode agar dapat diterima dan

diproses oleh komputer. Dalam akuntansi sistem pengkodeaan harus dirancang untuk

dapat mencatat dan mengklasifikasikan data masukan dengan seefesien mungkin.

b. Bagan perkiraan (chart of accounts)

Tipe pengkodean yang dihadapi seorang akuntan dalam menyusun bagan

perkiraan adalah penentuan angka-angka yang akan mewakili perkiraan-perkiraan

dalam sistem keuangan. Penentuan kode dalam bagan perkiraan ini biasanya dimulai

dengan membuat kode perkiraan dasar yang dapat disusun dalam urutan berikut :

1.) Kode Akun, terdiri dari 8 digit dengan format sebagai berikut :

a.) Digit 1 Golongan Akun

i. 1 = Aktiva

ii. 2 = Rekening antar kantor

iii 3,4,5 = Passiva

iv 6 = Pendapatan

v 7,8 = Baban dan Hasil Non Operasional

Universitas Sumatera Utara

 28

b.) Digit 2-3 Sub Golongan

c.) Digit 4-5 Jenis Golongan

d.) Digit 6-7 Sub Jenis Golongan

e.) Digit 8 Jenis Kegiatan Usaha

(i.) 1 = Askes Sosial

(ii.) 2 = Askes Komersial

(iii.) 3 = Askes PJKMM

2.) Nama Akun

3.) Golongan

Berikutnya, kelompok-kelompok perkiraan ini dibagi lagi menjadi perkiraan-

perkiraan Tambahan. Rincian dari kelompok-kelompok perkiraan ini bisa berbeda

antara perusahaan yang satu dengan lainnya. Kode Tambahan , terdiri dari 10 digit

dengan format yang ada dalam tabel 2.1 berikut :

a.) Digit 1-2 Kode Golongan tambahan

b.) Digit 3-10 Kode Referensi

Tabel 2.1
Sumber : Panduan Aplikasi Program Akuntansi PT. Askes (Persero)
G 1 Versi 07.07.04. 2007. hal.213
Kode Tambahan Kode Gol Tambahan Kode Referensi

BA-0-XXXXXX BA Kode Bank

BU-XXXXXXXX BU Kode Badan Usaha

GB-000-XXXXX GB Kode Golongan Barang

Universitas Sumatera Utara

 29

E. Masalah EDP Sistem

Penggunaan komputer dalam pengolahan data akuntansi mempertinggi

keterbukaan (eksposur) terhadap kesalahan dan kehilangan data dan harta.

Peningkatan eksposur dapat digolongkan sebagai berikut :

1. Akses yang tidak sah (unauthorized) ke data rahasia.

2. Manipulasi data, file-file dan/atau program-program untuk menguntungkan

seseorang atau lebih dengan melanggar hukum.

3. Perusakan dengan sengaja atau tidak sengaja terhadapa data atau file-file.

4. Interupsi dengan sengaja atau tidak sengaja terhadap dat atau file-file.

5. Pemasukan kesalahan yang tidak disengaja dalam memasukkan data atau

pembuatan kesalahan melalui pengolahan.

Kesalahan-kesalahan yang terjadi pada penerapan EDP Sistem disebabkan dua

hal yaitu kesalahan disengaja, dan kesalahan yang tidak disengaja. Kesalahan-

kesalahan yang tidak disengaja misalnya kesalahan memasukkan kode, salah nilai dan

kesalahan karena ketidaktelitian. Kesalahan-kesalahan yang disengaja dapat

berbentuk kecurangan-kecurangan dalam bentuk pencurian atau penyelewengan

terhadap harta kekayaan milik perusahaan.

Kecurangan dalam penerapan EDP Sistem dikenal dengan istilah computer

fraud, computer crime atau computer abuse yaitu suatu tindakan yang tidak sah atau

disengaja untuk menggelapkan atau melakukan penipuan yang dilaksanakan dalam

suatu lingkungan komputer.

Universitas Sumatera Utara

 30

Beberapa kecurangan yang telah dikenal dan biasanya dilakukan oleh seseorang

dengan melakukan taktik-taktik sebagai berikut :

1. Memasukkan transaksi-transaksi fiktif atau yang telah diubah ke dalam suatu

sistem

2. Menghilangkan transaksi-transaksi yang sah.

3. Memodifikasi langsung atau melakukan perusakan file serta record computer.

4. Membuat perubahan pada komputer secara tidak sah.

5. Pencurian atau penggunaan peralatan komputer tanpa diberi wewenang.

6. Pencurian atau menghilangkan secara tidak sah perangkat lunak komputer.

7. Melakukan akses yang tidak sah (walaupun tidak terjadi kehilangan).

Suksesnya perusahaan dalam merancang suatu sistem akan sangat tergantung

pada cara mengatasi kendala-kendala yang ada. Dalam merancang sistem informasi

akuntansi, kendala atau keterbatasan-keterbatasan yang sering dihadapi perusahaan

secara umum antara lain :

1. Management policy : yaitu kendala yang muncul dari pihak manajemen sendiri

khususnya manajemen tingkat menengah karena kekhawatiran akan

terancamnya keamanan dan kedudukan dalam perusahaan jika sistem

diaplikasikan.

2. Personel : Faktor-faktor yang berkaitan dengan manusia.

- tersedianya tenaga yang akan mengoperasikan sistem,

- kualifikasi tenaga yang akan mengoperasikan sistem,

- kemampuan tenaga yang akan mengoperasikan,

Universitas Sumatera Utara

 31

- kemampuan untuk melaksanakan sistem yang dirancang.

3. Resistance to change: kendala ini muncul karena karyawan sebagai pelaksana

sistem tidak melaksanakan disebabkan adanya kemungkinan akan

mempengaruhi kedudukannya dalam perusahaan.

4. Financial resources : perancangan sistem yang baru atau perubahan sistem yang

ada harus mempertimbangkan manfaat dan biaya.

5. Technology : perubahan dari sistem manual ke EDP System harus memikirkan

perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) yang akan

digunakan.

Masalah-masalah tersebut harus bisa ditangani dengan baik agar tidak

membawa dampak negatif yang merugikan perusahaan seperti hilangnya

data/informasi berharga, terancamnya kelancaran kegiatan operasi dan lain-lain.

Untuk itulah diperlukan pengendalian intern yang memadai, menyeluruh dan efektif

atas EDP Sistem.

F. Pengendalian Intern EDP System

Pengendalian adalah proses dimana seluruh kegiatan suatu organisasi

disesuaikan dengan tujuan perusahaan. Menurut Widjajanto (2001 : 18)

Pengendalian internal merupakan suatu sistem pengendalian yang meliputi

struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam
perusahaan dengan tujuan untuk ;
1. mengamankan aktiva perusahaan
2. mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi
3. meningkatkan efisiensi

Universitas Sumatera Utara

 32

4. mendorong supaya kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran

organisasi.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (1994 : 319) : “ Struktur Pengendalian intern

satuan usaha terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk keyakinan

(assurance) memadai bahwa tujuan tertentu suatu satuan usaha akan tercapai”.

Dalam profesi akuntan, pengawasan intern diklasifikasikan menjadi dua yaitu

pengawasan akuntansi dan pengawasan administratif. Pengawasan akuntansi meliputi

prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang mengamankan harta dan menjamin

keandalan (reability) catatan keuangan. Pengendalian administratif meliputi prosedur-

prosedur dan catatan-catatan yang mempengaruhi proses keputusan manajemen dan

kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.

Menurut Statement on Auditing Standard (SAS) No. 55, Consideration of the

internal control structure in a financial statement audit (AU 319.06) pengawasan

akuntansi dalam sistem akuntansi berbasis komputer dikelompokkan menjadi dua,

yaitu “ (1) general control, (2) application controls”.

1. Pengendalian Umum (General Controls)

Pengendalian umum dibagi menjadi lima bagian sebagai berikut :

a. Pengendalian organisasi

Dalam pengendalian organisasi diperlukan pemisahan tanggung jawab :

1.) Antara departemen pemakai dengan fungsi sistem informasi

Dalam melakukan pemisahan tanggung jawab antara depertemen pemakai

dengan fungsi sistem informasi , terdapat empat hal yang perlu dipisahkan, yaitu :

Universitas Sumatera Utara

 33

a) Semua transaksi dan perubahan catatan utama harus mendapat otoritas dari

departemen pemakai informasi.

b) Fungsi yang akan menyangkut penanganan fisik harta (kecuali harta untuk

mengolah data) harus berada di bawah departemen operasi.

c) Semua kesalahan transaksi kecuali yang timbul selama pengolahan harus

diperbaiki oleh departemen pemakai informasi.

d) Semua penerapan sistem baru, perubahan sistem yang ada dan

pengendaliannya harus diprakarsai oleh manager atau departemen yang akan

menerima manfaat sistem tersebut dan harus mendapat otorisasi dari atasan.

2.) Dalam fungsi sistem informasi yang menggunakan komputer itu sendiri

b. Pengendalian pengembangan sistem

Pengendalian pengembangan sistem meliputi :

1.) Perubahan program aplikasi atau skema database yang mendesain dan

mengembangkan aplikasi sistem baru harus mengikuti prosedur yang baik dan

ditentukan. Penentuan prosedur tersebut dimaksudkan untuk menghindari

manipulasi data.

2.) Dokumentasi terdiri dari : deskripsi naratif, flow chart, list printout, dan

ekspresi lain yang dimaksudkan untuk menentukan tujuan dan gambaran sistem

informasi seperti yang seharusnya berjalan. Dokumentasi membantu

pengendalian karena berfungsi sebagai informasi yang terpercaya bagi mereka

yang mengoperasikan, memperbaiki dan mengevaluasi sistem informasi. Enam

kategori dokumentasi yang berkaitan dengan lingkungan pengolahan data

Universitas Sumatera Utara

 34

berkomputer yaitu : dokumentasi prosedur, dokumentasi sistem, dokumentasi

program, dokumentasi operasi, dokumentasi data dan dokumentasi pemakai.

c. Pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak

Pengendalian perangkat keras dimaksudkan untuk mengetahui apakah

perangkat keras berada dalam kondisi yang baik? Sedangkan pengendalian perangkat

lunak ditujukan untuk mengendalikan operasi computer. Biasanya pengendalian

perangkat keras dan perangkat lunak dibuat oleh pabrik pembuatnya tetapi

perusahaan harus tetap melakukan pengendalian tersebut.

d. Pengendalian keamanan

Pengendalian keamanan meliputi pengamanan data dan fasilitas fisik.

1.) Pengamanan data (security measure)

Pengamanan data meliputi hal-hal seperti ini :

Data logging procedure; Prosedur ini berguna untuk melindungi pengolahan

dan penyimpanan data.

Data set protective measure; Pengendalian yang melindungi keamanan data ini

dilakukan dengan cincin pengamanan pita magnetic, label luar dan dalam serta

read only memory.

Accses restriction; Pembatasan campur tangan atas data dapat menggunakan

beberapa pendekatan seperti :

a) Pengisolasian data yang penting dan bersifat rahasia. Data yang perlu

diisolir tersebut misalnya program dan dokumentasi.

Universitas Sumatera Utara

 35

b) Mengidentifikasi pemakai yang berwenang. Cara ini dilakukan dengan

membuat daftar pemakai yang berwenang dan luasnya wewenang yang

diberikan untuk menangani pengolahan data. Bila pengunaan mainframe

atau terminal dilakukan secara on-line maka penggunaan password atau

kode tertentu dibuat tiga tingkat, misalnya tingkat pertama kode pemakai,

tingkat kedua kode pemakaian file dan tingkat ketiga kode pemanggilan data

yan diperlukan.

c) Pembatasan penggunaan perangkat keras (hardware) misalnya dengan

mengunci keyboard atau mematikan arus listrik setelah jam kerja.

d) Pemusnahan data yang tidak diperlukan lagi.

Data back up and reconstruction; Untuk menghindari hal-hal yang tidak

diharapkan, misalnya kerusakan data karena kebakaran diperlukan suatu

cadangan dalam bentuk copy files, database, program dan dokumentasi. Salinan

tersebut harus ditempatkan pada tempat yang aman, terpisah dari media yang

disalin. Bila file yang disalin rusak maka rekonstruksi dilakukan dari file

cadangan.

2.) Pengamanan fasilitas fisik

Sistem komputer dan peralatan lainnya perlu mendapat pengamanan yang

memadai, meliputi :

Universitas Sumatera Utara

 36

a.) Perlindungan fisik

Fisik komputer harus aman dari pengrusakan dan hal yang membahayakan,

oleh karenanya ruangan harus ber-AC, dikunci dan aman dari jangkauan

orang yang tidak berwenang.

b.) Pembatasan penggunaan

Komputer hanya boleh digunakan oleh orang yang berwenang yaitu petugas

pengolahan data.

c.) Asuransi

Dengan selalu terdapatnya kemungkinan terkena bencana seperti :

kebakaran, sabotase dan pencurian maka asuransi walaupun mahal tetap

diperlukan.

d.) Sistem cadangan dan pemulihan

Perusahaan harus memiliki perjanjian dengan pemasok untuk memperoleh

fasilitas service bila komputer tidak dapat digunakan sebagaimana

seharusnya. Perjanjian juga perlu dilakukan dengan pihak perusahaan

perangkat lunak (software).

e. Prosedur-prosedur pengendalian lainnya

1.) Prosedur pengendalian operasi

Pengoperasian komputer harus direncanakan dan dikendalikan dengan baik.

2.) Prosedur pengendalian personalia

Pekerja harus diseleksi dan dilatih sebelum melaksanakan tugasnya. Pekerja

yang mengoperasikan komputer harus dirotasi dan juga perlu mendapat cuti.

Universitas Sumatera Utara

 37

Penyelewengan biasanya terbongkar pada saat pekerjaan seseorang digantikan

orang lain.

3.) Prosedur manajerial dan evaluasi

Manajemen harus berusaha menciptakan keadaan pengendalian perusahaan

yang sehat. Untuk tujuan tersebut perlu adanya kelompok yang melaksanakan

dan mengendalikan sistem informasi dan kelompok pemeriksa intern yang

independen.

2. Pengendalian aplikasi (application control)

a. Pengendalian masukan (input control)

Tujuan pengendalian ini adalah untuk menjamin dicatatnya data transaksi yang

benar secara tepat dan lengkap, dan semua data yang mengandung kesalahan

dapat dideteksi dan diperbaiki sehingga menjadi bahan masukan yang benar.

Pengendalian masukan, biasanya dikelompokkan menurut tahap data, yaitu

pengendalian yang berkaitan dengan :

1) otorisasi

2) pencatatan

3) pengumpulan

4) konversi

5) pengeditan

6) transmisi data

Universitas Sumatera Utara

 38

b. Pengendalian pengolahan (processing control)

Pengendalian ini bertujuan untuk menjamin kecermatan dan kelengkapan data

yang diproses serta dengan mudah dapat ditelusuri kembali.

c. Pengendalian keluaran

Pengendalian keluaran bertujuan untuk menjamin ketelitian dalam memproses

hasil dan menjamin bahwa hanya pihak yang berhak saja yang menerima

keluaran. Keluaran dapat berbentuk hasil cetakan, kartu plong, tulisan pada

layer monitor atau didalam media penyimpanan seperti flas disk. Pengendalian

keluaran bervariasi tetapi untuk tujuan pengendalian digolongkan menjadi dua

yaitu : bentuk hardcopy dan softcopy. Pengendalian bentuk hardcopy antara lain

meliputi : pengendalian pada tahap penyediaan media keluaran. Pengendalian

pada tahap pemprosesan keluaran dan pengendalian pada tahap pendistribusian

laporan. Pengendalian pada informasi yang ditransmisikan dan pengendalian

pada tampilan di layar terminal.

Universitas Sumatera Utara