MODUL PERKULIAHAN

Komunikasi
Bisnis
Pesan Bisnis Rutin dan
Positif

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Ekonomi dan Bisnis S-1 Akuntansi

06
84036 Arief Bowo Prayoga K, SE., MM.

Abstract
Pada modul ini akan
mempelajari mengenai pesan
bisnis rutin dan positif.
Kompetensi
Mahasiswa setelah selesai
mempelajari modul ini
diharapkan mampu untuk
memahami dan membuat pesan
bisnis rutin dan good news.

2014 Komunikasi Bisnis

1 Arief Bowo Prayoga K., SE., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
A. Latar Belakang
Menulis pesan-pesan bisnis baik yang berupa surat-surat laporan, dan proposal
(usulan) untuk kalangan intern maupun ekstern organisasi perusahaan dan memo
merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis. Penulisan surat-surat bisnis yang
memberikan kesan positif atau citra yang baik bagi para pembaca merupakan hal
yang perlu memperoleh perhatian bagi organisasi perusahaan.
Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada
pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian
penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan
selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-
kegiatan rutin dalam dunia bisnis. Untuk membuat surat bisnis yang baik perlu suatu
proses yang cukup. Apabila penulisan draft telah diselesaikan, masih diperlukan
penelaahan (review) dan perbaikan lagi, baik dari sudut isi maupun
pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan bahasa, serta
format penulisannya.
Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis
pada dasarnya meniliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan
langsung atau deduktif sebagaimana nampak dalam tabel berikut :

Routine Messages Good News

(Pesan Rutin) (Berita/Kabar Baik)
Pembuka: Pernyataan ide pokok Pembuka : Pernyataan good news
(main)
Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci Pertengahan/Isi: Penjelasan rinci
Penutup: Mengingatkan kembali ide Penutup: Mengingatkan kembali
pokok atau mencakup pemikiran good news atau mencakup
penutup yang berorientasi ke depan pemikiran penutup yang
berorientasi ke depan

2014 Komunikasi Bisnis

2 Arief Bowo Prayoga K., SE., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Jika pesan-pesan tidak memerlukan suatu hal yang khusus ditujukan kepada
audiens dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik
pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan
langsung (direct approach) atau deduktif (deduktif approach) untuk mengorganisasi
pesan-pesan bisnis.
Mulailah dengan pernyataan ide pokok (main idea) yang jelas, diikuti dengan
penjelasan secara rinci, dan akhiri dengan pernyataan keramahan (courtesy) dan
harapan tindakan (action) yang diinginkan.
Beberapa keunggulan dan kelemahan dari pendekatan langsung.
 Keunggulan
 Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ketika pertama kali
membaca suatu pesan
 Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah Anda lakukan
 Menghemat waktu bagi audiens/pembaca
 Kelemahan
 Faktor kebiasaan: orang cenderung menyampaikan pesan
berdasarkan cara berpikirnya
 Kesulitan mengubah pola pikir yang cenderung langsung ke pokok
pembahasan/to the point

1. Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal
lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti
penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan
rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin,
perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum
penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.
Pendekatan lain untuk bagian pertengahan adalah dengan pendekatan tanya
jawab (ask-question approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi
produk, harga produk, ukuran produk, warna produk dan apa keguanaan produk.

2014 Komunikasi Bisnis

3 Arief Bowo Prayoga K., SE., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Pada bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan,
dan tindakan khusus yang diinginkan. Akan lebih baik kalau dicantumkan
informasi penting yang dapat dihubungi segera, seperti alamat kantor, nomor
telepon, atau alamat e-mail, jam kerja dan hari kerja serta konvak informasi
penting lainnya.
Contoh:
Meminta informasi dan permintaan melakukan tindakan.
Ketika Anda perlu untuk mengetahui tentang suatu hal, untuk memperoleh opini
dari seseorang, atau meminta seseorang melakukan tindakan sederhana, yang
Anda butuhkan biasanya hanya meminta. Intinya, permintaan sederhana
mengungkapkan :
 Apa yang ingin Anda ketahui atau apa yang Anda inginkan untuk
dilakukan oleh pembaca pesan Anda
 Mengapa Anda memuat permintaan tersebut
 Mengapa permintaan tersebut akan menimbulkan minat para pembaca
pesan Anda untuk membantu Anda
Secara alamiah , Anda akan mengadaptasi permintaan Anda pada penerima dan
situasi. Permintaan kepada rekan kerja biasanya bersifat kasual dan kadang-
kadang disampaikan secara lisan daripada secara tertulis. Sepanjang Anda
menghindari menulis pesan-pesan terlalu sering, panjang lebar atau yang tidak
perlu, mengirimkan memo tertulis atau email yang telah dipikirkan masak-masak
dapat menghemat waktu dan pertanyaan dengan cara membantu pembaca
memahami dengan tepat apa yang Anda inginkan.
Sebagai kontras terhadap pesan permintaan yang dikirimkan secara internal,
pesan permintaan yang dikirimkan kepada orang-orang diluar organisasi
biasanya menggunakan nada yang lebih formal. Besar kemungkinanannya Anda
akan berada pada posisi untuk meminta perusahaan-perusahaan, para
pelanggan atau pihak lain di luar organisasi Anda untuk memberikan informasi
atau untuk melakukan tindakan sederhana ( menghadiri suatu rapat,dll).
Permintaan seperti itu sering dalam bentuk surat walaupun beberapa dikirimkan
via email. Pesan-pesan tersebut biasanya pendek dan sederhana, tetapi tetap
formal dan professional.

2014 Komunikasi Bisnis

4 Arief Bowo Prayoga K., SE., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif
Ketika anda sedang merespon secara positif untuk menyampaikan pesan-pesan
good news dan goodwill, maka anda akan banyak menggunakan pendekatan
langsung. Hal itu disebabkan pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang
ingin anda sampaikan. Dalam hal ini tujuan anda pada situasi ini adalah untuk
mengkomunikasikan good news, menjawab semua pertanyaan, menyiapkan
secara rinci apa yang diminta dan memberikan suatu bentuk penghargaan yang
baik terhadap anda ataupun perusahaan anda. Yang lebih penting apapun
bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah dan jangan
emosional.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, baik melalui
tulisan atau lisan, maka bentuk pesan-pesan yang disampaikan akan mengikuti
suatu formula yang sederhana,yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas.
Upayakan dalam bagian awal penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan
pernyataan yang jelas dan tegas.
Selajutnya pada bagian pertengahan sampaikan penjelasan secara rinci
(supporting idea). Bagian ini adalah bagian penjelasan secara rinci dan porsi
terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir.
Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian
kesan yang baik atau pernyataan yang ramah (close courtesy) dan pernyataan
harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens anda.
Berikut ini penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting
dalam penulisan pesan-pesan positif.
a. Ide-ide pokok yang jelas
Hampir semua komunikasi bisnis mempunyai dua tujuan yang mendasar yaitu :
(1) Menyampaikan informasi
(2) Mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkandari
audiens
b. Penjelasan rinci
Bagian pertengahan dari suatu pesan, good news dan goodwill merupakan
bagian yang terpanjang dan perlu penjelasan yang cukup rinci. Komunikasi yang
anda lakukan dapat diekspresikan dengan sebuah atau dua kalimat, tetapi perlu
menjelaskan point-point secara lengkap sehingga audiens tidak merasa bingung

2014 Komunikasi Bisnis

5 Arief Bowo Prayoga K., SE., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 atau ragu-ragu akan isi pesan. Disamping memberikan penjelasan yang rinci
pada bagian pertengahan, anda harus dapat menjaga pokok bahasan yang telah
ditetapkan pada bagian awal.
c. Penutup surat
Pesan yang disampaikan kemungkinan akan berhasil, jika audiens memperoleh
kesan yang menyenangkan atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-
pesan yang disampaikan dengan baik.

B. Pesan-Pesan Good News dan Goodwill

1. Good News tentang pekerjaan
Mendapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat
untuk pengisian lowongan kerja merupakan tugas yang cukup berat. Apalagi
kalau dilihat dilapangan, menunjukan bahwa pelamar kerja seringkali jauh lebih
banyak daripada posisi pekerjaan yang akan dipilih.
Umunya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang
menyenangkan (good news) menggunakan pendekatan langsung.
Contoh good news yang berkaitan dengan masalah pekerjaan :
- penerimaan kerja
- kenaikan pangkat/jabatan/posisi
- memperoleh bonus kerja
- tunjangan hari raya
- kenaikan gaji
- pengakuan/penghargaan prestasi kerja

Finansial Non Finansial

Kenaikan gaji Promosi jabatan
Bonus lembur kerja Tanda penghargaan
Insentif Fasilitas kendaraan dan perumahan
Tunjangan hari raya Proposal (usulan) suatu proyek diterima
Kredit dg bunga sangat ringan
Asuransi kesehatan dan jiwa

2. Good News tentang Produk

Good news yang berkaitan dengan produk antara lain :
2014 Komunikasi Bisnis
6 Arief Bowo Prayoga K., SE., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 - pemberian diskon harga produk
- buy 3 get 1 free
- pemberian kuon diskon harga produk
- membeli produk dalam jumlah tertentu akan mendapatkan hadiah
tertentu (seperti kalender tahun baru, produk aksesori, atau produk
pelengkap)

3. Pesan-Pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis. Anda sebagai pelaku bisnis dapat juga mendorong
hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok, atau
pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat
atau catatan-catatan singkat yang diharapkan, yang secara tidak langsung
berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.
Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian ucapan selamat
kepada orang lain, seperti kenaikan pangkat atau jabatan, diangkat sebagai
pimpinan suatu asosiasi organisasi bisnis, dan sejenisnya.
Penyampaian ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para
pelanggan maupun pemasok, seperti ucapatn selamat ulang tahun, ucapan
selamat ataua penyelesaian studi, ucapan selamat atas kesusksesan
nonbisnis, merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan baik diantara
mereka.

C. Menulis Jawaban Positif

1. Surat Konfirmasi Pesanan
Confirmation letter yang biasa digunakan untuk menyatakan bahwa pesanan
telah diterima. Surat konfirmasi pesanan tidak diperlukan, jika suatu produk
sedang dikirimkan, jumlah pesanan relatif kecil, atau pelayanan akan
diberikan segera. Tetapi pengakuan terhadap pesanan dalam jumlah yang
besar perlu adanya surat konfirmasi pesanan.
Dengan enggunakan pendekatan langsung, pargaraf pertama berisi
pernyataan tentang kabar/berita baik. Konsumen ditempatkan dalam suatu
urutan penting dan sangat mengharapkan untuk dapt menerima barang.

2014 Komunikasi Bisnis

7 Arief Bowo Prayoga K., SE., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Dalam surat tersebut yang harus anda katakan adalah bahwa barang-barang
yang dipesan sedang dalam proses.
Pada bagian pertengahan anda harus menyatakan profesionalisme dari suatu
perusahaan yang mencakup rangkuman semua transaksi secara akurat dan
jelas:
- kapan pengiriman
- harga barang
- biaya pengiriman
- pajak
- penjelasan kemungkinan munculnya masalah terhadap barang
tersebut.
Sedangkan bagian akhir dari surat konfirmasi/pengakuan pesanan adalah
meyakinkan kepada audiens apa yang akan anda lakukan berikutnya dan
manfaat apa yang diperolehnya. Disamping itu, jangan lupa ucapkan terima
kasih atas pesanannya.

2. Menjawab Permintaan Informasi

Setiap permintaan adalah penting baik dalam maupun luar organisasi. Untuk
memenuhi setiap permintaan audiens bukanlah pekerjaan yang mudah.
Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan untuk
mengambil beberapa tidakan harus dilakukan oleh tingkatan yang lebih tinggi.
Selanjutnya, oleh karena surat menggunakan kop surat, maka anda harus
sering membuat rencana tanggapan dengan lebih hati-hati.
a. Menjawab permintaan dengan penjualan langsung
Konsumen prospektif sering meminta katalog, brosur, atau jenis contoh
lainnya untuk membantu mereka mengambil keputusan tentang suatu
produk melalui periklanan. Ketika menjawab permintaan yang mencakup
penjualan potensial,anda mempunyai tiga tujuan :
- memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab
semua pertanyaan
- mendorong penjualan akan segera datang
- berikan kesan yang menyenangkan terhadap perusahaan anda atau
hubungan kerja.

2014 Komunikasi Bisnis

8 Arief Bowo Prayoga K., SE., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 b. Menjawab permintaan tanpa penjualan
Dalam menjawab permintaan tersebut anda mempuyai dua tujuan yaitu :
- menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap
- berikan kesan yang menyenangkan

D. Menangani Permintaan Kredit Rutin

Kredit merupakan sesuatu yang biasa, maka kebanyakan permintaan kredit adalah
rutin, seperti :
a. Persetujuan Kredit (credit approval)
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news
kepada pihak lain. Dalam pembuka surat dimulai dengan ide-ide pokok, pada
bagian pertengahan surat mencakup beberapa hal antara lain :
Batas maksimal, jumlah kredit, tanggal rekening dikirim, potongan harga,
beban bunga dan tanggal jatuh tempo.
b. Memberikan referensi kredit
Kadangkala permohonan kredit tidak memerlukan surat rekomendasi dari
pihak lain, akan tetapi untuk jenis kredit-kredit tertentu yang memiliki nilai
yang tinggi umumnya pemberi kredit memerlukan rekomendasi.
Apabila anda diminta membuat surat rekomendasi, maka perlu diperhatikan :
(1) permohonan surat rekomendasi harus resmi
(2) nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat buat

E. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Bagi dunia bisnis pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang memiliki
posisi penting dalam perusahaan. Dalam surat rekomendasi pada umumnya
menjelaskan beberapa hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan,
kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai
dukungan untuk melanjutkan kariernya.
Selain para praktisi bisnis, para dosen juga sering diminta untuk memberikan surat
rekomendasi kepada alumni yang ingin melanjutkan studi atau melamar pekerjaan.
Surat Rekomendasi memiliki beberapa karakteristik :
- Nama lengkap pemohon (keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
- Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon

2014 Komunikasi Bisnis

9 Arief Bowo Prayoga K., SE., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 - Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri
- Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
- Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari
Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia, sehingga pemohon tdak
diperkenankan meliahat isi surat. Umumnya surat rekomendasi dikirimkan langsung
ketempat tujuan yang dikehendaki oleh pemohon. Penulis surat rekomendasi sering
menggambarkan penilaian yang bersifat umum, namum kadangkala juga
dicantumkan beberapa point penting atau kemampuan yang paling menonjol yang
dimiliki oleh pemohon.
Bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemebritahuan tentang diterimanya
sebagai pegawai baru atau keberhasilan melamar suatu pekerjaan.

DAFTAR PUSTAKA
Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at Work: Principles
and Practices for Business and Professions. Fifth Edition. New York:
McGrawH-Hill.

2014 Komunikasi Bisnis

10 Arief Bowo Prayoga K., SE., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional
Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra

Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power.

(Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo.

Luthans, Fred. 1973. Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill.

Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi

Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja

Rosdakarya.

Robbins, Stephen P. 1996. Organizational Behavior: Concepts, Controversies,

Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta: PT. Prenhallindo.

Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung:

PT. Remaja Rosdakarya.

2014 Komunikasi Bisnis

11 Arief Bowo Prayoga K., SE., MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id