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En el curso de "Excel aplicado a las Finanzas", estaremos abordando a lo


largo de 10 semanas de estudio temas relacionados con la construcción de
modelos de baja y media complejidad que podrán ser utilizados en la
práctica contable o administrativa.

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1.- El Excel como apoyo al desarrollo a la labor del Contador Financiero

Bienvenidos al Tema del Excel como apoyo al desarrollo a la labor del


Contador Financiero

A continuación les describiremos de forma breve los contenidos que serán abordados en
el presente tema, así como los objetivos que perseguimos, por lo que les solicitamos a
ustedes visitar cada uno de los apartados necesarios.

INTRODUCCIÓN
Microsoft Office Excel (Excel) es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es además, el
software más potente, más flexible y más utilizado del mundo. Ningún otro programa
puede competir con él en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ámbito de aplicabilidad va
de la economía a la sicología, de la biología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la
administración de los recursos humanos.

En el mundo, miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa. Miles de


decisiones se toman apoyadas en él. Millones de empresas de todo el mundo
simplemente no podrían operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cómputo. Gran
parte de los programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad utilizan a
Excel como motor de cálculo. Casi todos muestran sus resultados en una hoja Excel.
Cuando el usuario tiene un nivel avanzado del mismo, tareas que a un usuario con un
nivel normal de Excel le tomaría varias horas terminar, es posible formularlas, optimizarlas
y en el último de los casos, programarlas en lenguaje VBA (Visual Basic for Applications o,
más exactamente, Visual Basic for Excel) de forma que puedan realizarse en unos pocos
segundos. Al dominar plenamente la programación en Excel, el lenguaje VBA, es posible
elaborar en minutos el trabajo que anteriormente llevaba días enteros.

Imaginemos, por un momento, que el día de mañana Excel desapareciera. Seguramente


habría pérdidas económicas. La primera acción que nos vendría a la mente sería migrar a
otra hoja de cálculo, pero ¿a cuál? ¿Lotus? ¿Multiplan? ¿habría suficientes copias para
distribuir a todos los equipos del mundo? ¿entonces, Google Spreadsheets, on-line y por
lo tanto más lenta...? Iniciaría una nueva guerra por establecer un nuevo estándar de hoja
de cálculo, con los previsibles problemas de compatibilidad entre los usuarios. ¿Cuánto
tiempo llevaría capacitar a los nuevos usuarios? ¿cuánto tiempo llevaría convertir los
archivos al nuevo formato? ¿soportarían las macros Excel o los gráficos al menos,
podrían interactuar con el resto de programas de oficina? probablemente no. ¿Cuánto
tiempo llevaría integrar todos los programas que actualmente utilizan Excel como motor
de cálculo al nuevo programa?

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1.1 Uso del Excel Básico

DESCRIPCIóN DE LOS CONTENIDOS

Sub tema Descripción


Los operadores de Excel especifican el tipo de operación o
1.1.1 Operadores procesamiento que se desea realizar con los elementos de una
y Funciones fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores:
aritméticos, de comparación, texto y de referencia.
En este tema vamos a profundizar en el manejo de funciones ya
definidas por Excel para agilizar la creación de hojas de cálculo,
1.1.2 Insertar
Funciones
estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para
funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de éstas.
El tema trata de orientar al alumno acerca del uso adecuado de los
1.1.3 Referencias
conceptos de las referencias absolutas y relativas y la importancia que
absolutas y
relativas reviste el dominio del tema para la utilización de las funciones y de los
cálculos que puede general la aplicación de Excel.
Los formatos condicionales son de mucha utilidad en Microsoft Excel
2007, para resaltar valores que nos resultan de importancia en las
1.1.4 Formatos
Condicionales tablas que elaboramos para el control de la calidad de los procesos y
para cualquier otro uso en general.

Objetivos

Los objetivos del aprendizaje son los siguientes:

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Manejar adecuadamente los operadores y Funciones utilizadas en Excel y que


son los de mayor utilización en los trabajos de programación de hojas de
cálculo.

Aplicar los conceptos de referencias absolutas y relativas para la programación


de hojas de cálculo de Excel.

Utilizar los formatos condicionales como información gráfica adicional en los


procesos de cálculos con las hojas electrónicas de Excel.

Tiempo de aprendizaje:

Para estudiar este módulo el alumno necesitará un tiempo aproximado de 8 horas

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1.1.1 Operadores y funciones

Operadores y Funciones en Excel

Operadores aritméticos
Los siguientes operadores matemáticos se usan para realizar operaciones:

Operador Ejemplo de operación


+ Suma (3 + 3)
- Resta (3 - 1)
* Multiplicación (3 * 3)
/ División (12 / 4)
% Porcentaje ( 25% )
^ Exponenciación ( 5^2

Operadores de comparación
Permite comparar entre si dos valores. El resultado es un valor lógico: VERDADERO o
FALSO.

Operador Ejemplo de Operación


= Igual a: (A1 = B1)
> Mayor que: (A1 > B1)
< Menor que: (A1 < B1)
>= Mayor o igual que: (A1 >= B1)
<= Menor o igual que: (A1<= B1)
<> Distinto de: (A1<> B1)

Operador de concatenación de texto


Se utiliza para unir o concatenar una o varias cadenas de texto, se utiliza el signo (&
"ampersand"), con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de
Significado Ejemplo
Texto

"sierra"&"nevada"
& Concatena o une dos produce el valor "sierra nevada"
valores para genera
("y" uno nuevo valor de A3&B3
comercial) texto continuo.
Crea un nuevo valor de texto formado por
el valor de texto que contiene la celda A3

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concatenado o unido con el valor de texto


que contiene la celda B3

Operadores de referencia
Combinan rangos de celdas produciendo referencias a celdas para ser utilizados en los
cálculos por otras operaciones, como argumentos en las funciones.

: Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas


que se encuentran entre dos referencias a celdas. ( B5:B15)
; Operador de unión que combina varias referencias en una sola. ( B5:B15;D5:D15)
(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las
dos referencias.( B7:D7 C6:C8 hace referencia a la celda C7 )

Estructura de una función

La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la
función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y
un paréntesis de cierre.

Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una
celda y presione MAYÚS+F3.

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Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que
producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se
organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una
constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.).

Valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de


coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia
de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El
argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los
argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado
y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales"
son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son
constantes.), fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece


una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo,
escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre
herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

Escribir fórmulas

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar
función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se
introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá
mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de
la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual
de toda la fórmula.

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1.1.2 Insertar funciones

Excel cuenta con una serie de elementos comunes en su interfaz de usuario. Las
opciones de los menús, así como los botones que existen en las herramientas, tienen
un comportamiento dinámico.

Cada vez que se crea un nuevo libro de Excel nos encontramos con tres páginas
distintas, tres hojas de cálculo, cada una de las cuales puede contener datos distintos
o también pueden ser relacionados. Para añadir acudiremos al menú insertar y para
eliminar al menú edición.

Una gran parte de la ventana de trabajo está ocupada por las celdas, el área de la hoja
de cálculo en la que podemos introducir datos. Cada celda se identifica con una
referencia única.

Una vez creado o abierto un libro, comenzaremos a introducir datos en las celdas.
Aplicaremos formato a esos datos, copiaremos, moveremos celdas, etc. Las flechas de
desplazamiento del cursor le permiten desplazarse por la hoja. Si le resulta más
sencillo puede asignar nombres a las celdas y rangos para hacer referencia a ellas.

El formato de las celdas es importante, especialmente si, con posterioridad, vamos a


imprimirla. Los botones del formato permiten realizar las operaciones más habituales:,
tipo, tamaño, color, estilo, ajuste, etc.

Antes de comenzar, recordar que para copiar y pegar información de unas celdas a
otras pueden utilizarse diferentes sistemas: el menú edición, los iconos gráficos de la
barra de herramientas, la combinación de teclas de método abreviado, el menú rápido
del botón derecho del ratón y, cuando la zona de pegado está al lado de la de copiado,
el arrastre del ratón.

Se les solicita escuchar al Sr. Reyes, el que por medio del archivo de audio les orienta
que hacer con los ejercicios que a continuación se muestran:

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1.1.3 Referencias absolutas y relativas

Referencias absolutas y relativas:


Cuando en Excel introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras celdas hay
varias formas de hacerlo según el uso que vaya a hacer posteriormente de ella.

Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que
contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición modifica y actualizar las
posiciones. Son referencias posicionales, Ejemplo: C4.

Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en un cálculo,
no de su posición relativa, Ejemplo: $C$4

En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con referencias relativas. Es el tipo de


referencia que emplea Excel por defecto. Para trabajar con referencias absolutas se debe
especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la columna y del número de fila.
Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la celda A3, y al aplicar llenados hacia
abajo o hacia la derecha u operaciones de pegar las referencias que tengan el signo $
delante no serán actualizadas.

Para calcular los % de población respecto al total, debe hacerse referencia absoluta a la
celda C13 y fijarla de forma que al copiarla y llenar hacia abajo no se desplace la
referencia y se llegue siempre a ese valor.

También puede incluir referencias mixtas. Son referencias mixtas $C4 o C$4. En el primer
caso la columna es absoluta y la fila relativa, y en el segundo caso la columna es relativa
y la fila absoluta.

La barra de fórmula: muestra contenido de la celda en la que se encuentra el apuntado.

La barra de estado: escribe los mensajes de control con las que se está trabajando.

Cuando en Excel introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras celdas hay
varias formas de hacerlo según el uso que vaya a hacer posteriormente de ella.

Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que

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contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición modifica y actualizar las


posiciones. Son referencias posicionales, Ejemplo: C4.

Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en un cálculo,
no de su posición relativa, Ejemplo: $C$4

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1.1.4 Formatos condicionales y validación de datos

Formato condicional
Con el formato condicional puedes hacer que tus datos numéricos ofrezcan información
gráfica adicional.

El formato condicional se utiliza para ofrecer una mejor visualización de los datos
numéricos en las hojas de cálculo sin necesidad de recurrir a los gráficos.

Desde el botón "Formato Condicional" del "Grupo Estilo" correspondiente a la "Ficha


Inicio", tienes disponible una serie de posibilidades para ofrecer una visualización gráfica
de los valores numéricos en las propias celdas.

Procedimiento:

Seleccionando un rango de celdas y dentro del menú desplegable del botón "Formato
Condicional", seleccione la opción "Barra de Datos" y dentro de ella el color que quieres
utilizar. Como se verá en la Figura adjunta, su rango de celdas ofrece la misma
información que antes, pero gracias al Formato Condicional es mucho más sencillo
identificar la información numérica global.

Validación de datos:
La Validación de datos es una herramienta extremadamente útil especialmente cuando
compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las
opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.

Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo “Producto”, nos
muestre una lista de los productos a elegir.
O también se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas.

Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el número ingresado
está fuera de los parámetros deseados.
En estos casos, Validación es la herramienta que resuelve nuestros problemas.

En Excel 2003 debemos ir al Menú “Datos” y después seleccionar “Validación …”

En Excel 2007 se hace desde la pestaña “Datos” y el menú “Validación de datos”.

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Referencias Bibliográficas

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.

http://www.duiops.net/manuales/excel/excel.htm

http://www.aulafacil.com/Excel/Lecc-24.htm

http://www.aulaclic.es/excel2010/t_6_2.htm

http://www.aulaclic.es/excel2002/a_13_2_1.htm

http://www.wikilearning.com/curso_gratis/curso_de_microsoft_excel_xp-
referencias_absolutas_y_referencias_relativas/4438-8

http://excellentias.com/2010/03/formato-condicional-en-excel/

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