PROSEDUR ALIH MEDIA (DIGITALISASI) ARSIP

No. POB: No. Revisi: - Halaman : #1/5

1.1.2/H2.R/OTL.03.00-POB/2012

PROSEDUR TETAP Tanggal Terbit: Ditetapkan oleh

Rektor
Juni 2012

Prof. Dr. der Soz. Gumilar Rusliwa Somantri

NIP. 1963 0311 1990 031003
A. PENGERTIAN Alih media (digitalisasi) merupakan proses kegiatan merubah arsip tekstual menjadi arsip
media baru (terbaca oleh komputer).
POB Alih Media (Digitalisasi) Arsip menjadi pedoman baik unit pengolah maupun unit
kearsipan di lingkungan Universitas Indonesia, dalam rangka menghemat ruangan,
menghemat tenaga dan menghemat waktu untuk penyimpanan arsipnya.

B. TUJUAN 1. Tercapainya tertib administrasi persuratan

2. Tercapainya temu kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah, cepat dan akurat
3. Tercapainya efisiensi ruang simpan, biaya, alat tulis kantor, waktu, dan tenaga
4. Melindungi arsip tekstual dari bencana

C. PERATURAN 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen

Perusahaan.
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dan
Legalisasi.
3. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor :
SE/06/M.PAN/03/2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan
Penyelamatan Dokumen/ArsipVital Negara Terhadap Musibah/Bencana
4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tanggal
27 April 2005 tentang Program Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan
Dokumen/ArsipVital Negara Terhadap Musibah/Bencana
5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik.
6. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik.
7. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,
Pasal 68.
8. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 37
Ayat (5), Pasal 40 Ayat (3), Pasal 48, Pasal 49, Pasal Pasal 99, Pasal 100, Pasal 104,
dan Pasal 105.
 PROSEDUR ALIH MEDIA (DIGITALISASI) ARSIP

No. POB: No. Revisi: - Halaman : #2/5

1.1.2/H2.R/OTL.03.00-POB/2012

D. KEBIJAKAN 1. Surat Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 189 Tahun 2009 tentang
Perubahan Struktur di bawah Sekretaris Universitas.
2. Surat Keputusan Rektor Universitas Indonesia Nomor 283 tahun 2009 tentang
Penetapan Kantor Arsip dan Uraian Tugas di lingkungan Universitas Indonesia.

E. PROSEDUR 1. Alih media (digitalisasi) dilakukan dengan cara melakukan scanning terhadap arsip,
terutama arsip vital, sehingga didapatkan database dari semua arsip yang telah
dialihmediakan
2. Prosedur Alih Media ini digunakan untuk segala bentuk arsip yang mempunyai nilai
guna memori bagi Universitas ke dalam bentuk elektronik. Pelaksana utama dari
prosedur ini adalah unit kearsipan dan kantor arsip. Dalam rangka menunjang
keterbukaan informasi publik pula prosedur ini diberlakukan untuk mempercepat
proses penyebaran informasi yang bisa diakses oleh publik.
3. Apabila dilapangan ditemukan bahwa terdapat unit kerja yang memerlukan proses
digitalisasi ini dikarenakan nilai guna arsip atau dokumen aktif unit tersebut begitu
penting untuk keberlangsungan organisasi maka dipersilahkan untuk menggunakan
prosedur ini dan pelaksanaan untuk penyebaran informasi harus disesuaikan dengan
prosedur keterbukaan informasi publik yang dimiliki oleh universitas

F. PRODUK LAYANAN 1. Tersedianya Daftar Pencarian Arsip (DPA) yang menyediakan informasi mengenai
arsip yang dikelola di unit tersebut
2. Arsip unit pengolah/unit kerja dan unit kearsipan yang tertata dengan baik sesuai
POB Pemberkasan Arsip

G. PENYAJIAN 1. Bagan Arus

2. Tabular/Naratif

H. PROSEDUR TERKAIT 1. MANDIRI : -

2. “KOLABORASI INTERNAL BIDANG : -“
3. “KOLABORASI EKSTERNAL BIDANG : -“
4. “MANDATORI/PRASYARAT : semua unit kerja”
I. LAMPIRAN 1. Daftar Pencarian Arsip (DPA)
2. Pedoman Klasifikasi
3. Pedoman Jadwal Retensi Arsip
4. Pengertian menurut Undang-Undang Nomor 43 Tentang Kearsipan
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
 PROSEDUR ALIH MEDIA (DIGITALISASI) ARSIP

No. POB: No. Revisi: - Halaman : #3/5

1.1.2/H2.R/OTL.03.00-POB/2012

G.1. BAGAN ARUS PROSEDUR :

Prosedur Digitalisasi Arsip

PROSEDUR DIGITALISASI ARSIP

Unit Kerja/Satuan Kerja dan Unit Kearsipan

Mulai

Seleksi/ Penilaian
Arsip yang akan
Digitalisasi

Pengelompokkan
Fisik Arsip yang
akan Digitalisasi

Pendataan Fisik
Arsip yang akan
Digitalisasi

Scanning/
Pemindahan Arsip

Simpan Fisik Arsip

ke dalam Boks
Arsip

Penyusunan Arsip

Selesai
 PROSEDUR ALIH MEDIA (DIGITALISASI) ARSIP

No. POB: No. Revisi: - Halaman : #4/5

1.1.2/H2.R/OTL.03.00-POB/2012

G.2. BAGAN TABULAR/NARATIF PROSEDUR :

Prosedur Digitalisasi Arsip

Tahap 1 : Digitalisasi arsip

1. Mulai
2. Seleksi/penilaian arsip yang memiliki nilai guna permanen, berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip Universitas Indonesia.
3. Pengelompokan arsip berdasarkan fungsi masalah.
4. Buka sistem database arsip
5. Masukan item arsip ke dalam metadata sistem database sesuai dengan isi
dan konteks arsip
6. Pemindaian/scanning arsip
7. Masukan dan sisipkan fisik arsip ke dalam folder/ordner
8. Penyusunan folder/ordner pada lemari arsip
9. Selesai

SELESAI
 PROSEDUR ALIH MEDIA (DIGITALISASI) ARSIP

No. POB: No. Revisi: - Halaman : #5/5

1.1.2/H2.R/OTL.03.00-POB/2012

LEMBAR OTORISASI POB

Tipe : Mandiri (MAN), Mandatori (MAR) dan Prasyarat (PRAS)

Mengetahui, Disusun oleh,

Sekretaris Universitas Kepala Kantor Arsip

Prof. Dr. I Ketut Surajaya, M.A. Ir. Anon Mirmani, MIM-Arc./Rec.

NIP 195002191976031002 NIP 195912261987032003