1.

PEMBAHASAN
Lembar wawancara untuk petugas rekam medis di bagian filing.

ANALISIS FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA MISSFILE BERKAS REKAM MEDIS DI

RUANG FILING PUSKESMAS PUJER KABUPATEN BONDOWOSO

Waktu Pelaksanaan :
Tempat :Puskesmas Pujer Kabupaten Bondowoso
Pertanyaan :

No Variabel Sub Pertanyaan R1 R2

Variabel
Man Perilaku 1.Apakah berkas rekam Itu masih belum 100% bak, karena apa dah Belum
petugas medis sudah kembali petugas terkadang tidak mengambil jadi tidak
dalam waktu 1x24 jam? 100% terlaksana paling tidak sudah dilakukan
1. 2. Mengapa berkas rekam Itu mungkin dari petugas ada yang libur dan Emang dari polinya kembali sekitar 1 bulan sekali
medis tidak kembali lupa rekam mediknya tidak diambil baru berkas rekam medisnya kembalinya tidak tentu
dalam waktu 1x24 jam? kebesokan harinya diambil kadang petugas
polinya tidak memberi kabar dan tidak
mengantarkan
3. Apakah ada faktor lain
yang menyebabkan
berkas rekam medis
tidak kembali dalam
1X24 jam?
4. Apa yang menyebabkan
petugas rekam medis
tidak mengambil /
petugas poli tidak
mengantarkan BRM
 hingga dikembalikan
kebesokan harinya?
2. Pengetahuan 5. Menurut anda, Cara pengambilanya kita gini bak kan siang Diambil ke polinya
petugas bagaimana cara biasanya kita melihat dari jumlah pasien yang
pengembalian berkas keluar, misal kepoli KIA ada 10 orang pada saat
rekam medis? mengembalikan kita cek ulang bener atau tidak
6. Apabila berkas rekam Terpaksa kita membuatkan yang baru dan untuk -
medis milik pasien penomoranya kita lihat dibuku register
hilang bagaimana cara disesuaikan dengan nama dengan alamat desa
mengatasinya dan
bagaimana cara
memberikan
penomoranya?
7. Menurut anda, berapa Sebenarnya ya bak..harus cepet balik gak boleh Kan petugas loketnya yang mengambil apabila
lama berkas rekam lama-lama cuma kendalanya dari temen-teman mau pulang
medis harus tidak langsung menyalin kebuku register pada
dikembalikan ke ruang saat kita mau mengambil ya sudah masih belum
filing? selesai
8. Apakah anda sudah Iya tracer?....tidak tahu Gak ngerti bak..,
mengetahui apa itu
tracer?
9. Menurut anda, Fungsinya juga tidak tahu Gak tau
bagaimana cara
menggunakan tracer
untuk berkas rekam
medis yang keluar dari
rak filing?
10. Apa yang menyebabkan
petugas rekam medis
belum mengetaui tracer
dan fungsinya
sedangkan tracer sangat
penting?
11. Apakah anda sudah Untuk menulis berkas yang keluar Gak ngerti
mengetahui apa itu
ekspedisi?
12. Menurut anda, Iya tahu Gak ngerti bak
bagaimana cara
menggunakan buku
ekspedisi rekam medis?
13. Apa yang menyebabkan
 petugas rekam medis
tidak mengetahu terkait
buku ekspedisi serta
fungsinya?
14. Bagaimana cara Hemm..kalau sementara kita sesuai dengan Perabjad dan perdesa
meletakkan berkas abjad dan desa, jadi misal namanya samsul dari
rekam medis di ruang sukowono dibuatkan seperti family folder S
filing sesuai dengan semua dari Sukowono dan selama ini masih
standar sistem dikumpulkan jadi satu
penjajaran di
puskesmas?
15. Apakah selama ini tidak Masih sering bak..., karena kita gak konsen atau Kadang ada bak keliru
ada kendala salah letak? capek kan nama hampir-hampir sama
16. Beri alasan kenapa cara
meletakkan BRM
disesuaikan perdesa dan
perabjad?
Apa yang menyebabkan
kok bisa berfikiran untuk
di kelompokan sesuai
abjad dan perdesa?
2 Method SOP 17. Apakah ada SOP yang Saya belom..tau bak terkait SOP tidak paham Gak ada
peminjaman mengatur tentang
dan peminjaman dan
pengembalia pengembalian berkas
n berkas rekam medis, jika “iya”
rekam medis apakah pelaksanaan
peminjaman dan
pengembalian berkas
rekam medis sudah
sesuai dengan SOP ?
18. Apakah pernah diadakan Belom pernah bak, karena emng gak pernah Belom pernah
sosialisasi terkait dengan diadakan seperti itu
SOP peminjaman dan
pengembalian berkas
rekam medis?
19. Apa menyebabnya
sehingga petugas rekam
medis tidak mengetahui
terkait dengan SOP?
 20. Apa yang menyebabkan
tidak pernah
dilaksanakan sosialisasi
terkait dengan SOP?
3. Machine Tracer 21. Apakah di ruang filing Tidak ada Belom
menggunakan tracer
untuk menandai berkas
rekam medis yang
keluar?
22. Apa yang menyebabkan
di ruang filing tidak ada
penggunaan tracer?
Ekspedisi 23. Apakah anda sudah Selama saya disini pakek bak..beberapa Tidak ada
menggunaka buku tahunyang lalu, dan sekarang udah tidak
ekspedisi sebagai alat terpakai lagi, karena petugas sering lupa untuk
untuk mencatat serah mengisi sehingga terbengkala sampai saat ini
terima berkas rekam ?
24. Penggunaan buku
ekspedisi berhenti
karena petugas sering
lupa untuk mengisi, apa
yang menyebabkan
petugasrekam medis
lupa?
Apakah ada faktor lain
yang sehingga berhenti
menggunakan buku
ekspedisi?
25. Apakah ada tanda Setiap kotak diberi tanda nama seperti desa Dikasih pembatas setiap desa seperti sukokerto
khusus untuk randu cangkring pokoknya ini dibedakan setiap dan dibedakan perabjad
membedakan berkas desa
rekam medis antar desa?
26. Apakah menggunakan
tanda tidak
menyebabkan salah
letak? (karena nama
antar desa mirip)
4. Material Bahan 27. Bagaimana jenis bahan (hanya menunjukkan kekertasnya saja) HVS,
berkas yang digunakan untuk Dari kertas bak..kertas HVS tetapi menggunakan HVS gampang terselip,
rekam medis formulir rekam medis? terlipat, robek dan hilang bak.
28. Apakah jenis ukuran Iya HVS Iya HVS
 kertas yang digunakan
formulir rekam medis
menggunakan A4?
29. Apakah berkas rekam Sementara yang dilakukan sekarang ini Sudah dilindungi dengan map setiap desa
medis dilindungi dengan dilindungin dengan map setiap desa kalau
map kertas? personal masih belom
30. Apa yang menyebakan
berkas rekam medis
sering terselip, terlipat,
robek dan hilang?
5. Money Dana 31. Apakah ada anggaran Ada bak. Tidak tahu
kegiatan dana untuk pembuatan
rekam medis tracer berkas rekam
medis?
32. Apakah ada anggaran Untuk saat ini ada bak untuk perubahan itu Tidak tahu
dana untuk pembuatan harus terlaksana harus ada lagi
buku ekspedisi berkas
rekam medis?
33. Apakah ada anggaran Kalau itunya saya kurang paham Gak tahu juga bak
dana untuk pelatihan
petugas rekam medis?
6 Media Lingkungan 34. Apakah di ruang filing Tidak ada ventilasi..., awalnya ruang Emang ruanganya ini tidak ada bak ini
Filing terdapat ventilasi ? pendaftaran disini bak karena ruang kandulunya tempat locet.
pendaftaranya kecil, sempit akhirnya dibuatkan
di luar sementara ruang filingnya menggunakan
ruang pendfataran yang pertama
35. Apa yang menyebabkan
ruang filing tidak ada
ventilasinya?
36. Menurut anda, Kalau dilihat dari kondisi ruangan masih kurang Kan ada lampunya bak
bagaimana pencahayaan bak
di ruang penyimpanan
berkas rekam medis?
37. Apa yang menyebabkan
di ruang filing
pencahayaanya kurang?
38. Menurut anda, Kalau menerut saya bak Tidak masih 75% lah Masih kurang ini masih acak-acakan
bagaimana kebersihan kayak penataan kurang rapi, masih ada sampah-
diruang filing rekam sampah
medis?
39. Apa yang mebabkan
 sehingga ruang filing
kotor?
7. Motivatio Reward dan 40. Apakah ada Selama ini tidak ada bak Tidak ada
n sanksi penghargaan atau
imbalan bagi petugas
rekam medis yang
disiplin dalam
melaksanakn tugas?
41. Apa yang menyebabkan
tidak ada penghargaan
bagi petugas yang
disiplin?
42. Apakah ada tindakan Biasanya ada bak..dipanggil dulu dinasehati Biasanya dirasani bak
atau sanksi bagi petugas
rekam medis yang tidak
disiplin dalam
melaksanakan tugas?
43. Apa yang menyebabkan
petugas rekam medis
melakukan kesalahan ato
keteledoran dallam
bekerja?
Lembar Wawancara Kepala Rekam Medis

ANALISIS FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TERJADINYA MISSFILE BERKAS REKAM MEDIS

DI RUANG FILING PUSKESMAS PUJER KABUPATEN BONDOWOSO

Waktu Pelaksanaan :
Tempat :Puskesmas Pujer Kabupaten Bondowoso
Pertanyaan :
No Variabel Sub Variabel Pertanyaan R1
1. Man Perilaku petugas 1. Menurut anda faktor apa yang
menyebabkan berkas rekam medis tidak Memberikan kelonggaran sampai besok pagi ketika loket buka
kembali dalam waktu 1x24 jam, upaya berkas rekam medis harus kembali
apa yang anda lakukan ketika berkas
rekam medis tidak kembali dalam
waktu 1x24 jam?
Pengetahuan 1. Apabila ada petugas rekam medis yang Kita ini bukan bener-benar petugas rekam medis hanya petugas
petugas belum mengetahui cara pengambilan dan dibagian loket saja kita berupaya maksimal mungkin untuk
pengembalian berkas rekam medis, apa melaksanakanya setiap hari
yang anda lakukan?
2. Apabila ada petugas rekam medis yang Ya..., gini harus belajar gitu dah, apa itu tracer karena kita memang
belum mengetahui cara menggunakan benar-benar bukan dari rekam medis, walaupun ekspedisi dulu emang
tracer dan buku ekspedisi berkas rekam terlaksana tapi gimana ya..., apabila pasien banyak tidak sempet
medis, apa yang anda lakukan? untuk menulis.
2. Method SOP 3. Apabila belum ada SOP tentang Sebenarnya SOP itu sudah ada dari dulu tapi temen-temen itu ya kan
peminjaman dan pengambilan dan pengembalian berkas kita bukan benar-benar petugas rekam medis bukan kita hanya
pengembalian rekam medis, tindakan apa yang akan petugas loket saja jadi kita berupaya semaksimal mungkin untuk
berkas rekam anda lakukan? melaksanakan kegiatan ini sehari-hari walaupun bukan petugas
medis rekam medis.
Ya..., memang harus belajar bagaimana cara pengembalian berkas
rekam medis, saya setiap hari pasti mengontrolnya
4. Apabila belum pernah diadakan Kita dulu pada saat mau akreditasi selalu membaca SOP mungkin
 sosialisasi tentang SOP pengambilan dan karena kita mau ada akreditasi, setiap hari pasti baca SOP bagaimana
pengembalian berkas rekam medis, cara penerimaan pasien tapi sekarang ini temen-temen melaksanakan
tindakan apa yang akan anda lakukan? tapi mungkin berkurang, melaksanakan mungkin.
Memberikan sosialisasi SOP
3. Machine 5. Apabila di ruang filing tidak Ya..., kitaemng melakukan seadanya ini dah dek..., gimana emang
menggunakan tracer dan buku ekspedisi petugas rekam medisnya tidak ada
sebagai alat untuk mengontrol BRM
yang keluar dari rak filing, tindakan apa
yang akan anda lakukan?
6. Apakah ada tanda khusus untuk Bukan antar desa kalau saya antar huruf biar enak
membedakan berkas rekam medis antar
desa, jika “iya” tanda apa yang
membedakan berkas rekam medis antar
desa?
4. Material Bahan berkas 7. Apabila berkas rekam medis tidak Mengalihkan ke family folder
rekam medis menggunakan map untuk melindungi
kerahasian berkas rekam medis, tindakan
apa yang akan anda lakukan?
5. Money Dana kegiatan 8. Apabila tidak ada anggaran dana Kita bertahap dek.., kalau buku ekspedisi yang pasti ada tapi ya
rekam medis pembuatan tracer dan buku ekspedisi, gitu..maju mundur.
tindakan apa yang akan anda lakukan? Kalau pendanaan buat tracer ada kita bisa mengajukan, kalau
mengajukan tahun ini bisa tahun 2020 baru dapat
10 Apabila tidak ada anggaran dana untuk Tidak ada..akan tetapi bulan april ada pelatihan yang ikut itu saya
pelatihan petugas rekam medis, tindakan
apa yang akan anda lakukan?
6 Media Lingkungan 1. Jika diruangan filing tidak ada ventilasi, Ya sudah kita punyanya cuma segini, sebenarnya di atas kita ini
filing tindakan apa yang akan anda lakukan? tangga, ya memang tidak ada tempat lagi sudah mau dibuat dimana
ventilasinya.
2. Menurut anda apakah pencahayaan di Sebenarnya kurang tapi ya..mau bagaimana lagi emang begini adanya
ruang filing sudah sesuai dengan
kebutuhan petugas rekam medis
dibagian filing?
3. Apabila diruang filing kotor seperti Kurang bersih karena yang menempati cowok-cowok lihat itu sepatu
berdebu, banyak putung rokok dana aja ada di atas, ya..saya setiap masuk sudah saya sapu sendiri
sampah, tindak apa yang akan anda
lakukan?
7. Motivation 4. apabila petugas rekam medis yang Tidak ada
disiplin dalam melaksanakan tugas,
apakah ada imbalan khusus?
5. apabila petugas rekam medis yang tidak Tidak ada
disiplin dalam melaksanakan tugas,
tindakan atau sanksi apa yang akan anda
berikan?