6

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Analisis Sistem Informasi

Dalam kegiatan perusahaan dibutuhkan sebuah Analisis yang

menunjang operasi perusahaan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi,

sehingga perusahaan harus dapat memanfaatkan secara maksimal sumber-

sumber daya yang ada. Suatu Analisis Sistem Informasi diciptakan melalui

prosedur-prosedur yang telah ditetapkan terhadap masing-masing bahagian

untuk menangani suatu kegiatan yang berulang kali atau secara rutin terjadi.

Pada sebuah perusahaan, sistem diciptakan untuk menghasilkan informasi

yang dapat berguna bagi manajemen untuk mengetahui, mengawasi dan

mengambil keputusan untuk menjalankan perusahaan.

Untuk itu perlu diketahui apa yang dimaksud dengan sistem. Berikut ini

adalah pengertian sistem menurut ahli yaitu :

Jogiyanto HM (2004:54) ;

“Suatu Analisis Sistem Informasi adalah Spesialisasi yang

mempelajari masalah dan kebutuhan sebuah organisasi untuk menentukan
bagaimana orang, data, proses dan teknologi informasi dapat mencapai
kemajuan terbaik untuk bisnis, fase-fase pengembangan dalam sebuah
organisasi pengembangan sistem informasi yang utamanya difokuskan
pada masalah atau persyaratan-persyaratan bisnis, terpisah dari teknologi
apapun yang dapat digunakan untuk mengimplementasikan solusi pada
masalah tersebut.”

Berdasarkan pengertian ini, jelaslah bahwa suatu sistem tidak dapat

dilakukan oleh orang atau bagian tertentu saja dalam perusahaan. Tetapi

merupakan kerjasama sekelompok orang yang saling berhubungan dan

 7

menunjang agar kegiatan perusahaan berjalan dengan baik dan akhirnya

dapat menghasilkan suatu informasi

B. Jasa Pengiriman Barang pada PT. Aspak Dirgantara Padang

1. Prosedur Pengiriman dan Penerimaan Barang

1). Prosedur Pengiriman Barang

Prosedur pengiriman barang-barang PT. Aspak Dirgantara Padang ini

terdiri dari :

a. Pengiriman Barang

Pada PT. Aspak Dirgantara Padang ini tidak hanya beroperasi di

daerah Padang saja. Untuk membantu para pemakai jasa dan demi

kepuasan pelayanan. Maka PT. Aspak Dirgantara Padang masih

mempunyai cabang di daerah lain. Perusahaan yang ada di Padang

ini disamping sebagai pengontrol atau penerima barang-barang

kiriman yang akan dikirimkan juga mengontrol barang-barang

kiriman harus melalui perusahaan di Padang terlebih dahulu. Selain

itu juga pemakai jasa langsung mengirim kirimannya ke Padang.

Sewaktu barang akan dikirimkan pemakai jasa terlebih dahulu

mengisi formulir yang telah disediakan PT. Aspak Dirgantara Padang

yang berbentuk kwitansi dan mempunyai format sebagai berikut :

jenis titipan, banyaknya, isi menurut pengakuan, berat, nama dan

alamat pengiriman, biaya titipan dan jumlah keseluruhan.

b. Pengepakan Barang Kiriman

 8

Barang kiriman tersebut sebelum dikirim dikelompokkan dan di pak-

pak sesuai dengan jenis barang dan lokasi tujuan, ini mempermudah

dalam pengiriman barang tersebut.

c. Pengecekan Barang Kiriman

Setelah barang-barang di pak kan atau disusun menurut lokasi

tujuan. Barang-barang tersebut harus di cek ulang kembali.

d. Penghantaran Barang Kiriman

Pekerjaan pencatatan, pengepakan dan pengecekan barang-barang

selesai dikerjakan. Maka barang tersebut dibawa oleh kendaraan

yang telah disediakan pihak PT. Aspak Dirgantara Padang untuk

dikirimkan ketempat tujuan. Ini dilakukan melalui transportasi baik

darat maupun udara, sesuai dengan jangkauan dari kiriman tersebut.

e. Pengecekan Barang di Lokasi Pengiriman

Sesampainya barang di lokasi pengiriman, barang tersebut harus

dicek ulang. Tujuannya yaitu untuk melihat kembali barang yang

dibawa.

2). Ketentuan-ketentuan dalam pengiriman barang

Adapun ketentuan barang-barang yang dikirim untuk suatu pengiriman

barang dan yang lain sebagainya para pemakai jasa harus mengikuti

peraturan-peraturan atau prosedur yang telah dilakukan oleh

perusahaan. Yang mana sebelum barang-barang atau dokumen di kirim

oleh para pemakai jasa harus mengisi formulis surat tanda terima

titipan barang terlebih dahulu, yang telah disediakan perusahaan.

 9

Disamping itu para pemakai jasa perlu memperhatikan ketentuan-

ketentuan atau cara serta syarat-syarat pengiriman sebagai berikut :

a. Dilarang memasukkan ke dalam titipan barang berupa :

- Surat warkapos-kartupos

- Barang-barang yang mudah meledak atau kena gesekan sesama

barang bias yang menimbulkan api

- Narkotik-ganja-morpin atau sejenis obat terlarang lainnya.

- Barang cetak-tekanan isinya menyimpang kesusilaan

mengganggu ketertiban keamanan.

b. Tidak menerima titipan berupa mata uang atau perhiasan

c. Barang yang dikirimkan harus jelas isinya jika isi paket tidak

sesuai dengan ketentuan atau melanggar aturan dapat dituntut

hukum.

d. Untuk kiriman barang cair, pecah belah, binatang, bibit tanaman,

tumbug-tumbuhan jika terjadi kerusakan resiko pengirim

sepenuhnya.

e. Jika ada protes dari penerima pada saat menerima barang, maka

barang dianggap telah dikirim dengan baik dan benar.

f. Bila barang-barang kiriman disampaikan terlambat pada penerima,

tidak bisa dituntut penggantian kerugian.

g. Titipan yang dikirim dengan pesawat terbang dan apabila terjadi

kehilangan atau titipan tersebut umpamanya sudah dinyatakan

hilang atau pesawat terbang terbakar dan lain-lain lagi yang

 10

menyebabkan hilangnya titipan tersebut maka perusahaan memberi

ganti rugi setinggi-tingginya sepuluh kali ongkos titipan yang

perusahaan terima, kecuali diasuransikan sesuai dengan polis

kontrak asuransi jasa titipan premi asuransi dibayar oleh pengirim

sepenuhnya.

3). Prosedur Penerimaan Barang

Dalam penerimaan barang-barang PT. Aspak Dirgantara mempunyai

prosedur-prosedur hampir sama dengan pengiriman barang-barang

adapun prosedurnya sebagai berikut : Setelah titipan dikirimkan maka

petugas perusahaan mendatangi alamat yang dituju, dengan memberi

nama bukti barang titipan sudah boleh diambil, dan mengisi formulis

Surat Panggilan Paket. Dengan adanya pemberitahuan tersebut para

penerima kiriman mempunyai ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

a. Bila titipan tersebut tidak bisa diambil sendiri karena ada halangan

dan lain sebagainya, pengambilannya boleh dikuasakan pada orang

lain dengan syarat yang di beri kuasa ikut menandatangani surat

panggilan tersebut, beserta kartu pengenal atau kartu petunjuk yang

sah dari kedua belah pihak.

b. Paket yang telah diserahkan dalam waktu 24 jam bukan menjadi

tanggungan perusahaan lagi.

 11

2. Proses Kerja Pengiriman dan Penerimaan Barang

1). Proses kerja pengiriman barang

Para pemakai jasa PT. Aspak Dirgantara sebelum titipan dikirimkan

terlebih dahulu mengisi beberapa syarat yang telah ditentukan

perusahaan. Pertama-tama titipan yang akan dikirimkan harus

disebutkan oleh perusahaan, titipan apa yang dititipkan. Jika titipan

tersebut sangat berharga bagi pemakai jasa, sebaiknya titipan tersebut

diasuransikan. Karena jika terjadi lain hal terhadap titipan, perusahaan

mengganti rugi maksimal sepuluh kali ongkos kirim. Tetapi

diasuransikan ganti rugi seratus persen. Selain itu para pemakai jasa

juga harus mengisi formulir pengiriman tergantung tujuan pengiriman

titipan, terdiri dari :

a. Formulir untuk titipan luar negri

Formulir ini di isi untuk pengiriman keluar negri sebanyak delapan

rangkap, lima rangkap dikirim kekantor pusat, tiga rangkap untuk

perusahaan yang terdiri dari lembaran pertama untuk pengirim

sebagai tanda terima. Lembaran kedua untuk perusahaan sebagai

berkas, dan lembaran ketiga sebagai bukti sipenerima kiriman.

Dalam pengiriman tiitapan seandainya barang yang dikirim, harus

dibungkus dengan baik dan jangan dimasukkan surat, karena surat

sudah mempunyai ketentuan pengiriman tersendiri.

b. Formulir untuk titipan dalam negri

 12

Untuk pengisian formulir dalam negri terdiri dari empat rangkap,

lembaran asli atau putih untuk pengirim, merah sebagai file oleh

agen penerima, biru sebagai file oleh perusahaan dan warna kuning

untuk penerima.

2). Proses Kerja Penerimaan Barang

Dalam proses kerja pengiriman barang disini sudah tentu

berhubungan dengan penerima titipan. Adapun proses kerja penerimaan

barang ini sebagai berikut, pertama-tama karyawan perusahaan

mendatangi alamat rumah yang dituju dengan memberi resi atau surat

panggilan atau titipan. Dengan pengambilan titipan, penerima titipan

harus menyertai surat-surat keterangan yang lengkap (syah), seperti :

KTP, SIM, dan PASPOR sebagai buktu bahwa penerima titipan adalah

orang yang berhak menerima titipan. Demikian juga dengan titipan ini

bisa diwakili asal yang mewakili sudah diberi kuasa dan melengkapi diri

dengan surat-surat yang lengkap. Setelah formulir panggilan di isi, maka

penerima panggilan harus mengisi kembali formulir tanda bukti terima,

dengan sekalian mencantumkan tanggal terima titipan serta

ditandatangani. Masing-masing formulir tersebut di atas rangkap dua,

satu untuk penerima dan satunya lagi untuk perusahaan sebagai

dokumen atau inventaris perusahaan.

 13

C. Bidang Jasa Yang Dikelola

PT. Aspak Dirgantara Padang adalah perusahaan yang bergerak di

bidang pengangkutan yang menyediakan jasa berupa sarana pengiriman

barang via transportasi darat dan udara dari Indonesia maupun Luar Negri

Diera Globalisasi ini kebutuhan akan informasi sangat penting. Begitu juga

dengan pengiriman barang, menumbuhkan pula rasa persaingan bisnis yang

semakin tajam. Maka perusahaan ekspedisi yang baru telah tertinggal jauh

dari para pesaingnya yang sudah besar usahanya. Salah satu dalam

penerapan sistem komputerisasinya yang selama ini masih dilakukan secara

manual. Sistem informasi di perusahaan dan penyimpanan data serta

infrastruktur antara integritas sistem sangat diperlukan untuk mendapatkan

gambaran dan pemahaman lebih dalam, dilanjutkan dengan melakukan

analisa sistem transaksi yang ada kemudian dilanjutkan dengan perancangan

sistem. Aplikasi dibangun merupakan implementasi hasil analisa dan

perancangan sistem tersebut, mampu mencatat data secara sistematik dan

akurat, sehingga dapat mendukung semua aktifitas operasional pengiriman

barang pada suatu perusahaan jasa pengiriman.

PT. Aspak Dirgantara Padang merupaka jasa pengiriman keseluruh

Indonesia dan Luar Negri dan pengiriman berbentuk barang, surat ataupun

paket. Bagaimana barang agar cepat sampai ketujuan, itulah sebenarnya inti

persaingan yang terjadi dibisnis pengiriman barang. Jasa pengiriman barang

melalui udara dan laut merupakan faktor penting penunjang usaha dibanyak

negara. Berkembangnya kebutuhan pelayanan jasa ini menuntut peningkatan

 14

mutu pelayanan. Ujung-ujungnya persaingan antar perusahaan tersebut. PT.

Aspak Dirgantara Padang, perusahaan pengiriman barang, berupaya

mengatasi persaingan itu dengan menghadirkan pesawat dan bekerja sama

dengan salah satu penerbangan. Pengiriman barang dari perusahaan tersebut

harus dilakukan tepat waktu, agar tidak mengganggu proses produksi yang

sedang berjalan, karena itu pihak PT. Aspak Dirgantara Padang banyak

memanfaatkan jasa pengiriman melalui udara untuk barang yang sifatnya

urgen/penting.

D. Perancangan Sistem Informasi

Pada masa globalisasi ini sudah merupakan salah satu kebutuhan

sebagai alat penunjang untuk mempermudah pekerjaan terutama untuk

instansi baik itu negri maupun swasta. PT. Aspak Dirgantara Padang,

komputer telah menjadi alat penting dalam pengolahan data salah satu

informasi yang sangat penting dalam suatu perusahaan adalah rekaman dari

kegiatan pengiriman paket agar para pengguna jasa PT. Aspak Dirgantara

Padang lebih puas pelayanan dan PT. Aspak Dirgantara Padang demikian

pula merasa lebih aman, cepat dan rapi dalam melakukan pengiriman barang

hingga sampai ketujuan. Salah satu tugas PT. Aspak Dirgantara Padang

adalah membuat laporan mengenai pengiriman paket. Dalam laporan ini

akan membuat sebuah perancangan pada sistem yang ada dengan sistem

informasi pengiriman paket PT. Aspak Dirgantara Padang.

 15

Perancangan sistem Informasi atau desain sistem Informasi adalah

melakukan perancangan terhadap suatu sistem, misalnya mendesain dari

manual menjadi komputerisasi. Menurut John Burch dan Gari Grundnitski

(2000 : 28), perancangan sistem dapat didefenisikan sebagai berikut :

“system design can be defined as the drawing, planning, sketching or

arranging of many saparate elements into aviable, reunifield awhole
(Desain sistem dapat didefenisikan sebagai penggambaran,
perencanaan dan pembuatan sketsa dan pengaturan dari beberapa
elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan
berfungsi)”.
Perancangan sistem dapat dibagi kedalam dua bagian, yaitu :

a. Disain sistem secara umum

Disain sistem secara umum disebut juga dengan disain konseptual

(conceptual design) atau disain logika (logical design).

b. Disain sistem terinci

Disain sistem secara terinci disebut juga dengan disain sistem secara

fisik (physical system design) atau disain internal (internal design).

1. Langkah-Langkah Perancangan Sistem

Langkah-langkah analisa sistem menurut Jogiyanto (2002: 130)

adalah :

a. Mengidentifikasi Masalah (Identify)

1) Mengidentifikasi penyebab masalah.

2) Mengidentifikasi titik keputusan.

3) Mengidentifikasi personil kunci.

b. Memahami kerja dari sistem yang ada (Understand)

1) Menentukan jenis penelitian.

 16

2) Merencanakan jadwal.

3) Membuat penugasan penelitian.

4) Membuat agenda wawancara.

5) Mengumpulkan hasil penelitian.

c. Menganalisa sistem (Analize)

1) Menganalisa kelemahan sistem.

2) Menganalisa kebutuhan informasi pemakai.

d. Membuat laporan hasil analisa (Report)

1) Pelaporan bahwa analisa telah selesai dilakukan.

2) Meluruskan kesalahan apa yang telah ditemui dan dianalisa.

2. Alat Bantu Dalam Perancangan Sistem

Informasi

Perancangan sistem sangat perlu dalam pengolahan data dan

informasi, karena tanpa dirancang terlebih dahulu maka data yang diolah

untuk informasi tidak akan sempurna. Dalam perancangan sistem ini,

banyak peralatan sebagai alat bantu yang digunakan untuk mempermudah

dalam suatu pekerjaan, antara lain :

a. Aliran Sistem Informasi (ASI)

Sangat berguna untuk mengetahui permasalahan yang ada pada

suatu perusahaan. Dari sini dapat diketahui apakah sistem informasi

tersebut masih layak dipakai atau tidak, serta masih manual atau sudah

komputerisasi. Jika sistem informasi tidak layak dipakai maka perlu

adanya perubahan dalam pengolahan datanya sehingga menghasilkan

 17

sistem informasi yang cepat dan akurat supaya menghasilkan suatu

keputusan yang lebih baik.

Simbol-simbol standar yang akan digunakan dalam pembuatan

ASI dapat dilihat pada tabel 2.1. berikut :

SIMBOL KETERANGAN
Dokumen. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan semua jenis dokumen,
merupakan formulir yang digunakan untuk
merekam data terjadinya suatu transaksi, yang
menunjukkan input dan output baik untuk
proses manual, mekanik, atau komputer.
Proses Manual. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan kegiatan manual atau
pekerjaan yang dilakukan tanpa menggunakan
komputer. Uraian singkat kegiatan manual
dicantumkan di dalam simbol ini.
Proses Komputer / Online Computer
Process. Simbol ini menggambarkan kegiatan
proses dari pegolahan data dengan komputer
secara online. Uraian singkat tentang operasi
program komputer ditulis di dalam simbol.

Arsip. Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan file komputer / non
komputer yang disimpan sebagai arsip. Di
dalam simbol ini bisa ditulis huruf F atau
huruf A.
Penghubung pada halaman yang sama.
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan
hubungan arus proses yang terputus masih
dalam halaman yang sama. Di dalam simbol
ini dicantumkan nomor sebagai penghubung.
Penghubung pada halaman yang berbeda.
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan
hubungan arus proses yang terputus dengan
sambungannya ada di halaman yang lain,
sesuai dengan nomor yang tercantum dalam
simbol.
Garis Alir. Simbol ini menunjukkan
aliran/arah dari proses pengolahan data.

Tabel 2.1. Simbol Aliran Sistem Informasi

 18

b. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan gambaran sistem secara

logika yang tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak,

struktur data atau organisasi file. Keuntungan dari DFD, memudahkan

pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti

sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan.

Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD terlihat pada tabel

berikut 2.2. ini :

SIMBOL KETERANGAN
Kesatuan Luar / External Entity.
Merupakan sumber/tujuan data atau suatu
bagian/orang yang berada diluar sistem tapi
berhubungan dengan sistem tersebut, baik itu
memasukkan data maupun mengambil data
dari sistem.

Proses. Simbol ini digunakan untuk

melakukan proses pengolahan data di dalam
DFD, yang menunjukkan suatu kegiatan yang
mengubah aliran data masuk (input) menjadi
aliran data keluar (output).
Penyimpanan Data / Data Store. Berfungsi
sebagai tempat penyimpanan dokumen-
dokumen/file-file yang dibutuhkan dalam
suatu sistem informasi.
Aliran Data. Menunjukkan arus dalam
proses, dimana simbol aliran data ini
mempunyai nama tersendiri.

Tabel 2.2. Simbol Data Flow Diagram

 19

Dalam DFD ini nantinya akan diperlihatkan aliran sistem mulai

dari input, proses hingga laporan yang dihasilkan, dan bisa digunakan

untuk menggambarkan sistem informasi yang logikal, yang akan

menggambarkan bagaimana hubungan suatu sistem informasi dengan

file-file yang akan diakses oleh komputer.

c. Entity Relationship Diagram (ERD)

Model Entity-Relationship berisi komponen-komponen dari suatu

himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi

dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta yang

ditinjau sehingga dapat diketahui hubungan antara entity-entity yang

ada dengan atribut-atributnya. Selain itu juga bisa menggambarkan

hubungan yang ada dalam pengolahan data, seperti hubungan many to

many, one to many, atau one to one. Lebih jelasnya akan digambarkan

secara sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship

(Diagram E-R / ERD).

Simbol-simbol yang digunakan dalam Entity Relationship

Diagram dijelaskan pada tabel 2.3. berikut ini :

SIMBOL KETERANGAN
Entity. Simbol yang menyatakan himpunan
entitas ini bisa berupa : suatu elemen
lingkungan, sumber daya, atau transaksi,
yang begitu pentingnya bagi perusahaan
sehingga didokumentasikan dengan data.
Attribute. Simbol terminal ini untuk
menunjukkan nama-nama atribut yang ada
pada entiti.
Primary Key Attribute. Simbol atribut
yang digarisbawahi, berfungsi sebagai key
 20

(kunci) di antara nama-nama atribut yang

ada pada suatu entiti.
Relationship. Simbol ini menyatakan relasi
ini digunakan untuk menunjukkan hubungan
yang ada antara entiti yang satu dengan entiti
yang lainnya.
Link. Simbol berupa garis ini digunakan
sebagai penghubung antara himpunan relasi
dengan himpunan entitas dan himpunan
entitas dengan atributnya.
Tabel 2.3. Simbol Entity Relationship Diagram (Diagram E-R)

Hubungan/relasi antar atribut yang terdapat pada sistem

konseptual secara bebas yang terdiri dari entiti-entiti, dan setiap entiti

terdiri dari atribut yang ada, yaitu :

1) Unary, adalah satu entiti berelasi hanya dengan satu entiti saja.

2) Binary, adalah satu entiti berhubungan dengan entiti yang lain.

3) Ternary, adalah satu entiti berhubungan dengan beberapa entiti

yang lainnya.

Dalam merancang suatu program, juga ada peralatan yang

digunakan hingga program yang dibuat akan lebih sempurna. Adapun

peralatan yang digunakan untuk merancang suatu program adalah :

1. Struktur Program

Menggambarkan menu utama program yang akan dirancang

atau dibuat, juga untuk menampilkan apa yang dikerjakan pada

sebuah sistem atau membuat bagian bentuk spesifikasi dari modul-

modul program yang dikerjakan pada sebuah sistem.

Simbol-simbol standar yang digunakan dalam struktur

program terlihat pada tabel 2.4. di bawah ini :

 21

SIMBOL KETERANGAN

Simbol Sumber / Tujuan Data.

Simbol Proses Terdefenisi, digunakan untuk
menunjukkan suatu operasi yang rincinya
ditunjukkan di tempat lama.
Tabel 2.4. Simbol Struktur Program

2. Flowchart

Merupakan alat bantu yang digunakan untuk menerangkan

logika program, berupa suatu bagan yang menjelaskan secara rinci

langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat

dengan simbol-simbol standar sebagai berikut :

SIMBOL KETERANGAN
Terminal Point Symbol. digunakan untuk
menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses.
Preparation Symbol. Simbol Persiapan
digunakan untuk memberi nilai awal Suatu
besaran atau variabel ( harga awal ).
Process Symbol. Simbol Proses atau
Pengolahan digunakan untuk mewakili suatu
proses, seperti pengolahan aritmatika atau
pemindahan data.
Predefined Process Symbol. Simbol Proses
Terdefenisi digunakan untuk menunjukkan
suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan di
tempat lain atau untuk proses yang detilnya
dijelaskan terpisah, misalnya berbentuk
subroutine.
Decision Symbol. Simbol Keputusan
digunakan untuk mewakili operasi
perbandingan logika atau suatu penyeleksian
kondisi di dalam program.
Input/Output Symbol. Simbol Input/Output
digunakan untuk menyatakan dan mewakili
data masukan atau keluaran.
 22

Connector Symbol. Simbol Penghubung

digunakan untuk menunjukkan sambungan dari
bagan alir yang terputus di halaman yang masih
sama.
Off-page Connector. Simbol Penghubung
Halaman lain digunakan untuk menunjukkan
hubungan arus proses yang terputus dengan
sambungannya ada di halaman yang lain.
Flow Lines Symbol. Simbol Garis Alir
digunakan untuk menunjukkan aliran atau arus
dari proses.

Tabel 2.5. Simbol-Simbol Program Flowchart

E. Analisis Sistem Informasi Jasa Pengiriman Barang

Para pihak pemakai jasa PT. Aspak Dirgantara Padang, sebelum

titipan dikirimkan terlebih dulu mengisi beberapa syarat yang telah

ditentukan oleh perusahaa. Setelah mengisi formulir yang diberikan oleh

pihak Administrasi PT. Aspak Dirgantara Padang, maka pengirim mendapat

formulir yang berwarna putih yakni surat tanda terima kemudian yang

berwarna biru akan diproses oleh bagian administrasi untuk diproses sebagai

bukti pengiriman, bukti pengiriman ini di buat tiga dan untuk yang pertama

diarsipkan dan kemudian diberikan oleh pihak kurir agar barang sipengirim

dilakukan pemakingan barang. Setelah dilakukan pemakingan barang, bukti

pengiriman tersebut diberikan oleh pihak bagian gudang Bandar Udara

untuk ditandatangani oleh bagian gudang bandar udara dan diarsipkan yang

kemudian diberikan bukti pengiriman tersebut kepihak kurir, setelah

diterima oleh pihak kurir kemudian diserahkan kepada pihak Administrasi

yang akan dijadikan arsip pada PT. Aspak Dirgantara Padang.

 23

Bukti pengiriman yang diberikan pada pihak penerbangan

dilakukan proses yang akan diterima surat muatan udara diarsipkan dan

kemudian diberikan oleh pihak bagian administrasi PT. Aspak Dirgantara

Padang. Setelah penerimaan dilakukan surat muatan udara diproses menjadi

sebuah laporan surat muatan udara per penerbangan.

F. Database

Database atau biasa juga disebut Basis Data adalah kumpulan data

yang berhubungan dengan suatu obyek, topik atau tujuan khusus tertentu.

Sebagai contoh buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di perpustakaan,

data koleksi musik dan video, data pelanggan, data suplier, data mahasiswa,

data pegawai dan lain-lain.

Menurut Permana, (2002) dengan Microsoft Access mempunyai

keistimewaan sebagai berikut :

1 Tables, berupa tabel kumpulan data yang merupakan komponen utam

dari sebuah database.

2 Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang

memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih. Query dapat juga

dogunakan untuk meng-update atau menghapus beberapa record data

pada satu saat yang sama. Selain query dapat digunakan untuk

menjalankan perhitungan terhadap sekelompok data. Sebuah query dapat

memiliki sumber data sampai 16 tabel, dapat memiliki sampai 255 field

yang berbeda.
 24

3 Forms, dipergunakan untuk menampilkan data, mengisi data dan

mengubah data yang ada di dalam tabel. Ketika anda membuka form,

access mengambil data dari satu tabel atau lebih dan menampilkannya ke

layar monitor menggunakan layout yang anda buat melalui form wizard

atau dari layout yang anda rancang sendiri.

4 Reports, dipergunakan untuk menampilkan laporan hasil analisis data.

Anda dapat mencetak sebuah report (laporan) yang telah

dikelompokkan, dihitung subtotal dan total datanya berdasarkan kriteria

tertentu. Anda juga dapat membuat report (laporan) yang berisi grafik

atau label data.

5 Pages, dipergunakan untuk membuat halaman web (page) berupa data

access page yang dapat anda tempatkan di server sistem jaringan intranet

atau internet.

6 Macros, untuk mengotomatisasi perintah-perintah yang sering anda

gunakan dalam mengolah data.

7 Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi

pengolahan database tingkat lanjut sesuai dengan kebutuhan anda.

Modul ini berisi kdoe Visual Basic for Applications yang anda untuk

menangani event (peristiwa) dalam Access 2003.

a) Membuat Database baru

Database Access disimpan ke dalam sebuah file yang berekstensi

mdb. Sebuah file database terdiri atas bagian-bagian yaitu : Tables,

Query, form, report, pages dan sebagainya.

 25

Untuk membuat database baru yang masih kosong, yaitu :

1. Jalankan atau aktifkan program aplikasi Access. Jendela kerja

yang dilengkapi dengan jendela Task Pane-New File di sebelah

kanannya akan ditampilkan. Dapat dilihat pada gambar 2.6.

Gambar 2.6. jendela kerja access jendela Task Pane-New File

2. Pada bagian New yang ada di jendela Task Pane – New File, pilih

dan klik Blank Database. Kotak dialog File New Database akan

ditampilkan. Dapat dilihat pada Gambar 2.7.

Gambar 2.7. kotak dialog file New Database

3. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat

anda akan menyimpan file.

4. Pada kotak isian File name, ketikan nama file yang anda inginkan

5. Klik tombol perintah Create. Tunggu sampai database baru yang

masih kosong terbentuk. Dapat dilihat pada gambar 2.8.

 26

Gambar 2.8. jendela kerja Database baru yang masih kosong

b) Merancang dan membuat tabel baru dengan fasilitas create table

in desing view

Untuk merancang dan membuat tabel baru dengan

menggunakan fasilitas create table in Design view. Dapat dilihat

dengan langkah-langkah sebagai berikut

1. Buka file database yang anda inginkan, kemudian pada jendela

kerja database, klik tables yang ada dibawah Objects atau pilih

dan klik menu View, Database Objects, Tables.

2. Pada jendela kerja database dengan pilihan obyek tables

tersebut, klik dua kali Create table in Design view. Jendela

table design akan ditampilan. Dapat dilihat pada Gambar 2.9.

Gambar 2.9. Jendela table design

 27

3. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pendefinisian struktur tabel

dengan car a mengisi nama field (field name) dengan panjang

maksimum 64 karakter, jenis data (data type) dan keterangan

bila ada.

4. Jika perlu anda dapat mengisi Field Property yang ada

dibawahnya. Tampilan field Property berbeda-beda untuk tiap

field, tergantung tipe datanya.

5. Setelah selesai melakukan pendefinisian struktur tabel, simpan

hasil pendefinisian tersebut dengan cara memilih dan mengklik

menu file. Dapat dilihat pada gambar 2.10.

Gambar 2.10. kotak dialog Save As

6. Pada kotak isian Table Name, ketikkan nama untuk tabel

tersebut. Kemudian klik OK.

7. Tutup jendela pendefinisian tabel tersebut dengan cara memilih

dan mengklik menu file, close atau klik tombol close (x).

c) Menentukan dan mengubah Pimary key

Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu

field, dengan langkah sebagai berikut :

1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.
 28

2. Kemudian klik tombol toolbar Design. Jendela design struktur

tabel akan ditampilkan

3. Pilih dan klik nam field yang ingin dijadikan primary key.

4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar

Primary key. Dapat dilihat pada gambar 2.11

Gambar 2.11. Tampilan untuk membuat field kunci (Primary Key)

G. Tinjauan umum Visul Basi 6.0

1. Pengenalan Visual Basic

Visual Basic adalah bahasa Program yang berbeda dengan bahasa

program basic konvensional yang telah kita kenal umumnya. Pada

pemrograman Visual Basic untuk merancang suatu aplikasi project,

terlebih dahulu kita harus memperkirakan format autput yang kita

perlukan. Untuk selanjutnya diikuti dengan penulisan kode-kode program

sesuai dengan rancangan output yang kita miliki. Konsep tersebut dikenal

dengan dengan konsep Top-Down, artinya alur merancang suatu aplikasi

program dilakukan dengan membuat outputnya terlebih dahulu kemudian

menuliskan kode program. Segala kegiatan merancang bentuk output serta

penulisan kode program dan proses program dapat diikuti dengan mudah

dan jelas sehingga dikenal dengan istilah pemrograman visual atau Object

Oriented Programming (OOP).

 29

Merancang format output di Visual Basic berbeda dengan bahasa

basic biasa yang konvensional, karena di Visual Basic kita membentuk

output dengan sekumpulan object, object-object tersebut telah disediakan

sebagai fasilitas tool di Visual Basic, kumpulan object tersebut dinamakan

“ToolBox”. Setiap object yang ada pada toolbox mempunyai karakter dan

prilaku khusus, karakter prilaku khusus yang ada kemudian diistilahkan

dengan “Control”. Control ini bisa diatur dengan menggunakan bantuan

“Window Properti”. Selanjutnya object dengan control tersebut disusun,

didesain pada media yang dinamakan “Form”.

2. Cara Menjalankan Visual Basic

Untuk menjalankan Visual Basic 6.0 ada beberapa cara yang lazim

digunakan, yaitu

a. Sorot dan klik Start, lalu sorot Program dilanjutkan dengan memilih

Microsoft Visual Basic Studio 6.0, kemudian klik Microsoft Visual

Basic 6.0.

b. Setelah itu akan tampil kotak dialog yaitu New Project kemudian

klik Standart EXE, tampak pada gambar 2.12

 30

Gambar 2.12 Menu Pilihan New Project

c. Maka akan tampil Integrated Development Integration

3 Integrated Development Integration (IDE)

Integrated Development Integration (IDE) adalah tempat kita

bekerja untuk menghasilkan program aplikasi. Pada IDE ini kita dapat

menggunakan banyak tools yang dapat kita ambil dengan mudah. Layar

ini adalah lingkungan pengembangan aplikasi Visual Basic yang

nantinya akan digunakan untuk membuat program-program aplikasi

dengan Visual Basic. Layar Visual Basic hampir sama dengan layar

program-program aplikasi windows pada umumnya, terutama jika

pernah menggunakan bahasa pemrograman visual lainnya, seperti

Microsoft Visual Foxpro, Microsoft Access dan lain sebagainya, lihat

pada gambar 2.13..

 31

Menu Bar ToolBar

ToolBox Window
Form Form Layout Project
explorer

Window
Properties

Gambar 2.13 .Tampilan IDE Visual Basic 6.0

a Menu Bar

Menu ini adalah menu utama yang menampilkan perintah-perintah

yang terdapat pada visual basic. Pada menu bar ini terdapat file menu

yang khas untuk software under windows seperti file, edit, program, dan
 32

seterusnya. Setiap title mempunyai item menu masing-masing yang

dikelompokkan berdasarkan title menu yang ada, di atas menu bar.

b ToolBar

Toolbar yaitu sekumpulan tombol yang berfungsi sebagai tombol

cepat (Shortcut) untuk menjalankan perintah dan mengendalikan

lingkungan pemrograman Visual Basic. Tombol-tombol ini merupakan

perintah-perintah yang sering digunakan dan terdapat pula pada menu

Visual Basic.

c ToolBox

Toolbox merupakan kumpulan object yang digunakan untuk

merancang sebuah output program. Karena masing-masing object

mempunyai sifat yang khas, dan dengan sifat yang khas tersebut kita

tinggal memberikan kontrolnya, sehingga menjadi suatu aplikasi

program yang kita inginkan, maka object ini disebut dengan Control.

kita bisa menambahkan control yang lain ke dalam toolbox jika

diperlukan. Penambahan control ini dimungkinkan jika ada beberapa

fungsi atau object yang diperlukan ternyata tidak ada dalam toolbox

tersebut. Seperti terlihat pada tabel 2.14.

Tombol Nama Fungsi

Pointer Ini bukan kontrol, melainkan penunjuk

kontrol sehingga kita bisa

memindahkan letak atau mengubah

ukuran kontrol yang pada form

 33

Picture Box Untuk menampilkan gambar statis

maupun gambar aktif dari sumber

diluar dirinya
Label Kontrol yang kita bisa gunakan untuk

menampilkan teks yang tidak bisa

diubah oleh pemakai program.

Text Box Untuk membuat areal teks, dimana

teksnya bisa diubah oleh pemkai

Command Button Untuk membuat sebuah tombol

pelaksanaan perintah

Untuk menampilkan disk drive yang

Drive List Box dimiliki komputer

Image Untuk menampilkan gambat bitmap,

icon ataupun metafile pada form.

Kontrol picture box menyediakan lebih

banyak fasilitas dibidang kontrol ini.

File List Box Untuk menampilkan sebuah daftar filr

Hscrolling Bar Untuk penggulungan dengan jangka

lebar dengan indikasi posisi pemilihan

dalam posisi horizontal

List Box Digunakan untuk menampilkan daftar

pilihan yang bisa digulung

Timer Untuk menghitung waktu event dalam

intervel yang ditentukan

Data Menyediakan sarana akses data dalam

suatu database
 34

Check Box Untuk membuat kotak check yang

mudah pemkaianya. Biasa digunkan

untuk pemilihan dua keadaan

(misalnya benar atau salah) dari

banyak pilihan sekaligus

Option Button Untuk pemilihan dua keadaan dari

banyak pilihan, namun hanya satu

pilihan saja yang bisa diaktifkan pada

suatu saat
Shape Untuk memasang kontrol yang mampu

menghasilkan sarana agar pemakai bisa

mengambar bentuk, seperti oval,

lingkaran dan lain-lain.

Combo Box Untuk menghasilkan kontrol yang

merupakan kombinasi dari list box dan

text box, sehingga pemakai bisa

memasukkan pilihan melalui daftar

atau menuliskannya
Line Untuk mengambarkan garis

Frame Untuk mengelompokkan beberapa

kontrol. Kontrol ini harus dipasang

terlebih dahulu sebelum kontrol yang

dilingkupinya
OLE Untuk menghasilkan proses link dan

embed Obyek antar aplikasi

Tabel 2.14.Tampilan Tool Box
 35

d Form
Form adalah bahan pembuatan windows. Kita meletakkan control

pada form. Control ini misalnya tombol check box, button, label dan

sebagainya, pada form ini kita dapat membuat aplikasi yang kita

inginkan.

4 Window Propesties

Windows Properties digunakan untuk mengatur properties sebuah

object. Object yang ada ditampilkan pada daftar object, sedangkan

window properties terbagi atas dua kolom, yaitu :

a. Kolom List Properties

b. Kolom Value Properties

5 Window Project Explorer

Project Explorer berfungsi sebgai pengakses bagian-bagian

pembentuk project, window ini juga digunakan untuk melihat struktur

nama project yang kita buat, struktur yang ditampilkan adalah susunan

form dan module serta class yang aktif digunakan pada saat Project

dibuat.

6 Keistimewaan Visual Basic 6

Menurut Kurniadi, (2000) keistimewaan Visual Basic 6.0

 36

a Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama

Developer Studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama

dengan Visual C++.

b Memiliki compiler yang andal yang dapat menghasilkan file

executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya.

c Memiliki tambahan beberapa sarana Wizard yang baru. Wizard adalah

sarana yang mempermudah di dalam membuat aplikasi dengan

mengotomatisasi tugas-tugas tertentu.

d Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan

sruktur bahasa Visual Basic.

e Kemampuan membuat ActiveX dan fasilitas internet yang lebih

banyak.

f Sarana akses data yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi

database yang berkemampuan tinggi

Crystal Report

1 Pengertian Crystal Report

Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat

digunakan dengan bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Borland

Delphi, Visual Basic, Visual C/C++, dan Visual Interdev.

Menurut Hadi, (2003) ada beberapa kelebihan dari Crystal Reports ini

adalah :
 37

a. Dari segi pembuatan laporan, tidak terlalu rumit yang memungkinkan

para programmer pemula sekalipun dapat membuat laporan yang

sederhana tanpa melibatkan banyak kode pemrograman.

b. Integrasi dengan bahasa-bahasa pemrograman lain yang

memungkinkan dapat digunakan oleh banyak programmer dengan

masing-masing keahlian.

c. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format populer

seperti Microsoft Word, Excel, Access, Adobe Acrobat Reader, HTML

dan sebagainya.

2 Cara menjalankan Crystal Reports

menggabungkannya dengan Visual Basic 6.0 dengan langkah-

langkah sebagai berikut :

a) Untuk menambah sebuah laporan baru ke dalam project, klik menu

Project dalam Visual Basic, dilanjutkan dengan mengklik Crystal

Report dapat dilihat pada Gambar 2.15

Gambar 2.15 Tampilan Crystal Report pada Visual Basic

b) Akan ditampilkan kotak dialog Crystal Reports Gallery yang berfungsi

sebagai pilihan jenis laporan apa yang akan dibuat. Pada setiap pilihan
 38

jenis laporan, Anda akan dituntut oleh wizard ini dengan beberpa seri

tab untuk menentukan dasar laporan. Untuk tutorial ini pilih Using the

Report Expert dan tipe laporan Standart. Klik tombol OK untuk

langkah selanjutnya dapat diliihat pada 2.16.

Gambar 2.16. Tampilan Gallery pada Crystal Report

c) Sebuah laporan memerlukakan sumber data yang berfungsi sebagai isi

dari laporan itu sendiri. Crystal Reports dapat mengakses beberapa

sumber data yang berbeda, diantaranya:

a. Data Environment yaitu sumber data yang didefinisikan dalam

obyek Visual Basic.

b. Project yaitu sumber data dari obyek database (ADO, RDO,

DAO, OLE DB, ODBC).

c. Other yaitu sumber data dari Crystal Reports yang berbentuk

database driver yang ditampilkan dalam jendela data Explore.

d) Pada jendela Data Explorer pilih item find Database field kemudian

klik tombol Add. Akan ditampilkan kotak dialog open untuk membuka

file sumber data untuk laporan. Dalam tutorial ini kita akan

menggunakan file database milik visual Basic.

 39

e) Hasil pemilihan sumber data akan ditampilkan dalam frame tables.

Kemudian klik tombol Next untuk melanjutkan dapat dilihat pada

gambar 2.17

Gambar 2.17 Tampilan frame tables pada Crystal Report

Dalam tab Fields, anda diperbolehkan untuk memilih field apa saja yang

akan ditampilkan dalam laporan. Untuk menambah field ke dalam laporan,

klik field yang tersedian dalam area Available fields, kemudian klik

tombol Add untuk memasukannya ke dalam fields to Display. Tab Group,

Total, Top N, Chart, Select dan style digunakan untuk mengelompokkan

data, membuat chart, dan memilih record yang akan ditampilkan, dapat

dilihat pada gambar 2.18.

Gambar 2.18. Tampilan tab Fields pada Crystal Report

 40

f) Klik tombol Finish untuk melengkapi langkah-langkah pembuatan

laporan, dapat dilihat pada gambar 2.19.

Gambar 2.19. Tampilan Crystal Report Expert

g) Melihat dan mencetak Laporan

Untuk melihat hasil laporan yang sudah kita buat, klik menu Run

pada IDE Visual Basic dan pilih dan pilih submenu Start, dapat di lihat

pada gambar 2.20.

Gambar 2.20 Tampilan Run pada IDE Visual Basic

3 Toolbox Crystal Report

Dapat dilihat pada gambar 2.21

 41

Gambar 2.21. Tampilan Toobox pada Crystal Report 8.5

Kontrol utama dalam jendela toolbox ditampilkan dalam tiga obyek kontrol

yaitu :

a. Text digunakan untuk membuat label atau teks pada laporan

b. Line digunakan untuk membuat garis

c. Box digunakan untuk membuat kotak

4 Kontrol Crystal Reports Viewer

Form ini dibuatkan otomatis oleh Crystal Report ketika anda membuat

sebuah laporan baru. Isi dari form ini hanya ada satu buah kontrol yang

dinamakan Crystal Report Viewer (CRViewer) dan ditambah beberapa

kode untuk menyesuaikan lingkungan kerja laporan, dapat dilihat pada

gambar 2.22.

Gambar 2.22. Tampilan CRViewer pada Crystal Report 8.5