JPN
PPD
1
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >
PENGETUA
PENOLONG PENOLONG
PENOLONG PENOLONG PENOLONG KANAN
KANAN KANAN
KANAN PETANG KANAN HEM TINGKATAN ENAM
PENTADBIRAN KOKURIKULUM
2
CARTA FUNGSI
Bertanggungjawab dalam
peningkatan sahsiah murid serta
memastikan pelaksanaan
selaras dengan dasar KPM
Mewujudkan hubungan dua hala
dengan komuniti dan agensi-
sgensi luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa
PENGURUSAN PENGOPERASIAN
3
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar
PENGURUSAN KURIKULUM
4
e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan
kebersihan bangunan dan kawasan
f. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku
DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Penolong Kanan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Hal Ehwal Murid Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PK HEM WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
GRED JAWATAN DG48 BIDANG UTAMA Pendidikan
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
DISEDIAKAN
STATUS JAWATAN Tetap < Nama PK HEM>
OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
< nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 1>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 1>
Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan
5
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Membantu merancang, merangka dan 1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan
menyelaraskan program/ aktiviti strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan
pengurusan sekolah yang data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
komprehensif bagi memastikan kualiti pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan
sekolah meningkat secara konsisten. program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan
pembangunan sumber manusia meliputi latihan
personel dan penilaian prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program
lawatan dan hubungan dengan pihak luar
Membantu merancang dan mentadbir pengurusan 1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
hal ehwal murid bagi memastikan program disiplin murid
keselamatan, kebajikan dan kemenjadian 2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan
murid secara menyeluruh bimbingan dan kaunseling murid
3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
program kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah
4. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan
buku teks
5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan
keselamatan dan kebersihan bangunan dan kawasan
6. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin
dan kedai buku
6
Membantu merancang, merangka dan 1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan
menyelaraskan program/ aktiviti strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan
pengurusan sekolah yang komprehensif data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
bagi memastikan kualiti sekolah meningkat pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan
secara konsisten. program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan
pembangunan sumber manusia meliputi latihan
personel dan penilaian prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program
lawatan dan hubungan dengan pihak luar
DIMENSI
● Kategori Sekolah :
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Penolong Kanan:
● Bilangan Guru :
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
● Bilangan Kelas:
● Kelas PPKI:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi
pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan
ATAU
● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;
KOMPETENSI
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 44 sekurang-kurangnya 3 tahun
●
7
PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan
1. P untuk mengumpul data PK(P)
yang diperlukan
PK(P) Mengumpul data dari GAB
2. GAB
yang berkaitan
Memasukkan data /
menggabungkan data
3. PK(P) GAB
yang dikumpul (sekiranya
perlu)
Melaksanakan verifikasi PK(P)/GAB
4. P
dan validasi data
Membuat pengesahan ke
PK(P)/GAB
5. P atas data yang telah
disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK(P) menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan GAB
7. PK(P)
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan
8. PK(P)/GAB PK(P)
penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
8
Menyediakan laporan GAB
9. PK(P)
tindakan susulan
Membuat pengesahan ke
GPK/GAB/
10. P atas laporan yang telah
PM
dikemaskini
11. AKP Rekod dan dokumentasi P
CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB
Mula
PK
Data perlu
diubahsuai
Data mengikut
kehendak dan
keperluan
PK
Tamat
PK
PK
PK
PK
AKP
10
Melaksanakan verifikasi dan validasi data
11
SENARAI SEMAK
12
Melaksanakan verifikasi dan validasi
4.
data
Membuat pengesahan ke atas data
5.
yang telah disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan menyediakan
6.
laporan berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan dalam
7.
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan (tindakan
pembetulan, pencegahan dan
8.
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.
Menyediakan laporan tindakan
9.
susulan
Membuat pengesahan ke atas laporan
10.
yang telah dikemaskini
PROSES KERJA
Aktiviti 2: Pengurusan Strategik
13
Menetapkan matlamat
14. P PK Garis Panduan Bagi
sekolah Mewujudkan Petunjuk-
Petunjuk Prestasi
Analisis persekitaran
15. Jawatankuasa P/ PK/ GAB Utama Atau Key
(SWOT) Performance Indicators
Penyediaan Perancangan (KPI) dan
16. Jawatankuasa Strategik, Pelan Taktikal P/ PK/ GAB Melaksanakan
dan Pelan Operasi Pengukuran Prestasi di
Kelulusan Perancangan Agensi Kerajaan
17. P Strategik, Pelan Taktikal PK
dan Pelan Operasi
Pelaksanaan Pelan
18. PK/GAB P/ PK
Operasi
Melaksanakan kajian
19. P semula dan menambah PK
baik
Mendokumentasikan
20. Jawatankuasa P
Perancangan Strategik.
MULA
Tidak lulus
Penambahbaikan
Lulus
Pelaksanaan Pelan Operasi
PK GAB 1170 minit
Melaksanakan kajian semula dan
menambah baik
P 1170 minit
Mendokumentasikan Perancangan
JK Strategik.
60 minit
14
TAMAT
SENARAI SEMAK
15
Menetapkan matlamat sekolah
3. ● Surat arahan
● Bengkel
Analisis persekitaran (SWOT)
4. ● Faktor membantu pencapaian objektif
● Faktor menjejas pencapaian objektif
Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal
dan Pelan Operasi
● Semakan Perancangan Strategik sedia ada
5. ● Pelan Taktikal yang diterjemah dari Perancangan
Strategik
● Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang
merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,
6. Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan
7. Sokongan
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan
● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi
Pelaksanaan Pelan Operasi
8. ● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
● Laporan/ Dokumentasi
Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
9.
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan
PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
16
4. PK/GKMP/GAB Menjalankan siasatan P
Menghantar keputusan
siasatan aduan bersama
8. PK/GKMP/GAB P
Borang Maklum Balas kepada
pengadu
Menyediakan analisis aduan
9. GKMP/GAB setiap bulan dan dilaporkan PK
dalam mesyuarat pengurusan
MULA
CARTA ALIR
60 minit
17
TAMAT
Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada 30 minit
P pengadu.
P
Pengesahan laporan 30 minit
18
SENARAI SEMAK
4. Menjalankan siasatan
6. Menyediakan ulasan.
19
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1. P PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
2. P melaksanakan pemantauan PK/GKMP
secara berkala
Menyediakan jadual
3. PK HEM P
pemantauan
Melaksanakan pemantauan
4. AJK PK/GKMP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil Pegawai
5. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. AJK dibentangkan dalam PK/GKMP
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP
telah dibentangkan
20
CARTA ALIR
MULA
Ya
Tindakan
penyelesaian
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA
Melantik Jawatankuasa
P
5850 minit
Menyediakan
jadual
PK HEM
pemantauan
Laksana
pemantauan 120 minit
AJK berkala
AJK
Aduan/Isu 120 minit
AJK
180 minit
Laporan
Tidak
AJK
Tindakan
susulan
AJK
TAMAT Rekod dan
dokumentasi
21
SENARAI SEMAK
22
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) / PK
1. P Arahan pelaksanaan program
Petang
A. PERANCANGAN
2. PK(P)/ PK GKMP
Petang Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :
a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. PK(P) / PK Menentukan kaedah GKMP
Petang pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. P Mendapatkan kelulusan PK(P)/ PK
daripada P Petang
5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
23
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK (P)/ PK pengukuran GKMP / GAB /
Petang a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI
8. GKMP / GAB Menyediakan laporan program PK(P) / PK
setelah program selesai. Petang
D. KEBERKESANAN
9. P PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / GKMP /
Menjalankan mesyuarat post GAB
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. PK (P)/ PK Membuat tindakan susulan GAB
Petang berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.
24
CARTA ALIR
Mula
PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit
Tidak lulus
P
Lulus
Penambahbaikan
PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit
Ada isu
Tindakan
Tempoh
pembetulan Proses Kerja masa
Tiada isu
Kajian semula
60 minit
2 hari
60 hari
Tamat
90 minit
25
SENARAI SEMAK
2. Mendapatkan kelulusan
3 Melaksanakan program
4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program
5. Kajian semula
6. Tindakan Susulan
7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan
26
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. P dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
2. P PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. P PK
program
CARTA ALIR
27
Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar
MULA
Ya
Tindakan
penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem
Laksana aktiviti
PK
GAB
Laporan
GAB
120 minit
Tidak
TAMAT
berkesan
P/GB dan PK
120 minit
Rekod dan
GAB dokumentasi
60 minit
28
SENARAI SEMAK
29
Memeriksa kerosakan aset (jika ada).
11. ● Borang aduan kerosakan
Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali
dalam setahun dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
● Dokumen Laporan Pemeriksan
12. ● Laporan Tindakan hasil penemuan
pemeriksaan
● Sijil Tahunan Pemeriksaan
● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.
13. ● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan
● Senarai kehadiran
● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
14. Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-
12 kepada Pegawai Pengawal.
30
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
11. P GPK/ GAB PENTADBIRAN
panggilan mesyuarat kepada ahli
AWAM
mesyuarat.
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT -
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK EKOSISTEM
12. P
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
13. GAB Mencatat minit mesyuarat. P
● AKTA ARKIB
NEGARA
31
CARTA ALIR
MULA
P
Edar surat panggilan 240 minit
P Laksana mesyuarat
360 minit
32
SENARAI SEMAK
33
Mengumpul dan menyatukan dapatan
7.
maklum balas.
PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
34
1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM
2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)
35
CARTA
Aktiviti ALIR
8 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel
GPK/SU LADAP
780 min
Menyerahkan cadangan perancangan latihan
kepada Pengetua/Guru Besar untuk
20 min kelulusan.
P
SENARAI SEMAK
Aktiviti 8 : Pengurusan Pembangunan Manusia
i) Latihan Personel
1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara online dalam sistem
eSPLG
9. 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum , semasa dan selepas)
37
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah menyediakan minit
curai dan diserahkan kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk disimpan dan
tindakan..
38
PROSES KERJA
Aktiviti 9: Penilaian Prestasi
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
SEBELUM : Fail Am 435 •
Menerima Surat Arahan Pelaksanaan Daftar
1. P Urus Setia
PBPPP daripada KSU/ KPM TERHAD
39
KEMASKINI MAKLUMAT PPP DAN
Sekolah
PENETAPAN PEGAWAI PENILAI (PP)
(eOperasi) •
Bahagian/
10. JK PBPPP Memastikan maklumat PPP
JPN/ PPD
dikemaskini sebelum penetapan/
(ePrestasi)
pertukaran PP
11
Membuat penetapan PP bagi setiap
11. JK PBPPP PYD
TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP PERINGKAT
ORGANISASI
17. JK PBPPP
Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman
PBPPP kepada semua warga baru
organisasi.
40
JK PBPPP & Menyerahkan Salinan Rekod Borang
22.
PP Skor PP kepada PYD
Melalui
Memasukkan markah akhir PYD yang
28. P sistem e-
diselaraskan.
Prestasi
Melalui
Menghantar markah akhir PYD yang
29. P sistem e-
diselaraskan
Prestasi
41
CARTA ALIR
MULA
120 MINIT
Memastikan lantikan
Jawatankuasa PBPPP didaftarkan
GPK 1/SU dalam sistem e-Prestasi 390 MINIT
Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi
untuk pengesahan oleh organsasi 390 MINIT
GPK 1/SU
yang menyelia
Mengadakan Mesyuarat
P
Jawatankuasa PBPPP
42
Memastikan maklumat PPP
JK PBPPP dikemaskini sebelum penetapan/
pertukaran PP
60 MINIT
JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
JK PBPPP semua warga baru organisasi.
120 MINIT
43
Pertama dan Akhir.
Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa PBPPP bagi
JK PBPPP
Tindak pelarasan markah akhir PYD yang
susul terlibat.
SENARAI SEMAK
Aktiviti 9 : Penilaian Prestasi
44
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
SEBELUM :
1. Menerima Surat Arahan Pelaksanaan PBPPP daripada
KSU/ KPM
2. Mengarahkan pendaftaran Fail Pengurusan PBPPP
45
TAKLIMAT/ MAKLUMAN PELAKSANAAN PBPPP
PERINGKAT ORGANISASI
17.
Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman PBPPP kepada
semua warga baru organisasi.
PROSES KERJA
46
PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP
Semasa PdP
4. GAB Memastikan suasana bilik darjah dalam GPK
keadaan kondusif.
5. GAB GPK
Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan
Disiplin Murid.
47
Melaksanakan PdP dan membimbing
murid seperti yang telah dirancang
6. GAB dalam Buku Persediaan Mengajar GPK
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)
CARTA ALIR
48
TANGGUNGJAWAB
Mula PROSES KERJA TEMPOH
15 MINIT
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
GAB
Rekod Persediaan Mengajar
GAB 15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan
3 MINIT
Memastikan suasana bilik darjah dalam
GAB
keadaan kondusif
3 MINIT
Merekodkan pengambilan dan pemulangan
GAB
peralatan dan bahan yang diperlukan
Mula 3 MINIT
GAB
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid
49
SENARAI SEMAK
50
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
8
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.
51
PROSES KERJA
Aktiviti 11 : Mengurus disiplin murid
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
1. P Melantik guru disiplin (dalam PK HEM
kalangan GAB) sekolah
2. P Mengadakan mesyuarat PK HEM
Pengurusan Disiplin
3. PK HEM Menyenaraikan kesalahan PK HEM
disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
4. GAB Memantau dan pemeriksaan PK HEM
bagi pencegahan disiplin
sekolah.
5. PK HEM Merekod kes-kes disiplin PK HEM
dalam sistem
52
8 PK HEM Melaporkan kes-kes disiplin
sekolah sepertimana garis
panduan yang berkuatkuasa.
CARTA ALIR
Aktiviti 11 : Mengurus disiplin murid
Tamat
53
Tanggungjawab Proses Kerja
PK HEM
390 minit Menyenaraikan kesalahan disiplin
sekolah
PK HEM
120 minit Menganalisis kes-kes disiplin sekolah
2 hari
60 hari Mengambil tindakan bagi kes disiplin
480 minit
PK HEM
berdasarkan garis panduan
SENARAI SEMAK
54
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
3
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan melaksanakan
4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin
sekolah.
PROSES KERJA
Aktiviti 12 : Mengurus aspek bantuan murid
55
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUN
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
G JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. P PKHEM
pengurusan bantuan
Menubuhkan dan melantik
2. PK HEM PK HEM
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada
3. PK HEM ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan
4. PK HEM bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang
5. P layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel
Menyediakan senarai murid
6. PK HEM
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama
7. P murid yang layak menerima
bantuan
CARTA ALIR
Aktiviti 12 : Mengurus aspek bantuan murid
56
MULA
TANGGUNG
PROSES KERJA
TEMPOH
JAWAB MASA
SENARAI SEMAK
57
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Mengarahkan pelaksanaan
pengurusan bantuan
11 Membuat pelaporan
PROSES KERJA
Aktiviti 13 : Mengurus aspek kesihatan
58
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. P PKHEM
aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik
2. P Guru
jawatankuasa
PK Merancang pelaksanaan aktiviti
3. Guru
HEM kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4. Guru PK HEM
murid
PK Memantau aktiviti kesihatan
5. Guru
HEM murid
Membuat analisis dan
6. Guru Guru
pelaporan aktiviti
PK
7. Membuat pelaporan aktiviti Guru
HEM
Perekodan dan
8. Guru Guru
pendokumentasian
CARTA ALIR
TANGGUNG
MULA TEMPOH
PROSES KERJA
JAWAB MASA
59
PK HEM Memantau aktiviti kesihatan murid
TAMAT
SENARAI SEMAK
Aktiviti 13 : Mengurus aspek kesihatan
Mengarahkan pelaksanaan
1.
aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik
2.
jawatankuasa
Merancang pelaksanaan aktiviti
3
kesihatan murid
60
Memantau aktiviti kesihatan
5.
murid
Perekodan dan
8.
pendokumentasian
Aktiviti
PROSES 14 : Mengurus
KERJA Skim Pinjaman Buku Teks
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK
Hem/Guru
1. P
Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT/Guru 1. Akta
SPBT yang selanjutnya setelah menerima Pendidikan
Kelas
Borang Maklumat Murid (BMM)
Guru
1996 (Akta
PK HEM Menerima arahan serta menyelaras 550)
SPBT/Guru
2. percetakan BMM 2. Pelan
Kelas
Guru Mengedarkan Borang BMM kepada murid GPK Hem Pembangun
3. SPBT/Guru / waris
61
Kelas an
GPK Pendidikan
Guru Kelas Mengumpul Borang BMM yang telah Malaysia
Hem/Guru
4. dilengkapkan murid / waris
SPBT 2013 –
Membuat semakan BMM dan dokumen GPK 2025
Guru Kelas sokongan dan menyediakan enrolmen Hem/Guru
5. SPBT
yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa
P SPBT untuk meluluskan murid yang layak Guru Kelas
6.
menerima SPBT
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris tentang
7 Guru Kelas GPK Hem
kelulusan permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid GPK Hem /
8
yang layak Guru Kelas
62
Guru SPBT diasingkan.
Guru SPBT /
19 PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi. GPK Hem
63
6. CARTA
Aktiviti 14 : Mengurus ALIR
Skim Pinjaman Buku Teks
Tempoh masa
64
Tanggungjawab Mula Proses Kerja
390 minit
GK Mengedarkan BMM kepada murid / waris
30 minit
GK Mengumpulkan dan membuat semakan
BMM yang telah dilengkapkan oleh murid /
390 minit
waris
GK Menyediakan senarai enrolmen murid yang
30 minit layak
65
7. SENARAI SEMAK
66
Memastikan invois diisi berdasarkan;
a) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
14. c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap
kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan
15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
PROSES KERJA
67
Aktiviti 15 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR
Melaksanakan pemantauan
4. P
berdasarkan keperluan
kontrak
Sekiranya berlaku
5. P ketidakpatuhan, tindakan
susulan perlu diambil
Menyediakan laporan
perkhidmatan dan penilaian
6. GPK HEM prestasi .
.
Membuat pengasahan
laporan perkhidmatan dan
7. P
penilaian prestasi
Mengantar laporan
perkhidmatan dan penilaian
8. PT prestasi ke JPN/PPD untuk
proses pembayaran
Merekod dan
9. GPK HEM mendokumentasi
CARTA ALIR
68
TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
MULA
P
Membuat penurunan kuasa
pemantauan keperluan kontrak kepada
P
GPK HEM
P
Melaksanakan pemantauan
berdasarkan keperluan kontrak
Tidak
patuh
Pematuhan kontrak Patuh
P
Tindakan
susulan
GPK
Merekod HEM
dan mendokumentasi
PT
TAMAT
SENARAI SEMAK
69
Aktiviti 15 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR
Melaksanakan pemantauan
berdasarkan keperluan kontrak
4.
PROSES KERJA
70
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
YANG ADA
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA PERATURAN
HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti murid yang yang
19. PK HEM/PT PK
akan mendaftar masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan
20. PK HEM/ PT PGB
kemasukan murid
Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
b. Salinan kad pengenalan ibu bapa /
penjaga
21. PK HEM/ PT PK
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika
berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
Bil air/letrik/cukai pintu
Menetapkan kemasukan murid ke
22. PKP Guru Kelas
kelas bersuaian
Menguruskan pendaftaran murid
23. Guru Data Guru Kelas
masuk melalui sistem APDM
Memastikan data murid yang
24. Guru Kelas lengkap dan tepat melalui sistem Guru Data
APDM
Menyemak dan mengemaskini
dokumen fail peribadi murid yang
mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan
Terakhir (jika berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran
Sekolah
25. Guru Kelas PK
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan
CARTA ALIR
71
Aktiviti 16 : Pengurusan Pendaftaran Murid
MULA
5 Minit
PK HEM/ PT Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan
Tidak
Lengkap?
PKP Menetapkan kemasukan murid ke kelas 10 Minit
Ya
bersuaian
72
SENARAI SEMAK
73
9. Rekod dan dokumentasi
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PK / PT Mengenal pasti murid yang akan Guru Kelas
bertukar keluar
74
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan
9. Guru data Mengeluarkan data murid dari sekolah Guru Kelas
melalui sistem APDM
CARTA ALIR
MULA
Selepas Kelulusan
PK / PT Mendapatkan 1 salinan kelulusan 2 Minit
permohonan pertukaran murid
TAMAT
Penyerahan dokumen fail peribadi murid
PK /GAB/PT
kepada pemohon 10 Minit
75
Mengeluarkan data murid dari sekolah
Guru data
melalui sistem APDM 5 Minit
PT
Rekod dan dokumentasi 3 Minit
SENARAI SEMAK
76
Menyerahkan dokumen permohonan yang
6. lengkap kepada pemohon untuk proses
kelulusan
Selepas Kelulusan
7. Mendapatkan 1 salinan kelulusan
permohonan pertukaran murid
Penyerahan dokumen fail peribadi murid
kepada pemohon yang mengandungi:
7. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
8. 8. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
9. Buku Rekod Kesihatan Murid
10. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
11. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
12. Sijil-sijil Pengiktirafan
Mengeluarkan data murid dari sekolah
9.
melalui sistem APDM
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menyediakan kertas cadangan
dan mendapatkan kelulusan
GAB P
1. daripada Pengetua atau Guru
Besar
2. Mengedar dan mendapatkan
GAB IBU BAPA
kebenaran daripada waris.
Mengadakan mesyuarat
3. GAB PK
penyelarasan.
Menyediakan dokumen bagi
mendapatkan kelulusan aktiviti
4. GAB JPN/PPD
daripada JPN/PPD (35 Hari
sebelum tarikh lawatan).
Mengesahkan permohonan
5. P GAB
lawatan murid
Memberi taklimat kepada peserta
6. GAB PK
lawatan dan waris
Menyediakan arahan dan
7. GAB PK
peraturan secara bertulis.
77
Memaklumkan pergerakan
HOSPITAL
kepada hospital/pusat kesihatan,
BALAI POLIS
8. GAB balai polis dan JPN/PPD yang
JPN
berhampiran dengan tempat
PPD
lawatan.
Memastikan Kotak Pertolongan
Cemas diperiksa,peralatan
9. GAB PK
mencukupi serta sentiasa ada
bersama sepanjang aktiviti
Mencatat pergerakan dalam buku
10. GAB PK
log
Membuat dan menghantar
laporan lawatan dan laporan
11. GAB P
perbelanjaan secara bertulis
kepada pelulus
Perekodan dan
12. GAB PK
pendokumentasian
78
Aktiviti 18 Pengurusan
: Lawatan murid
CARTA ALIR
Tanggungjawab
Tempoh Masa Proses Kerja
1440 minit
PK HEM Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan
waris
79
SENARAI SEMAK
SENARAI BORANG
KOD BORANG
BIL. BORANG
1.
2.
3.
4.
5.
81
BIL. NAMA JAWATANKUASA
1 AJK Panitia
5.
82