LINEAMIENTO PARA LA ADMINISTRACION DE LAS CAJAS MENORES

Bogotá D.C., Mayo de 2017

 LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION
DE LAS CAJAS MENORES

Proceso asociado: Gestión Financiera Código: L-GF-02 Versión 08

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO: ------------------------------------------------------------------------------------------- 3
2. ALCANCE: ------------------------------------------------------------------------------------------- 3
3. TERMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------ 3
4. POLITICAS PARA LA ADMINISTRACION DE CAJAS MENORES ------------------- 4
5. ETAPAS PARA LA ADMINISTRACION DE CAJAS MENORES ----------------------- 4
5.1 CONSTITUCION DE CAJAS MENORES: ---------------------------------------------- 4
5.2 MANEJO DE LAS CAJAS MENORES --------------------------------------------------- 6
5.3 REEMBOLSO DE LAS CAJAS MENORES -------------------------------------------- 9
5.4 CONTROLES PARA EL MANEJO DE LAS CAJAS MENORES --------------- 11
6. MARCO LEGAL. ---------------------------------------------------------------------------------- 12
7. REQUISITOS TÉCNICOS: --------------------------------------------------------------------- 12
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS ---------------------------------------------------------------- 12

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Proceso asociado: Gestión Financiera Código: L-GF-02 Versión 08

1. OBJETIVO:

Establecer los mecanismos para la constitución, manejo y control de las cajas menores
de la Presidencia de la República.

2. ALCANCE:

Aplica para todas las Cajas Menores que se constituyan para sufragar gastos que
tengan el carácter de urgente e indispensable, con la finalidad de apoyar la gestión
administrativa y misional de la entidad.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Arqueo de Caja Menor: Es aquella verificación sorpresiva realizada por funcionarios

designados por la administración, diferente de quienes manejan la caja menor, con el
fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros
sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos
asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a
cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones
de apertura, independientemente de la verificación por parte de la Oficina de Control
Interno.

Caja Menor: Es un fondo de dinero necesario para cubrir los gastos menores e
imprevistos, que por su carácter de urgente requieran el pago inmediato.

Constitución: La Caja menor se constituirá por cada vigencia fiscal mediante acto
administrativo suscrito por el jefe del respectivo órgano, o a quien este delegue.

CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido a través del

sistema de Información Financiera SIIF - para amparar la constitución de la caja menor.

Cuantía: se refiere al valor correspondiente del total de la caja menor y a los valores
desagregados por rubro presupuestal.

Cuentadante: Persona responsable del manejo de los recursos asignados a la Caja

Menor, que es designado mediante acto administrativo.

Clase de Gasto: Identificación presupuestal para determinar la clasificación del gasto

realizado.

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Destinación: El dinero que se entregue para la constitución de Cajas Menores debe ser
utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto
General de la Nación que tengan el carácter de urgente.

Gasto: Salida de recursos, expresados en forma cuantitativa, requeridos para el

desarrollo de la actividad ordinaria de la entidad.

Monetizar: Convertir en efectivo o en moneda local, una moneda extranjera.

Legalización: Presentación al Área Financiera de los documentos que soportan el

gasto con el cumplimiento de los requisitos legales para efectos del reembolso o
legalización definitiva de la caja menor.

Reembolso: Devolución de la cuantía de los gastos realizados sin que excedan el

monto previsto en el respectivo rubro presupuestal en forma mensual o cuando se haya
consumido más de un 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los
rublos presupuestales afectados.

En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros

presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.

Registrar: Descargar una partida o cantidad en los libros, de acuerdo con criterios ya
establecidos.

4. POLITICAS PARA LA ADMINISTRACION DE CAJAS MENORES

 El dinero que se entregue para el manejo de las Cajas Menores debe ser utilizado
para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto
General de la Nación que tengan el carácter de urgente.

 El responsable para el manejo de la caja menor deberá actuar de conformidad con

la ley y responderá por la legalización oportuna y el manejo del dinero que se
encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales y disciplinarias a
que hubiere lugar.

5. ETAPAS PARA LA ADMINISTRACION DE CAJAS MENORES

5.1 CONSTITUCION DE CAJAS MENORES:

Requisitos

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Para la constitución de las Cajas Menores se deberán tener en cuenta los siguientes
requisitos:

1. Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP, para amparar su constitución.

2. Para cada vigencia fiscal, se constituirán las cajas menores, mediante resolución
suscrita por el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República o su delegado, indicando la cuantía de cada rubro, el responsable, la
finalidad, unidad ejecutora y la clase de gasto que se puede realizar.
3. Póliza para el manejo de los recursos.
4. Apertura de la Cuenta Corriente respectiva: Los fondos de las cajas menores se
deben manejar en cuentas corrientes a nombre de la Entidad indicando el
nombre del responsable de manejo.
Habrá fondos de cajas menores que pueden mantenerse en efectivo hasta una
base y se abrirán de acuerdo con las necesidades y requerimientos de los
usuarios de las mismas, en las cuentas corrientes que se establezcan de
conformidad con el presente lineamiento, no se pueden registrar transacciones
por consignaciones o retiros diferentes a los inherentes al manejo de los recursos
de las cajas menores.
5. Cuando se requiera la creación de una caja menor, el responsable de su manejo
informará a la aseguradora, anexando copia de la resolución de constitución para
que se realice el amparo correspondiente.
6. Registro de las operaciones de creación en el sistema SIIF. Adicionalmente, el
responsable establecerá mecanismos de autocontrol a través de registros que
permitan hacer el seguimiento de los recursos bajo su custodia.

Pasos para la creación:

1. El Ordenador del Gasto identifica la necesidad de Crear, Adicionar, Reducir, Eliminar

o Fusionar la Caja Menor, así como determinar el responsable para su manejo
indicando el nombre del servidor público, cédula de ciudadanía, monto,
discriminación del gasto por rubro presupuestal según el tipo de gasto.
2. El responsable de la Caja Menor proyecta solicitud del CDP en el formato F-GF-23
para la firma del delegado para la constitución y funcionamiento de las cajas
menores. Ver Procedimiento Ejecución Presupuestal- P-GF-14.
3. Una vez expedido el CDP, el responsable de la Caja Menor procede a elaborar el
proyecto de resolución por medio del cual se crea la caja menor, a la que se anexará
la justificación técnica y económica.
4. El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su
delegado aprueba la resolución.
5. La dependencia encargada de numeración de actos administrativos, numera y
entrega copia de la resolución a los responsables de caja menor y al Área Financiera.
6. El Grupo de Presupuesto registra la creación de la caja menor en el Sistema de
Información Financiera SIIF y expide el compromiso presupuestal.
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7. El Grupo de Central de Cuentas registra la cuenta por pagar de creación de la caja

menor en el Sistema de Información Financiera SIIF.
8. El Grupo de Contabilidad registra la obligación de creación de la caja menor en el
Sistema de Información Financiera SIIF.
9. El Grupo de Pagaduría genera la orden de pago de creación de la caja menor en el
SIIF Nación.
10. El cuentadante registra en el SIIF Nación, el ingreso a bancos correspondiente a los
recursos asignados a la caja menor.
11. El Grupo de Recursos Físicos del Área Administrativa gestiona ante la Compañía
de Seguros respectiva la inclusión en la Póliza Global de Manejo vigente de los
funcionarios a quienes se designe para el manejo de las cajas menores.

5.2 MANEJO DE LAS CAJAS MENORES

Pasos Generales:

Para ejecutar recursos por la caja menor se deben adelantar los siguientes pasos de
manera general:

1. El responsable de la Caja Menor realiza ante la entidad bancaria los trámites

necesarios para mantener recursos disponibles en Caja y/o bancos para cubrir
gastos.
2. Los servidores públicos, según la necesidad y el objeto del gasto realizan la solicitud
al responsable de Caja Menor diligenciando el Formato: F-GF-13 ”Solicitud de
Bienes y Servicios por Caja Menor” o a través del aplicativo dispuesto en la intranet
“Gestión de Comisiones”, así mismo, en el formato F- GA – 22 “Planilla de Servicio
de Transporte”, cuando requieran gastos de transporte, en el caso de viáticos al
exterior a través del formato de autorización comisiones de servicio al exterior
establecido en el SIGOB.
3. Recibir y verificar las solicitudes. Cuando se requiera atender gastos de
mantenimiento, estos solo se aceptan si no están contemplados en los contratos de
mantenimiento celebrados, por lo tanto se debe contar previamente con la
autorización correspondiente expedida por el Área Administrativa. Con recursos de
las cajas menores se pueden adquirir elementos de consumo, previa verificación de
la no existencia en Recursos Físicos del Área Administrativa.
4. Para gastos de bienes y servicios, el responsable de la Caja menor elabora el recibo
de caja menor el cual deberá tener como mínimo la siguiente información (Nombre,
Cédula de Ciudadanía del beneficiario, Fecha, Número consecutivo, Concepto del
gasto, Valor, firma de quien recibe los recursos) y entrega el efectivo al solicitante.
El original del recibo y el formato F-GF-13 reposarán en los archivos de la caja
menor de que se trate.
5. Para viáticos y gastos de viaje al interior el responsable de la Caja menor consigna
en la cuenta del servidor público o contratista, gira cheque o hace entrega de cheque
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de gerencia y cuando se trata de viajes al exterior entrega el valor equivalente en

dólares mediante oficio.
6. El servidor público o contratista legaliza el gasto ante el responsable de la Caja
Menor adjuntando los documentos soportes con el lleno de los requisitos legales:
(factura y/o recibo original, certificación de recibido a satisfacción del bien o servicio,
certificación bancaria para efectos de pago, reintegro y cumplido de comisión, entre
otros), conforme a lo establecido en el decreto expedido por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público. Para la entrega de los documentos soportes se
privilegiará el uso de las herramientas tecnológicas y aplicativos con los que cuente
la Entidad.
7. El responsable de Caja Menor contabiliza todas las operaciones realizadas, de
acuerdo con las disposiciones legales para las Cajas Menores, en el SIIF Nación.
8. Los rembolsos se realizan en las cuantías de los gastos realizados, sin exceder el
monto previsto en el respectivo rubro presupuestal en forma mensual o cuando se
haya consumido más de un setenta por ciento (70%) lo que ocurra primero, de
algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados. Efectuar en el
SIIF Nación el registro de la solicitud de reembolso y remitir al Grupo de Central de
Cuentas del Área Financiera, la relación de gastos con sus respectivas facturas y/o
recibos originales y la solicitud del CDP en el Formato F-GF-23 por la cuantía
legalizada.
9. Una vez expedido el CDP de reembolso elaborar la resolución de reconocimiento
del gasto, la cual debe ser firmada por el ordenador de gasto competente.
10. Los grupos de trabajo del Área Financiera efectúan los registros presupuestales,
contables y de pagaduría correspondiente al reembolso de caja menor.
11. Una vez recibido el abono del reembolso en la cuenta destinada para el manejo de
la caja menor se registra el ingreso en el SIIF Nación.
12. El responsable de Caja Menor realiza mensualmente la conciliación bancaria.
13. Para el Fondo de Programas Especiales para la Paz, la solicitud de bienes y servicios
F-GF-13 de que trata el numeral 2, así como la solicitud de gastos de viaje F-TH-35,
se podrán tramitar con la autorización a través de correo electrónico por parte de la
Directora. No obstante lo anterior, todos los formatos deberán estar firmados para
su legalización.

Para el manejo de las cajas menores se debe tener en cuenta las prohibiciones
establecidas en el Decreto expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y
la demás normas vigentes.

Pasos particulares para el manejo de Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje al

exterior.

1. Recibir del Área de Talento Humano la solicitud de comisión de autorización de

comisiones de servicios al exterior y de los decretos y/o resoluciones de

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comisiones al exterior, verificar si están conforme a lo establecido por las normas

vigentes, si no está conforme se devuelve al Área de Talento Humano.

2. Una vez los documentos se encuentren conformes, solicita a la entidad bancaria

mediante oficio el valor en dólares a entregar al beneficiario de la comisión.

3. Recoger los dólares solicitados mediante el servicio de transporte (seguro) de la

entidad.

4. Verificar la cantidad de dinero solicitado y elaborar oficio para entregar al

beneficiario o comisionado.

5. Una vez recibida del Banco la liquidación de registro de giro se procede a registrar
las diferentes operaciones en el SIIF.

6. Terminada la comisión, el beneficiario debe entregar al responsable de la caja

menor el cumplido de comisión diligenciando el formato F-TH-09 “Cumplido de
Comisión” y la respectiva legalización soportes de los gastos efectuados si hay
lugar a ello. Si el comisionado no cumple con la totalidad de la comisión, deberá
reintegrar con oficio indicando los días indicando el número de días en comisión,
el valor a reintegrar y la serie de los billetes que entrega, estos reintegros se
monetizan al tipo de cambio establecido por el Banco y quedarán en Caja
disponibles para utilizarse en comisiones posteriores.

7. Calcular el valor del reintegro de acuerdo al costo inicial de la comisión y registrar

en el SIIF el respectivo reintegro.

Pasos particulares para el manejo de Caja Menor de Viáticos y Gastos de Viaje al

interior.

1. Recibir del Área de Talento Humano la solicitud y el acto administrativo de

comisión o gasto de viaje donde se identifique los nombres de las personas que
viajarán, el destino y número de días en comisión, verificar si está conforme a lo
solicitado y lo establecido en los decretos de escala de asignación para viáticos
al interior, si no están conformes devolver al Área de Talento Humano.

Durante los cinco (5) días siguientes a la fecha de terminación de la comisión, la persona
comisionada al interior o exterior deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. Presentar informe de la comisión al jefe inmediato

2. Cumplido de comisión o de viaje debidamente diligenciado.
3. Pasabordos aéreos y/o facturas y/o recibos originales de gastos de transporte
terrestre y/o fluvial, cuando sea el caso. (Cuando se extravíen los pasabordos,
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se deberá solicitar la certificación de haber utilizado los tiquetes ante la

respectiva aerolínea).
4. Consignación con valor de reintegro, cuando haya lugar a ello.

Cuando el comisionado al exterior o al interior haya recibido avances de viáticos y por

cualquier circunstancia interrumpe la comisión antes del término previsto en ésta o la
misma sea cancelada, deberá reintegrar el valor correspondiente dentro de los 5 días
hábiles siguientes a la interrupción o a la cancelación de la comisión ante el responsable
de la caja menor o la persona que haga sus veces..

No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya

legalizado el gasto anterior.

5.3 REEMBOLSO DE LAS CAJAS MENORES

Requisitos

Para efectos del reembolso, las legalizaciones de caja menor deben cumplir con los
siguientes requisitos, los cuales serán realizados por el cuentadante:

a) Que se haya registrado una solicitud de reembolso en el SIIF Nación.

b) Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados
por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del
documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.
c) Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se
está legalizando.
d) Que los documentos no presenten enmendaduras o tachones.
e) Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado
la Caja Menor según el caso.
f) Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto, teniendo en
cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto.
g) Los reembolsos se hacen en cuantía de los gastos realizados, sin exceder el
monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando
se haya consumido más del 70%, lo que ocurra primero, de algunos o todos los
valores de los rubros presupuestales afectados.
h) Los pagos sometidos a retención en la fuente se les aplica las retenciones
debidas conforme la tabla de retenciones vigente.

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Pasos para el rembolso

1- El responsable de la Caja Menor remite al Grupo de Central de Cuentas del Área

Financiera la solicitud de reembolso anexando los documentos soportes
originales según el tipo de gasto con el lleno de los requisitos y la solicitud de
CDP diligenciado en el Formato F-GF-23 por el valor correspondiente al
reembolso suscrita por el ordenador de gasto competente.

2- El Área Financiera revisa la documentación soporte y realiza las operaciones

presupuestales, contables y el pago e informa al responsable de la Caja Menor
el abono a cuenta. Ver procedimiento Ejecución Presupuestal-P-GF-14.

3- El Responsable de Caja Menor verifica el depósito en la cuenta corriente de la

respectiva Entidad Bancaria y registra en el SIIF Nación.

Legalización definitiva

Para la legalización definitiva de la Caja Menor el responsable de la Caja debe consignar

el saldo sobrante en la cuenta asignada por la Dirección del Tesoro Nacional (para el
efectivo en dólares efectuar la monetización con la entidad bancaria), relacionar los
últimos gastos efectuados, contabilizar y hacer el cierre definitivo en el SIIF Nación.

La legalización definitiva de las cajas menores, constituidas durante el período, se hará

en las fechas establecidas en el Decreto expedido por el Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo
cuentadante responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento de su
legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio
de las demás acciones legales a que hubiere lugar.

Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma

definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar
la cuenta corriente.

Para efecto de los controles correspondientes, los responsables de las Cajas Menores,
deben remitir al Área Financiera - Grupo Pagaduría un oficio remisorio de la certificación
que les expida el Banco con respecto a la operación de saldar la cuenta corriente.

El cuentadante deberá entregar al Grupo de Pagaduría copia de la consignación

efectuada por el sobrante de recursos entregados por Caja Menor, acompañado del
reporte de ejecución de Caja Menor, donde se reflejan los saldos por rubro presupuestal
que el Pagador utilizará en la transacción de Reintegro Presupuestal.

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Así mismo deberá entregar copia de la consignación de las deducciones practicadas en

los últimos gastos no rembolsados, acompañado de un resumen de las retenciones
practicadas.

5.4 CONTROLES PARA EL MANEJO DE LAS CAJAS MENORES

Controles efectuados por el responsable de la Caja Menor

1- Registrar las operaciones realizadas con cargo a los fondos de la caja menor, por
cada uno de los conceptos autorizados. Las operaciones se deben registrar de
manera individual con base en los comprobantes o documentos que respalden
cada operación, indicando: fecha, codificación del gasto, concepto y valor, según
los comprobantes.
2- Verificar que la suma del efectivo, el saldo en bancos, los comprobantes de
egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valor total autorizado para la
caja menor
3- Realizar las conciliaciones bancarias
4- Verificar que el sitio disponible para la administración de la caja menor sea seguro
para salvaguardar los documentos y los dineros disponibles para gastos.

Cuando se presenten devoluciones de recursos a la caja menor por parte de un

proveedor o beneficiario de pago éstos reintegros deberán realizarse SIEMPRE a la
cuenta de la caja menor y NO a cuentas de la Pagaduría, sin importar que corresponda
a un gasto ya reembolsado y legalizado en meses anteriores.

Controles efectuados por el Área Financiera.

1- Verificar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros
sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan. Esta actividad se
realiza mediante arqueos los cuales se evidencian en el formato F-EM-16 Acta
de Arqueo Caja Menor.
2- Revisión de la documentación para las legalizaciones de las cajas menores
verificando el cumplimiento de los requisitos legales en el marco de lo dispuesto
en el Decreto expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Controles Efectuados por la Oficina de Control Interno

Realizar arqueos periódicos y sorpresivos por funcionarios designados por el Jefe de la

Oficina de Control interno, diferentes de quienes manejan las cajas menores, con el fin
de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros
sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos
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asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a

cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectivas comunicaciones
de apertura.

De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en

informe suscrito por el funcionario que los practique y quienes tengan asignadas las
cajas menores. Copia del informe se debe remitir al área responsable de la Caja menor.

En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la Oficina de Control

Interno informará de ser pertinente, a la Dirección de Operaciones y a la Oficina de
Control interno Disciplinario sobre las investigaciones administrativas a que haya lugar
y a Contabilidad para los registros correspondientes.

En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, el saldo en bancos,
los comprobantes de egreso y los recibos provisionales, debe ser igual al valor total
autorizado para la caja menor. Para realizar el cruce correspondiente se debe tener en
cuenta los descuentos de Ley (Retenciones practicadas), que en determinado momento
afectan el saldo de Bancos.

NOTA: En todo caso los responsables del manejo deben dar estricto cumplimiento a lo
dispuesto en el Decreto que reglamenta la constitución y funcionamiento de las Cajas
Menores

6. MARCO LEGAL.

Decreto 1068 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario
del Sector Hacienda y Crédito Público” el cual se puede consultar en el aplicativo
SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma.

7. REQUISITOS TÉCNICOS:

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, 6.1. Provisión de

Recursos

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos o en

el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

G-TH-02 Guía para el trámite de comisiones y gastos de viaje

P-TH-11 Trámite de Comisiones y Gastos de Viaje.
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