Anda di halaman 1dari 14

Training and Consulting Services

PT. CONTOH
GMT Building, 1st Floor •
Jl. Wijaya I/5 • Kebayoran Baru • Jakarta 12170 •
Tel (021) 726 41 26 • Fax (021) 726 41 27
www.sintegral.com

Manual Mutu
Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2015

Revision No: 2
Effective Date: 15 Januari 2018

Dibuat oleh Disetujui oleh

……………… ………………..
Management Representative Direktur
15-Januari 2018 15-Januari 2018

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin dari PT. Contoh


Hal 2 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

1.0. Daftar Isi


1.1. Daftar Isi …………….............................................................. 2
1.2. Status Perubahan Dokumen ……………............................... 4
1.3. Daftar Distribusi Manual Mutu ……………............................. 5
1.4. Profil Perusahaan ……………................................................ 6
1.5. Struktur Organisasi …………….............................................. 7
1.6. Business Process ……………................................................. 8

2.0. Tujuan dan Ruang Lingkup


2.1. Tujuan …………….....……………........................................... 9
2.2. Ruang Lingkup …………….....…………….............................. 9

3.0. Kebijakan Perusahaan


3.1. Kebijakan Mutu………………………………………………… 10
3.2. Sasaran Mutu …………………………………………………. 11

4.0. Konteks Organisasi


4.1. Memahami organisasi dan konteks organisasi………..…….. 12
4.2. Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan. 12
4.3. Menentukan lingkup sistem manajemen mutu…………. 12
4.4. Sistem manajemen mutu dan proses …………………………. 13

5.0. Kepemimpinan
5.1. Kepemimpinan dan komitmen ………………………………... 14
5.2. Kebijakan ………………………………………………………… 15
5.3. Peran, tanggung jawab dan wewenang perusahaan ………. 16

6.0. Perencanaan
6.1. Tindakan pada peluang dan risiko ……………………………. 17
6.2. Sasaran mutu dan rencana untuk mencapai sasaran …….. 17
6.3. Perubahan perencanaan ………………………………………. 18

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
Hal 3 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

7.0. Pendukung
7.1. Sumber daya …………………………………………………..... 19
7.2. Kompetensi …………………………………………………....... 22
7.3. Kepedulian …………………………………………………....... 22
7.4. Komunikasi ….………………………………………….............. 23
7.5. Informasi terdokumentasi (Dokumentasi)…………………..... 23

8.0. Operasional
8.1. Perencanaan dan pengendalian operasional ……………..... 25
8.2. Persyaratan produk dan jasa …………….............................. 25
8.3. Desain dan pengembangan produk dan jasa ……………..... 27
8.4. Pengendalian prores, produk dan jasa yang disediakan
pihal eksternal......................................................................... 27
8.5. Produksi dan penyediaan jasa.............................................. 28
8.6. Pelepasan produk dan jasa................................................... 30
8.7. Pengendalian ketidasesuaian keluaran ................................. 31

9.0. Evaluasi kinerja


9.1. Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi ………...... 32
9.2. Audit internal ……………………………………………..……... 33
9.3. Management review (Tinjauan Manajemen) ……….............. 34

10. Peningkatan
10.1. Umum ……………................................................................. 36
10.2. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif ……………............... 36
10.3. Peningkatan berkelanjutan ……………................................. 37

11. Lampiran
11.1. Daftar Prosedur (SOP) ...............................……………..... 38

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
Hal 4 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

1.2. Status Perubahan Dokumen

Penjelasan
No. Tanggal Revisi Dibuat Disetujui
Perubahan/Revisi

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
Hal 5 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

1.3. Daftar Distribusi Manual Mutu

Divisi Copy No.

Direktur 01

Management Representative Original

Purchasing 01

Sales and Marketing 02

HRD 02

Warehouse 02

Produksi/Operasional 02

<....> <...>

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
Hal 6 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

1.4. Profil Perusahaan

Nama Perusahaan <PT. Contoh>

Bidang usaha: <...>

Jasa <...>

President Direktur <...>

Berdiri tahun <...>

Jumlah karyawan: <...>

Alamat
<...>

Tel <...>

Fax <...>

Website <...>

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
Hal 7 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

1.5. Struktur Organisasi

< masukkan struktur organisasi perusahaan di sini > 

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
MM-MGT-01-02

15-Jan-18
8 of 43

M A N A G E M E N T P R O C E S S:

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
Audit Pengendalian Pengendalian Management
2

Manajemen risiko
Internal Dokumen Rekaman Review
Tgl. Terbit
No. Dok.
Revisi
Hal

Marketing Engineering Purchasing


Order Handling Engineering Purchasing
MANUAL MUTU
ISO 9001:2015

Produksi
Pengelasan Pemotongan Perakitan Perkayuan Finishing Instalasi
Logsitik QC
Business Process

Penyimpanan Inspeksi
(contoh business process)

DIRECT PROCESS
Training and Consulting Services

S U P P O R T I N G P R O C E S S:
Finance HRD
Maintenance
Supplier/ Pembayaran/ Training dan
Pemeliharaan
Subkontraktor Penagihan Rekutmen
1.6.
Hal 9 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

Bab 2: Tujuan dan Ruang Lingkup


2.1 Tujuan
Manual ini menjelaskan penerapan sistem manajemen mutu yang berbasis standar
internasional ISO 9001:2015 di jajaran manajemen PT. Contoh.

2.2 Ruang Lingkup


Ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di PT. Contoh
meliputi pekerjaan sebagai berikut:

 (tulis disini ruang lingkup sertifikasi ISO 9001:2015)


 Alamat:
Tel.:
Fax :
Website:

 Sistem manajemen mutu PT. Contoh mengacu semua persyaratan ISO


9001:2015 kecuali ....(tulis disini jika ada persyaratan ISO 9001:2015 yang
tidak relevan)

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
Hal 10 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

Bab 3: Kebijakan Perusahaan


3.1. Kebijakan Mutu

KEBIJAKAN MUTU
PT. CONTOH
PT. Contoh adalah perusahaan .................. yang mengutamakan kualitas kerja,
keselamatan dan kesehatan kerja serta melindungi lingkungan hidup dengan
menerapkan sistem manajemen berbasis ISO 9001:2015 secara konsisten.

Untuk mencapai kesuksesan penerapan sistem manajemen mutu, PT. Contoh


menyatakan hal-hal berikut:

1. KUALITAS
Mengutamakan kepuasan pelanggan dengan jasa layanan yang
berkualitas

2. PERBAIKAN
Senantiasa bekerja sesuai standar dan prosedur kerja yang telah
ditentukan, serta selalu berusaha melakukan perbaikan dan peningkatan
yang berkesinambungan (continous improvement)

3. HARMONIS
Menjalin hubungan yang harmonis dengan stakeholder dan pihak-pihak
yang berkepentingan

4. PATUH PERATURAN PERUNDANGAN


Mematuhi seluruh peraturan perundang-undangan tentang Keselamatan
& Kesehatan Kerja serta Lindung Lingkungan

5. KOMUNIKASI
Mengembangan budaya yang mendorong karyawan untuk melakukan
komunikasi secara terbuka dan berbagi informasi sehubungan dengan
masalah-masalah Mutu, Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan
Lingkungan Hidup

6. SDM BERKOMPETEN
Memberikan pelatihan kepada karyawan dan mitra kerja dengan
menitikberatkan pada tanggung jawab masing-masing demi terciptanya
pengelolaan mutu dan keselamatan, kesehatan lingkungan hidup yang
baik dan benar

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
Hal 11 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

3.2. Sasaran Mutu


PT. Contoh menetapkan sasaran mutu terukur di setiap tingkatan dan fungsi yang
relevan dalam jajaran perusahaan. Sasaran mutu menjadi lampiran manual
manual ini.

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
Hal 12 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

Bab 4: Konteks Organisasi

4.1 Memahami organisasi dan konteks organisasi


PT. Contoh menentukan isu internal dan eksternal yang relevan dengan tujuan dan
arahan perusahaan yang strategis dan dapat berpengaruh terhadap kemampuan
perusahaan mencapai hasil yang diharapkan dari penerapan sistem manajemen
mutu ISO 9001:2015.

PT. Contoh memantau dan meninjau informasi tentang isu internal dan eksternal
perusahaan secara berkala dalam rapat management review.

Tabel konteks organisasi (isu internal dan eksternal) bisa dilihat sbb:

KONTEKS ORGANISASI
Tabel Isu Internal

No Sumber Isu Internal Pihak -pihak Dampak Risiko Peluang Pengendalian


berkepentingan
1 Sumber daya  Kompetensi sumber  Customer  Pekerjaan berulang -  Berdampak pada  Produktifitas Membuat program
manusia daya manusia yang ulang, biaya tingkat kepuasan meningkat training
(SDM) tidak memadai operasional meningkat pelanggan tahunan /Tabel
risiko dept..



2 Operation  Kecelakaan kapal  Customer  Berdampak terh adap  Teguran dari  Hubungan Menerapkan
 Kalibrasi peralatan  Pemerintah pemenuhan pemerintah, yang baik prosedur yang
ukur persyaratan pencabutan ijin dengan berlaku,
 Penanganan limbah pela nggan, kepatuhan  Cancel order oleh pemerintah koordinasi internal
 Lead time supply peraturan perundang - pelanggan dan lebih intensif /
terlalu lama undangan K3L yang pela nggan Tabel risiko dept..
 Pengunaan kertas berlaku
yang tinggi  Berdampak terhadap
 Cargo hilang persyaratan pelanggan
3 Komunikasi  Birokrasi disebabkan  Customer  Pengambilan  Berdampak pada  Hubungan Menerapkan
internal kantor dengan lokasi keputusan yang lama tingkat kepuasan yang baik prosedur yang
yang berbeda sehingga pelanggan dengan berlaku/ Tabel
Singapore, Jakarta, berdampak pada pelanggan risiko dept..
Samarinda dan delivery service
Banjarbaru kepada pelangggan
4 Technology  Usia kapal Tug and  Customer  Berdampak pada  Cancel order  Cost down Menerapkan
barge yang sudah tua pemenuhan prosedur yang
 Internet connection di persyasratan berlaku / Tabel
kapal tidak stabil pelanggan, risiko dept..
(teknologi informasi) ,
6 Keuangan  Likuiditas (A/R  Customer  Operasional  Cancel order - Koordinasi internal
Overdue dan A/P terhambat dan dengan pihak -
Overdue) mengakibatkan tidak pihak terkait /
terpenuhinya Tabel risiko dept..
persyaratan kontrak

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
Hal 13 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

KONTEKS ORGANISASI
Tabel Isu Eksternal

No Sumber Isu eksternal Pihak-pihak Dampak Risiko Peluang Pengendalian


berkepentingan
1 Kondisi  Tingkat inflasi  Customer  Berdampak  Cancel order - Penerapan prosedur
ekonomi  Nilai tukar mata uang terhadap harga finance/ Tabel risiko
 Tingkat suku bunga jual dept..

2 Birokrasi  Sosialisasi dan  Pemerintah  Berdampak  TeguranPemerint  Hubungan Inspeksi berkala


pemenuhan terhadap ah atau baik dengan kepatuhan peraturan
peraturan pemenuhan pencabutan ijin pemerintah peraturan
perundang- peraturan perundangan/ Tabel
undangan: perundangan risiko dept..
 Maritime law
 Safety law
 Environmental law

 Birokrasi yang  Berdampak


berbelit terkait ijin terhadap waktu
operasional

3 Vendor dan  Tenaga outsourcing  Vendor/  Berdampak  Cancel order,  Penambahan Penerapan prosedur
outsourcing yang tidak kompeten  kontraktor terhadap kepuasan jumlah vendor pembelian,
(external pemenuhan pelanggan atau kontraktor pengendalian
provider)  Kinerja vendor yang persyaratan menurun kontraktor/ Tabel
belum maksimal pelanggan  Hubungan yang risiko dept..
tidak baik dengan
 Sertifikat ABK  Berdampak vendor
terhadap kinerja
operasional
4 Lingkungan  Tuntutan masyarakat  Lingkungan  Berdampak Demo Image Koordinasi dengan
/ agar direkrut menjadi masyarakat terhadap masyarakat perusahaan kawasan /Tabel
Masyarakat karyawan , tetapi kenyamanan dan membaik, risiko dept..
tidak memenuhi keamanan keamanan
standar kompetensi karyawan terjamin

 Pungutan liar dari


masyarakat sekitar
5 Insurance  Birokrasi yang  Vendor  Berdampak  Tidak bisa - Koordinasi dengan
berbelit terhadap memenuhi pihak insurance/
operasional kapal delivery yang Tabel risiko dept..

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh
Hal 14 of 43
MANUAL MUTU No. Dok. MM-MGT-01-02
Training and Consulting Services
ISO 9001:2015 Revisi 2
Tgl. Terbit 15-Jan-18

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan


PT. Contoh secara konsisten menyediakan produk dan jasa yang memenuhi
persyaratan pelanggan serta peraturan dan perundang-undangan dan memastikan
bahwa hal-hal berikut di bawah ini telah ditetapkan:
a) pihak berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu;
b) persysaratan pihak-pihak yang berkepentingan dan relevan dengan sistem
manajemen mutu yang diterapkan PT. Contoh

Secara berkala PT. Contoh melakukan monitoring dan kajian informasi tentang
pihak berkepentingan ini dan persyaratan yang relevan.

Pihak –pihak yang berkepentingan (Interested parties)


dan Keinginan serta Persyaratan
No Pihak-pihak Keinginan dan Harapan
Berkepentingan
1 Customer  Keinginan: Kerja sama yang dapat diandalkan

 Persyaratan: Layanan sesuai kontrak yang telah


disepakati
2 Owner  Keinginan: Manajemen melindungi asset
perusahaan, Profit

 Peryaratan: Mematuhi peraturan prosedur


perusahaan
3 Karyawan  Keinginan: Bekerja dalam kondisi yang aman dan
nyaman serta kesejateraan terjamin

 Persyaratan: Perusahaan memenuhi peraturan UU


ketenagakerjaan
4 Pemerintah  Keinginan: Mitra kerja yang kooperatif

 Peryaratan: Mematuhi peraturan perundang-


undangan yang berlaku
5 External provider  Keinginan: Kerja sama yang saling meguntungkan
dan berkesinambungan

 Peryaratan: Pemenuhan kesepakatan kontrak


(pembayaran tepat waktu)
6 Lingkungan/  Keinginan: menjadi mitra perusahaan
Masyarakat/Kawasan
 Peryaratan: Tidak menjadi kawasan industri berat

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruhnya tanpa izin dari Management Representative PT. Contoh