Anda di halaman 1dari 22

BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Perubahan zaman yang terjadi memang selalu membawa manusia pada

peradaban terbaru. Mulai dari cara berburu makanan, bercocok tanam, barter,

jual beli, sampai pada pengembangan teknologi. Perkembangan tersebut

disebabkan oleh wawasan dan ilmu pengetahuan manusia yang semakin

berkembang berdasarkan pengalaman yang dialami. Contohnya seperti

penggunaan teknologi yang bertujuan untuk memudahkan pekerjaan manusia.

Teknologi berkembang dari masa ke masa. Mulai dari teknologi yang masih

menggunakan tangan manusia, sampai pada teknologi yang semuanya sudah

computerize.

Penggunaan teknologi yang sudah berbasis komputerisasi memiliki

tujuan untuk menghilangkan kendala akibat dimensi ruang dan waktu. Sebab,

banyak sekali kegiatan yang bisa terhambat hanya karena dua hal tersebut.

Contoh paling mudah adalah pengembangan sistem informasi seperti yang

biasa digunakan perusahaan-perusahaan. Sistem informasi dibuat untuk

mengolah, menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan

informasi kepada penggunanya dengan beberapa komponen berbasis

komputer.

Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana

data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada

pemakai (Hall, 2001). Sistem informasi adalah kegiatan yang mencakup

1
semua aspek dalam perolehan (gathering), pengkombinasian (combining),

penyimpanan (storing) dan penggunaan (using) informasi untuk mencapai

tujuan tertentu dari dibuatnya suatu sistem. Sistem Informasi manajemen ini

mencakup sejumlah komponen yang umumnya terdiri dari manusia,

komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja. Dari sebuah data, ada

proses transformasi menjadi sebuah informasi yang dapat diakses. Terakhir

sistem tersebut dibuat sedemikian rupa untuk mencapai suatu sasaran atau

tujuan.

Sistem Informasi Manajemen dalam beberapa perusahaan memang

memiliki fungsi yang berbeda-beda, tergantung dari penggunaannya. Ada

beberapa yang menggunakan sistem ini untuk mengoperasikan supply chain

management. Ada juga perusahaan yang menggunakannya untuk

mempermudah proses layanan. Untuk contoh terakhir ini, biasanya adalah

perusahaan yang bergerak di sektor jasa. Sebagai contoh yang dijadikan objek

dalam makalah ini adalah perusahaan antar jemput Shuttle Express yang

didirikan tahun 1975 oleh San Juan Airlines.

Shuttle Express bergerak dengan visi mengurangi kepadatan jalan dan

mendukung lalu lintas yag ramah lingkungan. Metodenya adalah penggunaan

mobil van yang bisa mengangkut banyak penumpang dari sebuah bandara

yang memiliki tujuan yang sama. Misi perusahaan adalah menawarkan rasa

aman, penyediaan alternatif transportasi yang terjangkau untuk penumpang

dan juga pengemudinya, dan keamananan.

Seiring berjalannya waktu, meskipun Shuttle Express sudah dikenal

sebagai salah satu perusahaan jasa antar jemput terbaik, bukan berarti segala

2
sesuatunya telah sempurna. Masih saja ada kekurangan di berbagai hal yang

menyebabkan penumpang merasa kecewa. Padahal, dalam perusahaan jasa,

kepuasan pelanggan harus jadi prioritas utama. Hal ini membuat Shuttle

Express terus melakukan evaluasi dari kekurangan yang ada. Sehingga, selalu

ada terobosan baru yang membuat pelanggan lebih mudah atau puas dengan

pelayanan yang diberikan.

Salah satu inovasi yang menjadi suatu langkah maju bagi Shuttle

Express adalah perubahan metode sistem informasi yang masih manual

berbasis kertas (paper based system) menjadi berbasis komputer. Hal ini

termyata menjadi sebuah inovasi yang dapat mengembangkan bisnis layanan

antar jemput ini. Sebab, dalam era teknologi informasi yang sudah

berkembang dan semakin umum digunakan, shuttle express telah membuat

metode yang mendekatkan diri dengan masyarakat tanpa harus terbentur

dimensi ruang dan waktu. Sehingga informasi bisa diakses dan diolah kapan

saja secara rutin. Perkembangan ini diduga akan menjadi suatu strategi ampuh

dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis dengan lebih luas.

1.2 Tujuan

Tujuan Penyusunan makalah ini adalah untuk menganalisis penggunaan

sistem informasi manajemen yang diterapkan oleh Shuttle Express. Bentuk

analisisnya adalah pengidentifikasian sistem informasi di Shuttle Express

dengan menggunakan Matriks Komponen Sistem Informasi. Selain itu untuk

mengetahui manfaat dan pengaruh dari penggunaan sistem informasi.

Terakhir adalah menawarkan sebuah solusi bagi perusahaan jasa yang ingin

3
lebih mengoptimalkan penggunaan sistem informasi manajemen yang

berbasis komputer.

1.3 Rumusan masalah

1. Bagaimanakah identifikasi komponen Sistem Informasi ShuttleExpress

meliputi penggunaan Orang, Hardware, Software, Data Resources dan

Informasi ?

2. Bagaimanakah identifikasi dalam matriks komponen sistem informasi

untuk masukan/input, pemrosesan/processing, hasil/ output,

penyimpanan/storage, serta kegiatan kontrol atau kendali untuk IS

(Information System) di ShuttleExpress?

3. Bagaimanakah perbandingan sistem informasi manajemen pada

perusahaan Shuttle Express dulu dan sekarang?

4
BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Profil shuttle express

Shuttle Express pertama kali beroperasi pada tahun 1979 di bawah

San Juan Airlines. San Juan Airlines merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang penerbangan. Perusahaan ini merupakan yang tertua di Amerika

Serikat. Penerbangan yang tersedia pada tahun itu adalah perjalanan dari

Puget Sound, Vancouver, dan Victoria menuju ke Bandara Seattle-Tacoma

dan Bandara Portland. Maka pada saat itu ShuttleExpress identik dengan

angkutan khusus bagi pengguna jasa penerbangan.

Secara resmi, Shuttle Express bergerak secara mandiri tahun 1987.

Shuttle Express menyediakan jasa antar jemput dengan tujuan yang

diinginkan oleh pelanggan. Intinya adalah pelanggan menggunakan jasa

mereka untuk diantarkan ke tempat tujuan yang sudah ditentukan sebelum

keberangkatan. Transportasi yang digunakan pada saat itu (dan masih

mendominasi saat ini) adalah van.

Sejak dulu, Shuttle Express telah membangun bisnis dengan konsep

berbagi tumpangan. Maksudnya adalah mengelompokan orang yang

melakukan perjalanan bersama-sama ke satu wilayah yang sama. Pelayanan

pelanggan sebelumnya dibukukan dan dioperasikan secara manual dengan

menggunakan kertas. Lokasi setiap vans yang dimiliki perusahaan dicatat di

papan yang diposisikan dengan magnet. Sayangnya, gravitasi menyebabkan

5
magnet turun dan memindahkan lokasi vans. Tidak heran jika sering terjadi

kesalahan penjemputan pelanggan.

Jika kesalahan sudah terjadi, maka perusahaan tidak bisa menjemput

customer tepat waktu. Hal ini memaksa Shuttle Express harus mengontak

taksi dengan biaya sendiri untuk mengantar pelanggan ke airport demi

menjaga profesionalitas. Tentu saja hal ini menurunkan citra perusahaan dan

menimbulkan dampak berupa kerugian materi. Sebab, kesalahan ini bisa

terjadi beberapa kali.

Sistem pembayaran dilakukan secara manual baik saat dijemput oleh

supir atau di kasir dari lokasi pemberangkatan awal. Dengan sistem seperti itu,

risiko yang diterima Shuttle Express cukup tinggi, sebab adakalanya

pelanggan bisa saja melakukan pembatalan pesanan ketika supir sedang dalam

perjalanan menjemput calon penumpang.

Melalui beberapa evaluasi, akhirnya Shuttle Express bekerja sama

dengan perusahaan pembuat software yang berkedudukan di Seattle. Sejak itu,

sistem informasi yang menggunakan media papan tulis diganti dengan sistem

berbasiskan komputer yang dibangun dalam jaringan personal komputer (PC)

yang menjalankan paket management database Microsoft Access. Sementara

jaringan komputernya mempergunakan sistem operasi Windows NT.

Sistem pemesanan menggunakan 12 buah PC NEC prosesor 486 yang

dibentuk menjadi jaringan terhubung dengan perangkat digital server Alpha

AXP. Kapasitas ukuran RAM 128M bytes dan 4 buah hard disk berukuran

masing masing 1.2G bytes. Masih terdapat 4 buah PC NEC dengan prosesor

486 untuk sistem pemberangkatan (dispatch system) yang dapat difungsikan

6
untuk keperluan sistem pemesanan apabila komputer untuk sistem pemesanan

menghadapi kesibukan penuh. Perubahan sistem tersebut dilakukan dalam

kurun waktu enam bulan.

Untuk reservasi dilakukan melalui telepon, yang langsung ditangani

oleh petugas pesanan. Data pemesan dimasukan (input) ke dalam komputer,

seperti nama pelanggan, lokasi penjemputan pelanggan, tujuan yang dituju

pelanggan, dan informasi tambahan atau khusus lainnya. Input yang telah

dimasukkan akan otomatis masuk ke dalam database pelanggan. Biaya yang

akan dibebankan ke pelanggan dihitung berdasarkan informasi yang diterima

oleh agen berdasarkan lokasi dan akan muncul nomor konfirmasi pesanan.

Lokasi yang akan dituju oleh sopir dimasukkan sebagai “paket

perjalanan” yang terdiri dari lokasi penjemputan dan tujuan akhir untuk

ditunjukkan arahnya. Saat itu, teknologi yang digunakan adalah pager yang

dipegang tiap sopir van untuk menerima pesan. Program Database Akses

dibuat untuk secara otomatis akan men-dial pager alphanumerics para sopir

dan memberikan merekan semua hal hal yg bersifat khusus yang diminta

customer di dalam trip tersebut.. Pager tersebut sangat efektif untuk menerima

informasi pelanggan ketika sopir dan van sedang tidak tidak ada di

pusat/kantor.

Pada masa sistem berbasis komputer tersebut beroperasi pertama kali,

rata-rata sekitar 1,500 penumpang yang berangkat dan datang dari airport

setiap hari menggunakan van, dengan jumlah kurang lebih 75 van.

Keberhasilan dari proses pembuatan dan instalasi ini adalah karena Shuttle

Express melibatkan seluruh personilnya dalam menggunakan sistem tersebut,

7
Sistem ini dianggap mudah untuk dipakai dan praktis.Selain itu, sistem

berbasis komputer ini lebih minim kesalahan jika dibandingkan dengan sistem

manual. Hal ini bisa dilihat dari meningkatnya jumlah pelanggan, bahkan

pada saat itu peningkatannya sampai dua kali lipat.

Selain efektif, ini juga efisien dalam masalah waktu. Jika pada saat

masih menggunakan sistem manual perjalanan van memerlukan waktu sekitar

8 jam. Dengan adanya pemangkasan waktu tersebut bisa turun menjadi 3 jam.

Pada waktu dulu memerlukan dispatcher atau petugas pemberangkatan

sebanyak 3 orang dalam setiap shift , tetapi sejak menggunakan sistem

berbasis komputer, hanya memerlukan 2 orang pada shift pagi dan hanya

perlu satu orang pada waktu shift siang.

2.2 Identifikasi Komponen Sistem Informasi

Untuk menunjang beroperasinya sistem informasi manajemen di

perusahaan Shuttle Express tentu membutuhkan komponen pendukungnya.

Komponen-komponen yang ada di dalamnya, masing-masing memiliki

peranan penting dalam roda operasional pelayanan Shuttle Express. Jika ada

satu saja yang terputus, maka dipastikan pelayanan transportasi tidak akan

berjalan sebagaimana mestinya. Berikut ini hasil identifikasi komponen yang

digunakan Shuttle Express pada saat itu :

1. User

- Costumer

- Manager

- Driver

8
Agen/Dispatcher

2. Hardware

- Server (Digital Equipment Alpha AXP)

- PC NEC Workstation

- Telepon

- Pager

- Printer

3. Software

- OS windows NT

- MS access (reservasi dispatcher)

- prosedur reservasi

- prosedur dispatch

4. Data Resources

- Customer

- Sopir

- Mobil (van)

- Reservasi (pick-up location, special request)

- Data harga, rute

- pegawai

5. Informasi

- Nomor reservasi

- Trip/supir

9
- Schedule (Ada display & printout)

- Tagihan/bill

- Audia/signal (kontrol/kendali)

2.3 Analisis Komponen Sistem Informasi Shuttle Express

Kegiatan sistem informasi terdiri dari pemasukan data, pemrosesan,

penyimpanan, keluaran, dan kendali. Sebagaimana telah dijelaskan dalam

subbab sebelumnya, ada komponen-komponen yang bisa mendukung langkah

sistem informasi manajemen yang diterapkan Shuttle Express. Untuk

mempermudah identifikasinya, maka dibuatlah matriks sistem informasi

manajemen yang ada di Shuttle Express seperti berikut ini :

Aktifitas Hardware&Netware

Mesin Media

Input 1.PC NEC 1.PC

486 Worksstation

2. Telepon 486

2. Jaringan

Telepon

10
Pemrosesan 1.Digital LAN (Intra

Equipment & Inter)

Alpha

AXP

2.Prosesor

Output 1.PC NEC 1. Kertas Bill

486 2.Kertas

2. Pager Laporan

3. Printer

4. Telepon

11
Penyimpanan Magnetic 4x HDD 1.2

Disk GB

Pengendalian 1. Server Laporan

(Digital Pengendalian

Equipment

Alpha

AXP)

2. Pager

Tabel 2.1 Matriks Komponen SI di Shuttle Express

2.4 Perkembangan SIM Shuttle Express

Sampai hari ini, total Shuttle Express telah melayani pelanggan, secara

resmi, selama 26 tahun. Dengan pengalaman yang sangat banyak, tentunya

tidak diragukan lagi kualitas pelayanannya. Tentu saja ada banyak

transformasi dari dulu dan sekarang. Sebab, dari paper based ke computer

12
based sudah memberikan pengaruh yang signifikan. Apalagi saat ini, era

ketika teknologi informasi merupakan hal yang lumrah bagi masyarakat. Satu

hal lagi yang merupakan kesuksesan transformasi sitem informasi yang

dilakukan adalah terbukti dengan penggunaan website akan semakin

mengurangi penggunaan kertas. Tentu saja ini sesuai dengan slogan moto

Shuttle Express, “Go Green, Go Shuttle Express”.

Gambar 2.1 Halaman depan www.shuttleexpress.com

Perubahan bisa dilihat dari cara untuk melakukan reservasi. Tentu

pemesanan sudah tidak harus lagi dengan cara telepon seperti dulu. Apalagi

penggunaan via telepon sering terkendala masalah ruang dan waktu,

contohnya pemesanan tidak bisa dilakukan tengah malam karena tidak ada

yang bertugas. Tetapi sekarang dengan mengunjungi www.shuttleexpress.com

13
, pelanggan sudah bisa melakukan reservasi. Bisa dilihat pada gambar 3.1,

pilihan-pilihan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Bahkan ada

beberapa tautan yang memberikan referensi-referensi yang menunjnang

perjalanan seperti hotel, tour guide, dan lain-lain.

Gambar 2.2 Pemesanan Online

14
Seperti dilihat dalam gambar 3.2, pelanggan hanya perlu menyampaikan informasi

perjalanannya. Misalnya apakah pulang pergi, atau satu kali perjalanan. Penyebutan informasi

airport, jam keberangkatan dan kedatangan, jenis penerbangan dan lain-lain. Hal ini

dimaksudkan agar penjemputan bisa tepat waktu dan tidak terhambat gangguan teknis lainnya.

Gambar 2.3 Opsi Pelayanan

Tentu saja ada beberapa orang yang memerlukan pelayanan yang

berbeda. Misalnya apakah mereka satu rombongan, sendirian. Atau misalnya

ingin menggunakan kendaraan khusus yang lebih eksklusif. Kali ini Shuttle

Express menyediakannya juga. Hal ini disebabkan karena armada sudah

bertambah dan adanya beberapa riset pasar keberadaan orang-orang yang

membutuhkan kenyamanan lebih. Tentu saja pilihan ini akan memberikan

perbedaan harga juga yang sudah disebutkan dalam website.

15
Gambar 2.4 Daftar Layanan dan Harga

Setelah semua pemberian informasi selesai, maka secara otomatis akan

dikalkulasikan total harga yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Perbedaan

harga tergantung dari pilihan pelayanan, lokasi yang dituju, dan pelayanan

yang diinginkan. Bahkan di sini pemberian tip untuk driver disatukan dalam

kalkulasi harga. Jadi bagi pelanggan yang ingin memberi tip tidak perlu lagi

mengeluarkan uang saat di mobil.

16
Gambar 2.5 Pembayaran

Setelah semuanya selesai, maka dilanjutkan dengan pembayaran. Bisa

dilihat dalam gambar 3.5, sistem pembayaran menggunakan credit card..

Sehingga tidak perlu lagi ada transaksi di tempat yang terkadang menyulitkan.

Dan, kerugian seperti masa lalu jika pelanggan membatalkan penjemputan

akan hilang dengan sendirinya, karena pembayaran sudah dilakukan di awal.

Maka bisa dilihat bahwa transformasi dari sistem penggunaan kertas

ke sistem berbasis komputer mempunyai dampak yang sangat besar bagi

Shuttle Express ke depannya. Sebab, dengan metode tersebut, Shuttle Express

telah menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman yang memasuki era

informatika. Jika saja, Shuttle Express dulu tidak melakukan transformasi

tersebut, bisa saja perkembangan Shuttle Express akan terlambat belasan

tahun.

17
2.5 DIAGRAM USE CASE

18
2.6 KELEBIHAN SHUTTLE EXPRESS DENGAN TRAVEL LAIN

SHUTTLE:

Shuttle adalah alat transportasi point to point. Dari tempat ke tempat,

hanya memberangkatkan dan menurunkan penumpang di tempat tertentu.

Kelebihan jasa transportasi yang menggunakan metode shuttle yaitu jam

pemberangkatan tepat waktu sesuai dengan jadwal yang ditentukan di

bandingkan dengan jasa transportasi yang menggunakan metode travel yaitu

jam pemberangkatan bisa molor karena harus menjemput antar alamat semua

penumpang

TRAVEL:

Travel adalah alat transaportasi door to door, dengan menjemput para

penumpang dari depan rumah atau lokasi yang di inginkan penumpang dan

kemudian mengantar ke alamat yang dituju.

19
BAB 111

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Penggunaan sistem informasi dalam sebuah perusahaan, terbukti dapat

menjadi salah satu solusi dari berbagai masalah. Jika sebelumnya pelayanan

dari service company terbatas oleh ruang dan waktu, dengan adanya sistem

informasi hal tersebut bisa diminimalisir. Batasan antara perusahaan dengan

pelanggan pun menjadi berkurang, sehingga keberadaan sistem informasi ini

menguntungkan kedua belah pihak.

Seperti yang diuraikan sebelumnya, perusahaan Shuttle Express adalah

salah satu contoh yang memulia penggunaan sistem informasi di bidang

transportasi. Shuttle Express berawal dari penerapan sistem yang bersifat

manual, tidak praktis, terbatas dimensi ruang dan waktu, dan menghabiskan

banyak kertas. Pelanggan pun tidak akan langsung tergiur dengan tawaran

yang diberikan.

Namun, seiring berjalannya waktu dengan penggunaan system

informasi yang berbasis pada komputer, semua masalah tersebut mulai

teratasi. Sehingga hambatan demi hambatan yang bisa berujung pada kerugian

bisa teratasi dengan penerapan sistem informasi manajemen.

Berdasarkan matriks komponen sistem informasi yang sebelumnya

diidentifikasi, proses pelayanan perusahaan Shuttle Express dengan

penggunaan sistem informasi lebih terstruktur dan akan terhindar dari

miskomunikasi seperti yang terjadi sebelumnya. Keberadaan database sebagai

20
tempat penyimpanan menjadi salah satu kunci transformasi ini. sebab, data-

data berupa kertas dan tulisan di papan tulis sangat rentan hilang atau terjadi

kesalahan informasi yang bisa menyebabkan kerugian bagi kedua belah pihak.

Melalui penyesuaian dengan perkembangan teknologi informasi,

sistem informasi ini dapat berjalan sebagaimana mestinya. Dengan adanya

pengembangan ini, ternyata peminat pun menjadi bertambah karena lebih

praktis dengan kualitas layanan tetap yang terbaik. Dengan perkembangan

teknologi informasi yang semakin luas, perusahaan yang telah menjalankan

sistem informasi berbasis komputer sejak dulu akan lebih cepat berkembang,

sebab memiliki keunggulan di sisi brand image dan pengalaman, Sementara

untuk kompetitor yang masih baru tentu masih harus menghadapi

permasalahan-permasalahan awal yang telah dilewati perusahaan transportasi

berpengalaman seperti Shuttle Express.

3.2 Saran

Penggunaan system informasi dalam menjalankan perusahaan terbukti

dapat mengatasi beberapa permasalahan lama saat masih berbasis manual.

Namun, tidak bisa dipungkiri bahwa keberadaanya akan memunculkan

masalah baru. Tetapi, jika memang terjadi beberapa masalah dalam system

informasi, sebenarnya akar permasalahan bisa lebih mudah terlihat. Apakah

itu di bagian hardware, software, user, data, atau justru informasinya yang

salah. Melalui penjelasan tersebut, dapat dipahami bahwa siapapun yang

terlibat dalam rangkaian sistem informasi harus teliti dalam menjalankan

tugasnya. Selain itu, perlu ada pihak yang melakukan pengawasan yang dapat

memastikan sistem informasi berlangsung dengan benar dan tepat.

21
22