Anda di halaman 1dari 9

INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Kepala Tata Usaha

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Organisasi

Eselon I :-

Eselon II :-

Eselon III :-

Eselon IV.a :-

Eselon IV.b :-

Eselon V.a : Kepala Tata Usaha SMP

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

Kepala Dinas

Sekretariat

Kepala Tata Usaha

1
2

5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan melaksanakan kegiatan di Tata Usaha sesuai peraturan yang
berlaku agar pelaksanaan urusan ketatausahaan yang meliputi rumah tangga
sekolah, perlengkapan pendidikan, kepegawaian, keuangan, terlaksana tepat
waktu.

Uraian Tugas:

a. Merencanakan kegiatan Tata Usaha berdasarkan program Sekolah agar


dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat waktu.
Tahapan :
1) Membaca dan Mempelajari program Tata Usaha
2) Menyusun rencana kegiatan Tata Usaha
3) Melakukan koordinasi dengan Kepala Sekolah
4) Melaporkan rencana kegiatan kepada Kepala Sekolah

b. Membagi tugas kepada bawahan bagianTata Usaha sesuai dengan tugas


dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas
Tahapan :
1) Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus
dilaksanakan bawahan.
2) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan
3) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan
4) Menentukan target waktu penyelesaian

c. Membimbing bawahan di Bagian Tata Usaha sesuai dengan prosedur yang


berlaku agar tercipta efektifitas dan kelancaran dalam pelaksanaan tugas
Tahapan :
1) Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan
2) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan
3) Mengkonsultasikan permasalahan kepada Kepala Sekolah untuk
menentukan solusi terbaik
4) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami

d. Memeriksa hasil pelaksanaan tugas bawahan di Bagian Tata Usaha setiap


saat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk mencapai
target kinerja yang diharapkan.
Tahapan:
1) Mempelajari hasil pelaksanaan tugas bawahan
2) Mencatat permasalahan yang dihadapi bawahan
3) Memberikan solusi permasalahan bawahan

e. Mengelola urusan rumah tangga Sekolah sesuai dengan prosedur dan


ketentuan yang berlaku untuk kelancaran, dan kenyamanan dalam
pelaksanaan tugas
Tahapan:
1) Mengecek penggunaan air, listrik, telepon dan jasa komunikasi
lainnya
3

2) Mengecek pemeliharaan gedung


3) Mengecek daftar inventaris barang

f. Mengelola urusan perlengkapan pendidikan sesuai dengan prosedur dan


ketentuan yang berlaku untuk kelancaran, kemananan dan kenyamanan
dalam pelaksanaan tugas
Tahapan:
1) Mengecek Alat Tulis Kantor guna kelancaran pelaksanaan tugas
2) Mengecek jurnal kelas, absen siswa guna kelancaran dan tertib
administrasi
g. Mengelola urusan kepegawaian sesuai aturan yang berlaku agar tercipta
tertib administrasi kepegawaian yang baik dan benar
Tahapan:
1. Menginventarisir Data Kepegawaian
2. Melaksanakan Pengolahan data Kepegawaian
3. Mengkonsultasikan hasil pengolahan data kepada atasan
4. Melaporkan hasil pengolahan data kepada atasan

h. Mengelola urusan keuangan sesuai aturan yang berlaku agar tercipta tertib
administrasi keuangan yang baik dan benar
Tahapan:
1. Menginventarisir Data Keuangan
2. Melaksanakan Pengolahan data Keuangan
3. Mengkonsultasikan hasil pengolahan Keuangan kepada atasan
4. Melaporkan hasil pengolahan data Keuangan kepada atasan

i. Mengelola urusan surat menyurat dan kearsipan sesuai aturan yang berlaku
agar tercipta tertib administrasi surat menyurat dan kearsipan yang baik dan
benar
Tahapan:
1. Membaca dan mendisposisi surat masuk
2. Mendistribusikan surat masuk kepada bawahan
3. Memvalidasi surat keluar
4. Mengecek pengelolaan kearsipan

j. Mengelola administrasi data siswa sesuai aturan yang berlaku agar tercipta
data yang baik dan benar
Tahapan:
1) Menginventarisir data siswa
2) Mengecek data siswa
3) Memvalidasi data
4) Melaporkan hasil validasi data ke Dinas terkait

k. Mengelola data kebutuhan Pendidik dan Tenaga Kependidikan (PTK)


1) Menginventarisir data kebutuhan PTK
2) Mengusulkan kebutuhan PTK pada atasan
3) Melaporkan kebutuhan PTK ke Dinas terkait
l. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di Bagian Tata Usaha berdasarkan
prosedur dan ketentuan yang berlaku guna mengetahui keberhasilan dan
kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas
4

Tahapan :
1) Mempelajari laporan pelaksanaan tugas bawahan
2) Menginventarisir permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan
3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan tugas dengan bawahan
4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan

m. Melaporkan pelaksanaan tugas di Bagian Tata Usaha berdasarkan


prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk pertanggungjawaban dan
rencana yang akan datang.
Tahapan :
1) Menyusun laporan kegiatan
2) Melaporkan hasil kegiatan

n. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan
maupun tertulis.
Tahapan :
1) Mempelajari tugas
2) Menjalankan tugas
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

6. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas


1. Laporan hasil kegiatan tahun Penyusunan rencana kegiatan
sebelumnya bagian Tata Usaha

2. Beban kerja Pembagian tugas kepada


bawahan
3. Tugas Bimbingan pelaksanaan tugas
bawahan
4. Tugas bawahan Pemeriksaan hasil tugas bawahan
5. Data kepegawaian Pengelolaan urusan kepegawaian
6. Data Keuangan Pengelolaan keuangan
7. Surat menyurat dan arsip Pengelolaan surat menyurat dan
kearsipan
8. Kondisi kendaraan dinas, gedung, Pengelolaan perlengkapan dan
peralatan kantor, listrik, air, telp. Rumah Tangga
9. Data Siswa Pengelolaan data siswa
10. Data PTK Pengelolaan kebutuhan PTK
11. Rencana dan realisasi kegiatan Pelaksanaan evaluasi tugas
12. Rencana dan realisasi kegiatan Pelaporan pelaksanaan tugas
13. Perintah pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain

7. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas


1. Rencana operasional Bagian Tata Menyusun rencana Bagian Tata
Usaha Usaha
5

2. SOP dan SOTK Membagi tugas kepada bawahan

3. SOP dan SOTK, Uraian tugas Membimbing pelaksanaan tugas


bawahan
4. Aturan dan prosedur yang Memeriksa hasil tugas bawahan
berlaku
5. Standar Opearsional Prosedur Mengelola urusan kepegawaian
dan Petunjuk Teknis
6. Standar Opearsional Prosedur Mengelola keuangan
dan Petunjuk Teknis
7. Standar Opearsional Prosedur Mengelola surat menyurat dan
dan Petunjuk Teknis kearsipan
8. Standar Opearsional Prosedur Mengelola perlengkapan dan
dan Petunjuk Teknis Rumah Tangga
9. Standar Opearsional Prosedur Mengelola data siswa
dan Petunjuk Teknis
10. Standar Opearsional Prosedur Mengelola kebutuhan PTK
dan Petunjuk Teknis
11 Rencana Kegiatan Melaksanakan evaluasi tugas
12 Rencana kegiatan Melaporkan pelaksanaan tugas
13 Surat Perintah / Surat Tugas Melaksanakan tugas kedinasan lain

8. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja 1) Satuan Hasil 2)


1.
Rencana kegiatan Kepala Tata Usaha Dokumen
2. Beban kerja Kegiatan
3. Bimbingan pelaksanaan tugas kegiatan
4. Tugas bawahan kegiatan
5. Bahan Pengelolaan kepegawaian dokumen
6. Bahan Pengelolaan keuangan dokumen
7. Surat Menyurat dan arsip dokumen
8. kendaraan dinas, gedung, peralatan dokumen
kantor, listrik, air, telp.
9. Data keadaan siswa Dokumen
10. Data Kebutuhan PTK Dokumen
11. Laporan evaluasi dokumen
12. Laporan Pelaksanaan tugas dokumen
13. Tugas lain-lain Kegiatan/dokumen
9. Tanggung Jawab:
6

a. Kelancaran proses pengelolaan urusan kepegawaian, keuangan, surat


menyurat, kearsipan, perlengkapan dan rumah tangga
b. Kelancaran proses pengelolaan data siswa
c. Keamanan dan Kenyamanan kondisi lingkungan kerja

10. Wewenang:
a. Memantau pelaksanaan kegiatan pengelolaan urusan kepegawaian,
keuangan, surat menyurat, kearsipan, perlengkapan dan rumah tangga
b. Memotivasi bawahan dalam pelaksanaan tugas

11. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kepala Sekolah SMP N 3 Jeruklegi Meminta Petunjuk,


Pengarahan dan
Pelaksanaan
2. Eselon IV terkait Disdikpora Koordinasi, Kerjasama

3. JFU UPTD Kecamatan Memantau pelaksanaan


tugas bawahan

12. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin dengan perubahan

3. Udara Sejuk

4. Keadaan Ruangan sempit

5. Letak Datar

6. Penerangan Terang

7. Suara Tenang

8. Keadaan tempat kerja Bersih

9. Getaran -

13. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab


7

1. Tidak ada -

14. Syarat Jabatan:

a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda Tk.I / IIIb


b. Pendidikan : SMA
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan :
2) Teknis :

d. Pengalaman kerja : Tata Usaha


e. Pengetahuan kerja : Peraturan Ketata Usahaan
f. Keterampilan kerja :
g. Bakat Kerja :
1) G ; Intelegensia :
Kemampuan belajar secara umum
2) V; Bakat Verbal :
. Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya
secara tepat dan efektif
3) Q; Ketelitian
Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan
verbal atau dalam tabel

h. Temperamen Kerja :
1) D : Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab
untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan
2) T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang
menghendaki pencapaian dengan tepat menurut prangkat
batas, toleransi atau standar-standar tertentu

i. Minat Kerja :
1) 3a : Pilihan melakukan kegiatan rutin, konkrit dan teratur
2) 4a : Pilihan melakukan kegiatan yang dianggap baik bagi orang
lain

j. Upaya Fisik :
1) Berdiri
2) Duduk
3) Berjalan
4) Berbicara

k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Wanita
2) Umur : 43 Tahun
3) Tinggi badan : 142 Meter
8

4) Berat badan : 58 Kg
5) Postur badan : Gemuk Pendek
6) Penampilan : Bersih dan Rapi
l. Fungsi Pekerjaan :
1) D.5 : Membandingkan/Mencocokkan
2) D.3 : Menyusun data
3) O.6 : Berbicara (informasi)

15. Prestasi Kerja yang diharapkan

Jumlah Hasil Waktu


No Satuan Hasil1
(Dalam 1 Tahun) Penyelesaian 2)
1.
Dokumen 1 1 bulan

2. Kegiatan 13 12 bulan

3. Kegiatan 4 1.5 jam

4. Kegiatan 12 2 jam

5. Dokumen 12 2 jam

6. Dokumen 12 2 jam

7. Dokumen 1500 0.5 jam

8. Dokumen 12 2 jam

9. Dokumen 12 2 jam

10. Dokumen 12 2 jam

11. Dokumen 2 1.5 jam

12. Dokumen 12 1.5 jam

13. Kegiatan/dokumen 10 4 jam

16. Butir Informasi Lain :


……………………………………………………………………………………..
9

Cilacap, ……………………..2014

Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(H. DIMYATHI AMIR Z, S.Pd) ( YUSTINI )


NIP. 19620808 198302 1 007 NIP. 19701231 199203 2 018.