Unit– Dinas Koperasi UKM, Perindustrian dan Perdagangan kabupaten Konawe

INFORMASI JABATAN

1. NAMA JABATAN : Pengadministrasi Persuratan

2. NOMOR KODE JABATAN :

3. UNIT KERJA ATASAN :

1. Eselon I :
2. Eselon II : Dinas Koperasi UKM, Perindustrian dan Perdagangan
3. Eselon III : Sekretariat Dinas
4. Eselon IV : Subbagian Umum dan Kepegawaian

4. KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR :

SEKRETARIS

KASUBAG. UMUM
DAN KEPEGAWAIAN

PENGADMINISTR PENGADMINISTRASI PENGADMINISTRASI PENGELOLA

ASI PERSURATAN UMUM KEPEGAWAIAN PENILAIAN KINERJA
PEGAWAI

5. RUMUSAN TUGAS :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian dibidang
persuratan.
Unit– Dinas Koperasi UKM, Perindustrian dan Perdagangan kabupaten Konawe

6. RINCIAN TUGAS :
1. Mengumpulkan surat/dokumen/paket yang akan dikirim;
Tahapan:
a. Memeriksa surat/ dokumen/ paket dari ekspeditur untuk mengetahui sifat, masalah
dan tujuan;
b. Mencatat surat/ dokumen/ paket kedalam buku ekspedisi dan surat tanda terima
serta;
c. Menghitung jumlah surat/ dokumen/ paket yang diterima dari ekspeditur, agar sesuai
dengan jumlah yang tertera pada buku ekspedisi.

2. Mendistribusikan surat/dokumen/paket;
Tahapan:
a. Membuat rencana perjalanan menurut arus yang akan ditempuh;
b. Menyusun dan memasukkan surat/ dokumen/ paket dalam kantong surat
berdasarkan tujuan surat guna memudahkan pengiriman;
c. Menyampaikan surat/ dokumen/ paket kepada yang berkepentingan/ melalui jasa
pengiriman menurut alamat yang telah ditentukan;

3. Mengendalikan surat/dokumen/paket yang telah didistribusikan;

Tahapan:
a. Menerima dan menyerahkan kembali buku ekspedisi dan atau surat tanda terima
ekspeditur, sebagai bukti yang telah ditanda tangani oleh penerima surat;
b. Membuat laporan pengiriman surat/dokumen di buku ekspedisi.

4. Melaporkan pelaksanaan tugas di subbagian umum sesuai dengan prosedur dan

peraturan yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencan kegiatan mendatang
Tahapan :
a. Menginventarisir data/informasi bahan laporan
b. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
c. Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan
d. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

5. Melaksanakantugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik lisan maupun
tulisan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Tahapan :
a. Menerima bahan pekerjaan dari pimpinan untuk diselesaikan
b. Membuat catatan bahan pekerjaan yang akan diselesaikan
c. Memproses dan mendistribusikan pekerjaan
d. Membuat laporan hasil tugas tambahan kepada pimpinan

7. HASIL KERJA :
No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Surat/dokumen/paket yang akan dikirim Dokumen

2. Nomor dan alamat surat tercatat dalam Dokumen

buku ekspedisi

3. Dokumen bukti pengiriman surat/ Laporan

dokumen/paket
Unit– Dinas Koperasi UKM, Perindustrian dan Perdagangan kabupaten Konawe

4. Dokumen laporan pelaksanaan tugas Dokumen

5. Laporan tugas kedinasan lain Dokumen

8. BAHAN KERJA :
1. Surat/dokumen/paket;
2. Tugas;

9. PERALATAN KERJA :
1. Buku ekspedisi;
2. Alat transportasi dan kelengkapannya;
3. Buku ekspedisi dan Alat komunikasi;
4. SOP;
5. ATK.

10. TANGGUNG JAWAB :

1. Keamanan surat/dokumen/paket yang akan dikirim;
2. Keakuratan surat/dokumen/paket yang dikirim;
3. Ketepatan waktu pengiriman surat/dokumen/paket;
4. Keamanan alat transportasi yang digunakan;
5. Kebenaran laporan pengiriman dan pendistribusian surat/dokumen/paket.

11. WEWENANG:
1. Menentukan jalur pendistribusian surat/dokumen/paket;
2. Meminta konfirmasi alamat tujuan surat/dokumen/paket;
3. Menolak pengiriman surat/dokumen/paket di luar kedinasan;
4. Menolakmelaksanakan tugas lain-lain yang merupakan perbuatan melawan
hukum/bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku
5. Mengusulkan pengadaan/perbaikan alat transportasi yang memadai.

12. HUBUNGAN KERJA/KORELASI JABATAN :

No. Nama Jabatan Unit Kerja Dalam Hal

1 Sekretaris Dinas Dinas Koperasi UKM Konsultasi dan meminta
Perindustrian dan arahan
Perdagangan

2 Kasubag. Umum dan Dinas Koperasi UKM Konsultasi dan meminta

Kepegawaian Perindustrian dan arahan
Perdagangan
Unit– Dinas Koperasi UKM, Perindustrian dan Perdagangan kabupaten Konawe

13. KEADAAN TEMPAT KERJA/KONDISI LINGKUNGAN KERJA :

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam dan Di luar ruangan

2. Suhu Normal
3. Udara Kering
4. Keadaan Ruangan Menyesuaikan
5. Letak Menyesuaikan
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran -

14. RISIKO BAHAYA :

No Fisik / Mental Penyebab

1. Cacat anggota Kecelakaan lalu lintas

tubuh/meninggal

2. Infeksi saluran Polusi Udara

pernafasan atas

15. SYARAT JABATAN :

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pengatur Muda, II/a
b. Pendidikan : SLTA/yang sederajat
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan :-
2) Teknis : - Tata Persuratan;
- Pelayanan Prima;
- Keamanan Berlalulintas
d. Pengalaman kerja :-
a. Pengetahuan kerja :- Peraturan ketatausahaan;
- Peraturan berlalulintas;
- Tata Persuratan.
- Peta wilayah

f. Keterampilan kerja :- Mengendarai kendaraan bermotor;

- Memilah surat/dokumen/paket sesuai jenisnya.
Unit– Dinas Koperasi UKM, Perindustrian dan Perdagangan kabupaten Konawe

g. Bakat Kerja :

1) G : Intelegensi : Kemampuan belajar secara umum

2) V : Bakat Verbal : Memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara tepat
dan efektif
3) Q : Ketelitian : Menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal
atau dalam tabel.

h. Temperamen Kerja :

1) R : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau secara

terus-menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat
prosedur, urutan atau kecepatan tertentu.
2) S : Kemampuan menyesuaikan diri untuk bekerja dengan ketegangan jiwa tanpa
kehilangan ketenangan walaupun jika berhadapan dengan keadaan darurat
kritis, tidak biasa atau bahaya.
3) T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki
pencapaian dengan tepat menurut batas-batas/ indikator/ kriteria, toleransi
atau standar-standar tertentu.

i. Minat Kerja
1) Konvensional ( K ) :
Aktifitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi,
rutin dan klerikal. Alternatif Pilihan
2) Realistik ( R ) :
Aktifitas-aktifitas yang memerlukan manipulasi eksplisit, teratur atau sistematik
terhadap obyek/ alat/ benda/ mesin.
3) Sosial ( S ):
Aktifitas yang bersifat social atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan
orang lain

j. Upaya Fisik
1) Duduk
2) Berdiri
3) Berjalan
4) Melihat
5) Mengangkat
6) Membawa
Unit– Dinas Koperasi UKM, Perindustrian dan Perdagangan kabupaten Konawe

k. Kondisi Fisik
1) Jenis Kelamin : Wanita/Laki-laki
2) Umur : Disesuaikan-
3) Tinggi badan : Disesuaikan-
4) Berat badan : Disesuaikan-
5) Postur badan : Disesuaikan-
6) Penampilan : Disesuaikan-

l. Fungsi Pekerja

1) D.4 : Menghitung
2) D.5 : Membandingkan/Mencocokkan
3) O.8 : Menerima instruksi

16. PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN

Jumlah Hasil Waktu
No Satuan Hasil
(1 Tahun) Penyelesaian

1. Dokumen 3 Dok 0,5

2. Dokumen 4 Data 0,5

3. Laporan 4 Laporan 60

4. Dokumen 3 Dok 300

5. Dokumen 3 Dok 120

17. BUTIR INFORMASI LAIN :

Unaaha, 05 November 2018

Kepala Subag. Umum dan Kepegawaian Yang membuat

(NOORMALASARI, ST.M.Si)
Pembina, IV/a (HASNIAH)
NIP. 19731112 200212 2 006 Penata Tk.I,III/d
NIP. 19620310 198202 2 005