GENERAL STATION WORKING PROCESS WITHOUT CONVEYOR

1. RECEIVING
Receiving adalah proses penerimaan dan pengecekan terhadap waybill yang di
laksanakan oleh Driver dan Inbound Checker. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa
barang yang di terima sudah lengkap dan tidak ada yang tertinggal ataupun hilang.
a. Driver melakukan serah terima waybill dengan Inbound Checker.
b. Inbound Checker melakukan scan waybill secara keseluruhan hingga selesai dan
melakukan konfirmasi bahwa seluruh waybill sudah diterima dengan lengkap dan tidak
ada selisih.
c. Inbound Checker melakukan check fisik dari kondisi pengemasan yang diterima bahwa
tidak ada kerusakan selama perjalanan driver.
d. Jika Inbound Checker menemukan selisih dari barang yang di serah terima oleh Driver,
Inbound Checker harus menolak penerimaan dan wajib melaporkan kepada Supervisor
yang bertanggung jawab di shift yang sedang berjalan.
e. Jika seluruh waybill sudah diterima dengan lengkap serta baik (tidak ada kerusakan),
Inbound Checker menyeleksi waybill yang berstatus High Value (Barang Berharga) dan
waybill yang membutuhkan tambahan packaging khusus (Value Added Service).
 f. Inbound Checker kemudian meletakkan waybill ke dalam trolley kosong untuk kemudian
di serah terima kembali kepada:
i. Jika waybill HVS, serah terima kepada HVS team.
ii. Jika waybill VAS, serah terima kepada VAS team.
iii. Jika waybill standard, serah terima kepada General Sorter.

2. SORTING
Sorting adalah proses pemilahan waybill berdasarkan lokasi tujuan. Sorting terbagi
menjadi 2 (dua) kategori: General Sorting (sorting kasar) dan Detail Sorting (sorting halus).
i. General Sorting adalah proses pemilahan waybill berdasarkan pengiriman yang
terbagi untuk dalam kota (Last Mile Delivery - LMD) dan Luar Kota (Station to
Station STS).
ii. Detail Sorting adalah proses pemilahan waybill yang lebih detail berdasarkan:
1. Kode Pos / Kurir untuk LMD.
2. Daerah / Kota untuk STS
b. General Sorter mengambil trolley waybill yang sudah di handover untuk di pindahkan
lokasi General Sorting.
c. General Sorter melakukan pemilahan waybill ke dalam kontainer untuk per masing –
masing tujuan.
i. Pembagian secara Zona Besar (A – B – C – D) untuk LMD
ii. Pembagian Luar kota untuk STS
d. General Sorter melakukan serah terima kepada masing-masing detail sorting team (LMD
& STS) dengan menghitung ulang bersama Detail Sorter dan wajib mengisi Log Book
Detail Sorter yang di ketahui oleh kedua belah pihak (See Appendix I).
e. Jika Detail Sorter menemukan kesalahan dari General Sorting (Switch Zone), Detail Sorter
harus meletakkan waybill tersebut ke dalam container “Waybill Problem” yang telah di
sediakan dan langsung melapor ke atasan yang bertanggung jawab.

Last Mile Delivery Detail Sorting (LMD)

a. Detail Sorter LMD melakukan pemilahan berdasarkan detail kode pos atau kurir yang
sudah di tentukan dan meletakkannya ke dalam container tertutup.
b. Detail Sorter LMD tidak boleh meletakkan waybill melebihi dari kapasitas container.
 c. Detail Sorter LMD melakukan handover to Dispatcher dengan mengisi Log Book
Dispatch yang di ketahui oleh kedua belah pihak (See Appendix II).
d. Jika Dispatcher menemukan kesalahan dari detail sorting (Switch Zone), Dispatcher
harus meletakkan waybill tersebut ke dalam container “Waybill Problem” yang telah
di sediakan dan langsung melapor ke atasan yang bertanggung jawab.
Station to Station Detail Sorting (STS)
a. Detail Sorter STS melakukan pemilahan berdasarkan kota station yang akan di tuju.
b. Detail Sorter STS melakukan pengepakkan ke dalam karung besar (bag) dan membuat
Courier Delivery Manifest (See Appendix III).
c. Detail Sorter STS melakukan serah terima karung (bag) kepada Courier dengan
menyertakan Courier Delivery Manifest.
d. Jika Detail Sorter STS menemukan kesalahan dari detail sorting (Switch), DS STS harus
meletakkan waybill tersebut ke dalam container “Waybill Problem” yang telah di
sediakan dan langsung melapor ke atasan yang bertanggung jawab.

3. DISPATCHER
a. Menerima serah terima dari Detail Sorter LMD dan memastikan Dispatch Log Book terisi.
b. Melakukan serah terima dengan team HVS dengan mengisi Log Book HVS (See Appendix
IV) dan memastikan HVS Delivery Manifest (See Appendix V) terkumpul.
c. Menyiapkan Rider Delivery Manifest (See Appendix VI) dan melakukan serah terima
kepada Rider sesuai dengan rutenya.
d. Memastikan bahwa tidak ada Rider yang melakukan cek manual di area Dispatch.

-------------------- END ----------------------

HVS STATION WORKING PROCESS
High Value Shipment (HVS) adalah barang / waybill yang di kirimkan termasuk kategori
benda berharga atau bernilai tinggi yang memiliki nominal di atas Rp. 1.000.000,-.

1. RECEIVING
Receiving adalah proses penerimaan dan pengecekan terhadap waybill yang di
laksanakan oleh Driver dan Inbound Checker. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa
barang yang di terima sudah lengkap dan tidak ada yang tertinggal.
a. Driver melakukan serah terima waybill dengan Inbound Checker.
b. Inbound Checker melakukan scan waybill secara keseluruhan hingga selesai dan
melakukan konfirmasi bahwa seluruh waybill sudah diterima dengan lengkap dan tidak
ada selisih.
c. Inbound Checker melakukan check fisik dari kondisi pengemasan yang diterima bahwa
tidak ada kerusakan selama perjalanan driver.
d. Jika Inbound Checker menemukan selisih dari barang yang di serah terima oleh Driver,
Inbound Checker harus menolak penerimaan dan wajib melaporkan kepada Supervisor
yang bertanggung jawab di shift yang sedang berjalan.
e. Jika seluruh waybill sudah diterima dengan lengkap serta baik (tidak ada kerusakan),
Inbound Checker menyeleksi waybill yang berstatus High Value (Barang Berharga) dan
waybill yang membutuhkan tambahan packaging khusus (Value Added Service).
f. Inbound Checker kemudian meletakkan waybill ke dalam trolley kosong untuk kemudian
di serah terima kembali kepada:
i. Jika waybill HVS, serah terima kepada HVS team.
ii. Jika waybill VAS, serah terima kepada VAS team.
iii. Jika waybill standard, serah terima kepada General Sorter.

2. SORTING AT HVS AREA

a. HVS Sorter mengambil trolley yang berisi waybill HVS yang sudah berhasil di terima dan
di pisah oleh Inbound Checker untuk di pindahkan ke area HVS.
b. HVS Sorter melakukan pemisahan berdasarkan daerah waybill yang di tuju.
 c. HVS Sorter membuat HVS Rider Manifest dan kemudian melakukan serah terima waybill
HVS kepada Dispatcher team dengan mengisi HVS Log Book yang di ketahui oleh kedua
belah pihak.

-------------------- END ----------------------

VAS STATION WORKING PROCESS

Value Added Service adalah proses untuk waybill yang membutuhkan tambahan pengepakan agar
barang dapat terlindungi dan aman dari goncangan dan benturan.

1. RECEIVING
Receiving adalah proses penerimaan dan pengecekan terhadap waybill yang di
laksanakan oleh Driver dan Inbound Checker. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa
barang yang di terima sudah lengkap dan tidak ada yang tertinggal.
a. Driver melakukan serah terima waybill dengan Inbound Checker.
b. Inbound Checker melakukan scan waybill secara keseluruhan hingga selesai dan
melakukan konfirmasi bahwa seluruh waybill sudah diterima dengan lengkap dan tidak
ada selisih.
c. Inbound Checker melakukan check fisik dari kondisi pengemasan yang diterima bahwa
tidak ada kerusakan selama perjalanan driver.
d. Jika Inbound Checker menemukan selisih dari barang yang di serah terima oleh Driver,
Inbound Checker harus menolak penerimaan dan wajib melaporkan kepada Supervisor
yang bertanggung jawab di shift yang sedang berjalan.
e. Jika seluruh waybill sudah diterima dengan lengkap serta baik (tidak ada kerusakan),
Inbound Checker menyeleksi waybill yang berstatus High Value (Barang Berharga) dan
waybill yang membutuhkan tambahan packaging khusus (Value Added Service).
f. Inbound Checker kemudian meletakkan waybill ke dalam trolley kosong untuk kemudian
di serah terima kembali kepada:
i. Jika waybill HVS, serah terima kepada HVS team.
ii. Jika waybill VAS, serah terima kepada VAS team.
iii. Jika waybill standard, serah terima kepada General Sorter.
 g. VAS Team mengambil trolley yang berisikan waybill VAS untuk di pindahkan ke lokasi VAS.
h. VAS Team melakukan pengepakan ulang dan memastikan waybill dalam keadaan aman
dari goncangan dan benturan.
i. Setelah selesai pengepakan ulang, VAS Team menyerah terima kan barang yang sudah
selesai kembali kepada Receiving team untuk di lakukan proses standard.

-------------------- END ----------------------

RETURN STATION WORKING PROCESS

Waybill return adalah waybill yang statusnya kembali di karenakan oleh pengiriman yang gagal.
1. Receiving
a. Jika Inbound Checker menemukan waybill yang kembali ke station (return), Inbound
Checker dapat memproses receiving secara standard.
b. Jika Inbound Checker menemukan waybill yang sudah 2x kembali ke station (return),
letakkan waybill ke dalam trolley yang berkhususkan untuk Return Quarantine.

2. Return
a. Return Team mengambil trolley yang berisikan waybill return dan membawa ke area
Return Quarantine untuk kemudian di lakukan pendataan.
b. Sebelum melakukan pengiriman untuk yang ke 3x nya, team Return harus
mengkomunikasikan terlebih dahulu kepada team Customer Service untuk konfirmasi
dan kejelasan waybill. Komunikasi bisa dilakukan melalui email dan telephone dengan
menyebutkan detail waybill.
Ada bebrapa tanggapan dari Customer Service sebagai berikut:
i. Re-Delivery (Kirim Ulang), lakukan langkah C.
ii. No Answer (Tidak Ada Jawaban dari Penerima), lakukan langkah D
c. Setelah team Customer Service memberikan informasi dan instruksi untuk pengiriman
kembali, team Return melakukan serah terima waybill kepada Receiving team untuk di
lakukan proses standar.
d. Jika Customer Service memberikan tanggapan No Answer, team Return melakukan
pendataan dan pencatatan untuk kemudian menunggu team Customer Service
memberikan instruksi selanjutnya; apakah pengembalian kepada Pengirim atau
destroyed.

-------------------- END ----------------------

APPENDIX I
DETAIL SORTER LOG BOOK
Handover
Tanggal Quantity Time Name DS PIC Paraf Name DISPATCH PIC Paraf
#
22-Jul-16 1 49 8:00 Ghita Sondi
2 50 9:00 Ghita Sondi
3
4
23-Jul-16 1 30 7:00 Arif Bayu
2
3

APPENDIX II
DISPATCH LOG BOOK
Handover
Tanggal Quantity Time Name GS PIC Paraf Name DS PIC Paraf
#
22-Jul-16 1 49 8:00 Ghita Sondi
2 50 9:00 Ghita Sondi
3
4
23-Jul-16 1 30 7:00 Arif Bayu
2
3
APPENDIX III
COURIER DELIVERY MANIFEST
Detail Manifest
Date: 25-Jul-16
Origin Station Name: TANGERANG To Station Name: JAKARTA TIMUR
Jl. Raya, Jakarta
Station Address: Jl. MH Thamrin, Cipondoh Dest. Station Address:
Timur

Courier Name / No: Munir S / 1000678

Car Plate No: B 3468 SLA Loading Time:
Truck Type Blind Van Dispatch Time:

No. Bag No. Waybill No Station

1 1234556789 1234-456-7890 JAKARTA

2345-567-7890 JAKARTA
xxxx-xxx-xxxx JAKARTA
xxxx-xxx-xxxx JAKARTA
xxxx-xxx-xxxx JAKARTA
2 2345678901 xxxx-xxx-xxxx SURABAYA
xxxx-xxx-xxxx SURABAYA
xxxx-xxx-xxxx SURABAYA
xxxx-xxx-xxxx SURABAYA
xxxx-xxx-xxxx SURABAYA

Total Bag 2
Total Waybill 10

STS Dispatch Courier Security

Amir Munir Joko

Master Manifest
Date: 25-Jul-16
Origin Station Name: TANGERANG To Station Name: JAKARTA TIMUR

Station Address: Jl. MH Thamrin, Cipondoh Dest. Station Address: Jl. Raya, Jakarta Timur

Courier Name / No: Munir S / 1000678

Car Plate No: B 3468 SLA Loading Time:
Truck Type Blind Van Dispatch Time:

No. Bag No. Station Qty Bag

1 1234556789 JAKARTA 1
2 2345678901 SURABAYA 1

STS Dispatch Courier Security

Amir Munir Joko

APPENDIX IV
HVS LOG BOOK
Handover
Tanggal Quantity Time Name DISPATCH PIC Paraf Name HVS PIC Paraf
#
22-Jul-16 1 49 8:00 Ghita Sondi
2 50 9:00 Ghita Sondi
3
4
23-Jul-16 1 30 7:00 Arif Bayu
2
3

APPENDIX V
HVS RIDER DELIVERY MANIFEST
Rider Name: Munir S Station Name: TANGERANG
Rider Phone: 0852xxxxxxx Date: 25-Jul-16
Rider Zone: Zone C

Receiver Details
No. Waybill No. Waybill Address Value COD Amount
Name Sign
1 1234556789 Jl. MH Thamrin, Cipondoh 1,000,000 -
2 2345678901 Jl. Teuku Umar 2,500,000 2,500,000

Total Package 2
Total COD Amount 2,500,000
APPENDIX VI
RIDER DELIVERY MANIFEST
Rider Name: Munir S Station Name: TANGERANG
Rider Phone: 0852xxxxxxx Date: 25-Jul-16
Rider Zone: Zone C

Receiver Details
No. Waybill No. Waybill Address COD Amount
Name Sign
1 1234556789 Jl. MH Thamrin, Cipondoh 300,000
2 2345678901 Jl. Hasyim Ashari 100,000
3 3456789012 Jl. Raya Serpong -
-
-

Total Package 3
Total COD Amount 400,000