Esse território pode ser um país, uma região administrativa ou uma instituição."
obedecer a ordem original não está ligada ao respeito a ordem estrita que os documentos
receberam na repartição de origem e, sim, o respeito à organicidade, isto é, a observância
do fluxo natural e orgânico com que foram produzidos e não propriamente dos detalhes
ordenatórios de seu primeiro arquivamento.
Arranjo
o arranjo não é prática de ordenação de documentos. CUIDADO! O arranjo é uma atividade
técnica e intelectual semelhante à classificação. Porém, com uma diferença importante: o
arranjo é realizado na fase permanente.
O arranjo jamais deve ser confundido com a ordenação (em que surgem as técnicas de
arquivamento), que é a atividade de organizar o acervo documental (ora por ordem alfabética,
numérica, cronológica ou geográfica ou outras maneiras), de forma que seja facilitada a
pesquisa aos usuários.
Arranjo estrutural:
Fundo de Arquivo
o fundo de arquivo é o conjunto documental proveniente de uma pessoa física ou júrídica no
âmbito de suas atividades. Um exemplo é o Ministério da Saúde. O arquivista responsável
deve inserir o Ministério como fundo, porque é a instituição que reúne a documentação de
acordo com as funções, atividades e tarefas exercidas.
Guia, Catálogo, Inventário e Repertório
O guia é o mais abrangente e expõe os serviços prestados pelo arquivo como um todo: os
horários de visita, o tipo de documentação sob custódia, o estado de conservação do acervo,
as informações sobre o conteúdo documental de forma ampla, entre outros.
O inventário, que é a descrição do fundo ou de parte dele, de forma sucinta. Antigamente, era
chamado de inventário sumário; hoje, é apenas inventário.
Ciclo de vida
a) 1°Idade ( Fase corrente) : Tambpem conhecida como fase ativa, é composta pelos
documentos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser
guardados em locais próximos aos de sua produção, para facilitar o acesso . Nesta fase,
os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua
criação decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser
facultado a outros setores da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo
solicitante.
Tipo: Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que
a gerou. Ex. boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão
de nascimento, certidão de óbito, declaração de bens, declaração de imposto de renda,
relatório de atividades, relatório de fiscalização
BIZU!
ESPÉCIE: HOMEM (certidão)
TIPO: HOMEM SAFADO (certidão de casamento)
arquivos.
2. Pertinência: documentos são classificados por seu assunto (não está em uso por
confrontar o princípio da proveniência);
3. Respeito pela ordem original/ Organicidade: os arquivos de uma mesma proveniência
devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora (manter a ordem de
quem mandou os documentos);
Quadro de arranjo
Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo, a partir do estudo
das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo.
Expressão a o adotada em arquivos permanentes.
Protocolo
- Recebimento
- Registro
- Autuação
- Classificação
- Expedição/Distribuição
- Controle/Movimentação
Recebimento:
Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias:
· Oficial, que trata de matéria de interesse institucional.
· Particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.
Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza
ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada
a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a
devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular
deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
Registro:
Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas
eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do
remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. Os elementos utilizados para
o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.
Autuação:
Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de
chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.
Classificação:
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto
sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada
com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
Distribuição:
Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A
distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a
Expedição consiste na remessa externa desses documentos.
Tramitação
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as
etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do
protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada,
setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da
instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que
anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se
podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS
Aquisição -> Entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente.
Difusão -> Está relacionada à divulgação do acervo, bem como a acessibilidade dos
documentos, aproximando o arquivo e o usuário da informação.
Avaliação
BIBLIOTECA:
- aplica-se a unidades isoladas;
- o julgamento não tem caráter irrevogável;
- o julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total.
ARQUIVO:
- preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como
unidades isoladas.
- os julgamentos são finais e irrevogáveis;
- a documentação não raro existe em via única.
Microfilmagem
eliminação de microfilmes ≠ e
liminação de d
ocumentos microfilmados