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Arquivologia

Princípio da Proveniência Territorial.


O princípio da territorialidade define que os arquivos devem ser conservados nos serviços de
arquivo do ​território em foram produzidos.

Esse território pode ser um país, uma região administrativa ou uma instituição."

A ​AUTENTICIDADE ​como característica do documento de arquivo, diz respeito à criação,


à manutenção e à custódia de arquivos.

Princípio da Custódia Intacta ou Santidade / Ordem Original

A ordenação interna do fundo de arquivo obedece ao princípio da ordem original.


ORDENAÇÃO EXTERNA - PROVENIÊNCIA
ORDENAÇÃO ​INTERNA​ - ​ORDEM ORIGINAL

obedecer a ​ordem original ​não​ está ligada ao​ respeito a ordem estrita que os documentos
receberam na repartição de origem​ e, ​sim​, o respeito à ​organicidade​, isto é, ​a observância
do fluxo natural e orgânico com que foram produzidos​ e ​não​ propriamente dos ​detalhes
ordenatórios de seu primeiro arquivamento.

Arranjo
o arranjo não é prática de ordenação de documentos. CUIDADO! O arranjo é uma atividade
técnica e intelectual semelhante à classificação. Porém, com uma diferença importante: o
arranjo é realizado na fase permanente.

O arranjo jamais deve ser confundido com a ordenação (em que surgem as técnicas de
arquivamento), que é a atividade de organizar o acervo documental (ora por ordem alfabética,
numérica, cronológica ou geográfica ou outras maneiras), de forma que seja facilitada a
pesquisa aos usuários.

Arranjo estrutural:

1. Fundo (Ministério da Saúde)


2. Seções (Secretaria Executiva)
3. Grupos (Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas)
4. Séries (Coordenação de Pessoal Inativo)
5. Item documental (dossiê ou processo)

Fundo de Arquivo
o fundo de arquivo é o conjunto documental proveniente de uma pessoa física ou júrídica no
âmbito de suas atividades. Um exemplo é o Ministério da Saúde. O arquivista responsável
deve inserir o Ministério como fundo, porque é a instituição que reúne a documentação de
acordo com as funções, atividades e tarefas exercidas.
Guia, Catálogo, Inventário e Repertório

O que são guias, catálogos, inventários e repertórios?


São os chamados instrumentos de descrição, elaborados para facilitar a pesquisa dos
documentos na fase permanente.

O guia é o mais abrangente e expõe os serviços prestados pelo arquivo como um todo: os
horários de visita, o tipo de documentação sob custódia, o estado de conservação do acervo,
as informações sobre o conteúdo documental de forma ampla, entre outros.

O inventário, que é a descrição do fundo ou de parte dele, de forma sucinta. Antigamente, era
chamado de inventário sumário; hoje, é apenas inventário.

O catálogo (o antigo inventário analítico), em que o arquivista descreve o conteúdo de cada


documento, sem mostrar prioridade sobre um documento a ser descrito ou não.

O repertório (antigo catálogo seletivo), em que o arquivista escolhe os documentos a serem


descritos da mesma forma em que é feita no catálogo.

Documentos textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/ digitados ou


impressos;

Documentos cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis,


contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Exemplos:
mapas, plantas e perfis;

Documentos iconográficos: são os documentos em​ suportes sintéticos, em papel


emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. ​Exemplos: fotografias (diapositivos,
ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras;

Documentos filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas


magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e
dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Exemplos: filmes e fitas
videomagnéticas;
Documentos sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis,
contendo registros fonográficos. Exemplos: discos e fitas audiomagnéticas;

Documentos micrográficos: são documentos em suporte fílmico resultante da


microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Exemplos:
rolo, microficha, jaqueta e cartão - janela;

Documentos informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em


computador. Exemplos: disco flexível (disquete), disco rígido (winchester) e disco óptico.

Ciclo de vida
a) 1°Idade ( Fase corrente) :​ Tambpem conhecida como fase ​ativa​, é composta pelos
documentos que possuem maior potencial de uso dentro das instituições e devem ser
guardados em locais próximos aos de sua produção​, para facilitar o acesso . Nesta fase,
os documentos são de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua
criação decorre das atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser
facultado a outros setores da instituição, mediante requerimento encaminhado pelo
solicitante.

b) 2°Idade ( Fase Intermediária ) : ​Conhecida também como fase ​Semiativa​, é composta


por documentos de consulta eventual para a instituição produtora. O arquivamento
desses documentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos,
com a finalidade de se diminuir os gastos referentes à sua manutenção. Nesta fase os
arquivos aguardam a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou a guarda
permanente.

c) 3°Idade ( Fase Permanente) : T​ambém chamada de fase ​inativa​, é composta por


documentos que perderam o uso administrativo e que são preservados em função do seu
valor histórico, probatório e informativo- e por esta razão jamais poderão ser eliminados.
Os documentos desta fase, resguardadas as restrições em sigilo, têm o seu acesso
franqueado( Liberado). Os documentos que provam a origem/criação da instituição, sua
evolução e seu funcionamento. São considerados de guarda permanente.
Suporte: Material sobre o qual as informações são registradas. ​Ex. fita magnética, filme
de nitrato, papel

Forma: Estágio de preparação e de transmissão de documentos. ​Ex. original, cópia,


minuta, rascunho

Formato: Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como


foi confeccionado. ​Ex. caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme

Gênero: Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos


utilizado na comunicação de seu conteúdo. ​Ex. documentação audiovisual,
documentação fonográfica, documentação iconográfica, documentação textual

Espécie: Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a


natureza das informações nele contidas. ​Ex. boletim, certidão, declaração, relatório

Tipo: Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que
a gerou.​ Ex. boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão
de nascimento, certidão de óbito, declaração de bens, declaração de imposto de renda,
relatório de atividades, relatório de fiscalização

BIZU!
ESPÉCIE: HOMEM (certidão)
TIPO: HOMEM SAFADO (certidão de casamento)

Processo​ – ​Termo geralmente usado na administração pública, designando: conjunto de


documentos, reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no
decurso de uma ação administrativa ou judiciária.

Dossie:​um conjunto de documentos que se relacionam entre si por assunto,


constituindo uma unidade de arquivamento.

Indexação: uma representação de documentos ou informações por termos ou


descritores que propiciem a recuperação da informação.

​ ma unidade documental fisicamente indivisível.


Item documetal: u
Identificação: uma unidade de arquivamento que contém o registro de

informações sobre arquivos com vistas ao controle físico e intelectual desses

arquivos.

A aplicação do princípio da proveniência à classificação e ao agrupamento de


documentos tem como principal consequência prática o surgimento do fundo de
arquivo.

Princípio da reversibilidade: Todo procedimento ou tratamento empreendido em


arquivos pode ser revertido, se necessário.

O princípio da Reversibilidade determina que todas as operações realizadas em arquivo


podem ser revertidas ("desfeitas") a qualquer tempo. Exemplo: classificação - um
documento pode ser classificado e desclassificado.
Princípios:

​ ão se misturam documentos de origens diferentes;


1. Proveniência: n

2. Pertinência: ​documentos são classificados por seu assunto (não está em uso por
confrontar o princípio da proveniência);

3. Respeito pela ordem original/ Organicidade: ​os arquivos de uma mesma proveniência
devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora (manter a ordem de
quem mandou os documentos);

4. Territorialidade:​ arquivos públicos devem ser conservados o mais próximo possível do


local que o gerou ou que influenciou sua produção

5. Unicidade: documentos de arquivos devem conservar o seu caráter ÚNICO, em função


do seu contexto de produção;
6. Indivisibilidade/ Integridade: fundos de arquivos devem ser preservados e mantidos
sem qualquer anomalia (mutilação, destruição não autorizada, adição indevida etc.).

A gestão de documentos compreende a definição da política arquivística, a designação


de responsabilidades, o planejamento do programa de gestão e a implantação do
programa de gestão.

Quadro de arranjo
Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo, a partir do estudo
das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo.
Expressão a o adotada em arquivos permanentes.

Plano de classificação -> Fase corrente e intermediária


Quadro de arranjo -> Fase permanente

Protocolo
- Recebimento
- Registro
- Autuação
- Classificação
- Expedição/Distribuição
- Controle/Movimentação

Em um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, a atividade de


registro de protocolo é realizada no procedimento de captura.

Recebimento:
Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias:
· Oficial, que trata de matéria de interesse institucional.
· Particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.
Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza
ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada
a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a
devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular
deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
Registro:
Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas
eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do
remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. Os elementos utilizados para
o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.

Anotações referentes a procedência, espécie, código e resumo do assunto são


procedimentos adotados na fase de registro de um documento.

Novo destino na fase do Registro

Autuação:
Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de
chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

Classificação:
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto
sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada
com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.

Distribuição:
Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A
distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a
Expedição​ consiste na remessa externa desses documentos.

Tramitação
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as
etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do
protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada,
setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da
instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que
anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se
podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS

Produção -> Criação ou recebimento de informações dentro da instituição, evitando a


criação de documentos com informações desnecessárias e atentando para sua
veracidade e autenticidade. Momento que o documento passa a existir para a instituição.

Avaliação -> Processo que consiste na atribuição de valores (primário ou secundário)


para os documentos, assim como prazos de guarda e destinação final (guarda
permanente ou eliminação).

Aquisição​ -> Entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente.

Classificação -> Forma como os documentos serão reagrupados de acordo com


características comuns.

Descrição -> Conjunto de elementos facilitadores na recuperação e localização dos


documentos. Também abrange a elaboração de instrumentos de pesquisa e meios de
busca, utilizando termos específicos, palavras-chave, indexadores, dentre outros.

Conservação -> Conjunto de procedimentos que visa à manutenção da integridade física


do documento, desacelerando o processo de degradação.

Difusão -> Está relacionada à divulgação do acervo, bem como a acessibilidade dos
documentos, aproximando o arquivo e o usuário da informação.

​ UD​), ficaria fácil resolver a


Sabendo que só existem as 3 fases de gestão documental (P
questão:

P ​rodução - Elaboração dos documentos. Ex: criar modelos e formulários,


U​ tilização - Controle, uso e armazenamento dos documentos. Ex: Protocolo, expedição
D estinação - determinar se o doc. vai ser eliminado ou guardado permanentemente. Ex:
Transferências e recolhimentos.

Classificação --> Plano de classificação


Avaliação --> Tabela de temporalidade
a classificação é realizada no momento da sua produção, nos setores de trabalho, ou de
seu recebimento, nos setores de protocolo.
​ LASSIFICAÇÃO--->ORDENAÇÃO--->ARQUIVAMENTO.
SEQUÊNCIA CORRETA: C
Mais detalhadamente:
IECCOG
I​nspeção
​ tudo
Es
Cl​ assificação
​ dificação
Co
O​rdenação
G​uarda

Classificação: É o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos


arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Ela determina o
agrupamento de documentos em unidades menores( Processos e dossiês ) e o
agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou entidade.
Para isso , deve tomar base o conteúdo do documento, que reflete a atividade que o
gerou e determina o uso da informação nele contida. Esta tarefa é executada com o
auxílio do Plano de Classificação.

Plano de classificação: Instrumento que reflete as funções/atividades da empresa que


deram origem aos documentos, ele serve para orientar a operação de arquivamento e
recuperação da informação. ​O plano tem a finalidade de classificar todo e qualquer
documento produzido ou recebido pela instituição.
CLASSIFICAÇÃO - presente na fase de utilização - refere-se à criação e à utilização de
planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da
instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária
e a elaboração de quadros de arranjo da fase permanente.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO - Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e
funções da instituição e análise do arquivo (1) por ela produzido, pelo qual se distribuem
os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos.
Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. Também utilizado no plano de
destinação.

PLANOS DE DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS - são instrumentos que servem para


instruir o procedimento de quem vai tratar uma massa documental acumulada. Eles
contêm informações sobre a tipologia documental existente, os prazos de guarda
definidos e as séries em que se dividiu o acervo. Portanto, neles mesclam-se o plano de
classificação de documentos e a tabela de temporalidade usados nos arquivos correntes.

INVENTÁRIO ANALÍTICO - Instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou


parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por unidade a peça
documental, respeitada ou não a ordem de classificação.

Avaliação

A avaliação de documentos de arquivo tem caráter irrevogável

Na avaliação de um grande volume de documentos de arquivo, a decisão sobre


eliminação de um documento e a consequente operacionalização são f​ inais e
irrevogáveis.​
MÉTODO DE AVALIAÇÃO:

BIBLIOTECA:
- aplica-se a unidades isoladas;
- o julgamento não tem caráter irrevogável;
- o julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação ou perda total.

ARQUIVO:
- preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto e não como
unidades isoladas.
- os julgamentos são finais e irrevogáveis;
- a documentação não raro existe em via única.

Microfilmagem

Art. 1º,​ § 2º Os documentos microfilmados ​poderão,​ ​a critério da autoridade


competente,​ ​ser eliminados por incineração​, d
​ estruição mecânica o
​ u por o
​ utro
processo adequado que assegure a sua desintegração.​

eliminação de ​microfilmes​ ≠ e
​ liminação de d
​ ocumentos microfilmados

Minat Terkait