D E R E C H O S D E A U T O R
AV I S O I M P O R T A N T E
ScanSoft, Inc. proporciona esta publicación “tal cual” sin garantías de ninguna índole, ya sean
expresas o implícitas, incluyendo, aunque sin limitarse a, las garantías implícitas de
comerciabilidad o idoneidad para fines particulares. Algunos estados o jurisdicciones no
permiten la renuncia de garantías expresas o implícitas en determinadas transacciones; por lo
tanto, es posible que esta declaración no le sea aplicable. ScanSoft se reserva el derecho de
revisar esta publicación y realizar cambios de vez en cuando en el contenido de la misma sin
obligación por parte de ScanSoft de notificar a ninguna persona acerca de tales cambios o
revisión.
ScanSoft, Inc.
9 Centennial Drive
Peabody, Massachusetts 01960
¡Bienvenido a PaperPort! 5
Instalación de PaperPort 5
Registro 5
Aprendizaje de PaperPort 6
Uso de la Ayuda en línea 6
Uso de las notas de la versión 6
Soporte técnico 6
Introducción a PaperPort 7
El escritorio de PaperPort 7
Elementos de PaperPort 8
El panel Carpetas 8
Miniaturas de PaperPort 9
La ventana Vista de página 11
Obtener elementos 12
Retocar imágenes 14
Herramientas de anotación 17
Archivar elementos 18
Buscar elementos 20
Compartir archivos 21
Convertir elementos 25
iv Contenido
¡Bienvenido a PaperPort!
Bienvenido a la Guía de procedimientos iniciales de PaperPort. PaperPort le ofrece
la manera más fácil de convertir papeles en documentos digitales organizados que
cualquier persona en una oficina puede encontrar y utilizar con rapidez.
PaperPort trabaja con escáneres, impresoras multifunción y copiadoras digitales
en red para convertir documentos impresos en papel en documentos digitales.
También le ayuda a administrarlos juntamente con todos los demás documentos
electrónicos mediante un cómodo sistema de archivos muy fácil de utilizar.
Las miniaturas claras y grandes le permiten utilizar, recuperar y organizar
visualmente los documentos escaneados. Las herramientas de edición de
PaperPort garantizan que sus documentos digitalizados tendrán un aspecto
optimo mientras que las herramientas de anotación le permiten agregar notas y
texto resaltado a cualquier imagen digitalizada.
Instalación de PaperPort
Puede instalar PaperPort desde un CD o desde Internet.
El programa de instalación de PaperPort proporciona sencillas instrucciones paso
a paso. Siga las instrucciones en cada pantalla para instalar el software.
Registro
El registro le permite aprovechar al máximo el servicio técnico de los productos
de ScanSoft y recibir notificaciones de actualizaciones de productos.
Cuando finalice de instalar PaperPort, se le solicitará que lo registre en línea. Si
desea actualizar su información de registro, siempre puede dirigirse al sitio de
Internet de ScanSoft, Inc. en www.latinamerica.scansoft.com.
Soporte técnico
Visite www.latinamerica.scansoft.com para obtener información sobre
nuestra política de soporte técnico, contactos de soporte técnico local y
actualizaciones de productos. Antes de comunicarse con ScanSoft, asegúrese de
leer la documentación del usuario y revisar las Notas de la versión.
6 ¡Bienvenido a PaperPort!
Introducción a PaperPort
Esta sección presenta las distintas partes de PaperPort. Consulte la Ayuda de
PaperPort para obtener información detallada acerca de todos estos temas.
El escritorio de PaperPort
Cuando inicia el programa por primera vez, el escritorio de PaperPort se abre con
el panel Carpetas. Allí verá sus documentos y las herramientas que puede utilizar
para administrarlos. PaperPort le brinda todas las herramientas necesarias para
organizar, buscar y utilizar documentos e imágenes.
Barra de
herramientas
principal
Miniaturas del
Carpetas documento
Escritorio
Barra Enviar a
El panel Carpetas
El panel Carpetas presenta una vista jerárquica de sus carpetas de PaperPort,
parecida a la vista que proporciona el Explorador de Windows.
PaperPort instala una carpeta de PaperPort denominada Mis documentos de
PaperPort en la carpeta Mis documentos. Si se utiliza un sistema de varios
usuarios, cada usuario contará con una carpeta Mis documentos de PaperPort.
La carpeta Mis documentos de PaperPort contiene varias subcarpetas cuyos
nombres, como por ejemplo Artículos, Tarjetas de presentación, Fotografías y
Recibos, ilustran las diferentes formas en que puede organizar sus elementos de
PaperPort.
8 Introducción a PaperPort
La carpeta Muestras contiene documentos y fotografías de muestra para ayudarle
a comenzar a utilizar PaperPort.
Aunque no pueda eliminar Mis documentos de PaperPort del panel Carpetas,
puede eliminar todas las subcarpetas cuando lo desee. Una vez que haya obtenido
sus propios elementos de PaperPort, no tendrá que utilizar la carpeta Mis
documentos de PaperPort para almacenarlos. Puede agregar otras carpetas locales
y de red a la Vista de carpeta de PaperPort.
Miniaturas de PaperPort
Una forma rápida de localizar sus elementos de PaperPort es explorar visualmente
las miniaturas en el escritorio de PaperPort. Cada miniatura es una pequeña
representación gráfica del documento o fotografía. Las miniaturas le muestran
qué hay en un documento sin necesidad de abrirlo. Además, las miniaturas le
permiten desplazarse por las páginas del documento sin necesidad de abrirlo.
PaperPort muestra miniaturas grandes y nítidas de todos los documentos y
fotografías, incluidos:
• Páginas y fotografías digitalizadas
• Fotografías sacadas con su cámara digital
• Archivos de imagen en varios formatos, tales como BMP, TIFF, JPEG, y
MAX
• Elementos de imagen de PDF
Los elementos de texto tienen miniaturas genéricas que muestran solamente el
tipo de documento y el nombre del elemento.
Cada miniatura aparece con un icono que identifica el programa en el que se creó
o con el cual está relacionada actualmente. Esto hace que resulte fácil y cómodo
ver y buscar con rapidez todos los diferentes tipos de elementos en su equipo.
10 Introducción a PaperPort
La ventana Vista de página
La ventana Vista de página le permite observar más detalladamente los
elementos, además de retocarlos e incluir anotaciones en ellos. También le
permite ampliar o reducir el tamaño de la vista para facilitar su lectura.
Para ver un elemento en la ventana Vista de página, haga doble clic en una
miniatura o bien seleccione el elemento y haga clic en el botón Página que se
encuentra en la barra de comandos.
Herramientas de Herramientas
anotación de edición de
imágenes
12 Obtener elementos
Para digitalizar e intercalar páginas de dos carillas en su escáner ADF, voltee las
páginas cuando se le solicite y haga clic en Digitalizar otra carilla. De esta
manera, PaperPort digitalizará e intercalará automáticamente las páginas en el
orden correcto.
Imprimir en PaperPort
Para traer elementos desde otros programas, puede imprimirlos en el escritorio de
PaperPort como elementos de imagen de PaperPort (.max).
Esta característica le permite importar rápidamente hojas de cálculo, imágenes,
archivos de base de datos, archivos de procesador de texto y otros archivos en
PaperPort como elementos en el escritorio de PaperPort.
Puede utilizar la característica Imprimir en PaperPort para crear vistas de páginas
de Internet con formato de impresión.
Retocar imágenes
Cuando se muestra un elemento de imagen en la ventana Vista de página,
PaperPort proporciona varias herramientas que puede utilizar para ajustar o
mejorar la imagen.
Por ejemplo, puede enderezar una página digitalizada, aclarar una fotografía con
exposición insuficiente que ha salido demasiado oscura, ajustar el color de una
imagen a color, eliminar “manchas” de una página del documento o enfocar las
imágenes borrosas. Además, podrá girar un elemento, eliminar puntos dispersos,
mejorar líneas, eliminar el efecto ojos rojos y recortar parte de una imagen.
14 Retocar imágenes
Herramientas de edición de imágenes
Seleccionar Utilice la herramienta Selección para seleccionar el trozo de la
imagen imagen que desea cortar, copiar o eliminar utilizando los
comandos del menú Edición. Utilícela también para
seleccionar el trozo de la imagen antes de recortarlo o antes de
utilizar la herramienta Eliminar efecto de ojos rojos.
Girar una Haga clic en la herramienta Girar para girar el elemento
imagen seleccionado 90 grados a la derecha.
Enderezar una A veces, al digitalizar un documento, éste se descentra.
imagen Cuando esto sucede, puede utilizar las herramientas Enderezar
y Enderezar automáticamente para ajustarlo.
Mejorar una La característica Mejorar automáticamente sirve para
imagen ajustar el brillo y el contraste, el color y la tonalidad de una
imagen. PaperPort analiza la imagen y trata de efectuar
correcciones siempre que encuentre algo mal en la imagen.
Puede ajustar su imagen en forma manual utilizando la
herramienta Mejorar.
Enfocar una Seleccione la herramienta Enfocar para ajustar la nitidez de
imagen una imagen borrosa o para desenfocar una imagen nítida con
el objeto de obtener algún efecto especial.
Eliminar La herramienta Eliminar efecto de ojos rojos le ayuda a
efecto de ojos deshacerse del efecto de ojos rojos que se produce cada vez que
rojos fotografía personas o animales con una luz pobre o con un
flash fotográfico.
Borrar parte Cada vez que desee guardar o trabajar solamente con una
de una parte de una página o imagen, puede recortar la imagen o
imagen. borrar la parte que no desea usar.
Utilice la herramienta Selección para definir la parte que desea
conservar y, posteriormente, utilice la herramienta Recortar
para eliminar el resto.
Seleccione la herramienta Borrar para eliminar el área de la
imagen que dibuja con el puntero.
Anotar páginas
PaperPort cuenta con una serie de herramientas de anotación que le permiten
marcar documentos digitalizados con información que desea conservar en ellos.
Las anotaciones de archivos PDF e imágenes de PaperPort (.max) se pueden
editar, es decir que usted puede cambiar la posición de las anotaciones,
modificarlas o eliminarlas, o bien editar el contenido textual, cuando lo desee. En
otros tipos de elementos de imagen, tales como archivos JPEG y de mapa de bits
de Windows, las anotaciones quedan incorporadas en forma definitiva en una
imagen cuando guarda el elemento. Para los tipos de elementos que no pueden
aceptar anotaciones, PaperPort desactiva las herramientas de anotación en forma
automática.
Mediante las herramientas de anotación de PaperPort, podrá agregar notas y texto,
resaltar texto, dibujar líneas y flechas o pegar una imagen a un elemento de imagen.
Es fácil enviar un documento con anotaciones a otras personas que no tengan
PaperPort utilizando el formato de imagen de PDF. El destinatario sólo tiene que
hacer doble clic en el archivo adjunto del mensaje de correo electrónico que
recibió de parte suya. De esta manera, lo podrá ver en Adobe Acrobat con las
anotaciones intactas.
16 Anotar páginas
Herramientas de anotación
Puede seleccionar una herramienta de anotación de la barra de herramientas
Anotaciones siempre que se muestre un elemento de imagen de PaperPort en la
ventana Vista de página.
18 Archivar elementos
Trabajar con elementos
La clave para organizar los elementos en PaperPort está en archivar los elementos
en las carpetas adecuadas. Puede arrastrar y soltar elementos de una carpeta a otra
o del escritorio de PaperPort a la carpeta que desee.
Cuando copie un elemento a una nueva ubicación, el elemento original
permanecerá en su ubicación original.
El nombre de cada elemento aparece debajo de la miniatura en la vista de
miniaturas. En un elemento de varias páginas, el nombre aparece debajo de los
nombres de las páginas individuales. Cuanto más descriptivo sea el nombre, más
fácil le resultará localizar el elemento.
20 Buscar elementos
Compartir archivos
PaperPort ofrece muchas herramientas para que le resulte más fácil compartir
archivos, imágenes y documentos con amigos, colegas y socios comerciales.
Estas herramientas están incorporadas en el programa y se encuentran
disponibles en las barras de herramientas, menús y barras de comandos para un
rápido acceso siempre que las necesite.
Para ayudarle a compartir sus elementos con otras personas, PaperPort le permite:
• Enviar elementos por correo electrónico a otras personas, simplemente
arrastrándolos a su programa de correo electrónico favorito en la barra Enviar
a de PaperPort.
• Digitalizar o convertir elementos al formato PDF, el formato para compartir
archivos cada vez más conocido y considerado por muchos como el estándar
del sector para distribución de documentos.
• Acceder a carpetas compartidas que se encuentran en su red de área local o
amplia, agregando las carpetas a su panel Carpetas de PaperPort.
PaperPort permite configurar fácilmente una carpeta compartida en un servidor o
una PC que pueda funcionar como un repositorio central para todos los
documentos importantes de la oficina. Cada cliente de PaperPort puede
conectarse a esa carpeta y usar las funciones de administración de documentos y
las herramientas de manejo de documentos de PaperPort para buscar y usar
documentos en forma instantánea.
Enviar elementos
a otros programas
La función de arrastrar y soltar permite abrir archivos en sus programas favoritos
casi instantáneamente. Simplemente elija el archivo que desee y suéltelo en el icono
del programa en la barra Enviar a de la parte inferior del escritorio de PaperPort.
Ahora podrá realizar tareas de oficina habituales, como enviar mensajes de correo
electrónico o fax, más rápido que nunca antes. La barra Enviar a permite usar
documentos digitalizados en otras aplicaciones más fácilmente ya que incluye la
función de traducir en forma automática el documento a un formato compatible
con la aplicación de destino.
Por ejemplo, puede soltar una imagen digitalizada de una letra en un vínculo de
Microsoft Word en la barra Enviar a de PaperPort y PaperPort reconocerá que la
aplicación que intenta abrir requiere un archivo de texto en lugar de un archivo
de imagen. PaperPort ejecutará el proceso OCR y enviará texto editable a Word
en lugar de enviar un archivo de imagen estática.
Use las opciones del vínculo al correo electrónico para especificar el formato de
archivo de los adjuntos y otras opciones. Es una buena práctica utilizar formatos
de archivos conocidos o estándar del sector, tales como JPEG y PDF, al enviar
archivos adjuntos por correo electrónico.
JPEG es un formato muy conocido para fotografías y elementos de una sola
página. Los archivos y los elementos de varias páginas se pueden enviar como
archivos PDF o TIFF.
El destinatario recibirá el mensaje y podrá abrir el elemento adjunto para ver el
archivo que le haya enviado.
Para obtener más información sobre el envío de elementos como adjuntos de
correo electrónico, consulte la Ayuda de PaperPort.