Konferensi Nasional Sistem Informasi 2013, STMIK Bumigora Mataram 14-16 Pebruari 2013

Makalah Nomor: KNSI-419

SISTEM MANAJEMEN PERSEDIAAN MAKANAN CEPAT BASI

DENGAN METODE EOQ (STUDI KASUS : BANDENG KENDAL MIR
BANDENG TANPA DURI)

Tentri Hapsari 1, Magdalena Karismariyanti 2, Asti Widayanti 3

1,2,3
Jurusan, Teknologi Informasi, Politeknik Telkom
1
tentriha@gmail.com, 2ellen@politekniktelkom.ac.id, 3 asw@politekniktelkom.ac.id

Abstrak

Bandeng Kendal MIR Bandeng Tanpa Duri adalah sebuah industri kecil atau industri rumahan yang berada di
bawah KOPMIR KARSA yang membeli, mengolah dan memasarkan produk dari olahan ikan bandeng. Proses
pencatatan masih bersifat manual dengan menggunakan catatan buku sehingga data yang dihasilkan kurang
akurat, efektif dan efisien. Selain itu, Bandeng Kendal memiliki kelemahan dalam melakukan pelaporan
pembelian dan persediaan yang tingkat akurasi, efektivitas, dan efisiensinya masih kurang. Aplikasi ini dibuat
berbasis dengan metode terstruktur yaitu menggunakan Data Flow Diagram (DFD dan Entity Relationship
diagram untuk perancangan data. Implementasi aplikasi menggunakan PHP dan MySQL Industri rumahan
seperti Bandeng Kendal akan sangat baik jika memiliki sistem manajemen yang bagus sehingga menghasilkan
total biaya persediaan optimal. Salah satu metode untuk memanajemen persediaan adalah metode Economic
Order Quanity (EOQ) dimana EOQ dapat menghasilkan jumlah beli optimum, frekuensi pemesanan, time
schedule, dan total biaya optimum. Aplikasi ini dapat memberikan kemudahan bagian pembelian, gudang,
produksi, keuangan dan pemilik. Adapun kemudahan tersebut aplikasi dapat menghasilkan berupa perhitungan
EOQ, pencatatan pembelian, pengelolaan persediaan bahan masuk, pembuatan laporan pembelian, jurnal dan
buku besar. Aplikasi ini dalam melakukan pengujian menggunakan pengujian manual, aplikasi dan
fungsionalitas. Dalam pengujian ini menghasilkan perhitungan eoq, proses pembelian, dan pembuatan jurnal
serta buku besar.

Kata kunci : Bandeng Kendal, Pembelian, Economic Order Quanity, Persediaan, Sistem Informasi Akuntansi

1. Pendahuluan kesalahan dalam melakukan proses pencatatan

1.1 Latar Belakang
Bandeng Kendal MIR Bandeng tanpa Duri
adalah sebuah industri rumahan dimana
kegiatannya membeli, mengolah dan memasarkan
olahan ikan bandeng. Pendiri Bandeng Kendal ini
didirikan oleh KOPMIR KARSA. Produknya
antara lain Bandeng tanpa duri, krupuk duri,
nugget, baso, pepes, dan lain-lain. Bandeng
merupakan potensi daerah terbesar, bisa di
budidayakan dan stok selalu tersedia. .
Selama beberapa tahun ini, Bandeng Kendal
melakukan pencatatan bahan baku, barang jadi dan
membuat laporan keuangan masih secara manual
dari catatan buku kemudian pada akhir
minggu/bulan dimasukkan ke Microsoft Excel. Hal
inilah yang sering menyebabkan banyak terjadi
bahan baku dan barang jadi, dan laporan
keuangannya. Pemrosesan data produksi menjadi
sulit terutama ketika sewaktu-waktu ingin melihat
persediaan barang jadi dan laporan keuangan.
Adapun bahan baku utama dalam pembuatan
makanan olahan pada Bandeng Kendal yang
dibutuhkan yaitu ikan bandeng. Persediaan adalah
suatu hal yang penting dalam suatu perusahaan
karena apabila perusahaan tersebut tidak dapat
memberikan kontribusi dalam kelancaran
penyediaan barang maka persediaan tersebut akan
menjadi suatu penumpukan barang dan akan
mengakibatkan pembengkakan biaya. Perencanaan
secara khusus untuk pengadaan barang dan
ditentukan oleh perusahaan. Bagi perusahaan
makanan seperti Bandeng Kendal ini, masa
kadaluwarsa barang menjadi salah satu faktor yang
penting juga mempengaruhi biaya total persediaan.
 Konferensi Nasional Sistem Informasi 2013, STMIK Bumigora Mataram 14-16 Pebruari 2013
Ketika barang tersebut telah melewati batas waktu
pakai (±1 bulan), maka barang tersebut sudah tidak
dapat digunakan lagi. Barang akan memiliki nilai
jual yang lebih rendah seiring dengan mendekatnya
masa pakai, bahkan tidak memiliki nilai jual sama
sekali ketika barang tersebut telah kadaluwarsa.
Dengan demikian, dibutuhkan metode perhitungan
yang cermat disertai efisiensi dan mampu menekan
biaya persediaan bahan baku seminimal mungkin
untuk itu menggunakan metode Economic Order
Quantity (EOQ). EOQ adalah pengendalian
permintaan/pemesanan beberapa jenis item yang
optimal dengan biaya inventory seminimal
mungkin. Jumlah biaya yang ditekankan serendah
mungkin adalah biaya penyimpanan (Carrying
cost) dan biaya pemesanan (Ordering cost).
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan,
maka permasalahan Bandeng Kendal MIR Bandeng
tanpa Duri dirumuskan sebagai berikut.
a. Bagaimana memanajemen persediaan optimum
berdasarkan EOQ pada Bandeng Kendal?
b. Bagaimana menyajikan laporan pembelian dan
buku besar?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan yang hendak dicapai adalah
membuat sistem informasi yang dapat :
a. Membantu memanajemen bahan baku agar
optimum
b. Membantu mempermudah dalam membuat
laporan pembelian, jurnal dan buku besar
1.4 Batasan Masalah
Adapun batasan pada produk yang akan
dibangun sebagai berikut.
a. Metode yang digunakan dalam manajemen
persediaan menggunakan metode EOQ.
b. Jumlah permintaan (D) berdasarkan keputusan
dari pemilik.
c. Tidak mempertimbangkan lead time.
d. Periode perhitungan Economic Order Quantity
(EOQ) 1 Januari sampai 31 Desember.
e. Pembelian hanya membeli bahan utama saja
yaitu bandeng.
2. Akuntansi, Jurnal dan Buku Besar
Akuntansi secara teknis diartikan sebagai
proses pencatatan, penggolongan, peringkasan
pelaporan, dan penganalisaan data keuangan suatu
organisasi[1]. Berdasarkan pengertian akuntansi
secara teknis, maka tahap dalam proses akuntansi
mencakup hal-hal sebagai berikut.
a. Pengidentifikasian dan pengukuran transaksi
serta kejadian lainnya.
b. Jurnalisasi. Jurnalisasi terdiri dari jurnal umum,
jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas,
jurnal pembelian dan jurnal penjualan.
c. Pemindahbukuan. Pemindahbukuan terdiri dari
buku besar umum dan buku besar pembantu.
d. Pembuatan neraca saldo
e. Penyesuaian
f. Neraca saldo yang disesuaikan
g. Pembuatan laporan keuangan
h. Penutupan (akun nominal)
i. Neraca saldo pasca penutupan
j. Ayat jurnal pembalik
Jurnal (general journal) adalah daftar transaksi atau
kejadian kronologis yang diekspresikan dalam
istilah debet dan kredit pada akun-akun tertentu.
setiap ayat jurnal umum (general journal entry)
terdiri dari empat bagian : (1) akun dan jumlah
yang harus didebet (Dr), (2) akun dan jumlah yang
harus dikredit (Kr), (3) tanggal, (4) keterangan [2].
Buku besar (general ledger) merupakan buku akun
(atau printout) yang berisi semua akun [3]. Buku
besar adalah kumpulan dari semua akun aktiva,
kewajiban, ekuitas pemegang saham, pendapatan
dan beban. Dalam praktek, transaksi serta kejadian
tertentu pada awalnya tidak dicatat dalam buku
besar karena satu transaksi akan mempengaruhi dua
akun atau lebih, dimana masing-masing akun ini
terdapat pada halaman yang berbeda dalam buku
besar [2].
3. Persediaan dan Economic Order Quantity
(EOQ)
Persediaan adalah salah satu elemen utama dari
modal kerja yang terus menerus mengalami
perubahan. Tanpa persediaan, perusahaan akan
menghadapi resiko, yaitu tidak dapat memenuhi
keinginan pelanggan atas barang produksi[4].
Salah satu metode manajemen persediaan
adalah metode Economic Order Quantity. Metode
EOQ digunakan untuk menentukan jumlah dan
frekuensi pembelian yang optimal. Metode ini
mengasumsikan bahwa biaya pengendalian
persediaan terdiri dari biaya pemesanan dan biaya
penyimpanan sehingga dapat diketahui rasio nilai
keuntungan sebelum dan sesudah pemesanan
optimal [5].
;Ä¿t=& = 4 + \& ¿t ……………………(1)
‚Š o}
a. Total biaya optimum (JCs) sebagai berikut.
B
Dimana :
JCs = total biaya yang optimum
T = periode waktu
Q0 = frekuensi pemesanan
N0 = jumlah setiap kali pemesanan
Cs = biaya setiap kali pemesanan
b. Jumlah setiap kali pesan sebagai berikut.
 Konferensi Nasional Sistem Informasi 2013, STMIK Bumigora Mataram 14-16 Pebruari 2013
l& = 0
B-o|
‚o}
…………………………………(2)
Dimana :
Q0 = frekuensi pemesanan
D = target produksi per kg
Cs = biaya setiap kali pemesanan (Rp/pesan)
Cc = biaya penyimpanan (Rp per kg)
-
\& = ……………………………………..(3)
c. Frekuensi pemesanan sebagai berikut.
Š4
Dimana :
N0 = jumlah setiap kali pemesanan
D = target produksi
Q0 = frekuensi pemesanan
4. Analisis dan Perancangan
4.1 Sistem Usulan Penentuan Target Produksi
dan Biaya Penyimpanan
Berikut adalah sistem usulan penentuan target
produksi dan biaya penyimpanan dan ditunjukan
pada gambar 1.
Gambar 1
Sistem Usulan Penentuan Target Produksi dan Biaya
Penyimpanan
Pada proses penentuan target produksi dan
biaya penyimpanan, pertama bagian Produksi
memasukkan id produk dan nama produk kemudian
disimpan. Kemudian, bagian produksi menentukan
bill of material dan estimasi. Estimasi ini
menentukan produk apa yang akan diproduksi
untuk tahun perhitungan. Setelah menentukan bill
of material dan estimasi, bagian produksi
menentukan target produksi pada tahun berikutnya
yang dari hasil perkalian dan penjumlahan antara
quantity bill of material dengan quantity estimasi.
Kemudian bagian Gudang memasukkan biaya
penyiimpanan (Cc) seperti sewa gudang, upah dan
gaji pengawas, biaya administrasi gudang dari rata-
rata persediaan. Setelah semua tercatat maka akan
tersimpan pada tabel EOQ yang akan menghasilkan
tampilan data EOQ yang tadi dimasukkan.
4.2 Sistem Usulan Perhitungan Kuantitas
Optimal
Berikut adalah sistem usulan perhitungan eoq
dan ditunjukan pada gambar 2.
Gambar 2
Proses Perhitungan Kuantitas Optimal
Pada proses perhitungan EOQ yang dimana
data di dapat dari proses pencatatan target produksi
dan biaya penyimpanan. Setelah itu bagian
pembelian memasukkan biaya pemesanan (biaya
angkut, biaya penerimaan dan pemeriksaan).
Setelah data dimasukkan, pertama menghitung
jumlah pesan. Kemudian, menghitung frekuensi
pemesanan dan time schedule. Setelah itu hitung
total biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan
(JCs) untuk melakukan pemesanan. Penggunaan
proses ini digunakan pada tahun sebelumnya untuk
menentukan EOQ tahun berikutnya dan hanya
terjadi 1 kali perhitungan dalam setahun. Setelah
semua dihitung dan mendapat persetujuan dari
pemilik, di View EOQ bagian pembelian mengelock
perhitungan tersebut.
4.3 Sistem Usulan Pembelian Bahan Baku
Adapun saat melakukan pembelian pada sistem
usulan saat sebelum melakukan pembelian, bagian
Pembelian akan memeriksa pemasok terlebih
dahulu apakah sudah ada atau belum. Apabila
 Konferensi Nasional Sistem Informasi 2013, STMIK Bumigora Mataram 14-16 Pebruari 2013

sudah ada maka akan memasukkan data bahan.

Kemudian, masuk ke form input pembelian. Di
form input pembelian, bagian pembelian
memasukkan data bahan, nama pemasok, tanggal,
quantity dan total.

4.4 Sistem Usulan Menampilkan Jurnal dan

Buku Besar

Bagian keuangan memasukkan data akun yang

dibutuhkan pada jurnal dan akan menghitung
semua data yang sudah ada dari masukkan bagian
pembelian. Hasil masukkan tersebut akan
ditampilkan kedalam jurnal dan buku besar, dan
pemilik akan melakukan persetujuan atas buku Gambar 3
besar tersebut apabila sudah sesuai. Apabila sudah Diagram Konteks
di setujui dapat di cetak suatu saat nanti.
Berikut adalah DFD Level 0 dan ditunjukan
pada gambar 4.
4.5 Deskripsi Kebutuhan Fungsionalitas

a. Proses Perhitungan EOQ

Proses Perhitungan EOQ yaitu pengelolaan
Periode, pengelolaan Produk, pengelolaan Bill Of
Material, pengelolaan Estimasi Kebutuhan,
pengelolaan Target Produksi, perhitungan Jumlah
Pesan, perhitungan Frekuensi Pemesanan,
perhitungan Time Schedule, dan perhitungan Total
Biaya
b. Proses Pembelian terdiri dari
pengelolaan
Pemasok, pengelolaan Bahan dan pengelolaan
Pembelian.
c. Proses Pelaporan
Bentuk-bentuk laporan yaitu Laporan Pembelian,
Laporan bahan masuk, Jurnal Umum dan Buku
Besar.

4.6 Data Flow Diagram (DFD)

Gambar 4
Data Flow Diagram (DFD) adalah Diagram Level 0
representasi grafik yang menggambarkan aliran
informasi dan transformasi informasi yang
Pada DFD Level 0 terdapat 6 proses
diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari
diantaranya sebagai berikut.
masukan (input) dan keluaran (output) [6].
1.0 Mengelola perhitungan EOQ dimana untuk
menentukan jumlah beli yang optimum,
Diagram konteks ditunjukkan pada gambar 3.
frekuensi pemesanan, time schedule, biaya
persediaan, dan menentukan bill of material.
2.0 Mengelola data pemasok dimana berisi
beberapa pemasok yang memasok bahan
baku ke perusahaan.
3.0 Mengelola transaksi pembelian. Data dari
proses 1.0 dan proses 2.0 menjadi data
tambahan untuk mengelola pembelian.
4.0 Mengelola data akun dan tampil jurnal
5.0 Proses mengelola dan menampilkan data
laporan seperti buku besar dan laporan
pembelian. Data jurnal dari proses 3.0 dan
4.0 menjadi data tambahan untuk mengelola
dan menampilkan data laporan.
 Konferensi Nasional Sistem Informasi 2013, STMIK Bumigora Mataram 14-16 Pebruari 2013

6.0 Mengelola persediaan berisi laporan bahan

masuk c. Implementasi Antarmuka View Buku besar

4.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

Model Entity Relational adalah suatu model

yang digunakan untuk menggambarkan data dalam
bentuk entitas, atribut dan hubungan antar entitas
[7]. Berikut adalah ERD pada aplikasi ini dan Gambar 8
ditunjukan pada gambar 5. Implementasi Antarmuka View Buku Besar

6. Pengujian

6.1 Pengujian proses manual

Pada tahun 2012, Bandeng Kendal mempunyai

target untuk produksinya tahun 203 sebesar 1500
kg untuk produk bakso sebesar 400 kg dan nugget
sebesar 350 kg. BOM per kg bakso membutuhkan
2kg dan BOM per kg untuk nugget membutuhkan
2kg. bagian gudang menentukan untuk biaya
penyimpanannya sebesar Rp.100,- dan bagai
pembelian menentukan biaya pemesanan sebesar
Gambar 5 Rp.3000,-. Untuk menentukan jumlah beli
Entity Relationship Diagram. optimum, frekuensi pemesanan, jadwal, dan biaya
persediaan maka melakukan perhitungan sebagai
5. Implementasi berikut.
=0
B∗6
LL∗DLLL
6LL
a. Implementasi Antarmuka View EOQ Jumlah beli optimum

=√90000

6
LL
= 300
DLL
DLL
Frekuensi pemesanan = = 5 kali

6
LL
Jadwal = = 73 hari
6∗DLL∗6LL
B
Total Biaya persediaan = + 5*3000 =
30000
Gambar 6
Implementasi Antarmuka View EOQ
Berdasarkan pengujian proses manual
Pada implementasi antarmuka view EOQ, perhitungan EOQ diperoleh jumlah pesan sebanyak
didapat dari beberapa proses antara lain input 300kg, frekuensi pemesanan 5 kali, time schedule
periode, input biaya penyimpanan, input produk, 73 hari dan total biaya sebesar Rp.30.000,-.
input bill of material, input estimasi kebutuhan, Pengujian proses manual pembelian berdasarkan
input target produksi, hitung jumlah pesan, hitung perhitungan EOQ diperoleh jurnal dan buku besar
frekuensi pemesanan, hitung time schedule, hitung dari setiap transaksi pembelian.
total biaya sehingga menghasilkan View EOQ yang
dtunjukkan pada gambar 7. 6.2 Pengujian proses aplikasi

b. Implementasi Antarmuka View Jurnal Berdasarkan pengujian proses aplikasi

perhitungan EOQ diperoleh jumlah pesan sebanyak
300kg, frekuensi pemesanan 5 kali, time schedule
73 hari dan total biaya sebesar Rp.30.000,-.
Perbandingan hasil pengujian manual dan aplikasi
menghasilkan keluaran (output) sama.

6.3 Pengujian fungsionalitas

Gambar 7
Implementasi Antarmuka View Jurnal Tabel 1. Black Box Testing pada Formulir Periode
 Konferensi Nasional Sistem Informasi 2013, STMIK Bumigora Mataram 14-16 Pebruari 2013

Nama Tipe
Keluaran
Hasil 7.2 Saran
yang Kesimpulan
Field Masukan Keluaran
diharapkan
Kosong Muncul Muncul Berhasil Aplikasi ini dapat dikembangkan seperti :
kesalahan pesan error a. Proses perhitungan EOQ, menambahkan
Huruf Muncul Muncul Berhasil
kesalahan pesan error fungsi seperti Proses perhitungan EOQ,
Huruf dan Muncul Muncul Berhasil menambahkan fungsi seperti
angka kesalahan pesan error mempertimbangkan delay time dan safety
Angka Berhasil Pesan Berhasil
disimpan berhasil stock.
Periode disimpan b. Proses produksi, menambahkan fungsi
Tahun n-1 Muncul Muncul Berhasil seperti pengelolaan safety stock dan
kesalahan pesan error
Tahun n Berhasil Pesan Berhasil reorder point pada bagian produksi dan
disimpan berhasil pengelolaan barang jadi.
disimpan
Tahun Berhasil Pesan Berhasil
c. Proses pembelian, menambahkan fungsi
n+2 disimpan berhasil seperti pembelian sistem kredit, surat
disimpan permintaan barang, dan buku kas kas
Pada pengujian input periode, memasukkan keluar.
tahun+n berhasil apabila tahun sebelumnya belum d. Proses pelaporan, menambahkan fungsi
dilakukan perhitungan EOQ. Tahun+n akan seperti laporan perubahan modal, laporan
berhasil apabila 2 tahun dari periode tahun laba rugi, neraca dan arus kas
perhitungan eoq. Tahun sekarang akan berhasil e. Proses penjualan, menambahkan fungsi
apabila status belum di locked. seperti pengelolaan penjualan dan
Berdasarkan pengujian fungsionalitas input persediaan.
estimasi kebutuhan, input target produksi, input f. Meningkatkan segi keamanan data yang
produk, input bill of material, input biaya lebih baik sehingga dapat menjaga
penyimpanan, input bahan, input pemasok, input kerahasiaan.
pembelian, pengujian hitung jumlah pesan,
frekuensi pemesanan, hitung time schedule, hitung Daftar Pustaka:
total biaya, pengujian view laporan pembelian, view
jurnal dan buku besar dilakukan secara black box [1] Mursyidi., Akuntansi Dasar. Bogor : Penerbit
testing pada aplikasi bahwa pengujian berhasil dan Ghalia Indonesia, 2010.
menghasilkan keluaran (output) yang diharapkan. [2] Kieso, Donald E, Weygandt, Jerry J and
Warfield, Terry D., Akuntansi Intermediet. Jakarta :
7. Penutup Penerbit Erlangga, 2007.
[3] Horngren, Charles T and Harrison Jr, T Walter.,
7.1 Kesimpulan Akuntansi. Edisi 7. Jilid 1. Jakarta : Penerbit
Erlangga, 2007.
Kesimpulan dari pembahasan dari Sistem [4] Manullang, M., Pengantar Manajemen
Manajemen Persediaan Makanan Cepat Basi Keuangan;Ed.1. Yogyakarta : ANDI, 2005.
dengan Metode EOQ berdasarkan pengujian secara [5] Carter, William K., Akuntansi Biaya. Jakarta :
manual, aplikasi dan fungsionalitas adalah Salemba Empat, 2009.
a. aplikasi ini mampu menghasilkan berupa [6] A.S., Rosa and Shalahuddin, M., Modul
perhitungan nilai Economic Order Quantity Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak
(EOQ), (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung :
b. aplikasi dapat membantu pengguna dalam Modula, 2011.
menghitung EOQ yang mampu menghasilkan [7] Kadir, Abdul., Dasar Pemrograman Web
total biaya optimum dikeluarkan sesuai dengan Dinamis Menggunakan PHP. Edisi 3. Yogyakarta :
hasil pengujian manual dan mampu ANDI, 2008.
menghasilkan total biaya optimum,
c. aplikasi ini menghasilkan laporan pembelian,
laporan bahan masuk, jurnal dan buku besar.