Manajemen Logistik dan Farmasi RS

Nama : AISA Nadiati A.

NIM : 2014-31-112

Seksi : 10

1. Fungsi operasional manajemen logistik yang dapat digambarkan dalam bentuk siklus.
Buat dan Jelaskan !
2. Apa yang dimaksud dengan metode konsumsi dan metode morbiditas perencanaan
kebutuhan logistik (obat)?

Jawab :

1. Fungsi operasional manajemen logistik

Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut
(Mustiksari: 2007):

Penghapusan
Penganggaran

Penyimpanan
Pendistribusian

Gambar 2. Siklus Logistik

Setiap fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu akan dibahas
satu persatu fungsi logistik tersebut.
 1. Fungsi Perencanaan

Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan
logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua
calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di setiap organisasi
(Mustikasari:2007). Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan
akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam
pelaksanaannya. Dibawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara pimpinan, perencana,
pelaksana dan pengawas (Subagya: 1994).

kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas

Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan
(sasaran) diperlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana
dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas
masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran)
organisasi.

Perencanaan dapat dibagi kedalam periode sebagai berikut:

1. Rencana jangka panjang (Long range)

2. Rencana jangka menengah (Mid range)
3. Rencana jangka pendek (Short range)

Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas
secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi
perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:

1. Rencana Pembelian
2. Rencana Rehabilitasi
3. Rencana Dislokasi
4. Rencana Sewa
5. Rencana Pembuatan.

Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan
pernyataan sebagai berikut:

1. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat
2. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat
3. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
4. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
 5. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau
unit yang tepat
6. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat
7. Mengapa dibutuhkan (why) untuk memeriksa apakah keputusan yang diambil sudah
tepat.

2. Fungsi Penganggaran

Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian
penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah
biaya (Subagya & Mustikasari).

Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan.
Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah:

1. Peraturan terkait
2. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
3. Beberapa hal yang berhubungan dengan anggaran
4. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik

Sumber anggaran di suatu rumah sakit beragam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik
pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana
Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah
sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan
rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).

Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 %-50 % dalam bentuk obat dan bahan farmasi, alat
tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.

3. Fungsi Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan
barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya
belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu
yang telah ada dalam batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat
fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah
direncanakan atau telah disetujui sebelumnya.

Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan
berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara yang dapat
dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah:

1. Pembelian
2. Penyewaan
3. Peminjaman
4. Pemberian ( hibah )
 5. Penukaran
6. Pembuatan
7. Perbaikan

Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan
sebagai berikut:

1. Perencanaan dan penentuan kebutuhan

2. Penyususnan dokumen tender
3. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
4. Pemasukan dan pembukuan penawaran
5. Evaluasi penawaran
6. Pengusulan dan penentuan pemenang
7. Masa sanggah
8. Penunjukan pemenang
9. Pengaturan kontrak
10. Pelaksanaan kontrak

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi teknis yang menyangkut pihak luar maka
pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari
awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang
pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:

1. Kode etik pengadaan

Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:

 Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus
tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan
 Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.
 Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika

1. Pelelangan pengadaan barang

Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan
pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:

 Keanggotaan panitia minmal lima orang terdiri dari unsur: perencana, pemikir pekerjaan
yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan,
penanggung jawab tek
 Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: kepala kantor atau satuan pekerja atau
pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi
sebagai pemeriksa.
 Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor atau satuan pekerja atau pemimpin proyek
  Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan
ditunjuk (Subagya:1994)

1. Fungsi Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang
persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007) Penyimpanan berfungsi untuk menjamin
penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi sebelumya dengan pemenuhan yang tepat dan
biaya serendah mungkin. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan,
pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: kualitas barang dapat
dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang
yang aman dari pencuri.

Faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:

1. Pemilihan lokasi

Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan,
keamanan dan sirkulasi udara yang baik.

1. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)

Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:

 Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulan, alat berat, brankas, kursi roda dll.
 Barang khusus: Obat, alat medis dll.

1. Pengaturan ruang

Bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan
pengawasan ruangan.

1. Prosedur atau sistem penyimpanan

Formulir transaksi, kartu catatan, kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll.

1. Penggunaan alat bantu

2. Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan
terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.

1. Fungsi Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang
dari satu tempat ketempat lainnya (Subagya: 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran
barang antara lain:

1. Proses Administrasi
2. Proses penyampaian berita (data informasi)
3. Proses pengeluaran fisik barang
4. Proses angkutan
5. Proses pembongkaran dan pemuatan
6. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan

Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang
sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

 Fungsi Penghapusan

Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai
peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang
antara lain:

1. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang
salah, tercecer atau tidak ditemukan
2. Teknis dan ekonomis: setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan
tersebut disebabkan beberapa faktor: kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete
(meningkatkan efisiensi atau efektivitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh
dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu
barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi
spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi.
3. Surplus dan ekses
4. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
5. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain:

1. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur

Dalam aspek yuridis mencakup pembentukan panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi
peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian
kewajiban sebelum barang dihapus.

1. Aspek rencana pelaksana teknis

Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara penghapusan
yang lazim dilakukan antara lain:

 Pemanfaatan langsung: usaha merehabilitasi atau merekondisi komponen yang masih

dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.
 Pemanfaatan kembali: usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus
menjadi barang lain
 Pemindahan: mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan
langsung
 Hibah: pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar
instansi (Pemerintah)
 Penjualan atau Pelelangan: dijual baik di bawah tangan atau dilelang
 Pemusnahan: menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan

1. Fungsi Pengendalian

Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan
pemeriksaan terhadap tahapan manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung
(Mustikasari: 2007). Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:

1. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan
prosedur lain
2. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan
gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana
3. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara pelaksanaan dalam rangka
pencapaian tujuan
4. Melakukan supervisi

Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana pengendalian
sebagai berikut:

1. Struktur organisasi yang baik

2. Sistem informasi yang memadai
3. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
4. Pendidikan dan pelatihan
5. Anggaran yang cukup memadai
 2. Metode konsumsi dan metode morbiditas perencanaan kebutuhan logistik (obat)?
3. Metode morbiditas/epidemiologi
Yaitu berdasarkan pada penyakit yang ada. Dasarnya adalah jumlah kebutuhan obat yang
digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yaitu didasarkan pada penyakit yang
ada di rumah sakit atau yang paling sering muncul dimasyarakat. Metode ini paling
banyak digunakan di rumah sakit. Tahap-tahap yang dilakukan yaitu:
Menentukan beban penyakit

1). Tentukan beban penyakit periode yang lalu, perkirakan penyakit yang akan dihadapi pada
periode mendatang

2). Lakukan stratifikasi/pengelompokkan masing-masing jenis, misalnya anak atau dewasa,

penyakit ringan, sedang, atau berat, utama atau alternative

3). Tentukan prediksi jumlah kasus tiap penyakit dan persentase (prevalensi) tiap penyakit

1. Menentukan pedoman pengobatan

1). Tentukan pengobatan tiap-tiap penyakit, meliputi nama obat, bentuk sediaan, dosis, frekuensi,
dan durasi pengobatan

2). Hitung jumlah kebutuhan tiap obat per episode sakit untuk masing-masing kelompok
penyakit

1. Menentukan obat dan jumlahnya

1). Hitung jumlah kebutuhan tiap obat untuk tiap penyakit

2). Jumlahkan obat sejenis menurut nama obat, dosis, bentuk sediaan, dan lain-lainPerencanaan
dengan menggunakan metode morbiditas ini lebih ideal, namun prasyarat lebih sulit dipenuhi.
Sementara kelemahannya yaitu seringkali standar pengobatan belum tersedia atau belum
disepakati dan data morbiditas tidak akurat.

2. Metode konsumsi
Metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan pada kebutuhan riil
obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan
obat tahun sebelumnya. Metode ini banyak digunakan di Apotek.Langkah-langkah yang
dilakukan yaitu:
3. a) Pastikan beberapa kondisi berikut:
4. Dapatkah diasumsikan pola pengobatan periode yang lalu baik atau rasional?
5. Apakah suplai obat periode itu cukup dan lancar?
6. Apakah data stok, distribusi, dan penggunaan obat lengkap dan akurat?
7. Apakah banyak terjadi kecelakaan (obat rusak, tumpah, kadaluarsa) dan kehilangan obat?
8. Apakah jenis obat yang akan digunakan sama?
 9. b) Lakukan estimasi jumlah kunjungan total untuk periode yang akan datang
10. Hitung kunjungan pasien rawat inap maupun rawat jalan pada periode yang lalu
11. Lakukan estimasi periode yang akan datang dengan memperhatikan:
12. Perubahan populasi daerah cakupan pelayanan, perubahan cakupan pelayanan,

1. Pola morbiditas, kecendrungan perubahan insidensi,

c. Penambahan fasilitas pelayanan.
c) Perhitungan
2. Tentukan metode konsumsi
2. Hitung pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu
3. Koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalam periode lalu terhadap kecelakaan dan
kehilangan obat
4. Koreksi langkah sebelumnya (koreksi hasil pemakaian tiap jenis obat dalam periode
lalu terhadap kecelakaan dan kehilangan obat) terhadap stock out
5. Lakukan penyesuaian terhadap kesepakatan langkah1 dan 2
6. Hitung periode yang akan datang untuk tiap jenis obat

Perencanaan obat dengan metode konsumsi akan memakan waktu lebih banyak tetapi lebih
mudah dilakukan, namun aspek medik penggunaan obat kurang dapat dipantau. Kelemahannya
yaitu kebiasaan pengobatan yang tidak rasional seolah-olah ditolerir.