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Rama Judicial del Poder Público 

Consejo Superior de la Judicatura 
Sala Administrativa y Dirección Seccional de Administración Judicial 
Consejo Seccional de la Judicatura de Caldas 

INTERFAZ JUSTICIA XXI 
(Sistema de información de gestión 
de procesos y manejo documental)  
– SARJ (sistema de administración reparto Judicial) 
 

Manizales – 2014

 
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INTRODUCIÓN

La integración de los aplicativos de Justicia XXI y Sarj nace de la necesidad


de evitar duplicidad en la digitalización de la información y de poder brindar
al usuario una información real, oportuna, eficaz y eficiente a la de recibir la
demanda.

La integración entre estos dos aplicativos se llevó a cabo con el apoyo de los
ingenieros de sistemas de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial,
siendo pioneros en esta labor, es importante anotar que la interfaz permite
obtener un sistema de organización de trabajo, bajo parámetros señalados
por acuerdos y basados en calidad en pro de principios como: equidad,
eficacia, eficiencia, acceso a la administración de Justicia y transparencia a la
hora de realizar el reparto de forma aleatorio entre los diferentes Despachos
Judiciales del Circuito de Manizales.

 
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OBJETIVO

 Garantizar la trasparencia y la equidad en el reparto de las cargas


laborales, evitando el desequilibrio del mismo.

 Facilitar la capacitación en este tema a los servidores judiciales


adscritos al Centro de Servicios Judiciales.

 Acercar la justicia al ciudadano y brindar un servicio ágil, eficiente y de calidad a


los usuarios, eliminando la duplicidad de funciones entre los despachos
judiciales, los Centros de Servicios y dependencias administrativas, para mejorar
los estándares de productividad.
 Contar con indicadores de gestión de todos y cada uno de los servidores
judiciales, que faciliten la medición y análisis de la gestión para la toma de
decisiones.
 Hacer más visibles los procesos y procedimientos que se implementan en aras
de reducir los trámites a los usuarios de la administración de justicia.

 
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PROTOCOLO

Este Protocolo está basado en los principios, procedimientos y


recomendaciones para la realización del Reparto de procesos de las áreas
Civil y Familia, con el fin de unificar criterios en esta función y además para
que sirva de guía a los servidores judiciales de esta dependencia, como
facilitador en cuanto al entendimiento y estandarización del conjunto de
actividades pertinentes al procedimiento mencionado, conservando los
lineamientos establecidos.

 La oficina Judicial es quien tiene la función de repartir todas las


acciones constitucionales (acciones de tutelas, acciones de grupo,
acciones populares entre otras) que ingresan para ser repartidas
entre los despachos Judiciales de las diferentes especialidades,
además se tienen la función de realizar el reparto de las demandas
que van dirigidas a la especialidad Administrativo, laboral; labor que
se realiza mediante el el Sistema Integrado de Reparto y Gestión de
Procesos y Manejo Documental – Justicia XXI.

 En Centro de Servicios Civil Familia se utiliza el Sistema Integrado de


Reparto y Gestión de Procesos y Manejo Documental – Justicia XXI,
para los procesos que deben ser repartidos entre los despachos
judiciales de su misma especialidad.

 La Oficina de Ejecución de sentencias civil es la encargada de realizar


el reparto de los procesos con sentencia y trámite posterior que son
enviados por los despachos judiciales permanentes para ser
repartidos entre los despachos en descongestión de esta especialidad.

 De igual forma las oficinas de Servicios Administrativos de la Dorada


y Chinchiná Caldas utilizan el Sistema Integrado de Reparto y Gestión
de Procesos y Manejo Documental – Justicia XXI, para los procesos
que deben ser repartidos a todos los despachos Judiciales Adscritos a
la sede judicial.

 
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PROCEDIMIENTO

Al recibir los documentos de la demanda, el Servidor Judicial del área de


reparto debe:

1. Identificar hacia dónde va dirigida la demanda. El servidor judicial del


área de reparto debe comprobar que la demanda efectivamente tenga
como destino las especialidades Civil o Familia.

2. Verificar que el asunto o referencia relacionada en la primera página,


coincida con el cuerpo de la demanda.

3. Verificar que la información contenida en el documento de identidad


aportado por la parte interesada coincida con la información contenida
en la demanda.

4. Corroborar que la demanda o solicitud presentada contenga el formato


de presentación de reparto, los anexos relacionados y que la
información de las partes se encuentre completa (cédula, nombres
completos y direcciones).

5. Verificar que la demanda tenga los documentos en el siguiente orden:

a. Original de la demanda, la cual incluye el poder conferido al abogado y los


anexos.
b. Traslados, cuya cantidad depende del número de demandados en el proceso.
c. Archivo, el cuál no contiene anexos, solo el escrito de la demanda.

6. Ingresar al aplicativo “Sistema de Reparto de Administración


Judicial” (SARJ), con el usuario y clave asignadas ejemplo. (Anexo
1)

 
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7. Una vez abierto el aplicativo, se deben ingresar los códigos que a


continuación se señalan de acuerdo a la especialidad y categoría,
dependiendo de la corporación y especialidad por ejemplo:

CÓDIGO CATEGORIA CÓDIGO ESPECIALIDAD


03 CIVIL
31 CIRCUITO
10 FAMILIA
40 MUNICIPAL 03 CIVIL
31 PENAL 04 PENAL
EJECUCIÓN DE
PENAS Y
31 EJECUCIÓN 87
MEDIDAS DE
SEGURIDAD

8. Igualmente se seleccionan de cada lista desplegable los siguientes


campos según corresponda ejemplo: (Anexo 2)

 El Tipo
 La Clase Ver Tabla de Grupos por Especialidad
 Subclase De Proceso ejemplo (Anexo 3)
 Recurso
 Naturaleza

9. Una vez diligenciados los anteriores campos, hacer clic en el botón de


radio “SIN ORIGEN”1 para diligenciar el campo correspondiente a los
comentarios, en el cual se relaciona lo que se envía al Juzgado:
Demanda original, copias, traslados y anexos ejemplo. (Anexo 4)

10. Activar la pestaña “SUJETOS” para habilitar en el sistema los campos


que corresponden a las partes del proceso ejemplo: (Anexo 5)
 Apoderado(s)
 Demandante(s)
 Demandado(s)

11. Seleccionar el ícono de “APODERADOS” y proceder de la siguiente


manera ejemplo: (Anexo 6)
                                                            
1
 Únicamente se da clic en el botón “CON ORIGEN” cuando se trata de Despachos comisorios, toda vez que éstos vienen con el 
radicado original del Despacho comitente. 

 
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1. Ingresar el número del documento de identidad


2. Oprimir la tecla “TAB”
3. Ingresar nombres completos en mayúscula
4. Separar con un guion (-)
5. Ingresar apellidos completos en mayúscula
6. Hacer clic en el ícono ”Grabar”
7. Hacer clic en el ícono “Salir”

12. A continuación seleccionar el ícono de “DEMANDANTES” y por último el


de “DEMANDADOS” e ingresarlos de la misma forma que en el punto
anterior2 ejemplo. (Anexo 7)

13. Hacer clic en la tecla “TAB” para que se muestre la base de datos
con los nombres de las personas o entidades que están ingresados con
el mismo número de identificación, se selecciona la correcta y se da
doble clic sobre la misma ejemplo. (Anexo 8)

14. Hacer clic en el botón “Repartir”, para que en forma aleatoria entre
todos los juzgados el sistema asigne las demandas ejemplo. (Anexo 9)

15. Imprimir dos actas como constancia del reparto efectuado, las cuales
debe firmar el servidor judicial que realiza el reparto. Una se debe
glosar a la demanda o solicitud y la otra se entrega al usuario ejemplo.
(Anexo 10)

16. Plasmar en la demanda original los tres sellos correspondientes a:

 Sello de recibido
 Sello de jefe
 Sello de fecha

17. Elaborar la carátula de cada uno de los procesos de la siguiente


manera:

1. Ingresar al software “SIGLO XXI”


2. Ingresar el usuario y la contraseña del juzgado a consultar
                                                            
2
 En caso de que exista más de un demandante, demandado o apoderado, se debe hacer clic en el ícono “Nuevo” y se ingresan 
los datos como se describió anteriormente. 

 
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3. Buscar el proceso con el radicado del mismo


4. Clic en el ícono “Carátula”. A continuación se abre un documento de
Word
5. Si es del caso, hacer las modificaciones respectivas en el documento
6. Imprimir la carátula del proceso
7. Glosar al proceso

18. Ubicar la demanda en la estantería según la especialidad, junto con dos


copias de la lista de todos los procesos repartidos durante el día3.

19. Al día siguiente, a las 09:00 am, los Servidores Judiciales del área de
notificaciones (encargados de recoger y entregar toda la documentación
para los juzgados), verifican el reparto con el listado de lo que le
correspondió a cada despacho judicial, observando que se encuentren
debidamente sellados y firmados por el área de reparto.

20. Una vez realizado el chequeo del reparto con la lista anexa, se firma
una de ellas y la otra se deja en la papelera de recibidos de tutelas o de
demandas según corresponda.

21. Las actas de recibido se van archivando diariamente y se almacenan por


Despacho Judicial y mes, guardando un orden cronológico.

                                                            
3
 Al final de la jornada se imprimen dos copias de las actas de todos los procesos recibidos por juzgado durante el día. 

 
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ANEXOS

ANEXO 1. Aplicación de reparto “SARJ”

REPARTOINTG 
 
MANIZALES… 
 

ANEXO 2. Ingreso de la demanda – Diligenciamiento de campos

 
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ANEXO 3. Tabla de grupos por especialidad

CODIGO 
ESPECIALIDAD  NOMBRE GRUPO 
GRUPO 
1  VERBALES 
2  VERBALES SUMARIOS 
3  DESLINDE Y AMOJONAMIENTO 
4  DIVISION DE GRANDES COMUNIDADES 
5  EXPROPIACION 
6  DIVISORIOS 
7  EJECUTIVOS 
8  ESPECIAL 
9  LIQUIDATORIO 
10  AMPAROS DE POBREZA 
CIVIL DEL  11  DESPACHOS COMISORIOS 
12  JURISDICCION VOLUNTARIA 
CIRCUITO  13  ESPECIAL AGRARIO 
14  VERBALES ‐ SEGUNDA INSTANCIA 
31 ‐ 03  15  VERBALES SUMARIOS ‐ SEGUNDA INSTANCIA 
16  DESLINDE Y AMOJONAMIENTO ‐ SEGUNDA INSTANCIA 
17  DIVISION DE GRANDES COMUNIDADES ‐ SEGUNDA INSTANCIA 
18  EXPROPIACION ‐ SEGUNDA INSTANCIA 
19  DIVISORIOS ‐ SEGUNDA INSTANCIA 
20  EJECUTIVOS ‐ SEGUNDA INSTANCIA 
21  ESPECIAL ‐ SEGUNDA INSTANCIA 
22  LIQUIDATORIO ‐ SEGUDNA INSTANCIA 
23  JURISDICCION VOLUNTARIA ‐ SEGUDNA INSTANCIA 
24  ESPECIAL AGRARIO ‐ SEGUNDA INSTANCIA 
1  VERBALES 
2  VERBALES SUMARIOS 
3  DIVISORIOS 
4  DESLINDE Y AMOJONAMIENTO 
5  EJECUTIVOS 
CIVIL  6  ESPECIAL 

MUNICIPAL  7 

EXPROPIACION 
DIVISION DE GRANDES COMUNIDADES 

40 ‐ 03  9 
10 
LIQUIDATORIO 
AMPARO DE POBREZA 
11  JURISDICCCION VOLUNTARIA 
12  ESPECIAL AGRARIO 
13  DESPACHOS COMISORIOS 
14  OTROS PROCESOS 
1  VERBALES  
2  VERBALES SUMARIO 
3  ESPECIAL 
FAMILIA   4 

EJECUTIVO 
JURISDICCION VOLUNTARIA 
31 ‐ 10  6  PROCESOS LIQUIDATORIOS 
7  DESPACHOS COMISORIOS 
8  AMPAROS DE POBREZA 
9  SUCESIONES ‐ SEGUNDA INSTANCIA 

 
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ANEXO 4. Campo “Comentarios”

Campo para 
Comentarios  SOLO PARA 
COMISORIOS
 
 

ANEXO 5. Partes del proceso. “Sujetos”

1   2

3  

   

 
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ANEXO 6. Ingreso de las partes

1  2

ANEXO 7. Ingreso de nuevos sujetos

 
 

 
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ANEXO 8. Base de datos con los sujetos ingresados

 
DOBLE 
  CLIC 

ANEXO 9. Repartición de procesos 

   

 
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ANEXO 10. Acta de reparto