Anda di halaman 1dari 7

Alur System Pembelian

Bagian Produksi
Membutuhkan bahan baku, mengisi bukti permintaan barang
Bagian Gudang
Menyiapkan bahan baku yg tercantum dlm bukti permintaan barang
Menyerahkan
Mencatat pemakaian bhn baku di kartu gudang dan kartu barang
Mengisi jumlah bahan baku yg diserahkan dlm bukti permintaan barang
Bukti permintaan dikirim
Membuat surat permintaan pembelian
Bagian Pembelian
Menyimpan bahan baku dan mencatat jumlah bahan baku yang diterima
Melaksan akan pembelian
Mencatat mutasi tiap jenis barang gudang, dlm kartu gudang dan barang
Mengirim kan surat permintaa n kepada para pemasok
Memilih pemasok yang dianggap baik
Membuat surat order pembelian dan dikirimkan kepada pemasok terpilih
Pemasok mengirim kan bahan baku

23 Bagian Penerimaan
Menerima faktur pembelian dari pemasok dan menberikan tanda tangan pd faktur tsb
Menerima barang yang diorder
Faktur pembelian diserahkan
Memeriksa dan mencocokka n spesifikasi bahan baku
Membuat laporan penerimaan barang dan dikirimkan
Menyerahk an bahan baku yang diterima dari pemasok
Bagian Akuntansi
Catatan dlm kartu gudang diawasi dg catatan kartu persediaan
Memeriksa ketelitian dlm faktur pembelian
Mengisi informasi harga satuan, menghitung dan mencantumkan jumlah harga pokok bahan baku
Mencocokkan dg surat order pembelian dan laporan barang
Mencatat pemakaian bahan baku ke kartu persediaan
Dicatat dlm jurnal pembelian
Menyerahkan bukti permintaan barang kepada pemegang jurnal umum
Faktur pembelian dan dokumen pendukung dicatat dlm kartu persediaan
Faktur pembelian dan dokumen pendukung dicatat dlm kartu utang
Pemegang jurnal mencatat pemakaian bahan baku dlm jurnal umum

Keterangan: Prosedur permintaan pembelian bahan baku, prosedur order pembelian, dan prosedur
penerimaan bahan baku. Prosedur Pencatatan Penerimaan Bahan Baku di Bagian Gudang Prosedur
Pencatatan Utang yang Timbul dari Pembelian Bahan Baku. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran
Bahan Baku.

System Pembelian Transaksi pembelian local bahan baku melibatkan bagian-bagian produksi, bagian
gudang, bagian pembelian, bagian penerimaan barang, dan bagian akuntansi. Dokumen sumber dan
dokumen pendukung yang dibuat dalam transaksi pembelian local bahan baku adalah surat permintaan
pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari penjual.

2. Prosedur Order Pembelian. Bagian pembelian melaksanakan pembelian atas dasar surat permintaan
pembelian dari bagian gudang. Untuk pemilihan pemasok, bagian pembelian mengirimkan surat

System pembelian local bahan baku terdiri dari prosedur permintaan pembelian, prosedur order

permintaan penawaran harga (purchase price quotation) kepada para pemasok, yang berisi

pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan penerimaan barang digudang, dan

permintaan informasi harga dan syarat-syarat pembelian dari masing-masing pemasok tersebut.

prosedur pencatatan utang yang timbul dari pembelian bahan baku.

Setelah pemasok yang dianggap baik kemudian dipilih, bagian pembelian kemudian membuat surat
order pembelian untuk dikirimkan kepada pemasok yang dipilih.

1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku. Jika persediaan bahan baku yang ada di gudang sudah
mencapai jumlah tingkat minimum pemesanan kembali (reorder point), bagian gudang kemudian
membuat surat permintaan pembelian (purchase requisition) untuk dikirimkan ke bagian pembelian.

3. Prosedur Penerimaan Bahan Baku. Pemasok mengirimkan bahan baku kepada perusahaan sesuai
dengan surat order pembelian yang diterimanya. Bagian penerimaan yang bertugas menerima barang,
mencocokkan kualitas, kuantitas, jenis serta spesifikasi bahan baku yang diterima telah sesuai dengan
surat order pembelian, bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk dikirimkan
kepada bagian akuntansi.

4. Prosedur Pencatatan Penerimaan Bahan Baku di Bagian Gudang. Bagian penerimaan menyerahkan
bahan baku yang diterima dari pemasok kepada bagian gudang. Bagian gudang menyimpan bahan baku
tersebut dan mencatat jumlah bahan baku yang diterima dalam kartu gudang (stock card) pada kolom
“diterima”. Kartu gudang ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat mutasi tiap-tiap jenis barang
gudang. Kartu gudang hanya berisi informasi kuantitas tiap-tiap jenis barang yang disimpan di gudang
dan tidak berisi informasi mengenai harganya. Catatan dalam kartu gudang ini diawasi dengan catatan
yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi yang berupa kartu persediaan (sebagai rekening pembantu
persediaan). Bagian gudang disamping mencatat mutasi
25barang gudang dalam kartu gudang, juga mencatat barang dalam kartu barang (inventory tag), yang
ditempelkan atau digantungkan pada tempat penyimpanan masing-masing jenis barang.
dengan tembusan surat order pembelian dan laporan penerimaan barang dicatat oleh bagian akuntansi
dalam jurnal pembelian. Setelah dicatat dalam jurnal pembelian beserta dokumen pendukungnya
tersebut dicatat dalam kartu persediaan (sebagai rekening pembantu persediaan bahan baku) pada
kolom “diterima”. Faktur pembelian dan dokumen pendukungnya kemudian dicatat dalam kartu hutang
(sebagai rekening pembantu utang) untuk mencatat timbulnya hutang kepada pemasok yang
bersangkutan. 6. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Bahan Baku. Bagian produksi yang
membutuhkan bahan baku, mengisi bukti permintaan barang. Kolomkolom yang diisi informasi adalah
kolom nomor urut, nama, dan nomor kode kelompok, nomor urut barang dan jumlah satuan yang
diminta, dan pusat biaya (dalam hal ini bagian produksi) yang memerlukan bahan baku. Setelah bukti
permintaan barang tersebut di otorisasi oleh yang berwenang, tiga lembar bukti permintaan barang
tersebut dibawa ke bagian gudang.

5. Prosedur Pencatatan Utang yang Timbul dari Pembelian Bahan Baku. Bagian pembelian menerima
faktur pembelian dari pemasok. Bagian pembelian memberikan tanda tangan diatas faktur pembelian,
sebagai tanda persetujuan bahwa faktur dapat dibayar karena pemasok telah memenuhi syarat-syarat
pembelian yang ditentukan oleh perusahaan. Faktur pembelian yang telah ditandatangani oleh bagian
pembelian tersebut diserahkan kepada bagian akuntansi. Dalam transaksi pembelian bahan baku,
bagian akuntansi memeriksa ketelitian perhitungan dalam faktur pembelian dan mencocokkannya
dengan informasi dalam tembusan surat order pembelian yang diterima dari bagian pembelian dan
laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan. Faktur pembelian, yang dilampiri 26

Bagian gudang menyiapkan bahan baku sesuai yang tercantum dalam bukti permintaan barang, dan
menyerahkannya kepada bagian produksi yang membutuhkannya. Bagian gudang mengisi jumlah bahan
baku yang diserahkan pada kolom “diserahkan” dalam bukti permintaan

barang, dan setelah di otorisasi oleh kepala bagian gudang, bukti permintaan tersebut dikirimkan ke
bagian akuntansi. Bagian gudang mencatat pemakaian bahan baku ini di dalam kartu gudang pada
kolom “dipakai” dan mencatatnya pula dalam kartu barang. Bagian akuntansi mengisi informasi harga
satuan dan menghitung dan mencantumkan jumlah harga pokok bahan baku yang dipakai dalam bukti
permintaan barang tersebut. Informasi mengenai harga satuan diperoleh dari kartu persediaan bahan
baku yang bersangkutan. Bagian akuntansi kemudian mencatat pemakaian bahan baku tersebut ke
dalam kartu persediaan dan menyerahkan bukti permintaan barang tersebut kepada pemegang jurnal
umum (atau pemegang jurnal pemakaian bahan baku, jika perusahaan menggunakan jurnal khusus ini).
Atas dasar bukti permintaan barang tersebut, pemegang jurnal umum (pemegang jurnal pemakaian
bahan baku) mencatat pemakaian bahan baku ke dalam jurnal tersebut.

Nama

: Fian Metal Angga P.

NIM
: 2012020129

Kelas

: Manajemen Semester 4 B2

Referensi: Horngren, Charles Sinaga / Foster, George / Sinaga, Marinus. 2006. Akuntansi Biaya : Suatu
Pendekatan Manajerial Jilid 1. Jakarta: Erlanggga Mulyadi. 2000. Akuntansi Biaya. Yogyakarta : Aditya
Media Mursyidi. 2010. Akuntansi Biaya : Conventional Costing, Just In Time, Dan Activity-Based Costing.
Bandung : Refika Aditama RA Supriyono. 1999. Akuntansi Biaya Buku 1. Yogyakarta: BPFE Supawi
Pawenang. 2016. Modul Akuntansi Biaya. Surakarta: Uniba

Gambar 1. Alur Pemesanan Bahan Makanan Basah

b. Pemesanan bahan akanan ering ahan makanan kering adalah bahan makanan yang dapat
disimpan dalam !aktu yang lebih lama sehingga memungkinkan adanya &adangan dalam gudang.
8ontoh bahan makanan yang masuk dalam kelompok ini adalah teh, susu, bumbu bumbu kering, beras,
dan garam. ahan makanan kering datang setiap 2- hari sekali atau rata-rata seminggu sekali
tergantung kebutuhan gudang. "da sedikit perbedaan dalam proses pemesanan bahan makanan kering
dan bahan makanan basah, yaitu pemesanan bahan makanan kering dilakukan dua kali dalam
seminggu. Dalam melakukan pemesanan bahan makanan kering, terlebih dahulu dilihat stok gudang
sebagai pertimbangan dalam pemesanan bahan makanan tersebut.Penyimpanan bahan makanan kering
tidak dilakukan dalam jumlah yang besar sehingga pemesanannya dilakukan dua kali dalam satu
minggu. 9al ini dikarenakan gudang tempat penyimpanan bahan makanan ke&il ruangannya ke&il.

agian pemesanan memeriksa stok digudang apakah &adangan bahan makanan sudah menipis :
Petugas gudang men&atat apakah ada bahan makanan yang &adangannya sudah menipis sehingga
perlu dipesan lagi : agian pemesanan menghitung jumlah bahan makanan kering yang perlu dipesan :
agian pemesanan memasukkan data jumlah pemesanan bahan makanan ke dalam 2 formulir 3Daftar
Pemesanan ahan akanan4 : enyerahkan formulir pemesanan bahan makanan kepada pihak
rekanan dan petugas penerimaan sebagai a&uan check list saat penerimaan

Gambar . Alur Pemesanan Bahan Makanan ker!n"

Proses pemesanan yang selama ini telah dilaksanakan oleh $%'D anyumas ini sudah baik, tetapi perlu
ada pengembangan dan ino;asi sehingga proses pemesanan bisa berjalan lebih efisien. Proses
pemesanan yang sudah berjalan dilaksanakan se&ara manual, dimana petugas pemesanan menghitung
se&ara manual seluruh kebutuhan yang akan dipesan sehingga tidak menutup kemungkinan adanya
bahan makanan yang tidak ter&atat dan tidak dipesan. *no;asi yang mungkin dilakukan adalah
menggunakan sistem komputerisasi. %istem ini akan memudahkan petugas pemesanan karena bila
seluruh bahan makanan sudah dimasukkan kembali dalam database pemesanan maka petugas hanya
tinggal memasukkan jumlah pasien dan jenis dietnya saja. %istem ini sebenarnya sudah diterapkan
untuk pen&atatan stok gudang dimana melalui data pengeluaran data yang diinput rutin oleh petugas
ini maka akan mudah di&ek bahan makanan apa saja yang stoknya sudah berkurang. $%'D anyumas
juga melakukan pemesanan makanan matang adalah makanan yang dipesan dalam keadaan matang,
misalnya bandeng goreng, ikan mujair goreng, dan snak-snak tertentu. Pembelian makanan dalam
bentuk matang, dikarenakan se&ara teknis tidak memungkinkan . akanan ini dipesan setiap hari,
sehari sebelum penggunaannya. "lur pemesanan makanan ke suplier jauh lebih singkat karena pihak
pihak suplier sudah memiliki daftar siklus menu, standar porsi, serta dokumenlain yang digunakan
sebagai a&uan dalammenyediakan makanan pesanan. %istem pemesanan ini memungkinkan adanya
bahan makanan yang tidak terpakai atau justru kekurangan bahan makanan akibat adanya perubahan
jenis diet atau perubahan jumlah pasien di hari berikutnya.

. PEMBELIAN BAHAN MAKANAN

Pembelian bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan penyediaan ma&am, jumlah, spesifikasi
kualitas bahan makanan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku di institusi, rumah sakit yang
bersangkutan. Pembelian bahan makanan merupakan prosedurpenting untuk memperoleh bahan
makanan, biasanya terkait dengan produk yang benar, jumlah yang tepat, !aktu yang tepat, dan harga
yang benar. 'ntuk rumah sakit kelas pemerintah, berlaku ketentuan pemerintah yang mengatur dan
menetapkan bah!a ppembelian bahan makanan dilakukan se&ara kontrak berdasarkan pelelangan.
Dalam pembelian bahan makanan dapat diterapkan berbagai prosedur, tergantung dari peraturan,
kondisi, besar atau ke&ilnya institusi serta kemampuan sumber daya institusi yang bersangkutan.
Prosedur sistem yang sering dilakukan antara lain # a) Pembelian langsung ke pasar (The Open
Market of Buying ) b) Pembelian dengan musya!arah (The Negotiated of Buying ) c) Pembelian yang
akan datang ( Future Contract ) d) Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction •

Fir at the opening of price (<"/P), dimana pembeli memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan,
dengan harga sesuai pada saat transaksi berlangsung.

•!ub"ect Appro#al of $rice (%"/P), dimana pembeli memesan makanan pada saat dibutuhkan, dengan
harga sesuai dengan yang ditetapkan terdahulu.

e) Pembelian melalui tender pelelangan (The For al Co petiti#e) %istem pembelian yang
diterapkan di $%'D anyumas menga&u pada aturan Pemda berdasarkan "P D ("nggaran
Pendapatan elanja Daerah) dari upati. Pengadaan bahan menggunakan sistem penunjukan

makanan = $p 100.000.000,- dengan langsung melalui panitia khusus yang

diantaranya terdiri dari PP (Pejabat Pembuat omitmen), PPT (Pejabat Pelaksana Teknis
egiatan), dan Pokja.

Penentuan supplier dilakukan oleh panitia dengan proses pena!aran atau lelang setiap bulan untuk
bahan makanan basah dan dua bulan untuk bahan makanan kering. !upplier yang dipilih adalah
supplier yang dapat memberikan harga terendah dan mempunyai profil yang paling sesuai atau
memiliki track record yang bagus. Pemilihan suplier didasarkan pada pertimbangan dari tim
%user)& agian penerimaan bahan makanan membuat &atatan-&atatan kekurangan supplier ,
misalnya jika spesifikasinya tidak sesuai atau barang yang dipesan tidak ada. 9al tersebut akan menjadi
pertimbangan dalam pemilihan supplier pada periode selanjutnya. Penggunaan sistem pembelian
dengan tender dan penunjukan langsung memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. elebihan dan
kelemahan dari sistem pembelian bahan makanan dengan sistem penunjukan langsung adalah sebagai
berikut # Keleb!han s!s#em $enun%ukan lan"sun" a&alah seba"a! ber!ku#'

- proses pengadaan relatif lebih singkat. - saat penge&ekan bahan makanan sekalian dapat mengontrol
bahan makanan sudah sesuai dengan spesifikasi atau belum. - jika bahan makanan tidak sesuai dengan
spesifikasi
-dapatdikembalikan ke rekanan rekanan yang ditunjuk mempunyai tanggung ja!ab penuh terhadap
institusi.
Kelemahan s!s#em $enun%ukan lan"sun" a&alah seba"a! ber!ku# '
-
apabila rekanan mengirim bahan yang tidak sesuai maka akan dikembalikan dan diganti oleh rekanan,
hal ini dapat menghambat proses produksi karena untuk pengiriman bahan makanan basah dilakukan
setiap hari.
%istem pengadaan bahan makanan yang dilakukan di $%'D anyumas menggunakan penunjukan
se&ara langsung terhadap suplier yang memberikan pena!aran. Pelelangan yang dilakukan di $%'D
anyumas merupakan pelelangan tertutup, yaitu masing-masing rekanan tidak mengetahui harga
pena!aran yang diberikan oleh rekanan lain. %etelah melalui proses seleksi dengan berbagai
pertimbangan kemudian dipilih satu suplier untuk menyuplai

kebutuhan instalasi gi i $%'D anyumas. >amanya kontrak dengan suplier dibedakan berdasarkan
jenis bahan makanannya. 'ntuk jenis makanan kering, kontrak dilakukan untuk jangka !aktu dua bulan,
sedangkan untuk bahan makanan basah kontrak dilakukan untuk jangka !aktu satu bulan. %etelah
kontrak habis, kontrak baru bisa dilakukan dengan suplier yang sama atau dengan suplier yang
berbeda. erdasarkan teori, daftar pemesanan bahan makanan dibuat dalam lima rangkap yaitu asli
untuk suplier dan tembusan ( rangkap untuk panitia penerimaan dan rangkap untuk bidang
keuangan). Pembuatan for pemesanan bahan makanan sebaiknya disesuaikan dengan kebijakan dan
kebutuhan $umah %akit. Di $%'D anyumas for dibuat rangkap dua, satu for dipegang oleh
suplier sebagai panduan men&ari bahan makanan yang dipesan sedangkan satu for lagi dipegang
oleh bagian penerimaan untuk pemeriksaan bahan makanan saat penerimaan. !uplier rmempunyai
tanggung ja!ab sendiri untuk membuat administrasi pengiriman bahan makanan ke rumah sakit kepada
bagian keuangan (panitia khusus) untuk dapat men&airkan dana. Pembuatan administrasi oleh rekanan
ini harus di-cross check dengan data dari administrasi di instalasi gi i. Di akhir kontrak, setelah
administrasi lengkap, suplier bisa meminta pembayaran pada bagian keuangan rumah sakit.

Anda mungkin juga menyukai