Bab - 1 : Pengertian Sistem Akuntansi

Definisi Sistem

SISTEM adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan lainnya, yang berfungsi
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentuJenis-jenis Sistem, yaitu:- Terbuka & tertutup
- Sistem buatan & alam
Sifat-sifat atau Karakteristik Sistem, mempunyai yaitu:
- Tujuan
- Input-Proses-Output
- Lingkungan
- Elemen-elemen yang Terkait
- Pengendali Sistem
- Ada Pengguna
Definisi Sistem Akuntansi
Howard F. Settler:
“Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang
digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kegiatan ekonomis dengan tujuan untuk
menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk
mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditor,
dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi”
Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur sistem akuntansi pokok adalah: formulir, catatan yang terdiri
dari jurnal, buku besar dan buku pembantu serta laporan-laporan.

 Formulir
 Jurnal
 Buku Besar
 Buku Pembantu
 Laporan Keuangan
Pengertian Sistem dan Prosedur Akuntansi
Definisi Sistem dan prosedur akuntansi menurut:
W. Gerald Cole:
“Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai
dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari
perusahaan.”
“Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan klerikal (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang
dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya yang seragam terhadap transaksi-
transaksi perusahaan yang sering terjadi”.
Pekerjaan klerikal adalah:

1. Menulis: misal penulisan nama dan alamat pembeli, dan lain-lain data pada faktur
penjualan.
2. Pemberian kode; misal memberi kode rekening yang didebit dan dikredit.
3. Pembandingan; misal membandingkan faktur pembelian denga laporan penerimaan
barang.
4. Pembukuan; misal membukukan data pada bukti transaksi ke dalam buku jurnal.
5. Penggandaan; misal menulis faktru penjualan rangkap empat.
6. Pemilahan; misal memilah faktur pembelian menurut abjad pemasok.
7. Perhitungan; misal perkalian, pembagian, penjumlaham dan pengurangan.
8. Pembuatan daftar-daftar; misal daftar piutang yang menunggak lebih dari satu bulan.
Pengertian Sistem Akuntansi
dan Contohnya

Sistem Akuntansi – Tubuh manusia diciptakan tuhan dengan sistem kerja

yang luar biasa menakjubkan. Mulai dari sistem pernapasan hingga sistem
kerja otak yang sangat kompleks. Buktinya sudah puluhan tahun penelitian
untuk membuat sistem serupa namun mendekati pun masih belum berhasil.
Sistem tidak saja ada pada tubuh manusia. Ada banyak sistem juga yang
dibuat oleh manusia. Seperti sistem yang bekerja pada gadget anda saat ini
merupakan salah satu contoh sistem. Jadi apa pengertian sistem ini?

Apa definisi dari Sistem?

Menurut kamus cambridge, sistem adalah himpunan dari berbagai hal

ataupun alat yang bekerja bersama. Arti lain dari sistem juga adalah cara
untuk melakukan sesuatu. Seperti sistem pendaftaran yang harus melalui
berbagai tahap.

Artikel Terkait : Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Manfaat dari sistem ini terutama sistem buatan manusia adalah

menyederhanakan cara kerja yang butuh ketelitian besar sehingga dapat
meminimalisir terjadinya kesalahan. Selain itu agar suatu hal dapat berjalan
dengan baik.

Sistem ini dapat diadopsi kedalam akuntansi. Tidak lain

karena akuntansimemerlukan banyak cara untuk membuat laporan sehingga
jika sembarangan cara yang dilakukan maka laporan nya akan berantakan.
Untuk jelasnya mari kita lihat pengertian dari sistem akuntansi ini.

Pengertian Sistem Akuntansi

Pengertian sistem akuntansi dengan sistem tidak jauh berbeda, hanya saja
dalam akuntansi dikaitkan dengan aktifitas-aktifitas pencatatan akuntansi.
Berikut ini beberapa pengertian sistem akuntansi dari berbagai sumber.
Sistem Akuntansi adalah daftar kronologis pemegang buku untuk debit
terkait dan kredit dari bisnis; merupakan bagian dari buku rekening –
Thesaurus –

1. cara tertentu di mana perusahaan atau catatan organisasi dan melaporkan

informasi keuangan.

2. kumpulan prinsip dan metode yang digunakan oleh organisasi untuk

merekam dan melaporkan informasi keuangan.

3. program komputer atau seperangkat peralatan komputer dan perangkat

lunak yang digunakan untuk menjaga akun.

Jadi bisa disimpulkan Sistem akuntansi terdiri dari catatan manual atau
komputerisasi transaksi keuangan untuk tujuan rekaman, mengkategorikan,
menganalisis dan melaporkan informasi manajemenkeuangan yang tepat
waktu. Ketika memilih sebuah sistem akuntansi, pahami kebutuhan dan
kategori sistem akuntansi dan fitur yang tersedia terlebih dahulu.

Contoh Sistem akuntansi

Berikut ini adalah beberapa contoh dari sistem akuntansi yang diterapkan
didalam akuntansi:

Akuntansi manajemen
Tujuan dari akuntansi manajerial adalah untuk memberikan manajer dengan
informasi untuk merencanakan, mengendalikan dan mengelola operasi bisnis.
Ini menyediakan manajemen dengan informasi yang dibutuhkan untuk
membuat keputusan penting tentang bisnis.
Salah satu jenis sistem akuntansi manajerial adalah akuntansi biaya. Biaya
sistem akuntansi rekor biaya aktual yang dikeluarkan dalam memberikan
produk atau layanan, membandingkan biaya-biaya untuk biaya standar atau
direncanakan dan menyoroti varians untuk penyelidikan dan menindaklanjuti.
sistem akuntansi manajerial lain adalah akuntansi ramping.

Akuntansi ramping melibatkan pemeriksaan proses dan hasil terkait untuk

menentukan bagaimana untuk menciptakan nilai lebih untuk biaya kurang,
menghilangkan pemborosan sumber daya.

Artikel Terkait : Free Download Materi Lengkap Pengantar Akuntansi 2

Akuntansi Persediaan (Inventory Accounting)

sistem akuntansi persediaan digunakan untuk merencanakan dan melacak

tingkat persediaan, dan kegiatan inventarisasi terkait. Salah satu sistem
persediaan umum adalah kode bar pelacakan. Setiap item persediaan
ditandai dengan kode bar.

Sebagai barang inventaris dibawa ke gudang atau pindah dari gudang, kode
bar yang dipindai untuk menambah atau mengurangi persediaan. sistem bar
code juga dapat digunakan untuk melacak untuk dan account untuk item
seperti yang berpindah-pindah di sebuah gudang.

Tipe lain dari sistem akuntansi persediaan adalah RFID, sebuah teknologi
baru yang akan melihat diperluas digunakan. Jenis sistem, lebih maju dari bar
coding, memiliki perangkat pada setiap item persediaan yang memancarkan
sinyal.

Kita dapat mendeteksi sinyal dan melacak persediaan. Tidak seperti bar
coding, sistem ini dapat melacak gerakan yang sebenarnya dari persediaan
secara real time ketika bergerak di sekitar gudang.

Akuntansi industri-spesifik

sistem akuntansi juga mencakup aplikasi industri-spesifik. Sebuah sistem

akuntansi ritel, misalnya, memiliki kebutuhan yang berbeda dibandingkan
industri lain. Penjualan ditangkap pada titik penjualan menggunakan point-of-
sale cash register yang terkomputerisasi.
Artike Terkait : 11 Software Akuntansi Terbaik di Indonesia

Ketika item dijual, sistem akuntansi ritel harus melacak dan benar melaporkan
markdown barang dagangan. software akuntansi hukum memiliki persyaratan
khusus lain juga, termasuk pelacakan waktu yang dihabiskan oleh pengacara,
jumlah dolar dari waktu ditagih keluar berdasarkan tarif per jam dan tingkat
pemanfaatan masing-masing pengacara. Tingkat pemanfaatan adalah persen
dari waktu seseorang menghabiskan yang ditagih sebagai lawan administrasi.

Akuntansi Non-Profit

Tidak-untuk-laba akuntansi memiliki set sendiri yang spesifik dari persyaratan

pelaporan. Misalnya, dana harus dilacak sehingga sumbangan ditunjuk untuk
tujuan tertentu dengan benar menghabiskan. Perangkat lunak ini juga harus
mampu menghasilkan laporan donasi yang melaporkan jumlah disumbangkan
oleh donor individu.
 PENGERTIAN SISTEM AKUNTANSI DAN
CONTOHNYA

Tubuh manusia diciptakan tuhan dengan sistem kerja yang luar biasa menakjubkan. Mulai dari
sistem pernapasan hingga sistem kerja otak yang sangat kompleks. Buktinya sudah puluhan tahun
penelitian untuk membuat sistem serupa namun mendekati pun masih belum berhasil.

Sistem tidak saja ada pada tubuh manusia. Ada banyak sistem juga yang dibuat oleh manusia.
Seperti sistem yang bekerja pada gadget anda saat ini merupakan salah satu contoh sistem. Jadi
apa pengertian sistem ini?

Apa definisi dari Sistem?

Menurut kamus cambridge, sistem adalah himpunan dari berbagai hal ataupun alat yang bekerja
bersama. Arti lain dari sistem juga adalah cara untuk melakukan sesuatu. Seperti sistem
pendaftaran yang harus melalui berbagai tahap.

Manfaat dari sistem ini terutama sistem buatan manusia adalah menyederhanakan cara kerja yang
butuh ketelitian besar sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan. Selain itu agar suatu hal
dapat berjalan dengan baik.

Sistem ini dapat diadopsi kedalam akuntansi. Tidak lain karena akuntansi memerlukan banyak cara
untuk membuat laporan sehingga jika sembarangan cara yang dilakukan maka laporan nya akan
berantakan. Untuk jelasnya mari kita lihat pengertian dari sistem akuntansi ini.

Pengertian Sistem Akuntansi

Pengertian sistem akuntansi dengan sistem tidak jauh berbeda, hanya saja dalam akuntansi
dikaitkan dengan aktifitas-aktifitas pencatatan akuntansi. Berikut ini beberapa pengertian sistem
akuntansi dari berbagai sumber.

1. cara tertentu di mana perusahaan atau catatan organisasi dan melaporkan informasi keuangan.

2. kumpulan prinsip dan metode yang digunakan oleh organisasi untuk merekam dan melaporkan
informasi keuangan.

3. program komputer atau seperangkat peralatan komputer dan perangkat lunak yang digunakan
untuk menjaga akun.

Jadi bisa disimpulkan Sistem akuntansi terdiri dari catatan manual atau komputerisasi transaksi
keuangan untuk tujuan rekaman, mengkategorikan, menganalisis dan melaporkan informasi
manajemen keuangan yang tepat waktu. Ketika memilih sebuah sistem akuntansi, pahami
kebutuhan dan kategori sistem akuntansi dan fitur yang tersedia terlebih dahulu.

Contoh Sistem akuntansi

Berikut ini adalah beberapa contoh dari sistem akuntansi yang diterapkan didalam akuntansi:

Akuntansi manajemen

Tujuan dari akuntansi manajerial adalah untuk memberikan manajer dengan informasi untuk
merencanakan, mengendalikan dan mengelola operasi bisnis. Ini menyediakan manajemen dengan
informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan penting tentang bisnis.

Salah satu jenis sistem akuntansi manajerial adalah akuntansi biaya. Biaya sistem akuntansi rekor
biaya aktual yang dikeluarkan dalam memberikan produk atau layanan, membandingkan biaya-
biaya untuk biaya standar atau direncanakan dan menyoroti varians untuk penyelidikan dan
menindaklanjuti. sistem akuntansi manajerial lain adalah akuntansi ramping.
Akuntansi ramping melibatkan pemeriksaan proses dan hasil terkait untuk menentukan bagaimana
untuk menciptakan nilai lebih untuk biaya kurang, menghilangkan pemborosan sumber daya.

Akuntansi Persediaan (Inventory Accounting)

sistem akuntansi persediaan digunakan untuk merencanakan dan melacak tingkat persediaan, dan
kegiatan inventarisasi terkait. Salah satu sistem persediaan umum adalah kode bar pelacakan.
Setiap item persediaan ditandai dengan kode bar.

Sebagai barang inventaris dibawa ke gudang atau pindah dari gudang, kode bar yang dipindai untuk
menambah atau mengurangi persediaan. sistem bar code juga dapat digunakan untuk melacak
untuk dan account untuk item seperti yang berpindah-pindah di sebuah gudang.

Tipe lain dari sistem akuntansi persediaan adalah RFID, sebuah teknologi baru yang akan melihat
diperluas digunakan. Jenis sistem, lebih maju dari bar coding, memiliki perangkat pada setiap item
persediaan yang memancarkan sinyal.

Kita dapat mendeteksi sinyal dan melacak persediaan. Tidak seperti bar coding, sistem ini dapat
melacak gerakan yang sebenarnya dari persediaan secara real time ketika bergerak di sekitar
gudang.

Akuntansi industri-spesifik

sistem akuntansi juga mencakup aplikasi industri-spesifik. Sebuah sistem akuntansi ritel, misalnya,
memiliki kebutuhan yang berbeda dibandingkan industri lain. Penjualan ditangkap pada titik
penjualan menggunakan point-of-sale cash register yang terkomputerisasi.

Ketika item dijual, sistem akuntansi ritel harus melacak dan benar melaporkan markdown barang
dagangan. software akuntansi hukum memiliki persyaratan khusus lain juga, termasuk pelacakan
waktu yang dihabiskan oleh pengacara, jumlah dolar dari waktu ditagih keluar berdasarkan tarif per
jam dan tingkat pemanfaatan masing-masing pengacara. Tingkat pemanfaatan adalah persen dari
waktu seseorang menghabiskan yang ditagih sebagai lawan administrasi.

Akuntansi Non-Profit

Tidak-untuk-laba akuntansi memiliki set sendiri yang spesifik dari persyaratan pelaporan. Misalnya,
dana harus dilacak sehingga sumbangan ditunjuk untuk tujuan tertentu dengan benar
menghabiskan. Perangkat lunak ini juga harus mampu menghasilkan laporan donasi yang
melaporkan jumlah disumbangkan oleh donor individu.
 Soal Soal dan Jawaban Sistem Akuntansi

JAWABAN SOAL UTS

1. Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan.
 Unsur-unsur yang terdapat dalam sistem akuntansi yaitu ada 5 unsur sebagai berikut :
1. Formolir, merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan
formolir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi yang direkam pertama kali dijadikan dasar
dalam pencatatan.
2. Jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan uantuk mencatat,
mengklasifikasikan, dan meringkas data keungan dan data lainnya. Dalam jurnal ini pula
terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya kemudian di-posting ke rekening
yang bersangkutan dalam buku besar.
3. Buku Besar (general ledger), terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas
data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini di satu pihak
dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat
dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
4. Buku Pembantu (susbsidiary ledger), terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci
data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku
pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi
sesudah dataakuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku
pembantu.
5. Laporan, merupakan hasil akhir proses akuntansi yang berupa neraca, laporan laba rugi, laporan
perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga
pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, dan daftar saldo
persediaan yang lambat penjualannya.

3. Metodologi sistem akuntansi

Definisi adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analisis sistem dalam pengembangan
akuntansi.

4. sistem pengendalian intern adalah suatu kerangka yang terdiri dari prosedur-prosedur yang saling berkaitan dalam
melakukan suatu kebisaaan dalam perusahaan guna mengendalikan jalannya perusahaan yang mencakup dan
mengamankan harta, memeriksa kecermatan dan kebenaran administrasi atau akuntansi, memajukan efisiensi dalam
operasi dan membantu menjaga kebijaksanaan perusahaan untuk dipatuhi. Jadi dengan adanya pengendalian intern
akan dapat memberikan kemudahan bagi pihak manajemen dalam melakukan penyesuaian terhadap hal-hal yang
diperkirakan sebelumnya.
Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Manajemen Menurut Mulyadi untuk menciptakan
sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus
dipenuhi antara lain:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi 4. Karyawan
yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya Sistem pengendalian intern yang memadai bagi
perusahaan mempunyai persyaratan yang berbeda-beda, tergantung dari sifat serta keadaan masing-
masing perusahaan. Dalam artian tidak ada sistem pengendalian intern yang bersifat universal yang
dapat dipakai oleh seluruh perusahaan.

Sistem Pengendalian Intern dan dampaknya pada

Kinerja Sri Lanka Telecom di Jaffna Daerah
Baru-baru ini komunikasi sangatlah penting untuk melakukan bisnis pada setiap aktivitas
perusahaan. Maka dari itu banyak penyededia jasa telkomonikasi di Sri lanka. Dengan
demikian keungan di perusahaan akan benar-benar teraudit oleh badan yang bertanggung jawab pada
setiap organisasi. Oleh karena itu kegiatan akan terkontrol secara efektif dalam perusahaan.
Artikel ini mencoba membahas sitem control internal yang berpengaruh pada kinerja Sri Lanka
Telkom yang terbatas. Dalam pembelajaran ini menggunakan data primer dan sekunder, namun teknih
pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini bergantung pada data primer. Teknik
pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan angket, wawancara dan pengamatan. mengambil
sampel dari staf Sri Lanka Telkom yang terdiri dari (60) karyawan perusahaan. Sebagian besar teknik
korelasi dan analisis Swot merupakan alat utama yang sering digunakan dalam analisis. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa terdapat hubungan yang kuat antara sistem control internal terhadap kinerja
 organisasi di Sri Lanka Telkom. Dan juga dapat diketahui bahwa sitem control internal akan meyebabkan
kenerja organisasi yang baik dimasa depan.

Kasus :
Akuntan junior anda telah menyiapkan deskripsi prosedur pengendalian internal dan akuntansi
berikut ini, yang berhubungan dengan pembelian yang dibuat oleh perusahaan Branden,
perusahaan manufaktur ukuran menengah untuk mesin pesanan khusus:
Setelah disetujui oleh para supervisor departemen pembelian, yang mendistribusikan
daftar permintaan ke pegawainya. Para pegawai tersebut menyiapkan pesanan pembelian
rangkap tiga yang telah diberi nomor, mencatat seluruh nomor, dan mengirimkan pesanan yang
asli ke pemasok. Satu kopi pesanan pembelian dikirim ke departemen penerima yang
menggunakan sebagai laporan penerimaan. Kopi yang lain disimpan di departemen pembelian.
Ketika material diterima, material tersebut di taruh duruang penyimpanan dan diberikan
ke supervisor berdasarkan permintaan informal. Departemen penerima mengirim laporan
penerimaan (dengan lampiran kopi pesanan pembelian) ke departemen pembelian dan
menyerahkan kopi laporan penerimaan ke ruang penyimpanan dan departemen akuntansi.
Faktur dari pemasok material yang dibeli, diterima kopinya diruang surat, dan dikirim ke
departemen pembelian, serta diserahkan ke pegawai yang memesan material tersebut. Pegawai
kemudian membadingkan:
1. Harga dan ketentuan pada faktur dengan kopi pesanan pembelian di file departemen pembelian.
2. Kuantitas faktur yang diterima seperti yang dilaporkan oleh pengiriman dan departemen
penerimaan pada kopi pesanan pembelian. Pegawai departemen pembelian juga memeriksa
diskon, jumlah yang diterima, dan penambahan, setelah itu mereka memaraf faktur tersebut
untuk menyatakan persetujuan pembayaran. Faktur itu kemudian diserahkan kebagian dkumen
pada departemen akuntansi yang memberikannya kode untuk distribusi akun, memberikan
nomor dokumen, memasukannya ke daftar dokumen, dan menyimpannya menurut tanggal jatuh
tempo pembayaran.
Diminta:
1. Gambarkan arus dokumen (flow chart) sistem diatas!
2. Apa kelemahan pengendalian internal pada perusahaan Branden. Sarankan prosedur tambahan
atau revisi untuk mengatasi setiap kelemahan sistem diatas.

1. Gambar arus dokumen (flow chart) sistem diatas

gambar arus dokumen sistem

INPUT DATA
Sumber input data:
1. Permintaan pembelian (purchase requisition). Form pertama dalam siklus
pembelian yang berfungsi untuk mengotorisasi terjadinya pembelian dalam perusahaan.
Permintaan pembelian ini dibuat oleh bagian Pengendalian Persediaan Barang
Dagangan (yang tahu ada tidak barang yang habis) atau oleh Bagian yang
membutuhkan (untuk kasus pembelian selain barang dagangan).
2. Order pembelian (purchase order). Order pembelian dibuat untuk dikirim ke
pemasok.
3. Receiving report (bukti penerimaan barang). Receiving report dibuat oleh
bagian penerimaan barang, sebagai dokumentasi barang apa yang diterima, berapa unit
yang diterima dan apakah barang yang diterima ada yang rusak atau cacat.
4. Faktur dari vendor. Faktur dari vendor merupakan tagihan dari Vendor
sehingga kita tahu pasti berapa jumlah rupiah yang harus kita bayar ke pemasok.
5. Disbursement voucher (bukti kas keluar). Dokumen untuk merekam transaksi
pengeluaran kas perusahaan (dalam siklus pembelian, berarti pengeluaran kas untuk
membayar utang dagang). Dalam satu bukti kas keluar, bisa tercakup lebih dari satu
faktur pemasok.
6. Memo debet. Memo debet berguna untuk mencatat retur pembelian. Memo
debet akan dikirim ke pemasok sebagai informasi ke pemasok barang apa yang
dikembalikan, berapa banyak yang dikembalikan, dan sekaligus sebagai permohonan
pengurangan utang dagang yang harus dibayar.
7. Permintaan quotation. Dokumen ini berguna untuk menanyakan harga barang
yang akan kita beli ke pemasok. Kita mengajukan quotation jika perusahaan berelasi
dengan beberapa alternatif pemasok.

PENGENDALIAN INTERNAL
Risiko yang bisa terjadi dalam siklus pembelian adalah sebagai berikut.

1. Keliru memesan barang yang tidak diperlukan atau memesan barang

terlalu banyak. Jika ini terjadi, akibatnya perusahaan harus menanggung biaya ekstra
untuk penyimpanan barang dan lagian uang perusahaan akan macet dalam persediaan
(mengurangi likuiditas perusaahaan).
2. Barang yang sudah dipesan ternyata tidak pernah diterima. Perusahaan
akan merugi jika sampai barang yang laris ternyata habis (out of stock), yang berarti
perusahaan kehilangan peluang untuk memenuhi pesanan konsumen atau proses
produksi menjadi tertunda.
3. Adanya faktur fiktif atau dokumen pendukung yang lain. Faktur fiktif ini
merugikan perusahaan karena perusahaan bisa jadi mengeluarkan kas untuk faktur fiktif
tersebut. Detail bagaimana faktur fiktif bisa terjadi dalam sebuah organisasi, silahkan
temukan dalam buku Karyawan dapat Menjadi Tikus dan Monster Penghisap
DarahPerusahaan.
4. Adanya persediaan yang sudah daluwarsa atau out of date. Persediaan yang
daluwarsa atau out of date di gudang sebenarnya hanyalah menghabiskan space
gudang. Tidak ada lagi gunanya menyimpan barang yang sudah daluwarsa. Oleh
karena itu barang yang daluwarsa atau out of date sebaiknya segera diafkir dari gudang
(dijual dengan sale) atau jika tidak dapat dijual, terpaksa dicatat sebagai kerugian.
5. Faktur dari pemasok yang legal tetapi informasi dalam faktur tidak benar.
Sebagai contoh, adanya salah hitung dalam faktur atau adanya salah kode barang
dalam faktur. Kesalahan dalam faktur ini dapat menyebabkan perusahaan ditagih terlalu
besar atau terlalu kecil dari utang yang seharusnya.
6. Lalai membayar satu faktur dua kali. Administrasi yang tidak rapi bisa jadi
dapat membuat perusahaan membayar satu faktur dua kali, Tentu saja, jika ini terjadi
perusahaan rugi karena kas perusahaan menjadi tertahan di pemasok. Tambahan lagi,
jika administrasi pemasok juga tidak rapi, bisa jadi perusahaan harus melalui prosedur
yang rumit untuk menarik kembali kas yang terlanjur dikirim ke pemasok.
7. Pencurian cek oleh karyawan. Tentu saja jika cek kosong perusahaan
dimanfaatkan oleh karyawan, maka perusahaan akan rugi. Lebih detail tentang
bagaimana skenario pencurian cek perusahaan dan apa yang dapat dilakukan oleh
 perusahaan untuk mencegah terjadinya pencurian cek kosong dapat dilihat dalam
buku Karyawan dapat MenjadiTikus dan Monster Penghisap Darah Perusahaan.
8. Akses terhadap daftar pemasok perusahaan oleh karyawan yang tidak
berhak. Daftar pemasok merupakan informasi yang mestinya tidak tersebar ke mana-
mana. Bukanlah satu hal yang menguntungkan perusahaan jika informasi ini sampai ke
tangan pesaing.
Pengendalian umum yang dapat diterapkan dalam siklus pembelian.

1. Pengendalian organisasi. Unit yang bertanggung jawab untuk menyimpan

persediaan mesti terpisah dari unit yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.
Demikian juga unit yang bertanggung jawab untuk mencatat pengeluaran kas mesti
terpisah dari unit yang berwenang untuk menandatangani cek.
2. Pengendalian dokumen. Idealnya, prosedur dalam pembelian mesti
didokumentasikan (termasuk flowchart, contoh dokumen, rancangan database dan lain
sebagainya.) Selain itu, setiap kebijakan terkait dengan pembelian mesti dinyatakan
secara tertulis (seperti kebijakan atas tawaran potongan dari pemasok).
3. Pengendalian praktik manajemen. Praktik manajemen yang baik meliputi
antara lain, pelatihan yang memadai atas karyawan, prosedur yang jelas atas
pengembangan sistem atau perubahan atas sistem yang sudah berjalan, serta adanyak
audit rutin atas siklus pembelian.
4. Pengendalian akses, seperti adanya password, pembatasan akses terhadap
komputer, pembuatan backup data secara rutin, pembatasan akses masuk ke gudang
tempat menyimpan barang dan lain sebagainya.