Anda di halaman 1dari 9

MATERI : KEARSIPAN

PROG.KEAHLIAN : ADMINISTRASI PERKANTORAN


KELAS : X (Sepuluh)
GURU MAPEL : IWAN HERMAWAN,A.Md

materi kearsipan untuk SMK administrasi perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

Suatu pandangan yang sangat keliru, apabila orangberanggapan bahwa pengurusan


kearsipan adalah suatu pekerjaan yang begitu mudah. Berdasarkan anggapan tersebut di
atas, maka banyak kantor atau organisasi yang menyerahkan urusan kearsipannya pada
orang yang kurang tepat.
Petugas-petugas ini bukan berarti tidak dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan,
tetapi mereka itu hanya menjalankan pekerjaan tanpa mengembangkan apa yang
seharusnya dilakukan.
Pada saat kantor atau organisasi belum merasakan kompleksnya urusan arsip yang timbul
karena kegiatan yang dilakukannya, maka semuanya dianggap berjalan lancar. Dalam
kesibukan pembangunan seperti sekarang ini, perlu disadari bahwa mengurus arsip adalah
bukan sesuatu hal yang mudah, tetapi memerlukan penanganan yang serius. Mengurus
arsip, bukanhanya soal menyimpan warkat-warkat yang pada saatnya nanti harus dibuang
Sistem penyimpanan yang mana akan digunakan, perlu ditentukan. Menggunakan azas
sentralisasi, desentralisasi atau azas
kombinasi yang paling tepat. Ini pun tidak asal saja ditentukan, azas efisiensi perlu
dipertimbangkan dengan seksama.

1
BAB II ARSIP DAN KEARSIPAN

A. Pengertian Arsip

Tidak pernah digunakan, sampai saat ini masih banyak yang menggunakan. Istilah arsip
yang sering didengar, ditulis, dan diucapkan adalah istilah yang mempunyai wahyu arti. Di
satu segi arsip berarti warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat,
kuitansi, data statistic, film, kaset,cd dsb. Di segi lain arsip dapat diartikan sebagai tempat
untuk menyimpan catatan, dokumen dan atau bukti-bukti kegiatan yang telah
dilaksanakan. Hal itu terungkap pada pernyataan ‘Arsip Nasional’ menyimpan arsip statis
antara lain teks proklamasi,
perjanjian Roem-Ruijen, teks lagu Indonesia Raya, dsb. Istilah arsip yang dibicarakan diatas
adalah berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang ucapannya sesuai dengan bahasa aslinya
sulit
dilafalkan orang Indonesia pada umumnya sehingga diadopsi menjadi ‘arsip’. Sejak kapan
istilah itu diadopsi menjadi arsip, orang tidak menggetahui secara pasti, tetapi dapat
diperkirakan sejak bahasa Belanda kurang populer di Indonesia (sekitar tahun 1950).
Kalau yang dimaksud arsip itu adalah warkat yang disimpan sebagai bukti suatu kegiatan
organisasi, maka istilah itu dikenal dengan nama ‘pertinggal’. Istilah pertinggal kurang
populer penggunaannya sehingga dikalangan
petugas kurang dikenal. Istilah pertinggal bukan berarti

B. Batasan arsip

Dengan konsep arsip yang berasal dari berbagai Negara termasuk yang berasal dari
Indonesia, dalam perkembangan selanjutnya istilah yang populer digunakan adalah istilah
arsip yang
berasal dari bahasa Belanda “Archief”. Hal ini diperkuat dengan adanya UU No. 7 tahun
1971, yaitu ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Untuk itu ada beberapa batasan arsip
seperti berikut ini. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena

2
mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali
(The Liang Gie, 1990: 12)
1. File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam
proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar, 1996 : 10)
2. Pertinggal adalah berkas yang disimpan sebagai bahan pengingat berwujud lembaran
catatan atau bentuk lain (Sularso Mulyono, dkk, 1985 :1).
3. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-
badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah (UU No. 7 th 1971 pasal 1)
Dengan uraian konsep arsip dan batasannya, dapat ditarik gambaran bahwa arsip perlu
diatur penyimpanannya . Jadi, tidak sekedar menyimpan kumpulan warkat sebagai bahan
pengingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara dan prosedur penyimpanannya
(kearsipan). Hal itu dapat dijelaskan dengan keterangan berikut ini.

1. Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan, tidak boleh diletakkan demikian
rupa sehingga setiap orang dapat membaca.Arsip begaimana pun kecilnya tetap bersifat
rahasia.
2. Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan,tetapi harus diatur di mana
arsip itu harus diletakkan. Penempatan arsip sangat terkait dengan penemuan kembali
apabila diperlukan.
3. Penemuan kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali apabila
diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

3
C. Penggolongan Arsip

Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam empat golongan
arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupunpenyingkaran
bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut
ini.

1. Arsip tidak penting, yaitu puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas
sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena
setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya.
Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam
jangka waktu 1 tahun.
2. Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan
pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun. Puak arsip ini dapat diberi
tanda (B).
3. Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa
lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10
tahun dan dapat diberi tanda (P).
4. Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu
yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan
terus dan diberi tanda (V)

D. Jenis Arsip
Arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu
disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu disimpan sementara (1
tahun), sebagian lagi disimpan 1-5 tahun, yang lain 5-10 tahun, dan sebagian kecil dari
jumlah arsip perlu disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah
adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya 2-8 Membuat dan Menjaga Sistem
Kearsipan Untuk Menjamin Integritas cukup tinggi. Untuk arsip yang disimpan di unit
kearsipan adalah arsiparsip yang frekuensipenggunaannya sangat rendah. Jadi, ada arsip
yang dalam jangka waktu terttentu (1 tahun misalnya) sering dikeluarkan dari
4
penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah). Sebaliknya ada arsip yang
dalam jangka waktu 3 tahun sama sekali tidak pernah dikeluarkan untuk bahan informasi
dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai
nilai dokumenter. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi,
dibedakan jenis arsip seperti berikut ini.
1. Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses
kegiatan kerja.
2. Arsip inakif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai
bahan informasi.
3. Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan,pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a
UU No.7 tahun 1971).
4. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971).

E. Penataan Arsip
Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya sejak suatu organisasi
melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang pengelolaannya. Dalam penerapan
SIM (Sistem Informasi Manajemen) penataan sumber data harus terprogram secara rapi
sehingga prosedur penyampaian bahan informasi tidak terganggu. Seperti uraian di muka,
penataan arsip mencakup 3 unsur pokok, yaitu: penyimpanan, penempatan dan penemuan
kembali. Jadi, arsip tidak
sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya, prosedurnya, dan
langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip dimulai dari masuknya warkat,
dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja (surat, kwitansi, data statistik, fil, kaset dan
sebagainya).

5
BAB III PRINSIP PENYIMPANAN

A. Tempat Penyimpanan arsip

Arsip disimpan di lemari atau di “filing cabinet” (filing kabinet) yang ditempatkan di suatu
ruang atau gedung. Filing kabinet atau “lemari arsip berlaci” (disingkat lemaci). Kenyataan
dilapangan masih ada penggunaan lemari (bukan lemari khusus arsip) dan belum
menggunakan “lemaci” sebagai tempat penyimpanan arsip. Hal seperti itu masih terjadi di
organisasi – organisasi yang relative kecil atau instansi – instansi pemerintah di tingkat
bawah (misalnya kecamatan, kelurahan dan sebagainya). Apabila masih tetap
menggunakan lemari (lemari kayu) sebagai tempat penyimpanan arsip karena tidak
memiliki “lemaci” maka penggunaan lemari tersebut harus memperhatikan 3 hal:

1. Lemari harus kuat (dari kayu jati atau kayu yang kualitasnya baik) supaya tidak cepat
rusak karena dimakan rayap atau dimasuki hewan pengerat maupun rusak karena usia.
2. Ukuran sekat lemari harus disesuaikan dengan ukuran map atau folder sebagai tempat
penyimpanan arsip
3. Konstruksi lemari harus memungkinkan adanya kemudahan dalam menyimpan,
menempatkan, maupun menemukan kembaki arsip yang disimpan. Sebaiknya tempat
menyimpan arsip menggunakan lemaci atau filing cabinet atau lemari yang memang
khusus untuk arsip. Lemaci (filing cabinet) yang berukuran standart yang biasa untuk
menyimpan
arsip, terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsipharus
memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman.

B. Persyaratan Petugas Arsip


Seorang petugas kearsipan harus memenuhi beberapa persyaratan agar dapat mengurus
arsip secara professional (sebagai arsiparis). Jadi, jangan sampai petugas di bagian arsip
justru orang –
orang atau petugas yang tidak dipakai atau disenagi di bagian lain. Ada anggapan bahwa
yang bertugas di bagian arsip adalah orangorang yang “disingkirkan”. Apabila hal ini
6
terjadi, setidak-tidaknya petugas tersebut mempunyai kekurangan, baik kemampuan,
kejujuran, maupun dedikasi terhadap organisasi yang bersangkutan. Untuk mengurus arsip
dengan baik, diperlukan petugas yang memenuhi persyaratan ketrampilan, ketelitian,
kerapian, dan kecerdasan.

Ketrampilan, merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh arsiparis (orang yang
bertugas di bagian arsip), ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan
menemukan kembaki arsip. Demikian pula, seorang [petugas kearsipan harus terampil
dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan petugas dapat
menyajikan data tepat waktu.

Ketelitian, dimaksudkan bahwapetuigas kearsipan harus harusmemiliki tingkat


kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas
sama tapi sebenarnya tidak sama. Arsiparis harus memiliki ketelitian untuk menentukan
deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan
penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan.
Karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk
yang dihasilkan menjadi kurang akurat. Dengan demikian, ketelitian bagi petugas di bagian
arsip, tidak saja diperlukan tetapi merupakan keharusan, agar Sistem Informasi
Manajemen berjalan lancar.

Kerapian, adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan,ketertiban,dan


kerapian.Seorang arsiparis perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi
dengan keteraturan, keterteban dan keapikan. Dengan demikian, penanganan arsip selalu
diusahakan teratur, beres, tertib, dan apik. Implikasi kerapian seorang petugas, maka arsip,
map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata secara
teratur, tertib, dan apik dipandang. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan,
tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan
kembali arsip yang diperlukan.

7
Kecerdasan, tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi.Cerdas berarti memiliki tingkat
pemahaman yang memadai sesuaidengan porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang
cerdas dapatmengurusi masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat.Seorang
petugas yang cerdas tentu memiliki daya piker yang tajamsehingga apa yang pernah
diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut dapat membuat perhitungan yang
tepat untuk hal-halyang akan terjadi. Seorang yang memiliki daya piker yang
tajamsehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi,petugas tersebut
dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal
yang akan terjadi.

C. Asas Kearsipan
Prinsip penyimpanan suatu arsip harus dilandasi beberapa ketentuan, yakni keamanan,
keawetan, dan keefisienan pengelolaan. Berdasarkan kenyataan di lapangan (orgsnisasi
pada umumnya),
penyelenggaraan kearsipan organisasi (kantor) berbeda-beda sesuai dengan
kebutuhannya. Dalam menghadapi perkembangan dan kemajuan dari waktu ke waktu
perlu dicermati timbulnya kebutuhan yang berkembang. Artinya penyelenggaraan
kearsipan dalam suatu periode tertentu, apakah masih tetap sesuai dengan kebutuhan
yang sekarang. Dapat terjadi hal itu sudah tidak sesuai lagi karena organisasi sudah makin
berkembang. Perubahan asas penyimpanan patut dilaksanakan manakala organisasi yang
bersangkutan sudah makin berkembang sehingga unit kerjanya makin bertambah sehingga
volume kegiatan makin besar dan pembangunan tempat kerja makin luas dan terpencar.
Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal beberapa asas penyimpanan, yaitu
sentralisasi, desentralisasi dan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.

1. Asas sentralisasi, sebagai dasar penyimpanan arsip suatu organisasi berarti organisasi
yang bersangkutan melakukan kegiatan kearsipan dengan cara pemusatan (di satu gedung
atau satu ruang).
2. Asas desentralisasi, sebagai dasar penyimpanan arsip, bertujuanagar kegiatan pada setiap
unit kerja yang tidak sama jenis kegiatannya dapat menyelenggarakan kearsipannya sesuai

8
dengan spesifikasi unit kerjanya. Dengan demikian pengendalian masingmasing unit kerja
dapat dilaksanakan dengan mudah.
3. Asas kombinasi “Sentralisasi-Desentralisasi” meryupakan dasar penyimpanan arsip untuk
menanggulangi adanya beberapa unit kerja yang pada prinsipnya mudah diseragamkan
tetapi ada unit kerja yang mempunyai kekhususan sehingga tidak dapat diseragamkan
(digabung) dengan unit kerja yang lain.