Expert
Jurnal Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi
Volume 05, Nomor 01, Juni 2015
Judul Hal
Penyunting Ahli
Mustofa Usman, Ph.D
Dr.Iing Lukman,M.Sc.
Usman Rizal, ST.,MMSI
Penyunting:
Fenty Ariani,S.Kom,M.Kom
Wiwin Susanty,S.Kom,M.Kom
Ayu Kartika Puspa,S.Kom,M.TI
Erlangga,S.Kom,M.Kom
Iwan Purwanto,S.Kom.,MTI
Pelaksana Teknis:
Zulkaisar, S.Kom
Alamat Penerbit/Redaksi:
Pusat Studi Teknologi Informasi
Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Bandar Lampung
Gedung Business Center Lt.2
Jl,Zainal Abidin Pagar Alam No.26
Bandar Lampung
Telp.0721 – 774626
Email: Journal.expert@ubl.ac.id
Expert-Jurnal Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi
Abstrak
Penelitian ini dilakukan untuk memberikan solusi terhadap sulitnya pemonitoringan terhadap hasil temuan dan
koreksi audit serta belum adanya aplikasi interface yang memudahkan proses pengauditan internal di FIK UBL.
Sudah suatu keharusan sebuah institusi melaksanakan internal audit sebagaimana yang telah tertuang dalam
Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 klausul 8.2.2 tentang Internal audit yang diperjelas dalam
ISO 19011:2002. Penelitian ini akan membangun sebuah aplikasi web internal audit Berbasis ISO 9001:2008
dan ISO 19011:2002. Dalam pelaksanaannya aplikasi ini akan dibangun dengan bahasa pemprograman PHP
dan dimodelkan dengan diagram UML. Dengan adanya web internal audit Berbasis ISO 9001:2008 dan ISO
19011:2002 diharapkan akan lebih mempermudah proses pelaksanaan internal audit dan pemonitoringan hasil
temuan dan koreksi auidit itu sendiri.
Kata Kunci : ISO 9001:2008, Klausul 8.2.2, ISO 19011:2002, Internal Audit.
A. Identifikasi Masalah
1. Pendahuluan Berdasarkan latar belakang masalah tersebut
diatas, maka permasalahan yang diteliti dan
Salah satu aktivitas penjaminan mutu identifikasi adalah sebagai berikut:
akademik perguruan tinggi adalah dengan a. Standar Mutu Manajemen ISO 9001:2008
dilakukannya internal audit di setiap unit maupun Klausul 8.2.2 mengharuskan pelaksanaan
jurusan. Pada pelaksanaan audit sendiri seringkali internal audit yang diperjelas dalam ISO
banyak nemui kendala, mulai dari proses audit 19011:2002.
yang memakan waktu cukup lama, membutuhkan b. Sulitnya memonitoring hasil temuan dan
biaya yang cukup banyak untuk proses cetak koreksi audit secara manual.
hingga sulitnya memonitoring hasil temuan dan c. Belum adanya aplikasi interface yang
koreksi audit itu sendiri. mempermudah proses internal audit di FIK
Pelaksanaan audit tidak dapat dilakukan tanpa UBL.
standar. ISO 9001:2008 adalah sebuah standar
internasional yang memfokuskan diri pada B. Rumusan Masalah
manajemen mutu, khusus pada klausul 8.2.2 Rumusan masalah pada penelitian ini adalah:
mengharuskan dilaksanakannya internal audit “Bagaimana membangun aplikasi untuk menunjang
untuk menetapkan apakah sistem manajemen mutu efektifitas pengendalian mutu internal akademik
itu sesuai dengan rencana yang telah disusun, pada Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bandar
dengan persyaratan standar internasional dan Lampung dengan menggunakan Standard ISO
dengan persyaratan sistem manajemen mutu yang 9001:2008 dan ISO 19011:2002?”
telah ditetapkan oleh instansi itu sendiri.
Sedangkan ISO 19011:2002 adalah rincian dari 2. Landasan Teori
internal audit yang berisi serangkaian rekomendasi
atau proses-proses praktikal dalam internal audit. A. Manajemen Mutu
Dengan adanya aplikasi internal audit berbasis Manajemen mutu adalah aspek dari seluruh
ISO 9001:2008 dan ISO 19011:2002 diharapkan fungsi manajemen yang menetapkan dan
akan mempermudah dalam pengendalian dan melaksanakan kebijakan mutu. Pencapaian mutu
pengelolaan terhadap sistem informasi. Sehingga yang diinginkan memerlukan kesepakatan dan
informasi yang dihasilkan konsisten dan partisipasi seluruh anggota organisasi, sedangkan
bermanfaat bagi kelangsungan organisasi. tanggung jawab manajemen mutu ada pada
pimpinan puncak. Untuk melaksanakan manajemen
mutu dengan baik dan menuju keberhasilan,
diperlukan prinsip-prinsip dasar yang kuat. Prinsip
12
Expert-Jurnal Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi
dasar manajemen mutu terdiri dari 8 butir, sebagai menjamin bahwa tindakan koreksi dan tindakan
berikut: [Sulipan, 2010] pencegahan yang dilakukan untuk menghilangkan
a. Setiap orang memiliki pelanggan temuan ketidaksesuaian dan penyebabnya
b. Setiap orang bekerja dalam sebuah sistem dilakukan dengan segera. Kegiatan tindaklanjut
c. Semua sistem menunjukkan variasi harus mencakup verifikasi tindakan perbaikan dan
d. Mutu bukan pengeluaran biaya tetapi investasi pelaporan hasil verifikasi. [Anonym, 2008]
e. Peningkatan mutu harus dilakukan sesuai
perencanaan C. ISO 19011:2002
f. Peningkatan mutu harus menjadi pandangan Jurnal yang ditulis oleh Suzari bin Saaid
hidup (Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat
g. Manajemen berdasarkan fakta dan data Universiti Teknologi Malaysia) yang berjudul
h. Fokus pengendalian pada proses, bukan hanya Internal Audit Information System (IAIS) For
pada hasil output. Internal Audit Department of Golden Hope
Plantation Berhad menerangkan bahwa internal
B. ISO 9001:2008 audit sistem informasi adalah sistem yang cocok
ISO 9001:2008 merupakan standar dikembangkan untuk mengambil alih sistem
international yang mengatur tentang Sistem manual untuk mempercepat waktu dan menghemat
Management Mutu/SMM (Quality Management tenaga dan biaya. [Suzari, 2005]
System). Dengan tuntutan untuk menunjukkan Jurnal yang ditulis oleh Alwin Fauzan yang
secara sungguh-sungguh bahwa suatu organisasi berjudul Peranan Internal audit dalam Menunjang
telah mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008 Proses Pengendalian Internal Persediaan Barang
dibutuhkan berbagai dokumen. Dokumen-dokumen Jadi, Studi Kasus pada PT. PINDAD Bandung;
tersebut itulah yang akan dijadikan dasar dalam menyatakan bahwa pengendalian internal yang
berbagai kegiatan. Namun demikian, SMM ISO efektif dapat diwujudkan apabila internal auditnya
tidak menuntut semua proses pekerjaan dinyatakan memadai, pelaksanaan internal audit yang memadai
dalam dokumen, sehingga proses menjadi lebih berperan dalam meningkatkan efektifitas
rumit, namun hanya beberapa proses saja yang pengendalian mutu internal. (Alwin Fauzan, ---) [5]
harus dinyatakan dalam dokumen. Proses-proses Dalam ISO 19011:2002 dijelaskan bahwa
tersebut meliputi: [Sugeng Prabowo, 2010] Audit didefinisikan sebagai proses yang sistematis,
a. Pengendalian dokumen (klausul 4.2.3), independen dan terdokumentasi untuk
b. Pengendalian Rekaman (klausul 4.2.4), mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya
c. Internal audit (klausul 8.2.2), secara obyektif untuk menetapkan sejauh mana
d. Pengendalian produk yang tidak sesuai kriteria audit telah terpenuhi. Audit dapat juga
(klausul 8.3), diterjemahkan sebagai suatu positive reinforcement
e. Tindakan Perbaikan (klausul 8.5.2), dan (kritik yang membangun) terhadap Auditee untuk
f. Tindakan Pencegahan (klausul 8.5.3). selalu melakukan perbaikan yang terus menerus
(continues improvement).
ISO 9001:2008 menyatakan bahwa, organisasi
Ditinjau dari sisi orang yang melakukan audit
harus melaksanakan internal audit pada jangka
(auditor), audit dikategorikan menjadi tiga:
waktu yang terencana untuk menetapkan apakah
a. Audit oleh pihak pertama; audit jenis ini lebih
system manajemen mutu sesuai dengan rencana
dikenal dengan istilah Internal Audit. Audit ini
yang telah disusun, dengan persyaratan standar
dilakukan oleh orang-orang yang berasal dari
internasional dan dengan persyaratan Sistem
ruang lingkup organisasi itu sendiri.
Manajemen Mutu yang telah ditetapkan oleh
b. Audit oleh pihak kedua; audit jenis ini lebih
organisasi, dan diterapkan dan dipelihara secara
dikenal dengan istilah External Audit. Audit
efektif.
ini dilakukan oleh pihak-pihak yang
Program audit harus direncanakan, dengan
mempunyai kepentingan terhadap organisasi,
pertimbangan status dan pentingnya proses dan
misalnya: Audit yang dilakukan oleh suatu
bidang yang akan diaudit serta hasil dari audit yang
customer terhadap para suppliernya.
sebelumnya. Kriteria audit, lingkup, frekuensi dan
c. Audit oleh pihak ketiga; audit jenis ini
metodenya harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan
dilakukan oleh badan atau organisasi yang
pelaksanaan dari audit harus menjamin objektivitas
berada diluar dari kepentingan pihak pertama
dan sikap netral dari proses audit. Auditor tidak
dan pihak kedua sehingga lebih independen.
boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.
Sebuah prosedur terdokumentasi harus Dalam ISO 19011 terdapat beberapa definisi yang
ditetapkan untuk mendefinisikan tanggung jawab perlu diketahui:
dan persyaratan untuk perencanaan, pelaksanaan, a) Kriteria audit, yakni kumpulan kebijakan,
pelaporan, dan perekaman. Rekaman audit dan prosedure atau persyaratan yang dipakai
hasil-hasilnya harus dipelihara. Manajemen yang sebagai acuan.
bertanggungjawab atas bidang yang diaudit harus
13
Expert-Jurnal Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi
b) Bukti audit, yakni catatan-catatan, pernyataan g. Sebagai media untuk melakukan penilaian
suatu fakta atau informasi lain yang relevan sendiri (Self Audit) sehingga akan
dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. menimbulkan corretive action dari Auditee.
Bukti Audit dapat bersifat kualitatif dan
kuantitatif. Ada beberapa prinsip yang senantiasa harus
c) Temuan audit, yakni hasil dari evaluasi bukti dijunjung tinggi dalam audit yaitu:
audit yang terkumpul terhadap kriteria audit. a. Ethical conduct (Etika pelaksanaan) yang
d) Konklusi audit, yakni hasil audit yang merupakan dasar dari jiwa profesionalisme.
disediakan oleh tim Audit setelah b. Fair presentation (Penyampain yang adil),
mempertimbangkan bukti Audit dan semua merupakan suatu kewajiban untuk melaporkan
temuan Audit. secara benar dan akurat.
e) Program audit, yakni kumpulan satu audit atau c. Due professional care (Memperhatikan cara
lebih yang direncanakan pada waktu tertentu kerja yang profesional), hal ini merupakan
dan untuk tujuan tertentu. penerapan dari kepintaran dan keputusan.
f) Rencana audit, yakni penjelasan dari kegiatan d. Independence and objective (Tidak memihak).
dan pengaturan Audit di Lapangan. e. Evidence (Bukti), Auditor senantiasa berpikir
g) Lingkup audit, yakni jangkauan dan batasan rasional untuk konklusi Audit.
Audit. Dengan melakukan audit berdasarkan ISO
h) Catatan, yakni mencakup penjelasan lokasi, 19011:2002, audit bukan dilaksanakan untuk
bagian organisasi, kegiatan dan proses serta menangkap penyimpangan terhadap kebijakan
lama waktu. yang sudah didokumentasikan, tetapi untuk
meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu
D. Tipe-tipe Audit: yang ada. [Okasatria Novyanto, 2010]
B. Pembahasan LoginForm
MenuUmum
-Username
a. Kerangka Pemikiran -Password
-Nama Lengkap
-Audit
-Login
-Email -FreeContent
+cek_login()
Koneksi
-$server = "localhost"; Schedulle
-$username = "root";
-$password = ""; -tanggal
RunAudit +$database = "dbarsip"; -nama_auditor
-nama_auditi
+RunAuditForm -yang diaudit
Schedulle
Butuh
Tabel 1 Kebutuhan Minimum Sistem Setuju?
perbaikan?
Ya Ya
Dekan Administrasi
Dekan Administrasi
Memberikan pengarahan kepada
kepada tim auditor sebelum audit Melaksanakan tindakan perbaikan
dilaksanakan
Schedulle Form Laporan Temuan
Auditor
Melaksanakan audit
Auditor
SELESAI
Berikut adalah flowchart sistem auditor dan Welcome page merupakan halaman pertama
user. Flowchart-flowchart berikut menggambarkan sekali yang akan tampil jika user melakukan akses
alur proses yang terjadi pada saat sistem tersebut terhadap aplikasi ini. Form ini memiliki konten
dijalankan. login yang diperuntukkan untuk orang-orang
tertentu saja, yaitu orang-orang yang akan terlibat
langsung dengan proses audit mutu internal
diantaranya adalah Dekan, Kaprodi dan Staf.
h. Pengujian Aplikasi
Pengujian pada sistem ini dilakukan dengan
Pengujian Blackbox dan pengujian Whitebox.
Pengujian Blackbox dilakukan untuk memastikan
Gambar 12 Menu Manajemn Checklist bahwa suatu event atau masukan akan menjalankan
proses yang tepat dan menghasilkan output sesuai
Halaman ini adalah halaman pencatatan hasil dengan rancangan. Dan dari hasil pengujian dapat
temuan dari audit mutu internal yang dilakukan disimpulkan untuk pengujian blackbox yang
beserta rekomendasi yang harus dilakukan oleh meliputi pengujian beberapa input, proses, dan
auditi serta status dari temuan itu apakah sudah output dengan acuan rancangan perangkat lunak
dilakukan atau masih dalam prosess. telah terpenuhi dengan hasil sesuai dengan
rancangan.
Pengujian selanjutnya yaitu pengujian
Whitebox. Pengujian whitebox digunakan untuk
menguji hal-hal yang berkaitan dengan logika
17
Expert-Jurnal Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi
internal dan struktur kode. Pengujian ini digunakan A. Dengan dirancang dan diimplementasikannya
untuk memastikan bahwa setiap komponen sudah hasil rancangan tersebut kedalam bentuk
berjalan sesuai dengan fungsinya. Dan hasilnya perangkat lunak audit maka proses audit
semua terhadap mutu akademik akan lebih mudah
i. Pengukuran dilakukan.
B. Aplikasi ini adalah sebuah alat bantu, jadi
Untuk mengukur hasil kesesuaian dengan
dengan adanya aplikasi tersebut maka internal
yang diharapkan maka penelitian ini dilakukan
audit dapat dilakukan secara
komparasi yaitu membandingkan kesesuaian antara
berkesinambungan.
Program Audit Mutu Internal (AMI) ini dengan
C. Pengembangan sistem audit ini diharapkan
Standar ISO 9001:2008 Klausul 8.2.2 dan ISO
dapat digunakan untuk melakukan audit mutu
19011:2002 dan Prosedur Pelaksanaan Audit Mutu
akademik secara internal tanpa harus
Internal (AMI).
mengeluarkan biaya yang besar tetapi sudah
Pengukuran ini menggunakan empat
memenuhi pedoman atau standar manajemen
pernyataan sebagimana telah dinyatakan pada ISO
mutu internasional yaitu ISO 9001:2008 dan
9001:2008. Dan hasil komparasi dari dua ISO,
ISO 19011:2002.
Prosedur Internal Audit dan Program Internal Audit
yang dibangun tersebut sebagai berikut:
5. Daftar Pustaka
Tabel 2 Pengukuran Kesesuaian [1] Sulipan. 2010. Konsep Dasar Manajemen
Mutu Terpadu.
http://sekolah.8k.com/blank.html, 26 Oktober
2010.
[2] Sugeng Prabowo. 2010. Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008. http://blog.uin-
malang.ac.id/sugenglprabowo/2010/09/22/siste
m-manajemen-mutu-iso-90012008/, 2 Oktober
2010.
[3] Anonym. 2008. Standar Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008. Matrix Consultans.
[4] Suzari Bin Saaid. 2005. Internal Audit
Information System (IAIS) for Internal Audit
Department of Golden Hope Plantation
Berhad (Jurnal). Malaysia: Fakulti Sains
Komputer dan Sistem Maklumat Universitas
Teknologi Malaysia.
[5] Alwin Fauzan, ---. Peranan Internal audit
dalam Menunjang Efektifitas Pengendalian
Internal Persediaan Barang Jadi Studi Kasus
4. Kesimpulan PT. PINDAD (Jurnal). Bandung.
[6] Okasatria Novyanto. 2010. Pengenalan
Dari hasil penelitian yang dilakukan mulai
Internal Audit Berdasarkan ISO 19011:2002.
dari tahap perancangan hingga pengujian terhadap
http://okasatria.blogspot.com/2007/12/pengena
aplikasi internal audit berbasis Sistem Manajemen
lan-internal-audit-berdasarkan.html, 2 Oktober
Mutu ISO 9001:2008 Klausul 8.2.2 dan ISO
2010.
19011:2002 maka disimpulkan bahwa:
18