Modul Kkpi Kelas Xi Semester 2
Modul Kkpi Kelas Xi Semester 2
dengan keyboard
Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang
digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara dapat
melakukan proses penyortiran pengatturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan
data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data
karyawan, dan lain sebagainya.
Sebelum mulai sebaiknya Anda persiapkan perhatian Anda dengan menarik napas dalam-dalam
agar bangkit semangat Anda, mungkin pada saat ini Anda memilki anggapan bahwa Microsoft
Access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi perkembangan komputer sedemikian rupa dan
tidak sesulit bayangan Anda itu, bahkan Anda mungkin menemukan kemudahan- kemudahan
sehingga Anda dapat melewati modul ini dengan cepat untuk melanjutkan kepokok bahasan
berikutnya.
B. Pengenalan Keyboard
Keyboard atau papan kunci tombol (disebut juga sebagai papan tombol atau papan ketik) adalah
salah satu alat masukan (input device) yang berfungsi sebagai sarana untuk memasukkan data
yang berupa huruf maupun angka. Data yang telah dimasukkan melalui keyboard akan diproses
di dalam CPU. CPU akan memproses data sesuai dengan program atau perangkat lunak yang
digunakan. Data yang telah diproses akan ditampilkan dalam bentuk informasi pada layar
monitor.
Penciptaan keyboard komputer diilhami oleh penciptaan mesin ketik yang dasar rancangannya
dibuat dan dipatenkan oleh Christopher Latham pada tahun 1868 dan banyak dipasarkan pada
tahun 1877 oleh Perusahaan Remington.
Keyboard komputer pertama disesuaikan dari kartu pelubang (punch card) dan teknologi
pengiriman tulisan jarak jauh (Teletype). Tahun 1946 komputer ENIAC menggunakan pembaca
kartu pembuat lubang (punched card reader) sebagai alat input dan output.
Secara fisik, dikenal ada empat macam keyboard yang banyak digunakan pada saat ini.
Keempat macam keyboard ini didasarkan pada bagaimana cara koneksi keybord
dengan CPU seperti berikut ini.
1. Keyboard serial, dihubungkan dengan menggunakan DIN 5 male dan biasanya digunakan
pada komputer tipe AT
2. Keyboard PS/2, yang biasanya digunakan pada komputer ATX dan saat ini yang paiing
banyak dipergunakan. Pemasangan keyboard tipe ini harus dilaksanakan dengan cermat, sebab
port yang dimiliki sama dengan port untuk mouse.
3. Keyboard wireless adalah keyboard yang tidak menggunakan kabel sebagai penghubung
antara keyboard dengan komputer. Jenis koneksi yang digunakan yaitu infra red, wid, atau
bluetooth. Untuk menghubungkan keyboard dengan komputer, dibutuhkan unit pemancar dan
penerima. Unit pemancar biasanya terdapat pada keyboard itu sendiri, sedangkan unit penerima
biasanya dipasang pada port USB atau serial pada CPU.
4. Keyboard USB adalah keyboard yang dihubungkan melaiui port USB. Penggunaan konektor
USB ini menjamin transfer data Iebih cepat dibandingkan dengan konektor lainnya. Komputer
yang diproduksi pada tahun-tahun terakhir (terutama jenis notebook) biasanya sudah banyak
menggunakan keyboard jenis ini.
Keyboard dirancang sedemikian rupa sehingga mempunyai susunan seperti tombol-tombol yang
ada pada mesin tik. Dengan kondisi seperti itu, maka untuk seseorang yang sudah terbiasa
menggunakan mesin tik manual, tidak akan canggung menggunakan keyboard. Pada umumnya,
keyboard memiliki 104 tombol. Tetapi beberapa model keyboard terbaru dilengkapi dengan
tomboI-tombol shortcut dengan berbagai fungsi komputasi seperti untuk internet, multimedia,
atau yang lainnya. Oleh sebab itu, langkah pertama yang harus kita pahami adalah bagaimana
kita mengingat letak huruf-huruf pada keyboard agar dalam mengerjakan pengetikan kita dapat
cepat dan benar.
Secara struktural, tombol-tombol pada keyboard terbagi dalam empat kelompok sebagai
berikut.
Tombol
Ctrl, Shift, dan Alt
Modifikasi
Tombol
Caps Lock, Num Lock, dan Scroll Lock
Pengunci
Tombol Up, Down, Right, Left, Page Up, Page Down,
Navigasi Home, dan End
Enter, Back Space, Insert, Delete, Tab, dan
Tombol Edit
Space Bar
Tombol Ketik Semua tombol yang belum disebutkan di atas
Secara fungsional, tombol pada keyboard ini dapat dijelaskan melalui tabel berikut ini.
Secara umum, ada 7 jenis susunan huruf pada keyboard, namun, yang terbanyak digunakan
sampai saat ini adalah susunan QWERTY.
1. Keyboard QWERTY
Keyboard QWERTY, dibuat berdasarkan layout mesin tik. Tata letak ini ditemukan oleh
Scholes, Glidden dan Soule pada tahun 1878, dan kemudian menjadi standar mesin tik komersial
pada tahun 1905. Keyboard QWERTY didesain sedemikian rupa sehingga key yang paling
sering ditekan terpisah letaknya sejauh mungkin, sehingga bisa meminimalkan kemacetan pada
saat mengetik (pada mesin ketik mekanik). Meskipun tata letak QWERTY sangat luas
pemakaiannya, tetapi memiliki beberapa kelemahan dan ketidakefisienan. Misalnya, 48 persen
dari gerakan diantara huruf yang berurutan harus dilakukan dengan sebuah tangan. Hanya 32
persen ketukan yang dilakukan pada home row (baris awal dari posisi jari pada keyboard). Beban
tangan kiri lebih besar dari tangan kanan (56 persen). Contoh paling nyata dari ketidakefisienan
tata letak QWERTY adalah pengetikan huruf ‘a’ yang cukup sering dipakai, tetapi harus
dilakukan oleh jari kelingking yang paling lemah.
2. Keyboard DVORAK
Keyboard DVORAK (1932), dimana susunan hurufnya disusun sedemikian rupa sehingga
tangan kanan dibebani lebih banyak pekerjaan dibanding dengan tangan kiri. Selain itu, tata letak
Dvorak dirancang agar 70 persen dari ketukan jatuh pada home row, sehingga bisa mengurangi
kelelahan karena pengetikan (lebih ergonomik). Sejumlah percobaan menunjukkan bahwa tata
letak Dvorak lebih efisien 10-15 persen dibanding dengan tata letak QWERTY .
3. Keyboard KLOCKENBERG
Keyboard ini dibuat dengan maksud menyempurnakan jenis keyboard yang sudah ada, yaitu
dengan memisahkan kedua bagian keyboard (bagian kiri dan kanan). Bagian kiri dan kanan
keyboard dipisahkan dengan sudut 15 derajat dan dibuat miring ke bawah. Selain itu, keyboard
KLOCKENBERG mempunyai tombol-tombol yang dibuat lebih dekat (tipis) dengan meja kerja
sehingga terasa lebih nyaman. Keyboard KLOCKENBERG tampak lucu karena dipisahkan
bagian kiri dan kanannya yang relatif lebih banyak memakan ruang.
4. Keyboard Maltron
Tak seperti keyboard pada umumnya yang datar, keyboard ini dibuat agak cekung ke dalam.
Dengan pertimbangan bahwa pada saat jari-jari diposisikan akan mengetik, maka jari-jari itu
dijamin tidak akan membentuk satu garis lurus. Produsen Maltron berkeyakinan bahwa pada
dasarnya, hanya digunakan 8 jari dari sepuluh jari yang tersedia ketika manusia mengetik dengan
keyboard biasa.Dengan mengetik di keyboard biasa, maka jari tangan harus beradaptasi dengan
bentuk keyboard. Hal ini diklaim oleh mereka dapat menyebabkan RSI (Repetitive Stress
Injuries). Sementara, dengan menggunakan Maltron, keyboardnyalah yang akan menyesuaikan
dengan tangan. Dengan bentuk yang unik seperti ini, Maltron menjamin kenyamanan jari tangan
di saat mengetik sehingga tidak menyebabkan RSI bahkan bisa jadi akan meningkatkan
kecepatan mengetik sebab yang digunakan adalah 10 jari bukannya 8 jari.
5. Keyboard CHORD
Hanya mempunyai beberapa tombol antara 4 sampai 5. Untuk memasukkan suatu huruf harus
menekan beberapa tombol secara bersamaan. Ukurannya kompak, sangat cocok untuk aplikasi
yang portabel. Waktu pelatihan singkat, penekanan tombo-tombol mencerminkan bentuk huruf
yang diinginkan Kecepatannya tinggi Kurang populer, karena pada pemakaian yang lama akan
menyebabkan kelelahan pada tangan.
6. Keyboard Alphabetik
Tombol-tombol yang ada pada keyboard alphabetik disusun persis seperti pada tata letak
QWERTY maupun Dvorak, tetapi susunan hurufnya berurutan seperti pada urutan alphabet.
Keyboard alphabetik juga tidak dapat menyaingi popularitas tata letak QWERTY, tetapi
biasanya banyak ditemui pada mainan anak-anak, sehingga anak-anak diajar mengenal huruf
alphabet. Bagi pengguna yang bukan tukang ketik, barangkali tata letak ini cukup membantu.
Tetapi, dari hasil pengujian, penggunaan tata letak seperti ini justru memperlambat kecepatan
pengetikan.
7. Keyboard Numeric
Untuk memasukkan bilangan dalam jumlah yang besar, orang lebih suka menggunakan tombol
numerik (numeric keypad) yang tata letak tombol-tombolnya dapat dijangkau dengan tangan.
Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar Windows 95 –
2000 yaitu dimulai dengan tombol Start – All Program – Microsoft Office – Microsoft Acces
2007
1. Klik Blank Database – lalu menuliskan nama file – lalu klik Create.
4. Membuka file yang ada : klik shortcut pada Open Recent Database, apabila file yang
dimaksud tidak ada maka bisa klik More….
Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access 2007
Pilihan Keterangan
Blank DataBase Digunakan untuk membuat data base baru yg
masih kosong dan Anda dapat menambahkan
Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyek
lainnya
Featured Online Templates Dipakai untuk membuat data base baru
berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh
microsoft access dengan mendownload
terlebih dahulu
Local Templates Dipakai untuk membuat data base baru
berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh
microsoft access
Opern Recent Database More… Dipakai untuk membuka file database yang
telah dibuat sebelumnya
Apabila Anda mengklik New Blank Database, maka akan muncul kotak dialog seperti ini :
Tampilan Jendela MS Access 2007
File database yang pernah Anda buat dan disimpan dapat dibuka kembali pada saat dibutuhkan
apabila Anda membuka jendela database baru, maka jendela database yang terbuka sebelumnya
akan ditutup karena pada Ms. Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.
Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut ;
2. Klik tombol Open yang ada pada bagian quick access toolbars pada database,
Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup file
simpan seluruh data yang pernah Anda buka untuk menutup file database salah satu langkah.
Berikut ;
2. Klik office button yang terletak disudut kiri atas pilih Close
3. Klik ganda pada office button yang terletak di bagian sudut kiri atas dari jendela database.
Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access untuk dari program
tersebut langkahnya sebagai berikut :
Klik office button pilih Exit atau meng-klik tanda x di pojok kanan atas.
• Aturan yang ada dalam sistem manajemen basis data menyebutkan bahwa untuk memasukkan
(entry) data ke dalam suatu basis data sesbaiknya dilakukan melalui suatu form.
• Selain mudah dan praktis, penggunaan form dimaksudkan untuk menghindaari adanya
duplikasi data.
• Untuk entry data dapat menggunakan mouse dan keyboard, namun dari kedua alat tersebut,
penggunaan keyboard lebih dominan perannya.
Membuat Tabel
4. Buat tabel dengan klik kanan pada table lalu pilih design view
5. Masukan nama-nama field dan properties-nya
Field
Data
No. Field Proper Keterangan
Type
ties
8. Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh : daftar Data Akademik) kemudian klik OK
Membuat Form
10. Klik toolbar Form Design, akan terlihat seperti gambar dibawah ini :
11. Untuk membuat Judul, caranya : klik kanan pada detail Form, lalu pilih Form Header and
Footer, lalu berilah label dan atur judul form tersebut.
12. Memberi field pada lembar detail, caranya adalah : klik Add Existing Fields pada kelompok
menu Design.
15. Untuk mewarnai background, baik pada detail maupun pada header, caranya meng-klik
kanan, lalu pilih properties.
17. Untuk membuat button atau tombol perintah, pastikan toolbar Using Wizard aktif. Tanda
aktif adalah toolbar tersebut berwarna orange.
18. Klik button, lalu gambarkan button dengan men-drag pointer di area detail.
d. Klik cancel bila membatalkan, klik back bila ingin kembali, klik next bila akan melanjutkan,
dan klik Finish bila akan mengakhiri pembuatan button.
21. Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2 x nama field yang berada di form. Lalu
klik OK.
23. Setelah semua rumus selesai, klik Close. Lalu klik Form yang baru dibuat.
24. Sekarang kita dapat memasukan data yang ada dari Form.
E. Input Data
Setelah mengatur semua ketentuan dalam sebuah desain table adalah memasukan data Record
yang dapat dilakukan dengan melalui tabel dan melalui Form, selain itu dapat juga melakukan
proses Editting dengan menyunting data yaitu proses penambahan data record, memindah data
Record, menyalin Data Record ataupun menghapus data record.
1. Pada panel All Tables pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda masukan .
2. Untuk membuka jendela Data Sheet dari tabel tersebut perintahnya adalah :
3. Setelah Anda jalankan salah satu perintah tersebut diatas maka akan tampil jendela data Sheet
dari tabel yang Anda maksud.
4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda berikan
pada jendela desain View
Field Jumlah dan Rata-rata tidak perlu diisi data, field tersebut dapat di-entry menggunakan
Rumus dan secara otomatis menghitung sendiri.
1. Pada panel All Tables pilih salah satu nama Form yang datanya ingin anda masukan .
4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda berikan
pada jendela desain View
Field Jumlah dan Rata-rata tidak perlu diisi data, field tersebut dapat dientry menggunakan
Rumus dan secara otomatis menghitung sendiri.
F. Meng-Update Data
Satu-satunya hal yang konstan adalah perubahan. Bersama waktu, kebutuhan dan minat Anda
berubah seiring Anda bertumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang pernah sangat penting
bisa saja sekarang berubah menjadi tidak diperlukan atau malah mengganggu, sementara
informasi yang tidanya tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi penting.
Seiring meningkatnya jumlah informasi pada hidup atau bisnis, Anda mungkin perlu menata
ulang atau mendistribusikan ulang informasi tersebut untuk mencatatnya. Anda mungkin tahu
bahwa Anda harus membeli rak baru, folder file baru, atau bahkan satu set kabinet file baru
untuk menampung bidang yang anda minati. Hal yang sama terjadi pada database Anda.
Anda harus memilih data yang ada sebelum melakukan editing pada sebuah jendela data sheet
untuk emilih data atau record pada sebuah jendela data sheet dapat Anda lakukan dengan
menggunakan beberapa cara untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini
Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunakan pasilitas yang ada di perintah Go To
dari menu Edit . Anak panah atas, anak panah bawah Page Up Page Down atau menggunakan
Vertikal scroll Bar untuk memindah data Record dalam sebuah data sheet selain itu Anda dapat
juga memindah posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian
bawah dari jendela data Sheet sebuah tabel perhatikan tabel berikut
3. Menambahkan record
1. Jika kita memiliki data baru dalam arti mata pelajaran baru maka kita dapat mengupdate
database kita dengan menambahkan data tersebut dapat melalui queries maupun melalui form.
2. Update melalui queris, buka file kemudian buka queries lalu masukan data baru.
3. Update melalui Form caranya sama dengan saat entry pertama kali.
4. Membahkan Field
1. Menghapus Karakter
Menghapus karakter dan huruf dengan menggunakan tombol Delete dan Backspace pada papan
ketik (keyboard). Dengan ketentuan apabila Anda ingin menghapus karakter di sebelah kanan,
maka menggunakan tombol Delete. Apabila Anda ingin menghapus karakter di sebelah kiri,
maka menggunakan tombol Backspace.
2. Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheetview.
Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1. Didalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah satu
perintah berikut :
a. Pilih perintah menu Delete dari menu Home
Microsft Access adalah program aplikasi pengolahan basis data yang merupakan
bagian dari Microsoft Office. Paket program ini merupakan sistem manajemen database
relasional untuk Microsoft Windows yang memiliki
kemampuan untuk menyortir, mengatur serta melaporkan informasi penting yang
dibutuhkan. Dengan adanya versi yang terus diperbaharuhi ini Access semakin dilengkapi
dengan fasilitas-fasilitas penting seperti interaksi dengan Internet.
Database Access disimpan ke dalam sebuah file yang berekstensi mdb. Sebuah file
database terdiri dari bagian-bagian yaitu : Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros, dan
Modules.
Tabel adalah sekumpulan data atau informasi spesifik tentang subjek tertentu
yang disusun dalam bentuk kolom dan baris. Tabel merupakan komponen utama dan
pertama dari sebuah database yang harus dibuat.
Kolom atau yang lebih dikenal dengan istilah field berisi judul yang mewakili
sekumpulan baris. Sedangkan baris atau yang lebih dikenal dengan istilah record
berisi kumpulan data yang memiliki karakteristik pengertian yang sama. Jadi satu record
mewakili mewakili satu data atau informasi tentang suatu entitas subjek secara lengkap.
Micosoft Access mempunyai kemampuan untuk memindahkan isi sebuah file dari beberapa
aplikasi, seperti Excel, SQL, HTML, dBASE, Paradox, Microsoft Outlook, dan sebagainya
menjadi tabel dalam file mdb.Perhatikan gambar di bawah ini.
Get External Data merupakan sebuah fungsi built-in yang sudah disediakan oleh Microsoft
Access untuk mengimport data masukan. Data masukan yang harus disiapkan harus dalam
bentuk tabel.
Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar Windows 95 –
2007 yaitu dimulai dengan tombol Start – All Programs – pilih MS Access 2007 .
Pada saat anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak
dialog dimana memungkinkan anda dapat membuat data base baru dengan dua cara
Langkah-langkah
Dari office button klik Save dan beri nama filenya DataPenjualan.xlsx
Pada Toolbar desain Klik Tombol save atau tekan Kombinasi tombol Ctrl + S
c. Untuk menutup Microsoft Excel dapat menggunakan alternatif perintahnya sebagai berikut
Dalam penyiapan data masukan file Microsoft Excel yang harus diperhatikan adalah :
Langkah-langkah
d. Untuk menutup Internet Explorer dapat menggunakan alternatif perintahnya sebagai berikut
Perintah Close dari menu file
Klik Ctrl Menu dan pilih perintah Close,
Klik Ganda pada Ctrl menu
klik tombol Close
tekan tombol Alt + F4
Dalam penyiapan data masukan file HTML yang harus diperhatikan adalah tag HTML yang
dapat diimport adalah :
Langkah-langkah
f. Kotak wizard selanjutnya adalah menentukan primary key dalam tabel data. Pilihlah No
primary key
Langkah-langkah
a. Klik menu External Data – More – HTML Document pada bagian Import
c. Selanjutnya tentukan lokasi penyimpanan tabel. Pilih In a New Table untuk menyimpan hasil
pengimporan ke tabel baru. Klik Next.
d. Selanjutnya akan ditampilkan untuk memberikan konfirmasi data yang Anda impor ke tabel
DataPenjualan.
e. Kotak wizard selanjutnya adalah menentukan primary key dalam tabel data. Pilihlah No
primary key
g. Selesailah, import data file html menjadi sebuah tabel dalam file access ??????.mdb
Setelah data dimasukkan program database diperiksa proses pemindahan dan pemasukan data
apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja
Memilah hasil pemindahan dan pemasukan data sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja.
Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukan data kedalam program data base dari
file data ke media penyimpan data
Melakukan entry data dengan image scanner
Scanner merupakan mesin yang dapat menyalin suatu image dan text kedalam bentuk
file image (bmp, jpg dan lain-lain) dan file doc. File image dan doc tersebut dapat diolah
lebih lanjut baik untuk keperluan pelaporan maupun disain suatu halaman gambar. Image dapat
berupa foto, gambar dan grafis lainnya.
Bila Anda baru mengenal mesin scanner, maka berikut ini sebaiknya disimak dengan
seksama, karena pada bagian ini anda akan dikenalkan dengan hal-hal mendasar mengenai
bagaimana bekerja dengan mesin scanner, seperti misalnya bagaimana
menggunakan mesin scanner yang merupakan kelengkapan komputer yang mungkin belum
biasa anda gunakan, dan bahkan baru sama sekali anda kenali. Dibawah ini adalah salah satu
jenis scanner.
1. FLATBED SCANNER
Yaitu , scanner yang cara pengoprasiannya diletakkan secara mendatar.
2. HANDHELD SCANNER
1. IMAGE SCANNER
Yaitu , scanner yang digunakan untuk mengambil teks dari kertas yang dipindahi.
3. BARCODE SCANNER
Yaitu , scanner yang mampu membaca balok – balok barcode dalam bentuk alfabet.
4. HEURISTIK SCANNER
Yaitu , scanner yang dapat membaca kode – kode berdasarkan aturan tertentu
Printer Scanner
Dengan perkembangan teknologi, sekarang terdapat penggabungan antara printer dan scanner.
Perangkat keras ini berfungsi ganda sehingga dapat mencetak dan memindai sekaligus.
Pada prakteknya, mengenali dan menjalankan mesin scanner tidaklah sulit seperti apa yang
dibayangkan seperti pada contoh mesin scanner yang tampak di atas akan mudah dapat
diketahui bagian-bagian dari sebuah mesin scanner.
Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan dahulu kabel scanner yang sudah disediakan,
terhubung antara mesin scanner dengan komputer, pada komputer melalui port USB. Selain itu
pastikan software driver untuk scanner sudah terinstall. Apabila setelah
software driver diinstall, selanjutnya mengaktifkan software driver ke
device manager dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Klik start > control panel akan muncul halaman tampil sebagai berikut.
c. Pada halaman “Scanners and Cameras”, ada icon “Add an imaging device”. Icon tersebut di-
klik.
d. Akan muncul halaman pilihan jenis-jenis pabrik dan type scanner.
e. Arahkan pointer ke jenis scanner yang sesuai, kemudian klik next untuk melanjutkan operasi.
f. Lakukan kembali klik next berikut ini, kemudian klik finish untuk mengakhiri proses
g. Hasil akhir terlihat pada control panel icon halaman “Scanners and Cameras” muncul
Jenis Scanner sesuai dengan spesifikasi scanner yang Anda miliki.
Setelah melakukan device terhadap driver scanner yang kita miliki, kemudian melakukan
scanning terhadap suatu image (gambar, foto dan lain-lain). Lakukan langkah-
langkah sebagai berikut;
Letakkan image (gambar, foto dan lain-lain) diatas lensa optic lalu tutup.
Kemudian lakukan klik start –> All program –> Arcsoft Photo Studio 5,5 –> photo
studio 5,5.
Klik tombol Preview / Pratinjau untuk melihat obyek yang ada di mesin scanner.
Setelah proses scanning selesai muncullah foto pada tampilan di sebelah kiri.
Untuk dapat disimpan dalam bentuk file tertentu maka harus menutup scan gear dulu
dengan meng-klik Close
Berilah nama file pada kotak dialog dengan extention jpg, kemudian klik save
Cara membuka image yang tersimpan pada harddisk atau disket adalah dengan langkah- langkah
sebagai berikut:
a. Buka program photostudio 5,5 kemudian klik menu file > open.
b. Carilah letak file pada folder dan meng-kliknya untuk membuka file tersebut kemudian meng-
klik tombol open.
e. Fungsi yang ada pada menu bar memutar gambar 15 derajat, klik menu edit > Rotate
g. Menambahkan teks
– Klik Stamp
Melakukan entry data dengan OCR (Optical
Character Recognition)
Optical Character Recognition (OCR) adalah sarana yang digunakan untuk mengenali karakter
optis untuk membaca informasi ke dalam sistem komputer. Indentifikasi karakter yang tercetak
ini dilakukan dengan menggunakan pengindera cahaya seperti yang terdapat pada scanner.
Sistem pemrosesan data yang ideal merupakan sistem di mana data diterima dari sumber dan
diolah secepat mungkin. Dalam hal ini, mesin mengenali simbol dan angka, langsung dalam
format yang lama, seperti yang digunakan manusia dalam aktivitas bisnis dan sosial sehari-hari.
Saat ini pola yang dapat dikenali komputer tidak cocok dibaca manusia. Demikian juga, data
yang berasal dari manusia biasanya tidak diimpor langsung ke komputer. Meski demikian,
penanganan data dilambangkan dengan proses konversi dari format manusia ke format komputer.
Pada saat ini terdapat dua sistem otomatis yang dirancang untuk dapat mengenali karakter
cetakan, yakni: OCR (Optlcal Character Recognition) dan MICR (Magnetic Ink Character
Recognition).
Pada awalnya, karakter dicetak dalam format typeface konvensional, atau bar code. Biasanya
bertinta hitam dengan latar belakang putih. Kemudian karakter di-scan dengan mengukur
pantulan optis. Dalam sistem MICR, karakter dicetak dalam format yang mempunyai stylesheet
sempurna, dengan tinta yang difragmentasi dengan partikel bermagnet. Saat dokumen MICR
dibaca, tinta ditarik sebelum karakter berada pada head baca. Signal output yang dihasilkan,
diatur oleh partikel bermagnet yang melewati head untuk memindai segala karakter proporsional
terhadap proyeksi vertikal suatu karakter.
Kemampuan mesin mengenali karakter yang dicetak dalam format yang mudah dikenali
manusia, mempunyai keuntungan besar dalam mengurangi tugas pengumpulan data. Jadi, dapat
mempercepat aliran data di sistem. Biaya persiapan data dapat ditekan dan lebih akurat
dibanding metode yang lebih konvensional.
Di bidang MICR, cenderung sedikit bervariasi, dan hanya ada dua sumber, yakni E13B dan
CMC7. Keduanya diterima sebagai standar intemasional.
Di bidang sistem OCR, banyak terdapat variasi, meski organisasi standar internasional telah
mengajukan dua standar sumber yang bernama OCR’A’ dan OCR’B’.
Dalam beberapa hal, MICR kurang fleksibel dibanding OCR. Sistem MICR menghendaki bahwa
karakter harus dicetak dalam format yang mempunyai stylesheet sempurna, dan sangat akurat.
Akan tetapi, sistem pengenalan ini terletak pada partikel bermagnet yang membentuk setiap
karakter. Meskipun demikian, sulit dikritik, sistem OCR memiliki sejumlah kelebihan ketika
menangani dokumen yang rusak dan terlipat atau dokumen yang telah kotor atau ditindih
karakter.
Sistem OCR tidak terpengaruh oleh format dengan stylesheet tertentu. Bahkan stylesheet yang
kurang sempurna dapat dikenali. OCR juga dapat mengenali karakter yang dibuat oleh mesin tik
manual dan dapat dikonversi ke dalam karakter yang terdapat dalam komputer. Aspek ini
memungkinkan kemudahan dan fleksibilitas dalam menentukan proses pengumpulan data. Di
kedua sistem, karakter yang dibaca, harus dicetak di area dokumen yang ditentukan dengan
standar registrasi pencetakan yang cukup tinggi.
MICR telah digunakan dalam cek perbankan di seluruh dunia. MICR sorter/reader digunakan
untuk menyortir cek secara otomatis, untuk membagi cek ke nasabah di berbagai cabang, dan cek
sebelumnya dicetak dengan kode cabang. Nomor cek dan nomor rekening nasabah juga dicetak
sebelumnya. Nantinya jumlah transaksi dapat ditambahkan dengan MICR encoder. Perincian cek
otomatis dapat dibaca pada memori komputer untuk meng-update rekening pelanggan.
OCR telah digunakan sebagai turn around document dalam akuntansi sewa-beli dan aplikasi
serupa. Setiap pelanggan diberi buku voucher yang dicetak beserta jumlah pembayaran dalam
kontrak sewa.
Sebagai langkah pengenalan terhadap sistem OCR, marilah kita lakukan langkah-langkah
pemindaian (scanning) berikut ini.
1. Aktifkan aplikasi FreeOCR.net melalui menu Start dan All Program sehingga muncul
tampilan awal seperti ini.
2. Terdapat beberapa menu dan toolbar yang digunakan, yaitu :
.
Open ( membuka) file yang pernah di-scan atau gambar berupa teks.
Select Scanner, bila ada beberapa mesin secanner yang terhubung dengan komputer kita.
Save teks digunakan apabila kita akan menyimpan teks dalam file berektensi txt.
3. Setelah diset, kini kita siap melakukan pemindaian (scanning) dengan menggunakan OCR.
4. Simpanlah atau letakkanlah teks yang akan kita scan dalam lensa Scanner. .
5. Pilihlah menu File lalu klik perintah Scan atau klik langsung toolbar Scan
dan tunggulah bebarapa saat ketika aplikasi melakukan Scanning Page kemudian
6. Pada Text Editor inilah kita dapat mengolah, menyunting, dan memperbaiki teks sesuai
dengan aslinya sebelum kita menyalin dan memindahkannya ke dalam aplikasi Iain (misalnya ke
dalam Microsoft Word).
7. Untuk memindahkan hasil scan pada kolom Text Editor ke Microsoft Word, kita dapat
menyorot teks atau paragraf yang kita perlukan dan mengkopinya (CtrI+C) dan membuka
halaman dokumen Word lalu mem-pastenya (CtrI+V).
UJI KOMPETENSI
I. Uraian
2. Aplikasi apa yang dibutuhkan untuk dapat mengentry data dengan OCR?
3. Apa perbedaan utama antara proses mengentry data image dengan data teks’?
4. Dapatkah aplikasi FreeOCR.net digunakan untuk mengedit (menyunting) teks yang kita
scan?
5. Dapatkah kita mengentry data teks dengan OCR Iangsung menggunakan aplikasi pengolah
kata seperti Microsoft Word atau Adobe PageMaker? Jelaskanlah pendapatmu berdasarkan
pengalaman yang kamu Iakukan!
1. Carilah sebuah majalah atau teks Iiteratur Iain sebagai bahan. Pilih dan persiapkanlah salah
satu teks yang dianggap menarik olehmu.
2. Lakukan scanning atas teks yang telah kamu pilih dengan menggunakan OCR sesuai
dengan prosedur yang telah kamu pelajari. Lakukan editing atau penyuntingan atas teks yang
kurang jelas atau salah menafsirkan karakter.
3. Pindahkan teks hasil scanning ke aplikasi pengolah kata (Microsoft Word). Simpanlah
(Save) dokumen hasil scanning tersebut dalam format .doc. Namailah file tersebut dengan
menggunakan judul teks yang discan.
4. Lakukan pula penyimpanan dokumen hasil dengan format lain. Misalnya menyimpan
dengan format .rtf, .temp, atau yang lainnya sesuai dengan software aplikasi yang terinstal dalam
komputermu!