Unidade III

Organização de Eventos Esportivos

Disciplina: Administração e Organização

Esportiva II
 UNIDADE III – ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ESPORTIVOS

Organização de eventos não é uma ciência exata, então seguimos alguns

procedimentos para diminuir a chance de erros e imprevistos.

IDEIA CONCEPÇÃO
PROJETO VENDA
PRÉ-EVENTO PLANEJAMENTO

EVENTO DURANTE

PÓS-EVENTO DEPOIS

Após a ideia, veremos a viabilidade, e para isso, é necessário que façamos

inúmeras perguntas para cercar, de todas as formas, para o bom andamento de um
evento. Seguem algumas perguntas que devemos fazer, quando desejamos organizar um
evento:
 Somos capazes de organizar esse evento?
 Temos as instalações necessárias?
 Contamos com recursos financeiros suficientes?
 Temos opções para captação de recursos?
 Contamos com a necessária mão de obra?
 Contamos com a força de vontade dos organizadores?
 Temos experiência necessária?
 Temos tempo suficiente para uma boa preparação?
 Esse evento despertará o interesse das pessoas?
 Esse evento despertará o interesse da mídia?
 Já foram realizados eventos como esse?
 Temos acesso á tecnologia necessária?
 Quais os ensinamentos que eu posso tirar dos eventos anteriores?

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 Após responder essas perguntas, começamos a elaborar o projeto e o
planejamento, reunião com todos os envolvidos, quando a organização da equipe nesse
momento vai ser decisiva. Um grande evento é feito de pequenos detalhes. As pessoas
que assistem a um evento gostam de ambientes festivos, agradáveis e envolventes, onde
é extremamente necessário interagir com o público.
Atenção aos sorteios. Está na moda e o público gosta de sorteios. Porém
devemos tomar cuidado com os prêmios, pois se não os escolher cuidadosamente,
podem ir contra o evento.
Durante o evento, é muito importante e fundamental usar a tecnologia a seu
favor, fazer uso da comunicação visual, sempre se lembrando de antecipar o máximo
possível todos os pontos.

CHECK LIST

O Check List é fundamental em um evento, e consiste na relação contendo todos

os itens importantes do evento.
Segue um exemplo de um Check List de um Festival de Dança:

DESCRIÇÃO QUANTIDADE RESPONSÁVEL ANDAMENTO

TROFÉUS 52 PROF.CAIO OK – ENTREGUE

EQ. DE SOM 01 SR. EMERSON CONFIRMADO
CANTORES 03 03 SRA. LUCIA AGUARDANDO
APR. DANÇA 01 PROFª. CIDA CONFIRMADO

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ASPECTOS BÁSICOS PARA O SUCESSO

Para se alcançar o sucesso de um evento, alguns aspectos são considerados

básicos. São eles:

 RECURSOS FINANCEIROS: as despesas previstas devem ser compatíveis com a

arrecadação total do evento.
 FIXAÇÃO DOS OBJETIVOS A SEREM ATINGIDOS: devem‐se definir claramente os
objetivos e persegui‐los com muita dedicação e competência.
 NATUREZA DA ATIVIDADE: é a essência do evento, o sucesso depende muito desta
escolha.
 RECURSOS HUMANOS NECESSÁRIOS: todo esforço deve ser empreendido, no sentido
de se ter pessoas preparadas tecnicamente, e competentes na função em que
desenvolverão seus trabalhos.
 MATERIAIS E INSTALAÇÕES: devem ser checados, inspecionados antes, durante e
depois das disputas, bem como dar prioridade à compra para artigos de qualidade.
 PERÍODOS E DATAS PARA AS REALIZAÇÕES: verificar com cuidado o calendário, para
evitar coincidências desagradáveis, horários oportunos, horário de verão.
 NÚMERO DE INSCRITOS E SEGMENTAÇÃO: poucos inscritos é ruim, mas inscritos
acima da capacidade da organização também é ruim. Esforce‐se em ter um número
próximo do ideal. Certifique‐se de que as segmentações estão adequadas.
 DIVULGAÇÃO/MOTIVAÇÃO: um evento bem divulgado causa natural motivação aos
participantes e ao público. O patrocinador fica radiante, o público vibra e o
participante fica orgulhoso.
 LOCAIS DISPONÍVEIS: um evento nasce de verdade quando definimos o lugar. Escolha
um bom local e consiga as autorizações e licenças necessárias.
 PROGRAMAÇÃO PARALELA: evento social, cultural, apoio a entidades assistenciais,
concurso entre os participantes.
 AVALIAÇÃO: logo na primeira reunião ou encontro, já devemos avaliar o que
acontece, como acontece e suas consequências. Naturalmente devemos ir corrigindo

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 as falhas que vão aparecendo e replanejando o que for necessário. Um bom evento
raramente é o último.

FATORES QUE AFETAM NEGATIVAMENTE O EVENTO

Da mesma forma que certos pontos são fundamentais para o sucesso do evento,
outros aspectos são fatores negativos fatídicos, quando surgem em um evento, dentre os
quais, podemos citar como principais:
 INFRAESTRUTURA: falta de vestiários, estacionamento, goteiras na quadra, quadra
irregular.
 NÍVEL DE ORGANIZAÇÃO: é a avaliação que fazemos durante o evento, se o programa
está sendo cumprido corretamente, se há público, se há controle. Lembre‐se de que
é o nível de organização que o credencia junto às entidades e patrocinadores.
 EMPREGO ERRADO DE AUXILIARES: “homem certo no lugar certo”. É decisivo que a
pessoa esteja realmente fazendo aquilo para o qual esta preparada.
 FALTA DE MATERIAL ESPECÍFICO: nada mais chato do que a falta de uma bola no
início de uma partida, falta de um CD do Hino Nacional na hora da abertura.
 FALTA DE RECURSOS FINANCEIROS: antecipar o máximo possível as entradas de
recursos e formas de captação.
 CONTROLE FALHO: falta de comando, desencontro de informações, falta de
comunicação, falhas no trabalho em equipe.
 LOCAL IMCOMPATÍVEL: evitar a realização de um evento barulhento perto de igreja
ou hospital, verificar o fluxo para o local se é de fácil acesso.
 REGULAMENTO OMISSO: ele é feito para esclarecer os participantes e não para
confundi‐los. Um regulamento bem feito evita polêmicas e injustiças.
 NÃO CUMPRIMENTO DOS HORÁRIOS: nada é mais desagradável do que não chegar
no horário. A pontualidade é muito importante em um evento.
 DESINTERESSE DO PÚBLICO: o desinteresse tira o brilho do evento e dificulta o
sucesso de novas edições.

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  CLIMA: quando um evento depende do sol ou de um bom tempo, devems prever
alternativas para o caso de mau tempo. A Meteorologia está cada dia mais confiável.
 SEGURANÇA: decisivo em qualquer evento. Deve‐se prever segurança em todas as
fases. Uma falha na segurança pode comprometer o evento.

PÓS-EVENTO

Costuma ser um grande erro achar que tudo acabou e é hora de descanso. Agora
é hora de registrar o evento, prestar conta aos patrocinadores, apoiadores e parceiros.
Atualizar a Home Page do evento, desmontar as instalações físicas e equipamentos,
liquidar todas as pendências financeiras.

Outros 4 pontos se destacam no pós-evento, que consistem em fazer:

AGRADECIMENTOS CLIPAGEM DIVULGAR RESULTADOS MONTAR PASTAS E DVD

OBJETO DE DESEJO

CAMISA DO EVENTO, todo mundo quer. Faça sempre um pouco a mais, porque
você pode entregar às pessoas que investiram tempo e prestígio no seu evento. Por mais
que se faça um pouco a mais de camisas, sempre será pouco.

CERIMONIAL DE ABERTURA

As normas do cerimonial público e a ordem geral de precedência são decretos

federais que devem estar ao alcance dos organizadores de eventos em geral. Essas
normas facilitam muito o trabalho da equipe do cerimonial e protocolo.
As normas estão previstas nos seguintes decretos: nº 70.274, de 09/03/72,
alterado pelo de nº 83.186, de 19/02/79. Nas 72 páginas do referido decreto,

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 encontramos todas as informações para evitar falhas que poderão comprometer nosso
evento. Como é um material extenso, e não conseguimos guardar tudo de cor,
acreditamos que um download do documento é uma boa, rápida e confiável ação.

SEQUÊNCIA DO CERIMONIAL DE ABERTURA:

1. Concentração das delegações;

2. Concentração das autoridades;
3. Entrada das delegações;
4. Composição da mesa ou palanque;
5. Entrada dos árbitros;
6. Entrada das bandeiras;
7. Hasteamento das bandeiras com execução do Hino Nacional;
8. Entrada e hasteamento da bandeira do evento;
9. Entrada do fogo simbólico;
10. Acendimento da pira;
11. Declaração de abertura;
12 .Juramento do atleta;
13. Juramento do árbitro;
14. Saudações aos participantes;
15. Saídas das delegações;
16. Eventos apoteóticos;
17. Encerramento do cerimonial e início das competições.

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JURAMENTO BÁSICO:

“JURAMOS / QUE NOS APRESENTAREMOS / NESTA

COMPETIÇÃO / COMO CONCORRENTES LEAIS /
RESPEITANDO OS REGULAMENTOS / E NOSSOS
ADVERSÁRIOS / PARA HONRA DE NOSSA EQUIPE / E
PARA GLÓRIA DO DESPORTO NACIONAL.”

CURIOSIDADES SOBRE A CERIMÔNIA DE ABERTURA DOS JOGOS OLÍMPICOS

O ritual da abertura mudou pouco, em mais de cem anos de história. A abertura

olímpica continua sendo um espetáculo belo e emocionante. O início do desfile acontece
ao som de trombetas. A Grécia é o primeiro país a desfilar (Pátria dos Jogos Olímpicos
Modernos‐1896). Os demais países desfilam em ordem alfabética e o país-sede é o
último a desfilar. O protocolo é rígido e o Presidente do país-sede faz a tradicional
declaração:

“Eu declaro abertos os Jogos Olímpicos de (cidade sede), celebrando a (número da

edição) Olimpíada da era moderna”.

Existe uma bandeira que é passada de Prefeito para Prefeito das sedes dos Jogos
Olímpicos. Esta bandeira é o símbolo da continuidade do ideal Olímpico. Existe também a
tradicional bandeira com os famosos aros olímpicos que representam os cinco
continentes. O hasteamento da bandeira olímpica é feito junto com a execução do hino
olímpico, composto em 1896. Liberação de pombos (Símbolo da Paz). Atualmente, está
em desuso o pombo vivo, tendo em vista que muitos morriam, ao voarem em direção à
pira olímpica.

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 A tocha olímpica: A Chama da Paz foi usada pela primeira vez nos jogos de
Amsterdã em 1.928, e fez um grande sucesso ao permanecer queimando, durante todo o
período dos jogos. Em Berlim, em 1936, houve a primeira condução da tocha Olímpica,
desde a Grécia até Berlim. Desde então, tornou-se um dos símbolos mais duradouros das
olimpíadas modernas. Os jogos da Antiguidade tinham uma prova de corrida noturna com
tochas, daí nasceu a ideia. A tocha é acesa na cidade de Olímpia, na Grécia, quase dois
anos antes do cerimonial de abertura, e percorre mais de 30.000 km. O percurso é feito
de carro, barco, trem, avião, por baixo d’água (Sidney/2000), cavalo e, é claro, a pé.

O juramento é feito por um atleta do país sede:

“Juramos que participaremos lealmente dos Jogos Olímpicos, respeitando as

normas que os governam no verdadeiro espírito de esportividade, pela honra de nossa
equipe e para a glória do esporte”.

A cerimônia dura, em média, duas horas.

CERIMÔNIA DE ENCERRAMENTO

É realizada imediatamente após as competições, e tem a seguinte sequência básica:

1. Entrada dos atletas (desfile);
2. Premiação final;
3. Arriamento das bandeiras (Execução do Hino Nacional);
4. Saudações e agradecimentos;
5. Extinção do fogo simbólico;
6. Demonstrações;
7. Retiradas dos atletas;
8. Confraternização.

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CONGRESSO DE ENCERRAMENTO

Normalmente só é realizado em grandes eventos; quando ocorre, tem por

finalidade definir a nova sede, formular agradecimentos especiais, prestar homenagens,
fazer uma avaliação do evento, analisar mudanças para a próxima edição e tratar de
outros assuntos pertinentes.
A LEI 5.700, DE 01.09.71, versa sobre a utilização dos símbolos nacionais e pode
ser baixada na íntegra no site www.eventosesportivos.com.br.

AS COMISSÕES DOS EVENTOS ESPORTIVOS

De maneira a delegar funções, um evento esportivo tem sua administração

segregada em comissões, sendo que cada uma tem seus pontos bem definidos, de
maneira clara e objetiva, para o bom andamento do evento. Na sequência, vamos definir
em tópicos as principais atribuições de cada uma das comissões. Seguem as comissões
com suas respectivas funções:

01‐COMISSÃO CENTRAL ORGANIZADORA

 Participar de todos os momentos do evento;
 Distribuir funções e responsabilidades;
 Escolher a comissão de honra;
 Definir os objetivos do evento;
 Montar o planejamento;
 Montar o programa geral;
 Contratar serviços e pessoal, visando ao bom desenvolvimento dos trabalhos;
 Supervisionar as demais comissões;
 Assumir total responsabilidade pela organização;
 Promover a integração e comunicação entre as diversas comissões;
 Seguir o planejamento;

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  Solucionar os casos omissos;
 Organizar o relatório final do evento.

Obs. A C.C.O. é constituída pelos presidentes das demais comissões e presidida por um
membro designado pela entidade promotora do evento.

02‐COMISSÃO DE HONRA

 Participar das reuniões para as quais foi convocada;

 Participar das principais fases da competição, congressos, abertura, eventos
apoteóticos, finais, encerramento etc.
 Contribuir para a divulgação do evento;
 Colaborar com as demais comissões;
 Organizar o relatório final de sua área.

Obs. A Comissão de Honra é constituída por personalidades de destaque da sociedade.

É interessante analisar a possibilidade de convidar alguns patrocinadores, a título de
homenagem, para integrar esta comissão.

03‐COMISSÃO DE INFORMÁTICA

 Organizar e montar o boletim do evento;

 Editorar as tabelas e demais documentos;
 Receber e enviar emails;
 Assessorar as demais comissões, em especial a Comissão Central Organizadora e a
Administrativa;
 Manter atualizados todos os dados e resultados das competições;
 Otimizar os trabalhos em geral;
 Montar e manter atualizada a homepage do evento;

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  Prestar informações atuais e precisas;
 Organizar o relatório final de sua área.

04‐COMISSÃO ADMINISTRATIVA

 Assumir efetivamente toda a responsabilidade administrativa;

 Planejar suas atividades;
 Entregar material aos participantes;
 Organizar cadastros e relações pertinentes;
 Redigir convites, ofícios, cartas e demais documentos;
 Manter em ordem a rotina administrativa;
 Receber e encaminhar toda documentação;
 Preparar e organizar toda correspondência;
 Atender os integrantes das delegações participantes;
 Realizar tomada de preço e aquisição de material;

participantes, imprensa, patrocinadores, convidados, árbitros, médicos etc.
 Organizar o relatório final de sua área.

05‐COMISSÃO TÉCNICA

 Escolher e preparar os locais de competição;

 Definir os locais de treinamento;
 Providenciar os materiais necessários: bolas, redes, cronômetros, apitos, súmulas etc.;
 Manter‐se atualizada sobre as regras oficiais;
 Informar adequadamente o pessoal especializado;
 Organizar o programa das competições;
 Montar as tabelas em geral;
 Fazer inspeções na infraestrutura do evento;
 Manter os materiais específicos em perfeitas condições;

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  Manter uma reserva de segurança para os materiais de grande importância;
 Promover e organizar reuniões técnicas, palestras, workshop e reuniões pertinentes ao
evento;
 Organizar o relatório final de sua área.

06‐COMISSÃO DE ARBITRAGEM

 Relacionar as equipes de arbitragem;

 Fazer a convocação dos árbitros;
 Montar o programa dos árbitros;
 Promover fóruns de debate e atualização;
 Manter todo o material específico da arbitragem em perfeita ordem, bandeirolas, apitos,
súmulas etc.;
 Designar um representante para a Comissão Disciplinar e
 Organizar o relatório final de sua área.

07‐COMISSÃO DE FINANÇAS

 Elaborar o orçamento geral do evento;

 Avaliar as fontes de recursos;

 Supervisionar a venda de ingressos, contratos com patrocinadores, estandes, direitos,
venda de produtos, concessões, merchandising etc.
 Selecionar e orientar o pessoal das bilheterias, caixas, portaria etc.
 Controlar as taxas oriundas das inscrições;
 Manter em dia todos os pagamentos, honorários profissionais, créditos e fluxo de caixa;
 Organizar o relatório final de sua área.

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08‐COMISSÃO DE TRANSPORTE

 Planejar e organizar o transporte de todos os envolvidos no evento: delegações, juizes,

autoridades, convidado etc.;
 Montar os roteiros dos meios de transportes oficiais;
 Identificar todos os veículos que estiverem a serviço do evento;
 Conhecer todos os itinerários e locais utilizados;
 Providenciar ambulâncias para os locais necessários;
 Montar um eficiente sistema de comunicação para otimizar os transportes em geral;
 Organizar o relatório final de sua área.

09‐COMISSÃO DE RECEPÇÃO E SOLENIDADES

 Preparar as equipes de recepção;

 Preparar placas de indicação dos locais de competição;
 Montar uma lista dos participantes com: nome, horário de chegada, número do voo,
escala dos hotéis, número do celular etc.;
 Organizar e executar as cerimônias de abertura, encerramento, os congressos, reuniões
sociais, culturais e atividades afins;
 Supervisionar a montagem dos crachás e fazer sua distribuição;
 Montar um kit de boas vindas;
 Organizar o relatório final de sua área.

10‐COMISSÃO DE RELAÇÕES PÚBLICAS

 Atender, da melhor forma possível, chefes de delegações, autoridades, atletas,

convidados,
instituições envolvidas e, se possível, levar uma lembrança relativa ao evento;
 Providenciar a confecção de troféus, medalhas e brindes do evento;

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  Expor a premiação em local seguro e público de preferência. (Shoppings, bancos, lojas,
escolas);
 Preparar e distribuir, junto à Comissão de Hospedagem e Alimentação, lista de endereços
dos restaurantes, hotéis, cinemas, teatros, pontos turísticos, com os preços e informações
importantes;
 Preparar e distribuir, junto à Comissão de Transportes, mapas da cidade e indicações dos
principais meios de transportes;
 Preparar e distribuir uma lista com todos os locais de jogos, alojamentos e administração;
 Preparar e distribuir, junto à Comissão Médica, uma lista com todos os endereços de
hospitais e serviços médicos essenciais;
 Organizar o relatório final de sua área.

11‐COMISSÃO DE SEGURANÇA

 Montar o planejamento de segurança geral;

 Fazer todos os contatos com as forças policiais locais;
 Promover as reuniões ligadas à segurança;
 Obter os alvarás e licenças junto ao Corpo de Bombeiros;
 Contratação de empresa de segurança;
 Supervisionar as montagens de palcos e afins;
 Estabelecer um sistema de comunicação principal e um alternativo;
 Montar um esquema de segurança preventiva;
 Organizar o relatório final de sua área.

12‐COMISSÃO MÉDICO-HOSPITALAR

 Assumir toda a responsabilidade pelo atendimento médico hospitalar dos evolvidos no

evento;
 Propor contratos, convênios e parcerias com os órgãos de saúde da região;
 Selecionar os integrantes da equipe médica e equipe de apoio médico;

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  Montar o quadro de horário de consulta e atendimento;

emergência (24 horas);
 Montar esquemas de emergência;
 Montar uma sala médica ou ambulatório;
 Montar um eficiente sistema de comunicação;
 Organizar o relatório final de sua área.

13‐COMISSÃO DE HOSPEDAGEM E ALIMENTAÇÃO

 Distribuir as acomodações previstas e supervisionar sua utilização; Inspecionar os hotéis e

alojamentos antes da contratação;
 Responsabilizar‐se pela confecção dos contratos, coleta de preços, inspeção de
instalações, reservas, adaptações, escolha do cardápio, dietas especiais e assuntos afins;
 Organizar um regulamento disciplinar específico;
 Designar um nutricionista para conduzir uma rigorosa análise na alimentação prevista;
 Organizar o relatório final de sua área.

14‐COMISSÃO DE MARKETING

 Contratar profissionais de marketing para execução do plano de mídia;

 Detectar e adequar a linguagem para o público do evento;
 Administrar as informações para a imprensa;
 Responsabilizar‐se pelas estratégias de relacionamento com os veículos de
comunicação;
 Sugerir pautas;
 Produzir releases para a imprensa, material fotográfico, material multimídia etc.;
 Providenciar a impressão e distribuição do programa e dos cartazes;
 Organizar as entrevistas;
 Não privilegiar nenhum veículo ou profissional de imprensa;

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  Organizar todas as matérias públicas e ou divulgadas sobre o evento;
 Organizar o relatório final de sua área.

15‐COMISSÃO DISCIPLINAR

 Os Tribunais de Justiça Desportiva terão como primeira instância a Comissão Disciplinar,

integrada por três membros de sua livre nomeação, para aplicação imediata das sanções
decorrentes de infrações cometidas durante as disputas, e constantes das súmulas ou
documentos similares dos árbitros, ou ainda, decorrentes de infração ao regulamento da
respectiva competição;
 Aplicar sanções em procedimento sumário, assegurados à ampla defesa e o contraditório;
 Agir de acordo com a legislação em vigor;
 Organizar o relatório final de sua área.

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