LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SEKRETARIS

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA BESAR

MAHASISWA FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA

1. Nama Pengarsipan surat masuk dan keluar

2. Ruang Lingkup Internal
3. Latar Belakang Organisasi akan berjalan baik jika administrasi di dalamnya baik juga.
Salah satu media komunikasi antara pihak internal dan eksternal
adalah surat. Agar komunikasi dapat terorganisir dengan baik
dibutuhkan pengarsipan yang teratur. Surat masuk dan keluar secara
tidak langsung menggambarkan apa saja kegiatan yang dilakukan
suatu organisasi, sehingga dengan pengarsipan tersebut surat masuk
dan keluar dapat diketahui semua anggota dengan baik dan rapih.
4. Tujuan 1. Mengatur penyimpanan surat masuk dan keluar agar
mempermudah pendataan saat diperlukan.
2. Memudahkan proses pembuatan surat keluar kedepannya.
5. Target dan Sasaran Surat masuk dan surat keluar pada selingkup FK UMI dan sekitarnya
6. Estimasi Dana
7. Waktu Pelaksanaan Selama periode kepengurusan
8. Indikator Keberhasilan 95% surat keluar terarsip rapih dalam bentuk softcopy dan 70% surat
masuk terarsip rapih dalam bentuk softcopy/hardcopy
9. Penanggung Jawab Sry Rahayu
10. Keterangan Terlaksana
1. Nama Inventarisasi barang sekretariat
2. Ruang Lingkup Internal
3. Latar Belakang Seluruh barang yang ada di dalam sekretariat BEM harus dijaga dan
dipergunakan dengan baik untuk mendukung kegiatan. Oleh karena
itu, perlu adanya inventarisasi pengadaan barang yang bertujuan
untuk meminimalsir tingkat hilangnya barang yang ada di sekretariat,
mendata seluruh barang yang ada di sekretariat, dan menyiapkan
barang-barang yang diperlukan untuk kepentingan sekretariat, seperti
peralatan kebersihan, alat tulis menulis dan alat penunjang kegiatan
BEM lainnya..
4. Tujuan 1. Menyediakan keperluan barang-barang sekretariat, seperti alat
kebersihan, alat tulis kantor dan alat penunjang kegiatan BEM
lainnya.
2. Mendata semua barang yang ada di sekretariat.
3. Menindak lanjuti barang rusak atau hilang di sekretariat.
5. Target dan Sasaran Semua barang inventaris yang berada di sekretariat BEM.
6. Waktu Pelaksanaan Selama periode kepengurusan
7. Penanggung Jawab Sry Rahayu
8. Keterangan Terlaksana
1. Nama Pengadaan Buku
2. Ruang Lingkup Internal
3. Latar Belakang Organisasi akan berjalan baik jika administrasi di dalamnya baik juga.
Salah satunya adalah dengan pengadaan buku 8 antara lain :
1. Buku surat masuk
2. Buku surat keluar
3. Buku tamu
4. Buku peminjaman Student Centre
5. Buku notulensi rapat internal
6. Buku notulensi rapat eksternal
7. Buku inventarisasi
8. Buku LPJ
4. Tujuan 1. Mengatur dan menertibkan sistem administrasi dalam organisasi
2. Memudahkan pencarian dan pendataan saat dibutuhkan

5. Target dan Sasaran Semua kegiatan kesekretariatan

6. Waktu Pelaksanaan Selama periode kepengurusan
7. Penanggung Jawab Sry Rahayu
1. Nama Pengumpulan berkas LPJ kegiatan dari BSO
2. Ruang Lingkup Internal
3. Latar Belakang LPJ secara tidak langsung menggambarkan sejauh mana kegiatan
tersebut telah mencapai tujuan dan sasaran yang diharapkan serta
mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada, serta dapat
menjadi pedoman bagi pengurus kedepannya.
4. Tujuan 1. Menjadi masukan atau saran untuk pelaksanaan kegiatan
berikutnya agar dapat meningkatkan kualitas kegiatan serta
tidak mengulangi kesalahan, kekurangan yang pernah
dilakukan.
2. Untuk mengetahui transparansi data dari dana POMD yang
digunakan untuk kegiatan mahasiswa
5. Target LPJ dari setiap kegiatan BSO
Sasaran
6. Estimasi Dana -
7. Waktu Pelaksanaan Selama periode kepengurusan
8. Indikator 65% LPJ dari kegiatan BSO terarsip rapih dalam bentuk
Keberhasilan softcopy/hardcopy
9. Penanggung Jawab Sry Rahayu

𝑃𝑟𝑜𝑘𝑒𝑟 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑡𝑒𝑟𝑙𝑎𝑘𝑠𝑎𝑛𝑎

Persentase keberhasilan bidang = 𝑝𝑟𝑜𝑘𝑒𝑟 𝑦𝑎𝑛𝑔 𝑑𝑖𝑟𝑒𝑛𝑐𝑎𝑛𝑎𝑘𝑎𝑛 × 100%

3
= 4 × 100%

= 75%