e-SCM: Arsitektur dan Modul

“SUPPLY CHAIN” – adalah sebuah istilah yang berarti semua usaha yang terlibat dalam produksi dan
pengiriman barang/jasa, dari supplier, produsen, distributor hingga ke pelanggan akhir dan yang
termasuk adalah:

 Mengatur supply tergantung permintaan

 Penyediaan bahan mentah dan bagian-bagiannya untuk produksi
 Manufaktur & proses operasi lain seperti perakitan
 Pergudangan & pelacakan inventaris
 Manajemen Pemesanan
 Penyaluran ke distributor
 Pengiriman ke Pelanggan

Sementara e-SCM adalah suatu konsep manajemen dimana perusahaan berusaha memanfaatkan
teknologi internet untuk mengintegrasikan seluruh mitra kerja perusahaan, terutama yang berhubungan
dengan sistem pemasok bahan baku atau sumber daya yang dibutuhkan dalam proses produksi.

Arsitektur e-SCM

Pertukaran informasi memainkan peranan yang penitng dalam arus barang dan jasa antara rekan bisnis
yang berbeda. Dalam supply chain tradisional, arus data hanya ada pada pengawasan inventory internal
dan ini masih belu terotomatisasi.

ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI) adalah transmisi data secara elektronik yang memungkinkan
terjadinya pertukaran data, dalam bentuk dokumen-dokumen bisnis antar sistem aplikasi. Meskipun
begitu, pengimplementasian dari sistem tersebut apalagi bila ada kendala jarak, akan sangat
menyulitkan, sehingga digunakanlah internet untuk membantu kelancaran transmisi data. Saat ini telah
digunakan pula software yang bisa menghasilkan dokumen berbasis XML sehingga data yang ada bisa
dibaca secara lebih universal antara perusahaan-perusahaan penggunanya

EAI (Enterprise Application Integration) dikembangkan karena EDI serta ERP yang ada tidak mampu
mengintegrasi dan otomatisasi proses-proses bisnis yang ada yang sangat dibutuhkan oleh banyak
perusahaan-perusahaan besar saat ini.

Di bawah ini akan kami berikan bagan tentang arsitektur dari EAI sistem tersebut:
Dalam Figur 1, bagian pusat dari integrasi proses adalah sistem EAI. EAI menterjemahkan dokumen-
dokumen bisnis dari yang berformat X12 and XML menurut anturan yang telah ada, menghubungkan
dan memindahkan dokumen sesuai dengan kebutuhan dan memberikan feedback dari sistem EDI milik
supplier kepada sistem ERP berbasis XML milik pembeli. Ketika sistem ERP milik pembeli membuat order
berdasarkan update inventory, order harus bisa juga ditembuskan kepada bagian pembelian,
pengiriman, penyaluran, dan sistem akunting . Sistem milik supplier yang menerima order lalu akan
mengirimkan data-data yang diperlukan yangmenyangkut pembelian tersebut melalui internet.

Figur 2 secara lebih detail menerangkan data-data apa saja yang ditransmisikan dan dikonfirmasi antar
sistem. Contoh bila ada pembelian yang dilakukan oleh perusahaan maka dari feedback yang dikirimkan
oleh supplier otomatis akan mengupdate data-data yang berkaitan dan relevan di perusahaan tersebut.

Figur 3 lebih condong pada penjelasan tentang model fisik, dari komputer mana saja data bertransmisi.
Semua transmisi data menggunakan media Internet dan umumnya melalui penggunaan VPN (Virtual
Private Network) yang lebih aman.

Bila melihat contoh arsitektur di atas, kami berpendapat bahwa sistem seperti ini sudah tepat untuk
diaplikasikan dan dikembangkan lebih lanjut karena sistem ini sudah mengintegrasikan semua
kebutuhan management supply antar rekan bisnis. Perusahaan yang memiliki sistem yang berbeda
terutama yang masih memakai format file berbasis X12 tetap dapat menggunakan sistemnya.

e-SCM Module

Menurut Ross (2003, p138) dalam merancang e-Supply Chain Management terdapat beberapa segmen
yang harus diperhatikan, beberapa segmen tersebut adalah:

 Customer and Service Management; Dibagi menjadi 3 fungsi, yaitu: pemasaran (menciptakan merk
suatu perusahaan, mengidentifikasi konsumen, memilih produk dan layanan apa yang akan
ditawarkan, mendesain promosi, mengiklankan, dan penentuan harga), penjualan (produk dan
layanan) dan layanan (customer support)

Contoh aplikasi:
a) CRM and Internet Sales; fungsi yang tersedia:
 Online Order Processing, memungkinkan konsumen untuk melakukan pemesanan secara
online melalui form yang ada di aplikasi web
 Lead Capture, ada basisdata yang berisi pencatatan pembelian konsumen yang dapat
digunakan oleh marketing untuk melakukan follow up.
 Literature fulfillment, menyediakan brosur atau katalog di web berisi keterangan produk
yang dapat diunduh.
 b) Sales Force Automation; fungsi yang tersedia:
 Contact Management, fungsi ini memungkinkan perusahaan untuk melihat data lengkap
dari konsumen.
 Sales Process / Activity Management, fungsi ini mendukung terjadinya transaksi di dalam
website perusahaan.
 Quotation Management, fungsi ini berguna untuk menghasilkan data transaksi dalam
bentuk hard copy. Misalnya pencetakan SO, laporan dan lain-lain.
 Knowledge Management, fungsi ini digunakan oleh perusahaan untuk melihat data
transaksi yang sudah terjadi. Misalnya, dapat melihat data pembelian konsumen dalam
periode tertentu.
c) e-CRM Marketing; digunakan pada pemasaran agar bisa terjalin one to one relationship antar
perusahaan dangan konsumen ataupun supplier

 Manufacturing and Supply Chain Planning; Gambaran geografi dari sistem manufaktur, peralatan
komputer yang tersedia untuk merespon kebutuhan akan operasi manufaktur yang lebih efektif
dan efisien, termasuk didalamnya untuk pengadaan barang. Contoh: manufacturing planning,
production and process management dan plant maintenance.

 Supplier Relationship Management; Sesuai dengan perkembangan sebuah industri, kebanyakan

alasan gagalnya perluasan pasar berbasis elektronik adalah pemasok tidak memahami konsep e-
market itu sendiri. Oleh karena itu dibutuhkan perancangan supplier relationship management
dengan contoh sebagai berikut:
a) EBS Backbone Functions
 Procurement History, perusahaan dapat melihat data transaksi pembelian yang selama ini
terjadi serta mendapatkan informasi tentang jumlah pembelian, harga pembelian serta
status PO.
 Accounting, perusahaan dapat melihat status pembayaran dari setiap transaksi pembelian
dari pemasok.
 Purchasing Planning, PO akan otomatis dibuat apabila status surat permintaan bahan
baku telah diterima. PO yang telah ditelah dibuat dapat diubah apabila terdapat
penyesuaian yang ingin dilakukan
 Performance Measurement, menyediakan fungsi pembuatan laporan untuk semua
transaksi pembelian bulan berjalan.
b) e-SRM Services Functions
 Supplier Search, perusahaan dapat mencari pemasok dari basisdata pemasok yang ada.
Daftar supplier telah disegmentasi sesuai dengan bahan baku yang di supply
 Product Search, perusahaan memiliki basisdata bahan baku yang lengkap dengan daftar
pemasok yang menyediakannya.
 c) e-SRM Processing
 Purchase Order Generation and Tracking, setelah pemilihan pemasok dilakukan,
perusahaan kemudian membuat PO yang kemudian dikirimkan secara internet ke
pemasok. Dari PO tersebut, pemasok kemudian dapat mengubah status PO yang dapat
dilihat oleh perusahaan.
 Logistics, jasa logistik yang digunakan oleh pemasok, perusahaan dapat juga menelusuri
status pengiriman barang dari pemasok. Hal tersebut dilakukan melalui kerjasama
pemasok untuk senantiasa memperbaharui status pengiriman barang sehingga dapat
dipantau oleh perusahaan.

 Logistic Resource Management Electronic logistic resource mangement (e- LRM) adalah proses pada
manufaktur, dan supplier yang menggerakkan produk dan layanannya kepada customer dengan
menggunakan internet. e-LRM memungkinkan proses supply chain dapat membuat suatu
keputusan yang tepat, menyeimbangkan harga dan meningkatkan efisiensi logistik dan hubungan
kolaboratif yang efektif antara semua saluran supply pertukaran dengan partner. Terdiri dari
warehouse dan transportation management.

Oleh karena itu minimal dalam perancangan sebuah e-SCM harus tersedia modul-modul mengenai
segmen-segmen tersebut. Akan tetapi ini semua juga harus diimbangi dengan tersedianya infrastruktur
yang memadai sperti jaringan internet, hardware, software, serta data yang sesuai.