PERSETUJUAN SIDANG YUDISIUM

Nama NPM Jurusan Jenjang Pendidikan Objek Penelitian Judul

: BOWO WISNUGROHO : 43A97006034093 : Teknik Informatika : Strata Satu (S1) : STMIK PRANATA INDONESIA : PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA INDONESIACIKARANG DENGAN DELPHI 0.6

Dinyatakan telah SELESAI / BELUM SELESAI * melaksanakan penulisan Skripsi, sehingga yang bersangkutan DIIJINKAN / TIDAK DIIJINKAN * mengikuti sidang ujian Skripsi.

Bekasi, Pembimbing I

September 2007

Pembimbing II

Ir. Wahyono, MMSI NIK. 04.03.01.1.3.0079 Mengetahui

Drs. Joko Prasojo NIK. 01.03.01.1.1.0044

Ketua Jurusan Teknik Informatika

Ir. M. Khaerudin NIK. 00.03.01.1.1.0027

iii

PENGESAHAN SIDANG YUDISIUM

Skrispsi ini telah diujikan di hadapan Dewan Penguji pada tanggal ………...... Bulan ……………………… tahun ……………………. Dan dinyatakan: LULUS / TIDAK LULUS / LULUS BERSYARAT. Disahkan pada tanggal ……………………………………………

Penguji

Nama

Tanda Tangan

1. Penguji 1

………………….

………………….

2. Penguji 2

………………….

………………….

3. Penguji 3

………………….

………………….

Mengetahui Ketua STMIK Pranata Indonesia Ketua Sidang

Drs. Bagyo Handoko.S.M.M NIK. 97.03.01.1.1.0002

Drs. Hary Subagjo, MM NIK. 96.03.01.1.1.0002

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Sekecil Apapun Yang Saya Dapat Hari Ini, Saya Bersyukur, Saya Yakin Esok Akan Dapat Yang Lebih Besar. Jangan Takut Akan Salah, Berusahalah Untuk Tidak Salah

Kedua Orang Tua ku yang yang selalu Mendoakanku. Dosen pembimbing yang selalu membantu menyelesaikan skripsi ini.

v

ABSTRAKSI
Bowo Wisnugroho, PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT. MULTIFILING MITRA INDONESIA-CIKARANG Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem dapat memberikan suatu informasi akurat dan cepat, informasi ini akhirnya dapat dimanfaatkan untuk menunjang kecepatan kerja dalam pencarian arsip. Sebagai imbal balik pada pihak yang terkait dan menindaklanjuti. Salah satu alternatif pemecahan masalah, maka di buat program yang terintegrasi. Di mana program tersebut dapat mencakup hal-hal yang dapat membuat roda perusahaan lancar, dengan harapan persoalan yang muncul pada masalah terkait tersebut dapat teratasi dengan baik. Program tersebut adalah program aplikasi kearsipan. Alasan dibuat program Aplikasi ini dikarenakan program sebelumnya dalam teknis penyimpananya per bok dan teknis peminjamannya per arsip sehingga jika konsumen meminjam arsip user harus melihat RA (Registrasi Arsip), baru mencari lokasi penyimpanan dengan program yang ada dari sini dapat dilihat bahwa program tersebut kurang efisien, pembuatan program aplikasi ini diharapkan dapat membantu pengolahan arsip dapat lebih baik, teknis pencarian arsip dapat lebih cepat, akurat dan terhindar dari kesalahan. Program ini dibuat untuk mendukung program lain/merupakan sub dari program yang sudah ada. Selain itu dapat untuk perbandingan dari kinerja tahun sebelumnya, kita tahu jika kita menggunakan sistem yang berbasis komputer, datanya tidak akan hilang dan berubah, karena tersimpan dalam software yang i

keamanannya sangat tinggi dan penyajiannya dapat dilihat secara cepat dan dapat dikalkulasi, dimanipulasi sesuai dengan yang kita kehendaki. Sebagai mahasiswa yang berlatar balakang ilmu komputer, sudah seharusnya dapat membuat dan menguasai sistem yang berbasis komputer. Maka dari itu penulis menuangkan sistem tersebut dalam skripsi yang berjudul PROGRAM APLIKAI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA INDONESIA-CIKARANG,dengan harapan adalah agar skripsi ini dapat berguna bagi PT MULTIFILING MITRA INDONESIA, terutama dibidang kearsipan.

Kata Kunci : Kearsipan, Aplikasi, Sistem dan Komputer Daftar Pustaka : 13 buku cetakan 1984-2001 dan website

ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi yang penting supaya dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus mempunyai menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan arsip sampai dengan penyusutan. Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam 1

Padahal bidang inilah yang sangat mendukung dalam kerangka kerja suatu administrasi. arsip diterima . semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori. tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori.2 itu kurang memberikan dukungan dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya. tanpa sejarah. karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. serta tanpa identitas kolektif. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi. bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi. Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi. jaminan kepastian hukum. Dipandang dari nilai pentingnya arsip. Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan. tanpa kepastian hukum. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. kebudayaan.

Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen. PT Multifiling . Adapun jasa yang diberikan oleh PT Multifiling Mitra Indonesia meliputi Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices). PT Multifiling Mitra Indonesia adalah salah satu dari penyedia jasa pengelolaan arsip atau dokumen organisasi (Outsourcing Vendor). dimana PT Multifiling Mitra Indonesia melaksanakan keseluruhan proses kearsipan dari mulai seleksi arsip. disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyimpanan arsip PT Multifiling Mitra Indonesia telah mengembangkan beberapa teknik dalam penyimpanan data baik Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices). Untuk kemudahan dalam pengelolaan dan kinerja kearsipan modern dan Jasa Alih Media PT Mulitifiling Mitra Indonesia menggunakan program-program aplikasi di setiap departementnya dianataranya departement Warehouse yang menggunakan Aplikasi RMS (Record Management Service). penyimpanan sampai dengan perawatan.3 dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Semakin pentingnya keamanan arsip banyak perusahaan-perusahaan memilih jasa-jasa penyimpanan arsip sebagai alat untuk menyimpan arsip mereka agar lebih aman dan tidak memerlukan tempat yang luas di perusahaan mereka.

dan untuk mengetahui kode MMI pemakai harus melihat RA ( Regristation Arsip). Untuk itu penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan membuat Progam Aplikasi Kearsipan untuk customer FIF. Hal itu dikarenan sebelum diketahui kode lokasi pemakai harus mengatahui kode lokasinya dulu. Lain dengan FIF ( Federal International Finance ). arsip tersebut berupa arsip kontrak. pada departement ini program aplikasi yang digunakan adalah RMS ( Record Management Service ). fungsi dari RMS untuk mangatur lalu lintas arsip dengan cakupan Bok dari setiap customer. nomer kontrak dan periode. secara langsung akan mendapatkan kode MMI dan kode Lokasi. juga untuk mengetahui status arsip yang dipinjam. customer ini cara penyimpananya perbok. Penulis berada pada departement Warehouse. tetapi peminjamanya perarsip.4 Mitra Indonesia banyak mengembangkan program-program aplikasi data entry. Progam Aplikasi kearsipan selain untuk mempermudah pencarian arsip dan membuat laporan peminjaman. Berhubung cara penyimpanan perbok dan peminjaman perarsip maka proses pencarian lokasinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Untuk mengetahui kode lokasi pemakai harus mengetahui Kode MMInya dulu. Program aplikasi ini akan mempercepat pencarian arsip. program ini untuk memperjelas lalulintas arsip yang keluar masuk PT Multifiling Mitra Indonesia. Pemakai cukup memasukan kode customer. Fungsi dan keguanaan program aplikasi disesuaikan dengan masing-masing devisi. .

Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi 1. Menginformasikan kode MMI dan kode lokasi kepada pemakai. 2. Metode Dekritif adalah metode penelitian dengan kunjungan langsung ke objek yang ingin penulis teliti. Metode Penetelitian Dalam penyusunan skripsi ini. Membuat Program Aplikasi Kearsipan. Tujuan Penulisan Skripsi: a. metode yang digunakan penulis adalah metode Deskritif.5 B. Untuk menerapkan Ilmu yang telah penulis dapat selama menjadi Mahasiswa perusahaan. selama menjadi mahasiswa STMIK Pranata Indonesia terhadap lingkungan C. d. Guna memenuhi salah satu syarat dalam rangka meraih gelar sarjana pada program Strata Satu (S1) jurusan Teknik Informatika (TI) STMIK Pranata Indonesia di Bekasi. Maksud Penulisan Skripsi: a. sedangkan teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah: . Dapat menerapkan teori yang didapat STMIK Pranata Indonesia di bekasi. c. Dapat memberi masukan kepada pihak perusahaan dalam memperbaiki sistem yang sedang berjalan agar lebih efektif dan efisien. b. b.

2. Wawancara Melakukan tanya jawab secara langsung kepada pihak perusahaan dan mengambil data-data dari perusahaan. Dapat mengurangi masalah yang sering timbul selama masih manual. . Studi Pustaka Mempelajari teori yang terdapat dalam istilah-istilah yang digunakan perusahaan melalui berbagai sumber seperti buku-buku. Hal ini sangat berpengaruh terhadap program aplikasi yang akan dibuat. Sehingga menghasilkan informasi yang benar-benar dibutuhkan. Fungsi Penelitian Dengan melakukan penelitian secara langsung penulis dapat mengetahui masalah yang sebenarnya.6 1. fasilitas Internet dan sumber-sumber lain sebagai penunjang dalam penganalisaan masalah dalam perusahaan. Catatan Kuliah. Studi Lapangan: a. diktat. D. Observasi Dari beberapa pengamatan yang penulis temukan dilapangan kemudian penulis mencoba untuk membuat progam aplikasi kearsipan b.

7 E. penulis mengemukakan teori-teori penunjang kearsipan dan juga akan dibahas sedikit tentang perangakatlunak yang digunakan. maksud dan tujuan penulisan skripsi. Sedangkan pembahasan penulis lebih ditekankan pada ruang lingkup masalah penyimpanan dan peminjaman file kontrak. penulis membatasi masalah penyimpann arsip Kontrak pada Customer FIF di bagian warehouse. Ruang Lingkup Permasalahan Dalam penulisan skripsi ini. terlebih dahulu di kemukakan sistematika penulisan yang dipergunakan dalam penulisan skripsi ini agar lebih terarah sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. serta sistematika penulisan BAB II. Adapun sistematika penulisan dari sripsi ini adalah sebagai berikut : BAB I. LANDASAN TEORI Dalam bab ini. batas dan ruang lingkup permasalahan. dan teori-teori lain . PENDAHULUAN Dalam Bab ini penulis mengemukakan gambaran keseluruhan latar belakang masalah. Sistematika Penulisan Sebelum memulai dan merumuskan masalah yang terdapat dalam perusahaan sebagai pembahasan. E. metode penelitian. spesifikasi komputer yang digunakan seperti software dan hardware yang dibutuhkan.

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN Yang akan dibahas pada bab ini menyangkut seputar sejarah singkat perusahaan. penulis menyajikan tentang kesimpulan dan saransaran terhadap skripsi ini. flowcart program aplikasi. spesifikasi file dan lain sebagainya yang berkaitan dengan perusahaan tempat dimana penulis melakukan studi penelitian. tugas dan tanggung jawab. struktur organisasi. juga hasil output listing program atau sintak-sintak yang digunakan dalam bahasa pemrograman tersebut. BAB IV SPESIFIKASI PROGRAM Dalam bab ini penulis menjelaskan lebih konkrit lagi tentang desain yang akan ditampilkan (prototype) pada progam aplikasi pengolahan kearsipan tersebut. PENUTUP Dalam bab ini. BAB IV. analisa sistem. .8 mengenai Teknik Informatika yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini BAB III. analisa basis data. serta informasi apa saja yang akan dimuat di dalam program tersebut.

Pengertian Program Program menurut Rinaldi Munir (1999:8) dalam bukunya Algoritma dan Pemrograman menyebutkan: “Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma yang ditulis dalam bahasa perograman tertentu sehingga dapat dilaksanakan oleh komputer”. 2000:3). Pengertian-pengertian yang akan penulis paparkan adalah sebagai berikut: 1. Program adalah perwujudan atau implementasi algoritma 9 . Pengertian-Pengertian Sebelum mebahas lebih lanjut. ekspresi. terlebih dahulu penulis akan paparkan mengenai teori-teori dan devinisi-devinisi yang dikemukakan oleh para ahli yang relevan dengan permasalahan yang diteliti sebagai dasar atau teori yang akan digunakan untuk pembahasan permasalahan penelitian tersebut. Dari definisi para ahli di atas.BAB II LANDASAN TEORI A. program dapat diartikan sebagai berikut: a). pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur yang berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. (Budi Sutedjo. Sedangkan dalam Buku Algoritma dan Teknik Pemrograman mendefinisikan: Program adalah kata.dkk.

pernyataan atau kombinasinya yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur. Program harus diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman terlebih dahulu sehingga dapat dieksekusi oleh komputer. 2. tepat dan akurat. Program adalah kata. 2000:4).10 b). Program berupa urutan langkah untuk menyelesaikan masalah. ekspresi. Pengertian Program Aplikasi Jogianto HM (1996:70) dalam bukunya yang berjudul Pengenalan Ilmu Komputer mendefinisikan program aplikasi sebagai berikut: “Program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dapat berupa (package program) yaitu program yang telah jadi dan siap digunakan”. d). 3. Jadi pemrograman adalah suatu proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan suatu bahasa pemrograman yang nantinya akan dijalankan oleh komputer sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap. Pengertian Pemrograman Definisi Pemrograman pemrograman yaitu : dalam buku Algoritma merupakan dan suatu Teknik proses “Pemrograman mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan bahasa pemrograman”. c). . ( Budi Sutedjo dan Michael AN.

c). b). orang Yunani mengatakan “ Archivum” yang artinya tempat untuk penyimpanan. baik berujud surat. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingat. gambar. b). yang berarti: . Bahan-bahan. Sebenarnya ada istilah “Arsip” yang sudah merupakan istilah indonesia. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. yang disimpan sebagai bahan pengingatan. Menurut bahasa belanda yang dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti: a). grafik dan sebagainya. Perkataan arsip sudah secara umum dianggap sebagi istilah bahasa Indonesia. Kumpulan catatan atau bukti kegioatan yang berjudul tulisan. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat. mempunyai arti: a). Sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintah. Pengertian Arsip Arsi berasal dari bahasa asing. yaitu: PERTINGGAL. laporan. perjanjian-perjanjian. kuitansi dan sebagainya.11 Dari pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa program aplikasi adalah program yang diterapkan pada suatu aplikasi tertentu dan siap digunakan untuk menyelesaikan masalah untuk mengolah data menjadi suatu informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan akurat. gambar-gambar hasil kegiatan. 4. statistik.

Berkas-berkas yang disimpan sebgai bahan pengingat. Pertinggal itu sendiri dapat diartikan sebagai bahan tunggal atau jamak. ( Zulkifli Amsyah. b). b). Lembaran catatan atau ujud lain yang disimpan untuk keperluan pengingat apabila diperlukan.12 a). Tambahan Lembaran Negara Nomer 2964) arsip adalah: a). Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk . dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Apabila orang menyebut “pertinggal” dimaksukan adalah: Lembaran atau berkas yang terdapat didalam simpanan. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 7 tahun 1971 tentang ketentuanketentuan kearsipan (Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara menurut aturanaturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-sewaktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembagalembagadan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun. Dalam Undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan. yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 1993:2). dalam bentuk corak apapun. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan. Jadi barang tersebut sudah disimpan menurut tata cara yang berlaku. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan. baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. (Sularso Mulyono. dkk . 984:3) Menurut Undang-Undang No.

karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor.13 perencanaan. swasta. Pengertian Warkat Warkat atau dalam bahasa inggris disebut records. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip dinamis dalam bahasa ingris disebut record. sebenarnya adalah catatan-catatan atau dalam bentuk lain yang belum dimasukan ketempat penyimpanan. atau organisasi kemasyarakatan. pelaksanaan dan kegiatan administrasi lain. baik kantor pemerintah. . AKTIF ARSIP DINAMIS (RECORD/DOKUMEN) INAKTIF ARSIP ARSIP STATIS (ARCHIEVE) Gambar. Sedangkan arsip statis adalah asip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) / swasta yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.1 5. Arsip statis ini dalam bahasa ingris disebut archieve.

Pengertian Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok didalam mendefinisikan sistem.pdf (2007:7) Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dan berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu’. http://library. http://library. Penyimpanan (storing) b).gunadarma.14 Warkat yang sering disebut records yaitu setiap catatan tertulis. berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu’. 6. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut: Suatu sistem adalah jaringan kerja dari beberapa prosedur yang saling Berhubungan. Penempetan (placing) c). Penemuan kembali (finding) 7. Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: a).ac.gunadarma.ac.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s12004-basukirach-93-bab2.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s12004-basukirach-93-bab2. yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya. gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan orang untuk membantu pengingatan.pdf (2007:7) .

penghubung (interface). lingkungan luar sistem (environments). c).Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem. Adapun penjelasan dari karateristik dari suatu system adalah sebagai berikut: a). masukan (input). dan sasaran suatu tujuan (goal). Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem. d). yaitu mempunyai komponen (components). Batas sistem (Boundary) Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya.15 Sistem itu sendiri memiliki karakterisitik atau beberapa sifat tertentu. b). keluaran (output). . Komponen sistem (Components) Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan. batas sistem (boundary). Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem. pengolah (proses).

. Keluaran Sistem (Output) Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan. Masukan Sistem (Input) Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari lingkungan... Yang diterjemahkan oleh Winardi sebagai sekumpulan elemen diantara mana terdapat adanya hubungan-hubungan. h). Dari pengertian diatas dapat diuraikan bahwa suatu sistem terdiri dari sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang . g).. Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal) Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu dibuat atau ada. f). Adapun definisi sistem menurut Van de Poel dalam Winardi adalah: Een verzameling elemnten waartussen relaties bestan. elementen gericht op de verwezenlijking van bepaalde gemeenschappelijke doeleinden. Kerapkali dalam literatur dapat diketemukan kata-kata tambahan elemen-elemen mana ditunjukan ke arah pencapaian sasaran-sasaran umum tertentu. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.16 e).. Pengolah Sistem (Proses) Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output). Vaak treft men bovendien in de litteratuur nog de volgende toevoeging .

Sedangkan Shrode dan Voich dalam Lukman mengatakan bahwa “system is whole compounded of several parts.” yang dapat diartikan. Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem menunjuk pada dua hal. Senada dengan pendapat diatas maka Awad menyatakan bahwa system is an organized. Yang dapat diartikan.17 memiliki pencapaian sasaran yang telah ditentukan. Riggs dalam Winardi mengemukan pengertian sistem sebagai suatu kelompok yang terdiri dari beberapa komponen atau bagian yang saling berinteraksi dalam hubungan yang dinamis. alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu. relationship among unit or components”. suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian – bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh. suatu wujud benda (abstrak maupun konkrit.. yaitu pertama menunjukan suatu identitas. termasuk yang konseptual) yang memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya . funtioning.. Katzs dan Rosenzwig dalam Lukman mendefinisikan sistem sebagai suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir. Suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. sistem adalah hubungan yang berlangsung diantara satuansatuan atau komponen secara teratur. Contoh wujud (entitas) . Sejalan dengan pendapat di atas. Lukman mengartikan sistem sebagai wujud (entitas). sistem adalah suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian. kedua menunjukan suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode. Kemudian Johnson.

2001:8). dkk. Jakarata. Pengertian Program Flowcart Definisi program flowchart dalam buku Algoritma dan Teknik Pemrograman menyebutkan:“Program flowcart merupakan diagram alir yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan masalah”.sedangkan database yang dimaksud didalam Microsoft Access adalah kumpulan dari objekobjek yang menyimpan informasi untuk tujuan tertentu. 9. 2000:48).18 adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya’. http://library. (Tranining& Development PT. . Simbol-simbol standar yang digunakan pada program flowcart adalah sebagai berikut: a) Awal/Akhir Program Digunakan untuk mengawali dan mengakhiri suatu proses kegiatan.Exelcomindo Pratama adalah: kumpulan informasi yang memiliki tujuan tertentu. Pengertian Database Pengertian Database secara umum dalam Tranining& Development PT.pdf (2007:7) 8. Program flowchart merupakan diagram alir yang berupa simbol-simbol menggambarkan urutan logika untuk suatu prosedur pemecahan masalah. ( Budi Sutedjo.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2.ac.Exelcomindo Pratama.gunadarma.

c) Input Output Digunakan untuk input dan output baik secara manual maupun komputerisasi. e) Pengujian Digunakan untuk pengujian suatu kondisiyang sedang diproses. h) Konektor pada Halaman Lain Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam lembar halaman yang berbeda. . g) Konektor pada Satu Halaman Digunakan sebagai penghubung antara proses satu dengan proses lainnya yang ada dalam satu lembar halaman.19 b) Nilai Awal Digunakan untuk memberikan suatu nilai awal pada sebuah objek. d) Proses Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang dieksekusi secara komputerisasi. f) Keterangan Digunakan untuk memberikan suatu keterangan .

Simbol-simbol ERD adalah sebagai berikut: a) Entitas Merupakan individu/objek yang mewakili suatu yang nyata. 10. b) Relasi Yaitu hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas. (Bagus Kurniawan. 2002:35). Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) Bagus Kurniawan dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic mendefinisikan ERD sebagai berikut: Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data.20 i) Arah Digunakan untuk menggambarkan arus proses dari kegiatan satu ke kegiatan lain. disimpan dalam sistem secara abstrak atau suatu model yang mendiskripsikan hubungan antara penyimpanan data dalam bentuk diagram alir data dimana di alam pelaksanaan menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan struktur dengan hubungan atar data”. Jadi ERD dapat diartikan sebagai model jaringan dengan menggunakan susunan data dalam bentuk diagram alir data dan dalam pelaksanaannya menggunakan sejumlah notasi atau simbol untuk menggambarkan hubungan antar data. . yang membedakan/mendifinisikan secara utuh.

Berikut adalah konsep-konsep dari ERD: a) Satu ke Satu (One to One) Hubungan satu ke satu enity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan satu entity atau atribut yang lainnya. dengan pengertian satu dosen hanya mengajar satu mata kuliah dan satu mata kuliah diajarkan oleh satu dosen. membuat suatu relationship dan menyajikan informasi secara ideal. atribut dengan yang lainnya. 1 1 Gambar 2. .21 c) Atribut Yaitu suatu sifat karakteristik sebuah entitas dimana sistem bekerja dalam memelihara.1 Satu ke Satu Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke satu. d) Link Menghubungkan antara entitas.

22 b) Satu ke Banyak (One to Many) Hubungan satu ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya.2 Satu ke Banyak Contoh: Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah satu ke banyak. 1 M Gambar 2. c) Banyak ke Banyak (Many to Many) Hubungan banyak ke banyak entity atau atribut adalah jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya dan satu entity atau satu atribut dengan beberapa entity atau atribut yang lainnya.3 Banyak ke Banyak Contoh: . M M Gambar 2. dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan beberapa mata kuliah dapat diajarkan oleh satu dosen.

3) Tidak ada multivalued attribute. c) Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF) Ciri-cirinya: . 11. Supardi Yuniar (2002:80). Pengertian Normalisasi (Dekomposisi) Berikut pengertian normalisasi menurut Yuniar Supardi dalam bukunya Microsoft Visual Basic Dalam Praktek: “Normalisasi adalah teknik desain database dengan memecah atribut menjadi beberapa bagian kelompok/entity sehingga didapat tabel yang optimal/normal”. Tahap Normalisasi: a) Bentuk Tak Normal Ciri-cirinya: 1) Tidak harus mengikuti format tertentu. dengan pengertian satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah dan satu mata kuliah dapat diajarkan oleh beberapa dosen. 3) Disusun sesuai dengan kedatangannya. 2) Data dibentuk dalam satu record demi record dan bersifat atomic value.23 Hubungan antar entity dosen dengan entity mata kuliah adalah banyak ke banyak. b) Bentuk Normal pertama (First Normal Form/1NF) Ciri-cirinya: 1) Setiap data dibentuk dalam flat file (Flat datar/rata). 2) Data tidak lengkap dan terduplikasi.

Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows. a). Borland Delphi 6.24 1) Memenuhi criteria 1 NF. Bagian Utama Delphi 6. 2) Lebih kuat dari 3 NF.0 dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal.0 Borland delphi 6. d) Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/3NF) Ciri-cirinya: 1) Menenuhi criteria 2 NF 2) Tidak terdapat transitive depedency (kebergantungan transitif) e) Boyce Codd Normal Form (BCNF) Ciri-cirinya: 1) Relasi memenuhi criteria 1 NF. disana disediakan sebuah IDE (Integreted Development Environment).0 Delphi merupakan program aplikasi berbasi visual. 2) Atribut bukan kunci (non key) bergantung fungsi pada kunci utama (Fungtional Depedency). Perangkat Lunak yang Digunakan 1.0 merupakan bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MS-Windows. Seperti program MS-Visual Basic 6. borland delphi 6.0. 3) Setiap atribut harus bergantung fungsi . B. IDE .

menjalankan dan menguji sebuah aplikasi disajikan dan terhubung dengan baik sehingga memudahkan pengembangan program. Bagian utama delphi seperti dilayar pada gambar.0 adalah bahasa pemograman yang bekerja dalam lingkup MS-Windows. Seperti halnya MS-Visual Basic 6. Kelebihan Delphi 6. ComponentPalette. Kemampuannya dapat dipakai untuk merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis MS-Windows.0 Borland delphi 6. IDE terdiri dari Main window. ToolBar.0 b). Selain itu disediakan komponen-komponen yang memungkinkan kita membuat aplikasi seperti tampilan . Code Editor dan Code Exlorer. Gambar 3 Tampilan IDE Delphi 6. Form Designer.25 itu sendiri adalah sebuah lingkungan di mana semua tools yang diperlukan untuk desain.0 delphi sudah memanfaatkan kemampuan MS-windows secara optimal.

File utama project disimpan dalam file berakhiran . SyBASE. maka otomatis juga akan . Oracle dan lainnya. Khusus pemograman database. delphi memberikan sebuah form pada setiap project dan menampilkan sebuah form kosong pada saat memulai delphi. antara lain MS-Acces.pas. dan lain-lain. Form dapat dianggap sebagai sebuah Window. ODBC. ukuran. lokasi dan seterusnya. 2) Project Project adalah sekumpulan form. kontrol.dfm dan . Form dipakai untuk menempatkan komponen.0 menyediakan fasilitas objek dengan format database sendiri. yaitu file . unit dan beberapa hal lain. Selain itu pada saat merancang project .0 1) Form Inti dari setiap aplikasi adalah form.dpr.26 Windows. yaitu format database paradox dan dBase. delphi 6. project adalah program aplikasi itu sendiri. Singkatnya. c). dan diperkuat dengan bahasa pemograman object pascal yang terkenal. cukup tahu file itu saja. Defaultnya. Kita tidak perlu tahu mengenai isi file ini. delphi juga dapat menangani berbagai macam format database. file . informasi mengenai form disimpan didalam dua file.dfm berisi informasi mengenai tampilan form. Fasilitas dan Fungsi Operasi Delphi 6.

Manfaat unit dalam program antara lain: (a). yaitu sebagai berikut : (a). maka otomatis akan dibuat pula satu unit. satu program mempunyai satu atau lebih unit. Setiap kali dibuat satu form. File form (. File resource (.res) Untuk menyimpan ikon yang dipakai project 3) Unit Unit merupakan modul kode program. biasanya berhubungan langsung dengan form tetapi kadang kala unit hanya berupa prosedur atau fungsi tidak berhubungan dengan form. Membagi program yang besar dalam beberapa unit.dfm) Dipakai untuk menyimpan semua informasi mengenai form.27 dibuatkan oleh delphi sejumlah file yang diperlukan project tersebut. File project option (. (d). . sehingga kita bisa mengedit unit-unit tertentu.dfo) Untuk meyimpan semua setting option project.pas) File ini dipakai untuk menyimpan program (kode program). (b). (c). File unit (.

(c). Heading program. Setiap database yang dibuat MS . Pernyataan uses.28 (b). sebuah program secara umum mempunyai struktur sebagai berikut : (a). 4) Program Program dibangun dari satu atau lebih unit. yaitu bagian yang menunjukan nama program tersebut. (c). Microsoft Access Microsoft (MS) Access merupakan salah satu produk yang dikeluarkan oleh Microsoft yang dikemas dalam Microsoft Office 97. Unit dapat dikompilasi terpisah dari program aplikasi. Microsoft Access adalah produk yang bermanfaat untuk pengolahan database yang memiliki skala menengah kebawah. Blok deklarasi dan pernyataan yaitu bagian yang berisi deklarasi dan pernyataan program yang dilaksanakan pada saat program dilaksanakan. (b). bagian ini harus diakhiri dengan pernyataan end diikuti tanda titik. 2. dapat menggunakannya tanpa haru menulis kambali kode programnya. sehingga memudahkan sharing antar program. yang berisi daftar unit yang dipakai program. sehingga program aplikasi lain yang memerlukan unit serupa. Membuat library (daftar pustaka) berupa fungsi dan prosedur.

Database Access memiliki objek-objek sebagai berikut: a).29 Access akan tersimpan dalam file “*. Dimana jumlah maksimum user yang dapat mengaksessecara bersamaan adalah 225 user. c). Table terisi data/informasi yang sebenarnya. e). d). dan setiap database memiliki ukuran maksimum 1 gigabyte (GB). Macro Macro merupakan kumpulan perintah yang disusun untuk menjalankan operasi-operasi khusus. Report Report merupakan area windows yang disediakan untu mendesain output sehingga data table dapat ditampilkan diatas layar dan dalam bentuk hardcopy (dicetak diatas kertas). Table Table merupakan kumpulan dari record (row) yang terususun dari satu atau beberapa field (column). Database Access telah dirancang untuk pengunaan secara multiuser. b). Query Query merupakan definisi dari satu atau beberapa field yang berasal dari objek table. Form Form merupakan area windows yang disediakan untuk mendesain data input yang akan disimpan kedalam table.mdb”. .

atau windows NT. Prosedur Kearsipan Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak penciptaan sampai selesai. Spesifikasi Komputer Yang Digunakan Untuk dapat malakukan proses instalasi Borland Delphi 6. Sistem operasi Delphi dapat berjalan dengan sistem operasi pada windows 98. Langkah-langkah terebut disebut Prosedur Kearsipan. MHz D.0 ditentukan beberapa spesifikasi sistem antara lain: 1. Prosesor Kecepatan prosesor yang diperlukan untuk instalasi minimal 350 atau lebih.30 f). Module Module merupakan kumpulan perintah berupa bahasa pemrograman (VBA). Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan Prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi . 2. Harddisk Harddisk yang dibutuhkan untuk instalasi minimal sebesar 500 MB dengan RAM 64 MB atau lebih 3. C.

Dan Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat. menyortir. pencatatan. pendistribusian. . dan pengiriman. dan pengolahan. mengindeks. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama yaitu meliputi kegiatan pemeriksaan.31 pencatatan. mengkode. dan meletakan.

Lippo Cikarang. Tbk. Blok A7-4A. jumlah karyawan lebih dari 450 orang. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). yang didirikan pada tanggal 09 Juli 1992 diatas tanah seluas ±1625 m². Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi.32 BAB III TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN A. dan mempunyai 2 cabang di Medan dan Surabaya B. sampai dengan sekarang jumlah konsumen lebih dari 115. Perusahaan ini bertujuan untuk melayani kebutuhan perusahaan di dalam group maupun industri.  Awal pendirian PT Multifiling Mitra Indonesia jumlah karyawan 15 orang dan baru mempunyai 5 konsumen dengan 1000 bok. jl Alkasia II. Bekasi. PT Multifiling Mitra Indonesia beralamat di Delta Silicon Industrial Park. Sejarah Singkat Perusahaan PT Multifiling Mitra Indonesia merupakan perusahaan patungan antara perusahaan PT Multipolar Corporation dengan PT Lippo Karawaci. PT Multifiling Mitra Indonesia memulai layanan manajemen arsip pada bulan Januari 1993 dan mengalami pertumbuhan yang sangat pesat sepanjang tahun. Selain daripada itu struktur .

dalam arti dapat mendorong kerjasama pada setiap orang yang mempunyai kesenangan untuk melakukan suatu kerja dan bergerak kearah tujuan yang diinginkan. Struktur organisasi yang dimiliki oleh PT. Struktur organisasi yang baik dapat menimbulkan suasana yang baik pula. dan tersusun dari sejumlah subsistem yang saling berhubungan dan ketergantungan. saluran perintah dan penyampaian laporan. Multifiling Mitra Indonesia dibawah ini. Pada hakekatnya struktur organisasi perusahaan merupakan suatu kegiatan yang sudah diorganisasikan.33 organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan. harus dikoordinasikan. Untuk lebih jelas mengenai struktur organisasi PT. sehingga timbul suatu kerjasama atas dasar pembagian tugas dan wewenang yang mempunyai tujuan tertentu sebagaimana hendak dicapai dan telah ditetapkan sebelumnya. Multifiling Mitra Indonesia adalah berbentuk organisasi garis (line orgazation) Setiap bagian bertanggung jawab secara langsung atau hirarki (tingkatan) kepada garis komando atasan untuk tercapainya tujuan. Sementra itu. dapat dilihat pada diagram .

Tugas Dan Tanggung Jawab PT.34 Struktur Organisasi PT. Multifiling Mitra Indonesia PRESIDEN DIREKTUR MANAGER IMG MANAGER WAREHOUSE MANAGER SDM MANAGER KEUANGAN MANAGER IT SUPERVISOR E-DOC SUPERVISOR PEMBENAHAN SUPERVISOR KEUANGAN SUPERVISOR IT SUPERVISOR EDC SUPERVISOR RMS SUPERVISOR CDMO STAFF IMG STAFF WAREHOUSE STAFF KEUANGAN STAFF IT C. yaitu sebagai berikut: 1. Multifiling Mitra Indonesia dalam struktur organisasinya mempunyai tugas dan tanggung jawab pada masing-masing tingkatan. Presiden Direktur Yaitu: sebagai penanggung jawab tertinggi manajemen yang mempunyai tugas sebagai berikut: .

f).35 a). c). Mensahkan surat kontrak dasar dengan pelanggan. Manager Keuangan a). pemasok dan sub kontraktor. Memeriksa atau memprifikasi surat pesanan (PO). d). Memastikan dilaksanakannya tinjauan manajemen. mengembangkan system komputerisasi perangkat lunak. Merencanakan. Melaksanakan administrasi keuangan laporan pajak. Menunjuk wakil manajemen. b). c). Mengkoordinasikan pelaksanaan inventori. serta audit akunting. b). 3. e). Manager IT a) Bertangung jawab pengelolahan managemen yang terkomputerisasi. pengkajian biaya material. . Menetapkan dan mensahkan struktur organisasi serta memperbaruhi sesuai dengan kondisi dan perkembangan perusahaan. mempersiapkan. 2. e). dan memastikan pelaksanaan serta perawatannya. Menetapkan sistem pengandalian anggaran keuangan. Mensahkan kebijakan manajemen. d). Mengendalikan aset perusahaan secara umum.

Mengendalikan organisasi d). a. Mengembangkan organisasi e). mengatur. mengendalikan dan mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Mengatasi berbagai masalah yang terjadi di dalam organisasi . Mengatur organisasi c). Tugas-tugas seorang manajer adalah : a). Memimpin organisasi b). b) Menyiapkan data yang diperlukan oleh administrasi upah/ gaji karyawan dan mengerjakan arsip kepegawaian. pengetahuan. latihan dan pengembangan 4. c) Megatur dan menyelesaikan mengenai hak perburuan serta pengangkatan dan pemberhentian pegawai pengerahan tonnage kerja. Manager Sumber Daya Manusia/Personalia a) Malakukan kebijakan mengenai personalia dan kebijakanyan mengenahi personalia dan prosedurnya. mengelola. dan keterampilannya diakui oleh organisasi untuk memimpin.36 b) Menyiapkan sistem komputerisasi yang bisa menunjang kelancaran operasional. Manager Warehouse dan Imaging Manajer Warehouse dan Imaging adalah seorang yang karena pengalaman.

Bertanggung jawab terhadap program pemasukan data. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan l). b). g). Mengawasi/mengendalikan kegiatan organisasi k). Manual yang terpisah menjelaskan secara menyeluruh mengenai tanggung jawab dan proses yang berhubungan dengan tugas ini. koordinasi dan monitor terhadap aktifitas pengumpulan data. Menjalin kerja sama dengan pihak-pihak di luar organisasi h). 6. akan dikeluarkan kemudian. Peninjauan luas terhadap pengawasan lapangan. Menumbuhkan kepercayaan i).37 f). Supervisior Sebagai pemimpin lapangan dan perwakilan dari unit manajemen. Momonitor dan evaluasi karyawan bawah dan membuat laporan kepada pihak management. supervisor mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a). Menggali dan mengembangkan potensi sumber daya 5. c). Meningkatkan rasa tanggung jawab j). Menciptakan kerja sama di dalam organisasi. Staff Warehouse Tugas dan tanggung jawab staff sebagai berikut: .

dengan persetujuan bersama MMI melakukan pembenahan dan perngurutan arsip. b). kemudian arsip di masukan ke dalam bok yang sekaligus dilakukan pengregistrasian arsip secara manual untuk setiap boxnya. data regristrasi arsip tersebut diinput kedalam Aplikasi Record Managemen Service (RMS) sesuai dengan keterangan yang tertulis pada registrasi arsip dan dibuatkan lokasi penyimpanannya. Analisa Sistem 1. D. Membuat laporan kerja dan dapat dipertanggung jawabkan kepada atasanya. Melaksanakan perintah-perintah atasan dan bertanggung jawab atas apa yang dia kerjakan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Bok arsip yang telah memiliki nomor lokasi langsung disimpan ke dalam rak sesuai nomor lokasi yang telak ditentukan.38 a). Presedur Sistem Berjalan a). Cara pengisian Registrasi Arsip : 1) Registration Arsip (RA) dibuat rangkap 3 (tiga) . Prosedur Penyimpanan Perusahaan Federal International Finance (FIF) menyimpan arsip di Multifiling Mitra Indonesia (MMI).

Lbr. b). 3 dari RA ditempelkan pada sisi box arsip Dalam satu box di isi arsip yang mempunyai masa retensi yang berdekatan. dengan pedoman regristrasi arsip petugas MMI dapat melihat dimana arsip itu disimpan pada box berapa dan lokasi dimana. dengan pedoman pada regristrasi arsip (RA) yang sudah di input di program aplikasi RMS. . 2 dikumpulkan dalam odner tersendiri untuk diberikan kepada MMI sebagai dasar pendataan ke Aplikasi RMS. Lbr. Prosedur Peminjaman Petugas kantor cabang fif telpon/fax ke MMI untuk permohonan peminjaman file kontrak yang ada di MMI.39 2) RA di isi oleh petugas internal atau eksternal FIF yang telah ditunjuk oleh pimpinan cabang masing-masing 3) Setelah RA di isi petugas kantor cabang FIF. 1 disimpan oleh cabang FIF dalam odner tersendiri. petugas MMI akan mencarikan file kontrak tersebut dari box dimana file kontrak tersebut disimpan. lbr.

Login 1 START 2 Input User Name Ketik password Ketik User Name Y OK Input Status T Y Cancel Pilih Status T Y 1 Close T END 2 Semua Text Box Kosong 3 Input password . Flow Chart Program Aplikasi 1.40 E.

Menu Utama 3 A 1.1 Y 3.41 2. File Master Search Transaction About 1.Transaction 3.Master Y 3. 5.Search T Y 4. 2.About Tampil Sekilas Tentang Program 3.3 T Y T 5.File T 2. 4.2 T T 3.5 A .Transaction T 6. 3.4 Y 3.

Exit T Y 3.Log Out T 4.New User T 2. Menu File 3.1b Y 3. 4.Change Password T 3.1 1. 3. New User Change Password Log Out Exit 1.1a Y 3.42 3.1c Y END . 2.

43 a. Menu New User 3.1a A Y Add T Cancel T T Close Y 3 Y Semua Text Box Kosong Save T Data User Ada T Isi Data User Y Y Cek Data User Input Data User Y A Tampilan Data User Update Data User Hapus Data User Y Delete A T Update Y .

Change Password 3.1b A InputPassword Lama Password Sama T Y Cencel T T Close Y 3 Y KetikPassword Baru Ketik Ulang Password Baru Y Save T A Simpan .44 b.

1c 1 Input User Name Input password Ketik User Name Ketik password Input Status OK Pilih Status T Y Cancel 1 T Y Close T END 3.45 c.1c Semua Text Box Kosong Y 3 . Log Out 3.

New Location 1. Menu Master 3. New Arsip 3. New File Customer T Y 3.2c . New Customer T 2.2b Y 3. New Customer 2. New Location T 3 3.2 1.2a Y 3.46 4.

47 a.2a A Y Add T Cancel T T Close Y 3 Y Sudah Ada T Input Field Customer Save T Semua Text Box Kosong 1 Tampil Data Customer Y Edit T Delete T A Y Hapus Data Customer A T Simpan Data Ubah Field Customer Update Y A Simpan Data Y Input Data Customer Y 1 . New Customer 3.

2b A Y Add T Edit Y T Cancel T T Close Y 3 A Update T Y Simpan Data Tampil Arsip Customer Y Y Input Kriteria Input Arsip Customer T Save . New Arsip 3.48 b.

49 c. New Location 3.2c A Add T Edit T Y Cancel T T Close Y 3 A Update T Y Simpan Data Y Input Location Save Y T Y Input New Location .

Find Arsip T 2. Find Customer 1.3b Y 3. Find Customer T 3 Y 3.3a Y 3.3 1. Find Arsip 2.50 5.3c . Search 3. Find Location 3. Find Location T 3.

3a A Input Arsip Customer Y T Refresh T T Close Y 3 A Y Semua Text Box Kosong find Tampil Semua komponen File . Find Arsip 3.51 a.

3b A Input Location Customer Y T Refresh T T Close Y 3 A Y Semua Text Box Kosong find Tampil Semua komponen . Find Location 3.52 b.

53 c.3c A Input Customer Y T Refresh T T Close Y 3 A Y Semua Text Box Kosong find Tampil Semua komponen . Find Customer 3.

54 6. Transaction 3. Retrieval T 2.4b Y 3. Retrieval 2.4c .4a Y 3.4 1. Return T Y 3. Report T 3 3. Return 1.

Retrieval 3.55 a.4a T T Add Y Input Data Y Status In Close Y 3 T Tampil Data Status File Input Data Y Save T Semua Text Box Kosong Y Cancel T T Print Y Print .

56 b. Return 3.4b T T Add Y Input Data Y Status In Close Y 3 T Tampil Data Status File Input Data Y Save Semua Text Box Kosong Cancel .

Report 3.57 7.5 Pilih kriteria Berdasarkan No Transaksi T T Berdasarkan No Kontrak Y T Preview Berdasarkan Tanggal Cetak T Y Berdasarkan Cabang T 3 Laporan .

58 F. Entity Relationship Diagram (ERD) Cab_Konsumen I Memp unyai I I Memp unyai M • • • • • • • • Arsip Tgl_RegArsip No_Kons M No_MMI No_Arsip Periode Status Memp Keterangan unyai Terakir_Perbaruan • • • • • • • • No_Kons Id_Kons Tgl_RegKons Cab_Kons Pic Alamat_Perusahan No_Telp No_Fax Memp unyai M M I Konsumen • • • Id_Kons Tgl_RegKons Nm_Kons Memb uat M Transaksi • • • • • • • • • • • No_Trans Tgl_Trans No_Kons Cab_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan PIC Nama Pemakai Lokasi • • No_MMI No_Loc I User • • • • Nama Pemakai Status Password Departement . Analisa Basis Data 1.

Bentuk Tidak Normal (Un Normal Form) • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Id_Kons Tgl_RegKons Nm_Kons No_Kons Id_Kons Tgl_RegKons Cab_Kons Pic Alamat_Perusahan No_Telp No_Fax Tgl_RegArsip No_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan Terakir_Perbaruan Jangka Penyimpanan No_Trans Tgl_Trans No_Kons Cab_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan PIC No_MMI No_Loc Nama Status Password Departement Tabel 1 Bentuk Tidak Normal ( Un Normalisasi ) .59 2. Normalisasi a.

60 b. Bentuk Normal Kedua ( Second Normal Form / 2NF ) Tabel Cab_Konsumen • • • • • • • No_Kons * Id_Kons Tgl_RegKons Cab_Kons Pic Alamat_Perusahan No_Telp No_Fax Tabel Komsumen • • • Id_Kons * Tgl_RegKons Nm_Kons Tabel Lokasi • • No_MMI * No_Loc • . Bentuk Normal Pertama ( First Normal Form / 1NF ) • • • • Tgl_RegKons Id_Kons * Nm_Perusahaan Cab_Kons • • • • • • • • • • • • • • • • Alamat_Perusahan No_Telp No_Fax PIC Tgl_RegArsip No_Kons * No_Arsip Periode Status Keterangan No_MMI * No_Loc Tgl_Trans No_Trans * Nama Pemakai* Status Tabel 1 Bentuk Normal Pertama ( First Normal Form / 1NF) c.

Bentuk Normal Ketiga ( Third Normal Form / 3NF ) Tabel Komsumen • • • Id_Kons * Tgl_RegKons Nm_Kons • • • • • • • Tabel Cab_Konsumen No_Kons * Id_Kons Tgl_RegKons Cab_Kons Pic Alamat_Perusahan No_Telp No_Fax Tabel Transaksi • • • • • • • • • • • No_Trans Tgl_Trans No_Kons Cab_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan PIC Nama Pemakai • Tabel Arsip • • • • • • • • • Tgl_RegArsip No_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan Terakir_Perbaruan Jangka Penyimpanan Tabel User • • • • Nama Pemakai* Status Password Departement Tabel Lokasi • • No_MMI * No_Loc .61 Tabel Arsip • • • • • • • • • Tgl_RegArsip No_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan Terakir_Perbaruan Jangka Penyimpanan • • • • • • • • • • • Tabel Transaksi No_Trans Tgl_Trans No_Kons Cab_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan PIC Nama Pemakai d.

Tabel Konsumen Nama Tabel Media Fungsi Panjang Record Primery key Field Name Id_Kons Tgl_RegKons Nm_Kons : Tabel Konsumen : Hardisk : Untuk menyimpan data-data Konsumen : 43 : Id_Kons Data Type Text Date Text Field Size 3 10 30 Description Id Konsumen Tanggal Regristrasi Konsumen : Tabel Password : Hardisk : Untuk menyimpan data User : 45 : Nm_User Data Type Text Text Text Text Field Size 20 10 15 20 Description Nama User Jenis Log In Password Departement 3. Spesifikasi File 1. Tabel User Nama Tabel Media Fungsi Panjang Record Primery key Field Name Nm_User Status Password Departement 2.62 G. Tabel Cabang Konsumen Nama Tabe : Tabel Cab_Konsumen .

63 Media Fungsi Panjang Record Primey Key Field Name No_Kons Id_Kons Tgl_RegKons Cab_Kons PIC : Hardisk : Untuk Membedakan Antar Cabang : 145 : No_Kons Data Type Text Text Date Text Text Field Size 8 3 10 30 20 Description Kode Cabang Id Konsumen Tanggal Regristrasi Nama Cabang Komsumen Orang yang bertanggung jawab di konsumen Alamat_Perusahaan No_Telp No_Fax Text Number Number 50 12 12 Alamat Cabang Lengkap Nomer Telp Nomer Fax 4. Tabel Arsip Nama Tabel Media Fungsi Panjang Record Primery key Field Name : Tabel Arsip : Hardisk : Untuk menyimpan arsip customer : 82 :Data Type Tgl_RegArsip Date Field Size 8 Tanggal Pertamakali arsip datang ke MMI No_Kons Text 8 Kode Cabang Descreption .

Tabel Transaksi Nama Tabel Media Fungsi Panjang Record Primery key Field Name : Tabel Transaksi : Hardisk : Untuk menyimpan data-data transaksi : 100 :Data Type No_Trans Tgl_Trans No_Kons Cab_Kons No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan PIC Number Date Text Text Text Number Number Text Text Text Field Size 8 10 8 30 14 13 4 5 20 20 Nomer Transaksi Tanggal Transaksi Kode Cabang Nama Cabang Komsumen Nomer MMI Nomer Kontrak Tahun Status File Keterangan Orang yang bertanggung jawab di konsumen Nm_User Text 20 Nama Pemakai Descreption Date 8 Lama Penyimpanan .64 No_MMI No_Arsip Periode Status Keterangan Terakir_Perbaruan Text Number Number Text Text Date 14 13 4 5 20 10 Nomer MMI Nomer Kontrak Tahun Status File Keterangan Tanggal setiap ada perbaruan Jangka Penyimpanan 5.

65 6. Tabel Location Nama Tabel Media Fungsi Panjang Record Primery key Field Name No_MMI No_Loc : Tabel Location : Hardisk : Untuk menyimpan data-data lokasi : 23 : No_MMI Data Type Text Text Field Size 14 9 Descreption Nomer MMI Nomer Lokasi Table Data Base Arsip Tgl_RegArsip 9/21/2007 9/21/2007 9/21/2007 9/21/2007 9/21/2007 No_Kons 191-0103 191-0103 191-0103 191-0103 191-0103 No_MMI 191-0103-00305 191-0103-00305 191-0103-00305 191-0103-00305 191-0103-00305 No_Arsip 10514 10515 10516 10517 10518 Periode 2005 2005 2005 2005 2005 Status In In In In IN Keterangan Terakir_Perbaruan 10/7/2022 10/7/2022 10/7/2022 10/7/2022 10/22/2007 Table Data Base Lokasi No_MMI 191-0101-00001 191-0101-00002 191-0101-00003 191-0101-00004 191-0101-00005 No_Lok C039-0821 C039-0822 C039-0823 C039-0824 C039-0825 .

BAB IV PEMBAHASAN MASALAH A. Struktur Program HIPO (Hierarchical Input Proses Output) LOG IN Menu Utama Program Aplikasi Pengolahan Kearsipan Master Edit Search Transaction New File Customer New Location New Customer Edit Customer Edit File Customer Update Delete Cancel Close Find File Find Location Find Customer Retrieval Return Update Cancel Close Save Cancel Close File Report New User Change Password Log Out Save Update Cancel Close About Info 66 .

67 B. Rancangan Masukan (Input) a) Input User Name PT MULTIFILING MITRA INDONESIA User Name Departement Status Password Add Save Edit Update Cancel Close Logo MMI b) Input Customer Tgl_RegCust Kd_Perusahaan Kd_Cabang Nm_Perusahaan Nm_Cabang Alamat / / Telp Fax PIC Add Cancel Close . Rancangan Masukan (Input) dan Keluaran (Output) 1.

68 c) Input Arsip Customer Identitas Customer Kd_Cabang No_MMI Rincian Cuatomer Nm_Perusahaan Nm_Cabang Tgl_RegCust / / Alamat Nomer Kontrak No Awal No Akir Add Periode Status Keterangan Cancel Close Time d) Input Lokasi Input Lokasi No_MMI No_MMI No_Lokasi No_Lokasi Add Save Edit Update Cancel Close Time .

Blok A7 .Bekasi 17550 No_MMI No_Kontrak Periode Keterangan User Delivery PIC .69 2. Rancangan Keluaran ( Output ) a) Output Retrieval RETRIEVAL TRANSACTION No_Trans : Kd_Cabang : Nm_Cabang: PT MULTIFILING MITRA INDONESIA Delta Silicon Industrial Park Alkasia II.A4 Lippo Cikarang .

70 b) Output Report PT MULTIFILING MITRA INDONESIA Delta Silicon Industrial Park Alkasia II.A4 Lippo Cikarang . Blok A7 .Bekasi 17550 RETRIEVAL TRANSACTION No_MMI No_Kontrak Periode Keterangan User Delivery PIC .

71 C. Menu Utama . Log In 2. Rancangan Tampilan Sistem 1.

New User 2).72 a). File 1). Change Password .

73 3). Log Out b). Master 1). New Customer .

74 2). New Arsip Customer 3). New Location .

75 c). Edit Arsip Customer . Edit 1). Edit Customer 2).

Search 1).76 d). Find Location . Find Arsip Customer 2).

Find Customer .77 3).

Retrieval .78 e). Transaction 1).

Return .79 2).

80 f). Info PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA INDONESIA CIKARANG DENGAN DELPHI 6.0 DISUSUN OLEH BOWO WISNUGRAOHO STMIK PRANATA INDONESIA . Abaut 1). Report g).

81 D. Listing Program ( Terlampir ) .

Sistem pengolahan kearsipan yang dipakai MMI khususnya bagian RMS sudah cukup baik tetapi untuk spesifikasi penyimpanan arsip khususnya konsumen PT Ferdaral International Finance (FIF) kurang detail sehingga perlu membutuhkan beberapa langkah untuk sekali peminjaman satu arsip 2. maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1.BAB V PENUTUP A. Memakan waktu lama untuk mengetahui jumlah arsip yang keluar masuk. detail dari arsip berupa keterangan sehingga ketika ada permintaan harus melalui beberapa proses yang cukup lama 3. ini dikarenakan tidak adanya keterangan yang menjelaskan keberadaan arsip(status) 4. Masih banyak kekurangan karena pada waktu melakukan transaksi yang tercatat pada sistem berupa bok. Kesimpulan Berdasarkan Pengamatan. karena penyimpanan berupa bok 83 . pembahasan dan pelaksanaan masalah yang penulis lakukan pada PT Multifiling Mitra Indonesia (MMI). Terjadi banyak kesulitan karena pada saat konsumen menanyakan status arsipnya pihak MMI lambat dalam memberi informasinya.

hal ini di karenakan pengindekannya perarsip . Ketika ingin mengetahui berapa banyak arsip yang keluar dapat dengan cepat di informasikan. Sebaiknya dibuat sistem pengolahan arsip yang bisa mencari arsip dengan cepat dan ada laporan disetiap transaksi. 2. sistem pengolahan arsip yang diusulkan penulis sudah detail sehingga dalam pencarian arsip cukup dengan beberapa langkah arsip sudah dapat di ketahui dimana arsip tersebut di letakan 3. program aplikasi pengolahan arsip yang penulis usulkan bisa mengetahui tantang keberadaan arsip (status) 4. Saran – saran Penulis memberikan masukan maupun saran – saran sebagai berikut : 1.84 B. disini penulis mengenalkan program Aplikasi Pengolahan Kearsipan dengan mengunankan Delphi.

0 SKRIPSI Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Strata Satu (S1) Tahun Akademik 2007/2008 Disusun Oleh : Nama Nim Jurusan : BOWO WISNUGROHO : 43A97006034093 : TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER PRANATA INDONESIA BEKASI – 2007 .PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA INDONESIA CIKARANG DENGAN DELPHI 6.

.................30 viii ................................................................................................ Sistematika Penulisan.................30 D.................................................... Ruang Lingkup Permasalahan.................................... Fungsi Penelitian............................................................ Latar Belakang Masalah.......5 D...............24 C...........................................................v KATA PENGANTAR............................vi DAFTAR ISI............ Spesifikasi Komputer yang Digunakan.. Maksud dan Tujuan Penulisan Skripsi.............. Perangkat Lunak yang Digunakan........6 E..................................................9 B................................................................................................ Metode Penelitian.......................1 B...............................................................................DAFTAR ISI HALAMAN ABSTRAKSI.............iii LEMBAR PERSETUJUAN PENGUJIAN.....................................................................4 C..............................................................................................................i LEMBAR PERSETUJUAN.....................................................................6 F.............................................................. iv MOTTO DAN PERSEMBAHAN....................viii BAB I PENDAHULUAN A........ Prosedur Kearsipan............................................................................................................... Pengertian-Pengertian........7 BAB II LANDASAN TEORI A...........

...........................83 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN RIWAYAT HIDUP ix .................58 G......................................................................... Spesifikasi File.................................. Saran-Saran.............BAB III TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN A. Analisa Sistem.........................................82 B.....34 D.............32 B...................66 B.................... Sejarah Singkat Perusahan.........................71 D.................................32 C..... Listing Program.................................................... Struktur Program HIPO......... Rancangan Masukan (Input) dan Rancangan Keluaran (Output).........38 E..................................................................... Struktur Organisasi Perusahaan....................................................................................................... Analisa Basis Data. Wewenang Dan Tanggung Jawab. Rancangan Tampilan Sistem.................. Flow Chart Program Aplikasi...........................................................40 F........................................62 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH A..67 C...............81 BAB V PENUTUP A......................... ............................................................................ Kesimpulan.......................................

Penerbit Liberty Yogyakarta. dkk.com .Informatika Bandung. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuanpokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32. Pengenalan Komputer.2964) http://tonggo. Penerbit Datacom Lintas Buana. Bandung. 2002 Martono. Munir. Yogyakarta. Jakarta. Pt elex Media Komputindo. Pustaka Sinar Harapan. 1984 Teddy Macus. Tip Dan Trik Pemrograman Delphi. Supardi Yuniar. Microsoft Access 97 Fundamental-Desain Database. Zulkifli. Pustaka Sinar Harapan. Penerbit Andi Offset. Bandung. dkk. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta. Boedi . Penerbit CV Informatika. Pt Gramedia Pustak Utama. Manajemen Kearsipan. Elex Media Komputindo. Yogyakarta. Microsoft Visual Basic dalam Praktek. 2005 Training & Development. Dasar-Dasar Kearsipan.. N. Algoritma dan Pemrograman. Membuat Aplikasi DataBase Dengan Delphi. Semarang. 2003 Sularso. 1989. Jakarta. 1999 Jogiyanto. 1999 Nugroho. 1997 ……………….1993 Sutedjo Budi dan Michael A.wordpress. Andi Offset. Widodo. Penerbit Andi Offset. Yogyakarta. Rinaldi. Jakarta. 2001.DAFTAR PUSTAKA Amsyah. Jakarta. Arsip Korespondensi. Pt Exelcomindo Pratama. 1999 Jogiyanto. 1999 Kurniawan Bagus. Magelang.Tambahan Lembaran Negara No. Pemrograman Delphi Dengan AdoExpress. Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic. Jakarta. Algoritma dan Teknik Pemrograman. 2002.

id www.ac.ilmukomputer.pdf http://library.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2.gunadarma.pdf http://www.ac.www.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2.pdf http://library.gunadarma.ac.usd.id http://library.gunadarma.id/files/disk1/2/jbptgunadarma-gdl-s1-2004basukirach-93-bab2.pnri.com .go.ac.

2. 1992-1995. SD Negeri 1 Nangsri. PT Multifiling Mitra Indonesia Cikarang. Pengalaman Kerja 1. Berijazah 3. Data Pribadi Nama Lengkap Tempat. Berijazah 4. Bersertifikat 2. Ceper. STMIK Pranata Indonesia. 2003-2005. STM TC Manisrenggo. Riwayat Pendidikan 1. 3. 1999. 2001. Smile (Kursus Bhs Inggris). : 021-91468902 Bekasi. Lain-Lain 1. Lahir Jenis Kelamin Agama Alamat Telpon B. 2003-2007. 1986-1992. Sampai saat ini D. PT Saint Gobaint Winter Diamas Bekasi. 1999-2000. Bekasi. PT Baja Kurnia beralamat di Batu. Dewi Sartika. 10 Juli 1980 : Laki-laki : Islam : Jl. SMP Negeri 2 Manisrenggo. Berijazah C. Jawa Tengah. BLK (Balai Latihan Kerja). Tdk Bersertifikat : BOWO WISNUGROHO : Klaten. 23 Oktober 2007 Penulis . YotaBakti (Kursus Pelayaran).DAFTAR RIWAYAT HIDUP A. 1995-1998. Tgl. 2001. Bersertifikat 3. Berijazah 2.

pengelolahan arsip di PT Multifiling Mitra Indonesia khususnya bagian RMS sudah cukup baik namun masih ada celah-celah yang masih perlu di perbaiki. namun masih banyak kekurangan di sana-sini. Penulis menyadari meskipun telah berusaha menyelesaikan Skripsi ini dengan sebaik-baiknya. Tujuan penyusunan Skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program Strata Satu ( S1 ) jurusan Teknik Informatika pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Pranata Indonesia. Hal ini disebabkan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penulis.Cikarang Dengan Delphi 6. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Skripsi ini. yaitu: vi . Skripsi ini menyajikan solusi-solusi pengelolahan arsip yang terkomputerisasi secara efektif.0. cepat dan akurat. sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi yang berjudul Program Aplikasi Aplikasi Kearsipan pada PT Multifiling Mitra Indonesia. maka dari itu dengan penyajian skripsi ini bisa membantu kekurangan-kekurangan dari sistem yang di gunakan saat ini.KATA PENGANTAR Segala puji bagi Allah yang telah melimpahkan rahmat dan karuniaNya.

selaku pembimbing II 6. selaku pembimbing I 5. Semua dosen pengajar STMIK Pranata Indonesia yang telah memberi pendidikan dan masukan ilmu. 2. 4. Kedua orang tua yang selalu memberi doa dan dukungan kepada penulis. Penulis juga berharap semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca. 3. Bagyo Handoko. Bapak Ir. Penulis juga mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi penyempurnaan Skripsi ini. Pihak management PT Mulitifiling Mitra Indonesia yang telah memberi ijin kepada penulis untuk menerapkan ilmu di Perusahaan PT Multifiling Mitra Indonesia 8. Riana Wulandari yang selalu menemani dan memberi motivasi 11. Bapak Drs. Teman-teman yang selalu memberikan motivasi kepada penulis.Wahyono.M. Yusrodi selaku ketua Yayasan Manajemen Informatika Indonesia. MMSI. Bapak Drs. Bekasi.1. Bapak Drs.S. Khaerudin Selaku ketua jurusan Teknik Informatika. Joko Prasojo. STMIK Pranata Indonesia.M selaku ketua STMIK Pranata Indonesia. 9. terutama untuk mahasiswa STMIK Pranata Indonesia. 14 Oktober 2007 Penulis vii . Bapak beserta Ibu Sjafruddin yang selalu memberi dukungan 10. 7. Ir.

Enabled:=True.D.Text:=''.Enabled:=False.Enabled:=False. EPerson.Text:=''.Open. AdoTblNewCustomer['fax 2']:=Efax2. Ealamat2. Bsave. Ekdcab.Text:=''.Text:=''. AdoTblNewCustomer['Cab_Kons']:=Ecusar.BsaveClick(Sender: TObject). AdoTblNewCustomer.Text:=''. Ecusar. Listing Program 1.Text. Bsave. Ekdcab.Show. AdoTblNewCustomer['telp 1']:=Ephone1. AdoTblNewCustomer['PIc']:=EPerson.Text. .Text. Ephone1. Ealamat1. Ealamat1.Post.Visible:=False. begin AdoTblNewCustomer.Enabled:=False. Ephone2.Text:=''. Ecusar.SetFocus.Text:=''. AdoTblNewCustomer['Alamat3']:=Ealamat3.Enabled:=False. Badd.Text. AdoTblNewCustomer.Text.Text.Text. AdoTblNewCustomer['No_Kons']:=Ekdcab.Text:=''. AdoTblNewCustomer['Alamat2']:=Ealamat2. Listing program untuk cabang customer baru procedure TNewCustomer.Enabled:=False. Ealamat3.Enabled:=False. Badd.Text:=''. Ealamat2. Etglreg.Enabled:=False.Text:=''. AdoTblNewCustomer['fax 1']:=Efax1.Text:=''. Etglreg.Enabled:=False.Append. AdoTblNewCustomer['Alamat1']:=Ealamat1.Text. ECusname. Efax2.Text. Efax1. Ecomnum. TabSheet1. ECusname.Text.Visible:=True. Ecomnum. AdoTblNewCustomer['Id_Kons']:=Ecomnum. AdoTblNewCustomer['tgl_RegKons']:=Etglreg.Text.Text.Text:=''. AdoTblNewCustomer['telp 2']:=Ephone1. Badd.Text:=''.

Text:=ADOQuery1['telp 1']. if Sender=Etglreg then Ecomnum. Ealamat3.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons']. Efax1.Close. Efax2.Text:=ADOQuery1['Alamat1'].Text:=ADOQuery1['Alamat2'].Enabled:=False. Ecomnum. ADOQuery1. Ephone2. EPerson.Enabled:=False.BcloseClick(Sender: TObject). procedure TNewCustomer. end. EPerson.First. Badd. Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']. Efax1. end.BpriorClick(Sender: TObject). Ephone2.Text:=ADOQuery1['telp 2'].Open. begin ADOQuery1.Enabled:=False.Text:=ADOQuery1['No_Kons'].Ealamat3. Ephone1.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons']. Ekdcab.Enabled:=False. Ecusar.EtglregKeyPress(Sender: TObject. begin if key=#13 then begin Ecomnum.SetFocus. .Open.Enabled:=True.Enabled:=False. begin ADOQuery1. procedure TNewCustomer. end.Text:=ADOQuery1['Pic']. end. Etglreg. ECusname. Ephone1. procedure TNewCustomer. Ealamat1.Text:=ADOQuery1['Alamat3'].Enabled:=False. procedure TNewCustomer.BfirstClick(Sender: TObject).SetFocus. end.Text:=ADOQuery1['fax 1']. Efax2. begin NewCustomer.Text:=ADOQuery1['fax 2'].Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']. var Key: Char).

ECusname. Ealamat1.Text:=ADOQuery1['telp 1'].Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']. Ecomnum. Ealamat1. begin ADOQuery1. Efax1.Last. ECusname.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons'].Text:=ADOQuery1['No_Kons']. Ealamat1. procedure TNewCustomer. Ealamat2. Ealamat3. Ephone2.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']. Efax1.Text:=ADOQuery1['Alamat1']. Ecusar.Text:=ADOQuery1['Alamat1']. Ekdcab.Text:=ADOQuery1['Alamat2'].Text:=ADOQuery1['Pic'].Prior.Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']. Ealamat2.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons'].Text:=ADOQuery1['telp 1']. Etglreg.Text:=ADOQuery1['No_Kons']. Etglreg.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons'].Text:=ADOQuery1['fax 2']. Ephone1.Text:=ADOQuery1['No_Kons'].Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']. Ealamat3.Text:=ADOQuery1['telp 2'].Text:=ADOQuery1['Nm_Kons'].Text:=ADOQuery1['Alamat2']. Ephone1.Text:=ADOQuery1['telp 2']. .Text:=ADOQuery1['fax 1'].Text:=ADOQuery1['Id_Kons']. Ephone2. Ecusar. Etglreg.Text:=ADOQuery1['Alamat3']. procedure TNewCustomer. EPerson. begin ADOQuery1.Text:=ADOQuery1['fax 2'].Text:=ADOQuery1['fax 1']. end.Text:=ADOQuery1['Alamat2'].BnextClick(Sender: TObject).Text:=ADOQuery1['Tgl_RegKons'].Next. ADOQuery1. Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Alamat3']. Ecusar.Open. Ecomnum.Text:=ADOQuery1['Id_Kons']. Efax2.Text:=ADOQuery1['Nm_Kons'].Text:=ADOQuery1['Pic']. Ealamat2. ECusname. Ekdcab.BlastClick(Sender: TObject). Efax2.Open. end.Text:=ADOQuery1['Alamat1'].ADOQuery1. Ekdcab. EPerson. ADOQuery1.

Text:=ADOQuery1['Alamat3']. Ephone2. EPerson.Visible:=True.Text:=''. Badd. Ecusar. Ecomnum. Etglreg.Enabled:=False.Enabled:=False.BcancelClick(Sender: TObject).Text:=ADOQuery1['fax 2']. . Ephone2. Ealamat3. Badd.Enabled:=False. Ephone2.Enabled:=False.Enabled:=False. ECusname.SetFocus.Enabled:=False. EPerson. Badd. end. Efax1.Enabled:=False.Show. Efax1. begin Etglreg. Efax1.Text:=''. Ealamat3.Text:=''. Ealamat2. Bsave.Enabled:=False.Text:=ADOQuery1['telp 1'].Text:=''. TabSheet1. Ekdcab. EPerson.Text:=''.Text:=ADOQuery1['Pic']. Ealamat1. Efax2.Text:=''. Efax2.Text:=''. end.Enabled:=False. Ephone1.Enabled:=False. Ekdcab. Ephone1.Enabled:=False.Text:=''. Ealamat2.Visible:=False. Badd.Ealamat3.Enabled:=False.Enabled:=False.Text:=ADOQuery1['telp 2'].SetFocus. Ephone1.Text:=''. Bsave.Enabled:=True.Text:=''. Ecomnum.Text:=''.Enabled:=False. ECusname.Text:=''. Ealamat1. Efax2.Text:=''.Text:=ADOQuery1['fax 1']. procedure TNewCustomer. Ecusar.

begin Etglreg.Enabled:=False. end. Efax2.BaddClick(Sender: TObject). EPerson. Etglreg. Ealamat1.Enabled:=False.FormActivate(Sender: TObject).Text:=''.Text:=''.Text:=''. Ecusar. begin TabSheet1. Ekdcab.Text:=''.Visible:=True. Ealamat3. Etglreg. Etglreg. Ecomnum. Ephone2.Enabled:=False.Enabled:=False.Enabled:=False. Ephone2.Enabled:=False.Enabled:=True. procedure TNewCustomer. Ecusar. Ealamat3. Bsave.Enabled:=True.Visible:=False. . Ealamat2.Enabled:=False. Ephone1. Badd.Text:=''.Text:=''. Ecomnum.Show. Bsave. ECusname.Visible:=False.Text:=''. Panel6. EPerson.Enabled:=False. Ealamat1. Badd.Enabled:=False.Text:=''.Enabled:=False. Badd.Text:=''.Text:=''.Text:=''.Enabled:=True. Efax1. Badd.procedure TNewCustomer.SetFocus.Enabled:=False. Ekdcab.Enabled:=False.Text:=''. Ealamat2.Enabled:=False.Visible:=True.Text:=''. Bsave. Efax1. Efax2.SetFocus.Enabled:=False. Ephone1.Enabled:=False. ECusname. Panel6. end.

Enabled:=True. Badd.ADOTable1['Nm_Kons']. with AdoTblNewCustomer do if AdoTblNewCustomer. Bsave.[locaseinsens itive])then begin ECusname. Ekdcab.EcomnumKeyPress(Sender: TObject.Enabled:=False. Badd. begin if key=#13 then begin ECusname.SetFocus.EkdcabKeyPress(Sender: TObject. Ecusar.Visible:=False.Text. . ShowMessage('There Is Same Customer Number') end else begin ECusname.ADOTable1.Ecomnum. end else begin ShowMessage('Is Not Company Number'). Ecusar.Text.Enabled:=True. Bsave.Text:=''.SetFocus. end. Ecomnum. var Key: Char).Visible:=True. Ekdcab.ReadOnly:=True.Enabled:=False.Open. Ekdcab.Locate('No_Kons'.Text:=NewCompany. Ekdcab.Text:=''. end. begin if key=#13 then begin with NewCompany. Ekdcab.Enabled:=True. var Key: Char). end.Enabled:=True. procedure TNewCustomer.Text:=Ecomnum.Locate('id_Kons'.Ekdcab.SetFocus.ADOTable1 do if NewCompany.Text .[locaseinsensitive])t hen begin Ecomnum.procedure TNewCustomer. ADOQuery1.

Badd.SetFocus; Etglreg.Enabled:=False; Ecomnum.Enabled:=False; Ekdcab.Enabled:=False; Panel6.Enabled:=False; ECusname.Enabled:=False; Ecusar.Enabled:=False; Ealamat1.Enabled:=False; Ealamat2.Enabled:=False; Ealamat3.Enabled:=False; Ephone1.Enabled:=False; Ephone2.Enabled:=False; Efax1.Enabled:=False; Efax2.Enabled:=False; EPerson.Enabled:=False; end; end; end; procedure TNewCustomer.ECusnameKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Ecusar.Enabled:=True; if Sender=ECusname then Ecusar.SetFocus; end; end; procedure TNewCustomer.EcusarKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Ealamat1.Enabled:=True; Ealamat2.Enabled:=True; Ealamat3.Enabled:=True; Ephone1.Enabled:=True; Ephone2.Enabled:=True; Efax1.Enabled:=True; Efax2.Enabled:=True; EPerson.Enabled:=True; if Sender=Ecusar then Ealamat1.SetFocus; if Sender=Ealamat1 then Ealamat2.SetFocus; if Sender= Ealamat2 then Ealamat3.SetFocus; if Sender=Ealamat3 then Ephone1.SetFocus; if Sender=Ephone1 then Ephone2.SetFocus;

if Sender=Ephone2 then Efax1.SetFocus; if Sender=Efax1 then Efax2.SetFocus; if Sender=Efax2 then EPerson.SetFocus; end; end; procedure TNewCustomer.EPersonKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin if key=#13 then begin Bsave.Enabled:=True; Bsave.SetFocus; end; end; end.

2. Listing Program untuk arsip baru procedure TNewFile.BcloseClick(Sender: TObject); begin NewFile.Close; end; procedure TNewFile.BcancelClick(Sender: TObject); begin Badd.Visible:=True; Badd.Enabled:=True; Badd.SetFocus; Bsave.Visible:=False; EkdCab.Text:=''; Enommi.Text:=''; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Estatus.Text:=''; Eket.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; Alamat.Text:=''; EkdCab.Enabled:=False; Enommi.Enabled:=False; Enoaw.Enabled:=False; Enoak.Enabled:=False; Eperiode.Enabled:=False; Estatus.Enabled:=False;

Eket.Enabled:=False; end; procedure TNewFile.FormActivate(Sender: TObject); begin TabSheet1.Show; Badd.Enabled:=True; Badd.Visible:=True; Badd.SetFocus; Bsave.Visible:=False; EkdCab.Text:=''; Enommi.Text:=''; Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Eperiode.Text:=''; Estatus.Text:=''; Eket.Text:=''; Enmcus.Text:=''; Ecabcus.Text:=''; Etglreg.Text:=''; Alamat.Text:=''; EkdCab.Enabled:=False; Enommi.Enabled:=False; Enoaw.Enabled:=False; Enoak.Enabled:=False; Eperiode.Enabled:=False; Estatus.Enabled:=False; Eket.Enabled:=False; end; procedure TNewFile.BsaveClick(Sender: TObject); var aw,ak,pr,nk:Integer; begin if (Enoaw.Text='') then begin ShowMessage('Early Number Not Yet In Content....man?'); Enoaw.Text:=''; Enoak.Text:=''; Enoaw.SetFocus; end else begin if (Enoaw.Text > Enoak.Text) then begin ShowMessage('First Number Smaller Than Last Number');

end else begin aw:=StrToInt(Enoaw.Text).Enabled:=True. AdoFileCustomer['No_Kons']:=Ekdcab. end. AdoFileCustomer['Keterangan']:=Eket. nk:=0. Estatus.Text.Enabled:=True. Enoaw.SetFocus.Enoaw. AdoFileCustomer['Terakir_Perbaruan']:=FormatDateTime('dd mm yy'. end.Append.Date. Enoak. Enommi. if Sender=Enommi then Enoaw.Post.Text).Text:=''. Enoak. AdoFileCustomer['No_MMI']:=Enommi.SetFocus. end. AdoFileCustomer['status']:=Estatus. end.Text. procedure TNewFile. . pr:=StrToInt(Eperiode.Text:=''. begin if key=#13 then begin Enoaw. Eket.Date).Text.Text:=''. AdoFileCustomer['No_Arsip']:=nk. AdoFileCustomer. Enoak. end.Text. Enoaw.Enabled:=True. AdoFileCustomer['Tgl_RegArsip']:=DateTimePicker1. while aw <= ak do begin nk := aw.EnommiKeyPress(Sender: TObject. AdoFileCustomer. AdoFileCustomer. Eperiode.Text:=''.SetFocus.Enabled:=True. end. aw := aw + 1.Text. AdoFileCustomer['periode']:=Eperiode. ak:=StrToInt(Enoak.Text:=''. Eket. var Key: Char).Enabled:=True.Last.Text).

Enabled:=True. EkdCab. Eket.Enabled:=False.Enabled:=False. Enommi.AdoTblNewCustomer. Enoaw.ReadOnly:=True.Text:=NewCustomer. Eperiode. Enommi.SetFocus. ')+ NewCustomer. Etglreg. Enommi.ReadOnly:=True.procedure TNewFile. ')+ NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Cab_Kons'].Text:=EkdCab. Badd. Enommi.Enabled:=False. Enommi.Enabled:=True.Text:=''.EkdCab.Text:=''. Eket. Alamat.EkdCabKeyPress(Sender: TObject. end else begin ShowMessage('Customer Not Yet Regristrations').AdoTblNewCustomer['Cab_Kons'].AdoTblNewCustomer['Tgl_RegKons']. . Badd.Visible:=False.Text. EkdCab.Text:=NewCustomer.Enabled:=False.AdoTblNewCustomer['Alamat2']+ ('.Open. Estatus.AdoTblNewCustomer.Text:=NewCustomer. Enommi. Estatus.AdoTblNewCustomer do if NewCustomer. with NewCustomer.AdoTblNewCustomer['Alamat1']+ ('. Enommi.SetFocus.Text:=''. var Key: Char).Text:=''. end.AdoTblNewCustomer['Alamat3']. Eperiode. [locaseinsensitive])then begin //Enmcus. end. Enoak.Enabled:=False.Text.Locate('No_Kons'. Enoaw. procedure TNewFile.Text:=''.ReadOnly:=False.Text:=''.Text:=NewCustomer.Text:=''.Enabled:=False.BaddClick(Sender: TObject). begin if key=#13 then begin NewCustomer. Enoak. Ecabcus. end. begin EkdCab.

begin StatusBar1.FormActivate(Sender: TObject). end.Text:=''.SetFocus.Time).Text:=''. begin if key=#13 then begin if Sender=Enoaw then Enoak.SetFocus. procedure TNewFile.Timer1Timer(Sender: TObject). Eperiode. if Sender=Enoak then Eperiode.Visible:=True.Text:=''.Panels[0]. procedure TNewFile. end. if Sender=Eperiode then Estatus. end. var Key: Char). Edit2.Text:=''. end.Bsave.Enabled:=True. Enofile. end.SetFocus. EkdCab.Text:=''. var Key: Char).EnoawKeyPress(Sender: TObject. Listing Program untuk cari arsip procedure TSearchingFileContract.SetFocus.Text:='Time: '+ FormatDateTime('hh:mm:ss'. begin if key=#13 then begin Bsave. begin Button1.Text:=''. Bsave. 3.Text:=''. end.Enabled:=False.EketKeyPress(Sender: TObject. procedure TNewFile.SetFocus.SetFocus.SetFocus. Ecabcus. if Sender=Estatus then Eket. . if Sender=Eket then Bsave. end. Enmcus. Edit1.SetFocus. EkdCab. Bsave.

Text:=''. Eperiode.Text:=''.ReadOnly:=False. procedure TSearchingFileContract. Enofile. procedure TSearchingFileContract. Button1. if Sender=Enofile then Eperiode.Text:=''.Text:=''. procedure TSearchingFileContract.EkdCabKeyPress(Sender: TObject.Text:=''. end. Eket.Etglreg. Edit1. end. var Key: Char).Text:=''. Enmcus.Text:=''.Button2Click(Sender: TObject). Etglreg.Button1Click(Sender: TObject). Ecabcus. begin if key=#13 then begin if Sender=EkdCab then Enofile. Enofile. var Key: Char).ReadOnly:=False.Text:=''.Text:=''.Text:=''. end. Estatus.SetFocus.SetFocus.Text:=''.Text:=''. end. EKdlok.ReadOnly:=False. EkdCab. begin EkdCab. Enofile. Eperiode. Estatus.ReadOnly:=True.EperiodeKeyPress(Sender: TObject. EkdCab. Eperiode.ReadOnly:=True. Edit2. EKdlok. end. procedure TSearchingFileContract.ReadOnly:=True. begin EkdCab.SetFocus.Text:=''. begin .Text:=''.Text:=''. Eket.SetFocus.

Eperiode. Edit1. EKdlok.Text:=''. Enofile. begin SearchingFileContract.Text:=''. eperiode.No_Arsip.ReadOnly:=True. . Edit2.Text:=''. EkdCab.Text:=ADOQuery1['No_Lok'].Text:=ADOQuery1['Nm_Kons'].Text:=ADOQuery1['Cab_Kons']. EKdlok.text]).Text:=''. end. Estatus. Ecabcus. end.[locaseinsensitive]) then begin Enmcus.Text:=''.Open.ReadOnly:=True.Close.if key=#13 then begin ADOQuery1. Eket. Eket. Ecabcus.enofile.Text:=''.text.SetFocus.Text:=''.Button3Click(Sender: TObject). Edit1.Text:=ADOQuery1['Terakir_Perbaruan']. EkdCab. Etglreg. Edit2.Text.Text:=ADOQuery1['Tgl_RegArsip']. end.Periode'. end else begin ShowMessage('No Number Kontrak').Text:=ADOQuery1['Status']. Estatus. Button1.Text:=ADOQuery1['No_Kons'].SetFocus. end. Eperiode.Text:=''. end. VarArrayOf([ekdcab. procedure TSearchingFileContract. Etglreg. Enmcus. EkdCab.Locate('No_Kons.ReadOnly:=True. with ADOQuery1 do if ADOQuery1.Text:=''.Text:=ADOQuery1['Keterangan']. Enofile.Text:=''.Text:=''.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful