SISTEM AKUNTANSI GAJI

DAN UPAH

16 JAN

oleh : Ahmad Sanusi Nasution,SE

E-mail: sanusi_eneste@yahoo.com

1. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin
terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam
penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi
karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya
yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan
suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah.
Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntanperusahaan dapat

menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatanmanajemen, para pemilik atau

pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat

digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat
mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat.

Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian
dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapa ahli.

Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan

suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.

Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan

satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling

berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.
Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dariprosedur-prosedur
yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok

dalam suatu badan usaha”.

Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder

yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh
untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.

Akuntasi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi.
Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan(recording), pengelompokan (classifying),

perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih
jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli.

Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) “
Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang,

transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari
hasil-hasilnya”.

Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa:

Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-
tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa
sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan
atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu
diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif
dibidang ekonomi.

Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan

informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan
suatu organisasi”.

Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan
yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu

yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan

laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh
manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Widjajanto (2001: 4) adalah

 Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat
komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk
mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.

KemudianMarom (2002:1) menyatakan bahwa

Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan

alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan
menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi
usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.

Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang
digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi

keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan,
peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan

oleh manajemen.

2.A.2. Pengertian Gaji dan Upah

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan
perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari

prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.

Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai

dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.
Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu

beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.
Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:

Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan
jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages)
biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang
terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.

Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas
penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan
secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah
satuan produk yang di hasilkan.

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada
karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di
perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan
yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.

2.A.3. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntanperusahaan dapat menyediakan

informasi keuangan bagi setiap tingkatanmanajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para
pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi.

Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi
perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi

gaji dan upah.

Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji

dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga
dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan

sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.

Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar

(1997:210) mengemukakan bahwa:

Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan
catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa
jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan
untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada
karyawan.

Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah “Suatu
kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk

melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan

Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah
karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini
harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan
ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.

Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan
rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara

efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu
memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang

produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan
yang tinggi.
2. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi

ke dalam catatan.
Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah

menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.

Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah

adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan upah
5. Rekap daftar gaji dan upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar

Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa
surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi
pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam

hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula
berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.

Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu
yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.

Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai
jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu

periode pembayaran.

Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan

gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.

Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat

oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan
yang menjadi beban bagi karyawan.
 Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi
mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan

atau periode tertentu.

Bukti kas keluar. Brdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar

gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang
kepada fungsi pembayaran gaji.

3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan

perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.

Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan

upah meliputi:

1). Jurnal umum;

2). Kartu harga pokok produk;
3). Kartu biaya;

4). Kartu penghasilan karyawan.

Jurnal Umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya

tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang

dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya
tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam
kartu biaya ini adalah bukti memorial.

Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda

terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.

4. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah

 Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam
pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling

berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.

Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1).

Fungsi kepegawaian; 2). Fungsi pencatatan waktu; 3). Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; 4). Fungsi
akuntansi; 5). Fungsi keuangan.

Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi
calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah

karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu

hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh
dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang
berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan

selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji
dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran

gaji dan upah.

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya

dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang
dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada

ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.

Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan

menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan
upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga
membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.

5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun

perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.

 Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau
memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi

atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.

Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya,

prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang

Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1).
Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan pengupahan.

Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan bagian lain yang
membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang terkait dengan prosedur personalia adalah:

1. Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan:

a). Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari

penggantinya dari pelamar-pelamar baru.

b). Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan

sumber-sumber karyawan lainnya.

c). Memasang advertensi.

2. Mengadakan interview.
3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru, sebagai berikut:

a). Mencari data pribadi karyawan.

b). Menyelenggarakan tes kesehatan

c). Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam
daftar gaji.

4. Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini:

a). Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang dimintaoleh pihak luar.

b). Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.

c). Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.

d). Membuat catatan sejarah karyawan

e). Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan

Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia iniadalah:

 1). Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau bagian lain untuk meminta
tambahan karyawan dan diserahkan kepada bagian personalia;

2). Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau mungkin sudah disediakan
formulirnya dan calon karyawan tinggal mengisinya, data dalam surat lamaran biasanya terdiri

dari umur, pendidikan, keahlian, pengalaman dan lain-lain;

3). Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawan-karyawan yang

diterima, satu lembar dari surat perjanjian kerja ini diserahkan kebagian gaji dan upah sabagai
dasar untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;

4). Laporan pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan bahwa karyawan
sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian personalia.

Prosedur pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya
dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Adapun

formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah:

1). Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang

menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time recorder
pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan jam pulang. Daftar

hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian dalam perusahaan disediakan
kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu lembar. Karyawan diminta untuk

menandatangani daftar itu setiap hari;

2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari buku catatan

mandor dan daftar hadir, job card atau job tiket;

3). Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu kerja dapat dibuat

dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar tersebut menunjukkan waktu
yang digunakan karyawan untuk mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk

mencatat jam datang dan jam pulang.

Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai

berikut:
1). Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan

upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal
gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor,
 kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-
tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;

2). Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi bila
gaji dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop gaji

harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;

3). Paystub atau employee’s earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir yang

berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada
karyawan bersama gajji dan upahnya;

4). Empoyee’s record (Catatan gaji karyawan), merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji
dan upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan upah

untuk setiap karyawan.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji
Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pencatatan waktu gaji.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembayaran upah
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.

Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir
pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang

karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu
hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time

recorder mechine).
Prosedur pencatat waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan

pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk
keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan

tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung
kepada produk yang diproduksi.
 Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah
membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah

adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar
hadir.

Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini

dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi

keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek
guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan

memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).
6. Unsur Pengendalian Intern

Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila
manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah

diperlukan pengendalian intern.

Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling

mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam
suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut.

Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi
(2001: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap
kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem

akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus

terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi
operasi.
 Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap
kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk

memberikan perlindungan adalah:

1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan

pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.

2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah,

tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.

3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus

didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah
karyawan.

8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi
biaya.

Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek
sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai
sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat
waktu.

3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh
fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.

4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.

5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat
menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan

jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan
efisien dan efektif.
 DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1999. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan
Metode. Yogyakarta: BPFE
Fakultas Ilmu Sosial. 2005. Pedoman Penulisan Skripsi Mahasiswa Program S1. Medan: Universitas
Negeri Medan.
Jusup, Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta:STIE YKPN.
Kusnadi, dkk. 2000. Pengantar Akuntansi Keuangan. Jakarta: PT.
Grafindo.
Marom, Chairul. 2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta:
PT. Grafindo.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Neunar, Jhon. J. W. 1997. Sistem Akuntansi (Accounting System
Inflation). Edisi Kelima. English Edition Newyork.Richard D Irwin Inc.
Niswonger, Rollin, C at al. 1999. Accounting. Diterjemahkan oleh Sirait,
Alfonsus, dkk. Jakarta: Erlangga.
Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Erlangga.

Dalam melaksanakan kegiatan usahanya, setiap perusahaan sangat membutuhkan

Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai input penting yang biasa disebut pegawai.
Salah satu masalah kepegawaian yang sangat penting adalah menyangkut
sistem pembayaran gaji dan upah. Untuk itulah diperlukan penerapan Sistem
Informasi Akuntansi (SIA) yang didesain dan diimplementasikan dengan baik
agar menghasilkan informasi yang andal. SIA penggajian dan pengupahan akan
membantu manajemen perusahaan dalam menangani transaksi gaji dan
pembayarannya serta meningkatkan pengendalian internal gaji dan upah pada
perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
 Berdasarkan uraian diatas maka penelitian ini bertujuan untuk mengetahui
apakah penerapan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan
serta pengendalian internal yang digunakan di PT.(Persero) Angkasa Pura II
Bandara Soekarno-Hatta telah dilaksanakan dengan baik? Jenis penelitian yang
dilakukan penulis adalah penelitian deskriptif, jenis data yang digunakan adalah
data primer dan sekunder, tehnik pengumpulan data yang dilakukan penulis
adalah wawancara dan observasi dan metode analisis data adalah metode
deskriptif, yaitu suatu metode analisis dimana metode data dikumpulkan,
disusun, diinterprestasikan, dianalisis, sehingga memberikan keterangan yang
lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi. PT.(Persero) Angkasa Pura II
Bandara Udara Soekarno-Hatta adalah suatu perusahaan BUMN yang bergerak
dibidang jasa pengelolaan dan pelayanan kebandaraan. Perusahaan ini memilih
prosedur tersendiri dalam memberikan gaji dan upah kepada karyawannya.
Perusahaan ini juga menerapkan suatu Program Aplikasi yaitu Sistem
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), tetapi pada kenyataannya Program Aplikasi
SIMPEG belum sepenuhnya digunakan dalam proses pembayaran gaji dan upah.
Hal ini dapat dilihat masih digunakannya Microsoft Excel pada prosedur
pembayaran gaji dan upah yang menyebabkan ketidakpaduan sistem.
Penerapan SIA penggajian dan pengupahan di perusahaan ini juga telah
didukung pengendalian internal ini dilihat adanya pemisahan tugas sistem
wewenang dan praktik-praktik yang sehat. Berdasarkan hasil penelitian yang
dilakukan, penulis dapat menyimpulkan bahwa penerapan sistem informasi
akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT(Persero) Angkasa Pura II
Bandara Soekarno-Hatta Jakarta sudah cukup baik dan memadai walaupun
masih terdapat ketidak paduan sistem yang digunakan.

MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGGAJIAN..
HALAM AN JUDUL i
KATA PENGANTAR . ii
DAFTAR ISI iii
BAB I PENDAHULUAN .. ..................... 1
1.1. Latar Belakang 1
1.2. Rumusan Masalah 3
1.3. Tujuan 3
1.1.1. Tujuan Penyusunan Makalah 3
1.1.2. Kegunaan Makalah 4
BAB II LANDASAN TEORI 5
2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ( SIA ) 5
2.2. Pengertian Gaji dan Upah 6
2.3. Pengertian Sinstem Akuntansi Gaji dan Upah 6
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 8
3.1. Sejarah Singkat CV Prima Nurindo Perkasa Makassar 8
3.2. Struktur Organisasi CV Prima Nurindo Perkasa Makassar 9
3.3. Tugas dan Tanggung Jawab Berdasarkan Struktur Organisasi CV Prima Nurindo Perkasa
Makassar 12
BAB IV PEMBAHASAN 14
4.1. Fungsi Terkait dalam Sistem dan Prosedur Penggajian dan Pengupahan pada CV. Prima Nurindo
Perkasa Makassar 14
4.2. Flow Chart Prosedur Penggajian dan Pengupahan pada CV. Prima Nurindo Perkasa Makassar 15
4.3. Penjelasan Flow Chart 18
4.3.1. Dokumen Yang Digunakan Dalam Penggajian dan Pengupahan pada CV. Prima Nurindo
Makassar 18
4.3.2. Prosedur Penggajian dan Pengupahan pada CV Prima Nurindo Perkasa Makassar 20
BAB V PENUTUP 23
5.1. Kesimpulan 23
5.2. Saran 24
DAFTAR PUSTAKA 25

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam pengembangan suatu organisasi atau perusahaan sumbangan tenaga kerja atau sumber daya
manusia tidak kalah pentingnya dengan sumber daya lainnya seperti modal, investasi dan teknologi.
Sebab sumber daya lainnya tidak dapat memberikan hasil guna jika tidak dikelola oleh sumber
daya manusia.
Sistem manajemen sumber daya manusia atau penggajian merupakan serangkaian aktivitas bisnis
dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan
karyawan perusahaan secara efektif. Kegiatan penting yang tercakup sistem manajemen sumber
daya manusia yaitu :
a) Seleksi calon karyawan dan pengangkatan karyawan baru
b) Pelatihan ( training ) karyawan baru
c) Penempatan ( placement ) atau penugasan karyawan baru
d) Penggajian atau penentuan, gaji dan insentif lainnya
e) Evaluasi kinerja karyawan
f) Pemberhentian karyawan
Aktivitas nomor 4 yaitu penggajian adalah merupakan fungsi utama dari sistem penggajian. Sistem
penggajian merupakan fokus yang utama karena sistem penggajian merupakan salah satu komponen
yang terbesar dan terpenting dalam sistem informasi akuntansi. Oleh karena itu, sistem
penggajian dan pengupahan harus di rancang sesuai dengan peraturan pemerintah dan sesuai
dengan kebutuhan informasi manajemen. Dengan demikian, ketidak lengkapan atau kesalahan yang
terjadi pada data penggajian tidak berpengaruh terhadap pembuatan keputusan, namun dapat pula
perusahaan di kenai denda dan sangsi dari pemerintah.
Meskipun demikian, sistem manajemen sumber daya manusia yang di rancang dengan baik juga
penting bagi perusahaan karena keterampilan dan pengetahuan karyawan merupakan aktiva yang
bernilai tinggi yang harus dikelola, dikembangkan dan dipelihara secara hati – hati. Oleh karena
itu, perusahaan perlu memiliki sistem manajemen SDM yang efektif untuk membantu menugaskan
karyawan yang tepat untuk menangani berbagai macam tugas dan untuk memudahkan memantau
pengembangan aktiva.
Sehubungan dengan hal tersebut diatas pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki oleh karyawan
perusahaan berpengaruh terhadap kualitas barang dan jasa yang di serahkan terhadap pelanggan.
Lebih dari itu, sebuah riset menunjukkan bahwa sikap karyawan terhadap pekerjaan dan
perusahaan mempengaruhi kualitas interaksi mereka terhadap pelanggan dan pada gilirannya
mempengaruhi kinerja keuangan perusahaan.
Melihat uraian – uraian di atas, maka SIA ( Sistem Informasi Akuntansi ) harus di rancang untuk
tidak hanya melaksanakan tugas berupa mencatat data jam kerja dan kehadiran serta membuat
cek gaji karyawan. Sistem penggajian dan pengupahan harus di integrasikan sistem manajemen
SDM sehingga manajemen memiliki akses yang mudah tidak hanya ke data yang berhubungan
dengan biaya tenaga kerja, namun juga informasi tentang keterampilan dan pengetahuan yang
dimiliki oleh para karyawannya.
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan diperlukan supaya perusahaan dapat
meminimalkan kekeliruan perhitungan dalam memproses penghitungan gaji dan upah yang akan
dibayarkan, mengevaluasi hasil yang diterima dengan dana yang dikeluarkan untuk upah dan gaji.
Para manajer juga dapat memperoleh laporan yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan
secara lebih cepat, tepat dan akurat.
Jumlah gaji dan upah yang menjadi hak setiap karyawan untuk jangka waktu pembayaran gaji dan
upah tertentu di hitung dalam daftar gaji dan upah. Dengan adanya fakta – fakta tersebut diatas,
maka penyusun melakukan berbagai pencarian bahan / materi dalam melengkapi dan menyelesaikan
makalah SIA II ini melalui beberapa sumber tentang “Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan
Pengupahan”.
1.2. Rumusan masalah
Berdasarkan judul dan uraian pada latar belakang di atas, maka untuk menyelesaikan makalah ini,
Penyusun terlebih dahulu mengindentifikasi masalah yang akan di bahas pada bab – bab dalam
tulisan ini. Pengidentifikasian masalah di lakukan pada CV. PRIMA NURINDO PERKASA
MAKASSAR . Berikut permasalahan – permasalahan yang akan di jawab :
“ Bagaimana prosedur penggajian dan pengupahan yang di terapkan oleh CV. Prima Nurindo Perkasa
Makassar? “
1.3. Tujuan dan Kegunaan makalah
1.3.1. Tujuan Penyusunan Makalah
Tujuan penyusunan makalah ini adalah untuk memperoleh informasi dan data yang cukup sehingga
permasalahan yang telah dikemukan pada rumusan masalah diatas dapat digambarkan dengan jelas
melalui informasi yang diperoleh. Berikut penyusunan makalah ini :
a) Untuk mengetahui prosedur penggajian dan pengupahan yang sesuai dengan sistem akuntansi
dan prosedur penggajian yang diterapkan oleh CV. Prima Nurindo Perkasa Makassar.
b) Untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi ( SIA ) II.
1.3.2. Kegunaan Makalah
Adapun kegunanaan penyusunan makalah SIA II ini yaitu memberikan manfaat, sebagai berikut :
a) Bagi perusahaan, makalah ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan mengenai
fungsi sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan perusahaan yang telah ada, sehingga
perusahaan dapat menggunakan sistem atau prosedur yang sesuai dengan sistem informasi
akuntansi.
b) Bagi penyusun, makalah ini akan memberikan / menambah pengetahuan tentang rumusan
masalah yang akan dibahas, sehingga dapat di peroleh gambaran yang lebih jelas mengenai fungsi
dan sistem serta prosedur penggajian dan pengupahan baik secara teori maupun secara praktik.
c) Bagi pembaca, makalah ini diharapkan dapat memperluas wawasan keilmuan dan sebagai sumber
bacaan serta sebagai bahan untuk menciptakan suatu karya ilmiah yang lebih baik dimasa yang
akan datang.
BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi dirancang untuk untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau
secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam
penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada
perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan.
Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem
akuntansi dan upah.
Untuk lebih jelasnya berikut di kemukakan beberapa pendapat para ahli tentang pengertian
Sistem Informasi Akuntansi :
a) Menurut Romney dan Seinbart "Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem yang
mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi
pengambil keputusan."
b) Menurut Horngren, Harrison dan Bamber (2002, p.227) "Sistem Informasi Akuntansi adalah
kombinasi dari orang, catatan-catatan, dan prosedur yang dipergunakan oleh perusahaan untuk
menyediakan data keuangan".
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan suatu
prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang
berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari
sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam
menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.
2.2. Pengertian Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan
perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak
dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji
dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba,
sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.
Menurut Warren, Reeve dan Fess "Dalam akuntansi, istilah gaji diartikan sebagai jumlah tertentu
yang dibayarkan kepada karyawan untuk jasa yang diberikan selama periode tertentu."
Menurut Horngren, Harrison dan Bamber "Gaji merupakan pendapatan yang jumlahnya dihitung
per tahun, per bulan, atau per minggu, sedangkan upah merupakan pendapatan yang dihitung
berdasarkan tarif per jam.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada
karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku
di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada
karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap
minggu.
2.3. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji
dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem
akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaanakan mampu memotivasi semangat kerja karyawan
yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan
perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan
informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur
dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan
ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan
mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen
perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan
upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah
juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah
karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.

BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1. Sejarah Singkat CV Prima Nurindo Perkasa Makassar

Sejarah atau latar belakang berdirinya suatu perusaan satu dengan perusahaan yang lain pastilah
berbeda – beda. Hal tersebut dikarenakan adanya perbedaan didalam bidang yang di tangani
antara sebuah perusahaan dengan perusahaan lain.
Apabila seseorang atau sekolompok orang ingin mendirikan perusahaan ada dua hal yang harus di
putuskan yaitu dalam bidang dan wadah apa perusahaan akan didirikan. Pertanyaan tersebut
berhubungan dengan dengan jenis usaha apa yang akan dijalankan. Pilihan ditentukan diantaranya
oleh kemampuan manajemen dan besarnya kebutuhan masyarakatakan akan pelayanan yang
diberikan atas usaha yang dipilih.
Perusahaan dalam masyarakat yang semakin maju mendorong seseorang untuk melakukan investasi.
Investasi mempunyai prospek untuk memperoleh keuntungan ( profit ) bagi siapa yang
menjalankannya. Melihat situasi / peluang tersebut, maka pada tanggal 07 Agustus 2008
berdirilah suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan umum dan jasa yang merupakan
perusahaan swasta yang bernama CV. Prima Nurindo perkasa atau disingkat PNP yang berlokasi di
Jl. Kumala No. 3 Makassar.
CV. Prima Nurindo Perkasa Makassar sebagai perusahaan yang bergerak dibidang penjualan
bertindak sebagai supplier / penyedia barang yang kemudian dijual. Barang tersebut berupa
keperluan sehari – hari berupa makanan dan minuman contohnya Aqua, biskuit dan sejenisnya.
Produk / barang tersebut diperoleh dari produsen yang kemudian dipasarkan kembali secara tunai
ataupun kredit. Selain bergerak dibidang penjualan, perusahaan tersebut juga bergerak di bidang
jasa yaitu perekrutan yaitu memberikan pelatihan / kursus tentang cara menjadi sumber daya
manusia yang mampu bersaing dan memiliki kwalitas yang baik.
Di dalam menjalankan dan mengembangkan usaha tersebut CV. Prima Nurindo Perkasa memiliki visi
dan misi yang jelas sehingga perusahaan tersebut memiliki arah yang jelas pada masa yang akan
datang.Visi dan misi perusahaan meliputi “Mendidik dan membimbing serta mengarahkan
administrasi rekruiment untuk menjadi Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal dan berkualitas
didalam perekrutan karyawan baru”.
3.2. Struktur Organisasi CV Prima Nurindo Perkasa Makassar
Struktur organisasi bagi perusahaan diperlukan untuk menunjukkan kedudukan, tugas dan
tanggung jawab yang berbeda – beda pada setiap tenaga kerja baik pegawai maupun karyawan
yang terlibat di dalam suatu perusahaan untuk mencapai sasaran yang ingin dicapai. Struktur
organisasi yang dirancang dan dikembangkan kiranya dapat membantu perusahaan dalam mencapai
tujuannya.
Pimpinan yang memiliki kecakapan harus mampu memelihara hubungan harmonis agar potensi
perusahaan dan sumber daya manusia yang terlibat didalamnya dapat dimanfaatkan secara
optimal.
Adanya keterbatasan menyebabkan manusia tidak dapat mencapai sebagian besar tujuannya dalam
berorganisasi tanpa melalui kerja sama dengan orang lain. begitu pun di dalam suatu perusahaan,
untuk mencapai tujuan ( profit ) perlu di terapkan kerja sama yang baik antara satu karyawan
dengan semua elemen – elemen yang terlibat di dalam organisasi perusahaan. Hal tersebut
merupakan faktor penting mengapa manusia selalu hidup dalam organisasi seperti perusahaan.
Berikut adalah data struktur organisasi CV. Prima Nurindo Perkasa Makassar :
3.3. Tugas dan Tanggung Jawab Berdasarkan Struktur Organisasi pada CV Prima Nurindo Perkasa
Makassar
Bagian – bagian yang terdapat pada struktur organisasi CV. Prima Nurindo Perkasa Makassar
diatas, masing – masing memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda sesuai dengan posisi
jabatan / kedudukan di dalam perusahaan. Berikut uraian mengenai tanggung jawab setiap
karyawan / pegawai berdasarkan kedudukan masing – masing :
a) Direktur Utama
Direktur utama mempunyai tugas dan tanggung jawab penuh dalam memimpin, mengawasi,
mengendalikan dan menjlankan perusahaan serta memonitor kegiatan – kegiatan yang dilakukan
perusahaan. Menjadi wakil langsung dalam hubungan orang – orang yang berada diluar perusahaan
dan mempunyai kewajiban untuk senantiasa menjaga dan memelihara hubungan baik dengan
bawahannya, pemerintah dan masyarakat umum.
b) Sekretaris
Sekretaris mempunyai tugas dalam mengatur segala macam kegiatan perusahaan dalam menunjang
kelancaran atau kegiatan – kegiatan perusahaan dan bertanggung jawab dalam pembukuan dan
persuratan dalam perusahaan.
c) Audit Internal
Audit internal bertugas sebagai auditor yang menyusun segala bentuk pengeluaran serta
penerimaan yang diperoleh oleh perusahaan dan mengurus semua bentuk pembayaran yang
dilakukan.
d) Direktur Keuangan dan Administrasi Umum
Bertugas mengontrol arus kas perusahaan yang meliputi bagian pembayaran dan penagihan piutang,
pembukuan keuangan berupa penyusunan kas masuk dan kas keluar serta semua yang berhubungan
dengan keuangan perusahaan. Mencatat semua administrasi dan stock barang, laporan mingguan,
dan persuratan.
e) Direktur Personalia
Bertugas menangani segala bentuk kegiatan karyawan, mengontrol karyawan dan melakukan
rekrument karyawan.
f) Direktur Operasional
Bertugas menangani segala bentuk kegiatan operasional serta mengontrol segala bentuk kegiatan
yang berlaku berdasarkan kode etik perusahaan.
g) Direktur IT
Bertugas menangani segala bentuk kegiatan pelaporan stokis cabang melalui data dari Sales
Report Division. Mengupayakan kemudahan dan pengembangan System Of Technology Of IT
Company.
BAB IV
PEMBAHASAN MAKALAH

4.1. Fungsi Terkait dalam Sistem dan Prosedur Penggajian dan Pengupahan pada CV. Prima Nurindo
Perkasa Makassar
Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam
pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling
berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.
Pada perusahaan CV. Prima Nurindo Perkasa makassar diuraikan empat fungsi terkait dengan
prosedur penggajian dan pengupahan yang diterapkan, yaitu :
a) Fungsi Koordinator Operasional
Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan
perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan / pegawai tidak boleh dilaksanakan oleh
fungsi-fungsi lainnya.
b) Fungsi administrasi umum dan personalia
Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji berdasarkan rekap daftar hadir dan kartu jam
kerja yang diterima dari fungsi koordinator operasional. Dari daftar gaji tersebut kemudian
dibuat rekap untuk selanjutnya dikirim kefungsi akuntansi dan fungsi koordinator keuangan.
c) Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencocokkan dokumen diterima dari fungsi koordinator operasional dan
fungsi administrasi umum dan personali. Fungsi akuntansi juga bertanggung jawab untuk mencatat
kewajiban yang timbul dalam hubungan dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi
akuntansi juga menangani bukti kas keluar dan bagian penjurnalan.
d) Fungsi Koordinator Keuangan.
Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap daftar gaji, rekap daftar gaji dan
bukti kas keluar dan juga dapat membuat kartu penghasilan karyawan serta mengisi cek guna
pembayaran dan upah serta menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian
dimasukkan kedalam gaji dan upah kemudian dibagikan kepada setiap karyawan yang berhak.
Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga
membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.
4.2. Flow Chart Prosedur Penggajian dan Pengupahan pada CV. Prima Nurindo Perkasa Makassar
Flow chart / bagan alir menggambarkan arus dokumen dalam sistem dan prosedur disuatu unit
usaha. Menurut Mulyadi yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu sistem informasi
disebut sebagai aliran dokumen (flowchart). Berikut ini adalah gambar flowchart penggajian dan
pengupahan yang diterapkan oleh CV. Prima Nurindo Perkasa Makassar :
Bagian Koordinator Operasional Bagian Administrasi Umum dan Personalia
DH : Daftar Hadir
KJH : Kartu Jam Hadir
RDH : Rekap Daftar Hadir
RDG : Rekap Daftar Gaji
Bagian Akuntansi Bagian Koordinator Keuangan

Karyawan

4.3. Penjelasan Flow Chart

4.3.1. Dokumen Yang Digunakan Dalam Penggajian dan Pengupahan pada CV. Prima Nurindo
Makassar
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi
ke dalam catatan. Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung
gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.
Berikut ini adalah dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi gaji dan upah yang
digunakan oleh CV. Prima Nurindo Perkasa Makassar, yaitu :
a) Daftar Hadir
Dokumen ini dibuat oleh fungsi koordinator fungsional, berupa absensi yang ditujukan kepada
seluruh karyawan/pegawai.
b) Kartu Jam Hadir
Digunakan oleh fungsi koordinator Fungsionla untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di
perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir
yang diisi dari mesin pencatat waktu.
c) Kartu Jam Kerja
Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung
pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
d) Daftar Gaji dan Upah
Merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-
potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
e) Rekap Gaji dan Upah
Merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen / bagian, yang dibuat berdasarkan
daftar gaji.
f) Bukti Kas Keluar
Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi administrasi umum dan
personalia, maka fungsi akuntansi akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran
uang kepada fungsi koordinator keuangan.
g) Amplop gaji dan upah
Berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan
jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
h) Kartu Penghasilan Karyawan
Dokumen ini dibuat oleh fungsi koordinator keuangan, yang berisi tentang jumlah penghasilan
beserta potongan-potongannya untuk tiap-tiap karyawan.
i) Cek Pembayaran
Dokumen ini juga dikeluarkan oleh fungsi koordinator keuangan berdasarkan gaji dan upah bersih
karyawan yang didasarkan atas kartu penghasilan karyawan. Dokumen ini, diserahkan kepada
karyawan untuk selanjutnya dicairkan/diuangkan.
4.3.2. Prosedur Penggajian dan Pengupahan pada CV Prima Nurindo Perkasa Makassar
Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun
perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.
Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau
memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas
transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.
Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya,
prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan
upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah
juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah
karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Demikian halnya dengan sistem / prosedur penggajian dan pengupahan pada CV. Prima Nurindo
Perkasa Makassar belum sesuai dengan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan
karena ada beberapa fungsi yang seharusnya dipisahkan. Berikut prosedur / sistem penggajian
yang di terapkan oleh CV. Prima Nurindo Perkasa Makassar yang didasarkan atas flow chart pada
poin 4.2. diatas :
a) Koordinator operasional
Membuat kartu jam hadir dan daftar hadir karyawan, setiap hari kerja dilakukan oleh koordinator
operasional untuk para karyawan. Jumlah karyawan yang hadir setiap hari kerja yang dibuatkan
rekap daftar hadir oleh koordinator operasional adalah berdasarkan dari catatan waktu hadir
karyawan setiap hari kerja mulai sejak masuk / datang sampai keluar / pulang. Rekap Daftar hadir
karyawan tersebut dibuat sebanyak 3 rangkap yaitu lembar 1 untuk koordinator keuangan, lembar
2 diserahkan kepada bagian akuntansi dan lembar 3 beserta kartu jam hadir diberikan kepada
bagian administrasi umum dan personalia.
b) Bagian Administrasi Umum dan Personalia
Dari daftar hadir yang diterima dari bagian koordinator operasional , maka bagian administrasi
membuat rekap gaji karyawan umum dan personalia untuk karyawan di kantor. Berdasarkan daftar
hadir dan rekap gaji karyawan, maka pembayaran gaji dapat dilakukan dengan membuat rekap
daftar gaji masing – masing 3 rangkap yaitu lembar 1 untuk arsip, lembar 2 untuk bagian akuntansi
dan lembar 3 untuk koordinator keuangan.
c) Bagian Akuntansi
Menerima daftar dari koordinator operasional dan rekap daftar gaji dari bagian administrasi
umum dan personalia, kedua dokumen tersebut dicocokkan dan dibuatkan bukti kas keluar sesuai
dengan rekap gaji yang telah dilakukan oleh bagian administrasi umum dan perberdasarkan daftar
hadir. Jumlah bukti kas keluar yang dibuat adalah sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada
karyawan, rangkap 2 diberikan kepada bagian koordinator keuangan dan lembar ketiga disimpan
sebagai arsip. bagian akuntansi juga membuat jurnal dan membuat laporan keuangan.
d) Bagian Koordinator Keuangan
Melakukan pemeriksaan terhadap saldo perkiraan besarnya biaya dalam rekap gaji dan upah,
daftar hadir dan bukti kas keluar. Dari hasil pemeriksaan maka fungsi keuangan membuat kartu
penghasilan karyawan dan mengeluarkan cek pembayaran yang kemudian diberikan kepada
karyawan.

BAB V
PENUTUP

5.1. Kesimpulan
Gaji dan upah merupakan bagian kompensasi – kompensasi yang paling besar yang diberikan
perusahaan kepada karyawannya sebagai balas jasa dan bagi karyawan gaji merupakan nilai hak
dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja. Sedangkan bagi perusahaan gaji dan
upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba,
sehingga harus terus menerus diawasi.
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang pada
umumnya dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah merupakan pembayaran atas
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana ( buruh ) yang biasanya di bayarkan
secara tetap harian atau mingguan.
CV. priman Nurindo Perkasa Makassar merupakan perusahaan swasta yang bergerak dibidang
perdagangan umum dan rekruitment service. Perusahaan tersebut memiliki beberapa bagian –
bagian yang terlibat dan saling bekerja sama dalam pengelolaan opersional perusahaan
sebagaimana telah di gambarkan kedalam struktur organisasi perusahaan ( hal. 9 : Struktur
Organisasi CV. Prima Nurindo Pratama ), yang mana terdiri dari Direktur Utama, Audit Internal,
Direktur Keuangan, Direktur Administrasi dan umum, Direktur Personalia, Direktur Operasional.
Bagian – bagian tersebut memiliki tugas dan tanggung jawab masing – masing.
Penerapan sistem / prosedur penggajian dan pengupahan pada CV Prima Nurindo Pratama
Makassar dengan prosedur penggajian dan pengupahan sesuai dengan Sistem Informasi Akuntansi
( SIA ) tidak hanya berbeda dari fungsi – fungsi terkait, namun juga sedikit ada perbedaan dari
dokumen – dokumen yang digunakan. Perbedaan tersebut disebabkan karena adanya perbedaan
peyusunan tugas – tugas dalam struktur organisasi.
3.2. Saran
berdasarkan pembahasann pada bab – bab sebelumnya, maka penyusun memiliki saran, sebagai
berikut :
a) Didalam struktur organisasi perlu dicantumkan staf administrasi dalam hal ini staf administrasi
juga memegang peranan penting dalam aktivitas keseharian perusahaan.
b) Untuk bagian kantor sebaiknya diisi oleh tenaga kerja profesional dalam bidangnya masing –
masing serta terampil dalam melaksanakan tugasnya.
c) Perlu menggunakan prosedur penggajian dan pengupahan yang sesuai dengan prosedur akuntansi
dalam menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
kepada perusahaan sehingga fungsi – fungsi terkait dalam sistem penggajian terlontrol dengan
baik.
khusus mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) setiap mahasiswa perlu diberikan materi /
bahan bacaan atau buku pegangan supaya mahasiswa (i) bisa memiliki pengetahuan dan Dosen bisa
memberikan pengertian / pemahaman mengenai SIA.

DAFTAR PUSTAKA

Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta. UPP AMP YYKPN

Sartika, Dewi. 2010. Evaluasi sistem Penggajian Pada CV. Prima Nurindo Perkasa Makassar.
Skripsi. Makassar. UIT Makassar
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi ke-3. Jakarta. Salemba Empat
www.google.com, Search artikel tentang Sistem Penggajian dan Pengupahan