PRESENTACIÓN
El presente material fue recopilado con el propósito de contar con información básica relacionada
con los conceptos más relevantes de la administración y sobre todo del proceso administrativo, sus
fases, así como la relación que guardan con las funciones operacionales o áreas básicas de una
empresa.
Este material se encuentra estructurado en tres partes: el primero lo relacionado a los aspectos
básicos de la administración como su importancia, en segundo lugar, el conocimiento y aplicación
de los pasos del proceso administrativo y como tercera parte, lo relacionado a las funciones o
actividades básicas de las diversas áreas de una empresa para lograr sus fines, por la cual fue
creada la organización.
Todo esto se encuentra respaldado por una serie de ejercicios, investigaciones, videos,
retroalimentaciones, productos y otro tipo de materiales que permitan que el alumno tenga la
capacidad para comprender y aplicar en todo momento la administración de un negocio, tratando
de alcanzar una serie de competencias laborales propuestas por esta Capacitación de Desarrollo
Microempresarial que en un futuro, le permitirán enfrentar exitosamente ciertas situaciones en el
campo o sector productivo y/o laboral .
Cada actividad o ejercicio propuesto en este material, busca que el alumno adquiera y relacione los
conocimientos, habilidades, destrezas y valores, y que realmente los aplique y sobre todo cuente
con una actitud positiva que le permita realizar en todo momento estas actividades de forma
voluntaria, creativa y emprendedora, lo cual traerá como resultado, alcanzar un aprendizaje
significativo y útil para toda su vida.
ACTIVIDAD 1: En forma grupal proceder a explicar con ayuda de los alumnos, a través de una lluvia
de ideas el significado de cada uno de estos elementos claves para entender la asignatura.-
(Recomendación: Solicitar a cada alumno tome sus notas correspondientes).-
TAREA: Solicitar dos conceptos de Administración, indicando la fuente bibliográfica que utilizaron y
cuál es la importancia de la administración.-
Una vez teniendo un panorama muy generalizado de los diferentes conceptos retroalimentados
anteriormente, proceder a contestar la siguiente pregunta:
¿Sabías que existen diferentes tipos de empresas como las iglesias, las ferreterías, las farmacias,
el seguro social, las agencias de autos y hasta el propio Cobach?
Todas las empresas son importantes, ya que son las que proveen a la sociedad de todos sus
satisfactores; es por eso que si no existieran sería difícil cubrir nuestras necesidades. Las empresas
cumplen con su finalidad, solo si satisfacen una necesidad social con calidad y a un precio justo,
para lo cual todas ellas necesitan de diferentes recursos, para trabajar.
R.E. R.H.
Para
Entidad Fin:
Empresa Coordina proporcionar
económica- diversos económicoy
social recursos By S /o social
R.M. Sistemas
Satisfacer
consumidor
CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN.-
Consiste en lograr objetivos a través del esfuerzo ajeno, es decir, hacer algo a través de
otros.
Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajen juntas
para el logro de los objetivos establecidos por la organización (empresa).
Es el proceso enfocado hacia el logro de los objetivos previamente establecidos por
cualquier organismo (empresa), sea social, pública o privada.
CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION.-
La administración tiene ciertas características que la hacen diferente a otras disciplinas, de las
cuales a continuación se rescatan algunas de ellas (básicas).
1) Universalidad
2) Valor instrumental
3) Interdisciplinariedad
4) Flexibilidad
5) Es una actividad
6) Es intangible
ACTIVIDAD “TAREA”: Proceder en forma grupal a realizar una retroalimentación del significado de
cada una de estas características.
Después de haber retroalimentado esta actividad, es importante resaltar el significado de cada una
de estas características de la administración, por lo que a continuación se detallan:
Es de VALOR INSTRUMENTADA, debido a que es práctica, resulta ser un medio para lograr un fin
como el obtener determinados resultados, que alcance el dinero, tiempo para hacer una tarea, que
la empresa sea la mejor, etc.
Cuando se dice que la administración es una ACTIVIDAD, se está refiriendo a que ésta no es gente,
sino todo lo contrario representa un conjunto de actividades a realizar por la empresa, donde las
personas que administran obedecen a diversos niveles de jerarquía donde cada uno cumple con
una función o actividad específica.
Por último, de tantas características que reúne la administración, se dice que es INTANGIBLE,
porque su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos del personal de la
empresa, no la podemos ver ni tocar, pero sin embargo nos damos cuenta a través de ella, si las
cosas salen bien o mal.
No se debe de perder de vista que el ser humano es social por naturaleza, lo cual implica vivir
organizadamente, de modo que algunos miembros de la sociedad por eso producen alimentos,
otros vestidos y otros dan servicios, por lo que desde la época primitiva hasta la actualidad, el
hombre ha requerido la administración y seguirá utilizándola por el resto de su vida.
A continuación se muestran a través de una línea del tiempo, y en forma muy generalizada, las
etapas básicas de desarrollo histórico de la administración:
*gran libertad
de acción al
empresario
*surgen
especialistas
en
administració
n provocando
diversas
corrientes del
pensamiento
social como
defensa de los
trabajadores
*inician
investigacione
s que
originaron la
administració
n científica…
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION.-
Una vez que cuentas con un mayor conocimiento sobre la administración, es importante
mencionar su grado de utilidad que tiene para las empresas, y no necesariamente es exclusiva de
una empresa, sino también en tu vida personal, en tu familia, en la escuela, en una tarea escolar,
etc.
Esta utilidad radica en que a través de ella, las empresas logran manejar adecuadamente todo lo
que realizan y darse cuenta de las utilidades o perdidas presentadas a una fecha determinada, así
como del cumplimiento de sus actividades, el logro de objetivos y metas, las funciones de su
personal, la forma en que está organizada, las fortalezas y debilidades de su personal, la cantidad
de bienes con los que cuenta, los sueldos pagados a sus trabajadores, diversas formas de
motivarlos, la capacitación que requieren, estas y otras más actividades son desarrolladas por la
administración, las cuales permiten el funcionamiento de la empresa y en pocas palabras ese
control que desea toda organización es posible gracias a la administración.
TAREA DE INVESTIGACIÓN:
Buscar en diversas fuentes bibliográficas o direcciones de internet, ¿Cuáles son los principios
básicos de la administración según FAYOL?, ¿En qué consiste cada uno de ellos? y ¿Cuál es la
utilidad para las empresas la aplicación de éstos?
Según este personaje los principios de la administración son las catorce condiciones generales que,
aplicadas con medida, ponderación y sentido común, ayudan a la administración a alcanzar los
objetivos fijados:
1. División del trabajo: especializando a las personas en la tarea, para aumentar la eficiencia.
5. Unidad de dirección: la totalidad de la organización debe tener solo una cabeza y debe
existir un solo plan para un objetivo.
7. Remuneración del personal: que sea justa y garantizada, en apego a sus funciones.
9. Jerarquía o cadena escalar: la línea de autoridad va desde el más alto cargo, hasta el más
bajo en una relación en forma de cadena.
11. Equidad: tratar a todos de la forma más igualitaria y justa posible para lograr la lealtad
entre el personal.
12. Estabilidad y duración: la rotación de personal (despido o renuncia del trabajador) es muy
negativa para la eficiencia de la empresa. La rotación de puestos, es muy favorable para la
empresa por que el trabajador se va capacitando en diversos departamentos.
14. Espíritu de equipo: hacer que todos trabajen dentro de la empresa con gusto, fomentar la
armonía, la unión y los buenos sentimientos entre los empleados.
ACTIVIDAD EN CLASE:
Realizar un ejemplo real para cada uno de los 14 principios que se acaban de analizar de Fayol y
hacer una retroalimentación de los diversos ejemplos basados en su vida cotidiana o bien en casos
de empresas (simulacros).
TAREA: Investigar ¿Cuáles son los pasos del proceso administrativo?, ¿En qué consiste cada uno de
ellos? y ¿Cuál es su utilidad para una empresa?
2.2. ANALIZA CADA UNO DE LOS PASOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU UTILIDAD
PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE UNA EMPRESA.
2) ¿Tú qué harías en este caso como administrador para evitar que esto suceda?
Nota: Con esta actividad se pretende reconocer la importancia de la administración como proceso
administrativo (Conceptual), identificar la importancia de las administración en las actividades
empresariales (Procedimental) y que el alumno muestre un interés al resolver este caso
(Actitudinal).
ACTIVIDAD 1: Comentar en términos generales la tarea sobre los pasos del proceso administrativo,
en qué consiste cada uno de ellos a través de una lluvia de ideas en el aula y su importancia en la
empresa, posteriormente iniciar con el tema del proceso administrativo.
Hasta este momento se ha mencionado que la administración se aplica en todas las actividades
humanas: en el hogar, escuela, gobierno, iglesia, en tu vida, etc.
La administración de una empresa consiste en coordinar todas las actividades, con el fin de
alcanzar las metas señaladas, es decir, se busca el logro de objetivos con la ayuda de las personas y
de los demás recursos, desempeñando las labores esenciales del proceso administrativo.
¿Sabías que para cualquier actividad que realizas como inscribirte en tu escuela, organizar una
fiesta, aprobar una materia, participar en un evento deportivo o cultural, etc., estas aplicando
cada uno de los pasos del proceso administrativo? ¿Pero que es en sí el proceso administrativo?
¿Para qué sirve?
Siempre que hablamos de la administración nos referimos de una manera sencilla a “lograr que las
cosas funcionen mediante el esfuerzo ajeno”, hasta señalar en términos generales, que la
administración es el proceso mediante el cual se da una buena utilización de los recursos con los
que cuenta la empresa con la finalidad de lograr los objetivos ya previstos de forma eficaz y
eficiente.
Al hablar de administración, se hace hincapié a un proceso que nos ayudará a coordinar todas las
actividades, con el fin de alcanzar las metas señaladas, es decir, se busca lograr los objetivos con la
ayuda de las personas y de los otros recursos de la empresa (financieros, materiales y sistemas), y
a ese proceso de planear, organizar, integrar, dirigir y controlar, se le conoce como el proceso
administrativo.
Como parte de la utilidad de este proceso se tiene que toda empresa para lograr una sana
administración se debe de apoyar en dos tipos de funciones: “las funciones administrativas y las
funciones operacionales” (conocida esta segunda, también como áreas o departamentos básicos
de una empresa “Gerencia General, Producción, Finanzas, Recursos Humanos y Mercadotecnia”
que son donde realmente se ejecutan los planes y se distribuyen las actividades que se realizan en
una empresa). Estas dos funciones van siempre integradas ya que un director, gerente, jefe de
departamentos o supervisor debe de utilizar las funciones administrativas (planear, organizar,
integrar, dirigir y controlar) ya sea de una empresa privada o pública.
Es importante señalar que según Koontz y O’Donell en 1955 estableció que ese proceso
administrativo consta de cinco pasos, aunque otros autores aseguran que son 3, 4, 5 y hasta 6
pasos o etapas del proceso, sin embargo la división de éste autor es: Planeación, Organización,
Integración, Dirección y Control.
Deberán indicar quienes participaran, recursos (dinero, materiales, gente) que necesitan para
llevarla a cabo, cómo conseguirán esos recursos, indicar fecha y quien será el responsable de esta
actividad y cómo verificar que todo salga bien. No olvidar explicar en qué momento se están
aplicando los pasos del proceso administrativo.
Al finalizar presentarla al profesor y discutirla con el resto del grupo, sin olvidar tomar tus propias
notas. A través de esta actividad se pretende que el alumno identifique las principales
interrogantes del proceso administrativo (Conceptual), que comprenda la importancia de un buen
proceso administrativo para el logro de objetivos (Procedimental) y que participe activamente en
dicho proceso (Actitudinal).
Antes de empezar a analizar cada uno de los pasos del proceso administrativo, pedir al alumno
realizar una investigación a una microempresa de la región, con el objeto de que relacione las
funciones operacionales de una empresa con el proceso administrativo. Es decir de esta forma se
dará cuenta como estas preguntas, están sumamente relacionadas con las actividades o funciones
de la administración de una empresa, y en parte conocer la actividad real de lo que se hace en una
empresa, independientemente su tamaño y actividad a la que se dedica.
Preguntas:
Nota: No olvides portarte a la altura y darle las gracias por su atención al respecto…
Hasta este momento se ha venido hablando del trabajo realizado por la administración en
cualquier tipo de empresas, de la importancia que tiene en tu vida personal, familiar, social,
deportiva, etc., hasta en tu mismo entorno al hacer posible que vivas de la mejor manera posible.
¿QUE ES LA PLANEACION?
ACTIVIDAD PREVIA EN EL GRUPO: En binas o trinas, realizar los preparativos para una fiesta,
empezando con el planteamiento de las siguientes interrogantes: ¿qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?,
¿Quién?, ¿Para qué?, ¿Dónde?, e inmediatamente procedan a darles respuestas y plasmarlo en su
cuaderno en forma individual. Posteriormente hacer una retroalimentación. (A través de esta
actividad, se pretende reconocer la importancia de la planeación para el logro de objetivos
“CONCEPTUAL”, analizar la importancia de una buena planeación para el logro de los objetivos
“PROCEDIMENTAL” y colaborar en la elaboración de la actividad “ACTITUDINAL”.
En cualquier actividad que realizas, por lo general de forma consciente o inconsciente has venido
aplicando cada uno de los pasos del proceso administrativo para lograr resultados satisfactorios y
en especial, el de planeación. Pero en realidad, ¿sabes realmente lo que significa este primer paso
del proceso?, ¿Te habías dado cuenta que portar el uniforme, no fumar, sujetarte a un
procedimiento determinado de evaluación, cumplir con un horario, hacer homenajes a la bandera
una vez al mes, realizar el servicio social y las practicas preprofesionales, etc., son algunos de los
aspectos claves a considerar dentro de la planeación que el Cobach tiene como empresa?
Tarea: A través de una investigación bibliográfica, plasmar en tu cuaderno dos conceptos del
significado de planeación y una vez comprendidos, procede a realizar tu propia definición.
Una vez que se analizaron las diferentes definiciones investigadas por el alumnado y de diferentes
autores, se puede concluir que la PLANEACION es:
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con
base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en
un futuro, es decir, establecer los objetivos empresariales y la forma de lograrlos.
Según Agustín Reyes Ponce, la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que
ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números, necesarios
para su realización.
Así mismo, Koontz establece, que planear implica seleccionar misiones y objetivos, y las
acciones para alcanzarlos y requiere tomar decisiones: es decir, seleccionar entre los
diversos cursos de acción futuros.
De lo anterior se desprende que así como la vida personal requiere de la planeación, la vida
profesional también exige definir lo que se requiere y ponerse a trabajar para lograrlo. Siempre
que hablemos del concepto de planeación, se debe tener presente: conocer la situación actual por
la que atraviesa la empresa y en base a los recursos que posee, establecer los objetivos a alcanzar,
así como los diversos cursos de acción para lograrlos. De lo anterior se desprenden las siguientes
interrogantes: ¿Dónde estamos?, ¿A dónde queremos ir? Y ¿Qué queremos hacer para lograrlos?...
ELEMENTOS DE LA PLANEACION.-
Analizando los conceptos anteriores, te puedes dar cuenta que el concepto de planeación cuenta
con los siguientes elementos:
2) Cursos de acción: la planeación nos debe dar como resultado las diferentes actividades
que podemos realizar para lograr este objetivo, esto es qué se debe hacer para lograr
nuestra meta.
PREGUNTA ACTIVIDAD
¿Cómo? Define qué actividades se van a realizar para que la empresa funcione.
Si estas preguntas son definidas claramente, se facilita en gran medida la marcha y el manejo de la
empresa. El principal propósito de la planeación es ayudar a la empresa a logar sus metas,
minimizando riesgos e incrementando la posibilidad de éxito, mediante la reducción de la
incertidumbre y la aclaración de las consecuencias de las acciones a tomar.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACION.-
Precisión: hace mención a que los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y
genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.
Flexibilidad: todo plan debe dejar margen para los cambios imprevistos que surjan en éste.
Unidad: los planes deben de ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo
para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar coordinados e
integrados en un solo plan general.
TIPOS DE PLANES
Es importante tener presente que existen diversos tipos de planes que todo administrador debe
conocer para que le faciliten su trabajo en la empresa, en especial el relacionado a la planeación, y
entre ellos tenemos los siguientes:
Objetivos o metas: Son los resultados que la empresa desea lograr, tomando como base estos
objetivos, el empresario realiza la planeación de sus actividades. Ejemplo:
Aumentar las ventas en un 10 % para el mes de diciembre.
Propósito: Es a lo que la empresa se va a dedicar, como por ejemplo ser una empresa
de transformación, de comercialización o de servicios.
Visión: Significa lo que la empresa quiere llegar a ser en un futuro. Ejemplo: Ser una
empresa reconocida en Navojoa.
Políticas: Son guías generales o criterios que sirven para orientar la acción o la forma
de manejar o dirigir un negocio, permitiendo cierto grado de flexibilidad.
Ejemplo: Que el cliente pase a las oficinas a realizar sus abonos
correspondientes, pues no se cuenta con cobradores.
Estrategias: Son las diferentes formas o tip’s que emplean las empresas para alcanzar los
objetivos básicos de la empresa en apego a sus políticas; es decir son
acciones o interpretaciones que tiene la empresa, teniendo en cuenta la
competencia. Ejemplo: Otorgar ofertas a los clientes… Otra, las diferentes
estrategias que utilizan tus maestros en el salón de clases para que
aprendas.
Pronóstico: Se basa en predicciones para actuaciones futuras, para cada plan existe un
pronóstico. Ejemplo: Realizar un pronóstico de ventas de pasteles para el día
del niño.
Reglas: Son normas de lo que se debe o no se debe hacer. Son inflexibles. Ejemplo:
No fumar dentro de la empresa, etc.
Procedimiento: Describe una serie de acciones relacionadas y secuenciales para cumplir con
una tarea específica. Ejemplo: Decir cómo se van a llevar a cabo las
actividades en la empresa, indicarle al cliente el procedimiento para recoger
una mercancía en el almacén, etc.
Métodos: Es una forma de ejecutar el trabajo, así como también determina la forma
de realizarlo. Ejemplo: el método científico que has utilizado desde tu
escuela secundaria con aplicación a la vida diaria.
TAREA: Solicitar al alumno un ejemplo real donde se aplica cada tipo de los planes, vistos
en clase. (Con esta actividad se pretende que el alumno identifique los diferentes planes
que utilizan las empresas para operar (conceptual), que diferencia los distintos tipos de
planes de una empresa al citar ejemplo de cada uno de ellos (procedimental) y que
participe activamente en la elaboración de ejemplos de tipos de planes (actitudinal)).-
ACTIVIDAD EN CLASE: Solicitar al alumno elaborar un mapa conceptual sobre la planeación y que
contenga todos los aspectos importantes de éste primer paso del proceso administrativo (desde
sus elementos, principios, preguntas básicas y tipos de planes). Con esta actividad se pretende que
el alumno identifique los aspectos importantes del paso de la planeación (conceptual), que
comprenda la importancia de la buena planeación para el logro de objetivos en la empresa
(procedimental) y que participe activamente en la elaboración de dicho mapa conceptual
(actitudinal)…
ACTIVIDAD EN CLASE: Tomando en consideración los conceptos de los tipos de planes, reúnanse
en equipos de 5 personas y redacten una regla (tratando de que no sean las que tu ya conoces) ,
un pronóstico, un presupuesto y una estrategia, para la administración de tu plantel y coméntenlos
en clase. (Con esta actividad se busca que al alumno reconozca los diferentes tipos de planes
empresariales “conceptual”, que diferencie los tipos de planes empresariales y elabore varios de
ellos “procedimental” y que colabore en la elaboración de los planes para su plantel “actitudinal”).
1) Empiecen por plantearse las interrogantes de la planeación y den sus propias respuestas a
ellas en forma ordenada y detallada.
2) Indicar nombre de la empresa que van a crear (que sea una microempresa) y qué tipo de
empresa será (industrial, comercial o de servicios), recursos que utilizaran para ponerla en
funcionamiento (el dinero como lo reunirán propio o ajeno, cuanto $, qué tanto personal
ocupan, qué materiales utilizarán, herramientas de trabajo o materia prima, el
establecimiento o local será propio o rentado, su costo, si contaran con servicio a
domicilio, equipo de reparto, etc., y cuáles serán los sistemas para operar la empresa,
como calidad, control del dinero, si utilizaran publicidad, forma de llevar a cabo la
producción, control del personal, identificación de empleados, checador, seguridad, etc.)
3) Cuál será el producto o servicio que desearían ofrecer (puedes elaborar una lista de ellos) y
cómo llegaron a esa decisión, mencionar por qué motivos escogieron ese producto o
servicio, que tiene de especial, cuáles son sus ventajas y desventajas en relación a sus
competidores, etc.
4) Mencionar algunos tipos de planes que consideran les ayudaran a sacar adelante su
empresa e indicar cuáles son éstos y en qué consisten cada uno de ellos (redactarlos).
5) No olvides poner en práctica todo lo visto acerca de la planeación (como sus elementos,
principios, preguntas básicas, tipos de planes, etc.) y de la asignatura en general.
6) Puedes apoyarte en lo que realizaste en la otra Asignatura titulada: Promueve una cultura
emprendedora en los Pequeños Negocios…
Con esta actividad se pretende que el alumno identifique las actividades que se realizan a la hora
de planear una empresa (conceptual), que diferencie los distintos tipos de planes y todas aquellas
actividades que se realizan para llevar a cabo una empresa (procedimental) y que participe
activamente en la planeación de la empresa ficticia (actitudinal).
Nota: En la dirección www.youtube.com existen muchos videos relacionados con los pasos del
proceso administrativo, se te recomienda observarlos para que tengas un mayor aprendizaje
sobre todos estos temas desarrollados en clase…
Partiendo del momento en que nosotros ya conocemos lo que es planear una empresa, donde
establecimos qué queremos alcanzar en un futuro, ahora se procederá a establecer la forma de
decidir qué recursos y actividades son necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa,
distribuir recursos, definir funciones y tareas así como clarificar la autoridad y responsabilidad, por
lo que ha llegado el momento de preguntarnos qué es la organización, como segundo paso del
proceso administrativo, que toda empresa debe llevar a cabo para su manejo exitoso.
Cuando se utiliza la palabra “organización” puede entenderse en dos sentidos: primero, cuando
nos referimos a una empresa y en segundo término, cuando lo aplicamos al proceso de organizar
algo; es decir, la forma en que se dispone del trabajo y se asigna entre el personal de la empresa
para alcanzar eficientemente los objetivos de la misma.
Después de haber realizado una retroalimentación en clase sobre la actividad anterior, se tiene
entonces que la organización, en otras palabras, significa la coordinación de todas las actividades
o trabajos que se realizan en una empresa, para alcanzar los objetivos propuestos en la
planeación.
Según el autor Terry & Franklin, señalan que organización es una estructura donde se establecen
relaciones efectivas de comportamiento entre las personas, de manera que puedan trabajar juntas
con eficiencia y obtengan satisfacción personal al hacer tareas seleccionadas bajo condiciones
ambientales dadas para el propósito de realizar alguna meta u objetivo.
En toda empresa debe existir una organización adecuada, para determinar quién realizará cuales
tareas y quien será responsable de qué resultados; para eliminar los obstáculos al desempeño que
resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y para tender
redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos
empresariales.
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN.-
Después de analizar las diversas definiciones del paso de “organización”, se desprenden los
siguientes elementos claves, para entenderla mejor:
Una estructura: hace referencia a que cada individuo que pertenece a la empresa conozca
cual es su papel que debe de interpretar dentro de ella.
Sistematización: tanto las personas como los demás recursos de una empresa, deben
relacionarse o coordinarse adecuadamente, para desempeñar mejor el trabajo.
Jerarquía: según sea el puesto más importante que otro, tendrá que establecerse niveles
de autoridad y responsabilidad en la empresa.
Simplificación de funciones: significa hacer el trabajo más fácil y sencillo de realizar para
cada trabajador de la organización (empresa).
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
La finalidad de la organización consiste en hacer que cada uno de los miembros de la empresa
conozcan las actividades que van a ejecutar. Cuando la asignación de funciones es definida, el logro
de los objetivos es más eficiente, ya que no existen dudas acerca del trabajo que se debe realizar,
se eliminan las malas interpretaciones acerca de quién es la persona que va hacer algo, incluso se
pueden fijar las relaciones de trabajo que las personas tendrán dentro de la empresa. Así cada
individuo puede obtener información acerca del lugar en donde debe desempeñar sus funciones,
puede conocer sus relaciones, a quién debe recurrir para supervisión y, también, con sus
subordinados de quienes puede depender para la ejecución de las actividades.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Al igual que la planeación cuenta con varios principios, también este segundo paso de organizar,
tiene los suyos:
Especialización: entre más específicas sean las actividades que realizaran los trabajadores
en la empresa, mayor será su eficiencia, precisión y destreza. Cada quien se dedicará a algo
en especial…
Unidad de mando: significa que un trabajador no deberá recibir órdenes de dos
personas…
TIPOS DE ORGANIZACIÓN.-
La mayoría de los autores establecen que existen dos tipos de organización: la formal y la informal,
por lo que se procederá a establecer su diferenciación, de la siguiente manera:
Cualquier persona que haya trabajado en una empresa, reconoce que ocurren muchas
interrelaciones que no están prescritas por la estructura formal; es decir no están formalmente
planeadas sino que surgen de manera espontanea debido a la necesidad de afecto o relaciones
entre los participantes. Ejemplo: Juan y Pepe al salir de su trabajo frecuentemente van al cine o a
practicar algún deporte puesto que son amigos, esta amistad es parte de una organización informal
de la empresa, ya que la empresa no puede planear u obligar a estos trabajadores a ser amigos y
compartir momentos de su vida importantes…
NOTA: Las relaciones informales son muy importantes para el funcionamiento efectivo de la
empresa, los equipos desarrollan medios espontáneos e informales para manejar actividades
importantes que contribuyen al desempeño total.
EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN:
Toda empresa debe tener presente que las herramientas (instrumento) más importantes a utilizar
cuando se pretende organizar son:
Siempre que se vaya a establecer un sistema de organización deberán observarse los siguientes
aspectos:
División del trabajo: consiste en separar las tareas a realizar dentro de la empresa de
acuerdo a diferentes criterios que nos permitan la especialización, y por lo tanto, la
maximización de los esfuerzos del equipo de personas que existen dentro de la
organización. Por ejemplo: Un equipo de beisbol para poder ganar, tiene que dividir el
trabajo, cada jugador realizará una función clave de acuerdo a sus habilidades, lo mismo el
manejador, el doctor, el preparador físico, el dueño del club, etc., para lograr el objetivo de
ser campeones.
Para lograr una división de trabajo y una coordinación adecuada, dentro de la empresa, es
necesario analizar algunos aspectos como:
ACTIVIDAD DE TAREA: Utilizando el ejemplo de un equipo deportivo, señala cada uno de los 5
pasos vistos anteriormente, acerca de la forma de la división del trabajo y coordinación, que
consideres necesario para lograr ganar un campeonato. (Con esta actividad se pretende que el
alumno identifique la importancia del adecuado diseño de la organización –conceptual-, que
diferencie los aspectos necesarios para realizar un buen diseño de organización –procedimental-, y
que participe activamente retroalimentando su trabajo realizado –actitudinal-)
TIPOS DE ORGANIGRAMA
Un organigrama, como lo establece el autor Gómez Ceja, es una grafica que muestra la estructura
orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía
y las principales funciones que se desarrollan.
Vertical
Horizont
al
Tipos de organigramas
Mixto
De
bloque
Circular
Vertical: es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles, desde el más alto al más
inferior. Se lee de arriba en dirección hacia abajo (norte – sur). Ejemplo:
Mixtos: se representa la estructura de una empresa utilizando una combinación entre el vertical y
el horizontal. Ejemplo:
Qué tipo de organización pondrán en práctica (formal y/o informal y a través de que
instrumento o herramienta la representarán).
Y por último, presentar el organigrama a tus compañeros del salón de clases y explicar la
descripción de puestos que tendrás en la empresa; es decir explicar el organigrama…
Con esta actividad se pretende que el alumno en forma colaborativa identifique la importancia que
con lleva a la organización de una empresa ficticia –conceptual--, que comprenda los aspectos
claves de dividir el trabajo y coordinación, además de que elabore un organigrama de su empresa
–procedimental—y por último, que colabore en forma entusiasta en la elaboración de la estructura
orgánica de su empresa –procedimental--).
Nota: En la dirección www.youtube.com existen muchos videos relacionados con los pasos del
proceso administrativo, se te recomienda observarlos para que tengas una mayor comprensión
de todos estos temas integradores y favorecer el aprendizaje significativo, que te será útil para
enfrentar tu vida laboral en un futuro muy cercano.
2.2.3 ESTABLECE LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA INTEGRACION DE LOS
RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES DE LA EMPRESA.
Es importante aclarar que a partir de este tercer paso del proceso administrativo, se ejecuta o
realiza todo aquello que se ha venido planeando y organizando sobre el funcionamiento de una
empresa.
Iniciaremos conociendo qué es la integración y cómo las empresas integran sus recursos
especialmente el humano, material y financiero, acompañado de una serie de actividades que muy
seguramente te ayudaran a comprender este tercer paso del proceso administrativo.
Según Agustín Reyes Ponce, la integración consiste en obtener y articular los recursos o
elementos materiales y humanos que previamente fueron señalados como necesarios para
el adecuado funcionamiento de una empresa.
Otros autores como Munch Galindo y García Martínez, señalan que la integración
comprende una función a través de la cual el administrador elige y se allega de los recursos
necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los
planes.
IMPORTANCIA DE LA INTEGRACIÓN
La integración afecta a la dirección y al control (pasos del proceso administrativo), o bien, una
integración adecuada facilita la dirección y el control en la empresa, por ejemplo: cuando se
selecciona un gerente bien preparado, éste crea un ambiente de trabajo en el que el personal
(integrado adecuadamente en cada puesto), trabajando en grupo puede lograr las metas de la
empresa y las de ellos también, al tiempo que se evita que las desviaciones se conviertan en
problemas indeseables.
De lo anterior se desprende, que la integración es importante para obtener los recursos humanos,
financieros y materiales para que la empresa funcione. La integración de estos elementos es una
actividad constante para proveer lo necesario para el crecimiento o ampliación de la empresa,
como para sustituir a las personas que han salido de la empresa, las máquinas deterioradas o
sistemas y procedimientos que se han vuelto obsoletos. En pocas palabras, a través de la
integración se acercan o reúnen los recursos para que la empresa funcione.
La integración de los recursos técnicos y/o sistemas: éstos son los procedimientos y las
formas de hacer las cosas dentro de la empresa, ósea las diferentes maneras en que los
recursos humanos, financieros y materiales se relacionan entre sí para lograr los objetivos
de la empresa. Ejemplos: la forma de administrar el negocio, los procesos de producción,
control de calidad de los productos, sistemas de información (informática), etc.
La integración de los recursos humanos o personal: es la actividad de cubrir eficazmente
los puestos de la empresa y mantenerlos cubiertos evitando la rotación de personal, en
otras palabras, consiste en seleccionar la persona adecuada para el puesto adecuado y
todo esto a un costo adecuado para la empresa. Es importante resaltar que el recursos
humano es el recurso más importante de una empresa pero el más complicado para su
administración por su misma naturaleza, ya que éstos a diferencia de los demás recursos
ya descritos anteriormente, son los únicos que razonan y únicamente se contratan pero no
se adquieren en propiedad. Esto hace mención a que se basa en la buena disposición de
las personas para trabajar a cambio de una remuneración económica (sueldo o salario).
ACTIVIDAD: En forma individual y considerando tu entorno, hazte la idea que tendrás que salir
a divertirte un fin de semana, como el ir al cine, a la playa, al beisbol, etc., y pon en práctica como
integrarías cada uno de los recursos de una empresa (vistos en clase) para lograr dicho objetivo.
Empieza por indicar separadamente de donde obtendrías el dinero o quien te lo daría, con qué
recursos materiales cuentas, la forma de conseguir el permiso o el dinero (sistemas), qué tipo de
recurso eres tú, etc. (Con esta actividad se trata de identificar los diferentes recursos con los que
cuenta una empresa para trabajar __conceptual__, también que diferencie y clasifique los recursos
con los que cuenta una empresa para realizar su objetivo __procedimental__ y por último que
colabore en forma entusiasta en la localización de dichos recursos __actitudinal__.)
2) RECLUTAMIENTO: medios de los que se vale la empresa para atraer candidatos a ocupar
un puesto en la empresa, puede ser interno o externo. Por ejemplo: se puede anunciar en
periódicos, internet, volantes, agencia de empleo, etc.
ACTIVIDAD EN CLASE Y/O TAREA: Elaborar un mapa mental donde queden plasmados los
pasos de la integración de personal y posteriormente participa en la retroalimentación grupal. (Con
esta actividad se busca que el alumno identifique cada uno de los pasos para integrar personal
efectivo en las empresas __conceptual__, que diferencie los pasos de la integración de personal
usado en la empresas de la región __procedimental__ y por último que colabore en forma
entusiasta en la elaboración del mapa mental y lo de a conocer a sus compañeros __actitudinal--).
ACTIVIDAD DE CIERRE:
Partiendo de las actividades de cierre de PLANEACION Y ORGANIZACIÓN que tu equipo de
microempresa ya elaboro recientemente, de nuevo proceder en forma colaborativa a realizar esta
actividad con tus compañeros de equipo, sobre la forma en que integraras o reunirás los diversos
recursos que utilizaran, para que tu empresa funcione adecuadamente.
Utilizando el siguiente formato, determinen los recursos necesarios que creen requerir para poner
en funcionamiento su microempresa, ASÍ COMO LA FORMA DE INTEGRARLOS A LA MISMA:
Humanos:
Financieros:
Materiales:
Sistema o Técnicos:
Con esta actividad se busca que el alumno identifique los diferentes recursos de su microempresa
y como se integran a ella __conceptual--; que identifique a la integración como una de las partes
del proceso administrativo __procedimental__ y que muestre iniciativa e interés en realizar la
actividad __actitudinal__)
Nota: En la dirección www.youtube.com existen muchos videos relacionados con los pasos del proceso administrativo,
se te recomienda observarlos para que tengas una mayor comprensión de todos estos temas integradores y favorecer
el aprendizaje significativo, que te será útil para enfrentar tu vida laboral en un futuro muy cercano. NOTA: EL VIDEO
“ESE NO ES MI PROBEMA” ESTA MUY BIEN PARA VER EL TIPO DE PERSONAS QUE TENEMOS.
2.2.4 IDENTIFICA LOS ELEMENTOS DE LA DIRECCION DE LA EMPRESA.-
¿Qué es la Dirección?
Este cuarto paso del proceso administrativo, comprende muchos elementos claves para que todo
administrador influya en la realización de los planes y sobre todo obtenga una respuesta positiva
de sus empleados, ya que son estos los que realmente alcanzaran todo lo que ha sido planeado,
organizado e integrado, y esto será posible a través de una sana supervisión, comunicación,
motivación y liderazgo adecuado.
Lograr que el personal coopere para alcanzar las metas de la empresa, no es tarea fácil, sin
embargo a través de una buena dirección pueden lograrse conductas deseables en cada uno de los
miembros de la empresa, además de que esto repercute en la moral de trabajo de los mismos y
consecuentemente en la productividad, sin faltar una comunicación necesaria para que la
organización funcione.
Es la capacidad de guiar, supervisar, comunicar y motivar a los empleados para el logro de los
objetivos de la empresa, a la vez de establecer relaciones duraderas entre los trabajadores y la
propia empresa. Es decir, implica el logro de los objetivos con y por medio de personas, por lo que
un dirigente debe interesarse por el trabajo y por las relaciones humanas.
ACTIVIDAD 1:
Realizar una visita a la biblioteca del plantel en forma grupal y bajo la guía del maestro, consultar
varios libros de administración y proceder a dar respuesta a los siguientes puntos: ¿Qué es
liderazgo, tipos de liderazgo, motivación y comunicación? Posteriormente realizar en clase una
retroalimentación con la información obtenida.
IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN
Como su nombre lo indica, su importancia radica en que a través de una buena dirección se van a
lograr los objetivos de la empresa o del departamento, se coordinaran los esfuerzos del personal
para que cada quien cumpla con sus funciones especificas, se influirá y se les motivará para que
alcancen una mayor productividad, se les mantendrá comunicados sobre los logros y expectativas y
sobre todo, se guiará al personal de la empresa para que cooperen a alcanzar la meta en común.
ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN
Para que una empresa practique una buena dirección y logre alcanzar sus propósitos, existen
muchos elementos o herramientas claves que ayudarán a desarrollarla exitosamente, siendo estos
las siguientes:
Liderazgo
Motivación
Comunicación
Logro de Objetivos
Guía de los esfuerzos del Equipo
Como se mencionó anteriormente, para lograr que el personal coopere para alcanzar las metas de
la organización, es necesario que al frente este una persona que dirija o bien, que ejerza un
liderazgo adecuado, capaz de sacar adelante a la empresa en general.
Es importante resaltar que todo empresario debe tener ciertas cualidades o características para
dirigir a las personas de su empresa y alcanzar los objetivos que se haya fijado. Pero, ¿Cuáles serán
esas características que debe reunir una persona para ser buen líder?
Honestidad
Tolerancia
Autoconfianza
Impulso
Conocimientos
Justicia
Equidad
Inteligencia
Autoridad
Responsabilidad
Carisma
Emprendedor
Otras…
Ningún estilo de liderazgo es general, sino que todo depende de la situación en que se encuentre
para ejercer algún tipo de ellos. Es decir, el líder debe ajustarse a las situaciones por las que se
estén atravesando en ese momento en la empresa y el grupo de trabajo.
ACTIVIDAD 2:
En equipo de tres personas, consigue fotos de tus profesores o bien, realiza un análisis detallado
de al menos 4 maestros e identifica con qué estilo de liderazgo lo relacionas, indicando la
justificación correspondiente. Posteriormente, realizar una retroalimentación en forma grupal.
(Con esta actividad se pretende que el alumno identifique los tipos de líderes según sus
características --conceptual--, que diferencie los tipos de liderazgo según las características
personales de sus profesores –procedimental--, y que colabore activamente en la elaboración de la
actividad –actitudinal--)
¿MOTIVACION?
La motivación es otro de los elementos claves que nos permitirá dirigir correctamente una
empresa. Pero en sí, qué es la motivación, qué diferencia existe entre motivación y liderazgo, por
qué motivos las empresas deben practicar la motivación, qué debemos de estudiar antes de
motivar a un trabajador, cuáles son las teorías motivacionales, qué efectos tiene un trabajador bien
motivado, etc., estas interrogantes y otras, serán retroalimentadas a lo largo de este tema
integrador.
Es el impulso de una persona para entrar en acción, porque desea hacerlo para satisfacer
sus necesidades.
IMPORTANCIA DE LA MOTIVACION
Tanto la motivación como el liderazgo son aspectos muy importantes para dirigir correctamente un
negocio, repercutiendo en mayor productividad y más lealtad de los trabajadores hacia la empresa.
Es fundamental que exista una gran diferencia entre ambos, el liderazgo hace mención a la
habilidad para influir en los demás y lograr que hagan las cosas correctamente, mientras que la
motivación se refiere a ese impulso que se le inyecta a una persona para que trabaje mejor y a
cambio recibirá una serie de estímulos. No debe olvidarse que existen muchas frases muy
importantes cuando hablamos de la motivación, como: “Las vacas contentas dan mejor leche”, lo
anterior en sentido figurado y aplicado a una empresa, significa que entre mejor tratemos a
nuestros trabajadores y los motivemos, más productivos serán estos… y es ahí donde radica la
importancia de la motivación.
TEORIAS MOTIVACIONALES:
Existen diversas teorías del comportamiento qué tratan de explicar el por qué las personas se
comportan de una forma u otra en el trabajo. Tanto Abraham Maslow como McGregor, coinciden
en varios aspectos, de donde se desprende que siempre que se quiera motivar a una persona debe
ser analizado su comportamiento y sus necesidades, para otorgar incentivos que logren
satisfacerlas y se vea reflejado en un mayor rendimiento en el trabajo.
Las necesidades de estimación, hacen hincapié a que una vez que perteneces a un grupo
social, ahora llega el momento de ser reconocido, tener status, etc. En pocas palabras,
tener una posición determinada dentro de la sociedad a la que un individuo pertenece.
Las necesidades de Autorrealización, se refiere a que el individuo tiene la necesidad de
desarrollar sus potencialidades, aquello que le gusta hacer y hacerlo bien, ser un
profesionista de éxito, etc.
La TEORIA “ Y “ , también creada por McGregor, establece todo lo contrario a la teoría “X”.
En la teoría “Y” se dice que el hombre busca la satisfacción en su trabajo, desea ejercer la
autodirección y el autocontrol al servir a los objetivos que le son confiados, busca su
autorrealización, etc.
ACTIVIDAD 3:
En binas y con la ayuda de tu maestro, elaborar un cuadro comparativo de las 3 teorías
motivacionales vistas anteriormente y posteriormente realiza una retroalimentación grupal,
dando ejemplos de aplicación para cada una de ellas.
(Con esta actividad se busca que el alumno identifique las diferentes teorías de la motivación
utilizadas en las empresas –conceptual--, que el alumno diferencie y compare las teorías de la
motivación más utilizadas en las empresas –procedimental--, y por último, que colabore en la
elaboración del cuadro comparativo –actitudinal--)
COMUNICACIÓN.-
La comunicación, un elemento más para dirigir una empresa. La comunicación se convertirá en
este caso como el enlace perfecto entre el liderazgo y la motivación, ya que no pueden existir los
líderes que puedan motivar a su personal sin una comunicación efectiva.
¿QUE ES LA COMUNICACIÓN?
Es un proceso por medio del cual las personas transmiten ideas o pensamientos a otra, o a
un grupo de personas, con el objeto de lograr una comprensión y una acción respectiva
(retroalimentación).
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
Mensaje: significa lo que hay que decir, de tal manera que exista la mayor posibilidad de
transmitir la idea con palabras sencillas y claras.
Canal: es el vehículo o medio que transporta los mensajes como, cartas, teléfono, radio,
periódicos, películas, conferencias, reuniones, etc.
ACTIVIDAD 4:
Elabora un collage o mapa mental donde presentes los principales conceptos relacionados con la
etapa de la dirección (motivación, liderazgo y comunicación). Posteriormente exponerlo en el
grupo y fomentar una retroalimentación sobre la importancia de utilizar estos conceptos en las
empresas de la región.
(Con esta actividad se busca que el alumno identifique los diferentes conceptos claves que utilizan
las empresas para dirigir –conceptual--, que el alumno diferencie cada uno de los conceptos
claves que utilizan las empresas para dirigir –procedimental--, y por último, que colabore en la
elaboración del collage o mapa mental –actitudinal--)
ACTIVIDAD DE CIERRE:
Partiendo de las actividades de cierre de PLANEACION, ORGANIZACIÓN E INTEGRACION que tu
equipo de microempresa ha venido realizando, procede de forma colaborativa a presentar un
informe o tabla (de libre formato) donde indiquen la forma o manera en que motivaran a sus
empleados, qué teoría motivacional les gustaría utilizar y por qué, la forma de comunicarse con
ellos, los tipos de comunicación a implementar para lograr el éxito de la microempresa y por
último manifestar qué características deberá tener la persona que estará al mando de la
microempresa (líder), así como los estilos de liderazgo que aplicarán y en qué momento o
situación estarán presentes.
Con esta actividad se busca que el alumno identifique los diferentes elementos necesarios para
dirigir su microempresa --conceptual--; que diferencie los elementos que le permitirán dirigir su
microempresa –procedimental-- y que muestre iniciativa e interés en realizar la actividad que le
permitirá dirigir su microempresa con éxito –actitudinal--)
Nota: En la dirección www.youtube.com existen muchos videos relacionados con los elementos claves para dirigir una
empresa (motivación, liderazgo y comunicación), se te recomienda observarlos para que tengas una mayor
comprensión de todos estos temas integradores y favorecer el aprendizaje significativo, que te será útil para enfrentar
tu vida laboral en un futuro muy cercano.
CONCEPTO DE CONTROL:
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las
instrucciones emitidas y con los principios establecidos. (Henry Fayol)
El control es todo un proceso, puesto que para su cumplimiento correcto desarrolla una serie
de pasos, consistentes en:
1) Se deben establecer estándares y patrones que sirvan como guías para posteriormente
hacer comparaciones entre lo que se ha propuesto y lo que realmente se está obteniendo.
2) Se debe medir el desempeño real alcanzado por los trabajadores o por la empresa en
conjunto.
4) Por último, deben realizarse correcciones a las desviaciones que pudieran presentarse. Se
busca establecer estrategias que nos permitan lograr los estándares que a lo mejor no
fueron logrados o bien mejorarlos o superarlos.
ACTIVIDAD 1:
Realizar una investigación bibliográfica o en internet donde amplíes el significado de cada uno
de los pasos del proceso de control y establezcas un ejemplo para cada uno de ellos.
Posteriormente, realizar una retroalimentación grupal con la ayuda de tu maestro.
(Con esta actividad se busca que el alumno identifique los diferentes pasos del proceso de
control de una empresa –conceptual--, además de ubicar la importancia de los pasos del
control en la empresa –procedimental—y por último, que participe con entusiasmo en la
elaboración de la actividad y en la retroalimentación grupal –actitudinal--)
TIPOS DE CONTROL
En la actualidad todas las empresas deben establecer una serie de controles que les permitan
verificar su trabajo y tratar en lo posible de desperdiciar sus recursos, ya que entre más
desperdicios se presenten o fallas en el manejo de la misma, disminuyen los índices de ganancias.
Por más ingresos que tengan, pero si no hay control de los mismos, las cosas se complicaran en un
futuro muy cercano y pudiera la empresa hasta desaparecer del sector empresarial, yéndose a la
bancarrota.
Control de calidad: se realiza con el propósito de conocer si el producto cumple con los
estándares considerados como óptimos (buenos, adecuado, satisfactorio, etc.)
Gerencia General
Recursos Humanos
Producción
Mercadotecnia
Finanzas
BIBLIOGRAFIA:
Material de Apoyo de Administración de Empresas (Modulo). Cobach 5to sem. Agosto
2005
http://www.youtube.com/watch?v=Op5zcComvEE
http://uinformaticaadmin.blogspot.mx/2012/10/historia-de-la-administracion.html
ok…