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¿Qué son los sistemas ERP?

Según TicPortal: El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que


significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Estos programas se
hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción
a distribución o incluso recursos humanos.

Según Oracle: El acrónimo ERP significa planificación de recursos empresariales.


Se refiere a los paquetes de sistemas y software que utilizan las organizaciones
para administrar las actividades diarias del negocio, tales como la contabilidad, el
abastecimiento, la administración de proyectos y la fabricación. Los sistemas de
ERP se unifican, definen una variedad de procesos de negocios y habilitan el flujo
de datos entre ellos. Al recopilar los datos transaccionales compartidos por una
organización desde diversas fuentes, los sistemas de ERP eliminan la duplicación
de datos y proporcionan la integridad de los datos con una sola "fuente de verdad".

En la actualidad, los sistemas de ERP son fundamentales para administrar miles de


negocios de todos los tamaños y todas las industrias. Para estas empresas, la ERP
es tan importante como la electricidad que mantiene las luces encendidas.

Según ClickBalance: Un sistema ERP es un sistema computacional de planeación


de recursos empresariales, en otras palabras, es un sistema que gestiona y controla
de la mejor manera posible los recursos, procesos y operaciones de una empresa
o negocio.

El sistema ERP es apto para usarse en cualquier empresa, desde la más chica
hasta la más grande porque se compone por «módulos», lo que significa que es un
sistema ajustable a las características de tu empresa, algunos de los módulos son:

 Facturación electrónica (Ventas).

 Contabilidad electrónica.

 Compras.

 Pagos y cobros.
 Inventarios.

 Bancos.

 Nómina.

 Entre otros.

¿Cómo funcionan?

Un sistema ERP integra y ordena la información de cada uno de los procesos y


actividades de la empresa, para después concentrar esa información en un solo
lugar, finalmente automatiza las actividades para que operen de la manera más
óptima posible y con esto alcanzar las metas que se haya planteado el director.

De igual forma el sistema ERP se encarga de crear un flujo de información


actualizada en tiempo real, dando la oportunidad de analizar y tomar mejores
decisiones en tu empresa; ya que conocerás la situación actual y futura de tu
organización, además, aumentarás la productividad de tus colaboradores.

Pasos para implementar un sistema ERP:

Un proyecto de implementación de un sistema ERP se divide en varias fases:

 Estudio previo: análisis de las normas de administración, revisión de los procesos


funcionales. Esta fase requiere competencias funcionales y departamentales,
generalmente la llevan a cabo consultores experimentados en estrecha
colaboración con los empleados del departamento en cuestión.

 Desarrollo/configuración: redacción del plan de parametrizaciones,


estandarización de los procesos involucrados en el proyecto a implementar.

 Preparación y realización de pruebas (pruebas de integración formales, pruebas


de compatibilidad).
 Exportación e importación de la información desde el sistema antiguo al nuevo en
caso de ser requerido, control de la recuperación correcta de datos (ejemplo:
(asientos contables iniciales).

 Capacitación de los usuarios y apoyo durante la transición.

 Seguimiento constante a la empresa.

Tipos de ERP:
Existen dos grandes clasificaciones a la hora de hablar de tipos de software ERP:
según su diseño y según su instalación.
Según su diseño: ERP a medida o predefinido

El software a medida supone crear un sistema de ERP desde 0 para una empresa
en particular. Es una solución más costosa y que exige encontrar a la compañía
adecuada para llevarla a cabo, pero a cambio ofrece la máxima adaptabilidad.

Por el otro lado, las soluciones estándares o modulares son más baratas y rápidas
de implantar. Se contratan en base a módulos o paquetes en función de las
necesidades de cada empresa; existen incluso soluciones prediseñadas para un
tipo de empresa muy concreto, por ejemplo, bodegas. El software concreto a
escoger estará en función del tamaño de cada empresa:

 Empresas grandes: los más comunes son SAP y Microsoft Dynamics.


 PYMES: Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business One, A3 ERP.
 Para empresas pequeñas y medianas, existen muchas posibilidades para
crear un ERP en la nube o a través de software libre como por ejemplo Open
ERP
Según su instalación: ERP en local o en la nube

La segunda tipología se refiere a la forma en la que va a estar instalado el software.


Algunos programas de este tipo se realizan en local, es decir, que se instalan en el
entramado informático de la propia empresa para que pueda ser utilizado en uno o
varios equipos dentro de la sede del negocio.

En cambio, una solución en la nube supone la ventaja añadida de que se puede


usar desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet, porque está ubicado
en un servidor concreto. Esto significa que su funcionamiento no se reduce
solamente a la sede de la empresa, sino que permite una mayor versatilidad en este
sentido.

Según sea una solución general o vertical


Según la versatilidad que posea el software podemos encontrar:

ERP vertical. Están diseñados específicamente para un determinado sector. Esto


hace que estén preparados para cubrir las necesidades de las empresas
pertenecientes a dicho sector. Las bodegas y los hospitales son dos tipos de
negocio que suelen emplear este tipo de planificación de recursos.

ERP horizontal. Sirven en principio para cualquier empresa. El inconveniente es


que necesitan mayor adaptación que uno vertical.

Según el tipo de software utilizado


Existen diferentes ERP según el tipo de código que utilicen:

o ERP de código abierto. Permiten el acceso a su código fuente de forma libre, lo


que permite modificarlos a nuestras necesidades sin pagar al desarrollador. Por el
contrario, necesitamos disponer de informáticos preparados. A cambio podremos
incorporar funcionalidades que más se ajusten a nuestras necesidades de negocio.
El principal inconveniente es el tiempo que se empleará en el desarrollo de los
módulos a añadir al ERP.
o ERP de código privado. Este no permite el acceso al código fuente. Sólo pueden
ser modificados por sus desarrolladores. En el caso de pymes, no suelen demandar
unas funcionalidades muy específicas. Esto hace que puedan utilizar estos modelos
de ERP estandarizados sin mayor problema. De hecho, la mayor parte de ellas elige
este sistema de ERP.
Objetivos principales de un sistema ERP

La misión del ERP es planificar todos los recursos de la empresa a través de un


modelado de las diferentes áreas que contiene como pueden ser los departamentos
de ventas, inventarios, compras, contabilidad, nómina, etc.

Un sistema ERP debe cumplir una serie de objetivos:

 Permitir el acceso a toda la información de la empresa de manera oportuna,


precisa y confiable. Dicho acceso a la información debe ser restringida de
acuerdo a los privilegios de cada tipo de usuario.
 Optimizar los procesos de la empresa.
 Compartir información entre todos los componentes de la organización.
 Eliminación de procesos innecesarios de reingeniería.

Un ERP tiene como propósito reducir los tiempos de respuesta ante distintas
situaciones de interacción, así como el manejo de información eficiente que permita
la toma de decisiones y la reducción de los costos de las operaciones llevadas a
cabo.

Características de un sistema ERP

Las principales características de un sistema ERP son que deben ser integrales,
modulares y adaptables:

 Integrales: Todas las áreas o departamentos de la empresa se comunican e


intercambian información durante la ejecución de los diferentes procesos de
negocio. La gestión y control de estos procesos deben estar integrados en la
solución ERP, de manera que la información no se duplique y los procesos
sean realizados de la manera más eficientemente posible conociendo en
todo momento su trazabilidad.
 Modulares: Cada empresa gestiona sus procesos de negocio o cuentan con
departamentos diferentes al de otras empresas, y es por ello que, un sistema
ERP debe permitir elegir los componentes de la solución de acuerdo a las
necesidades de cada negocio. Dichos componentes pueden ser: compras,
ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.
 Adaptables: Cada empresa maneja sus propios procesos, estándares y
parámetros. Por eso los sistemas ERP deben poder adaptarse a cada
necesidad por medio de la configuración de los procesos empresariales.

Los paquetes de software de planeamiento de los recursos de la empresa (ERP o


"Enterprise Resource Planning") vienen en muchas variedades, pero a menudo
comparten el mismo conjunto de características. Los programas comunes incluyen
características en torno a la gestión financiera, fabricación, gestión de la cadena de
suministros, recursos humanos y relaciones con los clientes. En conjunto, las
características de un sistema ERP cubren las inquietudes enteras de
funcionamiento de un negocio.

Conectividad

Un núcleo, una característica sin programa específico de los sistemas ERP, es su


capacidad de compartir información entre aplicaciones. Los costes de fabricación
se pueden importar a un sistema de gestión financiera, que a su vez puede
compartir la información de nóminas con el programa de recursos humanos, etc. La
capacidad de transferir datos entre aplicaciones rápidamente y sin problemas es
una de las principales ventajas que tienen los sistemas ERP sobre otros softwares
individuales de soluciones separadas.

Finanzas

Administrar el flujo de fondos es un tema importante diario para todos los negocios.
La mayoría de las características económicas de un sistema ERP se agrupan en
una sola aplicación, como la gestión financiera de Oracle o el programa de
contabilidad OpenERP. Estas características incluyen informes sobre el
presupuesto, seguimiento de cuenta, gestión de nóminas, seguimiento de activos y
facturación.
Administración del inventario

Varios programas de la ERP incluyen funciones relacionadas con la gestión de


inventario de una empresa de productos. La aplicación de fabricación permite a los
usuarios rastrear la creación del producto, mientras que el programa de la cadena
de suministro tiene características para la visualización y gestión de las existencias
del inventario.

Administración del personal

Los sistemas ERP incluyen software para la gestión de personas dentro de la


empresa, así como clientes y otras personas fuera de la empresa. El programa de
recursos humanos incluye funciones para el seguimiento de los empleados actuales
y potenciales y su estado dentro de la empresa, incluyendo las hojas de asistencia
y la información de la nómina. Para el seguimiento de clientes, un programa de CRM
puede crear identificadores únicos para cada persona, pasando de objetivos
publicitarios a clientes recurrentes.

Otras características

Si bien cada sistema ERP es ligeramente diferente, muchos incluyen funciones para
almacenar y editar las campañas de marketing, el seguimiento de los gastos del
proyecto y el trabajo, y la planificación del transporte.

Ventajas de un sistema ERP:


 Automatización de procesos de la empresa.
 Disponibilidad de la información de la empresa en una misma plataforma.
 Integración de las distintas bases de datos de una compañía en un solo programa.
 Ahorro de tiempo y costes.
 Eleva la productividad del personal.
 Estandariza los procesos y operaciones.
 Facilita el proceso de toma de decisiones.
 Favorece el control de los recursos.
 Incrementa la competitividad de la empresa.
 Integra la información financiera.
 Mantiene un inventario mínimo.
 Mejora la relación con tus proveedores.
 Obtén información siempre actualizada en el momento que lo desees.
 Permite rentabilizar procesos, porque planifica los tiempos y las tareas para que
tus trabajadores sean lo más productivos posible.
 Son totalmente personalizables, teniendo en cuenta las características de cada
empresa.
 Hay soluciones con costes muy bajos basados en el presupuesto total de un
negocio.
 Mejora la comunicación interna, creando apoyos entre diferentes departamentos.
 Permite controlar operaciones de forma más sencilla.
 Reduce los costes de diferentes actividades.
 Mejora la eficiencia general de la empresa.

Además, los ERP ofrecen integración con soluciones de BI o Business Intelligence,


permitiendo realizar informes sobre el estado de su empresa directamente con los
datos del sistema ERP. Esto ofrece un nivel de conocimiento detallado y actualizado
del estado de la empresa que resulta indispensable a la hora de analizar y mejorar
procesos internos como el marketing y ventas, la organización u otros aspectos clave
de una compañía.
Ejemplos de sistemas ERP:
SAP R/3

SAP Business One


JD Edwards

Microsoft Dynamics GP (antes Great Plains)


Microsoft Dynamics SL (antes Solomon)

Microsoft Dynamics AX (antes Axapta)


Bibliografía:

https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/que-es-sistema-erp

https://www.oracle.com/mx/applications/erp/what-is-erp.html

https://clickbalance.com/blog/contabilidad-y-administracion/que-es-un-sistema-erp/

http://onerp.es/que-es-un-erp/

https://www.emprendepyme.net/tipos-de-erp.html

Video explicativo sobre los ERP: https://www.youtube.com/watch?v=-E3Ej3OL--g