Anda di halaman 1dari 4

FORMULIR

ANALISIS JABATAN

1. Nama Jabatan : Arsiparis Terampil


2. Kode Jabatan :
3. Unit Organisasi : Dinas Kesehatan, Pengendalian Penduduk dan Keluarga
Berencana
4. Unit Kerja : UPT Rumah Sakit Daerah RSUD Kabupaten Belitung
Timur
5. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

DIREKTUR

KEPALA SEKSI PELAYANAN KEPALA SUB BAGIAN


MEDIS DAN ADMINISTRASI, UMUM KEPALA SEKSI PENUNJANG
KEPERAWATAN DAN KEUANGAN

ARSIPARIS TERAMPIL

6. Ikhtisar Jabatan :
Menerima, menyortir, mencatat, menghitung, mendistribusikan, menyimpan dan menggandakan
surat dan dokumen sesuai prosedur yang berlaku dalam rangka menunjang tugas dan fungsi

7. Uraian Tugas :
1. Menerima, mencatat dan memberi nomor agenda dan kode klasifikasi, baik surat masuk
maupun surat keluar dengan menulis nomor dan tanggal penerimaan, perihal isi surat serta
permasalahannya untuk memudahkan pengecekan;
2. Menerima dan memeriksa buku ekspedisi yang telah ditandatangani oleh penerima surat untuk
mengetahui kesesuaiannya;
3. Menerima dan mengecek kelengkapan dokumen, surat, formulir dan bahan lainnya dari atasan
langsung;
4. Menyusun konsep surat berdasarkan arahan pimpinan;
5. Menyusun indeks/daftar arsip sesuai abjad dan tanggal proses surat masuk untuk kelancaran
proses administrasi
6. Melakukan pemberkasan terhadap surat masuk dan keluar;
7. Melakukan pemilahan arsip di lingkungan unit kerja/UPT untuk mendukung kelancaran
pelaksanaan pekerjaan;
8. Melakukan retensi arsip di lingkungan unit kerja/UPT untuk mendukung kelancaran
pelaksanaan pekerjaan;
9. Melakukan pemusnahan surat/dokumen/arsip dengan menggunakan alat penghancur kertas
berdasarkan arahan pimpinan;
10. Melakukan e-filing/e-archive melalui aplikasi untuk kemudahan pencarian arsip
surat/dokumen;
11. Menyusun laporan pelaksanaan tugas sebagai pertangungjawaban kepada pimpinan;
12. Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan dalam rangka kelancaran kegiatan.

8. Bahan Kerja :
No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Surat masuk dan surat keluar Penerimaan, mencatat dan memberi nomor agenda dan
kode klasifikasi, baik surat masuk maupun surat keluar
dengan menulis nomor dan tanggal penerimaan, perihal isi
surat serta permasalahannya untuk memudahkan
pengecekan
2. Buku ekspedisi Penerimaan dan pemeriksaan buku ekspedisi yang telah
ditandatangani oleh penerima surat untuk mengetahui
kesesuaiannya
3. Dokumen, surat, formulir dan Penerimaan dan pengecekan kelengkapan dokumen,
bahan lainnya surat, formulir dan bahan lainnya dari atasan langsung
4. Disposisi pimpinan Penyusunan konsep surat berdasarkan arahan pimpinan
5. Arsip Penyusunan indeks/daftar arsip sesuai abjad dan tanggal
proses surat masuk untuk kelancaran proses administrasi
6. Arsip Pemberkasan terhadap surat masuk dan keluar
7. Arsip Pemilahan arsip di lingkungan unit kerja/UPT untuk
mendukung kelancaran pelaksanaan pekerjaan
8. Arsip Pelaksanaan retensi arsip di lingkungan unit kerja/UPT
untuk mendukung kelancaran pelaksanaan pekerjaan
9. Arsip Pemusnahan surat/dokumen/arsip dengan menggunakan
alat penghancur kertas berdasarkan arahan pimpinan
10. Arsip Pelaksanaan e-filing/e-archive melalui aplikasi untuk
kemudahan pencarian arsip surat/dokumen
11. Catatan harian Penyusunan laporan pelaksanaan tugas sebagai
pertangungjawaban kepada pimpinan
12. Disposisi pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan
dalam rangka kelancaran kegiatan

9. Perangkat / Alat Kerja :


No. Perangkat Kerja Digunakan Dalam Tugas
1. Komputer, ATK, printer, alat Pelaksanaan tugas sehari-hari
komunikasi, jaringan internet
2. Alat penghancur kertas Pemusnahan surat/dokumen/ arsip
3. Pedoman Tata Naskah Dinas Pelaksanaan tugas teknis
4. SOP, peraturan perundang- Pelaksanaan tugas teknis
undangan terkait

10. Hasil Kerja :


No. Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Agenda surat Dokumen
2. Buku ekspedisi Dokumen
3. Check list kelengkapan dokumen Dokumen
4. Konsep surat Dokumen
5. Draft daftar arsip sesuai abjad dan tanggal proses surat Dokumen
6. Laporan pemberkasan arsip Dokumen
7. Laporan pemilahan arsip Dokumen
8. Laporan retensi arsip Dokumen
9. Laporan pemusnahan surat/dokumen/ arsip Dokumen
10. Laporan e-filing/e-archive Dokumen
11. Laporan pelaksanaan tugas Dokumen
12. Laporan tugas lain Dokumen

11. Tanggung Jawab :


1. Kelengkapan saat menerima, mencatat dan memberi nomor agenda dan kode klasifikasi, baik
surat masuk maupun surat keluar dengan menulis nomor dan tanggal penerimaan, perihal isi
surat serta permasalahannya untuk memudahkan pengecekan;
2. Kelengkapan saat menerima dan memeriksa buku ekspedisi yang telah ditandatangani oleh
penerima surat untuk mengetahui kesesuaiannya;
3. Kelengkapan saat menerima dan mengecek kelengkapan dokumen, surat, formulir dan bahan
lainnya dari atasan langsung;
4. Keakuratan konsep surat berdasarkan arahan pimpinan;
5. Keakuratan indeks/daftar arsip sesuai abjad dan tanggal proses surat masuk untuk kelancaran
proses administrasi;
6. Kelengkapan pemberkasan terhadap surat masuk dan keluar;
7. Kesesuaian pemilahan arsip di lingkungan unit kerja/UPT
8. Keakuratan retensi arsip di lingkungan unit kerja/UPT;
9. Keakuratan pemusnahan surat/dokumen/arsip dengan menggunakan alat penghancur kertas
berdasarkan arahan pimpinan;
10. Keakuratan e-filing/e-archive melalui aplikasi untuk kemudahan pencarian arsip
surat/dokumen;
11. Kelengkapan laporan pelaksanaan tugas;
12. Kesesuaian pelaksanaan tugas kedinasan lainnya.

12. Wewenang :
1. Menilai kelengkapan saat menerima, mencatat dan memberi nomor agenda dan kode
klasifikasi, baik surat masuk maupun surat keluar;
2. Menilai kelengkapan saat menerima dan memeriksa buku ekspedisi yang telah ditandatangani
oleh penerima surat;
3. Memastikan kelengkapan dokumen, surat, formulir dan bahan lainnya dari atasan langsung;
4. Memeriksa konsep surat berdasarkan arahan pimpinan;
5. Melengkapi indeks/daftar arsip sesuai abjad dan tanggal proses surat masuk untuk kelancaran
proses administrasi;
6. Melengkapi pemberkasan terhadap surat masuk dan keluar;
7. Memastikan pemilahan arsip di lingkungan unit kerja/UPT;
8. Menentukan retensi arsip di lingkungan unit kerja/UPT;
9. Memastikan proses pemusnahan surat/dokumen/arsip dengan menggunakan alat penghancur
kertas;
10. Melengkapi e-filing/e-archive melalui aplikasi untuk kemudahan pencarian arsip
surat/dokumen
11. Melengkapi laporan pelaksanaan tugas;
12. Menggunakan perangkat yang tersedia untuk tugas kedinasan lain.

13. Korelasi Jabatan :


No. Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
1. Kasubbag Administrasi Umum Unit kerja/UPT Pelaksanaan tugas dan
dan Keuangan pelaporan
2. Pejabat fungsional dan pelaksana Unit kerja/UPT Koordinasi pelaksanaan tugas
lain

14. Kondisi Lingkungan Kerja :


No. Aspek Faktor
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Dingin tanpa perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran Tidak ada

15. Resiko Bahaya :


No. Fisik / Mental Penyebab
1. Penyakit degeneratif mata Radiasi komputer
2. Nyeri tulang belakang Duduk terlalu lama di depan komputer dan saat
mengangkat berkas/dokumen

16. Syarat Jabatan :


a. Pangkat / Gol. Ruang : Pengatur / III.c
b. Pendidikan : DIII Ilmu Kearsipan
c. Kursus / Diklat :
1) Penjenjangan : -
2) Teknis : Tata persuratan
d. Pengalaman kerja : -
e. Pengetahuan kerja : Pengelolaan arsip, tata usaha, administrasi, prosedur
pengelolaan surat, tata naskah dinas
f. Keterampilan kerja : Menguasai aplikasi Office, arsip dan internet
g. Bakat Kerja :
1) G (intelegensia) : Kemampuan belajar secara umum
2) Q (Ketelitian) : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan
dalam bahan verbal atau dalam table
h. Temperamen Kerja :
1) MVC (Measurable and Veri : Kemampuan menyesuaikan diri dalam pengambilan
Fiable Criteria) kesimpulan, perbuatan pertimbangan, atau
pembuatan peraturan/keputusan berdasarkan kriteria
yang diukur atau yang dapat diuji
2) REPCON (Repettive, , : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang
Continously) berulang atau secara terus-menerus melakukan
kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat prosedur,
urutan atau kecepatan tertentu
i. Minat Kerja :
1) C (Konvensional) : Administratif/tugas dasar organisasi, mengelola arsip,
dan menjalankan sistem atau rutinitas
2) E (Kewirausahaan) : Aktifitas Entrepreneurial
3) R (Realistik) : Bekerja dengan obyek nyata
j. Upaya Fisik : Duduk ; berdiri ; berjalan
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Pria/wanita
2) Umur : -
3) Tinggi Badan : -
4) Berat Badan : -
5) Postur Badan : -
6) Penampilan : -
l. Fungsi Pekerjaan :
1) D6 (menyalin) : Menyalin, mencatat, memindahkan data
2) 08 (menerima instruksi) : Membantu melakukan kerja berdasarkan perintah
atasan yang tidak memerlukan tanggapan
3) B7 (memegang) : Menggunakan anggota badan, perkakas tangan atau
alat khusus lain dalam mengerjakan, memindahkan
atau membawa benda

17. Prestasi kerja yang diharapkan :


No. Satuan Hasil Jumlah Hasil (Dalam 1 Tahun) Waktu Penyelesaian
1. Dokumen
2. Dokumen
3. Dokumen
4. Dst,

18. Butir Informasi Lain :

Manggar, September 2018


Mengetahui Atasan Langsung, Yang Membuat.

(NIP. ………………………………) (NIP. ……………………………………)