Anda di halaman 1dari 5

ANALISIS Y EVALUACION DE LA Código

GESTION I-PT-001
Versión 00
PROCEDIMIENTO
Fecha: Junio 2018
Control de Documentos y Registros
Pág. 1 de 5

INDICE

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABILIDAD
4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
5. DOCUMENTACION DE REFERENCIA
6. HISTORIAL DE CAMBIOS

ELABORO REVISO APROBO

Luis Fuggini Alejandro Echave Rogelio Baratchart

1
ANALISIS Y EVALUACION DE LA Código
GESTION I-PT-001
Versión 00
PROCEDIMIENTO
Fecha: Junio 2018
Control de Documentos y Registros
Pág. 2 de 5

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para revisar, aprobar y controlar la documentación del Sistema de


Gestión en TECNOLATINA S.A. y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para los documentos y registros del Sistema de Gestión en
TECNOLATINA S.A.

3. RESPONSABILIDAD

3.1 Responsable del Sistema de Gestión

 Administrar la documentación del Sistema de Gestión de la empresa.


 Elaborar, identificar, emitir, distribuir, controlar y modificar los documentos.
 Asegurar la revisión de todos los documentos por el Responsable del Proceso/Sector
involucrado antes de ser aprobados.
 Archivar y destruir las copias obsoletas.
 Modificar los archivos digitales, elaborar y custodiar las copias de seguridad de los
archivos informáticos.

3.2 Responsables de Procesos / Sectores

 Colaborar con el Responsable del Sistema de Gestión para elaborar, revisar, aprobar y
modificar los documentos.

3.3 Dirección

 Aprobar los documentos del Sistema de Gestión cuando sea requerido.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Control de Documentos

El Responsable del Sistema de Gestión utiliza el registro 00-000-I-RE-


001_0P1_ListadoMaestroDeControlDeDocumentos para controlar los documentos y
registros requeridos por el Sistema de Gestión de TECNOLATINA S.A.

En el 00-000-I-RE-001_0P1_ListadoMaestroDeControlDeDocumentos el Responsable del


Sistema de Gestión, con el apoyo de la Dirección, define las responsabilidades aplicables a los
procesos, áreas o sectores de la empresa, respecto de la administración de los documentos y
registros del Sistema de Gestión.

2
ANALISIS Y EVALUACION DE LA Código
GESTION I-PT-001
Versión 00
PROCEDIMIENTO
Fecha: Junio 2018
Control de Documentos y Registros
Pág. 3 de 5

4.2 Identificación de Documentos y Registros

Los documentos y registros serán designados según aparecen especificados en el documento


00-000-G-LD-004_13_CodifiDocs

Para referencias de tipos de documentos, ver 00-000-I-RE-


001_0P1_ListadoMaestroDeControlDeDocumentos

4.3 Aprobación de Documentos

Con el fin de aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, el


Responsable del Sistema de Gestión se asegura de que se lleve a cabo la revisión y/o
aprobación de los mismos por parte del Responsable del Proceso/Sector usuario del mismo, o
por la Dirección.

Esta aprobación se evidencia mediante el diligenciamiento de las casillas designadas para tal
fin en la primera página de los documentos – y en algunos registros – con el nombre de los
responsables de su Elaboración, Revisión y Aprobación, con fecha de implementación.

Adicionalmente en el 00-000-I-RE-001_0P1_ListadoMaestroDeControlDeDocumentos, se
establecen las responsabilidades respecto de la aprobación de los documentos del Sistema de
Gestión.

4.4 Revisión y Actualización de Documentos

Cuando se realiza una revisión y/o se identifica la necesidad de actualizar algún documento, la
persona interesada lo informa al Responsable del Sistema de Gestión - por medio de los
canales de comunicación establecidos por la empresa - para que junto con el Responsable del
Proceso/Sector involucrado, y cuando corresponda la Dirección, determine si la actualización
procede o no.

La actualización de los documentos del Sistema de Gestión de la empresa es de carácter


obligatoria cuando se consideren obsoletos. Un documento se considera obsoleto, a partir del
momento en que se aprueba y entra en vigencia la nueva versión o el documento que lo
reemplaza.

4.5 Identificación de Cambios

Para asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los
documentos, el Responsable del Sistema de Gestión registra en el área dispuesta para tal fin
el historial de cambios y/o las modificaciones que han sufrido las versiones de los
documentos.

El control de cambios se ubica al final de los documentos, y en algunos registros en su parte


inferior.

4.6 Distribución de Documentos

3
ANALISIS Y EVALUACION DE LA Código
GESTION I-PT-001
Versión 00
PROCEDIMIENTO
Fecha: Junio 2018
Control de Documentos y Registros
Pág. 4 de 5

El Responsable del Sistema de Gestión se asegura de que las versiones pertinentes y


actualizadas de los documentos aplicables a la operativa de la empresa, en relación al
Sistema de Gestión, se encuentren disponibles en los puntos de uso.

Para esto, se apoya en el 00-000-I-RE-001_0P1_ListadoMaestroDeControlDeDocumentos,


donde se identifica la distribución de los documentos y registros en los procesos, áreas y/o
sectores involucrados en el alcance del Sistema de Gestión.

NOTA: En el caso de documentos tales como ‘‘Procedimiento’’ e ‘‘Instructivos’’, tanto la


dirección, como el responsable del sistema de gestión, se reservan el derecho de no
realizar su distribución interna. En su lugar se procederá de acuerdo al
procedimientod de comunicaciones.

4.7 Archivo y Disposición de Documentos y Registros

La documentación del Sistema de Gestión de la empresa es archivada por los responsables


de cada proceso o sector, en las carpetas asignadas para tal fin, las mismas se identifican con
el nombre del área, sector o proceso correspondiente, de manera que los documentos y
registros se encuentren legibles, fácilmente recuperables y protegidos.

Adicionalmente en el 00-000-I-RE-001_0P1_ListadoMaestroDeControlDeDocumentos, se
establecen tanto, las responsabilidades respecto del archivo de los documentos, como el lugar
físico/digital de almacenamiento de los documentos, así como los tiempos de retención
aplicables para los registros del Sistema de Gestión.

La disposición final de los documentos y registros se realizara mediante su reutilización en la


impresión de documentos no formales. Cuando su reutilización no sea posible se procederá a
su destrucción.

Para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos que se decidan conservar, el


Responsable del Sistema de Gestión los administra en las carpetas de DOCUMENTACIÓN
OBSOLETA (físicas o digitales, según sea el caso).

4.7.1 Recuperación, Copias de Seguridad y Back Up de Documentos y Registros

El Representante de la dirección administra la documentación informática del sistema en un


disco duro interno y servidor nube.

La documentación física, se irá archivando en sus correspondientes carpetas de archivo,


conservándose, de manera formalmente definida en el caso de los registros, durante el tiempo
de retención establecido en el
00-000-I-RE-001_0P1_ListadoMaestroDeControlDeDocumentos
.

4.8 Documentos de Origen Externo

4
ANALISIS Y EVALUACION DE LA Código
GESTION I-PT-001
Versión 00
PROCEDIMIENTO
Fecha: Junio 2018
Control de Documentos y Registros
Pág. 5 de 5

El Responsable del Sistema de Gestión – con el apoyo de los Responsable de Proceso/Sector


y la Dirección – se asegura que los documentos de origen externo, que la organización
determina que son necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión de la
empresa, se identifican y que se controla su distribución.

Se consideran aprobados los documentos de origen externo, una vez que se mencionen en el
00-000-I-RE-001_0P1_ListadoMaestroDeControlDeDocumentos. En el mismo registro se
identifica dichos documentos y se define la responsabilidad aplicable a los procesos, áreas o
sectores de la empresa, respecto de la administración, distribución, archivo, lugar y medio, así
como los tiempos de retención aplicables para los registros externos.

NOTA: Ni la codificación interna de los documentos del Sistema de Gestión, ni el formato, aplica
para los documentos de origen externo. La identificación de cambios se realizara mediante
cambio en el número de versión y/o fecha del documento, en el 00-000-I-RE-
001_0P1_ListadoMaestroDeControlDeDocumentos.

5. DOCUMENTACION DE REFERENCIA

 00-000-I-RE-001_0P1_ListadoMaestroDeControlDeDocumentos

6. HISTORIAL DE CAMBIOS

Nombre/Cargo quien Fecha


Versión Descripción del Cambio
solicita cambio Aprobación

00 Se crea el documento. Luis Fuggini 12/06/2018