BAB I

DEFINISI DAN TUJUAN

A. Pendahuluan
RS Hermina Kemayoran merupakan salah satu rumah sakit yang berkembang dengan pesat
di wilayah Kemayoran, dengan visi menjadikan rumah sakit RS Hermina Kemayoran
sebagai rumah sakit yang tumbuh, sehat dan terkemuka diwilayah cakupannya dengan
unggulan pelayanan kesehatan Ibu dan Anak dan mampu bersaing diera globalisasi.
Dengan visi tersebut dan pengembangan rumah sakit yang pesat ini maka sumber daya
manusia merupakan point yang cukup penting sebagai dasar atau pondasi dalam
perkembangan tersebut.
Rekrutmen merupakan bagian awal dari siklus SDM yang bersifat kritical karena kegiatan
ini menentukan kualitas sumber daya manusia yang akan menentukan keberhasilan suatu
organisasi.

B. Definisi
1. Proses rekrutmen adalah keseluruhan proses rekrutmen karyawan mulai dari proses
administrasi, wawancara, proses penerimaan karyawan, orientasi karyawan, monitoring
karyawan sampai dengan pengangkatan karyawan tetap.
2. Rekrutmen dan kriteria seleksi ditetapkan sesuai dengan kebutuhan organisasi dan
merupakan kesempatan kepada siapapun tanpa diskriminasi.
3. Proses rekrutmen merupakan sebuah proses yang panjang dimulai dari seleksi awal,
pembekalan dan seleksi akhir sebelum kemudian dilakukan ikatan kerja secara permanen
/ tetap terhadap calon karyawan.
4. Rekrutmen merupakan bagian awal dari siklus pengelolaan SDM yang bersifat critical
karena kegiatan ini menentukan kualitas bibit sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh
organisasi dan yang akan menentukan keberhasilan sebuah organisasi.
5. Program rekrutmen dan seleksi yang efektif dan sukses harus disusun dengan dasar
kebijakan-kebijakan penempatan tenaga kerja yang tepat sejalan dengan regulasi

1
 pemerintah, visi, misi, strategi bisnis dan strategi dalam pengelolaan SDM sebuah
organisasi.
6. Sistem Rekrutmen karyawan yang terpadu melibatkan tidak saja Departemen HRD
sebagai peletak kebijakan di tingkat korporasi tetapi juga Bagian Personalia di Rumah
Sakit dan manajer lini sebagai user, menggunakan beberapa macam instrument rekrutmen
dan kriteria seleksi dan menggabungkan kegiatan pembekalan sebagai bagian yang tidak
terpisahkan dari kegiatan Rekrutmen.
7. Kriteria seleksi pada rekrutmen disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan memberikan
kesempatan yang sama terhadap siapapun tanpa diskriminasi dan bahwa proses rekrutmen
merupakan sebuah proses yang panjang dimulai dari seleksi awal, pembekalan dan
seleksi akhir sebelum kemudian dilakukan ikatan kerja secara permanen terhadap seorang
calon karyawan.
8. Pengadaaan dan seleksi calaon karyawan adalah proses mencari dan menyelesi yang
merupakan bagian proses rekrutmen guna mendapatkan calon karyawan yang memenuhi
kualifikasi untuk mengisi formasi tertentu sesuai dengan kebutuhan. Dan penanggung
jawab pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi calon karyawan adalah Bagian
Personalia.

C. Tujuan Rekrutmen

1. Memenuhi kebutuhan SDM di RS Hermina Kemayoran.

2. Mendapatkan karyawan baru yang memenuhi kualifikasi dan kompetensi yang
dibutuhkan.
3. Memenuhi tanggung jawab rumah sakit dalam upaya menciptakan kesempatan kerja

2
 BAB II

RUANG LINGKUP

Rekrutmen merupakan salah satu hal terpenting dalam roda organisasi, ruang lingkup rekrutmen
karyawan :
1. Perencanaan kebutuhan ketenagaan karyawan sesuai dengan pengembangan pelayanan
rumah sakit dan meningkatnya BOR, Rawat Jalan, operasi dan kelahiran dengan
memperhatikan pola ketenagaan yang ada.
2. Melakukan seleksi karyawan untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kualifikasi
yang dibutuhkan dan berkompeten, dengan melakukan wawancara karakter, wawancara
dengan user dan wawancara sampai dengan Direktur atau Wakil Direktur.
3. Melakukan orientasi umum dan khusus bagi karyawan baru sesuai dengan Bidang/ Bagian
dengan melakukan koordinasi dengan diklat dan user terkait.
4. Monitoring karyawan kontrak dengan melakukan konseling berkaitan dengan kompetensi
dasar, kompetensi teknis dan ketidakpuasan karyawan.
5. Penilaian karyawan kontrak pada bulan ke-2 dan ke-11 untuk menentukan karyawan yang
sesuai dengan kualifikasi baik kemampuan dasar dan kemampuan teknis yang ditentukan.

3
 BAB III

TATA LAKSANA

1. Perencanaan ketenagaan
 Perencanaan kebutuhan tenaga sesuai dengan pengembangan pelayanan rumah sakit dan
peningkatan BOR, RWJ, jumlah operasi dan jumlah kelahiran.
 Perencanaan ketenagaan dibuat setiap tahun sesuai dengan pengembangan rumah sakit
dan kebutuhan ketenagaan (termasuk dalam promosi dan rotasi karyawan) sesuai dengan
pola ketenagaan dan struktur organisasi setiap unit kerja.
 Evaluasi perencanaan kebutuhan tenaga dilakukan dalam rapat tim HRD rumah sakit
setiap bulannya
 Evaluasi tiap bulan dalam rapat tim HRD sebagai bahan evaluasi tahunan (diakhir tahun)
untuk menentukan perencanaan ketenagaan tahun berikutnya.

2. Rekrutmen karyawan

Pengadaaan calon karyawan dilaksanakan terus menerus untuk mengisi bank calon
karyawan.
Sumber pengadaan calon karyawan :
a. Rekrutmen internal
Adalah rekrutmen karyawan yang diperoleh melalui promosi, rotasi antar unit kerja
dalam satu rumah sakit (rotasi internal), rotasi antar rumah sakit anggota HHG (rotasi
eksternal).
b. Rekrutmen eksternal
Adalah rekrutmen karyawan yang diperoleh dari proses seleksi yang berasal dari luar RS
Hermina Kemayoran.

4
Tahapan rekrutmen karyawan :
A. Seleksi Administrasi
Cek nilai kelengkapan berkas lamaran yaitu :
1. Surat lamaran dan daftar riwayat hidup
2. Fotocopy KTP yang masih berlaku
3. Surat keterangan catatan kepolisian dari kepolisian
4. Pas photo berwarna 4x6 sebanyak 2 (dua) lembar
5. Fotocopy ijasah terakhir
6. Fotocopy transkrip nilai
7. Untuk dokter : surat keterangan telah selesai PTT/WKS
Surat ijin praktek dari organisasi profesi (SIP, STR, SIB, SIA, dll)
8. Sertifikat pendidikan non formal : pelatihan/seminar/kursus (ACLS & ATLS)
9. Surat keterangan kerja / bukti pengalaman kerja.
10. Persyaratan nilai standar untuk pendidikan adalah :
- Pendidikan SMU / sederajat ; minimal nilai rata-rata ijasah 7
- Pendidikan D3, S1 & S2 : IPK ≥ 2,75

B. Pemanggilan calon karyawan

1. Mengucapkan salam dan memperkenalkan diri
2. Tanyakan apakah pelamar sudah mengikuti proses rekrutmen di rumah sakit anggota
HHG lainnya (konfirmasi lebih lanjut bila sudah pernah ikut seleksi).
3. Beritahu jadwal wawancara meliputi : hari, tanggal dan waktu, staf yang harus
ditemui dan lokasi wawancara.
4. Beritahu pelamar untuk membawa berkas administrasi secara lengkap (bawa ijasah
dan transkrip nilai asli untuk ditunjukkan saat wawancara).

C. Proses seleksi dengan dilakukan wawancara :

- Wawancara karakter
- Wawancara unit kerja
- Wawancara dengan Direksi (Direktur / Wakil Direktur)

5
Wawancara karakter
 Wawancara karakter dilakukan oleh Bagian Pesonalia urusan rekrutmen untuk menggali
underlying character.
 Wawancara karakter menggali kecocokan calon karyawan dengan 10 kompetensi dasar
dan budaya kerja yang diterapkan di Hermina Hospital Group.
 Yang diungkap dalam wawancara karakter antara lain adalah :
a. Integritas diri
- Konsep diri
- Sikap mental
b. Hubungan manusia
c. Penyesuaian diri / adaptasi
d. Motivasi bekerja
e. Ketahanan bekerja

 Pada saat wawancara dilakukan penilaian beberapa hal :

a. Kesan umum : dari mulai wawancara s/d selesai wawancara
b. Kualifikasi teknis/professional
- Akademik / pendidikan formal (prestasi pendidikan)
- Pengalaman (pengalaman organisasi & pengalaman kerja :jabatan yang pernah
dijabat dan apakah pengalamannya cocok untuk pekerjaan yang dilamar).
c. Bahasa tubuh pada saat wawancara

 Seluruh hasil dari wawancara menjadi satu kesimpulan untuk merekomendasikan calon
karyawan :
a. Disarankan
b. Kurang disarankan
c. Tidak disarankan

6
D. Penerimaan karyawan
 Status karyawan terdiri adari :
- Kontrak Kerja Awal (KKA)
- Karyawan Tetap (KT)
- Kontrak Kerja (KK)
- Kontrak Kerja Perpanjangan -1 (KKP-1)
- Kontrak Kerja Perpanjangan -2 (KKP-2)
- Kontrak Kerja perpanjangan -3(KKP-3)
 Isi Perjanjian Kerja Karyawan :
- Gaji yang diterima karyawan
- Masa perjanjian kerja
- Evaluasi kinerja karyawan
- Ketentuan drop karyawan (baik pengunduran diri karyawan maupun karyawan
yang diberhentikan karena kompetensi).
 Isi Perjanjian Ikatan Dinas Karyawan :
- Karyawan yang baru masuk menerima Ikatan Dinas selama 2 (dua) tahun
- Bila Karyawan mengundurkan diri pada masa Ikatan Dinas maka karyawan
tersebut harus mengganti biaya pendidikan sebesar 3 x Biaya Pendidikan yang
telah diberikan.
 Setelah karyawan masuk maka dilakukan verifikasi ijasah ke Institusi Pendidikan dan
verifikasi STR ke MTKI.
 Lakukan evaluasi pada bulan ke-2 dan bulan ke-11, evaluasi kinerja dengan
menggunakan penilaian kompetensi.
 Untuk Staf Medis, Perawat, Bidan dan tenaga kesehatan lainnya dilakukan kredensial
sehingga mendapatkan kewenangan klinis.
 Bank Calon Karyawan (BCK) :
- BCK adalah suatu data base yang berisi data calon karyawan yang telah lulus
proses seleksi, yang merupakan sumber pengadaan calon karyawan jika ada
kebutuhan dari unit kerja untuk dilanjutkan ke proses karyawan kontrak.

7
E. Orientasi Karyawan
Orientasi karyawan dilakukan setelah karyawan masuk, pada masa orientasi karyawan
diberikan beberapa hal terkait orientasi karyawan. Orientasi ada 2 yaitu :
1. Orientasi Umum
2. Orientasi khusus (lihat buku panduan orientasi karyawan)..

F. Monitoring Karyawan kontrak awal

Monitoring karyawan kontrak awal dilakukan mulai karyawan itu masuk s/d karyawan
tersebut menjadi karyawan tetap.
Monitoring dilakukan sebagai pemantauan karyawan dari segala permasalahan karyawan
dan kinerja karyawan.
Bagian personalia (urusan rekrutmen) bersama dengan atasan langsung melakukan
monitorng/pemantauan, pengawasan dan evaluasi karyawan terhadap msalah-masalah
yang dihadapi maupun terhadap kinerja karyawan kontrak.
Hal-hal yang terkait denga monitoring karyawan kontrak awal (lihat buku panduan
monitoring karyawan kontrak awal).

G. Pengangkatan Karyawan
 Kegiatan penerimaan dan pengangkatan karyawan adalah Bagian Personalia
 Seluruh tahapan proses pengangkatan karyawan dilaksanakan melalui rekomendasi
Rapat Tim HRD.
 Proses penerimaan dan pengangkatan calon karyawan terdiri dari tahapan :
- Penerimaan karyawan kontrak
- Program penilaian atau evaluasi kinerja pada bulan ke-2 dan bulan ke-11.
Evaluasi karyawan kontrak baru dilakukan pada bulan ke-2 dengan menggunakan
formulir penilaian kinerja (Kompetensi sesuai uraian tugas karyawan tersebut).
Jika berdasarkan penilaian kinerja tersebut karyawan mampu menjalankan uraian
tugasnya maka kontrak berlanjut ke bulan selanjutnya, kemudian dilakukan
penilaian kembali di bulan ke-11, untuk diputuskan dalam Rapat HRD RS

8
 Hermina Kemayoran apakah karyawan dapat diangkat sebagaai karyawan tetap
atau kontrak diperpanjang atau drop out.
- Penetapan karyawan di unit kerja, serta penjelasan uraian tugas.
- Pengangkatan karyawan tetap dilakukan pada bulan ke-12 atau 1 thn apabila
karyawan tersebut berdasarkan hasil evaluasi kerja dan kompetensi ditetapkan
memenuhi syarat.

9
 BAB IV
DOKUMENTASI

Proses rekrutmen adalah keseluruhan proses rekrutmen karyawan mulai dari proses administrasi,
wawancara, proses penerimaan karyawan, orientasi karyawan, monitoring karyawan sampai
dengan pengangkatan karyawan tetap.
Seluruh proses rekrutmen yang dilaksanakan didokumentasikan dalam berkas/ file karyawan.

Adapun berkas yang didokumentasikan adalah sebagai berikut :

1. Fotocopy KTP yang masih berlaku
2. Surat keterangan catatan kepolisian dari kepolisian
3. Pas photo berwarna 4x6 sebanyak 2 (dua) lembar
4. Fotocopy ijasah terakhir
5. Fotocopy transkrip nilai
6. Untuk dokter : surat keterangan telah selesai PTT/WKS
7. Surat ijin praktek dari organisasi profesi (SIP, STR, SIB, SIA, dll)
8. Sertifikat pendidikan non formal : pelatihan/seminar/kursus (ACLS & ATLS)
9. Surat keterangan kerja / bukti pengalaman kerja.
10. Verifikasi ijasah
11. Verifikasi STR

10