Anda di halaman 1dari 7

Alur Transaksi Pembelian

Pembelian adalah salah satu bagian/ divisi suatu perusahaan. Bagian pembelian harus
memiliki sinergi kinerja dengan bagian lainnya misalnya gudang. Bagaimana alur pembelian
yang selalu diterapkan?

Secara sederhana, pembelian menggambarkan transaksi barang atau jasa kepada pemasok
yang kemudian terjadi penerimaan barang/ jasa yang dimaksud. Agar kita dapat mengetahui
bagaimana alurnya, berikut ini uraiannya:

Dalam suatu alur transaksi pembelian ada salah satu tahap yang dinamakan dengan Pesanan
Pembelian (Purchase Order). Officer yang berkecimpung di bagian procurementsudah tentu
familiar dengan istilah ini. Purchase order biasanya diajukan setelah adanya permintaan
pengadaan oleh pihak gudang ke bagian pembelian menggunakan form yang dinamakan
Material Request (MR) atau Permintaan Barang. Form ini berisi pengajuan pengadaan barang
jenis apa saja dan berapa jumlah barang yang harus dipesan. Permintaan ini diketahui oleh
manajer terkait atau penanggung jawab gudang.

Setelah itu, terjadilah proses pembuatan PO oleh bagian pembelian. Proses yang terjadi dalam
PO seperti perintah penawaran untuk memilih pemasok/ tender termasuk kontrak, penerbitan
PO yang telah disetujui pihak berwenang, dan penyerahan/ pengiriman PO ke pemasok. PO
bisa dianggap juga sebagai surat jalan kepada pemasok yang ditunjuk sebelum terjadinya
penerimaan barang/jasa.

Setelah PO diproses oleh pemasok, terjadilah penerimaan barang/ jasa sesuai dengan pesanan
yang diajukan di dalam PO. Tahap penerimaan barang/ jasa ini berupa penerbitan surat tanda
terima barang kepada pemesan oleh pemasok, dan pengakuan adanya barang/ jasa masuk ke
dalam pembukuan pemesan.

Setelah barang/ jasa diterima, bagian pembelian menerima faktur (invoice) yang diterbitkan
oleh pemasok berisi perincian pembelian barang/jasa beserta nilai pajak dan diskon (jika
digunakan), dan jumlah bersih pembelian. Faktur ini juga digunakan sebagai tagihan atas
pembelian yang belum dibayar. Invoice harus cocok dengan PO, tanda terima barang, dan
jumlah pengakuan utang.

Selanjutnya adalah tahap pembayaran utang usaha oleh pembeli kepada pemasok sesuai
dengan invoice yang diterima sebelumnya. Pembayaran utang usaha dapat menggunakan
metode tunai atau giro.

Alur selanjutnya adalah retur. Sesungguhnya retur dapat saja dilakukan sebelum terjadinya
pembayaran dan retur pun dilakukan jika memang terdapat kesalahan kirim oleh pemasok
atau memang ada kecacatan barang atau ada alasan khusus lainnya. Retur ini akan
mengakibatkan berkurangnya jumlah barang yang telah diakui sebelumnya termasuk
berkurangnya jumlah utang usaha (jika utang masih bersaldo atau belum dibayar) atau
bertambahnya jumlah kas (jika telah ada pembayaran secara tunai).

Secara ringkas alur pembelian ini meliputi:

1. Permintaan Barang (Material Request)

2. Permintaan Penawaran Harga (Quotation)

3. Pemesanan Pembelian (Purchase Order)

4. Penerimaan Barang

5. Pembayaran

6. Retur Pembelian

Formulir PO sudah disediakan di Zahir Accounting. Pengguna dapat menginput terlebih


dahulu PO atau dapat juga didahului dengan tahap Permintaan Barang di modul Pembelian.
Form PO dapat dicetak di menu Daftar Transaksi dan Cetak Faktur
Definisi Pembelian
Pembelian merupakan suatu kegiatan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dalam memenuhi kebutuhan produk atau bahan baku
produk yang didapat dari pemasok atau supplier

Klasifikasi Transaksi Pembelian


Adapun klasifikasi dari transaksi pembelian yang mendukung sistem informasi pembelian adalah sebagai berikut :

1. Pembelian secara kontan, yaitu pembelian yang dilaksanakan secara cash and carry, kebiasaan yang umum dimasa sekarang
yaitu jangka waktu satu bulan pun dianggap kontan.
2. Pembelian secara kredit, yaitu pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran lebih dari satu bulan.
3. Pembelian secara tender, yaitu pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai cukup besar.
4. Pembelian dengan cara impor, yaitu pembelian yang menggunakan prosedur impor dengan memanfaatkan letter of
credit (L/C).
5. Pembelian secara komisi, yaitu pembelian barang yang bersifat titipan, atas barang-barang yang terjualah yang kemudian
dibayar.
6. Pembelian dipasar berjangka/ future trading, yaitu pembelian atas barang-barang yang memiliki standar kualitas yagn
ditawarkan dipasar berjangka, selain kuallitas telah terjamin juga dapat menutup kemungkinan kerugian karena adanya
kenaikan harga.
7. Pembelian secara cicilan pada sewa guna usaha (Leasing), yaitu suatu cara pembelian dimana harga atas barang dibayar
secara mencicil setelah diperhitungkan bunga bank.
Bentuk lain adalah beli sewa yaitu pembayaran berupa sewa atas barang tersebut dianggap angsuran barang.

8. Pembelian secara kontrak, yaitu suatu pembelian dengan menggunakan prosedur kontrak yang memuat hak-hak dan
kewajiban masing-masing pihak. Biasanya pembelian secara kontrak dilaksanakan apabila terjadi penjualan secara kontrak
pula.
9. Pembelian melalui perantara (komisioner, makelar), yaitu suatu jenis pembelian yang menggunakan jasa komisioner atau
makelar sebagai perantara dalam pembelian dan untuk jasa yang mereka berikan,mereka menerima komisi atau provisi.
10. Pembelian secara remburs, lebih bersifat cara pembayaran, yaitu pembayaran dilakukan kepada pembawa atau yang
mengangkut barang.

Fungsi Yang Terkait Pembelian


Adapun fungsi yang terkait pembelian menurut Mulyadi (2001:299), adalah sebagai berikut :

1. Fungsi Gudang
Fungsi gudang dalam sistem informasi pembelian bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi
persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Fungsi Pembelian
Bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan
barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan
Bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna
menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan.

Dokumen-dokumen pembelian
Adapun dokumen-dokumen yang digunakan didalam kegiatan pemeblian menurut mulyadi (2001: 300) dokumen-dokumen didalam
pembelian adalah sebagai berikut:

1. Surat permintaan pembelian


2. Surat permintaan penawaran harga
3. Surat order pembelian
4. Laporan penerimaan barang
5. Surat perubahan order
6. Bukti kas keluar

Prosedur Pembelian
Prosedur transaksi pembelian secara garis besar menurut mulyadi (2001: 302) adalah sebagai berukut :

1. Fungsi Gudang mengajuakn permintaan pembelian ke fungsi pembelian


2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok
5. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi
8. Fungsi Akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi
mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
source : http://elib.unikom.ac.id
Berikut ini adalah flowchart pembelian pada toko Rejeki :
1. Flowchart Pembelian Tunai

1.

Bagian Gudang
– Memeriksa persediaan barang
– Memberikan data persediaan barang kepada bagian pembelian
– Menerima surat jalan dari bagian pembelian
– Menata barang
– Menandatangani surat jalan dan mengembalikan surat jalan kepada bagian pembelian
2.Supplier
– Mengunjungi toko
– Memberikan info dan price list kepada bagian pembelian
– Menerima data pesanan dari bagian pembelian
– Memproses pesanan pembelian
– Membuat surat jalan rangkap 3
– Mengirim pesanan beserta surat jalan (rangkap ke-3) kepada bagian pembelian
– Menerima data pelunasan pembayaran dan surat jalan rangkap ke-2 dari bagian pembelian
3. Bagian Pembelian
– Menerima data persediaan barang dari bagian gudang
– Menerima info dan price list dari supplier
– Melakukan order pembelian dan mencatat barang yang dipesan
– Memberikan data pesanan kepada supplier
– Menerima pesanan beserta surat jalan (rangkap ke-3) dari supplier
– Menyerahkan surat jalan dan darang jika barang yang dibeli tidak sesuai pesanan
– Menghubungi bagian gudang dan menyerahkan surat jalan ke gudang jika data pesanan sama dengan data barang pada surat
jalan
– Menerima surat jalan 3 rangkap yang diberikan oleh bagian gudang
– Memberikan stempel
– Melakukan pembayaran atas barang yang dibeli kepada supplier
– Menyerahkan surat jalan rangkap ke-2 kepada supplier
– Menyerahkan surat jalan rangkap ke1 dan ke-3 ke bagian pencatatan
4. Bagian Pencatatan
– Menerima surat jalan rangkap ke1 dan ke-3 dari bagian pembelian
– Menyimpan surat jalan rangkap ke1 dan ke-3 dari bagian pembelian
– Membuat laporan pembelian tunai rangkap 2
– Menyimpan laporan pembelian tunai rangkap ke-2
– Memberikan laporan pembelian tunai rangkap ke-1 kepada pimpinan
– Menerima nota dan surat jalan asli dari bagian pembelian
– Menyimpan nota dan surat jalan asli dari bagian pembelian
– Membuat laporan pelunasan penagihan rangkap 2
– Menyimpan laporan pelunasan penagihan rangkap ke-2
– Memberikan laporan pelunasan penagihan rangkap ke-1 kepada pimpinan
5. Pimpinan
– Menerima laporan pembelian tunai rangkap ke-1 dari bagian pencatatan

2. Flowchart Pembelian Kredit


3.
Bagian Gudang
– Memeriksa persediaan barang
– Memberikan data persediaan barang kepada bagian pembelian
-Menerima surat jalan dari bagian pembelian
– Menata barang
– Menandatangani surat jalan dan mengembalikan surat jalan kepada bagian pembelian
2. Supplier
– Mengunjungi toko
– Memberikan info dan price list kepada bagian pembelian
– Menerima data pesanan dari bagian pembelian
– Memproses pesanan pembelian
– Membuat surat jalan rangkap 3
– Mengirim pesanan beserta surat jalan (rangkap ke-3) kepada bagian pembelian
– Menerima surat jalan rangkap 1 dan 2 dari bagian pembelian
– Menyimpan surat jalan rangkap ke-2
– Membuat nota rangkap 2
– Mengunjungi bagian pembelian dengan membawa nota dan surat jalan untuk penagihan
– Menerima pelunasan pembayaran dari bagian pembelian
– Menerima nota rangkap ke-2 dari bagian pembelian kemudian disimpan
3. Bagian Pembelian
– Menerima data persediaan barang dari bagian gudang
– Menerima info dan price list dari supplier
– Melakukan order pembelian dan mencatat barang yang dipesan
– Memberikan data pesanan kepada supplier
– Menerima pesanan beserta surat jalan (rangkap ke-3) dari supplier
– Menyerahkan surat jalan dan darang jika barang yang dibeli tidak sesuai pesanan
– Menghubungi bagian gudang dan menyerahkan surat jalan ke gudang jika data pesanan sama dengan data barang pada surat
jalan
– Menerima surat jalan 3 rangkap yang diberikan oleh bagian gudang
– Memberikan stempel
– Menyerahkan surat jalan rangkap ke-3 ke bagian pencatatan
– Memberikan surat jalan rangkap 1dan 2 ke supplier
– Menerima surat jalan asli dan nota rangkap 2 lalu melakukan pembayaran kepada supplier
– Menandatangani nota dan menyerahkan nota rangkap ke-2 kepada supplier
– Menyerahkan surat jalan asli dan nota asli kepada bagian pencatatan
4. Bagian Pencatatan
– Menerima surat jalan rangkap ke-3 dari bagian pembelian
– Membuat laporan pembelian kredit rangkap 2
– Menyimpan laporan pemberian kredit rangkap ke-2
– Memberikan laporan pemberian kredit rangkap ke-1 kepada pimpinan
– Menerima nota dan surat jalan asli dari bagian pembelian
– Menyimpan nota dan surat jalan asli dari bagian pembelian
– Membuat laporan pelunasan penagihan rangkap 2
– Menyimpan laporan pelunasan penagihan rangkap ke-2
– Memberikan laporan pelunasan penagihan rangkap ke-1 kepada pimpinan
5. Pimpinan
– Menerima laporan pembelian kredit rangkap ke-1 dari bagian pencatatan
– Menerima laporan pelunasan penagihan rangkap ke-1 dari bagian pencatatan