Anda di halaman 1dari 3

Staf Pelaksana Tata Usaha dan Kesekretariatan

Tugas Pokok:
Melaksanakan korespondensi dan pengarsipan data rumah sakit.

Uraian Tugas:
(a) melaksanakan dan mengkoordinasikan korespondensi perumah sakitan, baik dengan
pihak ekstern maupun intern rumah sakit sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan; dan
(b) melaksanakan dan mengkoordinasikan pengumpulan dan pengarsipan data perumah
sakitan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
(a) menyusun rencana kebutuhan dan kegiatan Tata Usaha dan
Kesekretariatan agar kegiatan operasional dapat terlaksana secara efektif dan
efisien;
(b) mengusulkan rencana kebutuhan dan kegiatan Tata Usaha dan
Kesekretariatan untuk mendapatkan persetujuan dan penetapan oleh pimpinan;
(c) menyelesaikan pekerjaan Tata Usaha dan Kesekretariatan yang
meliputi; surat menyurat, tata kearsipan, tata laksana, dan hukum rumah sakit agar
berjalan dengan lancar dan optimal;
(d) mengevaluasi seluruh kegiatan di Seksi Tata Usaha dan membuat
laporan pertanggung jawaban kepada atasan sebagai bahan pertimbangan dan
penilaian untuk perbaikan dan peningkatan kinerja selanjutnya;
(e) melaksanakan korespondensi perumah sakitan, baik dengan pihak
ekstern maupun intern rumah sakit sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan;
(f) melaksanakan pengumpulan dan pengarsipan data perumah sakitan
sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan;
(g) menerima, membuka, membaca dan mengagendakan surat masuk serta
mendistribusikannya sesuai dengan tujuan surat;
(h) meminta kembali surat yang telah disposisi ke Bagian dan Unit Kerja
untuk diarsipkan;
(i) menyusun konsep surat sesuai dengan maksud, tujuan dan kepentingan
surat serta mendistribusikannnya ke tujuan surat sesuai dengan ketentuan yang
berlaku;
(j) meminta laporan kegiatan semua unit kerja rumah sakit untuk
diarsipkan;
(k) melayani semua bentuk permintaan data perumah sakitan, baik oleh
pihak ektern maupun intern rumah sakit;
(l) meminta dan mengarsipkan presensi dan hasil notulensi rapat dinas rumah sakit;
(m) menyusun umpan balik laporan tribulanan dan semester Rumah Sakit;
(n) menyusun laporan tahunan rumah sakit; dan
(o) melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.
Hasil Kerja:
(a) surat dan naskah dinas;
(b) dokumentasi surat / naskah dinas;
(c) laporan kegiatan.
(d) arsip surat keluar dan surat masuk;
(e) arsip naskah perjanjian kerjasama;
(f) dukomentasi rumah sakit;
(g) buku-buku pedoman, peraturan, ketentuan, dan standar prosedur operasional
kegiatan dan unit kerja rumah sakit;
(h) buku catatan surat keluar dan masuk;
(i) notulen rapat;
(j) laporan dan evaluasi unit kerja;
(k) laporan tahunan rumah sakit.

Tanggungjawab:
(a) ketertiban dan kerapian tata kearsipan dokumen dan naskah dinas;
(b) keakuratan informasi rumah sakit;
(c) kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan; dan
(d) terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis.
(e) terselenggaranya administrasi dan korespondensi rumah sakit dengan baik dan benar;
(f) terselenggaranya pengumpulan data dan pengarsipan data rumah sakit dengan baik
dan benar; dan
(g) terlaksananya arus korespondensi dan data rumah sakit sesuai dengan ketentuan
yang telah ditetapkan.

Wewenang:
(a) membuka, membaca dan menyeleksi surat-menyurat yang masuk sebelum
didistribusikan dan disposisikan sesuai dengan tujuan surat;
(b) meminta data pelaksanaan kegiatan dan data lainnya kepada seluruh unit kerja
Rumah Sakit;
(c) menyusun konsep surat-menyurat sesuai dengan tujuan, maksud, dan
kepentingan surat untuk dikonsultasikan kepada bagian/ unit pemohon;
(d) memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang berkaitan
dengan tugas kegiatan.

Korelasi Jabatan:
(a) dengan Kepala Sub-Bagian Umum dan SDM dalam rangka konsultasi dan
pertanggung-jawaban pelaksanaan kegiatan;
(b) dengan pejabat struktural dan fungsional di lingkungan rumah sakit dalam
rangka pelaksanaan tugas.

Syarat Jabatan:
(a) Pendidikan formal : Sekolah Lanjutan Tingkat Atas
(b) Pendidikan non formal/pelatihan :-
(c) Pengalaman kerja : - berpengalalaman dibagian administrasi minimal
1 tahun;
- mampu mengoperasikan computer.

Tolok Ukur Keberhasilan:


(a) administrasi dan korespondensi rumah sakit sesuai dengan ketentuan yang
berlaku; dan
(b) pengumpulan data dan pengarsipan data rumah sakit berjalan suai dengan
prosedur tetap yang telah ditetapkan.