Asignatura:

Administración de los recursos productivos

Participante:

Wellington Acosta

Matricula:

17-0911

Facilitador/a:

Eliana Campos
Enero, 2019, Santiago de los Caballeros, Rep. Dom.
Introducción

INTRODUCCION

A continuación se presenta el siguiente documento en el cual se estará estudiando las

estrategias de compras, las características del departamento de compras, el proceso
de planeación de las compras, el análisis, selección y relación con los proveedores, Las
estrategias de calidad en las compras y las compras justo a tiempo.

Todas las empresas cuentan con un departamento de compra y abastecimiento para

llevar el control de las materias primas, equipos e insumos entre otros, mediante los
inventarios, para brindar los productos con buena calidad y justo a tiempo.

A continuación se presentan las informaciones relevantes de manera más detalladas

2.1 Estrategias de compras.

Una estrategia de compras es un conjunto de directrices y protocolos que utiliza una

empresa para establecer las relaciones con sus proveedores. El desarrollo de la misma
involucra la toma de decisiones financieras evaluando los precios, las condiciones de
pago y los mínimos montos por orden. También implica calcular los beneficios
intangibles al trabajar con proveedores determinados, como elegir a aquellos
proveedores cuya meta es consistente con la tuya.

Proponer una estrategia para las compras de una empresa involucra a los propietarios
convenciéndolos de que se debe mantener un enfoque especial para las compras que
sea la mejor manera disponible para implementar una medida práctica para la empresa
y que también aborde una perspectiva de políticas más amplias.

2.2 Características del departamento de compras.

. El departamento de compras es la sección de una empresa responsable de todas las

actividades para la adquisición de las materias primas, piezas de repuesto, servicios,
etc., según sean requeridas por la organización. Brinda un servicio que es la columna
vertebral de muchas organizaciones industriales, minoristas y militares.

Características

Actuar como asesores de confianza de la alta dirección

El departamento de compras se involucra en la planificación corporativa y el

presupuesto a un alto nivel. Esto hace posible diseñar costos de ingeniería inversa y
explorar alternativas potencialmente menos costosas y/o de mayor calidad.

Impulsar la innovación de los proveedores

Más que solo exigir el precio más bajo, el departamento de compras trabaja con los
proveedores para reducir el costo subyacente de sus productos y servicios.

Están íntimamente involucrados con “el ciclo de vida de la innovación”, desde la idea
inicial hasta la fabricación y la mejora continua.
Proporcionar conocimientos sobre datos clave del proveedor

Las empresas pueden recurrir a esta información para crear análisis predictivos,
brindando una visión más profunda de los mercados.

Manejar y suavizar el riesgo de la cadena de suministro

Las crisis económicas han enseñado el valor de estar pendientes sobre la estabilidad
de los proveedores. El departamento de compras tiene una visión mucho más nítida de
esa área que cualquier otra parte de la organización.

Promover la dotación de personal ágil y el desarrollo de talento

Es necesario cruzar los límites funcionales y geográficos para encontrar los candidatos
adecuados al departamento de compras.

2.3 Proceso de planeación de las compras.

El proceso de la planeación de las compras se inicia con la información provenida de

los pronósticos anuales de ventas, de producción y económicos en general.

La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la

institución, conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas y
aumentar la productividad de la organización. Además, una adecuada planificación
sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las
instituciones del sector público.

También se programan con anticipación las compras requeridas, lo que permite

organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.

La planificación de las compras puede ser entendida como un proceso de tres etapas:

LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS
Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qué se va a necesitar
durante el próximo período. Es muy probable que muchos de sus requerimientos se
repitan año a año. Por ejemplo, las necesidades de papel, artículos de escritorio,
combustibles, servicios de limpieza, mantención de vehículos, etc. se mantendrán
relativamente constantes período tras período.

PROGRAMACIÓN DE LAS COMPRAS

Con la información recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de

requerimientos se deberá definir el mecanismo que se utilizará para adquirir los bienes
y servicios que se espera adquirir.

Una vez que se ha definido de qué modo se comprarán o contratarán los bienes y
servicios debemos programarlos de manera de asegurar su provisión en las fechas que
se requerirán. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se requieren
para realizar cada uno de los procesos de compra y contratación.

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN.

El seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su elaboración. Nos

permite guiar, controlar y transparentar las compras y los gastos mientras se está
ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente. Se
recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos los avances y
resultados.

2.4 Análisis, selección y relación con los proveedores.

Evaluar a un proveedor, implica encontrar los proveedores potenciales y determinar la

posibilidad de que se conviertan en buenos proveedores. La selección de proveedores
competentes es crítica. Si no se seleccionan buenos proveedores, todos los esfuerzos
realizados por la cadena de suministro se desperdician.

A medida que la empresa cambia para tener menos proveedores de largo plazo, los
aspectos de fortaleza financiera, calidad, administración, investigación, capacidad
técnica y potencial para mantener una estrecha relación de largo plazo desempeñan un
papel cada vez más importante. Estos atributos deben contemplarse durante el proceso
de evaluación.

Para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia
prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad
y competitividad. Por consiguiente, la decisión sobre la selección del proveedor es la
decisión más importante que se puede hacer en el departamento de compras.

El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellas empresas u

organizaciones que nos ofrecen sus productos o materias primas para poder pedirles
posteriormente una cotización sobre sus productos.

La decisión para seleccionar a los proveedores consistirá principalmente de las

siguientes características:

• Que sus productos tengan la calidad satisfactoria

• Que envíe el pedido oportunamente

• El precio, que sea el más bajo

• El servicio que preste sea excelente.

• Que sus productos vengan con garantía de devolución por si tiene algún defecto
o no son los requeridos.

Algunas de las cosas que también se toman en cuenta del proveedor, son su historial
pasado, instalaciones, fuerza técnica, nivel financiero, de organización y de
administración, reputación, y localización.

Para tener éxito en las ventas, es imprescindible una buena interacción entre
compradores y vendedores. Aunque a veces puede haber malentendidos. Resolverlos
es cuestión de saberse comunicar bien.

Con el transcurso del tiempo se comenzó a advertir la necesidad de una mejor relación
entre comprador - vendedor. Desde entonces se ha buscado diseñar mecanismos para
perfeccionar la relación entre ambas partes con un beneficio mutuo, lo que derivara en:
  Aumento de calidad
 Reducción del tiempo de entrega
 Asegurar el negocio para ambas partes
 Disminución del costo

2.5 Las estrategias de calidad en las compras.

Todo sistema de gestión de la calidad implantado en una organización ha de comenzar

por garantizar que se persigue satisfacer los requerimientos del cliente y, por tanto, tal
y como establece la norma ISO 9001:2008, “la organización debe asegurarse de que el
producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados”.

En caso de no cumplir este requisito la organización no podría asegurar que los

productos o servicios prestados son conformes con los requisitos acordados con el
cliente sin una serie de complejos y costosos controles previos.

La mayoría de las empresas centran sus esfuerzos en fabricar sus productos de la

forma más eficiente y económica que les sea posible. Para lograr el anterior objetivo,
es necesario la aplicación de la calidad en los diferentes procesos / estadios que
definen a la empresa como tal.

Fundamentalmente está centralizada en tres estrategias de gestiones:

1. GESTIÓN DE ESPECIFICACIONES

Las especificaciones de compra se recogen y formalizan en diferentes fichas o blocs de

especificaciones de producto, que son las características de un producto, no
únicamente a las propias sino también las que se refieren a aspectos del servicio o
incluso al proceso de fabricación del proveedor:

Descripción del producto, codificación e identificación del mismo.

Requerimientos del embalaje. Agrupaciones logísticas (palets, cajas)

Características técnicas del producto, como pesos, volúmenes, fragilidad, apilabilidad.

Requisitos legales y administrativos que marque la ley.

Cómo debe realizar el transporte (marítimo, refrigerado, por agencia,)

Chequeos y controles a realizar por el proveedor.

2. HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

La homologación es el reconocimiento de la conformidad de un producto, proceso o

empresa, respecto a determinadas normas / reglas. Mediante este proceso la empresa
reconoce aquellos proveedores cualificados para suministrarle productos.

La homologación se puede generar por diversos métodos, como:

Cuestionarios de homologación. Es como una auditoría pero sin realizar visita a nuestro
proveedor. En función de un cuestionario la empresa evalúa al proveedor.

Homologación por Histórico. Consiste en homologar proveedores que trabajan con la

empresa durante un gran período de tiempo con resultados satisfactorios. Se analizan
resultados históricos del proveedor: calidad en entregas, tiempo de reposición, etc…

Auditorías. Se realiza una visita a casa del proveedor para evaluarlo. El proveedor
obtendrá una puntuación sobre unos factores, previamente definidos y recogidos por el
auditor, en función de la cual será homologado o no.

El departamento de compras deberá realizar sus operaciones a los proveedores que

estén homologados.

3. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.

Lo que se persigue es que el proveedor homologado mantenga su nivel de servicio a lo

largo del tiempo, asegurándonos que se cumple lo establecido permanentemente. La
evaluación al proveedor se centra fundamentalmente en los criterios:

Calidad en las compras: es decir, evaluamos hasta qué punto el proveedor nos sirve lo
que le pedimos. Es de vital importancia el control en la recepción de la mercancía y el
registrar las posibles incidencias.

Competitividad del proveedor: es decir, la relación calidad-precio que nos ofrece.

Fiabilidad en plazos de entrega, mediremos los retrasos en las fechas de entrega
pactadas.

Adaptabilidad a nuestras necesidades, como por ejemplo su capacidad de servicio ante

un pedido urgente e imprevisto.

2.6 Las compras justo a tiempo.

Justo a tiempo implica producir sólo exactamente lo necesario para cumplir las metas
pedidas por el cliente, es decir producir el mínimo número de unidades en las menores
cantidades posibles y en el último momento posible, eliminando la necesidad de
almacenaje, ya que las existencias mínimas y suficientes llegan justo a tiempo para
reponer las que acaban de utilizarse y la eliminación del inventario de producto
terminado.

La metodología Justo a Tiempo, es utilizada por aquellas empresas que aplican el

modelo de calidad total, como procedimiento para gestionar y reducir el tiempo en la
elaboración y entrega de productos terminados.

La filosofía Justo a tiempo tiene como objetivo principal lograr un proceso continuo sin
interrupciones en el proceso de producción.

Para alcanzar este objetivo el sistema Justo a Tiempo contempla la minimización del
tiempo total necesario que va desde el inicio de fabricación hasta la facturación del
producto terminado. Parte del propósito de optimizar la producción, mediante la
minimización de las tareas que no añaden valor, restando importancia a la optimización
y tamaño de los lotes de producción.
Conclusión

Para concluir podemos decir que la gestión de abastecimiento tiene como finalidad
llevar el equilibrio de los insumos, materias primas y/o todos los elemento necesarios
para elaborar un producto.

Esto implica la planificación de compra, para saber qué hace falta, que comprar,
cuando, como y donde, es por esto que el departamento de compra clasifica y
selecciona a los mejores proveedores para garantizar la calidad y la disponibilidad de
los materiales e insumos en el departamento de almacén de la empresa.

Por esta razón es que las empresas elaboran los inventarios en conjunto con el
departamento de almacén y producción para brindarle al departamento de compra la
información sobre donde se requerirán materiales e insumos para la elaboración de los
productos y los servicios en general.