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PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE FACTURAS A PROVEEDORES

MODIFICACIONES
Sección Página Tema: Revisado por: Aprobado por: Fecha

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR


NOMBRE Maritza García Gloria Cabada Juan José Calle

CARGO Contador General Gerente de Administración y Gerente General


Finanzas
FECHA Marzo 2008 Marzo 2008 Marzo 2008
FIRMA
ÍNDICE
I. Portada 1

II. Índice 3

1. Objetivo 4

2. Alcance 4

3. Referencias 4

4. Definiciones 4

4.1 Proveedor 4

5. Responsabilidades 4

6. Proceso 5

6.1 De los Controles Tributarios / Administrativos 5


6.1.1 De los comprobantes a recibir 5
6.1.2 Comprobantes que no deben recibirse 6
6.1.3 Facturas por Compras de Materiales 6
6.1.4 Facturas por Servicios 6
6.1.5 Boleta de Venta 7
6.1.6 Pasajes Aéreos 7
6.1.7 Comprobante emitido por Máquina Registradora 8
6.1.8 Notas de Debito y Notas de Crédito 8
6.1.9 Recibo por Arrendamiento 8
6.1.10 Recibo de Servicios Públicos 8

6.2 Descripción del Procedimiento 9

7. Anexos 9

ANEXO 01: Seguimiento de Facturas. 11

8. Distribución 9-10

1. OBJETIVO: Establecer los controles que permitan a la Administración, asegurar


que todos los pagos que se efectúen a los proveedores correspondan a bienes
que han sido adquiridos y recepcionados por la empresa, o por servicios
contratados por esta y recibidos convenientemente. Estos pagos deben
respaldarse en comprobantes de pago que cumplan con los requisitos
establecidos por SUNAT.
2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica a Tesorería, Contabilidad y Secretaria de
la Gerencia de Administración y Finanzas (G.A.F).

3. REFERENCIA:
Reglamento de Comprobantes de Pago.
Ley y Reglamento Impuestos Generales a las Ventas.

4. DEFINICIONES:

4.1PROVEEDOR:

Empresa o persona que en forma independiente, sin mantener vínculo


laboral con CCP, AJPSC o Empresas Subsidiarias, provee bienes o servicios
que son necesarios para la marcha de la empresa a través del personal
encargado de compras o de los encargados de la contratación de servicios.

5. RESPONSABILIDADES:

5.1 EL PERSONAL:
El personal de Contabilidad y Secretaria de la Gerencia de Administración y
Finanzas son las responsables de la aplicación de este procedimiento con el
apoyo del encargado de compras y de las personas que contrataron y
recibieron los servicios cuando sea necesario

5.2 CONTABILIDAD:

5.2.1 Ente fiscalizador, encargado de velar por el cumplimiento de los


procedimientos de la empresa.

5.2.2 Controla y supervisa que los costos y gastos tengan el sustento


necesario para evitar futuras contingencias tributarias.

5.2.3 Además será responsable de actualizar este procedimiento de acuerdo


a las normas tributarias vigentes.

6. PROCESO:

6.1 DE LOS CONTROLES TRIBUTARIOS / ADMINISTRATIVOS.

6.1.1 DE LOS COMPROBANTES A RECIBIR

Al recepcionar el comprobante de pago del proveedor, el personal


asignado de contabilidad verificara:

6.1.1.1 Que el proveedor entregue original “Adquiriente o Usuario”


y la copia SUNAT.
6.1.1.2 Que el comprobante de pago sea emitidos a nombre de
ADMINISTRADORA JOCKEY PLAZA SHOPPING CENTER o
CENTROS COMERCIALES DEL PERÚ S.A. o EMPRESAS
SUBSIDIARIAS según corresponda y que el RUC consignado sea
el correcto.

6.1.1.3 Que el comprobante de pago cumpla con los requisitos


mínimos establecidos por la SUNAT debiendo contener la siguiente
información:
 Datos de identificación del proveedor: Nombre o Razón
Social, domicilio y numero de RUC.
 Denominación del comprobante.
 Numeración: Serie y numero correlativo.
 Datos de la imprenta que efectuó la impresión: Nombre o
Razón Social, Numero de RUC, serie, numero inicial y final
de los documentos y fecha de impresión de los mismos.
 Descripción del bien vendido o servicio prestado.
 Detalle de los precios unitarios de los bienes vendidos.
 Valor de ventral valor del servicio prestado.
 Monto discriminado del IGV.
 Numero de la orden de compra o de la orden de servicio.
 Plazo de pago acordado.
 En el caso de recibos por honorarios profesionales, se
deberá indicar la Tasa de Retención del Impuesto a la Renta
de Cuarta Categoría.
 Fecha de emisión del documento.
 Si es proveedor habido.
 Si el servicio está afecto a detracción.

6.1.1.4 Que las operaciones de cálculo y sumas del documento


sean correctas.

6.1.1.5 Que el cálculo de los Impuestos este correcto.

6.1.1.6 Verificar los VºBº de cada área respectivamente.

6.1.1.7 Firma de recepción de Almacén.

6.1.1.8 La copia de contrato.

6.1.2 Comprobantes que no deben recibirse:


En el caso que existan errores de cálculo en el comprobante de
pago o en los datos de CCP, AJPSC o Empresas Subsidiarias, este
no deberá recepcionarse y se devolverá al proveedor para que lo
anule y emita uno nuevo en su reemplazo.

6.1.3 Facturas por Compra de Materiales:


Si se trata de una factura por compra de materiales,
adicionalmente a lo indicado en el punto 6.1.1, el proveedor deberá
adjuntar a la factura y tener en cuenta lo siguiente:

6.1.3.1 Que los datos consignados en la factura tales como


cantidad, precio unitario y precio total coincidan con la Orden de
Compra original, la misma que deberá adjuntarse a la factura del
proveedor.

6.1.3.2 Que el proveedor adjunte a la factura su Guía de Remisión


de Materiales en original, debidamente sellada por el almacén, lo
cual se comprueba con el Parte de Ingreso de materiales.

6.1.3.3 En caso que el proveedor efectué entregas parciales,


deberá facturar de acuerdo a las cantidades entregadas
adjuntando la O/C original.

6.1.4 Facturas por Servicios:


6.1.4.1 Se aceptarán recibos por honorarios cuando la prestación
del servicio por parte del proveedor externo sea realizada por
persona natural.

6.1.4.2 Los servicios que involucren facturas y/o recibo por


honorarios tienen que contar previamente con un Contrato
Locación de Servicios firmado por funcionario autorizado, en el que
se fijan las condiciones en que se prestará el mismo y la
contraprestación pactada, u O/C.

6.1.4.3 No se efectuará retenciones del Impuesto a la Renta de


Cuarta Categoría en los recibos por honorarios a partir de la
comunicación de SUNAT, cuando adjunte copia fotostática del
formulario 509.

6.1.4.4 Se verificará que el monto de la factura o recibo esté de


acuerdo con el contrato de locación de servicios. Asimismo se
adjuntará la liquidación o informe que demuestre el trabajo
realizado. Los recibos por honorarios y facturas deberán estar
firmados por la persona que recibió el servicio y visados por el
Gerente correspondiente y Controller.

6.1.5 Boleta de Venta:


6.1.5.1 Es un comprobante de pago exclusivamente para ser
entregado por personas y/o empresas de régimen especial (RUS)
cuando se realizan operaciones con consumidores finales
(personas naturales y/o jurídicas). No genera crédito para el pago
del IGV.
6.1.5.2 En la medida en que CCP, AJPSC y Empresas Subsidiarias
son empresa generadoras de renta de 3era categoría, que se
encuentra dentro del régimen general del IGV, se deberá solicitar
al proveedor la entrega de la correspondiente Factura y nunca de
Boleta de Venta.

6.1.5.3 Si el proveedor no se encuentra autorizado a emitir


facturas, se deberá evitar realizar operaciones con dicho
proveedor.

6.1.5.4 Para efectos del Impuesto a la Renta, la deducción de los


costos o gastos sustentados con boletas de venta, esta sujeta a un
límite porcentual del total de las compras anotadas en el Registro
de Compras y adicionalmente con un limite máximo de UIT en el
año.

6.1.5.5 Aceptar una boleta de venta en vez de una factura es


perjudicial para la empresa ya que el IGV que se paga al
proveedor, se debe cargar al costo de la adquisición, en vez de
aplicarlo al crédito fiscal.

6.1.6 Pasajes Aéreos:


6.1.6.1 El Boleto de Compañía de Aviación Comercial o pasaje
aéreo, es un comprobante de pago que tiene validez para
sustentar el crédito fiscal (IGV) y deducir el gasto. De allí la
importancia de adjuntar al documento de Cobranza que emite la
agencia de Viajes, el original del pasaje.

6.1.7 Comprobante emitido por Maquina Registradora:


6.1.7.1 El Ticket o Cinta emitida por maquina registradora, sustenta
desembolsos que nos dan derecho a utilizar el crédito fiscal. Estos
comprobantes de pago deben cumplir los siguientes requisitos.
 Identificar al comprador con su número de RUC.
 Emitir como mínimo original y una copia.
 El monto debe estar desagregado del Impuesto (IGV).

6.1.8 Notas de Débito y Notas de Crédito:

6.1.8.1 Las Notas de Débito se emitirán para recuperar costos o


gastos incurridos por el proveedor de bienes o servicios con
posterioridad a la emisión de la factura o boleta de venta, como
intereses por mora u otros.

6.1.8.2 Las Notas de Debito y Crédito siempre deben estar referida


a una factura específica y deben señalar expresamente el número
de la factura que se esta modificando.
6.1.8.3 Las Notas de Crédito se emiten por concepto de
anulaciones, devoluciones de materiales, descuentos, por
volúmenes de compras y bonificaciones.

6.1.9 Recibo por Arrendamiento:

6.1.9.1 El Recibo de Arrendamiento es el comprobante de pago


(Formulario1083) que sustenta el gasto de alquiler de un bien
inmueble (casa, habitación, terreno, oficina).

6.1.9.2 En ningún contrato de alquiler deberá pactarse que CCP,


AJPSC o Empresas Subsidiarias asumen el pago del impuesto que
le corresponde al propietario del inmueble. El impuesto pagado por
cuenta de un tercero, es un gasto no deducible para el Impuesto a
la Renta.

6.1.10 Recibo de Servicios Públicos:


6.1.10.1 Son emitidos por empresas que brindan servicios públicos
tales como energía eléctrica, agua, teléfonos etc.

6.1.10.2 Al recepcionar estos recibos, Contabilidad envía una


copia a tesorería. Por otro lado se contabiliza y se envía a
Secretaría de la Gerencia de Administración y Finanzas para que
las áreas aprueben el gasto con su VºB.

6.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

6.2.1 La recepción de facturas se realiza en un horario de atención


establecido por el área de Contabilidad.

6.2.2 Una vez que el departamento de Contabilidad haya verificado que


el comprobante cumpla con las condiciones señaladas anteriormente
procederá a su registro contable y revisión, de lo contrario se devolverá al
proveedor.

6.2.3 Al concluir la revisión, la copia sunat se desglosa de la factura y se


archiva en el orden según el Nº de comprobante de pago que le asigne el
sistema.

6.2.4 Las facturas se trabajarán de forma independiente en el sistema


contable, el cual genera los asientos correspondientes; este se anexa a la
Factura original, al igual que la hoja de consulta de RUC de SUNAT, O/C
y Parte de Ingreso en el caso de materiales, además una copia del
contrato si lo hubiera.

6.2.5 Es política de Contabilidad el recibir facturas, contabilizarlas y


enviarlas a la secretaria de la G.A.F el mismo día o a primera hora del
día siguiente para su VºBº adjuntando cargo. (Seguimiento de facturas
Véase Anexo 01)

6.2.6 Luego del registro contable se remiten a la Secretaria de la G.A.F


para el trámite de los VºBº correspondientes: de las Gerencias
involucradas en el gasto y luego al Controller.

6.2.7 Con estos VºBº se envía a Tesorería para el pago respectivo.

6.2.8 En el caso de servicios que estén afectos a detracción, el sistema


contable emite un asiento contable, que se envía directamente a
Tesorería, con copia de la factura.

7. ANEXOS:

ANEXO CONT02– 01: Seguimiento de Facturas.


.

8. DISTRIBUCIÓN:

Gerencia General.
Gerencia de Adm. Y Finanzas.
Gerencia Comercial.
Gerencia de Operaciones.
Contabilidad.
Controller.
Tesorería.
SEGUIMIENTO DE FACTURAS
Fecha a Tesorería - desde ___/___/____ - Hasta __/__/____

Nro de Nro de Fecha Fecha Envío a Envió a Envío a


Emp. O/C Proveedor Documento Factura Emisión Provisión Monto Jefatura Gerencia Gerencia Controller Tesorería

Anexo 01: Seguimiento de Facturas