BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang
akan dirawat adalah sebagian dari prosedur pelayanan rumah sakit. Di sinilah
pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit,
maka di sini juga seorang pasien mendapatkan kesan baik ataupun buruk pelayaan
tersebut. Tata cara melayani pasien akan dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh
petugas pendaftaran dengan sikap yang ramah, sopan , tertib dan bertanggung jawab.

Jenis pendaftaran dibedakan menjadi dua, yaitu pendaftaran pasien rawat jalan
dan pendaftaran pasien rawat inap. Berdasarkan jenis kunjungan pasien, pendaftaran
dibedakan menjadi dua, yaitu pendaftaran pasien-lama dan pendaftaran pasien-
baru. Selain itu untuk loket pendaftaran biasanya dibedakan berdasarkan jenis pasien
yang ada di sarana pelayanan kesehatan setempat, seperti loket pasien umum, loket
pasien karyawan, loket pasien asuransi.

B. Definisi
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.
Pasien adalah seseorang yang menerima perawatan medis, seringkali pasien
menderita penyakit atau cedera dan memerlukan bantuan dokter untuk
memulihkannya. Kata pasien dari bahasa Indonesia analog dengan kata patient dari
bahasa Inggris. Patient diturunkan dari bahasa latin yaitu patiens yang memiliki
kesamaan arti dengan kata pati yang artinya menderita.
Rawat jalan adalah pelayanan medis kepada seorang pasien untuk tujuan
pengamatan, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi, dan pelayanan kesehatan lainnya,
tanpa mengharuskan pasien tersebut dirawat inap. Keuntungannya, pasien tidak perlu
mengeluarkan biaya untuk menginap (opname).
Rawat inap (opname) adalah istilah yang berarti proses perawatan pasien
dimana pasien diinapkan di rumah sakit. Ruang rawat inap adalah ruang tempat pasien
dirawat. Ruangan ini dulunya sering hanya berupa bangsal yang dihuni oleh banyak
orang sekaligus. Saat ini ruang rawat inap dibanyak rumah sakit sudah sangat mirip
dengan kamar-kamar hotel. Pasien yang berobat di unit rawat jalan, akan mendapatkan
 surat rawat dari dokter yang merawatnya, bila pasien tersebut memerlukan perawatan
didalam rumah sakit atau menginap di rumah sakit.
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di
dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.

2. Tujuan Khusus
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas perawatan.
 BAB II

RUANG LINGKUP

Panduan ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RSU. Sundari
Medan, termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas kesehatan yang
berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan pasien dan melakukan
penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut.

1. Direktur Utama (CEO) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait
tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan
serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung
jawab mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini:
1) Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
audit internal dilaksanakan.
2) Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus
memastikan bahwa:
a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai
kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
3) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan
bahwa:
a. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
b. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
c. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan
indisiplin
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24 jam/hari, 7
hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian dan
perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan.
Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
a. Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC)
b. Unit Emergensi
c. VK
d. Pendaftaran langsung (Direct Admission) ke unit rawat inap (Booked admission).
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di medical center dengan membuat
perjanjian atau dengan datang langsung. Medical center dapat diakses mulai dari senin sampai
sabtu, pagi hari mulai dari jam 08.00 sampai 14.00 dan sore hari mulai jam 17.00-20.00.
.Pasien hanya dapat dilayani di RSU. Sundari Medan jika tersedia jenis layanan yang
di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien
harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan
pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar
pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang
sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSU. Sundari Medan atau jika pasien
ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk
kepada kebijakan transfer pasien).
Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa /
budaya, RSU. Sundari Medan memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut. Setiap
anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak patuhan.
 BAB III

TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir),
pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah)
diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka
duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini
dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:

1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru
pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau
pasien lama;
Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sbb:
Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru
dengan mewawancarai pasien tersebut;
1) Petugas pendaftaran mencetak KP (Kartu Pasien)
2) Petugas pendaftaran menyerahkan Kartu kepada pasien;
3) Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit
pelayanan yang dituju;
Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi;
c) Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di
kasir.

Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sebagai berikut:
a. Petugas menerima dan meneliti kartu pasien;
b. Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju
dengan mewawancarai pasien tersebut;
 c. Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam
medis pasien ke poliklinik yang dituju;

Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

a. Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b. Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
c. Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
d. Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi.
e. Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir
f. Petugas mempersilahkan pasien pulang

Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan terkait, maka,
petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun direktur.
Merujuk ke prosedur registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap untuk informasi proses yang
lebih rinci.

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :

Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang memiliki Surat
Ijin Praktek di RSU. Sundari Medan. Dokter spesialis akan menjabarkan kondisi pasien dan
diagnosis sementara kepada admission dalam SPR. SPR tersebut berlaku tidak lebih dari 24
jam. Jika lebih dari masa berlaku tersebut, pasien harus dikaji ulang. Penerimaan pasien non-
emergensi atau pasien rujukan ke RSU. Sundari Medan harus dilakukan verfikasi terlebih
dahulu mengenai kelayakan pasien serta kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien
untuk dirawat di RSU. Sundari Medan.
Semua admisi, tidak termasuk perinatologi, memerlukan kelengkapan lembar kerja
admission dari dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi dari dokter spesialis, yaitu:
1. Lembar admission (Surat Pengantar Rawat ARM)
2. Diagnosis saat datang

Jenis-jenis pendaftaran :
a. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah direncanakan
merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah direncanakan
sebagai tindak lanjut untuk mendapatkan pelayanan rawat inap. Semua data
akan dikumpulkan sebelum tanggal yang sudah ditentukan. Pasien
diinstruksikan untuk melapor ke bagian pendaftaran.
b. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien mungkin didaftarkan secara
langsung dari poliklinik RSU. Sundari Medan. Dokumen yang diperlukan akan
 dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar
perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
c. Pendaftaran dari Unit Emergensi: Pasien dari Unit Emergensi memerlukan
pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan
dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang
tersedia di ruang rawat inap.
d. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi dan VK
maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit
lain atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau
keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien
diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap,
harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien
akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
e. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di Unit
Emergensi. Kemudian Unit Emergensi akan mengkoordinasikan transfer
pasien dengan bagian admission dan mengumpulkan data yang diperlukan.

Merujuk kepada prosedur di bawah ini:

a. Pendaftaran pasien- Pemesanan Kamar Rawat
b. Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi
c. Pendaftaran pasien – Rawat Inap
d. Penerimaan pelayanan di Emergensi
e. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
f. Observasi pasien di Unit Emergensi
g. Observasi pasien di VK

Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap:

1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi;
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD
maupun rujukan dari dokter swasta;
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;
 b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan permintaan
pasien;
a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang lain
selama tempat yang diinginkan belum ada;
c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien;
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai permintaan
pasien;
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data sosial pasien;
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
a) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan;
b) Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi
pasien;
a) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;
b) Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit
pemeriksaan yang dituju;
c) Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan
untuk pulang;
a) Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada pihak
pendaftaran ada pasien yang keluar / discharge;
b) Petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi pembayaran di
bagian kasir;
c) Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
d) Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan
kesehatan rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang
bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihakmanajemen maupun Direktur Rumah
Sakit.

C. Pengaturan Kamar Rawat

Alokasi kamar di RSU. Sundari Medan dibedakan berdasarkan:
1. Lantai 1 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
a. Kamar VIP
 b. VK
c. Neonatus (nursery room)

2. Lantai 2 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :

a. Kamar kelas 1
b. Kamar kelas 2
c. Kamar kelas 3

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan

untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang
isolasi atau pelayanan intensif setelah dikaji /assessment oleh dokter
Kelas ruangan meliputi:
1) VIP
2) Kelas Satu
3) Kelas dua
4) Kelas tiga
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika
pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk
ditindaklanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan
dari RS untuk berobat Jalan.
Box neonatus yaitu. neonatus dengan ibu kelas 3, maka tarif kamar bayi yang berlaku
adalah kamar bayi kelas 3 tapi jika ibu dirawat di kelas 2, kelas 1, VIP maka tarif kamar bayi
disesuaikan dengan kamar ibu.
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
a. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan
penyakit menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu ruangan dengan
tanda isolasi.
b. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan kepada
tim infection control secepatnya.
c. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di dalam
satu area bangsal, pertama tama harus dilaporkan ke tim infection control dan
dilakukan rapat tentang berjangkitnya penyakit tersebut mungkin diperlukan.
 BAB IV

DOKUMENTASI

1. Pencatatan dan pelaporan dilakukan oleh seluruh penyelenggara RS dengan

mengunakan format yang sudah disediakan oleh Rekam Medis
2. Seluruh tindakan penyelesaian komplain yang dilakukan di catat dalam catatan
keperawatan ( RM …. )
ALUR PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN
ALUR PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP