PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XXIX

PENINGKATAN PENGENDALIAN ADMINISTRASI PERENCANAAN PROGRAM

KEGIATAN PEMBANGUNAN MELALUI PEMBUATAN DRAFT SOP PENGELOLAAN
DATA PERENCANAAN PROGRAM SKPD PROVINSI BENGKULU

DISUSUN OLEH
ASPAWI, S.Sos
PESERTA DIKLAT PIM TINGKAT IV ANGKATAN XXXII

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI BENGKULU
2015
 DAFTAR ISI

KATA PENGENTAR ……………………………………………………… i

DAFTAR ISI ……………………………………………………… ii
DAFTAR LAMPIRAN ……………………………………………………… iii

RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)

1.1. IDENTITAS PROYEK ……………………………………………………… 1
1.2. LATAR BELAKANG ……………………………………………………… 2
1.3. TUJUAN ……………………………………………………… 3
1.4. MANFAAT ……………………………………………………… 4
1.5. RUANG LINGKUP ……………………………………………………… 5
1.6. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES) ……………………… 6
1.7. PENTAHAPAN (MILESTONE) ……………………………………………… 7
1.8. TATA KELOLA PROYEK ……………………………………………………… 8
1.9. ANGGARAN ……………………………………………………… 9
1.10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER ……………………………………………… 10
1.11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH ……………………………………… 11
1.12. RESIKO ……………………………………………………… 12
1.13. KRITERIA KEBERHASILAN ……………………………………………… 13
1.14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (KEY SUCCESS FACTOR) ………….. 14
1.15. DISETUJUI ……………………………………………………… 15
DAFTAR LAMPIRAN

1. Formolir 1 Kesepakatan Area Perubahan

2. Formolir 2 Kegiatan Peserta Diklat pada Tahap Taking Ownership
3. Surat Perintah Tugas Bagi Mentor
4. Surat Perintah Tugas Bagi Tim Kerja
5. Dokumentasi (undangan rapat, notulen rapat, foto-foto)
6. Quisioner
7. SK. Gubernur Jawa Barat No. 050/Kep.354-BAPPEDA/2007 tentang Komite
Perencanaan Provinsi Jawa Barat
8. Power Point yang akan disampaikan pada saat seminar Proposal Proyek
Perubahan
 RENCANA AKSI PERUBAHAN ( PROJECT CHARTER )

IDENTITAS PROYEK
Nama Peningkatan Kinerja Penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran
Sumber APBD pada Biro Administrasi Pembangunan Sekretariat
Daerah Provinsi Bengkulu melalui pembentukan Tim Efektif
Deskripsi Dari organisasi yang bermasalah yaitu Belum Optimalnya
penyusunan perencanaan di Biro Administrasi Pembangunan
Sekretariat Daerah Provinsi Bengkulu, maka yang menjadi area
perubahan adalah pada bidang organisasi, dengan penguatan unit
kerja yang menangani organisasi penyusunan perencanaan melalui
pembantukan Tim Efektif. Tim yang dibentuk ini nantinya
Diharapkan dapat memberikan masukan, kajian, pemikiran dan
pendapat yang bersifat professional yang bersifat terobosan kepada
Biro Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Provinsi
Bengkulu, selanjutnya tim ini diharapkan mampu mengoptimalkan
penyusunan perencanaan nantinya, yang pada akhirnya akan
meningkatkan kinerja pada Biro Administrasi Pembangunan
Sekretariat Daerah Provinsi Bengkulu.
Sponsor Drh. Majestika, MS (Kepala UPTD IB/Ketua Tim Satlak SPI Biro
Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Provinsi Bengkulu
Project Leader Eny Handayani, S.Pt (Kasubbag Perencanaan)
Sumber Daya Team Sumber Daya Tim 1. Tim Kerja : Kasubbag dan Staf di
1. Tim Kerja Subbag Perencanaan
2. Tim Efektif 2. Tim Efektif adalah Pejabat Eselon IV
dan Staf Subbag Perencanaan di Biro
Administrasi Pembangunan

0.2 LATAR BELAKANG

Pelaksanaan Undang-undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan
Pembangunan Nasional, Undang-undang Nomor 17 tahun 2003 tentang Keuangan
Negara, Undang-undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Tata Cara Penyusunan
Pembangunan, Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 tahun 2011 tentang
Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2008 tetang Tata Cara Penyusunan,
Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah, maka
Pemerintah Provinsi Bengkulu bahkan Pemerintah Kabupaten/Kota wajib menyusun
Rencan Kerja Pembanguna Daerah (RKPD) Provinsi Bengkulu dan Rencana Kerja
Pembanguna Daerah (RKPD) Kabupaten/Kota sebagai pelaksanaan Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) 2010-1015.
Penyusunan perencanaan tahun 2015 adalah kegiatan mendesak yang akan dilakukan
oleh Sub Bagian Perencanaan. Maka untuk mengoptimalkan penyusunan perencanaan
2015 tersebut diperlukan proyek perubahan dengan melibatkan stokeholder lain yaitu
Stakeholder internal (bidang, secretariat dan UPTD) dengan area perubahan pada Bidang
Organisasi. Dari identifikasi, permasalahan yang sering terjadi disebabkan keterlambatan
pengumpulan bahan perencanaan, kurangnya pemahaman teknis dalam penyusunan
perencanaan dan tidak focusnya pekerjaan dalam penyusunan rencana kegiatan.
Sehingah dengan adanya peningkatan peran dan partisifasi aktif dari bidang, UPTD dan
Sekretariat dalam penyusunan perencanaan, diharapkan dapat meningkatkan kinerja
penyusunan rencan tahun 2015 dan seterusnya.
Selanjutnya dengan diterapkannya pengganggaran berbasis kinerja, sesuai dengan
amanat UU 25 Tahun 2004, maka salah satunya diperlukan pemamfaatan proses
perencanaan. Agar proses penyusunan perencanaan berjalan dengan baik, diperlukan
mekanisme yang tepat dengan melibatkan apparat terkait. Sehinggah perumusan masalah
adalah sebagai berikut : apakah dengan pembentukan Tim Efektif akan dapat
meningkatkan kinerja penyusunan rencana kerja dan anggaran pada Biro Administrasi
Pembangunan Sekretariat Daerah Provinsi Bengkulu?

1.3 TUJUAN
Tujuan dengan Pembentukan Tim Efektif adalah :
1. Mengendalikan penyusunan RKA/RKAKL Tahun 2016
2. Menyelaraskan, memantapkan dan menajamkan rencana kegiatan pembangunan.

1.4 MANFAAT
Manfaat dangan pembentukan Tim Efektif adalah :
1. Sub Bagian Perencanaan : sebagai pengendali dalam penyusunan rencana dan
memantapkan dokumen perencanaan yang diterbitkan
2. Biro Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Provinsi Bengkulu :
Tercapainya tujuan dan sasaran untuk mencapai target kinerja yang telah
ditetapkan sesuai visi dan misi Biro Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah
Provinsi Bengkulu

1.5 RUANG LINGKUP

Ruang Lingkup Proyek Perubahan adalah :
Penguatan tim kerja yang menangani penyusunan rencana di Bidang, UPTD dan
Sekretariat melalui pembentukan Tim Efektif.

1.6 OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)

Nama Deskripsi
Peningkatan Kinerja Sesuain dengan Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 yang
Penyusunan Rencan mengamanahkan kepada Pemerintah untuk menyusun
Kerja dan Anggaran Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP), Rencana
Dana APBN dan APBD Pembangunan Jengka Menengah (RPJM), Rencana Strategis
pada Biro Administrasi (RESNTRA) SKPD dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah
Pembangunan (RKPD)
Sekretariat Daerah Selanjutnya dalam waktu dekat akan dilakukan Penyusunan
Provinsi Bengkulu RKPD Tahun 2015, untuk itu diperlukan adanya partisifasi aktif
melalui pembentukan dari Bidang, Sekretariat Daerah dan UPTD dalam penyusunan
Tim Efektif. bahan Perncanaan 2015. Dengan demikian diperlukan adanya
pembentukan Tim Efektif. Diharapkan Tim ini akan mampu
meningkatkan kinerja penyusunan perencanaan dengan cara
meningkatkan sinergitas dan homonisasi kegiatan yang akan
direncanakan di Bidang, Sekretariat dan UPTD.
1.7 PENTAHAPAN ( MILESTONE)
No Tahap Utama Waktu
1. Pemantapan Tim Kerja 3 Hari
2. Identifikasi Permasalahan dan Pengumpulan Data dalam rangka 10 Hari
Pembentukan Tim Efektif
3. Sosialisasi pembentukan Tim Efektif 3 Hari
4. Membuat dan mengirim surat ke Bidang, UPTD, dan Sekretariat 3 Hari
permintaan Personil Tim Efektif.
5. Merekap dan Menelaah surat balasan dari bidang, UPTD dan 2 Hari
Sekretariat
6. Perumusan dan Penyusunan draf SK, Tim Pengendali dan 15 Hari
Pemantapan Penyusunan Rencana
7. Rapat Finalisasi Draf SK Tim Efektif dangan Tim Kerja 2 Hari
8. Penyampaian SK, TIM Efektif kepada Kadis untuk 2 Hari
ditandatangani
9. Penyampaian SK Tim Efektif ke Bidang, Sekretariat dan UPTD 5 Hari

Adopsi yang dapat diambil dari benchmarking ke best practice di Bappeda Jawa Barat
adalah : Contoh SK. Gubernur Jawa Barat Nomor : 050/KP.334-Bappeda/2007 tanggal 6
Agustus 2007 tentang Komite Perencanaan Provinsi Jawa Barat.

1.8 TATA KELOLA PROYEK

Struktur Deskripsi
Gambaran struktur Tim/Orang yang terlibat Penjelasan masing-masing dalam proyek :
dalam penyelengaraan Proyek Perubahan Karo : Pengarah dalam proyek
Perubahan
Kabag : Penanggung Jawab proyek
perubahan & selaku atasan
langsung Project Leader
Sponsor : KUPTD Inseminasi
buatan/Ketua Tim Satlak
Sistem Pengendalian Intern
(SPI) selaku mentor
Project Leader : Kasubbag Perencanaan
Yang Bertanggung Jawab terhadap
 pelaksanaan proyek perubahan
Tim Efektif : Tim yang membantu
Project Leader dalam proyek perubahan
Coach : Hermi Yartati, S.Pd

1.9 ANGGARAN
JUMLAH ANGGARAN KETERANGAN
Rp. 650.000 Dipergunakan untuk ATK, Dokumentasi dll

1.10 IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

No Deskripsi
1. Proyek perubahan ini hanya melibatkan stakeholder internal pada Biro Administrasi
Pembangunan Sekretariat Daerah Provinsi Bengkulu. Adapun struktur organisasi
terlihat dibawah ini :

Stakeholder internal adalah sebagai berikut :

- Bidang : Produksi, Pengembangan Usaha Peternakan (PUP), Pengembangan
Kawasan Peternakan (PKP) dan Keswan
- UPTD : Perbibitan Ternak dan HMT, Inseminasi Buatan, Lab Kesmavet dan
Lab dan Klinik Keswan.
- Sekretaris

1.11 IDDENTIFIKASI POTENSI MASALAH

No Deskripsi
1. Kurangnya dukungan dari unit kerja
2. Budaya kerja yang tidak kondusif
3. Terbatasnya waktu pelaksanaan proyek perubahan

1.12 RESIKO
No
1. Adanya penolakan dari bidang, secretariat dan UPTD untuk rencana pembentukan
Tim Efektif
2. Tahapan Proyek Perubahan tidak dapat dilaksanakan karena tidak sesuai dengan
target waktu yang telah ditetapkan mengigat pelaksanaan proyek perubahan terbatas
sampai bulan Agustus 2015

1.13 KRETERIA KEBERHASILAN

1. Terbentukanya Tim Efektif pada Biro Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah
Provinsi Bengkulu
2. Tim Kerja berjalan sesuai dengan rencana dan waktu yang telah ditetapkan
3. Tersedianya dokumen perencanaan yang efektif dan efisien

1.14 FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (KEY SUCCESS FACTOR)

Adanya komitmen yang kuat, baik dari pimpinan maupun pelaksanaan perubahan untuk
melakukan perubahan sehingah akan lebih efektif dan efisien dalam penyusunan rencan
dalam upaya meningkatkan kinerja pada Biro Administrasi Pembangunan Sekretariat
Daerah Provinsi Bengkulu

1.15 DISETUJUI
Project Sponsor : ……………………………….

Tanggal : Bengkulu , 2015